Pengurusan

Kewangan dalam
Persatuan
Apa yang perlu kita tahu?
Mengenalpasti sumber kewangan untuk aktiviti
kokurikulum (khususnya, persatuan)

Memahami Peraturan Mengutip Wang

Merekod Stok Dan Menyediakan Penyata Kira-
Kira

PENGENALAN
Pengurusan kewangan adalah satu perkara
paling penting dalam sesebuah kelab dan
persatuan.
Tanpa pengurusan kewangan yang baik dan
sempurna maka perjalanan persatuan atau
kelab akan pincang dan akhirnya terus
berkubur.
OBJEKTIF
Memberi pendedahan kepada pelajar
khususnya kepada Bendahari kelab/persatuan
dalam menguruskan kewangan secara
sistematik.
Melahirkan pelajar yang celik dalam
pengurusan kewangan.
Dapat melicinkan perjalanan sesebuah
kelab/persatuan dalam menjalankan sebarang
aktiviti yang telah dirancangkan.
Bagaimana cara pengurusan
kewangan diselenggarakan?
Persediaan penyata kewangan dengan rapi, teratur
dan sistematik.

Ia juga meliputi cara perbelanjaan serta cara
mengutip yuran/derma dan sebagainya.

Biasanya, Bendahari sesuatu persatuan,
bertanggungjawab terhadap pengurusan kewangan.

Penyata kewangan yang asas
Penyata Kewangan
Setiap persatuan perlu menyimpan dengan
teliti rekod kewangan yang diterima (wang
masuk) dan wang telah dibayar (wang
keluar).

Rekod tersebut termasuklah wang diterima
dan wang keluar melalui cek dan tunai.


Penyata kewangan menyenaraikan segala
pendapatan yang diterima dan perbelanjaan
yang dibuat oleh persatuan dalam tempoh
tertentu, biasanya satu tahun.

Semua wang yang diterima oleh satu
persatuan hendaklah direkod dan dicatat
dengan lengkap serta sistematik.

Sumber kewangan
Persatuan memerlukan sumber kewangan
untuk membeli keperluan persatuan serta untuk
membayar perkhidmatan yang diberikan.

Oleh yang demikian, setiap persatuan mesti ada
caranya untuk mengumpul dan menambah
dana.

SUMBER KEWANGAN
Antara sumber kewangan yang boleh diperolehi oleh persatuan
Ialah:
PIBG
Tajaan
Kutipan Derma Dan Sumbangan Pihak Luar.
( Badan-Badan NGO, Syarikat- Syarikat Swasta, Kerajaan,
Derma, Jogathon)
Usaha Ahli (Jual Bahan Terpakai, Menjual Makanan, Program
mencuci kereta)
BUKU STOK
Peralatan-alat tulis, kertas dan lain-lain
Alat permainan dan aktiviti
Buku rujukan dan majalah
Buku stok inventori
PENYATA KIRA-KIRA
Membuka akaun
Akaun wang masuk dan keluar
Penyata kewangan bulanan-peyata pendapatan dan
perbelanjaan bulanan
Penyata kewangan tahunan, penyata pendapatan dan
perbelanjaan tahunan untuk mesyuarat agong.
Kunci kira-kira-menunjukkan semua harta dan hutang dalam
satu jangka masa tertentu (modal, aset, dan liabiliti)
Semua wang yang diterima mestilah dimasukkan ke dalam
bank akaun semasa atau simpanan.

Anggaran perbelanjaan &
pendapatan
Sediakan anggaran, bentang dan diluluskan dalam
mesyuarat
Perbelanjaan yang dibuat tidak lebih dari anggaran yang
telah diluluskan

Kunci kira-kira
Penyata kewangan menunjukkan semua harta tetap
(bangunan, kenderaan, perabot, peralatan), harta semasa
(tunai di tangan, tunai di bank, stok penghutang), modal dan
liabiliti (hutang)

Audit
Cara mengawal dan mengesan perbelanjaan sesebuah
persatuan
2 kategori: audit dalaman dan audit luaran
Audit dalaman
Dilantik dalam mesyuarat agung dari kalangan ahli persatuan
tersebut
Digunakan di kebanyakan sekolah dan institut
Audit luaran
Dipilih dari individu luar daripada ahli persatuan
Fungsi yang sama dengan audit dalaman
Peraturan pembelian
Pembelian secara kontrak pusat, sebut harga dan tunai
Bendahari berkuasa meluluskan setiap pembelian kurang
RM200.00
Kelulusan pembelian lebih RM200.00 dilaksanakan dalam
mesyuarat AJK.

Kebenaran Pengutipan wang
Contoh aktiviti : Jogathon
Menyediakan kertas kerja
Mendapatkan kelulusan dalam mesyuarat Ahli
Jawatankuasa Persatuan
Mendapatkan kebenaran daripada Jabatan Pendidikan
Mendapatkan Permit polis
Menyediakan kad kutipan
Mengedar dan menyimpan rekod
Mengutip balik kad-kad kutipan dan wang kutipan
Masukkan wang kutipan dalam akaun
Mengadakan larian jogaton
Menyediakan Penyata Akaun yang perlu diauditkan oleh
audit luar.

