MS Access - Chương 2: Học Access trong 1 giờ

Cập nhật lúc 17h04' ngày 08/07/2008

Xem thêm: microsoft access, toàn tập access

Access là chương trình quản lý cơ sở dữ liệu mạnh mẽ, linh hoạt và dễ sử dụng. Trong
chương này, bạn sẽ bắt đầu đề cập đến khả năng của Access. Mặc dù tiêu đề của chương này
là “Học Access trong 1 giờ”, tức là bạn sử dụng Access rất nhanh. Như vậy, một giờ không thể
đủ thời gian để nắm vững các tính năng cao cấp được. Nhưng sẽ đủ thời gian để học các khái
niệm cơ bản và tạo cơ sở dữ liệu có thể sử dụng ngay.

Sau khi kết thúc chương này, bạn sẽ hiểu được các khái niệm sau:
• Cách tạo một cơ sở dữ liệu.
• Đặt tên cho cơ sở dữ liệu là gì và lưu ở đâu
• Cách tạo bảng sử dụng Table Wizard
• Các kiểu bảng có thể tạo bằng Table Wizard.
• Đặt tên cho một bảng như thế nào.
• Khóa chính là gì và cách chọn khóa.
• Cách nhập thông tin vào một bảng mới
• Cách thoát khỏi Datasheet
• Làm thế nào để thay đổi và xóa thông tin trong bảng.
• Khi nào thì thông tin thực sự được lưu.
Bài 5: Tạo một cơ sở dữ liệu riêng

Để tạo được cơ sở dữ liệu riêng, bạn sử dụng 3 phương pháp sau:

• Kích chuột vào công cụ New (được miêu tả trên thanh công cụ, trông giống như trang giấy
trắng)

• Chọn New Database từ menu File

• Ấn tổ hợp phím CTRL + N

Tùy thuộc vào phương thức nào đã chọn ở trên, bạn sẽ thấy hộp thoại New hiển thị như hình 1

Hình 1: Hộp thoại New

Hộp thoại New cho phép bạn chỉ định cách tạo một cơ sở dữ liệu mới. Có rất nhiều lựa chọn ở
tab General (hình 1) và hai tab khác trong hộp thoại. Các lựa chọn đưa ra nhiều cách khác nhau
để hoàn thành. Sự lựa chọn bạn thực hiện trong hộp thoại New cung cấp như việc bắt đầu từ một
điểm hoặc chọn khuôn mẫu cho một cơ sở dữ liệu mới.

Mục đích của phần thảo luận này, đơn giản là đối tượng Database mặc định được chọn như hình
1. Sau đó kích chuột vào nút OK. Access hiển thị hộp thoại File New Database (hình 2)
 Hình 2: Hộp thoại File New Database
Hộp thoại File New Database trông khá quen thuộc. Nó cũng giống hộp thoại Open Database mà
bạn được biết ở Chương 1 “Làm quen với Access”. Nó cũng giống hộp thoại bạn sử dụng để tạo
file trong các chương trình Window khác. Để sử dụng hộp thoại File New Database, chỉ cần đặt
tên cho cơ sở dữ liệu và nơi để lưu trữ cơ sở dữ liệu trên ổ đĩa.

Chọn tên cho Cơ sở dữ liệu

Bạn có thể đặt tên cho bất cứ cơ sở dữ liệu nào, nhưng tên file phải tuân theo quy ước như sử
dụng cho bất kỳ tên file nào trên đĩa. Không bao gồm đuôi mở rộng (phần tên file phía bên phải
dấu chấm). Acess cung cấp các đuôi mở rộng dựa trên các quy tắc của nó.

Chú ý rằng hộp thoại File New Database liệt kê tất cả các file cơ sở dữ liệu trong thư mục hiện
thời. Nếu muốn thay thế cơ sở dữ liệu có sẵn (ghi đè lên cơ sở dữ liệu đã có), tất cả những gì cần
làm là bạn nhập tên tương ứng với cơ sở dữ liệu cần ghi đè hoặc chọn file cơ sở dữ liệu từ danh
sách.

Trong trường hợp tổng quát, bạn nên chọn tên cơ sở dữ liệu như được miêu tả như trên. Trong
chương này, bạn sẽ tạo một cơ sở dữ liệu chứa tên, địa chỉ, số điện thoại của tất cả những người
bạn của mình, vì vậy “My friend” là tên thích hợp cho cơ sở dữ liệu này. Nhập cụm từ “My
friend” vào đó nhưng KHÔNG ấn phím ENTER ngay.

Lưu giữ cơ sở dữ liệu ở đâu?

Trong hộp thoại New Database, bạn có thể chỉ định nơi lưu giữ cơ sở dữ liệu. Access cho phép
bạn lưu các file dữ liệu thực tế ở bất cứ nơi nào. Có thể đặt ở bất kỳ ổ đĩa, đường dẫn nào hoặc
trên mạng máy tính. Trong trường hợp bạn muốn đặt tất cả cơ sở dữ liệu có liên quan vào một
thư mục và cơ sở dữ liệu cá nhân vào thư mục khác, bạn nên lưu cơ sở dữ liệu My friends vào
thư mục chứa cơ sở dữ liệu cá nhân.
Sau khi xác định tên và vị trí cơ sở dữ liệu, kích chuột vào nút Create. Access tạo một cơ sở dữ
liệu mới, sử dụng tên được cung cấp và hiển thị cửa sổ Database như hình 3. Chú ý rằng tên của
cơ sở dữ liệu hiển thị phía trên cửa sổ Database.

Hình 3: Cửa sổDatabase cho một cơ sở dữ liệu mới.

Nếu nhớ lại chương 1, Access lưu trữ dữ liệu trong các bảng. Từ cửa sổ Database này cho một cơ
sở dữ liệu mới, chưa có danh sách các bảng. Trong những phần sau đây, bạn sẽ học cách tạo một
bảng.

MS Access - Bài 6: Tạo bảng trong Access

Cập nhật lúc 15h54' ngày 10/07/2008
Xem thêm: microsoft access, toàn tập access

Allen WyAtt
Sau khi tạo cơ sở dữ liệu, bạn cần tạo ít nhất là một bảng. Access sử dụng các bảng để xác định
cấu trúc dữ liệu trong cơ sở dữ liệu. Mỗi bảng chứa tập hợp các thông tin có liên quan. Access dễ
dàng xây dựng các bảng. Nó cũng cung cấp Table Wizard để trợ giúp việc tạo các loại bảng phổ
biến. Sử dụng Table Wizard để tạo bảng đầu tiên trong cơ sở dữ liệu.

