Ruj. Kami: KP.BT.300-8972/HK/Jld.17(8) Tarikh: Mac 2013 Semua Pengarah Pelajaran Negeri YBhg.

Datuk/Dato/Tuan SURAT SIARAN SKIM PINJAMAN BUKU TEKS (SPBT) : Pelaksanaan Tatacara Pelupusan Buku Teks Dengan segala hormatnya saya merujuk perkara di atas. 2. Surat Siaran ini bertujuan memaklumkan bahawa Bahagian Buku Teks (BBT) dengan kerjasama Arkib Negara Malaysia (ANM) telah menyediakan Jadual Pelupusan Rekod (JPR) Fungsian bagi tujuan pelaksanaan pelupusan buku teks di seluruh negara. JPR ini mengandungi maklumat judul dan butiran berkaitan buku teks yang dibenarkan untuk dibuat pelupusan. Merujuk kepada peruntukan seksyen 25 - 29 Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629] yang berkuat kuasa pada masa ini, buku teks diklasifikasikan sebagai bahan bercetak iaitu rekod awam yang perlu dilupuskan mengikut prosedur yang telah ditetapkan. ...3. Selaras dengan ketetapan ini, sekolah hendaklah melaksanakan proses pelupusan buku teks sebagaimana prosedur yang ditetapkan dalam JPR. Semua permohonan pelupusan mestilah dihantar kepada pihak ANM terlebih dahulu melalui Jabatan Pelajaran Negeri (JPN) untuk kelulusan ANM. Manakala prosedur dan kaedah pemusnahan pelupusan selepas kelulusan permohonan diberikan oleh ANM pula adalah tertakluk di bawah peraturan dan bidang kuasa yang ditentukan oleh pihak JPN masing-masing (sila rujuk Tatacara Pelupusan Oleh Sekolah di bawah JPN - Lampiran 4 dan Proses Kerja Bagi Pengurusan Pelupusan Buku Teks oleh Sekolah di bawah JPN - Lampiran 5). 4. Untuk memastikan tatacara pelupusan ini terlaksana mengikut prosedur, JPN perlu mematuhi langkah-langkah yang telah digariskan, termasuk menitikberatkan tempoh simpanan buku teks di sekolah sebagaimana yang telah termaktub dalam JPR. Tempoh penyimpanan buku teks (lupus) yang terlalu lama di sekolah selepas mendapat kelulusan akan menyebabkan pihak sekolah mengalami kesulitan. Berikut adalah tujuan JPR Fungsian dilaksanakan : i. Menetapkan tempoh simpanan buku teks di sekolah-sekolah seluruh negara sebelum dilupuskan bagi tujuan pemusnahan atau pemindahan ke Arkib Negara. ii. Memastikan pelupusan rekod dilaksanakan dengan mematuhi garis panduan ANM supaya rekod bernilai kekal dapat dipelihara dengan selamat manakala rekod tidak bernilai dapat dimusnahkan segera.

iii.

Membolehkan penggunaan ruang simpanan rekod secara lebih ekonomik.

...5. Bersama-sama ini disertakan bahan rujukan yang berkaitan pengurusan pelupusan rekod awam sebagai panduan kepada sekolah yang melaksanakannya.
Lampiran 1 - Jadual Pelupusan Rekod Buku Teks. Lampiran 2 - Contoh Borang Permohonan Pemusnahan Rekod Awam Arkib 2/08. Lampiran 2(a) - Penerangan Borang Permohonan Pemusnahan Rekod Awam Arkib 2/08 Lampiran 3 - Contoh Borang Penentusahan Pemusnahan Rekod Awam Arkib 12/08. Lampiran 3(a) - Penerangan Borang Penentusahan Pemusnahan Rekod Awam Arkib 12/08. Lampiran 4 - Tatacara Pelupusan Oleh Sekolah di bawah JPN Lampiran 5 - Proses Kerja Bagi Pengurusan Pelupusan Buku Teks Oleh Sekolah di bawah JPN)

6. Sehubungan dengan itu, kerjasama pihak YBhg. Datuk/Dato/Tuan adalah diminta untuk memanjangkan perkara ini kepada semua sekolah di bawah pentadbiran YBhg. Datuk/Dato/Tuan. Kerjasama daripada pihak YBhg. Datuk/Dato/Tuan dalam hal ini amat di hargai dan didahului dengan ucapan terima kasih. Sekian. BERKHIDMAT UNTUK NEGARA Saya yang menurut perintah,

(DATUK Dr. AMIN BIN SENIN) Timbalan Ketua Pengarah Pelajaran Sektor Dasar Pendidikan Kementerian Pelajaran Malaysia