9

CHNG 2 : TRUY VN D LIU (QUERY)

I - NHNG KHI NIM C BN
1 . Chc nng:
Dng Khai thc, cp nht, thm xo, sa, trch lc . . . d liu trong
cc bng ph v yu cu.
2 . Cc cng c truy vn
- Dng Ngn ng truy vn trn d liu SQL (Structured Query
Language)
- Dng cng c ca Access QBE (Query By Example) truy vn bng
hnh thc trc quan
3 . ng dng ca Query
- La chn cc Field cn thit (khng ly tt c cc trng ca bng). La
chn nhng Mu tin, xp theo th t ct no .
- Tham kho nhng Mu tin ca mt Table theo mt th t quy nh ri
dng Query nh mt d liu ngun cho biu mu.
- Tham kho d liu ca nhiu bng khc nhau. Thc hin cc php tnh.
- To d liu c s cho Form, Report hay Query khc
- Thc hin nhng thay i trong bng, v .v.v
4 . Cc loi truy vn
- Truy vn chn la (Select Query)
- Truy vn to bng (Make Table Query)
- Truy vn cp nht (Update Query)
- Truy vn thm (Append Query)
- Truy vn xa (Delete Query)
- Truy vn cho (Crosstab Query)
5 . Cc bc c bn thc hin truy vn
- Xc nh (chn) hnh thc truy vn s thc hin
- Xc nh (chn) bng s tham gia truy vn.
- Xc nh (chn) cc field s tham gia truy vn : FIELD c sn; field
cn to mi, cch to field mi.
- Xc nh vic sp xp d liu trong field (nu c)
- Xc nh vic hin hoc Nn field trn mn hnh kt qu truy vn.
- Xc nh iu kin chn lc d liu cho cc field
- Xem kim tra kt qu .
- Thc hin (chy) truy vn ng truy vn Save & t tn cho truy
vn
II - MT S PHP TON V HM
1 . Mt s php ton
- To ra field mi : Cch vit
TN FIELD MI : BIU THC TO FIELD
- K t thay th: ? : Thay th cho mt k t bt k
- K t * : Thay th cho mt dy cc k t.
- Php ton
3. Php ton S hc : +; -; *; /.





10
4. Php ton so snh : >;>=;<;<=;=;<>
& : Dng ni cc field thnh mt field mi
Like: Ging nh - dng chn ra cc d liu ging vi mu d
liu c nu ra.
In: Kim tra mt gi tr c thuc mt tp cc gi tr hay khng?
Is Null: Gi tr ca mt trng l Null.
Not : Din t ngi li (V d Not in : khng c trong)
Is not Null:Gi tr ca mt trng l khng Null.
Between.....and: ly cc gi tr thuc mt "on" gi tr c cho
trc .
And : Cc iu kin a ra phi c ng thi tha mn.
Or : Cc iu kin a ra phi c tha mn t nht 1 iu kin
2 . Mt s hm
Hm Left(<Chui>; n): Trch bn tri chui n k t.
Hm Right(<Chui>; n): Trch bn phi chui n k t.
Hm Mid(<Chui>; i; n): Trch n k t.nm gia mt chui bt
u t v tr i.
Hm Trim(<Chui>): Ct b khong trng tha trong chui
Hm IIF(<iu kin>; <Gi tr 1>; < Gi tr 2>): Nu <iu
kin> nhn gi tr true th hm tr li <Gi tr 1>, ngc li hm tr
li <Gi tr 2>.
Cc hm v thi gian : Now; date; year; month; day; hour; minute;
second.
III - CC CH HIN THN TRUY VN
1 . Ca s thit k truy vn (Design view).
Trong ch ny, ngi s dng c th to, sa cha mt truy vn
no . Mn hnh truy vn cha hai phn, phn th nht cha cc bng
(hoc truy vn) tham gia truy vn, phn th hai gi l vng li QBE
(Query By Example).

