SMILE CLUB

I. THÔNG TIN VỀ TỔ CHỨC OPERATION SMILE VÀ CLB SMILE

Khi Operation Smile bắt đầu hoạt động năm 1982, không ai có thể tưởng tượng được rằng tổ chức
sẽ phát triền và có ảnh hưởng sâu rộng trong một thời gian ngắn như vậy. Operation Smile nhận được
sự quan tâm của toàn thế giới, đặc biệt là những người mong muốn được thay đồi cuộc sống của mình.

Hiện nay, hơn 13,000 trẻ em trên thế giới không còn phải gánh chịu những khiếm khuyết trên khuôn
mặt của mình. Nhưng thay đổi cuộc sống của những đứa trẻ ấy không chỉ bắt đầu và kết thúc với những
cuộc phẫu thuật, mà còn với lương tâm và sự nhiệt huyết của các bạn học sinh trên toàn thế giới.

Chỉ trong những khoảnh khắc ngắn ngủi, Operation Smile đã cùng các bạn học sinh cùng đem lại nụ
cười đến với các em. Trên 500 CLB tình nguyện viên học sinh của OS đã giúp tuyên truyền, gây quỹ và
giáo dục học sinh về giá trị của sự cam kết, lãnh đạo và công việc tình nguyện.

Những nhà lãnh đạo trẻ đóng góp một phần không nhỏ trong các international mission của OS. Việc
tham gia vào những OS mission giúp giáo dục trẻ em, tuyên truyền cho các gia đinh về việc chữa trị bỏng
và phòng ngừa, liệu pháp hydrat răng miệng, dinh dưỡng và vệ sinh răng miệng. Hơn thế nữa, việc giúp
đỡ trẻ em nghèo với dị tật trên khuôn mặt có cơ hội được trở thành bình thường của các bạn học sinh sẽ
tạo được ảnh hưởng không nhỏ đến cộng đồng xung quanh và xã hội.

Smile Club là CLB do học sinh vận hành và hoạt động dưới sự cho phép của Operation Smile
Vietnam và BGH nhà trường.
Mục đích của CLB là tuyên truyền những hoạt động của Operation Smile, tham gia các công việc tình
nguyện trong trường và trong cộng đồng, gây quỹ cho tổ chức.
II. CƠ CẤU TỔ CHỨC

1. Quy định

a. Quy định chung

i. Thành viên có thể tham gia vào SC vào bất cứ thời gian nào trong năm bằng
việc gửi đơn đăng kí SC và phí tham gia là 30.000 VNĐ.
ii. Giấy mời tham gia vào danh sách thành viên chính thức sẽ được gửi tới thành
viên vào buổi họp thứ 3 và tên của học sinh đó sẽ được ghi vào danh sách.
iii. Khi một thành viên trong CLB đã bỏ lỡ 3 buổi họp liên tiếp (không lí do), thành
viên đó sẽ nhận được thông báo đã bỏ lỡ 3 buổi họp và được yêu cầu đến buổi
họp tiếp theo.
iv. Khi một thành viên đã bỏ lỡ 5 buổi họp liên tiếp (không lí do), thành viên đó sẽ bị
gạch tên khỏi danh sách.

b. Thành viên

i. Tất cả mọi sự góp ý về thành viên trong SC sẽ được chủ tịch và người bảo trợ
thảo luận với thành viên đó
ii. Thành viên có thể bị gạch tên khỏi tổ chức nếu có những hành động chống đối
nghiêm trọng, quyết định bởi chủ tịch và người bảo trợ, và được thông qua bởi
5/7 tổng số thành viên của hội đồng quản lý.