Chú ý: Phải chắc chắn bạn không nhầm bảng với một cơ sở dữ liệu. Trong
phần mềm nào đó, một cơ sở dữ liệu đơn giản chỉ là danh sách các thông
 tin, như một bảng trong Access. Tuy nhiên, một cơ sở dữ liệu trong Access
có nhiều hơn một bảng. Để biết thêmbạn hãy xem lại chương 1

Bắt đầu với Table Wizard

Trước khi bắt đầu với Table Wizard, phải chắc chắn nút Tables đã được chọn trong cửa sổ
Database (màn hình hiện thị như hình 1). Sau đó, kích đúp chuột vào Create Table By Using
Wizard. Ngay lập tức, bạn sẽ thấy hộp thoại Table Wizard hiển thị như hình 2. Trong hộp thoại
này, Access hỏi bạn để lựa chọn kiểu bảng mà bạn muốn tạo

Hình 1: Cửa sổ Database

 Hình 2: Lựa chọn loại bảng để tạo
Trước khi lựa chọn một loại bảng, hãy dành một phút để nhìn vào hộp thoại Table Wizard. Hộp
thoại này cũng giống các hộp thoại Wizard khác: phía trên cùng là một vài thông tin trợ giúp, ở
giữa là nơi thực hiện các sự lựa chọn, phía dưới là các nút điều khiển. Bạn sử dụng những nút
này để di chuyển từ bước này tới bước khác. Mục đích của các nút này được trình bày trong bảng
1.

Các nút Ý nghĩa

Cancel Dừng Wizard, không có thao tác nào được thực hiện

Back Trở lại bước trước đó (nếu có)

Next Chuyển sang bước tiếp theo (nếu có)

Finish Kết thúc Wizard; hoàn thành các thao tác với thông tin sẵn có

Bảng 1: Các nút điều khiển Wizard

Chú ý rằng tại cửa sổ hiện tại thì chỉ có một nút điều khiển là hiện hữu, các nút khác thì bị mờ đi.
Access thực hiện nút điều khiển hiện hữu này tại thời điểm hiện hành. Do vậy, nút Back không
sáng bởi vì không có bước trước; lúc này bạn đang ở bước đầu tiên. Nút Next và Finish cũng
không sáng bởi bạn cần phải thực hiện một vài lựa chọn trước khi tiến trình Wirard có thể thực
hiện.
Chọn một loại bảng
Tại bước đặc biệt của Table Wizard này, Access hỏi bạn để xác định loại bảng bạn muốn tạo.
Chú ý rằng có 2 lựa chọn là Business và Presonal ở phần giữa của phía bên trái hộp thoại. Nút
mà bạn lựa chọn sẽ ảnh hưởng tới các kiểu bảng liệt kê trong danh sách Sample Tables. Trong
bài này, lựa chọn nút Business. có rất nhiều bảng mẫu khác nhau trong được liệt kê, bạn có thể
xem tất cả bằng cách sử dụng thanh cuộn phía bên phải Sample Tables. Bảng 2 miêu tả các bảng
mẫu khác nhau khi tích chọn nút Business mà Table Wizard sẽ tạo.

Bảng mẫu Ý nghĩa

Mailing List Tạo một danh sách địa chỉ thư đơn giản hoặc phức tạp

Contacts Bảng kiểm tra sự liên hệ việc bán hàng

Customers Bảng quản lý các khánh hàng doanh nghiệp.

Lưu trữ thông tin về các nhân viên của công ty, có thể làm
Employees
việc với các bảng mẫu Expenses và Time Bill

Products Triển khai việc kiểm kê cơ sở dữ liệu

Orders Theo dõi đơn đặt hàng các sản phẩm

Theo dõi chi tiết đơn đặt hàng (những mục hàng riêng lẻ),
Order Details
những công việc liên quan tới bảng mẫu Orders.

Suppliers Theo dõi các đại lý.

Xây dựng một danh sách các loại mà bạn có thể sử dụng
Categories
chung với các bảng khác.

Payments Các bản ghi thanh toán bởi khách hàng.

Invoices Lưu trữ thông tin về các hóa đơn được trả.

Theo dõi chi tiết các hóa đơn (những mục hàng riêng),
Invoice Details
những việc liên quan tới bảng mẫu Invoices.

Theo dõi các dự án mà bạn hoặc các nhân viên đang thực
Projects
hiện; những công việc liên quan tới file mẫu Time Billed

Đưa ra danh sách các sự kiện đặc biệt, kết hợp với bảng
Events
mẫu Reservations.

Quản lý những hạn chế cho các sự kiện đặc biệt; kết hợp
Reservations
với bảng mẫu Events.

Theo dõi thời gian đã tiêu tốn của các dự án, kết hợp các
Time Billed
bảng mẫu Projects, Employess, và Expenses.
 Lưu trữ một sự việc về các chi phí liên quan tới các dự án,
Expenses
kết hợp với các bảng mẫu Projects và Employees

Theo dõi việc phân phối các sản phẩm, có thể kết hợp với
Deliveries
các bảng mẫu Customers, Orders, Employees.

Fixed Assets Mở rộng danh sách những bất động sản bởi công ty bạn.

Logs khi một dịch vụ được thực hiện trên asset; có thể làm
Service Records
việc với các bảng mẫu Fixed Assets và Employees.

Lưu trữ bản ghi của doanh nghiệp đã thực hiện các giao
Transactions
dịch; có thể làm việc với bảng mẫu Payments.

Tasks Kiểm tra danh sách các nhiệm vụ đã hoàn thành.

Employees And
Thiết lập mối quan hệ giữa các bảng Employees và Tasks
Tasks

Lưu trữ thông tin về sinh viên (hoặc nhân viên) và lớp học
Students
của họ.

Students And
Thiết lập mối quan hệ giữa bảng Students và Classes.
Classes

Bảng 2: Các bảng Business có thể được tạo bằng Table Wizard

Chú ý: Sample tables được sử dụng trong Table Wizard chỉ là các bảng
mẫu. Tuy nhiên, bạn có thể sửa đổi chúng một chút trong khi sử dụng Table
Wizard. Sau đó thay đổi thiết kế của bảng đã được tạo.

