Razvoj I Upravljanje Projektima Financiranim Sredstvima Europske Unije

Razvoj i upravljanje projektima
fnanciranim sredstvima Europske unije

Ovaj projekt fnancira
Europska unija
Ova je publikacija izdana uz pomo Europske unije. Iskljuivu odgovornost za njezin sadraj, koji ne odraava nuno stavove Europske
unije, snosi TACSO. Sadraj ovog prirunika smatra se javnim dobrom, pa se kao takav moe slobodno distribuirati. Ukoliko odluite
koristiti ovaj materijal, molimo vas da navedete TACSO kao izvor informacija, kao i web-stranicu s koje je materijal preuzet. U sluaju
da reproducirate tekst prirunika, molimo vas da navedete autore teksta i njihove organizacije.
Projekt TACSO implementira konzorcij partnera na elu sa SIPU International.
Konzorcij se sastoji od sljedeih organizacija:
The Swedish Institute for Public Administration - SIPU International
www.sipuinternational.se
Centar za promociju civilnog drutva
www.civilnodrustvo.ba
Human Resource Development Foundation
www.ikgv.org
Foundation in Support of Local Democracy
www.frdl.org.pl
Partners Foundation for Local Development
www.fpdl.ro
Izdava: Tehnika pomo organizacijama civilnog drutva - TACSO
Regionalni ured
Potoklinica 16, Sarajevo, Bosna i Hercegovina
www.tacso.org
Za izdavaa: Emina Abrahamsdotter
Regionalna koordinatorica za obuku
Autori: Simon Forrester, Irem Sunar (Euroasia Social Change Collective)
Prijevod: Natalija Gojkovi
Lektura: Vera Vujovi
Dizajn: ejla Dizdarevi, digITarija
Datum: 2011.
Zahvala
Duboko smo zahvalni svim organizacijama civilnog drutva zapadnog Balkana i Turske, koje su
podijelile svoje znanje i iskustvo s nama te time dale svoj doprinos bogatstvu ovog prirunika.
Akademija za obuku i tehniku pomo
(Academy for Training & Technical Assistance
- ATTA)
Kosovo
www.atta-ks.org, info@atta-ks.org
+37744155323
Albansko-britanska komora za gospodarstvo i
industriju u Albaniji (ABCCI)
Albanija
www.abcci.com, info@abcci.com
+35542341020
Albanski helsinki odbor (Albanian Helsinki
Committee - AHC)
Albanija
www.ahc.org.al, office@ahc.org.al
+ 35542233671
Udruga za unapreenje informiranosti
kupaca (Association for Improving Consumer
Awareness - TUBIDER)
Turska
www.tubider.com, info@tubider.com
+90216449262629
Plavi svijet Institut za istraivanje i zatitu
mora
Hrvatska
www.blue-world.org, info@blue-world.org
+38551604666
Gradsko vijee grada Bursa (Bursa City
Council)
Turska
bursakentkonseyi.org,
bursa@bursakentkonseyi.org.tr,
bursakentkonseyi@bursa.bel.tr
+90 224 270 82 70-71
Canakkale Udruga za znanstvene, umjetnike
i kulturne aktivnosti (anakkale Bilim, Sanat
ve Kltr Etkinlikleri Dernei)
Turska
cabisak.blogspot.com/2007/06/abisak-anakkale-
bilim-sanat-ve-kltr.html,
etufan@yahoo.com
+905358899425
Catholic Relief Services/ Network for
Building Peace
Bosna i Hercegovina
www.mreza-mira.net, gbubalo@eme.crs.org,
info@mreza-mira.net
+38733617573
Centar za politike i zagovaranje (Center for
Policy and Advocacy)
Kosovo
www.qpa-kosova.org, info@qpa-kosova.org
+37738226530
Centar za zatitu rtava i spreavanje trgovine
ljudima
Kosovo
www.pvptcenter.net, pvpt.ngo@gmail.com
+37738609140
Centar za ruralni razvoj
Srbija
www.ruralcentar.org.rs,
ruralcentar@gmail.com
+38123082715
Program za graanska prava (Civil Rights
Program - Kosovo - CRP/ K)
Kosovo
www.crpkosovo.org, crp@crpkosovo.org
+38138243610/611
Centar za razvoj civilnog drutva, Korca
(CSDC KORCA)
Albanija
csdckor@icc-al.org
+35582244183
Koalicija Svi za pravedna suenja (Coalition
All for Fair Trials)
Makedonija
www.all4fairtrials.org.mk,
contact@all4fairtrials.org.mk
+38923215263
Durmish Aslano
Kosovo
nexhipmenkeshe@gmail.com
+37744301561
Udruga za okoli Avalon (Environmental
Association Avalon)
Srbija
www.avalon.org.rs, avalon1@open.telekom.rs
+381638347095
HANDICAP KOSOVA
Kosovo
z_arsye@hotmail.com
+37744249822
Hendikepirane i osobe s invaliditetom Kosova
(Handicapped and Disabled People of Kosova)
Kosovo
www.hdpk.info, gimi_mda@yahoo.com
+37744377377
Kosovska inicijativa za stabilnost (Inciativa
Kosovare pr Stabilitet/ Kosovar Stability
Initiative IKS)
Kosovo
www.iksweb.org, info@iksweb.org
+ 38138222321
INFORMO
Hrvatska
www.informo.hr, info@informo.hr
+38552512318
Kosovska zaklada za civilno drutvo (Kosovar
Civil Society Foundation - KCSF)
Kosovo
www.kcsfoundation.org,
office@kcsfoundation.org
+38138248636
Kosovski rehabilitacijski centar za rtve
muenja (Kosova Rehabilitation Centre for
Torture Victims)
Kosovo
www.krct.org, feride.rushiti@krct.org
+38138243707
KYDD eme
Kosovo
akera71@hotmail.com
+37744367147
Medica Kosova
Kosovo
medicam_kosova@yahoo.com
+381390321139
Mozaik Zaklada za drutveni razvoj (Mozaik
Community Development
Foundation)
Bosna i Hercegovina
www.mozaik.ba, info@mozaik.ba
+38733265290
Nacionalni centar izviaa Kosova (National
Scout Center of Kosova)
Kosovo
www.qnvk.org,
nationalscoutcenterkosov@yahoo.com
+3864969668
NGO Zana Klina
Kosovo
www.ngo-zana.org, info@ngo-zana.org, tahire.
gashi@ngo-zana.org
+381(0) 39 470 249
Organizacija za graanske inicijative OGI
Hrvatska
www.ogi.hr, ogi2@si.t-com.hr
+38522888606
Resursni centar za razvoj ALFA (Resource
Centre for Development ALFA)
Srbija
www.rcalfa.org, office@rcalfa.org
+38121467912
Zaklada Tabita (Tabita Foundation)
Albanija
www.tabita-al.org, tabitaoffice@tabita-al.org
+35582253884
Zaklada za trei sektor Turske (Third Sector
Foundation of Turkey - TUSEV)
Turska
www.tusev.org.tr, info@tusev.org.tr
+902122438307
Udruga Suncokret - Pula
Hrvatska
www.suncokret.hr, pula@suncokret.hr
+38552505344
Ja, ena (Une, Gruaja/ Me, the woman)
Albanija
www.unegruaja.org, une_gruaja@yahoo.com
+35583222140
Razvoj i upravljanje
projektima financiranim
sredstvima Europske unije
Predgovor 12

Pregled sredstava EU-a namijenjenih OCD-ima 14
Uvod 15
Razumijevanje pomoi EU-a za vau zemlju 21

Razvoj i upravljanje projektima fnanciranim sredstvima EU-a 36
Identifciranje prilika za fnanciranje vae organizacije 37
Razvijanje uspjenih projektnih partnerstava 46
Priprema uspjenih projektnih prijedloga 53
Kako proi evaluaciju - smjernice upuene osobe 64
Upravljanje Ugovorom o dodjeli bespovratnih sredstava EU-a 71
Praenje sukladnosti i izvjetavanje o sredstvima EU-a 76

Alati za razvoj i menadment projekata fnanciranih sredstvima EU-a 80
Kako se sluiti alatima 81
Alatni okvir 83

Pojmovnik kljunih izraza 116

Reference i dodatna literatura 119
SADRAJ
Predgovor
13
PREDGOVOR
AKTIVNOSTIMA u osam zemalja zapadnog Balkana i Turskoj, Tehnika pomo organizacijama
civilnog drutva TACSO podrava i stvara mogunosti za razvoj snanog i utjecajnog
sektora civilnog drutva. Ta se investicija u civilno drutvo temelji na naem uvjerenju
da politiki, gospodarski i drutveni procesi pribliavanja Europskoj uniji zahtijevaju
angairano i funkcionalno civilno drutvo kao vanu pretpostavku demokratskog razvoja.
