Upravljanje trokovima projekta

Upravljanje trokovima

Aktivnosti se odnose na procenjivanje trokova svih projektnih resursa, utvrivanje budeta projekta i praenje trokova kako bi se projekat realizovao u okviru predvienog budeta. Iako se ova funkcionalna oblast primarno bavi trokovima resursa, ne treba zanemariti i druge trokove (npr. treba obuhvatiti i trokove odravanja i korienja softvera kao podrke projektu). Projekat mora biti dobro definisan kako bi se precizno odredilo vreme potrebno za njegovu realizaciju i samim tim i realan budet.

Upravljanje trokovima

Naziv procesa Procena trokova Utvrivanje budeta Kontrola trokova

Grupa procesa Planiranje Planiranje Praenje i kontrola

Upravljanje trokovima - procesi 1.

Procena trokova izrada procene ili priblinog iznosa trokova resursa neophodnih za zavretak projekta. Utvrivanje budeta alociranje ukupne vrednosti procenjenih trokova na pojedinane radne jedinice kako bi se stvorila osnova za praenje radnog uinka.. Kontrola trokova kontrolisanje promena u budetu projekta.

2.

3.

Upravljanje trokovima

Troak - resurs koji je rtvovan ili potroen radi postizanja konkretnog cilja. Trokovi projekta - novana sredstva koja su potrebna i koja se troe u toku realizacije projekta i jedan od osnovnih faktora upravljanja. Profit - razlika izmeu ukupnih prihoda i ukupnih rashoda. Analiza novanih tokova - metod kojim se utvruju procenjeni godinji prilivi i odlivi od projekta, ime se dobija godinji prikaz novanih tokova.

Upravljanje trokovima

Opipljivi trokovi ili koristi - oni trokovi ili koristi koje organizacija lako moe izmeriti u novanim jedinicama. Neopipljivi trokovi ili koristi - trokovi ili koristi koje je teko izmeriti u novanim jedinicama. Direktni trokovi - trokovi koji se mogu direktno povezati sa izradom proizvoda i pruanjem usluga na projektu. Indirektni trokovi - trokovi koji nisu direktno povezani sa izradom proizvoda i pruanjem usluga, ali su indirektno povezani sa realizacijom.

Upravljanje trokovima

Teorija krive uenja - kada se proizvodi veliki broj proizvoda, jedinini trokovi proizvoda opadaju pravilnim tempom sa poveanjem broja proizvedenih jedinica. Rezerve - novani iznosi ukljueni u procenu trokova, radi smanjenja trokovnog rizika, ostavljanjem prostora za situacije koje je teko predvideti. Kontigencijske rezerve - ostavljaju prostora za budue situacije koje se delimino mogu planirati (poznate nepoznanice) i ukljuene su u osnovni plan trokova projekta. Menaderske rezerve ostavljaju prostora za budue situacije koje nije mogue predvideti (nepoznate nepoznanice).

Procena trokova

Procena trokova se vri nakon to se analizom strukture ili na drugi nain projekat razradi do najelementarnijih zadataka koji se zovu aktivnosti. Zatim se za svaku aktivnost procenjuje koliko je vremena i ljudi potrebno za obavljanje posmatrane aktivnosti i koliko je potrebno materijala, opreme, delova, i dr. Potrebni radni sati se pretvaraju u novane iznose uz pomo definisane cene radnog sata za odreenu vrstu posla, a za materijal i opremu se uzimaju stvarni trokovi nabavke materijala i opreme.

Procena trokova

Tri osnovna tipa procene trokova su: Gruba procena ima cilj da utvrdi koliko e projekat kotati. Moe se nazvati priblinom, odokativnom, nagaanjem ili irokim opsegom. Obavlja se i pre zvaninog poetka projekta. Budetska procena se koristi za alociranje novanih sredstava u budetu organizacije. Budetske procene se izrauju godinu ili dve pre realizacije. Konana procena daje tanu procenu trokova projekta i koristi se za donoenje mnogobrojnih odluka o nabavkama za koje su potrebni precizni podaci i utvrivanja konanih trokova projekta.

1.

2.

3.