Khi bạn muốn tạo một cơ sở dữ liệu của những người riêng biệt, chỉ cần chọn loại Personal. Để
lựa chọn các bảng mẫu của nhóm này, kích chuột vào nút chọn Personal. Access thay đổi danh
sách của các bảng mẫu như hình 3.
 Hình 3: Table Wizard sau khi hiển thị các mẫu cơ sở dữ liệu Personal.
Sử dụng thanh cuộn bạn sẽ thấy Table Wizard có thể được tạo từ nhiều bảng khác nhau. Một số
danh sách trong bảng (bảng 3)

Bảng ví dụ Ý nghĩa

Addresses Tạo một danh sách địa chỉ thư cho mọi người

Guests Kiểm tra các khách được mời tới một sự kiện xã hội

Xây dựng một danh sách mà bạn sử dụng cùng với các
Categories
bảng khác.

Household
Lưu giữ một bản ghi cho các mục đích bảo hiểm.
Inventory

Quản lý các món ăn yêu thích, nước xốt và các công thức
Recipes
làm.

Theo dõi quá trình trồng cây trong nhà kính hay ngoài
Plants
vườn.

Lưu lại những bài tập bạn đã hoàn thành và chưa hoàn
Exercise Log
thành.

Diet Log Theo dõi chế độ ăn kiêng của bạn theo từng bữa.

Wine List Theo dõi các loại rượu vang yêu thích và loại nho làm rượu
 vang.

Lưu giữ các cuộn phim bạn chụp ảnh, có thể sử dụng nó với
Rolls of Film
một bảng mẫu Photographs.

Lưu trữ một bản các bức ảnh; bạn có thể sử dụng với bảng
Photographs
mẫu Rolls of Film.

Liệt kê các tác giả bạn yêu thích, có thể sử dụng với bảng
Authors
mẫu Book collection.

Kiểm tra các loại sách trong thư viện cá nhân, có thể sử
Books
dụng với bảng mẫu Authors.

Liệt kê nhóm các ảnh chụp và bất kỳ thông tin nào bạn có
Groups
về chúng.

Logs khi một dịch vụ được thực hiện về một tài sản; với sự
Service
thay đổi nào đó, bảng này có thể làm việc với bảng mẫu
Records
Household Inventory.

Recording Liệt kê các nghệ sĩ bạn yêu thích, có thể sử dụng với bảng
Artists Recordings.

Recordings Ghi lại các bản nhạc; có thể sử dụng với bảng Artists.

Video
Tập hợp các băng đĩa và đĩa laser.
Collection

Quản lý các tài khoản đầu tư; được kết hợp với bảng
Accounts
Investments.

Theo dõi sự đầu tư riêng lẻ; được kết hợp với bảng
Investments
Accounts.

Bảng 3: Các bảng mẫu mục Personal được tạo với Table Wizard
Rất nhanh để lựa chọn các bảng mẫu khác nhau. Khi sử dụng chuột để chọn tên các bảng mẫu
đó, Access sẽ thay đổi thông tin ở danh sách Sample Fields.
Để tạo một bảng lưu giữ thông tin về tên, địa chỉ, số điện thoại của những người bạn, chọn
Addresses trong danh sách Sample Tables (Điều thuận lợi khi chọn mục này là nó đã được đánh
dấu sẵn, đó là sự lựa chọn đầu tiên trong danh sách). Lúc này, chỉ cần chọn các trường mà bạn
muốn đưa vào trong bảng. Màn hình hiển thị như hình 3.
Lựa chọn các thông tin
Trong một bảng, bạn sẽ chỉ định các trường, hay các phần thông tin để theo dõi. Ở cột giữa, nhãn
Sample Fields, là nơi xác định các trường để đưa vào trong bảng. Ở chương 1, các trường được
định nghĩa là loại thông tin lưu giữ các bản ghi trong bảng. Do vậy, tại mục chọn Addresses, bạn
chỉ định các trường để lưu giữ thông tin cho mỗi người. Bảng 3 trình bày các trường từ sự chọn
lựa của bạn.

Các trường Ý nghĩa

AddressID Một số ID cố định cho địa chỉ.

FirstName Tên của bạn

LastName Họ của bạn

SpouseName Tên của vợ hoặc chồng.

ChildrenNames Tên các con.

Address Địa chỉ khu phố đang ở.

City Địa chỉ thành phố.

StateOrProvince Bang hoặc tỉnh

PostalCode Mã bưu điện

Country Tên nước

Địa chỉ hòm thư điện tử trên Internet, dịch vụ thông tin
EmailAddress
trực tuyến,…

HomePhone Số điện thoại nhà riêng.

WorkPhone Số điện thoại nơi làm việc.

WorkExtension Số máy nhánh tại phòng làm việc

MobilePhone Số điện thoại di động

FaxNumber Số Fax

Birthdate Ngày sinh

Một thông báo về việc có gửi thiệp sinh nhật tới người
SendCard
bạn này hay không.

DateLastTalkedTo Ngày gần đây nhất bạn liên hệ với mọi người
 DateUpdated Ngày thay đổi bản ghi cơ sở dữ liệu gần đây nhất.

Nickname Nicknames (biệt danh) hoặc tên được ưu tiên.

Notes Những bình luận và chú thích.

Hobbies Những thói quen hoặc sở thích

HealthIssues Vấn đề sức khỏe

Photograph Một bức ảnh của bạn

Bảng 4: Các trường sẵn có cho bảng mẫu Addresses

Table Wizard cung cấp 25 sample fields (các trường mẫu) cho bảng Addresses. Tuy nhiên, bạn
không cần sử dụng tất cả các trường này. Thay vào đó, chỉ cần lấy các trường cần thiết. Và nhớ
là, chỉ cần lưu giữ thông tin hợp lý.
Để chọn một trường, đánh dấu tên trường và kích chuột vào nút có biểu tượng (>). Lần lượt, các
trường được chọn sẽ di chuyển sang cột thứ 3 (Fields In My New Table – Các trường trong bảng
mới) trong hộp thoại. Bạn muốn bảng gồm ít nhất trường tên riêng, tên họ, địa chỉ, số điện thoại,
thì đánh dấu vào các trường này trong danh sách Sample Fields. Sau mỗi trường được chọn, kích
chuột vào nút >. Khi đã hoàn thành, hộp thoại như hình 4.

Hình 4: Sau khi định rõ các trường cho bảng

Nếu gặp lỗi nào đó thì không lo. Bạn có thể sử dụng các nút ở giữa cột thứ 2 và cột thứ 3 để đưa
các trường không muốn trong bảng trở lại. Bảng 3 liệt kê các nút và mục đích của chúng.