Razvoj kapaciteta organizacija civilnog drutva predstavlja vanu komponentu projekta
TACSO, gdje je osnovni cilj poveanje kapaciteta organizacija civilnog drutva u nekoliko
kljunih podruja, pruanjem novih saznanja o suvremenim metodologijama i tehnikama,
kao i prilika za razmjenu iskustava i saznanja iz prakse.
Tijekom proljea 2010. godine TACSO je implementirao pet regionalnih programa obuke
ija su ciljana publika bile iskusne organizacije civilnog drutva i njihovi predstavnici.
Nastavno na uspjean dovretak ovih programa obuke, te s ciljem daljnjeg jaanja kapaciteta
organizacija civilnog drutva, TACSO se odluio pripremiti sljedeih pet prirunika:
Prikupljanje sredstava i pristup fondovima Europske unije;
Menadment za organizacije civilnog drutva Praktini alati za analizu
organizacijskog razvoja;
Razvoj i upravljanje projektima fnanciranim sredstvima EU-a;
Zagovaranje i lobiranje u svrhu drutvenih promjena;
Sudjelovanje graana i graanki u procesima donoenja odluka.
Cilj ovog prirunika o Razvoju i menadmentu projekata fnanciranih sredstvima EU-a je
poveati kapacitete organizacija civilnog drutva za povlaenje sredstava EU-a i upravljanje
projektima fnanciranim sredstvima EU-a.
Iskreno se nadamo da e vam ovaj prirunik koristiti u daljem radu.
Palle Westergaard
Voditelj tima
Pregled sredstava
EU-a namijenjenih
OCD-ima
Pregled sredstava EU-a namijenjenih OCD-ima
15
UVOD
Dobrodoli!
Europska unija zasniva se na naelima slobode,
demokracije, potivanja ljudskih prava i osnovnih
sloboda, te na vladavini prava. Jedna je od temeljnih
sloboda i pravo graana na stvaranje udruenja koja
slijede zajedniku svrhu i koja potuju navedena naela.
Graani takoer imaju pravo na aktivno sudjelovanje u
drutvu te na ukljuivanje u politike stranke i sindikate.
Organizacije civilnog drutva (OCD) stoga predstavljaju
znaajan kanal za investicije EU-a. Meutim, razumjeti
kako se donose investicijske odluke unutar institucija
EU-a i kako se uspjeno natjecati za sredstva EU-a
moe predstavljati veliki izazov za OCD-e. Doista, za
mnoge OCD-e taj se izazov ini nerazrjeivom tajnom, pa za organizacije s podruja zapadnog
Balkana i Turske, iako se geografski i u smislu predstojeih procesa pristupanja nalaze blizu
EU-a, europski procesi fnanciranja mogu izgledati misteriozno i katkada ih frustrirati.
Ovaj smo prirunik pripremili kako bismo objasnili i pribliili te procese. Njemu i pripadnoj
cjelini njegovih alata cilj je pomoi OCD-ima s podruja zapadnog Balkana i Turske u
razumijevanju procesa pristupanja Europskoj uniji i uspjenom upravljanju sredstvima EU-a.
Ovo nije sveobuhvatan vodi za EU-fondove, niti jamstvo uspjeha kod pripremanja prijave
za sredstva EU-a. Njegova je svrha pokazati OCD-ima kako postati uinkovitiji i uspjeniji u
povlaenju sredstava EU-a i upravljanju njima.
Prirunik se sastoji od tri dijela: prvo, ovog uvoda koji objanjava prirodu fondova EU-a i
prilike karakteristine za ovu regiju; drugo, dijela koji opisuje kako OCD-i mogu uspjeno
proi cijeli put od samog poetka procesa, identifciranjem prilika za povlaenje sredstava, do
samo kraja procesa i izvjetavanja o utroenim sredstvima; i tree, kratkog dijela koji objanjava
kako koristiti pripadne alate, te na kraju rjenika pojmovnika i referenca.
Prirunik i Alatni okvir oblikovani su na nain da se mogu koristiti bilo kao vodii kod
samostalnog uenja ili u kontekstu formalne obuke. U tom smislu, koritenje ove publikacije
trebalo bi biti lako za svakog tko radi ili volontira u nekoj od OCD-a. Postoji mnotvo referenca
i primjera iz stvarnih iskustava OCD-a iz regije te detaljnih informacija o tome gdje nai vie
podataka, pa se nadamo da e svi nai itatelji biti potaknuti i imati pouzdanja da nastave
odavde kako smatraju da je najprikladnije i kako najbolje odgovara planovima njihovih
organizacija.
16
Razvoj i upravljanje projektima fnanciranim sredstvima Europske unije
Europski fondovi i organizacije civilnog drutva na
zapadnom Balkanu i u Turskoj
Organizacije civilnog drutva sa zapadnog Balkana i iz Turske mogu pristupiti europskim
fondovima na tri razliita naina. Prvi nain, ujedno i najvei u smislu koliine sredstava
raspoloivih za fnanciranje, jest kroz programe pretpristupnih fondova (Instrument for
Pre-Accession IPA). Drugi nain je preko programa zajednice u kojima navedene drave
sudjeluju, a tree podruje mogunosti nalazi se u tematskim programima kojima se upravlja
kroz EuropeAid. Detaljne informacije o ova tri mehanizma nai ete u poglavlju Razliiti
instrumenti fnanciranja.
to se tie regije u cijelosti, svi ovi mehanizmi imaju neke zajednike elemente. To se osobito
odnosi na fnanciranje kroz IPA i predstavlja glavni razlog zato su ovaj prirunik i Alatni
okvir posebno oblikovani za OCD-e zapadnog Balkana i Turske. Unutar ove regije nalazi
se osam drava koje su, na ovaj ili onaj nain, na formalnom putu prema lanstvu u EU-u.
Neke od njih EU prepoznaje kao slubene kandidatkinje, dok se neke smatraju potencijalnim
dravama kandidatkinjma. Te su drave: Albanija, Bosna i Hercegovina, Hrvatska, Kosovo,
Makedonija, Crna Gora, Srbija i Turska.
17
Osim zajednikih regionalnih elemenata, OCD-i u svakoj od ovih osam drava mogu pronai
razliite mogunosti fnanciranja usmjerene specifno na tu dravu, i kroz IPA i kroz neke
druge programe zajednice. Glavni tematski programi EuropeAida aktivni u regiji a to
su Instrument za drave u europskom susjedstvu i partnerstvo (European Neighbourhood
and Partnership Instrument - ENPI) i Europski instrument za demokraciju i ljudska prava
(European Instrument for Democracy and Human Rights EIDHR) takoer posjeduju
neke specifne karakteristike za pojedine drave implementacije.
Neovisno o tome na koji se nain proces fnanciranja odvija, svim investicijama EU-a u
drave izvan EU-a mora se upravljati u skladu s posebnim uputama, koje se nazivaju PRAG
Practical Guide to Contract Procedures for EU External Actions
1
- odnosno, Praktini
vodi kroz procedure ugovaranja pomoi Europske zajednice treim zemljama (PRAG).
Od kljune je vanosti da OCD-i razumiju osnovna naela na kojima se ove upute temelje i
znaju kako ih koristiti kao izvor referenca. Za bolje razumijevanje uputa i metoda koje EU
koristi kod isplate i administriranja sredstava, pogledajte ulomak Kljuni koncepti i kako
EU upravlja fnancijskom pomoi. Potrebno je da OCD-i shvate koncept bespovratnih
sredstava (granta) i kako uspjeno popuniti obrazac za prijavu za bespovratna sredstva, a
kako bi ih mogli implementirati, OCD moraju biti u stanju isplanirati i primijeniti projektno-
orijentirane radove.
Iako je PRAG univerzalna grupa uputa, tri glavna mehanizma putem kojih OCD iz ovih osam
drava regije mogu povui sredstva se na vie naina razlikuju u odnosu na institucionalne
upravljake postavke. IPA-sredstvima namijenjenim OCD-ima u veini drava kandidatkinja
upravljaju javne institucije samih drava, dok kod drava koje su potencijalne kandidatkinje
IPA-sredstvima najee upravlja sama EU, kroz urede Delegacije EU-a u tim dravama.
