MANAJEMEN SUPPORT PADA PENGELOLAAN OLM

SULANTO SALEH-DANU R. BAGIAN FARMAKOLOGI-KLINIK FK-UGM MAGISTER MANAJEMEN dan KEBIJAKAN OBAT UGM PUSAT STUDI FARMAKOLOGI-KLINIK dan KEBIJAKAN OBAT - UGM

MANAJEMEN OBAT & LOGISTIK MEDIS ( OLM )

PEMILIHAN / SELEKSI OBAT - BF

PENGGUNAAN / DRUG USE

PENYEDIAAN / PENGADAAN

PENYIMPANAN & DISTRIBUSI

MANAJEMEN SUPPORT: -organisasi & mekanisme -sumber daya manusia -SIM -financing

SISTEM MANAJEMEN SUPPORT

ORGANISASI dan MANAJEMEN

FINANCING & SUSTAINABILITY

INFORMATION MANAGEMENT

HUMAN RESOURCES MANAGEMENT

 MANAJEMEN
WHAT IS MANAGEMENT ?

management is achieving result through people management is using resources efficiently management is profession and career management is resources management is an art management is a science

The PERSON : MANAGER

APA YANG MEMBUAT SUKSES SEORANG MANAJER

POLITIK EKONOMIK FAKTOR YANG DAPAT MENENTUKAN SUKSES/ TIDAKNYA SEORANG MANAJER

SUMBERDAYA MANUSIA

INFRASTRUKTUR

THE TASKS

ROLES

SKILLS

QUALITIES

THE TASKS
3 AKTIFITAS SEORANG MANAJER : CRISIS MANAGEMENT ADMINISTRASI RUTIN PROGRAM PENGEMBANGAN JANGKA PANJANG

THE ROLES
BANYAK SEKALI PERAN SEORANG MANAJER DIANTARANYA YANG SERING DISEBUTKAN ( Mintzberg,1975 ): LEADER COMMUNICATOR DECISION-MAKER ACCEPTING MANAGERIAL ROLES

THE SKILLS
BEBERAPA KETRAMPILAN YANG DIPERLUKAN OLEH SEORANG MANAJER DALAM BIDANG KESEHATAN TECHNICAL SKILLS CONCEPTUAL AND ANALYTIC SKILLS DECISION-MAKING SKILLS PEOPLE SKILLS FINANCIAL SKILLS COMMUNICATION AND RESEARCH SKILLS COMPUTER SKILLS

KETRAMPILAN DIATAS TIDAK TIBA-2 DATANG TAPI MEMERLUKAN: awareness, willingness to learn, training dan practice.

THE QUALITIES OF A SUCCESSFUL MANAGER

1. PROVIDES CLEAR DIRECTION 2. ENCOURAGES OPEN COMMUNICATION 3. COACHES AND SUPPORTS PEOLPLE 4. RECOGNIZES STAFF FOR GOOD PERFORMANCE 5. FOLLOW-UP ON IMPORTANT ISSUES AND PROVIDE FEEDBACK 6. SELECT THE RIGHT PEOPLE FOR SPECIFIC ASSIGNMENTS 7. UNDERSTANDS THE FINANCIAL IMPLICATIONS OF DECISIONS 8. ENCOURAGES CREATIVITY AND NEW IDEAS 9. GIVES STAFF CLEAR-CUT DECISIONS WHEN THEY ARE NEEDED 10. CONSISTENTLY DEMONSTRATES A HIGH LEVEL OF INTEGRITY
( Ivancevich et al., 1994 cit Quick J, 1997 )

USIA; JENIS KELAMIN; TIPE BISNIS; BESAR/KECIL ORGANISASI; LINGKUNGAN KERJA

MANAJEMEN EFEKTIF

URGENCY ?

RELEVANCE ?

SETTING PRIORITIES

IMPACT ?

FUTURE CONSEQUENCE ?

PENGAMBILAN KEPUTUSAN PERMASALAHAN YANG DIJUMPAI KEGIATAN BERLANGSUNG

GROWTH TENDENCY ?

PENGAMBILAN KEPUTUSAN dan PEMECAHAN MASALAH

7 LANGKAH PENDEKATAN :
1. MEREVIEW OBJEKTIF DASAR 2. TETAPKAN KEPUTUSAN YANG AKAN DIAMBIL atau MASALAH YANG AKAN DIPECAHKAN 3. NILAI SITUASI dan DETERMINASI SEBAB MASALAH 4. IDENTIFIKASI SOLUSI ALTERNATIF

5. BANDINGKAN ALTERNATIF-2 DENGAN KRITERIA YANG TELAH DITETAPKAN

6. PILIH dan IMPLEMENTASIKAN KEPUTUSAN atau SOLUSI YANG TERBAIK

7. FOLLOW UP DAN DIADJUST.

KESALAHAN-KESALAHAN KEGAGALAN SEORANG MANAJER YANG SERINGKALI TERJADI :