Tugasan bendahari & naib bendahari
Menyediakan sebuah fail kewangan dan juga
tempat menyimpan fail, buku resit, baucar
bayaran, borang pesanan dan bil-bil yang
sempurna.
Bendahari kelab/persatuan perlu mencatat segala
perkara yang hendak dibeli/dipesan dengan
mengisi Borang Pesanan Barang.
Memastikan pengerusi/setiausaha membuka
akaun persatuan.
Membuat pungutan yuran/derma keahlian
dan sumbangan khusus bagi menjalankan
sesuatu aktiviti.
Bendahari juga perlu membuat anggaran
perbelanjaan sesuatu program.
Pembentangan laporan kewangan dalam
mesyuarat.

Peraturan pembelian dan rekod kewangan
Setiap persatuan dan organisasi mempunyai peraturan
pembelian yang tertentu mengikut peruntukan dalam
perlembagaan.

Peraturan pembelian berbeza di antara satu organisasi
atau persatuan dengan satu organisasi atau persatuan
yang lain, begitu juga dengan persatuan yang ditubuhkan
di sekolah.

Contohnya, bendahari berkuasa untuk meluluskan setiap
pembelian kurang daripada RM50.00; dan kelulusan bagi
setiap pembelian lebih daripada RM50.00 akan
diputuskan dalam mesyuarat AJK persatuan.
Terdapat beberapa perkara yang perlu diteliti oleh
persatuan semasa sesuatu pembelian:

Keputusan mesyuarat AJK
Menentukan peruntukan (cukup atau tidak)
Menentukan jumlah barang mengikut keperluan
Menentukan tempat simpanan barang yang bakal dibeli
Menentukan kegunaan barang tersebut
Menentukan baki stok
Mengelakkan pembelian barang yang berlebihan
Definisi Protokol
Perkataan Protokol berasal dari dua perkataan
latin protos yang bermaksud yang pertama dan
kola bermaksud pelekat.

Dengan itu, makna protokol ialah Pelekat yang
pertama.

Protokol merupakan satu susunan keutamaan
dalam pangkat dan status serta prosedur yang
betul dalam sesuatu persatuan.


Tujuan protokol ialah ia dapat memastikan agar
segala aktiviti berjalan dengan lancar; manusia
berinteraksi dengan baik; dan orang-orang
berkenaan diberi penghormatan dan pengiktirafan
yang sewajarnya.

Protokol bertujuan mengamalkan sopan santun,
memudahkan pengurusan dan pengendalian
aktiviti, serta memberi penghormatan yang
sewajarnya kepada seseorang.

Amalan-amalan seperti memberi salam hormat,
sapaan, adab berbual, adab makan, adab
berpakaian, adab duduk, berdiri adalah protokol
yang kita amalkan setiap hari.


Protokol merujuk kepada peraturan peraturan
dalam sesuatu istiadat.

Protokol ini juga boleh dikatakan sebagai etika
sosial yang merangkumi peraturan tingkah laku
yang betul, menyebut sesuatu yang betul pada
tempat dan masanya.

Secara keseluruhannaya, protokol bermaksud
peraturan - peraturan yang diterima oleh semua
pihak sama ada dalam perhubungan seharian
dalam masayarakat atau dalam pelbagai istiadat
atau majlis rasmi atau tidak rasmi.
PENGENDALIAN MAJLIS RASMI DALAM
SEBUAH PERSATUAN
Perkara-perkara yang perlu diberi perhatian dalam pengendalian
majlis dalam sesebuah persatuan adalah:

1. Jawatankuasa Majlis rasmi
2. Tempat majlis
3. Senarai jemputan
4. Aturcara majlis
5. Kesesuaian pakaian
6. Kad jemputan
7. Menu untuk jamuan
8. Susunan tempat duduk
9. Juruacara
10. Atur cara pentadbiran
11. Penyambut tetamu
12. Raptai
13. Pasca nilai
Komponen komponen penting
dalam protokol
Susunan tempat duduk

- Dalam majlis rasmi susunan tempat duduk mesti
mematuhi susunan keutamaan yang diwartakan.

- Susunan tempat duduk bagi majlis perasmian

a) Kekananan bagi tiga orang:






b)Kekananan bagi lima orang:



c) Kekananan bagi dua orang:



d)Kekananan bagi empat orang:


4 2 1 3 5
Susunan Bendera

Susunan bendera adalah sama penting seperti
susunan
tempat duduk dalam majlis rasmi.

Biasanya dalam sesuatu majlis bendera-bendera
yang terlibat adalah bendera negara, bendera
negeri dan bendera badan/pertubuhan
(berkenaan).

Jika majlisnya adalah majlis Peringkat
Persekutuan, maka bendera Negara diberi
keutamaan; dan jika majlis
peringkat negeri, bendera negeri diberi
keutamaan.

Contoh:

Majlis Peringkat Persekutuan.
(bendera Negara diletak di sebelah kanan)





Majlis Peringkat Negeri (bendera Negeri
diletak di sebelah kanan)

Bendera
Negara
Bendera
Negeri
Bendera
Negeri
Bendera
Negara
Sekian, terima kasih
Disediakan oleh :
Segaran A/L Chinnathamby
Renuga A/P Munusamy
Sangkari A/P Suppaiah
Tatsini A/P Raman
Vanaja Devi A/P Valaiyapathi