Sredstvima Programa zajednice i programa EuropeAid uglavnom se upravlja preko
akreditirane nacionalne agencije ili izravno preko odgovarajue ope uprave u Bruxellesu.
Za tumaenja razliitih postavki u svakoj od osam zemalja, zaponite ulomkom Sredstva
EU-a u vaoj zemlji, koji se nalazi u nastavku.
1
Najnovija verzija PRAG-a datira iz studenog 2010. godine
18
Kljuni izazovi za OCD-e
U ulomku dobrodolice objasnili smo kako je svrha ovog prirunika pomoi OCD-ima u
demistifkaciji procesa menadmenta i povlaenja sredstava EU-a. Taj proces razumijevanja
i demistifkacije uvelike e ovisi o tome posjeduje li OCD odreen skupinu vjetina, kako
navodi Ivana Koprivica, direktorica OCD-a iz Srbije i iskusna OCD-trenerica:
Formalni zahtjevi (Europske unije) su veliki, a procedure su zahtjevne. No, to je vjetina
kao i svaka druga. Prvi put je teko, ali kada shvatite logiku i sustav pisanja projektnih
prijedloga, svaki e sljedei put biti lake. Nuno je takoer uvidjeti da e vam za pripremu
projektnog prijedloga visoke kvalitete, koji je dobro utemeljen na istraivanju, biti potrebno
barem dva mjeseca, a ako ste poetnik i est mjeseci.
U okviru ovog prirunika utvrdili smo est kljunih izazova s kojima se OCD-i suoavaju, te
smo u skladu s time postavili naine kojima je mogue ojaati vjetine i poveati znanje kako
bismo na najbolji nain na njih odgovorili. Ti su izazovi sljedei:
Identifcirati mogunosti fnanciranja kroz sredstva EU-a koje odgovaraju
veliini, statusu i misiji organizacije, i koje je mogue na vrijeme identifcirati.
Na alost, mnogi su OCD-i slabo informirani o mogunostima fnanciranja, pa
stoga ili potpuno propuste takve prilike, jer su uglavnom vremenski defnirane,
ili pripreme prijave koje EU iz nekog razloga ocijeni kao neprihvatljive. Takoer
je uobiajeno da OCD-i saznaju za mogunost fnanciranja u kasnoj fazi, pa stoga
ne budu dobro pripremljeni za pisanje prijave ili podnesu prijave za sredstva koje
upuuju na ciljeve izvan njihove osnovne misije.
Razvijanje uinkovitih partnerstva za rad na projektima. Uvjet da projektne
prijave OCD-a budu u partnerstvu s barem jo jednim OCD-om postaje sve vaniji
kvalifkacijski kriterij za mogunosti fnanciranja sredstvima EU-a. Taj kriterij esto
ukljuuje uvjet da je partnerski OCD iz drave lanice EU-a ili drave kandidatkinje
za lanstvo u EU-u ili neke druge specifne geografske lokacije. OCD-ima je
stvaranje partnerstva s drugim organizacijama radi zajednike implementacije
projekata problematino, osobito ako se partnerska organizacija nalazi u drugoj
dravi. OCD-i imaju potekoa u identifkaciji prikladnih partnera i esto formiraju
loe pripremljena partnerstva s niskom razinom uzajamnog razumijevanja.
Pripremiti projektne prijedloge koji su posjeduju snagu i kredibilitet, i koji su
dobro prezentirani, predstavlja univerzalni izazov za OCD-ove, osobito za manje
organizacije i za organizacije koje nisu navikle na rad temeljen na projektima.
Veina sredstava EU-a namijenjenih OCD-ima dostupna je u obliku bespovratnih
sredstava za podrku projektima, pa je stoga kljuno za OCD-e da znaju pripremiti
pouzdanu analizu problema i formulirati dizajn projekta koristei logiku matricu.
Bez tih vjetina OCD-i ne mogu prezentirati svoje projektne prijedloge u formatu
koji odgovara zahtjevima EU-a.
19
Biti konkurentne, jer su sredstva koja EU stavlja na raspolaganje OCD-ima
ograniena i uglavnom dostupna kroz natjeaje. To znai da se sredstva dodjeljuju
samo onim OCD-ima ije prijave ispunjavaju sve potrebne kriterije i za koje
se objektivno procijeni da su najkvalitetnije. Stoga, na alost, mnogi OCD-i ne
uspijevaju u povlaenju sredstava jer ili ne ispunjavaju objavljene kriterije ili
predaju projektne prijedloge loe kvalitete. Kako bi rijeili taj problem, OCD-i
trebaju nauiti kako svoje prijave za sredstva uiniti to konkurentnijima, a bolje
razumijevanje procesa evaluacije projektnih prijava od strane EU-a je jedan od
naina da se to postigne.
Uinkovito upravljanje projektima i posjedovanje kapaciteta za odgovarajue
upravljanje ugovorima za bespovratna sredstva EU-a predstavljaju dodatnu
skupinu vjetina koje OCD-i trebaju imati. OCD-i esto zapoljavaju osoblje od
projekta do projekta i stoga najee nemaju dovoljno institucionalne memorije, koja
je neophodna da bi znale kako upravljati projektima fnanciranim sredstvima EU-a
u skladu s EU-procedurama i meunarodno priznatim dobrim praksama. Greke u
upravljanju projektom mogu za OCD-e biti vrlo skupe, a manje organizacije mogu
iznimno destabilizirati.
Izvjetavanje o koritenju sredstava EU-a, osiguravajui sukladnost s
procedurama EU-a, predstavlja dio dobrog upravljanja projektom, kako je ranije
objanjeno. Meutim, ovdje se naglaava kao zasebni izazov jer mnogi OCD-i
nemaju kapacitete nune da bi osigurali kvalitetan fnancijski menadment i
izvjetavanje koje EU oekuje, pa im taj teret stoga postaje preteak. No ako se
slijede zdravorazumski i jednostavni savjeti o fnancijskom menadmentu, iskustvo
izvjetavanja o sredstvima EU-a moe znaajno ojaati dugorone kapacitete OCD-a
za transparentnost i odgovornost.
TACSO-ov regionalni trening Razvoj i menadment
projekata EU-a, Turska, 2010.
20
Kako ovaj prirunik i Alatni okvir mogu pomoi
Prirunik i pripadni Alatni okvir oblikovani su kako bi pomogli raznim tipovima OCD-a koji
djeluju na podruju osam drava zapadnog Balkana i Turske u uinkovitijem povlaenju i
upravljanju sredstvima EU-a. Pomo se prua na razliite naine:
Pruanjem informacija i savjeta koji e ojaati znanje i razumijevanje o tome
kako EU donosi odluke o fnanciranju upamtite da se programi i prioriteti koji
usmjeravaju odluke EU-a o fnanciranju mogu mijenjati od godine do godine, tako
da je od kljune vanosti da OCD-i znaju kako pronai najnovije informacije o
mogunostima fnanciranja te da takve pretrage redovno poduzimaju.
Pokazujui kako unaprijediti vjetine razvoja projektnih prijedloga i partnerstva, te
pripreme visoko kvalitetnih prijava za fnanciranje, i pruajui savjete koji pomau
u izgradnji vjetina potrebnih za fnancijsko upravljanje i izvjetavanje o sredstvima
EU-a.
Demonstrirajui cijeli raspon alata koji se mogu koristiti kod raznih aktivnosti uenja
za menadere i osoblje OCD-a, lokalne trenere i konzultante koji su zainteresirani
za izgradnju kapaciteta za povlaenje sredstava EU-a i upravljanje njima.
Pruajui pristup smjernicama i predlocima vezanim uz prijave za bespovratna
sredstva EU-a te poveznicama za vie informacija o fondovima EU-a za OCD-e s
podruja zapadnog Balkana i Turske.
Rasprava tijekom okruglog stola Mediji i OCD-i Izazovi i prilike u Srbiji,
2010.