Ch : Mi truy vn c:
Ti a l 32 bng tham gia.
Ti a l 255 trng.
Kch thc ti a ca bng d liu (do truy vn to ra) l 1 gigabyte.
S trng dng lm kha sp xp ti a l 10.





11
S truy vn lng nhau ti a l 50 cp.
S k t ti a trong ca vng li l 1024.
S k t ti a trong dng lnh SQL l 64000.
S k t ti a trong tham s l 255.
2 . Ca s hin th truy vn (DataSheet view).
S dng ch ny xem kt qu.

3 . Ca s lnh SQL (SQL view).
S dng ch ny xem m lnh ca truy vn ang to

4 . Thanh cng c trong ca s thit k truy vn

IV - THIT K TRUY VN CHN
1 . nh ngha truy vn chn
Truy vn chn l loi truy vn dng chn la, rt trch d liu t
cc bng d liu tha mn mt hoc nhiu iu kin no .
2 . Cc hnh thc truy vn chn thng gp
- Truy vn chn la n gin.
- Truy vn chn la tng hp theo nhm
- Truy vn tm kim cc gi tr ln nht, nh nht, gi tr c trong bng
ny m khng c trong bng khc (gi chung l truy vn tm gi tr c
bit)
3 . Truy vn chn la n gin
- Trong ca s lm vic ca Msaccess chn Object l Query D.click
vo dng lnh Create query in design view xut hin ca s QBE v
hp thoi Show table.
- Ln lt chn cc bng s tham gia trong query v nhn vo nt add
a bng vo vng cha bng ca query. Sau khi chn cc bng cn
thit nhn vo nt Close ng ca s Showtable tr v vi ca s
query.
- a cc field cn hin th d liu vo vng li QBE
Ln lt D.Click chn cc field cn hin th d liu trong query ca tng
bng lm xut hin field trong vng field ca bng QBE.
C th to ra field mi da vo cc field c trong cc bng & cc
php ton..





12
S dng cc thnh phn cn thit trong vng li QBE trn cc ct
to truy vn c sp xp d liu (Dng SORT), a iu kin
chn lc d liu (dng CRITERIA) hoc mun ct c xut hin
trn truy vn hay khng (dng SHOW).

Lu : Mun thay i nh dng ca d liu trong 1 field ca bng
query , ta bm chut phi vo tn field chn lnh properties
- Chuyn ca s truy vn v dng Datasheet view kim tra kt qu
hon chnh truy vn ng v lu truy vn
4 . Truy vn chn la tng hp
a - Chc nng:
Dng tng hp thng tin theo mt hay mt s ct d liu.
b - Thc hin:
- To truy vn chn v a cc bng vo tham gia truy vn
- Thc hin lnh: View/Totals
- Trong vng li QBE:
- Ti hng Field chn cc trng
Total chn cc php ton tng ng.
Criteria: Chn iu kin gii hn tnh tng (Nu c)
Php ton ngha

Groupby
Sum
Avg
Min
Max
Count
First
Last
Where
Expression

Nhm li thnh nhm theo tng field
Tnh tng cc gi tr ca mt trng
Tnh gi tr trung bnh ca mt trng
Tnh gi tr nh nht ca mt trng
Tnh gi tr ln nht ca mt trng
m s gi tr khc rng c trong mt trng
Gi tr ca trng bn ghi u tin trong bng
Gi tr ca trng bn ghi cui cng trong bng
Gii hn iu kin khi tnh tng
Trng kiu biu thc