Nút Mục đích

 > Đưa một trường từ cột Sample Fields sang bảng

>> Đưa tất cả các trường từ cột Sample Fields sang bảng

< Di chuyển một trường từ bảng về Sample Fields

<< Di chuyển tất cả các trường từ bảng về Sample Fields

Bảng 5: Các nút lựa chọn trường

Chú ý: Bạn có thể di chuyển các trường trong một bảng bằng cách loại bỏ và sau đó
thêm chúng một lần nữa. Access thêm một trường đã được chọn vào bảng ngay ngay
dưới trường đã được đánh dấu trong cột 3.

Hãy gộp bất cứ trường nào mà bạn nghĩ là cần thiết cho bảng. Thực hiện những thay đổi cho đến
khi hoàn thành việc xác định rõ các trường. Trước khi làm tiếp, phải chắc chắn bạn đã thêm
trường AddressID vào trong bảng, trường này được gán là khóa chính. Trong hai phần tiếp theo
bạn sẽ được biết sự quan trọng của việc thêm trường AddressID. Khi đã hoàn thành, kích chuột
vào nút Next để chuyển sang bước tiếp theo. Access hiển thị hộp thoại như hình 5.

Hình 5: Hộp thoại tiếp theo trong Table Wizard

Đặt tên cho bảng
Bạn đã gần hoàn thành việc xác định bảng. Tuy nhiên, Access cần biết một chút phần dữ liệu
trước khi được tiến hành. Phía trên của hộp thoại, Access sẽ hỏi bạn tên của bảng. Không được
nhầm tên bảng này với tên bạn đã đặt cho cơ sở dữ liệu khi tạo lần đầu. Ở đây bạn đang đặt tên
bảng và cơ sở dữ liệu được tạo có thể chứa nhiều bảng. Để minh họa ví dụ này, bạn chấp nhận
mặc định tên (Addresses).
Trong hộp thoại này, bạn cũng chỉ rõ liệu bạn có muốn Access sử dụng một khóa chính cho
bảng. Khóa chính là một trường mà Access sử dụng để sắp xếp bảng. Thông thường, một khóa
chính là duy nhất, nghĩa là chỉ có một bản ghi với duy nhất một mã khóa chính, Access sẽ không
cho phép bạn thêm một bản ghi nếu nó trùng với khóa chính ở bản ghi khác.
Ví dụ, nếu bạn có 3 người bạn có cùng họ Smith, bạn không thể sử dụng tên họ là khóa chính.
Tương tự như vậy, nếu tất cả đều sống ở Seattle, bạn không thể sử dụng thành phố là một khóa
chính. Tuy nhiên, họ có các số điện thoại riêng cố định nên có thể sử dụng trường điện thoại làm
khóa chính.
Bạn có thể đặt khóa chính theo một trong hai cách. Access tự thiết lập một khóa cho bạn (đây là
trường hợp mặc định), hoặc bạn chỉ định khóa. Thực hiện theo lựa chọn của bạn sau đó kích
chuột nút Next.
Tìm hiểu về khóa
Một khóa chính được xác định để Access sắp xếp thông tin trong bảng. Mặc
dù bạn không cần định nghĩa khóa chính, Access sẽ thực hiện chức năng
này có hiệu quả hơn nếu bạn định nghĩa khóa chính đó. Sử dụng một khóa
chính, Access có thể định vị và hiển thị bản ghi rất nhanh. Thực hiện sự cải
tiến này sẽ rất quan trọng khi bạn thêm nhiều bản ghi vào cơ sở dữ liệu.
Access cho phép xác định cả khóa duy nhất lẫn khóa không phải duy nhất.
Sử dụng khóa duy nhất tốt hơn vì nó cải thiện được thời gian tìm kiếm. Tuy
nhiên, có thể có tình huống khóa duy nhất là không được. Ví dụ, bạn muốn
dùng tên thành phố làm khóa. Một khi có nhiều thành phố cùng tên đó, bạn
muốn chỉ rõ khóa đó không phải là duy nhất
Ngoài ra, có thể sử dụng nhiều trường để xác định khóa. Tuy nhiên, bạn
không thể sử dụng Table Wizard để làm việc đó. Thay vì vậy, bạn phải tạo
bảng bằng tay. Bạn sẽ học cách để làm được điều này trong chương 4, “Tạo
cơ sở dữ liệu khác”
Khi chọn một trường làm khóa chính, bạn nên lựa chọn trường gần như là
duy nhất thì tốt hơn, bất chấp việc bạn cho phép lặp lại hay không. Ví dụ,
bạn không muốn sử dụng trường FirstName hoặc LastName làm khóa
chính, đó là trường có nhiều sự lặp lại. Mặt khác, có thể sử dụng trường
HomePhone vì có ít sự lặp lại hơn.

Xác định một khóa

Nếu để Access tự động xác định khóa chính, bạn có thể bỏ qua mục này và tiến hành ở bước tiếp
theo. Nếu tự thiết lập khóa, sẽ thấy hộp thoại xuất hiện như hình 6.
 Hình 6: Thiết lập khóa cho bảng
Sử dụng hộp thoại này, có thể lựa chọn trường mà Access sử dụng như khóa. Access gợi ý một
trường để sử dụng (đó là trường đầu tiên trong bảng), nhưng có thể lựa chọn một trường khác
bằng cách kích chuột vào mũi tên trỏ xuống phía bên phải trường. Minh họa cho ví dụ này, chắc
chắn trường AddressID được chọn.

Chú ý: Nếu bạn quên gộp trường AddressID trong bảng, có thể sử dụng nút
Back để trở lại hộp thoại xác định trường (Bạn cần kích chuột vào nút này
2 lần). Thêm trường đó và sử dụng nút Next để quay lại hộp thoại này.