21
Razumijevanje pomoi eu-a za vau zemlju
Kljuni koncepti i kako EU provodi menadment
pomoi
EU distribuira svoje eksterno fnanciranje na razne
naine: kroz specifne projekte, koristei sektorski
pristup ili budetskom potporom vladama drave-
primateljice. Projektni pristup se osobito koristi
za potporu inicijativama izvan javnog sektora, kao
to su civilno drutvo i privatni sektor. Stoga je
kljuno za OCD-e da shvate koncept projekta
te da posjeduju kapacitete potrebne za dizajn i
implementaciju projekata (vidi ulomak Priprema
uspjenih projektnih prijedloga).
Postoje razliite defnicije projekta, no defnicija
koju EU upotrebljava u vlastitim Smjernicama
za upravljanje projektnim ciklusom predstavlja
korisno ishodite:
Defnicija projekta glasi: Niz aktivnosti iji
je cilj postii jasno specifcirane ciljeve unutar
defniranog vremenskog razdoblja i defniranog
prorauna. Projekt takoer treba imati:
Jasno utvrene dionike, ukljuujui primarnu ciljnu skupinu i krajnje korisnike;
Jasan dogovor glede koordinacije, upravljanja i fnanciranja;
Sustav za praenje i evaluaciju koji podrava upravljanje radnim uincima; i
Odgovarajuu razinu fnancijske i ekonomske analize, koja naznauje da e koristi
od projekta premaiti njegov troak.
Razvojni projekti predstavljaju metodu za jasno defniranje i upravljanje investicijama i
procesima promjene. Mogu znaajno varirati glede ciljeva, raspona i veliine. Manji projekti
mogu ukljuivati skromne fnancijske resurse i trajati svega nekoliko mjeseci, dok veliki
projekti mogu ukljuivati mnogo milijuna eura i trajati vie godina.
22
Razvoj i upravljanje projektima fnanciranim sredstvima Europske unije Pregled sredstava EU-a namijenjenih OCD-ima
Smjernice EU-a za upravljanje projektnim ciklusom
Godine1992. Europska komisija usvojila je Upravljanje projektnim ciklusom (Project Cycle
Management PCM) kao primarnu grupu alata za oblikovanje i upravljanje projektima
(temeljenu na logikoj matrici), a prvi prirunik PCM-a izdan je 1993. Prirunik je auriran i
najnovija verzija na engleskom jeziku (iz 2004. godine) moe se preuzeti preko multimedijske
knjinice na web-stranicama EuropeAida (http://ec.europa.eu/europeaid/multimedia/
publications/publications/manuals-tools/t101_en.htm).
Smjernice PCM-a bile su pripremljene prvenstveno za slubenike EU-a, no mogu ih kao pomo
koristiti i partneri EU-a, ukljuujui OCD-e. Smjernice obuhvaaju EU-politiku asistencije, uvod
u koncept projektnog pristupa, pregled operativnih smjernica i, moda najvanije, dio s alatima
koji ukljuuje postupke kako razviti i implementirati projekte.
EU koristi dva osnovna pristupa da bi kanalizirala fnancije za potporu u implementaciji
projekata: bespovratna sredstva i ugovore javne nabave. Ta je dva pristupa mogue
jednostavno razlikovati na sljedei nain:
u sluaju bespovratnih sredstava, EU daje svoj doprinos ili projektu koji provodi
eksterna organizacija ili direktno organizaciji, zato to njene aktivnosti doprinose
ciljevima politike EU-a;
u sluaju javnog ugovora, ugovorno tijelo (ugovorno tijelo EU-a ili tijelo akreditirano
od EU-a) prima proizvod ili uslugu koja mu treba i koju EU plaa.
Za OCD-e s podruja zapadnog Balkana i Turske mehanizam pruanja bespovratnih
sredstava je defnitivno najznaajniji za povlaenje i upravljanje sredstvima EU-a. No neki
OCD-i mogu takoer biti u poziciji da se natjeu za pruanje proizvoda ili usluga temeljem
javnih ugovora. U tom je smislu bitno ove koncepte detaljnije razjasniti.
Bespovratna sredstva predstavljaju direktan doprinos iz EU-prorauna ili iz Europskog
razvojnog fonda. Dodjeljuju se treim osobama, kao to su OCD-i, za implementaciju
projekata ili aktivnosti koji su vezani uz politike EU-a i programe vanjske pomoi EU-a.
Bespovratna sredstva EU-a imaju neke osobitosti:
Predstavljaju oblik komplementarnog fnanciranja. EU obino ne fnancira projekte
do 100 posto, ve oekuje da i druga strana pokrije dio trokova;
Omoguuju fnancijsko poravnanje navedenih aktivnosti, a za njihove korisnike
sredstava ne smiju proizvesti dobit;
23
Ne mogu se dodjeljivati retroaktivno za aktivnosti koje su ve dovrene;
Osim toga, za istu aktivnost moe se dodijeliti samo jedna potpora.
Bespovratna sredstva se ne dodjeljuju od sluaja do sluaja, ve podlijeu godinjem ili
viegodinjem programiranju od strane EU-a i partnera, gdje se mogunosti fnanciranja
objavljuju kroz pozive za prijavu prijedloga.
Pozivi za prijavu prijedloga pozivaju kandidate da unutar odreenog roka prijave prijedlog
za aktivnosti koje odgovaraju planiranim ciljevima i ispunjavaju traene uvjete. Ti se pozivi
za prijavu prijedloga objavljuju kroz cijeli niz medija na razliitim lokacijama (to se detaljno
objanjeno u dijelu A, Identifciranje mogunosti za fnanciranje vae organizacije).
Sve se prijave za bespovratna sredstva pregledavaju i evaluiraju temeljem kriterija koji su bili
jasno najavljeni u pozivu za prijavu prijedloga, osiguravajui jednakost postupka. Kandidate
se pojedinano obavjetava o konanoj odluci glede njihovih prijedloga.
Bespovratna se sredstva temelje na nadoknadi prihvatljivih trokova. Drugim rijeima,
trokova koje je primatelj sredstava imao, a koji se smatraju neophodnim za provoenje
relevantnih aktivnosti. Stoga, naravno, svaki OCD koji prima bespovratna sredstva od EU-a
mora biti u stanju odravati odgovarajuu fnancijsku dokumentaciju koja na zadovoljavajui
nain demonstrira da su trokovi bili za dogovorene stavke, slijedom dogovorene procedure.
Bespovratna sredstva podlijeu pisanom ugovoru koji obje strane potpisuju te, u naelu,
zahtijevaju sufnanciranje od strane korisnika bespovratnih sredstava. S obzirom da
bespovratna sredstva pokrivaju raznolika podruja aktivnosti, postoje specifni uvjeti koje
je potrebno ispuniti, a koji mogu varirati od jednog podruja aktivnosti do drugog.
24
Javni ugovori za OCD-e naelno predstavljaju manje znaajan kanal povlaenja EU sredstava,
ali u regiji su sve prisutniji specijalizirani OCD-i koji se u partnerstvu s privatnim sektorom
bave pruanjem proizvoda i usluga. Procedure nabave se pokreu kada ugovorno tijelo EU-a
eli kupiti usluge, robu ili radove u zamjenu za naknadu. Nabavna procedura vodi sklapanju
javnog ugovora. Procedurama nabave upravljaju specifna pravila koja se razlikuju ovisno
o prirodi ugovora (usluge, roba, radovi) i o visini vrijednosti nabave.
Praktini vodi kroz procedure ugovaranja pomoi Europske zajednice treim zemljama
(Practical Guide to Contract Procedures for EC External Actions) ili PRAG kako ga
se uobiajeno naziva sadri detaljne procedure za upravljanje kako bespovratnim
sredstvimaEU-a tako i javnim ugovorima za OCD-e i ostale s podruja Zapadnog Balkana
i Turske (i drugdje izvan podruja EU-a). Za OCD-e nije neophodno temeljito poznavanje
PRAG-a, no da bi odgovarajue upravljali sredstvima EU-a (bilo da je rije o bespovratnim
sredstvima ili javnom ugovoru) moraju moi pristupiti i razumjeti odreene dijelove PRAG-a.
(vidi Upravljanje ugovorom o bespovratnim sredstvima EU-a i Praenje sukladnosti i
izvjetavanje o sredstvima EU-a)
U smislu institucionalnih postavki za upravljanje bespovratnim sredstvima EU-a i javnim
ugovorima, EU preferira sljedea tri pristupa:
Centralizirana implementacija: Europska komisija ili njezina delegacija direktno
implementiraju programe i odgovorni su za dodjelu bespovratnih sredstava i
javnih ugovora;
Decentralizirana implementacija: javna uprava u dravi primateljici implementira
programe temeljem fnancijskog sporazuma sklopljenog s Europskom komisijom.
