IV - IZVRAVANJE NARUDBE

1. CILJEVI IZVRAVANJA NARUDBE

U irem smislu izvravanje narudbe obuhvata sve aktivnosti
u preduzeu usmjerene na obradu narudbe u smislu
kretanja informacija i proizvoda od prihvata narudbe, njene
prodajne i tehnike obrade, preko nabavke i pripreme
potrebnih faktora, izrade proizvoda i pripreme i slanja
proizvoda naruiocu, sve do ispostavljanja rauna (Pfohl).

U uem smislu u sreditu panje izvravanja narudbe je tok
obrazaca (formulara) za izvravanje narudbe, tako da se
izvravanje narudbe kao dostava, obrada i kontrola naloga
na osnovu podataka, od asa pokretanja narudbe kod kupca
pa do prispijea dokumenata o poiljci i rauna kod kupca
(Klee, Trks).
Tok narudbe podrazumijeva kretanje dobara i uz njih
potrebnih dokumenata od prodavca do kupca, ukljuujui
prenos i obradu podataka i kontrolu narudbi, od trenutka
naruivanja do isporuke narudbe kupcu.

Skraenje vremena toka narudbe (vremena dostave
narudbe) moe znaajno uticati na vrijeme trajanja
izvravanja narudbe. Zato je potrebno aktivnosti usmjeriti
na:
- skraivanje vremena od naruivanja do isporuke robe,
- uspostavljanje to bolje komunikacijske veze izmeu
potroaa i dobavljaa,
- zatitu robe od oteenja i
- osiguranje tanosti isporuke.

Osnovni cilj izvravanja narudbe je njeno pravovremeno i
tano ispunjenje u skladu sa logistikim naelima, odnosno
dostaviti naruenu robu: u pravo vrijeme, na pravo mjesto, u
dogovorenoj koliini i asortimanu.

2. ZADACI IZVRAVANJA NARUDBE

Izvravanje narudbe podrazumijeva sprovoenje slijedeih
aktivnosti:
- dostava narudbi i praenje njihovog izvrenja,
- obrada narudbi,
- priprema narudbe,
- otprema i isporuka naruene robe i
- preuzimanje i plaanje naruene robe.

Faze Kupac Dobavlja
1. Dostava narudbi i
praenje njihovog izvrenja
Dostava narudbe
dobavljau

2. Obrada narudbi
- provjera i kontrola
kreditne sposobnosti
kupca,
- provjera mogunosti
ispunjenja narudbe, i
sl.
3. Priprema narudbe
- komisioniranje robe,
- pripremanje
dokumentacije,
- pakovanje robe.
4. Otprema i isporuka
naruene robe

Isporuka naruene robe
kupcu
5. Preuzimanje i plaanje
naruene robe
Prijem i plaanje
isporuene robe


Tabela 1. Faze izvravanja narudbe

2.1. Dostava narudbi i praenje njihovog izvrenja

Kupac donosi odluku o kupovini robe na bazi: istraivanja
trita nabavke, analize dobavljaa, poreenja ponuda,
voenja pregovora, izbora najpovoljnijeg dobavljaa,
eventualnog sklapanja ugovora sa dobavljaem i sl.

Naruivanje predstavlja osnovnu aktivnost, a narudba je
najvaniji dokument pri kupovini robe.

Narudba (vanjski nalog) se moe sastaviti na bazi
zakljuenog ugovora o kupovini ili bez njega. Ona je vaan
elemenat spajanja logistike distribucije dobavljaa i logistike
nabavke kupca.

Ukoliko se sastavlja na bazi zakljuenog ugovora, narudba
mora sadravati sve vanije elemente ugovora.
Narudba mora sadravati slijedee informacije:

- naziv, adresu, e-mail, telefon i fax kupca (naruioca) koji
ispostavlja narudbu,

- broj i datum narudbe,

- znak (organizacijske jedinice koja je ispostavila narudbu ili
referenta koji je sastavio narudbu, najee skraeno
slovima, brojevima ili kombinovano),

- naziv, adresu, e-mail, telefon i fax dobavljaa,

- oznake i koliinu robe,

- jedininu i ukupnu cijenu sa porezom (PDV ili izjava o
porezu),
- uslovi prodaje, rabat, casa skonto i sl.,

- nain transporta (brod, kamion, eljeznica,...),

- trokovi prevoza,

-mjesto i rok isporuke,

- rok i nain plaanja,

- vrsta ambalae i pakovanja,

- broj i naziv eventualnih priloga uz narudbu (nacrti, sheme,
specifikacije,...),