Tiếp theo, hộp thoại yêu cầu chỉ rõ bạn muốn Access sẽ xác định khóa như thế nào Có 3 lựa
chọn:
• Consecutive numbers Microsoft Access assigns automatically to new record
s(Microsoft Access tự động gán các số theo thứ tự cho các bản ghi mới). Nếu bạn chọn
mục này, bạn sẽ không cần điền số thứ tự vào khóa chính; Access sẽ làm việc đó cho bạn
khi thêm bản ghi.
• Numbers I enter when I add new records (Đánh số khi thêm một bản ghi mới). Nếu
bạn chọn mục này, có thể nhập khóa chính bằng tay. Tuy nhiên, khóa thì vẫn phải là duy
nhất, và nó phải chứa số duy nhất.
• Numbers and/or letters I enter when I add new records (Nhập cả số và chữ khi thêm
bản ghi mới). Lựa chọn này cũng giống lựa chọn trước, chỉ khác là bạn có thể nhập cả số
và chữ.
Khóa chính bạn lựa chọn phụ thuộc vào cách bạn tiến hành sử dụng nó như thế nào. Nếu chỉ cần
đếm, lựa chọn mục đầu tiên (khóa mà có giá trị tương ứng các số: 1, 2, 3,…). Tuy nhiên, nếu
khóa chính có yêu cầu khác, hãy chọn một trong các tùy chọn khác. Khi hoàn thành, kích chuột
vào nút Next.
Kết thúc bảng
Để kết thúc tạo bảng, chỉ cần trả lời hai câu hỏi. Cả hai câu hỏi đều liên quan đến những gì bạn
muốn làm khi Table Wizard hoàn thành. Hộp thoại hình 7.

Hình 7: Kết thúc Table Wizard

Trong hộp thoại này, phải xác định rõ là sẽ làm gì tiếp theo. Chọn các mục sau:
• Modify the table design (Sửa đổi thiết kế bảng). Chọn mục này nếu bạn muốn tiếp tục
thiết kế bảng.
• Enter data directly into the table (Nhập dữ liệu vào bảng). Chọn mục này nếu bạn muốn
sử dụng chế độ Datasheet view để nhập thông tin trong bảng.
• Enter data into the table using a form the Wizard creates for me (Nhập dữ liệu vào
bảng sử dụng một biểu mẫu Wizard). Chọn mục này nếu bạn muốn Wizard tạo dữ liệu
trong biểu mẫu cho bảng dữ liệu.
Trong chương 9 “Tạo biểu mẫu tùy ý”, bạn sẽ học cách làm việc với các biểu mẫu. Còn lúc này,
chọn mục thứ hai (thường là mặc định). Nếu bạn thấy cần từng bước để nắm vững trong khi sử
dụng Access, có thể tích vào nút “Display Help on working with the table” để hiển thị hộp thoại
Help.
Ngay khi bạn kích chuột vào Finish (Nút Next lúc này không sáng vì không có bước tiếp theo),
Table Wizard tạo bảng theo những yêu cầu của bạn. Bạn sẽ biết Wizard được hoàn thành khi
thấy chế độ Datasheet view của bảng hiển thị lên màn hình.

MS Access - Bài 7: Nhập thông tin cho bảng

Cập nhật lúc 11h51' ngày 14/07/2008
Xem thêm: microsoft access, toàn tập access

Một trong những cách chính để nhập thông tin cho một bảng là thông qua chế độ
Datasheet. Trong chương 1 “Làm quen với Access”, bạn đã được biết cách nhập dữ liệu cho
bảng sử dụng Access datasheet. Bây giờ bạn đã tạo được bảng riêng, và sẵn sàng bắt đầu sử dụng
chế độ Datasheet để nhập thông tin.

Chế độ Datasheet hiển thị như hình 1. Cách trình bày thực tế của Datasheet có thể khác một chút,
nó phụ thuộc vào trường bạn đã lấy khi xác định bảng. Nhưng không cần phải chú ý đến các
trường, tất cả các thao tác trong Datasheet đều giống nhau.

Hình 1: Chế độ Datasheet view

Lưu ý là con trỏ nhấp nháy ở trường đầu tiên của bản ghi đầu tiên trong bảng. Access sẽ chờ cho
bạn bắt đầu nhập thông tin. Để làm được, chỉ cần gõ từ bàn phím vào đó. Nếu muốn chuyển từ
trường này tới trường kia, nhấn phím Enter hoặc phím Tab.

Chú ý: Bỏ qua trường (bằng cách nhấn phím TAB) đang chứa nội dung nào
đó (như trường đầu tiên ở hình 1, chứa sự chỉ định là AutoNumber). Một
khi bảng này đã được thiết lập để trường AddressID là trường mang khóa
chính, thì Acess sẽ tự động điền vào trường này.

Khi bắt đầu nhập thông tin vào bảng, chú ý là Access giả thiết bạn đang bắt đầu nhập ở một bản
ghi. Hình 2 biểu hiện Access thêm một bản ghi ở bên dưới, và biểu tượng bút chì được đặt phía
bên trái bản ghi hoặc nơi bản ghi đang thực hiện.
 Hình 2: Thêm một bản ghi trong Access
Bạn sẽ tiếp tục thêm thông tin cho bản ghi. Nhấn phím TAB hoặc ENTER cho đến khi hoàn
thành trường cuối cùng. Lần lượt như vậy, bạn sẽ nhập được thông tin cho trường đầu tiên của
bản ghi tiếp theo. Bạn có thể trở lại trường trước đó bằng cách nhấn tổ hợp phím SHIFT + TAB.
Sau khi kết thúc với một bản ghi và tiến hành tới các bản ghi khác, Access tự động lưu sự thay
đổi của bạn (chú ý rằng biểu tượng bút chì được di chuyển từ phía bên trái của bản ghi đã được
lưu).

Di chuyển quanh bảng

Trong khi số các bản ghi ở bảng tăng thêm, bạn có thể sử dụng các phím tắt khác nhau để di
chuyển nhanh từ một bản ghi tới bản ghi khác hoặc trong các trường của một bản ghi. Bảng 1 liệt
kê các phím bạn có thể sử dụng để điều hướng trong bảng.
Phím/Tổ hợp phím Hành động
TAB Di chuyển tới trường tiếp theo.
SHIFT+TAB Di chuyển tới trường liền trước.
ENTER Di chuyển tới trường tiếp theo
Phím mũi tên sang phải Di chuyển tới trường tiếp theo
Phím mũi tên sang trái Di chuyển tới trường liền trước.
Phím mũi tên xuống Di chuyển tới bản ghi tiếp theo
Phím mũi tên lên Di chuyển tới bản ghi liền trước.
PAGE DOWN Di chuyển xuống một màn ảnh của các bản ghi.
PAGE UP Di chuyển lên một màn ảnh của các bản ghi.
HOME Di chuyển tới trường đầu tiên tại bản ghi hiện thời.
END Di chuyển tới trường cuối cùng tại bản ghi hiện thời.
F5 Nhảy tới một số bản ghi cụ thể
CTRL+ Phím mũi tên Di chuyển tới trường hiện thời của bản ghi cuối trong
xuống bảng.
Di chuyển tới trường hiện thời của bản ghi đầu tiên
CTRL+ Phím mũi tên lên
trong bảng.
Di chuyển tới trường cuối phía bên phải của một bản
CTRL+PAGE DOWN
ghi
CTRL+PAGE UP Di chuyển tới trường đầu tiên phía bên trái một bản ghi
Di chuyển tới trường đầu tiên của bản ghi đầu tiên trong
CTRL+HOME
bảng
CTRL+END Di chuyển tới trường cuối của bản ghi cuối trong bảng
Di chuyển tới trường cuối của một bản ghi mới (cuối
CTRL+ALT+END
bảng)

