วิธีการเขียนรายงานการประชุม สําหรับมือใหม

รายงานการประชุม คือ การบันทึกความคิดเห็นของผูมาประชุม ผูเขารวมประชุมและมติของที่

ประชุมไวเปนหลักฐาน ดังนั้น เมื่อมีการประชุม จึงเปนหนาที่ของฝายเลขานุการทีจ่ ะตอง
รับผิดชอบจัดทํารายงานการประชุม รูปแบบ ใหจดั รูปแบบดังตอไปนี้

แบบฟอรการเขียนรายงานการประชุม

รายงานการประชุม............................................................
ครั้งที่......../...............
เมื่อ..................................
ณ...........................................................................................
-------------------------------------

ผูมาประชุม.......................................................................................................................................................
ผูไมมาประชุม (ถามี)........................................................................................................................................
ผูเขารวมประชุม (ถามี) ....................................................................................................................................
เริ่มประชุมเวลา..................................................................................................................................................
(ขอความ) ........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................................
...........................................................................................................................................................................
...........................................................................................................................................................................
...........................................................................................................................................................................
...........................................................................................................................................................................

เลิกประชุมเวลา .............................................................................................................................................

......................................................................................

ผูจดรายงานการประชุม
…………………………………………………………….

ประธานการประชุม.
 รายละเอียดของการบันทัก

1. รายงานการประชุม ใหลงชื่อคณะที่ประชุมหรือชื่อการประชุมนัน้ เชน"รายงานการประชุมคณะกรรมการ..........."

2. ครั้งที่ การลงครั้งที่ที่ประชุม มี 2 วิธี ทีส่ ามารถเลือกปฏิบัติได คือ
a. ลงครั้งที่ทปี่ ระชุมเปนรายป โดยเริ่มครัง้ แรกจากเลข 1 เรียงเปนลําดับไปจนสิ้นปปฏิทิน ทับเลขป
พุทธศักราชที่ประชุมเมื่อขึ้นปปฏิทินใหมใหเริ่มครัง้ ที่ 1 ใหม เรียงไปตามลําดับ เชน ครั้งที่ 1/2544
b. ลงจํานวนครัง้ ที่ประชุมทั้งหมดของคณะที่ประชุม หรือการประชุมนั้นประกอบกับครั้งที่ทปี่ ระชุมเปนราย
ป เชน ครั้งที่ 36-1/2544
3. เมื่อ ใหลงวัน เดือน ป ที่ประชุม โดยลงวันที่ พรอมตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือนและตัวเลขของป
พุทธศักราช เชน เมื่อวันที่ 1 พฤศจิกายน 2544
4. ณ ใหลงชื่อสถานที่ ที่ใชเปนที่ประชุม เชน ชื่อหอง,ชื่ออาคาร,ชื่อคณะ,ชื่อมหาวิทยาลัย
5. ผูมาประชุม ใหลงชื่อ(และ/หรือ)ตําแหนงของผูไดรบั แตงตั้งเปนคณะที่ประชุมซึ่งมาประชุม ***ในกรณีที่เปนผู
ไดรับการแตงตั้งเปนผูแทนหนวยงาน ใหระบุวา เปนผูแทนของหนวยงานใด พรอมตําแหนงในคณะทีป่ ระชุม **ใน
กรณีทเี่ ปนผูม าประชุมแทนใหลงชื่อผูมาประชุมแทน และลงดวยวามาประชุมแทนผูใด หรือตําแหนงใด หรือแทน
ผูแทนหนวยงานใด
6. ผูไมมาประชุม ใหลงชื่อหรือตําแหนงของผูที่ไดรับการแตงตั้งเปนคณะที่ประชุม ซึ่งมิไดมาประชุม โดยระบุให
ทราบวาเปนผูแทนจากหนวยงานใดพรอมทั้งเหตุผลที่ไมสามารถมาประชุม (ถาหากทราบดวยก็ได)
7. ผูเขารวมประชุม ใหลงชือ่ หรือตําแหนงของผูที่มิไดรับการแตงตั้งเปนคณะที่ประชุม ซึ่งไดเขามารวมประชุม และ
หนวยงานทีส่ ังกัด (ถามี)
8. เริ่มประชุม ใหลงเวลาที่เริม่ ประชุม
9. ขอความ ใหบันทึกขอความที่ประชุม โดยปกติ
a. ใหเริ่มดวยประธานกลาวเปดประชุม
b. เรื่องที่ประชุมกับมติหรือขอสรุปของที่ประชุมในแตละเรื่อง ประกอบดวย ดังนี้
i. วาระที่ 1 เรื่องที่ประธานแจงใหที่ประชุมทราบ
ii. วาระที่ 2 เรื่องรับรองรายงานการประชุม (กรณีเปนการประชุมทีไ่ มใชการประชุมครั้งแรก)
iii. วาระที่ 3 เรื่องที่เสนอใหทปี่ ระชุมทราบ
iv. วาระที่ 4 เรื่องที่เสนอใหทปี่ ระชุมพิจารณา
v. วาระที่ 5 เรื่องอื่น ๆ (ถามี)
10. เลิกประชุมเวลา ใหลงเวลาที่เลิกประชุม
11. ผูจดรายงานการประชุม ใหเลขานุการหรือผูซึ่งไดรับมอบหมายใหจดรายงานการประชุมลงลายมือชื่อ พรอมทั้ง
พิมพชื่อเต็มและนามสกุล ไวใตลายมือชื่อในรายงานการประชุมครั้งนั้นดวย
คําอธิบายเพิม่ เติม