KEHILANGAN ALUR DARI OBJEKTIF atau MENYELESAIKAN MASALAH YANG BUKAN PRIORITAS
KEGAGALAN MENILAI SITUASI / PENYEBAB MASALAH KEGAGALAN MENGIDENTIFIKASI SEMUA ALTERNATIF YANG RELEVAN TIDAK ADA KRITERIA UNTUK MEMILIH ALTERNATIF KEGAGALAN MEMONITOR-FOLLOW UP-MENGADJUST

TOTAL QUALITY MANAGEMENT (TQM)

MANGEMENT BY WONDERING ABOUT (MBWA)

MANAGEMENT

MANAGEMENT BY FACT

PARTICIPATORY MANAGEMENT

MANGING FOR PERFORMANCE

PERAN MANAGER JADI BERBEDA-BEDA

AKTIFITAS MANAJEMEN :
PLANNING
: STRATEGIC PLANNING ( long-term development planning concerned with overall effectiveness and direction of the program or organization ) PROGRAM PLANNING ( medium term planning 3 5 years, that specific major objectives, activities, and resources needed for a specific program or organization ) WORK PLANNING (short term planning 6 12 month)

IMPLEMENTATION : needed all resource ( people, money, information

and other resources )

MONITORING EVALUATION :
MONITORING : process observing implementation activities and comparing actual performance with plans. EVALUATION : periodic assessment of progress toward achieving long-term objective and goals.

MANAJER TRADISIONAL Bergaya otoriter, selalu mengkritik Terikat pada struktur & procedure Berusaha sukses atas nama sendiri Staf ditekan untuk kebutuhan diri sendiri Umpan balik yang minimal / tidak ada Menganggap kecil inisiatif dari orang lain Pengendalian staf dengan ancaman-ancaman Komunikasi top-down dan searah Mengetahui semua jawaban Otoritas keputusan pada dirinya Sangat resistent terhadap perubahan-perubahan Membuat ketakutan, tidak menyukai staf yang banyak tanya atau berpendapat dst, dst

MANAJER MODERN
Sebagai fasilitator / pelatih Perhatian pada tujuan dan hasil Keberhasilan merupakan hasil tim Membesarkan semangat dengan memfokuskan pada kebutuhan dan program Memberikan umpan balik yang positif Mendukung dan melatih staf untuk mengambil inisiatif Mendorong dan mensupport untuk memotivasi staf Komunikasi dua arah Membagi informasi Menghargai keahlian staf dari tim lain Mengikutkan staf dalam pengambilan keputusan Menerima setiap perubahan sebagi peningkatan dst dst

TQM (Total Quality Management)

A PHILOSOPHY AND A SET OF CONCEPT, TECHNIQUES AND MANAGEMNT PRACTICES CHARACTERIZED BY A FUNDAMENTAL COMMITMENT TO CONTINUOUS IMPROVEMENT OF SERVICES FOR BENEFICIARIES, CLIENTS, OR CUSTEMERS

SIKLUS PDCA untuk peningkatan berkelanjutan

PLAN
Identify problem areas and plan changes

DO
Implement changes

ACT

Adjust the changes Monitor the results and implement on of implementing a large scale the changes

CHECK

PLANNING : Situation analysis Strategic, program and work planning

IMPLEMENTATION : Human resources management Financial management Information management

THE MANAGEMNT CYCLE

MONITORING EVALUATION: Monitoring of program and workplans Evaluation of organizational effectiveness

STRATEGI IMPLEMENTASI
SUATU PROSES MELAKSANAKAN APA YANG SUDAH DIRENCANAKAN KE AKSI KEGIATAN. MENYITA WAKTU DAN TENAGA MANAJER. RENCANA YANG BAIK HAL YANG SANGAT ESENSIAL, BAIK TIDAKNYA HASIL TERGANTUNG DARI IMPLEMENTASI PROGRAM.

STRUKTUR ORGANISASI & MEKANISME KERJA MANAJEMEN PERSONALIA MANAJEMEN FINANSIAL MANAJEMEN INFORMASI

4 langkah PENGEMBANGAN MANAJEMEN (MANAGEMENT DEVELOPMENT)

I. ASSESSMENT THE NEED, apa yang dioerlukan oleh manajemen? INTERACTIVE SYSTEM DESIGN and TESTING. rancangan proses interaktif yang dapat mengembangkan systim baru dikerjakan oleh staf pelaksana.

II.

III. IMPLEMTATION TRAINING, pelatihan berdasar konsep umum management, bukan teori tetapi lebih ke praktek, studi banding dll. IV. FOCUSED SUPERVISION, pelatihan saja tidak menjamin berhasilnya implementasi program baru, supervisi terfokus merupakan salah satu cara untuk mencapai tujuan.

HOME EXCERSICE:
BUATLAH EVALUASI dan PENJELASAN TENTANG :

PERENCANAAN (PLANNING) UNTUK MANAJEMEN OBAT. .

MONITORING dan EVALUATION MANAJEMEN OBAT..