Bảng 1: Các điều hướng trong bảng

Những phím tắt nhập dữ liệu

Kèm theo các phím được liệt kê ở bảng 1, Access cung cấp một số các phím tắt để sử dụng khi
nhập dữ liệu. Một vài phím tắt bạn đã biết, sử dụng chúng để bắt đầu các hàm menu. Khi chọn
một menu Access, Access hiển thị các phím tắt phía bên phải mỗi menu. Bảng 2 liệt kê các phím
tắt bạn có thể sử dụng để nhập dữ liệu nhanh nhất.
Tổ hợp phím Hành động
CTRL+; Chèn ngày tháng hiện tại.
CTRL+ALT+SPACEBA Chèn giá trị mặc định cho một trường (nếu có nhiều
R trường)
Chèn thêm giá trị giống như giá trị ở trường của bản ghi
CTRL+'
liền kề trước.
Chèn thêm giá trị giống như giá trị ở trường của bản ghi
CTRL+"
liền kề trước.
CTRL+ENTER Chèn thêm một dòng mới với trường hiện thời
CTRL+PLUS SIGN Chấp nhận bản ghi hiện thời và thêm một bản ghi mới
CTRL+- Xóa bản ghi hiện thời
Lưu sự thay đổi cho bản ghi hiện thời, nhưng còn lại ở
SHIFT+ENTER
trong trường.

Bảng 2: Các phím tắt dùng để nhập dữ liệu

Thoát khỏi chế độ Datasheet

Khi đã nhập xong thông tin, bạn phải chắc chắn là muốn để lại hoặc tắt chế độ Datasheet. Việc
này Access cho bạn làm với bảng và tiếp tục thực hiện các thao tác khác. Có hai cách chính bạn
có thể tắt chế độ Datasheet: lựa chọn công cụ Design view hoặc kích chuột vào biểu tượng Close
(X) phía góc trên bên phải Datasheet.

Công cụ Design view là công cụ luôn nằm bên trái trong toolbar. Kích chuột vào công cụ này để
hiển thị cách khác của bảng. Màn hình hiển thị như hình 3.

Hình 3: Chuyển đổi chế độ Design view

Khi chuyển sang chế độ Design view, công cụ Design view thay đổi từ công cụ Datasheet. Kích
chuột vào công cụ Datasheet sẽ hiển thị chế độ Datasheet dạng bảng lần nữa. Khi làm việc ở chế
độ Design view (hình 3), Access cho phép bạn thay đổi cách sắp xếp bảng. Chế độ Design view
hiển thị giống như trường bạn thiết lập khi sử dụng Table Wizard ở đầu chương. Trong chương
3, bạn sẽ học nhiều hơn về cách sử dụng chế độ Design view.

Để thoát khỏi cửa sổ Datasheet hoặc Design view, kích chuột vào biểu tượng Close (X) ở góc
trên bên phải cửa sổ. Access sẽ đóng cửa sổ lại và xuất hiện cửa sổ Database. Bảng mới của bạn
(Addresses) được liệt kê trong bảng có sẵn của cửa sổ Database. Khi muốn làm việc với thông
tin trong bảng, bạn có thể kích đúp chuột vào tên bảng hoặc lựa chọn tên bảng và kích chuột vào
nút Open.

» KIẾN THỨC » Tin học văn phòng » MS Access

RSS
MS Access - Bài 8: Thay đổi thông tin trong bảng
Cập nhật lúc 14h42' ngày 23/07/2008
•

Xem thêm: microsoft access, toàn tập access

Trong phần trước, bạn đã học cách sử dụng chế độ Datasheet view để nhập thông tin cho bảng.
Chế độ Datasheet view cũng cho phép bạn sửa thông tin có sẵn nhanh chóng và dễ dàng. Bạn
có thể thực hiện theo những bước sau:
1. Lựa chọn trường muốn thay đổi.
2. Nhấn phím F2.
3. Sử dụng các phím mũi tên để di chuyển qua nội dung trường, thực hiện thay đổi theo yêu
cầu.
4. Nhấn một trong các phím điều hướng để Access lưu lại sự thay đổi và di chuyển tới trường
khác.
Bạn có thể sử dụng chuột để soạn thảo nhanh hơn. Trong trường hợp này, nếu muốn thay đổi
trong một trường, kích chuột vào trường đó. Sau đó thực hiện bước 3 và 4 ở phía trên.
Tìm thông tin
Nếu có nhiều bản ghi trong bảng, bạn sẽ nhận thấy là rất khó để tìm thấy một bản ghi cụ thể
bằng bàn phím. Để giúp bạn nhanh chóng tìm ra bản ghi đó, Access cho phép bạn tìm để xác
định dữ liệu như tên hay số điện thoại. Để tìm kiếm bảng cho dữ liệu cụ thể, lựa chọn Find từ
menu Edit. Access hiển thị hộp thoại Find and Replace như hình 1.

Hình 1: Tab Find của hộp thoại Find and Replace.