1. สวนประกอบของขอความในแตละเรือ่ ง ควรประกอบดวยเนื้อหา 3 สวน คือ

a. สวนที่ 1 ความเปนมา หรือสาเหตุที่ทาํ ใหตองมีการประชุมพิจารณาเรื่องนัน้ ๆ
b. สวนที่ 2 ความคิดเห็นหรือขออภิปรายตางๆ ซึ่งคณะที่ประชุมไดแสดงความ
คิดเห็นหรือไดอภิปรายในเรื่องดังกลาว
c. สวนที่ 3 มติที่ประชุม ซึ่งถือ**เปนสวนสําคัญ** ทีจ่ ําเปนตองระบุใหชัดเจน เพื่อจะ
ไดใชเปนหลักฐาน หรือใชเปนแนวทางในการปฏิบตั ิตอเรื่องตางๆ ที่ไดประชุม

2. การจดรายงานการประชุม อาจทําได 3 วิธี คือ

a. วิธีที่ 1 จดรายละเอียดทุกคําพูดของกรรมการ หรือผูเขารวมประชุมทุกคน พรอม
ดวยมติ
b. วิธีที่ 2 จดยอคําพูดที่เปนประเด็นสําคัญของกรรมการหรือผูเขารวมประชุม อัน
เปนเหตุผลนําไปสูมติของที่ประชุม พรอมดวยมติ
c. วิธีที่ 3 จดแตเหตุผลกับมติของที่ประชุม

การจดรายงานการประชุมโดยวิธีใดนัน้ ใหที่ประชุมนั้นเองเปนผูกําหนด หรือให

ประธานและเลขานุการของที่ประชุมปรึกษาหารือกันและกําหนด

3. การรับรองรายงานการประชุม อาจทําได 3 วิธี คือ

a. วิธีที่ 1 รับรองในการประชุมครั้งนั้น ใชสําหรับกรณีเรื่องเรงดวนใหประธานหรือ
เลขานุการของที่ประชุม อานสรุปมติที่ประชุมพิจารณารับรอง
b. วิธีที่ 2 รับรองในการประชุมครั้งตอไป ใหประธานหรือเลขานุการ เสนอรายงาน
การประชุมครั้งที่แลวมาใหที่ประชุมพิจารณารับรอง
c. วิธีที่ 3 รับรองโดยการแจงเวียนรายงานการประชุม ใชในกรณีทไี่ มมีการประชุม
ครั้งตอไป หรือมีแตยังกําหนดเวลาประชุมครั้งตอไปไมได หรือมีระยะเวลาหาง
จากการประชุมครั้งนั้นมาก ใหเลขานุการสงรายงานการประชุมไปใหบุคคล ใน
คณะที่ประชุมพิจารณารับรองภายในระยะเวลาทีก่ ําหนด
 ตัวอยางการเขียนรายงานการประชุม
รายงานการประชุมคณะกรรมการจัดงานสัมมนาบุคลากร
คณะสหเวชศาสตรประจําป ๒๕๕๐
ครั้งที่ ๒/๒๕๕๐
เมื่อวันอังคารที่ ๑๓ มีนาคม ๒๕๕๐
ณ หองประชุมคณะสหเวชศาสตร อาคารจุฬาพัฒน ๑

-------------------------------------

ผูมาประชุม
๑. รองศาสตราจารยสมนึก กุลสถิตพร ประธานคณะกรรมการ
(รองคณบดี)
๒. รองศาสตราจารย ดร.รัชนา ศานติยานนท กรรมการ
(หัวหนาภาควิชาเคมีคลินกิ )
๓. รองศาสตราจารยสพุ รรณ สุขอรุณ กรรมการ
(หัวหนาภาควิชาจุลทรรศนศาสตรคลินิก)
๔ ผูชวยศาสตราจารยกลาหาญ ตันติราษฎร กรรมการ
(หัวหนาภาควิชาเวชการธนาคารเลือด)
๕. ผูชวยศาสตราจารย ดร.ประวิตร เจนวรรธนะกุล กรรมการ
(หัวหนาภาควิชากายภาพบําบัด)
๖. นางสุพัตรา พรชัยสกุลดี กรรมการ
(เลขานุการคณะสหเวชศาสตร)
๗. นางสาวอัครภา จันทรแจม กรรมการและเลขานุการ
(หัวหนางานบริหารและธุรการ)