Procena trokova
Tip procene Kada se obavlja Zbog ega se obavlja Koliko je tana

Gruba

Veoma rano u ivotnom ciklusu Daje procenu trokova projekta, najee 3-5 za donoenje odluka o godina pre realizacije izboru projekta projekta Rano, 1-2 godine pre realizacije projekta Definisanje budeta

- 50 % do + 100 %

Budetska

- 10 % do + 25 %

Konana

Kasnije tokom projekta, do 1 godine pre realizacije

Prua detalje za nabavku, daje stvarnu procenu trokova

- 5 % do + 10 %

Procena trokova

Najee koriene metode i tehnike za procenu trokova su:

1.

analogna procena trokova odozgo na dole procena trokova odozdo na gore parametarsko modelovanje

2.

3.

Analogna procena trokova

Procene odozgo na dole koriste stvarne trokove prethodnih, slinih projekata kao osnovu za procenu trokova tekueg projekta. Podrazumeva znaajan nivo ekspertskog razmatranja i generalno je jeftinija od ostalih, ali je i njena tanost manja. Najpreciznije kada su prethodni projekti u sutini slini, a ne samo naizgled. Ljudi koji izrauju procene moraju posedovati neophodnu strunost da bi utvrdili da li e odreeni delovi tekueg projekta biti skuplji ili jeftiniji nego kod slinih projekata.

Procena trokova odozdo na gore

Zasniva se na proceni trokova za svaki pojedinani zadatak ili aktivnost, da bi se zatim sabiranjem tako dobijenih trokova dobili ukupni trokovi faze, a potom i projekta u celini. Neophodno je da imamo prethodno uraen WBS, tj. da imamo odreene sve neophodne aktivnosti. Korienjem manjih elemenata rada poveava se tanost procene trokova, jer procene formiraju ljudi kojima je posao dodeljen, a ne neko ko nije upoznat sa poslom. Nedostatak ovih procena je u tome to najee zahtevaju dosta vremena i dobro poznavanje svih detalja projekta.

Procena trokova

Primer metode procene trokova odozdo

Parametarsko modelovanje

Koristi karakteristike (parametre) projekta u matematikom modelu za procenu trokova projekta. Parametarski model moe dati procenu u odreenom iznosu na osnovu jedininih trokova resursa koji se koriste, nivoa strunosti angaovanih kadrova, veliine i sloenosti poduhvata i slino. Parametarski modeli su najpouzdaniji kada su pouzdani istorijski podaci na osnovu kojih je model kreiran, kada su parametri merljivi i model fleksibilan u smislu veliine projekta. U praksi se pokazalo da primena kombinacije navedenih metoda daje najpreciznije rezultate kod procene trokova na razliim projektima.

Procena trokova

Najee razlozi za netane procene :

1.

Procene se prebrzo obavljaju - Izrada procene za veliki projekat predstavlja sloen zadatak, koji zahteva ulaganje znaajnih napora. Manjak iskustva u vrenju procena Procenitelji trokova najee nemaju dovoljno iskustva u ovoj oblasti, naroito kod veih projekata. Ljudi esto potcenjuju Procenitelji mogu zaboraviti da ostave prostora za dodatne trokove dodatnih aktivnosti u velikim projektima. Rukovodioci zahtevaju tanost - Rukovodioci u stvari ele preciznu brojku koja e im pomoi da izrade ponudu kojom bi osvojili veliki ugovor.

2.

3.

4.

Utvrivanje budeta

Podrazumeva alociranje procenjenih trokova projekta na pojedinane stavke rada, koje se zasnivaju na WBS strukturi projekta. Osnovni cilj procesa je izrada osnovnog plana trokova koji e se koristiti za merenje uinka projekta i definisanje zahteva za finansiranje projekta. Budetni trokovi mogu da se odnose na trokova zarada zaposlenih na projektu, trokove rada dobavljaa ili nabavke dobara i usluga, putne trokove, amortizaciju, zakupe i druga obrtna sredstva itd. Proces utvrivanja budeta daje informacije potrebne za izradu zahteva za finansiranje projekata.