Trong hộp Find What, bạn nhập dữ liệu muốn tìm kiếm vào đó. Có thể nhập nhiều từ vào
trong hộp này như tên, số điện thoại hay tên thành phố. Bạn cũng có thể sử dụng các ký tự đại
diện để mở rộng việc tìm kiếm. Ví dụ, bạn tìm kiếm số điện thoại đầu tiên có mã vùng là 212,
hoặc thành phố có tên bắt đầu bằng chữ A. Access cung cấp một số lượng lớn các ký tự đại
diện để bạn sử dụng trong việc tìm kiếm. Bảng 1 liệt kê các ký tự đại diện có sẵn.
 Ký tự Ý nghĩa

* Tương ứng với một chuỗi ký tự

? Tương ứng với một ký tự đơn

# Tương ứng với một số đơn.

[] Ghép các ký tự đơn ở bên trong dấu ngoặc

Ghép các ký tự đơn không kể những ký tự

!
được chỉ rõ (Sử dụng với dấu ngoặc)

Ghép nhiều ký tự đơn trong một vùng (Sử

-
dụng với dấu ngoặc)

Bảng 1: Các ký tự đại diện có thể sử dụng trong khi tìm kiếm.
Có thể bạn đã quen thuộc với khái niệm các dấu gộp. Hầu hết mọi người đều quen các ký tự đại
diện như dấu sao (*) và dấu (?). Dấu (?) được sử dụng thay cho bất kỳ ký tự đơn nào. Dấu (*)
sử dụng để đánh dấu số cho ký tự, và nó được sử dụng ở mọi nơi trong đặc tả tìm kiếm. Do
vậy, để tìm kiếm những từ bắt đầu bằng từ br và kết thúc bằng ed, bạn sử dụng như sau: br*ed
Trong trường hợp này, sự tìm kiếm của bạn có thể cho kết quả phù hợp với từ breed, branded
hay bruised. Nếu sử dụng dấu ngoặc, dấu chấm than (!), và dấu trừ (-) trong đặc tả, bạn có thể
mở rộng tìm kiếm hơn. Dấu ngoặc cho phép bạn mở rộng một danh sách những ký tự được
chấp nhận. Ví dụ, đặc tả của tìm kiếm từ bold và bond là: bo[ln]d
Bạn không thể tìm được từ Boyd bởi vì nó là ký tự không được chấp nhận.
Bạn có thể sử dụng dấu than để đảo ngược quá trình. Ví dụ, nếu muốn tìm nhiều từ không kể
chữ cái l và n ở vị trí thứ 3, bạn sử dụng cách sau: bo[!ln]d
Lúc này, Access sẽ tìm thấy từ Boyd, nhưng không thấy từ bold hay bond
Sử dụng dấu trừ (-) để xác định phạm vi bao gồm các từ. Để minh họa trường hợp này, đặc tả
sau sẽ tìm kiếm nhiều từ với chữ cái c tới n ở vị trí thứ 4: hea[c-n]*
Nếu sử dụng hộp Look In, kéo danh sách xổ xuống, bạn có thể chỉ rõ nơi tìm kiếm cần hướng
dẫn. Có 2 lựa chọn sẵn có, đó là tìm trong trường hiện hành hoặc trong toàn bộ bảng. Rõ ràng,
việc giới hạn tìm kiếm trong trường hiện thời cho kết quả nhanh hơn.
Bạn có thể sử dụng hộp thoại Find để xác định phần bảng muốn tìm kiếm. Nếu kích chuột vào
mũi tên bên phải hộp Match, có thể chọn để tìm kiếm trong các vùng sau:
• Bất kỳ phần thuộc trường nào
• Tất cả trường
• Bắt đầu trường
Có thể xác định thêm việc tìm kiếm bằng cách kích chuột vào nút More. Kết quả này là việc
mở rộng hộp thoại Find and Replace được hiển thị như trong hình 2
 Hình 2: Mở rộng tab Find của hộp thoại Find and Replace
Vùng sẵn có của hộp thoại cho phép bạn xác định rõ mục đích trong đó việc tìm kiếm phải
được hướng dẫn. Sử dụng mục Search kéo danh sách xổ xuống, bạn có thể chỉ định Up (lên
trên) (về phía bắt đầu bảng), Down (xuống dưới) (phía cuối bảng), và All. Bạn cũng có thể giới
hạn việc tìm kiếm bằng cách tích vào 2 hộp bên cạnh. Chúng có tác dụng cho phép Access tìm
kiếm chính xác chữ hoa – chữ thường hay tìm kiếm theo định dạng.
Sau khi định rõ tiêu chuẩn tìm kiếm, kích chuột vào nút Find Next để hiển thị kết quả lần tìm
kiếm đầu tiên. Nếu lần tìm kiếm đầu tiên không chứa dữ liệu cần tìm, tiếp tục tìm kiếm bằng
cách kích chuột vào nút Find Next.

Chú ý: Đôi khi rất khó để sửa một trường trong khi hộp thoại Find hiện rõ.
Khi thực sự muốn sửa chữa, tắt hộp thoại và thực hiện sự thay đổi. Khi
bạn muốn tìm kiếm kết quả tiếp theo phù hợp với những chỉ dẫn tìm kiếm,
nhấn tổ hợp phím SHIFT + F4. Cách này nhanh hơn là việc ấn nút Find
và sử dụng nút Find Next

Thay thế thông tin

Khi làm việc với dữ liệu, sẽ có lúc bạn cần tìm một trường sao sau đó thay đổi nội dung của nó.
Ví dụ, nếu một số điện thoại thay đổi, bạn sẽ cần tìm và cập nhật số điện thoại mới.
Tùy chọn Replace từ menu Edit có liên quan tới nút Find, nó cho phép bạn không chỉ tìm kiếm
thông tin mà còn thay thế nó với thông tin khác. Để bắt đầu với nút Replace, chọn Replace từ
menu Edit hoặc nhấn tổ hợp phím CTRL + H. Bạn sẽ thấy hộp thoại Find and Replace hiển
thị như hình 3
 Hình 3: Tab Replace của hộp thoại Find and Replace.
Lưu ý là hộp thoại Replace khá giống với hộp thoại Find hình 1. Trong hộp Find What, nhập
dữ liệu bạn muốn tìm, có thể sử dụng giống như tìm kiếm (bao gồm các ký tự đại diện) ở phần
trước. Trong hộp Replace With, nhập dữ liệu mới dùng để thay thế cho thông tin trong hộp
Find What. Bạn không thể sử dụng các ký tự đại diện trong hộp Replace With
Sử dụng mục Look In trong danh sách xổ xuống, chỉ cho Access nơi bạn tìm kiếm (các trường
hiện thời hoặc toàn bộ bảng). Mục Match trong danh sách thả xuống thực hiện chức năng giống
như khi thực hiện việc tìm kiếm đơn giản. Kích chuột vào nút More hiển thị các nút điều khiển
giống như trong hình 2.
Sau khi điền vào những thông tin thay thế đầy đủ, kích chuột vào Find Next để tìm kiếm kết
quả đầu tiên trong chuỗi Find What. Khi Access định vị được một kết quả, nó sẽ hiển thị kết
quả đó trên màn hình. Sau đó nếu bạn muốn thay thế kết quả đó, kích chuột vào nút Replace.
Nếu không muốn thay đổi kết quả nào đó, bạn kích vào nút Find Next để bỏ qua và tiếp tục tìm
kiếm đến kết quả tiếp theo. Nếu bạn chắc chắn muốn thay đổi tất cả dữ liệu cần tìm kiếm trong
bảng mà không phải kích vào Replace nhiều lần, có thể kích vào Replace All. Khi đó Access sẽ
tự động thay thế tất cả trong một bước.