Uprava te drave je odgovorna za dodjelu bespovratnih sredstava i ugovora, ali
Europska komisija kontrolira proceduru. Servisi Europske komisije su u redovnom
kontaktu s odnosnim implementacijskim partnerima kako bi osigurali da je objava
korisnika izvrena u odnosnim dravama;
Upravljanje zajedno s meunarodnim organizacijama i programi kojima
upravljaju agencije drava lanica EU-a: Europska komisija daje doprinos
projektu koji implementira neka meunarodna organizacija ili agencija drave
lanice EU-a, odgovorna za dodjelu bespovratnih sredstava i ugovora o nabavi
temeljem svojih vlastitih procedura. Europska komisija provjerava da li se sredstva
troe na odgovarajui nain, te je u stalnom kontaktu s odnosnim meunarodnim
organizacijama kako bi osigurala da se objava korisnika odvija korektno.
OCD-i iz osam drava s podruja zapadnog Balkana i Turske susreu se s kombinacijama
ranije navedenih postavki. U naelu, u zemljama formalno proglaenim kandidatkinjama za
lanstvo u EU-u uglavnom postoji decentralizirani sustav, to znai da se sredstva dodjeljuju
kroz ugovorna tijela unutar javne uprave dotine zemlje. Dok smo pripremali ovaj prirunik
25
takve postavke su bile na snazi u Hrvatskoj i Turskoj, a Makedonija i Crna Gora su bile na
putu prema decentralizaciji, dok su OCD-ima u zemljama koje su potencijalne kandidatkinje
sredstva uglavnom dodjeljivale Delegacije EU-a. U sluajevima nekih programa koji su ili
tematski i/ili regionalni, sredstva se dodjeljuju kroz centralizirani sustav i obino izravno
od Europske komisije.
Kako bi pojednostavnila upravljanje programima pomoi, i osobito, provjeru po kriterijima
prihvatljivosti, EU je za centraliziranu implementaciju ustanovila bazu podataka pod
nazivom PADOR u koju se svi OCD-i koji su potencijalni primatelji sredstava mogu prijaviti.
Bazom podataka PADOR (Potential Applicant Data Online Registration, odnosno
Online registracija podataka potencijalnih prijavitelja) upravlja EuropeAid, a ona sadri
informacije o organizacijama koje se javljaju na natjeaje za dodjelu bespovratnih sredstava
Europske komisije iz podruja vanjske pomoi. Vie informacija o PADOR-u i kako ga koristiti
moete nai u ulomku Identifciranje mogunosti za fnanciranje vae organizacije.
U smislu institucionalnih postavki za upravljanje bespovratnim sredstvima i javnim
ugovorima, EU preferira tri razliita pristupa: centraliziranu implementaciju,
decentraliziranu implementaciju i zajedniko upravljanje s meunarodnim
organizacijama i programima koje vode agencije drava lanica EU-a.
26
Razliiti instrumenti fnanciranja
OCD-i s podruja zapadnog Balkana i Turske imaju mogunost povlaenja resursa kroz tri
razliita mehanizma EU-fnanciranja. U skladu s time, OCD-i trebaju poznavati prirodu i
svrhu svakog od ta tri mehanizma:
Instrument pred-pristupne pomoi (IPA) u nadlenosti Ope uprave Europske
komisije za proirenje;
Tematski programi u nadlenosti Ope uprave Europske komisije za suradnju i
razvoj;
Programi zajednice u nadlenosti raznih opih uprava Europske komisije.
Ukratko emo pogledati sva tri mehanizma, no uglavnom emo se usredotoiti na IPA-u jer
ona nudi najvie mogunosti za OCD-e iz ove regije.
IPA Instrument pred-pristupne pomoi
EU prua usmjerenu pred-pristupnu fnancijsku pomo dravama kandidatkinjama
(Hrvatska, Island, Makedonija i Turska) i potencijalnim kandidatkinjama (Albanija, Bosna
i Hercegovina, Crna Gora, Kosovo i Srbija). Ta se fnancijska pomo stavlja na raspolaganje
pojedinanim korisnicima i kao vie-korisnika pomo. Svrha joj je pomoi ovim dravama
u uvoenju neophodnih politikih, gospodarskih i institucionalnih reformi kako bi se
uskladile s EU-standardima.
Reforme koje su nune za lanstvo u EU takoer slue za poboljanje ivota graana
u korisnikim dravama. Kljuni cilj pomoi je podrati politike reforme, osobito
institucionalnu izgradnju, jaanje vladavine prava, ljudska prava, zatitu manjina i razvoj
civilnog drutva.
Prije ulaska u EU, drava mora imati funkcionalnu trinu ekonomiju te mora biti u stanju
nositi se s pritiskom konkurencije i trinim silama unutar EU-a. Stoga se prua pomo
za podrku ekonomskih reformi koje vode do breg rasta i boljih izgleda za zapoljavanje.
Pomo u preuzimanju obaveza vezanih uz lanstvo poboljava kvalitetu ivota i u dravama
lanicama EU-a, jer se drave kandidatkinje i potencijalne kandidatkinje usklauju s pravilima
EU-a i postepeno usvajaju, npr. pravila glede zatite okolia i borbe protiv kriminala, droge
i ilegalne imigracije. Pretpristupna pomo nadalje potie regionalnu suradnju i doprinosi
odrivom razvoju i smanjenju siromatva.
Od 2007. i drave kandidatkinje i drave potencijalne kandidatkinje primaju fokusirano EU
fnanciranje i podrku kroz jedan jedinstveni kanal Instrument pretpristupne pomoi ili
IPA. Ukupno pretpristupno fnanciranje za regiju za razdoblje od 2007. do 2013. godine iznosi
11,5 milijardi eura. Ova su sredstva programirana kroz pet komponenti:
Komponenta I - Pomo u tranziciji i jaanje institucija prua fnanciranje za institucionalnu
izgradnju i uz to vezane investicije. Podrava mjere kojim se potie stabilizacija i tranzicija
27
u demokratsko drutvo i trinu ekonomiju. Komponenta I otvorena je svim dravama
kandidatkinjama i potencijalnim kandidatkinjama, a njome upravlja Opa uprava za proirenje.
Takoer je potrebno napomenuti da se kroz Komponentu I fnanciraju brojni regionalni i vie-
korisniki programi, ukljuujui Program podrke za civilno drutvo (vidi u nastavku).
Komponenta II - Prekogranina suradnja podrava preko-graninu suradnju izmeu
drava kandidatkinja i potencijalnih kandidatkinja, te drava lanica EU. Takoer je mogue
fnancirati sudjelovanje u transnacionalnim programima suradnje (u okviru Strukturalnih
fondova) i programima Sea Basin (u okviru Instrumenta za europsko susjedstvo i suradnju
European Neighbourhood and Partnership Instrument ENPI). Komponenta II otvorena je
za sve drave kandidatkinje i potencijalne kandidatkinje, a njome upravljaju Ope uprave za
proirenje i za regionalnu politiku.
Komponenta III - Regionalni razvoj fnancira ulaganja i uz njih vezanu tehniku pomo u
podrujima kako to su transport, okoli i gospodarska kohezija. Otvorena je samo za drave
kandidatkinje, a njome upravlja Opa uprava za regionalnu politiku.
Komponenta IV - Razvoj ljudskih resursa nastoji ojaati ljudski kapital kroz edukaciju i
obuku, te pomoi u borbi protiv ekskluzije. Otvorena je samo za drave kandidatkinje, a njome
upravlja Opa uprava za zapoljavanje, socijalne poslove i jednake mogunosti.
Komponenta V - Ruralni razvoj doprinosi odrivom ruralnom razvoju. Prua pomo za
restrukturiranje poljoprivrede i njenu prilagodbu standardima EU-a u podrujima zatite
okolia, javnog zdravstva, zdravlja ivotinja i biljaka, dobrobiti ivotinja i profesionalne
sigurnosti. Otvorena je samo za drave kandidatkinje, a njome upravlja Opa uprava za
poljoprivredu i ruralni razvoj.
