3.1.

Rahsia Besar:
Maklumat tentang urusan kerajaan yang masih
dalam proses perancangan adalah merupakan antara
rahsia besar kerajaan, contohnya Kertas
Pembentangan Anggaran Belanjawan Kerajaan yang
belum dibentangkan di Parlimen. Maklumat ini
dimuatkan di dalam fail berwarna kuning dan
berpalang (X) merah memenuhi kulit hadapan fail.
Dasar-dasar kerajaan juga merupakan rahsia besar
kerajaan , contohnya Dasar Penswastaan Agensi-
Sgensi yang hendak diswastakan dan program-
program lain yang melibatkan dasar akan
menggunakan fail jenis ini.
Di sekolah belum ada lagi maklumat yang
dikelaskan sebagai Rahsia Besar Kerajaan.
Namun demikian, kertas-kertas soalan
peperiksaan awam juga dikategorikan
sebagai Rahsia Besar Kerajaan. Disebabkan
sekolah tidak menyimpan kertas soalan yang
belum diedarkan, maka sekolah tidak terlibat
dengan urusan tersebut.
Rahsia:

Urusan berkaitan dengan program
pembangunan kerajaan, contohnya proses
tender bagi sesuatu projek merupakan antara
urusan yang diangap rahsia. Fail yang
menyimpan maklumat pengelasan rahsia,
bewarna merah jambu dan berpalang (X) merah
memenuhi kulit hadapan fail.

Di sekolah, mungkin soalan yang disetarakan
di peringkat daerah yang belum diedarkan
boleh dianggap sebagai maklumat rahsia.
Jika dipersetujui demikian, seharusnya
sekolah mewujudkan sistem pengurusan fail
pengelasan tersebut. Jika dikelaskan sebagai
rahsia, seharusnya tatacara yang betul diikuti
dalam penyimpanan dan pengedaran fail
berkenaan.
Sulit:
Urusan yang berkaitan dengan sesuatu keputusan
pentadbiran kerajaan dianggap sulit walaupun telah
diumumkan oleh Menteri dan maklumat berkenaan
disimpan di dalam fail berwarna hijau muda.

Di sekolah, urusan berkaitan dengan proses
tindakan tatatertib seseorang pegawai/kakitangan
adalah dianggap sebagai maklumat sulit. Oleh yang
demikian, perlulah diwujudkan fail jenis ini dan
ikutlah tatacara pengendalian fail yang berkelas
sulit.

Terhad :
Biasanya sesebuah jabatan mempunyai fail
yang edarannya terhad disebabkan maklumat
yang terkandung di dalamnya. Maklumat
seperti butiran peribadi staf adalah dianggap
sebagai maklumat terhad dan fail-fail jenis ini
berwarna putih.
Terbuka:
Kebanyakan fail di sesebuah jabatan
adalah jenis terbuka, iaitu fail-fail
berkaitan dengan pengurusan harian
sesebuah jabatan. Fail-fail pentadbiran
adalah tergolong dalam kategori ini.
Fail berkenaan berwarna putih.
Sampul Kecil:
Sampul kecil ialah fail sementara diwujudkan
berlandaskan fail utamanya. Tujuan diwujudkan
sampul kecil adalah untuk memudahkan pegawai-
pegawai berkenaan membawanya keluar untuk
mesyuarat dan urusan-urusan lain yang berkaitan,
terutamanya bagi kelas-kelas fail yang tidak boleh
dibawa keluar daripada ibu pejabat. Apabila
sesuatu urusan itu selesai, hendaklah dimuatkan
semula ke dalam fail utama mengikut keutamaan.
Sampul kecil juga dibuka untuk
menyegerakan sesuatu urusan jika fail
utama tidak dapat dikesan cepat. Fail ini
berkulit nipis dan berwarna kuning. Di
sekolah tidak digalakkan menggunakan
sampul kecil kerana bilangan fail yang ada
boleh diuruskan dengan segera dan
dikhuatiri kekerapan menggunakan sampul
kecil akan menjejaskan kelicinan
pentadbiran sekolah.
Fail Timbul:
Fail Timbul atau subjacket mengandungi bahan-bahan atau
maklumat yang belum diedarkan kepada pegawai-pegawai.
Maklumat yang sudah diambil tindakan hendaklah dipindahkan
ke dalam fail bagi kandungan-kandungan yang berkenaan.
Maklumat-maklumat untuk edran dalaman juga boleh dibuatkan
fail timbul. Fail ini berwarna putih.