MS Access - Bài 9: Xóa bản ghi và lưu lại thông tin

Cập nhật lúc 08h53' ngày 28/07/2008
Xem thêm: microsoft access, xóa bản ghi, lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu

Ở đầu chương này, bạn đã học cách thêm bản ghi vào bảng. Khi kết thúc, bạn có thể muốn
xóa một hoặc nhiều bản ghi. Ví dụ, nếu bạn không đồng ý một người bạn nào đó và muốn
xóa anh ta khỏi cơ sở dữ liệu “My Friends”.

Để xóa một bản ghi, thực hiện theo các bước sau:

1. Sử dụng chuột để lựa chọn một bản ghi bạn muốn xóa. Thực hiện việc này bằng cách di
chuyển chuột vào vùng xám tại phía bên trái bản ghi. Khi con chuột trỏ vào vùng này, nó sẽ thay
đổi con trỏ thành mũi tên sang phải.
2. Kích chuột để bôi đen bản ghi đó.

Nhấn phím DEL hoặc lựa chọn Delete từ menu Edit. Access hiển thị một hộp thoại (như hình 1)
đưa ra lời nhắc xác định có xóa bản ghi này không:

Hình 1: Bạn cần xác định bản ghi sẽ xóa.

Kích chuột chọn Yes để xóa bản ghi, hoặc No để không xóa.

Lưu ý: Phải đảm bảo bạn thực sự muốn xóa bản ghi đã lựa chọn trước khi
kích chuột vào Yes. Bạn không thể undo lại khi bản ghi đã được xóa. Ngoài
ra, Access cho pehps lựa chọn nhiều bản ghi cùng một lúc để xóa. Để lựa
chọn các bản ghi đó, giữ phím Shift trong khi chọn bản ghi, thao tác này sẽ
lựa chọn tất cả các bản ghi nằm giữa hai bản ghi được chọn. Để chọn các
bản ghi không liền nhau, giữ phím Ctrl và lần lượt chọn từng bản ghi.

Lưu thông tin tạo và chỉnh sửa

Khi thêm và thay đổi một bản ghi, một biểu tượng bút chì sẽ xuất hiện ở phía bên trái của bản
ghi. Biểu tượng này đánh dấu bản ghi nào đang được chỉnh sửa và thay đổi nhưng chưa được ghi
lại. Khi bạn sử dụng các phím mũi tên để di chuyển sang bảng ghi khác. Access sẽ tự động lưu
các thay đổi lại. Vì vậy, trên thực tế không có câu lệnh nào cần được sử dụng để lưu lại dữ liệu.

Access tự động lưu dữ liệu theo cách này để bảo vệ thông tin cho bạn. Nếu trong trường hợp đột
ngột mất điện hoặc tắt máy, chỉ có bản ghi hiện thời đang chỉnh sửa là bị mất thông tin (bản ghi
có biểu tượng bút chì). Access sẽ lưu tất cả thông tin mà bạn đã chỉnh sửa trước đó.

Lưu ý: hoạt động chính xác của trường hợp lưu dữ liệu này là thông tin đầu
tiên sẽ được lưu trên bộ đệm của đĩa trong bộ nhớ máy tính. Khi bộ đệm
đầy hoặc khi chương trình bị đóng, thông tin mới được lưu trên đĩa. Mặc dù
sự sắp xếp này làm tăng tốc hiệu suất máy tính nhưng nó cũng có rủi ro.
Thông tin trong bộ đệm (chưa được lưu vào đĩa) sẽ bị mất nếu bạn chẳng
may tắt nguồn máy tính. Chỉ có một cách để tránh trường hợp này là bạn
phải có một nguồn điện dự phòng và đừng bao giờ nhấn nhầm phải nút
Power.

Ms Access - Bài 10: Tóm tắt chương 2

Cập nhật lúc 15h02' ngày 05/08/2008
Xem thêm: microsoft access, chương 2

Trong chương này, bạn đã nắm được những đại cương đầu tiên về sức mạnh của Access
đem tới cho desktop. Bây giờ, bạn đã biết làm thế nào sử dụng các công cụ phát triển được xây
dựng trong Access (như Table Wizard) để thiết lập bảng nhanh và dễ dàng hơn. Bạn cũng biết
cách tạo cơ sở dữ liệu riêng và nhập thông tin cho bảng.

Trước khi chuyển tiếp tới Chương 3, phải chắc chắn bạn hiểu các nội dung sau:

• Tạo một cơ sở dữ liệu bằng cách sử dụng nút New Database từ menu File hoặc dùng công cụ
New.

• Bạn có thể sử dụng Table Wizard để tạo một bảng nhanh và dễ dàng hơn.

• Table Wizard cung cấp nhiều bảng mẫu. Có thể sử dụng chúng để bắt đầu cho một cơ sở dữ
liệu.

• Sử dụng khóa chính trong bảng để giúp Access trong việc sắp đặt bảng và tìm bản ghi nhanh
nhất.

• Chế độ Datasheet cho phép bạn trực tiếp nhập thông tin trong một bảng và sửa chữa thông tin
theo yêu cầu.

• Sử dụng nút Find để tìm kiếm thông tin trong bảng. Nút này cho phép bạn xây dựng điều kiện
tìm kiếm sử dụng các ký tự đại diện theo yêu cầu.

• Sử dụng nút Replace để thay thế thông tin trong bảng. Nút này giống với nút Find nhưng nó
cho phép được thay thế.

• Để xóa một bản ghi từ Datasheet, chọn bản ghi và nhấn phím DELETE hoặc chọn Delete từ
menu Edit.

• Access lưu sự thay đổi trên từng bản ghi một cách tự động. Khi bạn di chuyển từ một bản ghi
này sang một bản ghi khác, Access sẽ lưu lại bất kỳ thay đổi nào đã sửa trên bản ghi trước khi di
chuyển.