- potpis ovlatenog lica kupca (ime, prezime i funkcija u
preduzeu).
Mogua je i tampa posebnih uslova narudbe u prilogu, a
pismena narudba sastavlja se u vidu pisma ili formulara u
vie kopija (obino u razliitim bojama). Broj kopija kree se
od dvije u malim do deset u velikim preduzeima. Original i
kopije dostvljaju se prema potrebi:

- original narudbe i jedna kopija prodavcu (original
prodavac zadrava za sebe, a kopiju koju potpisuje i na njoj
oznaava datum isporuke vraa kupcu kao dokaz da je
narudba prihvaena,

- kopija nabavnoj slubi (odgovornom referentu),
-
- kopija menaderu za logistiku (ako je organizovana
logistika sluba),

- kopija planskoj slubi radi evidencije i kontrole rokova
isporuke materijala,

- kopija finansijskoj slubi radi upoznavanja kad e biti
potrebno angaovati finansijska sredstva i u kojem iznosu,

- kopija ulaznoj kontroli materijala, odnosno prijemnoj
slubi za omoguavanje pripremnih radova i olakavanje
identifikacije materijala,

- kopija skladinoj slubi radi pripreme skladinog prostora,

- kopija prodajnoj slubi radi evidencije cijena i

- kopija nabavnoj slubi za centralnu evidenciju ili slubi za
praenje izvravanja narudbi.
Dostavu narudbe dobavljau kupac moe izvriti pismom,
faksom ili elektronskom potom i to: predstavniku
dobavljaa, decentralizovanom prodajnom uredu ili direktno
centrali dobavljaa.

Kod izbora naina dostave narudbe treba uzeti u obzir
trokove i vrijeme isporuke, jer vii trokovi dostave nekada
mogu biti opravdani zbog prednosti kraeg vremena
isporuke.
Naruivanjem robe kupac odreuje kako e pratiti izvrenje
njene isporuke od poetka do kraja. U pogledu praenja
izvrenja narudbe mogu se izdvojiti dva pravila:

- praenje izvravanja narudbi mora biti selektivno (vri se
ako je potrebno, tj. ako se moe uticati na izvrenje rokova
isporuke i ako su koristi od praenja vee od trokova) i

- potrebno je pratiti izvrenje narudbi materijala sa kritinim
rokovima isporuke, ije zakanjenje znatno utie na
poremeaje, zastoje i trokove proizvodnje i poslovanja.
2.2. Obrada narudbi

Obradu narudbe dobavlja poinje nakon prijema
provjerom njene tanosti. Nakon toga narudba se
prilagoava internim zahtjevima preduzea i po potrebi
dopunjava dodatnim informacijama. Potrebno je provjeriti i
kreditnu sposobnost kupca.

Nakon toga se provjerava raspoloivost traenog proizvoda
ime se informacijski tok prenosi na upravljanje zalihama.

U skladu sa naredbom vri se premjetanje (runo,
mehaniko ili elektronsko) praeno internim dokumentima.
Nakon premjetanja pristupa se sastavljanju poiljke
(komisionarenju) u skladitu i njena otprema to isto tako
mora biti praeno odgovarajuom dokumentacijom (teina,
pakovanje, termin pripreme, transport,...).

Nakon izvrene otpreme ili paralelno sa fazama sastavljanja
poiljke za otpremu vri se fakturisanje (ispostavljanje
rauna).

Ako preduzee na skladitu nema dovoljno zaliha onda treba
primijeniti neko od slijedeih pravila:
- dati prednost potroaima koji uredno plaaju,
- ispuniti narudbe koje su prve dole,
- svakome dati samo dio naruene koliine,

- dati prednost veim potroaima,
- dati prednost novim potroaima,
- ispuniti samo dio narudbe ije koliine omoguavaju
isporuku cijele zalihe bez ostatka.

Obrada narudbe moe biti:
- runa,
- mainska (raunarska) i
- obrada narudbe u sklopu elektronskog poslovanja (e-
business) kao dijela elektronske razmjene (e-commerce).

Kod rune obrade razlikuje se: postupak pisanja s kopijama,
postupak uz pritisak i postupak skladinog obrasca.

Prodaja
Kupac
Narudba
Upotpunjavanje i
kontrola naloga
Bonitet
kupca
Odreivanje skladite
za isporuku
Proizvod na
skladitu
U drugom
skladitu
Upotpunjavanje
i kontrola
naloga
U
drugom
skladitu
Termin plan za
otpremu narudbe u
skladitu i za
transport
Izrada potvrde
naloga i daljnje
voenje informacija
za upotrebu naloga
Priprema obavijesti za
otpremu ukljuujui
sve dokumente za
otpremu
Skladine
zalihe
Uputstvo za
izdavanje
Faktura
Uputstvo za
izdavanje
Debitori
Kupac
Dispozicija
skladinih zaliha
Obrada
narudbi
ne
ne
ne
ne
da
da
da
da
Slika 1. Dijagram toka izvravanja narudbe uz uvedenu EOP

Raunarska obrada narudbe vezana je za sistem elektronske
obrade podataka (EOP), a naroito je podesna kod velikog
broja rutinskih operacija i kada se informacije iz narudbe
trebaju viestruko iskoristiti.