c. Nhân viên điều hành

i. Sau khi bỏ lỡ 3 cuộc họp và không hoàn thành nhiệm vụ của mình (quyết định
bởi ít nhất 2 nhân viên), một cuộc họp sẽ được tổ chức, trong đó, chủ tich và
người bảo trợ sẽ thảo luận vấn đề với nhân viên điều hành. Nếu vấn đề thuộc
về chủ tịch thì cuộc họp sẽ được tổ chức với chủ tịch, 3 phó chủ tịch và người
bảo trợ.
ii. Nếu vấn đề đưa ra không được giải quyết trong buổi họp đó, nhân viên điều
hành sẽ bỏ phiếu để quyết định người đó có phải từ chức hay không. Nhân
viên điều hành liên quan đến vấn đề đó thì nhân viên đó sẽ tham gia vào buổi
họp mà không có quyền bỏ phiếu.
iii. 4/6 tổng số thành viên sẽ quyết định việc từ chức của thành viên.
iv. Nếu các nhân viên điều hành bỏ phiếu muốn gạch tên một thành viên ra khỏi
SC, chủ tịch sẽ gửi một bức thư quyết định người đó sẽ phải từ chức.
v. Nếu một nhân viên điều hành từ chức, người đó sẽ vẫn được tham gia làm
thành viên thường trực cho SC, Nếu nhân viên đó không chấp nhận từ chức,
người đó sẽ bị đuổi ra khỏi vị trí và ra khỏi SC
vi. Một cuộc bỏ phiếu sẽ được tổ chức để tìm người thay thế cho vị trí còn trống.
 Tất cả các thành viên trong bộ phận phải biết được nhiệm vụ của mình
trước khi ứng cử
 Cuộc bỏ phiếu bầu ra ban điều hành cho năm sau sẽ được tổ chức vào
cuối năm.
 Các cuộc bỏ phiếu sẽ được diễn ra theo đúng trình tự sắp xếp. Những
thành viên làm việc trong một bộ phận mà không được bầu chọn sẽ vẫn
được ứng cử cho một bộ phận khác
  Ít nhất ½ số thành viên của tổ chức phải có mặt ở cuộc bỏ phiếu.

2. Bộ phận

a. Marketing/PR: Quảng bá cho các hoạt động của SC

 Thiết kế poster, giấy giới thiệu, quầy thông tin, đồng phục SC

 Trang trí hộp quyên góp, bản tin về SC

 Lập một scrapbook

 Xây dựng một Toy box cho trẻ em để gửi tới các OSV mission

 Viết báo cáo các hoạt động của SC, làm các video và slideshow.

 Liên hệ với truyền thông để quảng bá SC

b. Gây quỹ: lập kế hoạch cho chiến dịch gây quỹ

 Tạo dựng ý tưởng

 Chăm sóc về hậu cần của các hoạt động (địa điểm, thời gian, hoạt động, công cụ
làm việc…)

 Tìm kiếm nhà tài trợ cho hoạt động gây quỹ

c. Dịch vụ

 Nhận đơn đăng kí

 Nhận thư góp ý và trả lời câu hỏi

 Lập danh sách của toàn bộ thành viên và nhân viên SC

 Quan sát công việc của các nhân viên điều hành.

 Mua các vật dụng, dựng và dọn dẹp trong các sự kiện của SC

 Cung cấp các thông tin, tài liệu, video, ảnh về SC theo yêu cầu
 d. Tuyên truyền

 Lập kế hoạch cho việc thuyết trình cho các trường, cho cộng đồng

 Lập kế hoạch cho việc tuyển thành viên mới

 Liên kết SC vào các hoạt động xã hội khác

 Liên kết với các trường THPT trên địa bàn HN

 Lập website cho SC

 Định hướng thành viên mới

 Viết bản tin định kỳ cho SC

3. Thành viên

a. Thành viên thường trực

- Tham gia vào các buổi họp
- Tham gia dự án chính của SC
- Tham gia vào ít nhất một sự kiện đặc biệt của SC
- Mua áo đồng phục của SC
- Tuyên truyền cho cộng đồng

b. Thành viên hoạt động

- Tham gia vào các buổi họp

- Tham gia dự án chính của SC
- Liên hệ với nhân viên điều hành khi có ý tưởng đóng góp
- Giúp đỡ phương tiện đi lại nếu có thể
- Mua áo đồng phục của SC
- Tuyên truyền cho cộng đồng