ผูไมมาประชุม
นางกนกนภัส สินเสนาะ ติดราชการอื่น

ผูเขารวมประชุม
นายอนุสรณ จิตวิมลรัตน ผูแทนหนวยปฎิบัติการ

เริ่มประชุมเวลา ๑๐.๐๐ น. ๒๔
๑, เรื่องการรับรองรายงานการประชุม
ประธานกลาวเปดการประชุม และขอใหที่ประชุมพิจารณารายงานการประชุมครั้งที่ ๑/๒๕๕๐ เมื่อ
วันศุกรที่ ๒ มีนาคม ๒๕๕๐ ซึ่งที่ประชุมพิจารณาแลวขอใหแกไขดังนี้
หนา ๒ บรรทัดที่ ๒๒
ขอความเดิม “จัดปรุชุมไปแลว...” แกไขเปน “จัดประชุมไปแลว...”
หลังจากแกไขแลวที่ประชุมมีมติรับรองรายงานการประชุมครั้งดังกลาว
๒. เรื่องที่ประธานแจงใหที่ประชุมทราบ
๒.๑ กําหนดวันจัดสัมมนา
ประธานแจงวา จากการประชุมคณะกรรมการประจําคณะครั้งที่ ๒/๒๕๕๐ เมื่อวันพุธที่
๑๔ กุมภาพันธ ๒๕๕๐ ไดกําหนดวันจัดสัมมนาเปนวันที่ ๓๐ - ๓๑ มีนาคม ๒๕๕๐ ซึ่งเปนชวงที่
ปดภาคการศึกษาแลว
ที่ประชุมรับทราบ
๓. เรื่องที่เสนอใหที่ประชุมพิจารณา
๓.๑ สถานที่ในการจัดสัมมนา
ตามที่ที่ประชุมไดมอบหมายใหเลขานุการคณะกรรมการจัดหาสถานที่ในการจัดสัมมนาให
เหมาะสมกับกิจกรรมตาง ๆ ดวยนั้น บัดนี้ไดจัดหาสถานที่ในการจัดสัมมนาที่ที่สามารถจัด
ประชุมสัมมนา และกิจกรรมฐานตาง ๆ ไดดวย โดยไดติดตอไปยัง เดอะเลกาซี่ รีสอรท จังหวัด
กาญจนบุรีแลว ซึ่งเปนสถานที่ที่จัดกิจกรรมฐานตาง ๆ และรับจัดกิจกรรมตาง ๆ ใหไดดวย โดย
สามารถติดตอผูจัดกิจกรรมผานทางรีสอรทได
ที่ประชุมเห็นชอบใหประสานงานกับรีสอรทตามที่เสนอทีป่ ระชุม
๓.๒ หัวขอทีจ่ ะจัดสัมมนา
ประธานไดขอใหที่ประชุมรวมกันกําหนดหัวขอที่จะสัมมนารวมกัน ซึ่งที่ประชุม เห็นวา
การสัมมนาครัง้ นี้จะกําหนดเปน ๒ สวน คือ สวนที่เปนวิชาการ และสวนที่เปนสันทนาการ ดังนี้
๓.๒.๑. สวนที่เปนวิชาการ กําหนดจัดเรื่อง “การประกันคุณภาพแนวใหม” โดยจะเชิญผูชวย
ศาสตราจารยประเสริฐ อัครประถมพงศ ซึ่งเปนผูชวยอธิการบดีทางดานประกันคุณภาพมาใหความรู
แกบุคลากรคณะสหเวชศาสตร เปน เวลา ๓ ชั่วโมง และหลังจากนั้นจะเปนการแบงกลุมตาม
หนวยงานเพื่อระดมความคิดเห็นในการประกันคุณภาพในกลุมงานของตน เปนเวลา ๒ ชั่วโมง
๓.๒.๒ สวนทีเ่ ปนสันทนาการ ไดแก
๓.๒.๒.๑ กิจกรรมตามฐานตาง ๆ จํานวน ๖ ฐาน ที่ประชุมไดขอใหทาง
เลขานุการคณะกรรมการประสานงานทางดานกิจกรรมฐานไปยังรีสอรทในเรื่องคาใชจาย และ
กําหนดเวลาการรวมกิจกรรมอีกครั้ง ๒๕
๓.๒.๒.๒ กิจกรรมสันนาการประเภทการแสดง ที่ประชุมไดขอใหนายอนุสรณ
 จิตวิมลรัตน เปนผูจัดกิจกรรมดังกลาว และขอใหแจงประมาณการคาใชจายมายังเลขานุการ
คณะกรรมการดวย
ที่ประชุมพิจารณาแลวมีมติเห็นชอบตามที่เสนอ และขอใหทางเลขานุการคณะกรรมการ
ประสานงานในรายละเอียด จัดทํากําหนดการตาง ๆ และจัดทําโครงการเพื่อเสนอขออนุมัติคณะ
และแจงประชาสัมพันธไปยังหนวยงานตาง ๆ ในคณะตอไปดวย
เลิกประชุม เวลา ๑๑.๔๕ น.

.....................................
(นางสาวอัครภา จันทรแจม)
เลขานุการคณะกรรมการ
ผูจดรายงานการประชุม

...............................................
(รองศาสตราจารยสมนึก กุลสถิตพร)
ผูตรวจรายงานการประชุม
ประธานคณะกรรมการ