Sve IPA-komponente nude mogunosti za fnanciranje OCD-a, jer nacionalno programiranje
komponenti esto ukljuuje sheme dodjele bespovratnih sredstava (i uz njih vezane pozive
za projektne prijedloge) koje su otvorene OCD-ima. Na primjer, mogue je da u okviru
Komponente III postoje sheme dodjele bespovratnih sredstava koje trae projektne prijedloge
OCD-a za promociju implementacije EU-politike za okoli, ili u okviru Komponente V sheme
dodjele bespovratnih sredstava otvorene OCD-ima za fnanciranje projekata koji promiu
zapoljavanje mladih. No, Komponente III do V mogu koristiti samo drave kandidatkinje, pa
stoga gledajui regiju kao cjelinu Komponenta I i, u odreenoj mjeri, Komponenta II pruaju
najvie mogunosti za OCD-e. To je djelomino i zbog novog Programa podrke za civilno
drutvo, kao to je objanjeno u nastavku.
Znaaj civilnog drutva istaknut je u Priopenju komisije Vijeu i Europskom parlamentu o
strategiji i glavnim izazovima proirenja za razdoblje 2007.2008. godine. Kako bi se na potrebe
regije to bolje odgovorilo, podrka razvoju i dijalogu civilnog drutva e se koordinirati i
pojednostavniti fokusiranjem na tri interventna podruja, koja e sainjavati novi Program
podrke za civilno drutvo:
28
Tematski programi
Svrha je tematskih instrumenata i programa EU-a pruiti potporu podrujima koja nisu
pokrivena nacionalnim programima fnanciranim drugim instrumentima (kao to je IPA).
Stoga, za OCD s podruja zapadnog Balkana i Turske postoje dvije glavne tematske mogunosti
fnanciranja:
Instrument europskog susjedstva i partnerstva (European Neighbourhood and
Partnership Instrument ENPI) i
Podrka lokalnim graanskim inicijativama i izgradnja kapaciteta osnaujui ulogu
civilnog drutva;
Program Ljudi-ljudima (People 2 People P2P) kojim se podravaju studijski posjeti
institucijama i tijelima EU-a radi razmjene iskustava, znanja i dobrih praksi izmeu
korisnika, EU-a i organizacija civilnog drutva u dravama lanicama EU-a;
Aktivnosti koje se provode u partnerstvu izmeu organizacija civilnog drutva u
dravama korisnicama i u EU-u, a koje vode prijenosu znanja i umreavanju
29
Europski instrument za demokraciju i ljudska prava (European Instrument for
Democracy and Human Rights EIDHR).
ENPI
Od 2007. godine EU implementira sveobuhvatnu Politiku europskog susjedstva, koju
podrava ENPI kao kanal za distribuciju sredstava. U tom smislu, ENPI je zamijenio
prethodne instrumente TACIS i MEDA, a u okviru programiranja sredstava esto ima
sheme za dodjelu bespovratnih sredstava na koje se OCD-i mogu prijavljivati. Osam drava
zapadnog Balkana i Turska nisu direktno pokrivene ENPI-em, meutim, mnotvo poziva
za projektne prijedloge ovog programa daju OCD-ima s ovog podruja mogunost da se
ukljue kao partneri (pored OCD-a iz drava lanica EU). Stoga je za OCD-e s ovog podruja
vano da razumiju ENPI i da prate mogunosti koje im se kroz taj program otvaraju.
Strateki ciljevi programa ENPI-a su:
Podravati demokratsku tranziciju i promicati ljudska prava;
Tranzicija prema trinoj ekonomiji;
Promocija odrivog razvoja i politika od opeg interesa (protiv terorizma i rastueg
posjedovanja oruja masovnog unitenja, rjeavanje konfikata i vladavina
meunarodnog prava).
ENPI ukupno raspolae sa sredstvima u iznosu 11,2 milijarde eura za razdoblje od 2007. do
2013. godine. Ovaj proraun je rasporeen na sljedei nain: 95 posto za nacionalne programe
i programe za vie drava-korisnica, te pet posto za programe prekogranine suradnje.
Dodjelu sredstava odreuju smjernice, a ovisi o potrebama i apsorpcijskim kapacitetima
drava-korisnica, kao i implementaciji dogovorenih reforma.
Lokalno implementirani programi slijede specifni proces programiranja temeljen na:
Viegodinjim programskim dokumentima (za nacionalne, viedravne i
prekogranine strategije) i viegodinjim indikativnim programima;
Godinjim akcijskim programima i zajednikim programima za prekograninu
suradnju.
EIDHR
Sredstva EIDHR-a programiraju se na viegodinjoj osnovi i ukljuuju pozive za projektne
prijedloge za OCD-e koji ispunjavaju uvjete s podruja zapadnog Balkana i Turske te ostalih
zemalja. Raspoloiva sredstva su prilino ograniena (ukupan iznos od oko 100 milijuna eura
za razdoblje od 2007.2013. godine) i naelno su vezana uz postizanje opih ciljeva koji su:
Unaprijediti potivanje ljudskih prava i osnovnih sloboda u dravama i regijama
gdje su najvie izloeni rizicima;
Ojaati ulogu civilnog drutva u promociji ljudskih prava i demokratskih reformi,
podravanju mirenja grupnih interesa i konsolidaciji politike participacije i
predstavljanja;
30
Podravati aktivnosti u podrujima pokrivenim smjernicama EU-a: dijalog o
ljudskim pravima, branitelji ljudskih prava, smrtna kazna, muenje, djeca i oruani
sukobi i nasilje nad enama;
Podrati i ojaati meunarodni i regionalni okvir za zatitu ljudskih prava,
pravinost, vladavinu prava i promociju demokracije;
Graditi povjerenje u demokratske izborne procese te unapreivati njihovu
pouzdanost i transparentnost, osobito praenjem izbornih procesa.
Strateki dokument EIDHR 2011-2013 implementirat e se kroz dva globalna poziva za
projektne prijedloge svake godine, te oko 90 lokalnih poziva za projektne prijedloge koje e
delegacije EU-a pokretati na godinjoj ili polugodinjoj osnovi.
Programi zajednice
Programi Zajednice predstavljaju grupu integriranih mjera koje je Europska komisija usvojila
radi jaanja suradnje meu dravama lanicama EU-a u pogledu politika Zajednice tijekom
odreenog vremenskog razdoblja. Stoga se programi zajednice mogu vezati uz gotovo bilo
koju politiku zajednice. Zajednica odluuje o vrsti programa i njihovu trajanju, a fnanciraju
se iz njezina opeg prorauna.
Drave-pristupnice i drave-kandidatkinje imaju priliku sudjelovati u programima, no
osnovni uvjet sudjelovanja je godinja naknada koja se dogovara za svaki program posebno
i koju je potrebno uplatiti u proraun. Na podruju zapadnog Balkana i Turske, ovih osam
drava sudjeluje u velikom broju programa zajednice, no sudjelovanje svake od drava
donekle je razliito. Prvo mjesto na kojem moete pronai informacije o tome u kojim
programima sudjeluje vaa drava je web-portal EU-delegacije u vaoj dravi.
Za mnoge programe zajednice vei dio sredstava se kanalizira kroz javne institucije kao to
su kole, sveuilita, bolnice, muzeji. Meutim, OCD-i i individualne osobe takoer mogu
koristiti sredstva iz mnotva programa.