- Lu v thc hin truy vn





13

5 . Truy vn tm cc gi tr c bit
a - Chc nng:
- Truy vn kt qu ny dng tm cc gi tr c bit trong bng d liu
chng hn nh tm gi tr ln nht, nh nht, tm gi tr c trong bng
ny m khng c trong bng kia.
b - Truy vn tim gi tr ln nht hoc nh nht
- Thc hin truy vn chn la n gin : Thc hin truy vn chn la n
gin tha mn cc yu cu a ra (tr yu cu gi tr dc bit).
- To truy vn tng hp theo gi tr c bit cn tm
- Thc hin sp th t cho field cn tm gi tr c bit :
Nu yu cu gi tr ln nht th sp th t gim dn.
Nu yu cu gi tr nh nht th sp th t tng dn
- Click chn Top value trn thanh cng c nhp vo s 1 Enter (S
1 c ngha l ta chn cc gi tr no c xp hng 1 trong field).
- Chuyn ca s truy vn v dng Datasheet view kim tra kt qu
hon chnh truy vn ng v lu truy vn
c - Truy vn tim gi tr c trong bng 1 m khng c trong bng 2
- Xc nh field cn tm.
- Xc nh bng ng vai tr bng 1 (bng cha gi tr cn tm); bng
ng vai tr bng 2 (bng khng cha gi tr cn tm). (lu thng
thng bng 1 l bng ng vai tr 1 trong mi quan h 1 - v gi tr
cn tm thng thuc field c chn lm kha)
- a bng 1 vo tham gia truy vn a cc field cn thit vo tham
gia truy vn) km theo cc iu kin nh truy vn chn la thng
thng.
- Ti phn iu kin ca field cha d liu cn tm nhp cu lnh sau :
NOT IN (SELECT TN FIELD FROM BNG 2)
- Chuyn ca s truy vn v dng Datasheet view kim tra kt qu
hon chnh truy vn ng v lu truy vn
V - TRUY VN THAM S (Parameter Query)
1 . Khi nim
Nu thng xuyn chy cng mt truy vn, nhng mi ln mt tiu
chuNn khc nhau, thay v phi thit k li truy vn sau mi ln thc hin, c
th tit kim thi gian bng cch to truy vn tham s. Khi thc hin loi





14
ny Access s nhc nhp iu kin chn trong hp thoi enter parameter
Value.
V d: Gi s thng xuyn chy mt truy vn lit k danh sch
nhn vin ca mt c quan no c m c quan nhp vo bt k.

Ch : Ni dung cc tham s m chng ta nhp vo c th l hng (
s,chui,ngy..) nhng khng c biu thc.
2 . To truy vn tham s
- To truy vn chn v a cc bng cn thit vo tham gia truy vn.
- Ko cc trng cn thit vo vng li QBE.
- Ti hng Criteria g vo biu thc c cha tham s vi ch tn tham
s phi nm gia 2 du ngoc vung ( [ ])
- Tn tham s cng l chui nhc
nh.Access cho php c khong trng v
di ti a 255 k t.
- Quy nh kiu d liu cho tham s: Chn
queries/ parameter query.
- Trong hp thoi query parameters: Trong
mc Parameter
- chn tham s, trong mc Data type chn
kiu d liu tng ng.
V d: To truy vn hin th danh sch cc khch hng mua mt mt hng
no (mt hng c nhp bt k t bn phm).

V d : To truy vn hin th danh sch cc khch hng mua hng c h lt
c nhp t bn phm.





15

3 . Truy vn nhiu tham s
C th to truy vn , khi chy truy vn nhp nhiu d liu cho iu
kin chn la. Mun vy to truy vn nhiu tham s.
V d: To mt truy vn hin th danh sch cc khch hng mua hng trong khong thi gian
no (Thi gian c nhp t bn phm).
- To truy vn chn v a cc 2 bng dshang v dskhach vo tham gia
truy vn.
- Ko cc trng tenhang, tenkhach, ngaymua vo vng li QBE.
- Ti hng Criteria ca trng NGAYSINH chn:
- Between [T ngy] and [n ngy]
- Chn query/Parameter khai bo kiu d liu cho 2 tham s l date/time.

Khi chy truy vn s cho kt qu sau
4 . Kt hp gia truy vn tham s v truy vn tnh tng
Trong nhiu bi ton qun l ngi ta thng gp nhng yu cu nh:
Hy thng k xem mi loi hng trong mt thng no bn c vi tng
s lng l bao nhiu? Tng thnh tin l bao nhiu? (Thng c nhp t
bn phm). V vy trc ht chng ta phi thc hin truy vn tnh tng xong
mi kt hp truy vn tham s.