Di sekolah, Pengetua/Guru Besar hendaklah mempunyai fail
timbul supaya Pengetua/Guru Besar sentiasa dalam
pengetahuan mereka terhadap surat-surat edaran / pekeliling
yang diedarkan kepada guru, pelajar / murid dan ibu bapa. Fail
Timbul tidak perlu direkodkan dalam indeks fail.
KOD PENGURUSAN FAIL
01 - Asrama
02 - Hal Ehwal Murid
03 - Kemudahan Fizikal
04 - Kewangan dan Akaun
05 - Kokurikulum
06 - Kurikulum
07 - Pentadbiran Am Sekolah
08 - Perhubungan Masyarakat
09 - Perjawatan & Perkhidmatan
10 - Pelbagai
06/01 Laporan lawatan
06/02 Jadual waktu
06/03 Kursus pengajian
06/04 Pelbagai
06/05 Ujian/peperiksaan
06/06 Panitia Mata Pelajaran
( Hanya Fail (06/06) diuruskan oleh
pengerusi pengerusi panitia
menggunakan kod panitia
matapelajaran yang telah
ditetapkan
KOD FAIL BERNOMBOR
DI BAWAH KURIKULUM ( 06 )
06/06 PANITIA MATA PELAJARAN
01 BAHASA MELAYU
02 BAHASA INGGERIS
03 MATEMATIK
04 SAINS
05 PENDIDIKAN ISLAM / MORAL
06 PENDIDIKAN MUZIK
07 PENDIDIKAN JASMANI & KESIHATAN
08 PENDIDIKAN SENI VISUAL
09 KEMAHIRAN HIDUP
10 KAJIAN TEMPATAN
11 PEMULIHAN
PEND. SIVIK & KEWARGANEGARAAN 12
01 FAIL INDUK
Kandungan
a. Surat-surat Perhubungan Luar / Dalaman
b. Carta Organisasi Kurikulum & Panitia
c. Jawatankuasa Panitia
d. Pekeliling-pekeliling Ikhtisas ( contoh : PP Ikh. Bil 4/96 )
02 FAIL SUKATAN PELAJARAN
Kandungan
a. Sukatan Pelajaran Semua Kelas
b. Huraian Sukatan Pelajaran Semua Kelas
c. Rancangan Pelajaran Tahunan
d. Senarai Bahan Bantu Mengajar & Kedudukannya
SISTEM PENGURUSAN
JENIS FAIL PANITIA MATA PELAJARAN
03 FAIL MESYUARAT PANITIA
Kandungan
a. Surat-surat panggilan mesyuarat peringkat sekolah
b. Buku Minit mesyuarat panitia ( sekurang-kurangnya 3 X setahun)
04 FAIL PROGRAM KECEMERLANGAN
Kandungan
a. Program Developmental dan Rutin
b. Laporan-laporan program
05 FAIL ANALISIS UJIAN BULANAN & PEPERIKSAAN
Kandungan
a. Analisis UPSR
b. Analisis Pencapaian setiap mata pelajaran UPSR
c. Analisis PKSR sekolah keseluruhan
06 FAIL PENYELIAAN / PENCERAPAN
Kandungan
a. Guru Besar
b. Guru-guru Penolong Kanan
c. Ketua-ketua Panitia
d. Rakan sejawat
07 FAIL PEMERIKSAAN BUKU-BUKU KERJA MURID
Kandungan
a. Jadual Pemeriksaan
b. Instrumen Pemeriksaan
08 FAIL AKTIVITI KOKURIKULUM AKADEMIK
Kandungan
a. Surat Menyurat
b. Senarai Aktiviti Tahunan yang dirancang
c. Laporan Aktiviti yang telah dijalankan
09 FAIL BANK SOALAN
Kandungan
a. Soalan-soalan UPSR
b. Soalan-soalan Setara Daerah / Zon
c. Soalan-soalan Peperiksaan Setengah & Akhir Tahun
d. Soalan-soalan Ujian Bulan
10 FAIL MAKLUMAT GURU MATA PELAJARAN
Kandungan
a. Jadual Persendirian Guru
b. Maklumat Asas, Akademik dan Ikhtisas Guru
JBA 4005 /06/06 /012 /01(01)
NO KOD SEKOLAH
Kod Panitia
Matapelajaran
Bil. Surat
masuk/keluar
KOD PENGURUSAN FAIL
Bidang Kurikulum
Fail Panitia
mata pelajaran
PANDUAN MENULIS NOMBOR RUJUKAN FAIL
JBA 4005 / 06 / 06 /012/01(01)
JENIS FAIL
(cth: 01-fail induk)
PERINGATAN PENTING UNTUK MEWUJUDKAN
FAIL PANITIA
1. Fail yang digunakan adalah fail kertas berwarna putih.
2. Kod Fail hendaklah ditulis tangan dan huruf-huruf dirapatkan
(Tidak dibenarkan menggunakan printer)
3. Bagi fail induk ( FAIL SURAT MASUK DAN KELUAR)
- untuk mencatat bil. surat keluar hendak menggunakan
dakwat biru pada hujung sebelah kanan atas salinan surat yg
dihantar
- untuk mencatat bil. surat masuk hendaklah menggunakan
dakwat merah dihujung kanan sebelah atas surat yang
diterima