Elektronsko poslovanje je savremeni oblik organizacije
poslovanja koji podrazumijeva intenzivnu primjenu
informatike i, posebno, internetske tehnologije. Ono
podrazumijeva automatizaciju poslovnih transakcija i
poslovanja radi to boljeg iskoritavanja svih poslovnih
sredstava, a posebno informacija.

2.3. Priprema narudbe

Da bi preduzee to bre i potpunije ispunilo narudbe
kupaca neophodne su odreene informacije. Tako
informacioni logistiki sistem predstavlja srce kanala
distribucije i osnovnu pretpostavku za blagovremenu
realizaciju narudbi.

Prije komisioniranja robe neophodno je napraviti raspored
pojedinih narudbi prema karakteristikama robe, hitnosti i
mogunosti zdruivanja poiljki za prevoz u jednom
transportnom sredstvu. Zato isporuitelj mora imati na
raspolaganju dovoljnu koliinu zaliha.

Komisioniranje podrazumijeva sve aktivnosti oko
kompletiranja poiljki i njihovog izdavanja. Ono predstavlja
realizaciju naloga za isporuku, a moe biti: vertikalno,
zonsko i horizontalno. Kod vertikalnog komisioniranja,
radnik koji vri komisioniranje prikuplja robu za isporuku
kroz itavo skadite dok se narudba ne kompletira. Kod
zonskog sistema radnici se zaduuju za realizaciju narudbi
na dodijeljenim zonama skladita. Horizontalno
komisioniranje zasnovano je na raunarskoj tehnici.

Nakon komisioniranja narudbe izdaju se potrebni
dokumenti za evidenciju i praenje robe na putu.
2.4. Otprema i isporuka naruene robe

Otpremom narudbikupac dobiva naruenu robu, a
prodavac obezbjeuje naplatu isporuene robe. Podaci
potrebni za otpremu i isporuku robe nalaze se u prevoznim
dokumentima.

Prodavac prije otpreme poiljke alje kupcu obavjetenje o
vremenu prispijea robe, kako bi je kupac na vrijeme
preuzeo. Prije preuzimanja robe potrebno je pregledati
prevozne dokumente.
2.5. Preuzimanje i plaanje naruene robe

Poslije pregleda i uporeivanja dokumentacije za robu sa
sadrajem poiljke pristupa se preuzimanju robe. Pregled i
uporeivanje robe sa podacima u dokumentima vri lice
ovlateno za preuzimanje, pri emu posebno mora biti
oprezan:
- da su komadi tereta, palete, kontejneri i omoti neoteeni,
da nisu otvarani i da su po vanjskom izgledu ispravni,
- da su vree i bale pune, neoteene i po vanjskom izgledu
ispravne,
- da nema loma, napuknua i oteenja kod stakla i metalnih
proizvoda,
- da tenost necuri iz cisterne i da na njima plomba nije
oteena, itd.
U sluaju otkrivenih nedostataka potrebno je prilikom
preuzimanja sainiti komisijski zapisnik. Ovaj zapisnik
predstavlja osnov za prigovor dobavljau. Pri tome kupac
moe: staviti robu na raspolaganje dobavljau, traiti drugu
robu, traiti snienje cijene, traiti otklanjanje nedostataka ili
uz odreene uslove prodati robu.

Sve gubitke na robi tokom transporta snosi dobavlja sve dok
kupac ne izvri njeno preuzimanje. Ako je roba osigurana u
transportu, onda gubitke snosi osiguravatelj.

Ako roba u potpuosti odgovara podacima navedenim u
prevoznim dokumentima, onda se ona zaprima u skladite i
izdaje se dokument skladina primka (ulaz robe) u
potrebnom broju kopija.
Raun dobavljaa mora sadravati sve relevantne podatke o
dobavljau i robi. Po prijemu rauna moraju se sa
narudbenicom i skladinom primkom uporediti podaci o:
koliini, cijeni, vrsti robe i sl.

Nakon provjere tanosti raunskih operacija i utvrivanja
ukupnog iznosa za isplatu, nadlena sluba vri plaanje
koritenjem odgovarajuih instrumenata.

Pitanja:
1. Ciljevi izvravanja narudbe?
2. Faze izvravanja narudbe?