Programi Zajednice od kljunog interesa za OCD-e s ovog podruja su vjerojatno:
Program Kultura: ovaj EU-program posjeduje proraun od 400 milijuna eura za
razdoblje 2007. 2013. za fnanciranje projekata i inicijativa kojima se promie
kulturna raznolikost Europe i unapreuje nae zajedniko kulturno nasljee
razvojem prekogranine suradnje izmeu kulturnih operatora i institucija.
http://ec.europa.eu/culture/our-programmes-and-actions/doc411_en.htm
Europa za graane: program Europa za graane ima cijeli niz kljunih prioriteta
usmjerenih na ispunjavanje misije pruanja aktivne uloge za graane u razvoju
Europske unije; ukljuujui promicanje sudjelovanja i demokracije na razini EU-a;
budunost Unije i njene osnovne vrijednosti; meu-kulturni dijalog; zapoljavanje,
31
drutvenu kohezija i odrivi razvoj, te podizanje informiranosti o drutvenom
uinku politika EU-a.
http://ec.europa.eu/citizenship/programme-priorities/doc16_en.htm
FP7: Sedmi okvirni program za istraivanje i tehnoloki razvoj (Seventh Framework
Programme for Research and Technological Development FP7) predstavlja
glavni instrument EU-a za fnanciranje istraivanja u Europi, a traje od 2007.
do 2013. godine. FP7 je takoer oblikovan da odgovori na potrebe Europe glede
zapoljavanja, konkurentnosti i kvalitete ivota.
http://cordis.europa.eu/fp7/home_en.html
LIFE+: Ovo je fnancijski instrument EU-a za potporu ekolokim projektima i
projektima ouvanja prirode irom EU-a, kao i u nekim dravama-kandidatkinjama,
dravama-pristupnicama i susjednim dravama.
http://ec.europa.eu/environment/life/
Cjeloivotno uenje Lifelong Learning (ukljuujui Erasmus, Leonardo,
Socrates): Program cijeloivotnog uenja podrava mogunosti za uenje
od djetinjstva do starije dobi u svakoj moguoj ivotnoj situaciji. Program
cijeloivotnog uenja Europske komisije omoguuje ljudima da sudjeluju u
stimulativnim doivljajima uenja u svakom stadiju ivota, a takoer pomae u
razvoju edukacijskog sektora i sektora obuke irom Europe.
http://ec.europa.eu/education/lifelong-learning-programme/doc78_en.htm
Javno zdravstvo: Ugovorom o osnivanju EU je obavezna osigurati da je zatita
ljudskog zdravlja ugraena u sve njene politike, te je obavezna djelovati zajedno
s dravama lanicama EU na poboljanju javnog zdravlja, prevenciji bolesti i
eliminaciji izvora opasnosti po ljudsko fziko i mentalno zdravlje. Europska
strategija zatite i poboljanja ljudskog zdravlja uglavnom se provodi kroz
zdravstvene programe Komisije.
http://ec.europa.eu/health/index_en.htm
Mladost u akciji (Youth in Action): Ovo je program koji je Europska unija pokrenula
za mlade. Cilj mu je meu mladim Europljanima potaknuti osjeaje aktivnog
europskog graanstva, solidarnosti i tolerancije te ih ukljuiti u oblikovanje
budunosti Unije.
http://eacea.ec.europa.eu/youth/index_en.php
Za OCD-e je kljuno da redovno pretrauju sve navedene instrumente i programe kako
bi mogli identifcirati tono koje bi im se mogunosti fnanciranja mogle otvoriti tijekom
godine. (vidi Identifciranje mogunosti fnanciranja vae organizacije). Izvori informacija o
mogunostima za svaku od osam drava regije ukratko su pokriveni u sljedeim poglavljima.
32
Fondovi EU-a dostupni u vaoj zemlji
U ovom priruniku ne bi bilo mogue
navesti defnitivni popis svih mogunosti
fnanciranja dostupnih OCD-ima s podruja
zapadnog Balkana i Turske, jer se one cijelo
vrijeme mijenjaju. Takav bi popis, u stvari,
krivo navodio OCD-e jer bi vrlo vjerojatno
ubrzo zastario i ne bi vie pruao aurne
podatke bilo za neku od osam drava ili
moda ak ni za jednu od njih. Stoga OCD-
ima s ovog podruja toplo preporuujemo
da usvoje sustav kojim e osigurati redovno
pretraivanje mogunosti za fnanciranje
kroz EU-fondove, te da ta istraivanja
provode na strukturiran nain (vidi
Utvrivanje mogunosti fnanciranja za
vau organizaciju). Meutim, kako bismo
vam olakali uvoenje takvog procesa u
vau organizaciju, kroz sljedeih nekoliko
ulomaka predstavljamo snimku kljunih
izvora informacija o fondovima EU-a za
svaku od drava, te kratke savjete OCD-a
aktivnih u dotinoj dravi. No, zapoinjemo
s kljunim, sredinjim izvorima informacija
Europske komisije. Napominjemo da su neke od sljedeih web-stranica dostupne samo na
engleskom jeziku.
Europska komisija
Opa uprava za suradnju i razvoj (Europe Aid) na http://ec.europa.eu/europeaid/work/
index_en.htm
Opa uprava za proirenje na http://ec.europa.eu/enlargement/index_en.htm ima zasebne
dijelove za drave kandidatkinje, drave potencijalne kandidatkinje i regionalnu suradnju.
Albanija
Web-stranice Delegacije EU-a na http://ec.europa.eu/delegations/albania osobito stranice
Mogunosti fnanciranja.
Informativni centar EU-a u Albaniji (http://euinfocentre.al)
Centar za razvoj civilnog drutva - Qendra e Zhvillimit t Shoqris Civile (http://www.
vloracivilsociety.org)
33
Bosna i Hercegovina
Dio web-stranica Delegacije EU-a na http://www.delbih.ec.europa.eu/ pod nazivom EU
pomo u Bo-He ima padani izbornik sa est pod-odjeljaka. Odjeljak Pravosue i unutarnji
poslovi sadri informacije o fnanciranju civilnog drutva.
Hrvatska
Web-stranice Delegacije EU-a na http://www.delhrv.ec.europa.eu/?lang=hr pruaju opsene
informacije o pristupnom procesu Hrvatske i dostupnim fondovima EU-a.
Udruga Informo kae da su im u stjecanju iskustva osobito korisni bili bilteni i besplatna web-
platforma koje nudi European Projects Association (EPA) (http://www.europeanprojects.
org). Na je posao sada puno laki. U stvari, kroz Project Factory koju nudi EPA, imamo na
raspolaganju jedinstveno mjesto puno korisnih alata i novosti.
Kosovo (prema UNSCR 1244/99)
Dio web-stranica Ureda za vezu Europske komisije na adresi http://www.delprn.ec.europa.
eu pokriva temu pomoi EU-a Kosovu i tu se objanjavaju razliite prilike za povlaenje
sredstava i programi, te pruaju informacije o prolim uspjenim projektima po programima.
Fatmir Curri iz Kosovske zaklade za civilno drutvo (Fondacioni Kosovar pr Shoqri
Civile) navodi: Najbolji nain na koji OCD-i koji djeluju na Kosovu mogu saznati vie o
EU-fnanciranju je praenje godinjih i viegodinjih planova Ureda za vezu Europske
komisije na Kosovu. lanstvo u raznim mreama i krovnim organizacijama takoer daje
dodatnu vrijednost informacijama o sredstvima EU-a dostupnim kroz regionalne programe
i programe kojima se upravlja centralizirano iz Bruxellesa.
Biva Jugoslavenska Republika Makedonija
Na dijelu svojih web-stranica pod nazivom EU pomo na adresi http://www.delmkd.
ec.europa.eu/en/index.htm Delegacija EU-a prua kompaktne informacije o EU politici
glede civilnog drutva. Takoer postoji i dio posveen natjeajima.
Crna Gora
Web-stranice Delegacije EU-a na adresi http://www.delmne.ec.europa.eu/code/navigate.
php?Id=1 pruaju cjelovite informacije o EU-pomoi Crnoj Gori i natjeajima kroz dva
razliita pod-odjeljka.
Srbija
Web-stranice Delegacije EU-a na adresi http://www.delscg.ec.europa.eu/code/navigate.
php?Id=1 imaju zasebni dio posveen mogunostima fnanciranja koje prua informacije o
otvorenim i zatvorenim natjeajima, administrativnim natjeajima, dodijeljenim ugovorima
te poveznicu na web-stranice EuropeAida.
34
Turska
Web-stranice Delegacije EU-a na adresi http://www.avrupa.info.tr/DelegasyonPortal.html
ukljuuju zaseban dio o civilnom drutvu te razliitima alatima i mogunostima fnanciranja
civilnog drutva u Turskoj sredstvima EU-a.
Fuat Engin iz TUBIDER-a kae, izmeu ostalog, da oni prate web-stranice CFCU-a (www.
cfcu.gov.tr) i stranice Turskog centra za razvoj civilnog drutva (Sivil Toplum Gelitirme
Merkezi www.stgm.org), te da su ulanjeni u mnotvo popisa e-maila.
Vei broj OCD-a iz regije spomenuo je da se koriste portalom Funds for NGOs (Fondovi
za udruge - http://www.fundsforngos.org). Rije je o online-inicijativi za unapreivanje
odrivosti OCD-a olakavanjem njihova pristupa donatorima, resursima i vjetinama.
