NOR HAFIDAH ABU

HANIT
1
1. PENGENALAN


5.0 ISI PENTING
DLM MM
4.0 PERKARA PENTING
DLM MM
2. PERINGKAT DLM MINIT
MESYUARAT
3.0 PENULISAN MINIT
MESYUARAT
7.0 CIRI MM YANG
BERKUALITI
2
6.0 TINDAKAN
SELANJUTNYA
7.0 AYAT (BAHASA)
DLM MM.
Apakah minit
mesyuarat?

3

PERINGKAT 1:
Setiausaha mencatat segala hasil perbincangan
semasa mesyuarat berjalan seperti butiran yang
berikut:
Semua isi penting mesyuarat.
Semua keputusan yang dicapai.
Cadangan dan sokongan dan undian yang
dibuat .
Nama pencadang dan penyokong sesuatu isu.
Jumlah undi yang menyokong dan
menentang.

4
PERINGKAT 2 :
Setiausaha menulis minit mesyuarat berdasarkan
catatannya dengan menggunakan bahasa yang
gramatis, jelas, dan tepat :
Draf minit mesyuarat perlu disediakan dalam
masa tiga hari selepas mesyuarat dan
diserahkan kepada pengerusi
Minit mesyuarat yang sebenar hendaklah
diedarkan kepada anggota mesyuarat dalam
masa tujuh hari selepas mesyuarat
Minit mesyuarat perlu dijadikan dokumen
rujukan oleh anggota untuk dilaksanakan
tindakan yang telah diputuskan dalam
mesyuarat
5
Tanggungjawab menulis minit mesyuarat
begitu penting dilakukan kerana merupakan
satu dokumentasi, dan akan dijadikan sumber
rujukan pada masa hadapan.
Berhubung dengan format minit mesyuarat,
sebenarnya tidak ada keseragaman dalam
penulisan.
Lazimnya, format minit mesyuarat disusun
mengikut agenda mesyuarat (Pekeliling
Kemajuan Pentadbiran Awam dan Profil
Perkhidmatan Awam Malaysia : 9-10)
6
4.1 Butiran tentang mesyuarat
1. Nama mesyuarat
2. Bilangan kali mesyuarat
3. Tarikh
4. Masa
5. Tempat
7
4.2 Dokumen
Bahan bertulis untuk
dibincangkan atau
dijadikan bahan rujukan
utama (jika ada)

8
1 9
4.3 Senarai kehadiran
Senarai lengkap anggota yang hadir
adalah penting bagi pengesahan minit.

Kehadiran hendaklah ditulis mengikut
susunan seperti yang berikut :
A. Hadir
B. Turut hadir
C. Tidak hadir
1. Ucapan alu-aluan pengerusi majlis
2. Pembentangan dan pengesahan minit
mesyuarat yang lalu
3. Perkara berbangkit
4. Perkara yang ditetapkan dalam agenda
5. Hal-hal lain
6. Ucapan penutup/penangguhan oleh
pengerusi
7. Tandatangan pencatat
8. Tandatangan penyemak/pengerusi majlis
NORA/SMKSB/2011 10
Pengerusi akan menyemak rangka minit
mesyuarat selepas tiga hari tarikh diadakan
mesyuarat. Selepas itu tindakan berikut perlu
dilakukan :
Pengerusi mengarahkan setiausaha membaca
minit mesyuarat yang lepas dengan jelas
Minit disemak dengan teliti oleh ahli yang hadir
Pembetulan dibuat terhadap ejaan dan fakta
(jika terdapat kesalahan)
Semua pembetulan yang dibuat itu mesti
ditandatangani oleh pengerusi pada tempat yang
salah.