V d:
Hy to mt truy vn hin th tng thanhtien ca mi mt hng bn
c trong mt nm no (Nm c nhp t bn phm).





16

- To mt truy vn chn, a bng Dshang v dskhach vo tham gia truy
vn.
- a cc trng tenhang, ngayban, thanhtien vo vng li QBE.
- Chn View/Totals
- Trong hng Total: Chn Group by i vi trng tenhang, v
year([ngayban])
- Trong hng Criteria i vi trng Ngaysinh, ta chn tham s sau:
- [Nhap vao nam ban hang].






VI - TRUY VN TO BNG
1 . Tc dng
Truy vn ny s trch, ly ra mt s ct d liu trong cc bng hoc
cc truy vn c sn to thnh bng mi.
Kt qu ca truy vn lm xut hin thm bng mi thuc i tng
table trong c s d liu .
2 . Cch to truy vn
- D.Click vo dng lnh Create query in design view chn cc bng cn
tham gia vo truy vn.
- Chn la cc field cn thit tham gia vo truy vn (thc hin nh Select
query)
- Xem trc kt qu trong ch sheet view
- Click Menu Query chn Maketable Query (hoc click nt Query type
v chn maketable query) Xut hin hp thoi yu cu t tn cho
bng mi t tn bng OK

- Click nt lnh RUN thc hin truy vn chn Yes tr li ng
to ra bng mi khi hp thoi thng bo.
- ng, lu v t tn cho truy vn tr v phn table kim tra li kt
qu do truy vn to ra.





17
VII - TRUY VN CP NHT UPDATE QUERY
1 . Cng dng:
- Truy vn ny dng thay i, tnh ton li mt hay nhiu ct d liu trong
bng cn cp nht.
- Kt qu ca truy vn khng lm xut hin thm bng mi trong c s d
liu m ch lm thay i ni dung ca mt hoc nhiu ct trong bng d
c chn.
2 . Thc hin:
- D.Click vo dng lnh Create query in design view chn bng c cha
ct cn cp nht.
- Click Menu Query chn Update Query (hoc click nt Query type
v chn Update query).
- Chn field cn cp nht & field cha iu kin a vo phn Field
Nhp cng thc tnh ton trong phn Update to, iu kin vo phn
Criteria


- Bc 4. Thc hin Run truy vn ny s xut hin hp thng bo s mu tin c
cp nhp trong bng chn nt Yes ng cp nht d liu.

- Lu truy vn li xem kt qu tr v Table m bng c cha ct cn cp
nhp xem kt qu.


Nhn xt: truy vn cp nht ny s dng khi no cn tnh ton, hay
lm thay i d liu trong cc ct c trong bng c chn. Cn khi tnh
cho ct no m ct ny cha cho trong bng th ta khng dng truy vn





18
cp nht( Updtae Query) m ch s dng truy vn chn la (Select Query
bnh thng) to ra thm ct mi ny.
VIII - TRUY VN THM APPEND QUERY
1 . Chc nng:
- Truy vn ny dng thm vo mt bng no mt hay nhiu mNu
tin(dng) thng tin mi
- Kt qu ca truy vn lm xut hin thm nhng dng d liu mi trong
bng chn .
2 . Cch thc hin:
Truy vn ny c ba dng thm:
Thm vo bng mi ln mt mNu tin
Thm vo bng nhiu mNu tin bng cch dng tham bin.
Thm vo bng nhiu mNu tin bng t mt bng c dng tham bin.
a - Dng thm vo bng ch mt mu tin:
- To Query khng chn bng no.
- Nhp d liu cn thm vo hng field name trong li QBE (d liu text vit
trong du nhy i, d liu s vit bnh thng..)
- Click nt lnh Query type chn kiu Append Query Xut hin hp thoi
yu cu chn bng thm d liu chn bng trong table name OK

- Trong phn append to (ca li QBE) chn field tng ng vi d liu
cn thm vo
-
- Sau thc hin Run truy vn ny chn Yes khi xut hin hp thng bo
ng thm dng thng tin ny.
Nhp thng tin cn thm
Chn trng/ct
tng ng cn thm