4. Nhân viên điều hành

a. Chủ tịch
- Tận tụy, nhiệt tình, chăm chỉ và có trách nhiệm với việc quản lý SC
- Phải liên kết được các nhân viên và thành viên SC
- Phải biết rõ mọi sự kiện, hoạt động gây quỹ của Operation Smile
Vietnam và SC
- Có trách nhiệm đề kiến những ý tưởng, hoạt động BGH nhà trường,
người bảo hộ, người tài trợ để được xét duyệt
- Luôn liên lạc với bên Operation Smile Vietnam
- Điều hành những buổi họp diễn ra hiệu quả và quy củ
 - Nếu người bảo hộ không thể tìm được địa điểm sinh hoạt cho SC thi chủ
tịch phải có trách nhiệm này
b. Phó chủ tịch – bộ phận gây quỹ
- Thu thập các ý tưởng, kế hoạch gây quỹ trong năm
- Lập kế hoạch, liên kết và thực hiện các dự án gây quỹ, đặc biệt là trong
tháng ‘Nụ cười’
c. Phó chủ tịch – bộ phận dịch vụ
- Liên hệ với mọi người và các tổ chức có các dự án service cho SC
- Tổ chức và thông báo thành viên về các dự án service
- Điều hành buổi họp khi chủ tịch vắng mặt
d. Phó chủ tịch – bộ phận tuyên truyền
- Giúp tổ chức tham gia vào các hoạt động xã hội
- Thông báo toàn bộ các hoạt động của SC
e. Phó chủ tịch – bộ phận marketing
- Thu thập các ý tưởng thiết kế và dự án
- Liên hệ với truyền thông để quảng bá SC
f. Thư kí Attendance
- Phải tham gia vào tất cả các buổi họp
- Quản lý thông tin của các hoạt động
- Quản lý thông tin của các thành viên SC
- Quản lý danh sách các số điện thoại liên hệ
- Thông báo các thành viên bị gạch tên ra khỏi SC
- Thay thế nhiệm vụ của thư kí recording khi thư kí recording không có
mặt
g. Thư kí Recording
- Quản lý danh sách các thành quả đã đạt được
- Gửi thư cảm ơn đến những cá nhân/ tổ chức giúp đỡ SC
- Quản lý ảnh, đồ lưu niệm sau mỗi hoạt động
- Quản lý những bản sao tài liệu của SC
- Ghi lại báo cáo sau mỗi buổi họp và gửi cho thành viên thường trực và
thành viên hoạt động
- Thay thế nhiệm vụ của thư kí attendance khi thư kí attendance không có
mặt
h. Thủ quỹ
- Chịu trách nhiệm về các khoản tiền, hóa đơn và nhiệm vụ kế toán.
- Lập bản báo cáo chi tiêu sau mỗi buổi họp
- Bù lại kinh phí cho thành viên ngay khi nhận được hóa đơn công việc
của SC
i. Nhân viên điều hành

- Mỗi nhân viên điều hành phải chịu trách nhiệm liên hệ với những thành
nhân viên khác và tham gia vào buổi họp. Nếu nhân viên điều hành vắng
mặt trong buổi họp thì nhân viên đó cần phải báo trước với chủ tịch hoặc
người bảo trợ.
- Ngoài những nhiệm vụ do chương trình đề ra, nhân viên điều hành cũng
sẽ phải chịu trách nhiệm cho các nhiệm vụ khác được giao bởi chủ tịch
hoặc người bảo trợ.

III. CHƯƠNG TRÌNH

  Nâng cao ý thức mọi người, đặc biệt là học sinh
 Thực hiện các hoạt động gây quỹ
 Tìm hiểu về giá trị của sự cam kết, lãnh đạo và hoạt động tình nguyện thông qua các
đợt tập huấn
 Gửi những tình nguyện viên học sinh xuất sắc đến tham gia Operation Smile
Mission
IV. TÀI CHÍNH

Smile Club hoạt động với phương thức là tự gây quỹ cho các hoạt động. CLB Tất cả
chi tiết của dự án sẽ phải được nhà tài trợ thông qua trước khi tiến hành công việc.

V. KẾ HOẠCH TƯƠNG LAI

 Tổ chức buổi ra mắt CLB ở trường HN-Ams vào tháng 10

 Gửi học sinh tình nguyện đến Operation Smile mission vào tháng 11

 Bỏ phiếu bầu cử ban điều hành CLB vào tháng 12

NHIỆM VỤ CỦA TỔ CHỨC OPERATION SMILE

Trên toàn thế giới, các tình nguyện viên của tổ chức
Operation Smile giúp chữa các khiếm khuyết trên khuôn
mặt của trẻ em, xây dựng sự hợp tác với các cá nhân, tổ
chức tư nhân và nhà nước để phát triển hệ thống chăm sóc
sức khỏe cho trẻ em và gia đình. Tổ chức Operation Smile
cùng nhau tạo nên những nụ cười, thay đổi cuộc sống và
giúp đỡ nhân loại.