1 11
Perkara berbangkit sebarang tindakan dan
keputusan yang terakhir yang dicapai daripada
perbincangan tentang perkara berbangkit yang
dikemukakan dalam mesyuarat itu dilaporkan
secara ringkas. Minit juga menyentuh tindakan
susulan yang perlu diambil oleh jabatan,
institusi, atau pegawai yang berkenaan.
Mencatat hal-hal lain yang dibincangkan.
Setelah disahkan dan mendapat cadangan dan
sokongan, pengerusi akan menandatangani
minit pada tempat yang disediakan.
12
7.1 Penulisan minit mesyuarat hendaklah
ringkas, tepat, dan padat kerana laras
bahasanya bersifat formal pemerian yang
menggunakan kata dan ungkapan bahasa
rasmi. Misalnya:
BETUL : memandangkan bahawa . maka ..
SALAH : kerana, oleh sebab, atau sebab

BETUL : berbangkit daripada .
SALAH : oleh itu

BETUL : beliau berpendapat
SALAH : beliau berfikir .
13
14
7.2 . Semasa menulis minit mesyuarat,
ayat-ayat yang digunakan perlu
menggambarkan keputusan yang
dibuat berdasarkan persetujuan
anggota mesyuarat. Misalnya :

Mesyuarat bersetuju menerima ..
Mesyuarat telah dimaklumkan bahawa

7.3 Gaya bahasa minit mesyuarat juga
berbentuk ungkapan, iaitu kata-kata
tertentu dijadikan ungkapan khusus
seperti :

15
a. Jawatankuasa kecil Penganugerahan . telah
mengesahkan minit mesyuarat yang telah
diadakan pada .. tanpa sebarang pindaan.
b. Minit mesyuarat yang diadakan pada .. telah
disahkan tanpa sebarang pindaan.



16
a. Lembaga pentadbir telah mengesahkan minit
mesyuarat yang diadakan pada .. dengan pindaan
yang berikut :
i.
ii.
iii.

b. Minit mesyuarat yang diadakan pada . telah
disahkan dengan pindaan yang berikut :
i.
ii.
iii.
Sekiranya ada pindaan, pembatalan
dan penggantian, misalnya :

Batalkan ceraian yang
berbunyi..
Gantikan dengan
17
Ungkapan yang sering digunakan untuk
melaporkan perbincangan semasa mesyuarat
ialah :


18
Mengusulkan, membahaskan, dibahaskan
Mencadangkan, membincangkan,
dibincangkan
Mengesyorkan, disyorkan
Mesyuarat mengusulkan pihak terbabit
meneliti semula tawaran yang
dikemukakan semula.
Mesyuarat mencadangkan pihak
berkenaan mengkaji hal tersebut
dengan teliti.
Mesyuarat mengesyorkan pihak
berwajib melonggarkan syarat
kemasukan yang ada sekarang.
19
Sesuatu ketetapan mesyuarat dilaporkan
dengan ungkapan seperti yang berikut :

Bersetuju / menolak
Meluluskan / tidak meluluskan
Memperakukan / tidak memperakukan
20
Mesyuarat bersetuju menerima usul yang
dikemukakan.

Mesyuarat tidak meluluskan permohonan
penduduk kampung itu.

Mesyuarat bersetuju tidak memperakukannya
kepada pihak pentadbir cadangan berkenaan.
21
dalam minit mesyuarat
berbentuk ayat berlapis, iaitu satu ayat utama dan ayat
tambahan yang dihubungkan dengan ungkapan seperti
yang berikut : bahawa, supaya, yang

a. Mesyuarat bersetuju bahawa semua peserta yang
menghadiri bengkel penulisan cerpen ini diberikan
sijil penyertaan.
b. Pengerusi mengumumkan bahawa guru besar pada
minggu lalu telah memberikan peringatan kepada ibu
bapa supaya sentiasa mengawasi kemajuan anak-anak
mereka yang belajar di sekolah itu.
22
4. Dalam hal-hal yang memerlukan tindakan,
nama atau jawatan orang yang
dipertanggungjawabkan perlu dicatatkan.
(lihat contoh minit mesyuarat)
5. Waktu ditangguhkan mesyuarat perlu
dicatatkan dalam minit mesyuarat dan
perlulah digunakan ungkapan ditangguhkan
bukan.

23
Mesyuarat ditangguhkan pada pukul 4.30
petang
6. Pada akhir/penutup, minit mesyuarat
hendaklah ditandatangani dan dicatat nama
dan jawatan orang yang menyediakan minit
(Setiausaha) serta/tanpa yang mengesahkan
minit tersebut (Pengerusi). Misalnya :


24

Disediakan oleh,
t.t

(Nama penuh
Setiausaha)
Jawatan



Disahkan oleh,
t.t
.
(Nama Penuh
Pengerusi)
Jawatan


25