19

- xem kt qu hy tr v Table m bng va thm xem kt qu.
b - Dng 2 thm vo bng nhiu mu tin bng tham bin:
- D.Click vo dng lnh Create query in design view khng chn cc
bng cn tham gia vo truy vn.
- Nhp cc tham s i din cho d liu cn thm vo hng field name
trong li QBE (cc tham s c vit trong ngoc vung, cc tham s
ny c th l cc cu nhc nh)
- Cc bc cn li thc hin nh phn trc hc.














- Thc hin truy vn ny (!) xut hin hp thoi tham bin








c - Dng 3 thm vo bng nhiu mu tin t bng khc:
- Chn Queries/Append query
- Trong mc Table name: Chn bng
cn ni vo v chn OK.
- Chn Current Database (CSDL hin
thi) hoc Another Database (To
bng trong CSDL khc).
- Trong vng li QBE ca truy vn ti
hng Field:
- a cc trng ca bng gc vo.
- Trong hng Append to: a cc trng tng ng ca bng cn ni v
t iu kin nu cn thit.
Nhp theo kiu
Chn trng/ct tng ng
Nhp mNu tin





20

Ch
- Trong truy vn ni d liu th cc trng c ni vi nhau tng ng
phi cng kiu d liu. Nu cc trng tng ng khng c cng kiu d
liu th s khng c ni. Nu cc trng c Field size khng ph hp
th tu theo vic ni d liu m s ct bt hoc thm vo k t trng.
IX - TRUY VN XO DELETE QUERY
1 . Chc nng:
- Truy vn ny dng xa mt hay nhiu mu tin (dng thng tin) trong
bng v cc bng c quan h.
- Kt qu ca truy vn lm mt i mt s mNu tin trong bng chn &
cc mNu tin tng ng trong cc bng c quan h.
2 . Cch thc hin:
- D.Click vo dng lnh Create query in design view chn bng cha
cc mNu tin cn xa tham gia vo truy vn.
- Click query type chn delete query.
- a field cha d liu cn xa (thng l field kha) & cc field cha
iu kin vo fieldname.
- Nhp diu kin cn xa vo Criteria ca field tng ng.
- Click nt lnh RUN thc hin truy vn chn Yes tr li ng
khi hp thoi thng bo xut hin.
- ng, lu v t tn cho truy vn tr v phn table kim tra li kt
qu do truy vn to ra.
X - TRUY VN CHO CROSSTAB QUERY
1 . Chc nng:
- Truy vn tham kho cho l loi truy vn dng tm lc d liu v
trnh by kt qu theo dng nh mt bng tnh. Truy vn tham kho cho
cng c th thng k mt khi lng d liu ln v trnh by n gin
hn do thng s dng so snh d liu.
2 . Cch thc hin:
Mun to mt truy vn tham kho cho chng ta phi xc nh c 3
yu t chnh: Trng lm tiu ct ( Duy nht 1 trng), trng lm tiu
hng ( C th nhiu trng), trng tnh gi tr (Duy nht 1 trng).
- To truy vn chn v a cc bng vo tham gia truy vn
- a cc trng vo vng li QBE
- Chn Query/Crosstab





21
- Quy nh trng lm tiu ct : ti hng Total: Bt buc chn php
ton Group by, ti hng Crosstab: Chn Column heading
- Quy nh trng lm tiu hng : ti hng Total: t nht mt trong cc
trng phi chn php ton Group by, ti hng Crosstab: Chn Row
heading
- Quy nh trng tnh gi tr : ti hng Total: Chn php ton thch hp,
ti hng Crosstab: Chn Value
- Thc hin chy (Run) truy vn ny, tip theo lu truy vn.
Lu :
Thng thng khi thc hin truy vn cho ta thng sp xp cc field nh
sau :
- Cc field lm tiu hng c chn trc.
- Tip theo l field lm tiu ct
- Cui cng l field chn lm gi tr