Kontrola trokova

Praenje trokova, obezbeenje da se u osnovni plan trokova uvedu samo adekvatne promene i informisanje stejkholdera o usvojenim promenama koje e uticati na trokove projekta. Softverski paketi poseduju obilje alata koji pomau u unosu budetiranih trokova, definisanju osnove, unosu stvarnih trokova, izraunavanju odstupanja i izradi raznovrsnih izvetaja o trokovima. Pored primene softvera, mora postojati sistem za kontrolu promena, koji e definisati procedure za izmenu osnovnog plana trokova. Bitan alat za kontrolu trokova jeste merenje trokovnog uinka pomou metode ostvarene vrednosti

Upravljanje ostvarenom vrednou

Tehnika za merenje uinka, koja poreenjem stvarnih informacija sa osnovnim planom trokova, utvruje u kojoj meri projekat ispunjava ciljeve u pogledu obima, vremena i trokova. Upravljanje ostvarenom vrednou obuhvata izraunavanje tri vrednosti za svaku aktivnost WBS strukture projekta:
1.

Planirana vrednost (PV) - deo odobrene ukupne procene trokova, koja po planu treba da se potroi na odreenu aktivnost u datom periodu. Stvarni trokovi (AC) - suma direktnih i indirektnih trokova koji nastaju prilikom obavljanja posla na aktivnosti u datom periodu. Ostvarena vrednost (EV) - procenu vrednosti stvarnog rada koji je obavljen, zasniva se na prvobitno planiranim trokovima za aktivnost i stopi po kojoj tim zavrava posao do posmatranog datuma.

2.

3.

Upravljanje ostvarenom vrednou

Pojam Ostvarena vrednost Odstupanje trokova Odstupanje od vremenskog plana Indeks trokovnog uinka Indeks ispunjenja vremenskog plana Procena na zavretku (EAC) Procenjeno vreme zavretka Formula EV = PV do odreenog datuma x RP CV = EV AC SV = EV PV CPI = EV / AC SPI = EV / PV EAC = BAC / CPI Prvobitno procenjeno vreme / SPI

Formule steene vrednosti

10

Upravljanje ostvarenom vrednou

Odstupanje trokova (CV) je razlika izmeu ostvarene vrednosti i stvarnih trokova. CV < 0 - obavljanje posla kota vie nego to je planirano, CV > 0 obavljanje posla kota manje nego to je planirano. Odstupanje od vremenskog plana (SV) je razlika izmeu ostvarene i planirane vrednosti. SV < 0 - za obavljanje posla trebalo vie vremena nego to je planirano; SV > 0 - za obavljanje posla trebalo manje vremena. Indeks trokovnog uinka (CPI) je odnos ostvarene vrednosti i stvarnih trokova i moe se koristiti za procenu projektovanih trokova zavretka projekta. CPI=1 - planirani i stvarni trokovi su jednaki; CPI < 1, projekat je probio budet; CPI > 1 - projekat kota manje nego to je planirano.

Upravljanje ostvarenom vrednou

Indeks ispunjenja vremenskog plana (SPI) predstavlja odnos ostvarene vrednosti i planirane vrednosti i moe se koristiti za procenu projektovanog vremena zavretka projekta. SPI=1 - projekat se izvodi u skladu sa vremenskim planom; CPI > 1 projekat se izvodi bre nego to je planirano; CPI < 1 kasni u odnosu na osnovni vremenski plan. Generalno, negativni rezultati odstupanja trokova i vremenskog plana ukazuju na probleme u ovim oblastima. Negativni brojevi znae da projekat kota vie ili traje due nego to je planirano. CPI i SPI manji od jedan ukazuju na probleme.

11

Upravljanje ostvarenom vrednou

Aktivnost Ostvarena vrednost (EV) Planirana vrednost (PV) Stvarni trokovi (AC) Odstupanje trokova (CV) Odstupanje vremenskog plana (SV) Indeks trokovnog uinka (CPI) Indeks ispunjenja vremenskog plana (SPI) 1. nedelja EV = 10.000 x 50% = 5.000 PV = 10.000 AC = 15.000 CV = 5.000 15.000 = -10.000 SV = 5.000 10.000 = -5.000 CPI = 5.000 / 15.000 = 33% SPI = 5.000 / 10.000 = 50%

Primer izraunavanja ostvarene vrednosti za odreenu aktivnost

Upravljanje ostvarenom vrednou

120.000 Procena na zavretku (EAC) Budet na zavretku (BAC) 100.000

80.000 Taka EAC iznad i desno od take BAC znai da e projekat kotati vie i trajati due nego to je planirano

60.000 Planirana vrednost (PV) Stvarni trokovi (AC) 40.000 Ostvarena vrednost (EV) 20.000

10

11

12

13

Meseci

Primer dijagrama ostvarene vrednosti za projekat

12