PENULISAN MINIT MESYUARAT

ZULKIFLI YAHYA

MINIT MESYUARAT
Satu rekod atau kenyataan bertulis secara formal mengenai catatan ke atas sesuatu perbincangan dan keputusan yang dicapai oleh perbincangan tersebut sebagai bahan rujukan, tindakan susulan dan pelaporan semula diperbincangan akan datang.

sambung
Satu rekod bertulis mengenai perkara-perkara yang dibincangkan dan diputuskan dalam sesuatu mesyuarat. Satu kenyataan bertulis yang mempunyai format tertentu serta peraturan dan syarat yang ditetapkan oleh pengerusi atau pihak yang empunya.

JENIS MESYUARAT
Mesyuarat Bersiri

Berkala dan ada kesinambungan

- Melebihi sekali dalam tempoh tertentu - Ahli mesyuarat mengikut jawatan/fungsi - Agenda mesyuarat tersusun dan tetap

sambung
Mesyuarat Khas - Ad-hoc - Sekali atau beberapa kali mengikut keperluan - Ahli mesyuarat terdiri dari pelbagai kepakaran - Agenda mesyuarat ringkas tetapi mendalam/terperinci - Nama mesyuarat menjelaskan tujuan / fungsi
5

MINIT MESYUARAT
Penting sebagai; Laporan Rekod Rujukan Mengambil tindakan Menggambarkan peribadi pengerusi, setiausaha dan ahli mesyuarat Imej Jabatan/Kementerian

PANDUAN MENGAMBIL MINIT

1. Peringkat Persediaan
Mengetahui agenda Mengetahui Minit Mesyuarat yang lalu Membaca semua kertas kerja Mengetahui latar belakang ahli

2. Semasa Mesyuarat
- Tumpukan perhatian kepada perbincangan - Ambil/buat catatan perbincangan - Guna perakam suara - Gunakan juru teringkas
7

sambung
3. Peringkat Penulisan Minit Mesyuarat
Draf minit dan serahkan untuk kelulusan Pengerusi dalam masa 3 hari selepas mesyuarat Minit mesyuarat diedarkan selewat-lewatnya 7 hari selepas mesyuarat

PETUA PENULISAN
FAKTA, bukan tanggapan peribadi PADAT, bukan bercerita TEPAT, bukan panjang berjela JELAS, bukan berkias dan berbunga-bunga BAHASA TULISAN, bukan bahasa lisan BAHASA ISTILAH, bukan loghat tempatan PROFESYENAL, tunjukan kematangan

CIRI-CIRI MINIT YANG BAIK

TULIN LENGKAP TEPAT BEBAS DARI KERAGUAN KUPASAN ISU/PERKARA POKOK RINGKASAN PERBINCANGAN KEPUTUSAN TINDAKAN PIHAK TERLIBAT
10

STRUKTUR MINIT
BERPANDUKAN AGENDA DAN URUTAN PERBINCANGAN

1. PERUTUSAN PENGERUSI
2. PENGESAHAN MINIT MESYUARAT 3. PERKARA-PERKARA BERBANGKIT 4. PERBINCANGAN 5. PERBINCANGAN KERTAS-KERTAS KERJA 6. HAL-HAL LAIN 7. PENUTUP
11

FORMAT MINIT
MINIT MESYUARAT (tajuk mesyuarat) - Tarikh: . - Masa: - Temapat:.. SENARAI KEHADIRAN - Yang Hadir - Tidak Hadir(dengan maaf/izin) - Turut Hadir - Setiausaha
12

sambung
1. PERUTUSAN PENGERUSI 1.1. Ucapan penghargaan 1.2. Isu/perkara penting yang dibangkitkan oleh pengerusi 2. PENGESAHAN MINIT MESYUARAT 2.1. Disahkan tanpa pindaan atau dengan pindaan

13

sambung
3. PERKARA-PERKARA BERBANGKIT (dari mesyuarat lepas) 3.1. (Tajuk) perkara/isu yang diputuskan 3.1.1. Kemajuan tindakan susulan (untuk makluman) 3.2. (Tajuk) perkara/isu yang dibincangkan 3.2.1. Keputusan mesyuarat (untuk tindakan)

14

sambung
4. PERBINCANGAN PERKARA BARU/KERTAS-KERTAS KERJA PERLU DIREKODKAN: 4.1. Tajuk 4.1.1. Tujuan utama 4.1.2. Ringkasan kertas/Isu-isu penting yang dibangkitkan 4.1.3 Pandangan/komen ahli mesyuarat berkenaan isu-isu yang dibangkitkan 4.1.4. Rumusan Pengerusi 4.1.5. Keputusan dan serta tindakan susulan yang perlu diambil seterusnya 4.2. (Kertas seterusnya)
15

sambung
5. HAL-HAL LAIN (sumber: hadirin mesyuarat) 5.1. (Tajuk) perkara/isu yang dikemukakan 5.1.1. Penjelasan perkara/isu (untuk makluman) 5.2. (Tajuk) perkara/isu berkaitan yang dibincangkan 5.2.1. Keputusan mesyuarat (untuk tindakan)

6. PENUTUP/PENANGGUHAN MESYUARAT 6.1. Penetapan tarikh mesyuarat akan datang 6.2. Ucapan penghargaan Pengerusi 6.3. Bila mesyuarat itu tamat atau ditangguhkan

16

sambung
URUSETIA
Senaraikan nama pegawai yang menjadi Urusetia mesyuarat Susunan nama hendaklah mengikut kekananan (Catatkan nama Agensi/Bahagian/Unit yang bertanggungjawab dalam mengurusetiakan mesyuarat)

TARIKH
Catatkan tarikh Minit Mesyuarat berkenaan disediakan

17

CONTOH STRUKTUR MINIT

1. Perutusan Pengerusi 2. Pengesahan Minit Mesyuarat 3. Perkara-perkara Berbangkit - Tajuk i) Mesyuarat mengambil maklum a) b) ii) Mesyuarat membuat keputusan

a)
b)
18

sambung 4. Perbincangan perkara baru/Pembentangan kertaskertas kerja i. Tajuk (a) (maklumat kertas) ii. Mesyuarat mengambil maklum (a) (b) iii. Mesyuarat membuat keputusan (a) (b) Tindakan 5. Hal-hal Lain 6. Penutup
19

Contoh Format Minit Mesyuarat

Bil Perkara Tindakan Perlu Diambil Tanggungjawab Status Semasa

20

TINDAKAN SUSULAN
Mengadakan post mortem Menyediakan Minit Mesyuarat dengan segera Menghantar Minit Mesyuarat dengan segera Mengesan dan mendapatkan maklumbalas bagi setiap tindakan (follow up dan follow through)

21

SEKIAN,TERIMA KASIH, WASSALAM

22