Inicijativa koristi online-tehnologije za prijenos znanja o organizacijskoj odrivosti,
promicanje kreativnih ideja za dugorono generiranje institucionalnih sredstava za razvojne
intervencije, poboljanje profesionalnih aktivnosti mobilizacije resursa i zagovaranje ulaganja
vie donatorskih sredstava i resursa u izgradnju vjetina i kapaciteta OCD-a.
Razvoj i menadment
projekata fnanciranih
sredstvima EU-a
37
Razvoj i menadment projekata fnanciranih sredstvima EU-a
identificiRanje pRilika za financiRanje vae
ORGANIZACIJE
U prethodnom smo poglavlju vidjeli da EU posjeduje razliite mehanizme kanaliziranja
sredstava u osam IPA-drava na Balkanu i Tursku (vidi Razumijevanje pomoi EU-a za
vau zemlju). Oni ukljuuju tematske instrumente, kao to je EIDHR, koji imaju godinje
akcijske planove, ili IPA (Instrument pretpristupne pomoi) koji ima viegodinje operativne
programe posebno prilagoene potrebama svake od zemalja, ili razne programe zajednice
kojima upravljaju nacionalne agencije. Za OCD-e je vano da otkriju koji su mehanizmi na
snazi u njihovoj dravi te koje se mogunosti/prilike planiraju za sljedeih godinu do dvije.
Takvo je napredno planiranje mogue ostvariti na vie naina. Jedan je koritenje centralnih
web-portala Europske komisije (koji su dostupni na jezicima EU-a, iako neki od dokumenata
za uitavanje nisu dostupni na svim jezicima), ili koritenjem lokalno dostupnih izvora
informacija (koji koriste mjeavinu lokalnog jezika i engleskog jezika), kao to su web-stranice
Delegacija EU-a i web-portali lokalnih agencija za ugovaranje, informacijskih centara EU-a,
ministarstava i nekih organizacija za podrku OCD-a. Ove razliite web-adrese moete nai
u ulomku Fondovi EU-a dostupni za vau zemlju.
Dobra praksa iz Organizacije za graanske inicijative
(OGI) iz Hrvatske
OGI ima strateki plan koji pokriva trogodinje razdoblje, a jedan je dio posveen
planiranju prikupljanja sredstava. Taj plan sadri detalje o pripremama za prijave
na natjeaje za bespovratna sredstva. Razvojni direktor OGI-a odgovoran je za
implementaciju tog plana prikupljanja sredstava te blisko surauje s Izvrnim vijeem
organizacije.
Glede praenja Poziva za projektne prijedloge, svakog dana djelatnici OGI-a provode
15 minuta u potrazi za novim pozivima, provjeravajui novosti i web-stranice o EU-
fondovima te provjeravajui je dolo li do auriranja kljunih programskih dokumenata.
Svim OCD-ima preporuujemo da slijede istu praksu, jer je od kljune vanosti na
vrijeme uoiti relevantne Pozive za projektne prijedloge.
KORAK 1
Kako uskladiti prioritete svoje organizacije s
prilikama za fnanciranje sredstvima EU-a?
38
Dobru poetnu toku predstavlja koritenje centralnih web-portal Europske komisije za
pretraivanje mogunosti fnanciranja sredstvima IPA-a, pa potom mogunosti koje pruaju
tematski programi i programi zajednice. Slijede koraci koji opisuju kako to i provesti.
Mogunosti fnanciranja IPA-sredstvima
Koristite web-portal Ope uprave Europske komisije za proirenje, tako to ete krenuti od
naslovnice (http://ec.europa.eu/enlargement/index_en.htm) te otvoriti stranice za vau
zemljuu, sluei se lijevim izbornikom. To, na primjer, znai da ako traite mogunosti koje
postoje za Albaniju, prvo ete odabrati izbornik Zemlje potencijalne kandidatkinje (Potential
Candidates), a potom Albanija. Potom ete pod izbornikom Financijska potpora
(Financial Assistance) moi pretraivati razliite dokumente. U sluaju Albanije koja je drava
potencijalna kandidatkinja, pa stoga prima sredstva kroz IPA-komponente I i II, moi ete nai
dokumente koji daju sliku ukupnog programiranja za svaku godinu (spustite se do dna web-
stranice i pritisnite na Nacionalni program (National Programme) za najnoviju godinu)
te individualne dokumente koji detaljno opisuju programe dodjele bespovratne pomoi i
makroprojekte za svaku godinu (spustite se niz stranicu i pritisnite na Saetke projekata
(Project fches) za najnoviju godinu). Tako, na primjer, pod Saecima projekata za Albaniju za
2009. godinu postoji saetak pod nazivom PF8 Razvoj civilnog drutva, pa ako taj dokument
otvorimo, unutra moemo nai sljedee:
Objavit e se tri poziva za projektne prijedloge kako bi se odabrali projekti koje predlau organizacije
civilnog drutva iz sljedeih sektora:
Borba protiv korupcije;
Zatita okolia i edukacija o ekologiji i okoliu;
Podrka za ranjive skupine (npr. ugroene ene, djeca koja ive na ulici itd.), manjine i
siromane.
39
U odjeljku 4 Saetka moemo saznati planirani proraun (u ovom sluaju rije je o 1,43 milijuna
eura koji e se alocirati na programe za dodjelu bespovratnih sredstava) te naelni raspored
implementacije (odjeljak 5) - u ovom sluaju bilo je planirano da se pozivi za projektne
prijedloge objave u 1. i 2. kvartalu 2010. godine.
Za formalne drave kandidatkinje izbornik Financijska potpora sadrat e vei broj
dokumenata vezanih uz pojedinosti svake od pet IPA-komponenata.
OCD-i se trebaju naviknuti na pretraivanje tih stranica, a otvaranjem i itanjem razliitih
dokumenata mogu zapoeti uiti o tome kako se programiraju IPA-fondovi te kakve e prilike
programi za dodjelu bespovratne pomoi pruati OCD-ima, i kada. Na alost, ovi vani
planski dokumenti za IPA-regiju koja ukljuuje drave zapadnog Balkana i Tursku, na web-
stranicama GD-a za proirenje obino su dostupni samo na engleskom jeziku.
Upoznavanje s onim to EU naziva project fche (saetak projekta) kao i saznanje koji fondovi
e kada biti dostupni, predstavlja kljuni dio procesa istraivanja. Rije je o dokumentima koji
u standardnom formatu predouju za to e se EU-sredstva koristiti, koliki e biti proraun
i namjeravani vremenski okvir. Za OCD-e nije nuno da razumiju sve aspekte Saetaka, ali
bi trebali biti u stanju brzo pregledati glavna poglavlja i vidjeti jesu li predvieni pozivi za
projektne prijedloge iz njihovog sektora ili podruja interesa. Naelno, takoer bi trebalo biti
mogue direktno kontaktirati glavnog korisnika koji e voditi program, jer su ime i podaci
kontakta ukljueni u poglavlje 1.7 Saetka. Meutim, u praksi je esto teko ostvariti takav
kontakt.
Na kraju, vano je razumjeti da programske godine nisu ista stvar kao godine za
implementaciju projekta. Naelno, ako u Saetku postoji prijedlog za poziv za projektne
prijedloge, taj e se poziv najee dogoditi godinu ili dvije godine nakon datuma saetka. To
znai da, kako bi doznali koja bi IPA-sredstva mogla biti dostupna OCD-ima u 2011. ili 2012.
godini, potrebno je pregledati programe i saetke za 2009. i 2010. Takoer, ne postoji jamstvo
da e sredstva planirana u programu i saetcima doista biti iskoritena, iako se, naelno, vei
dio programiranja i realizira.
Dobra praksa Albanskog helsinkog odbora (Komiteti
Shqiptar i Helsinkit / Albanian Helsinki Committee
AHC)
Glavni strateki dokument za AHC je Strateki plan koji se priprema svake tri godine. Plan
pokriva interventna podruja vezana uz ljudska prava, predloene metode intervencije
te potrebne resurse. Organizacija stoga shvaa da je prvi korak u mobilizaciji resursa
postojanje dobrog i realistinog stratekog plana, a pridijeljeno osoblje je onda u
stanju procijeniti Pozive za projektne prijedloge u skladu s tim planom. Pored toga,
pregledavajui Pozive za projektne prijedloge osoblje e se posavjetovati o relevantnosti
odreenog Poziva s direktnim korisnicima, a takoer e uzeti u obzir lekcije koje je AHC
nauio tijekom prethodnih prijava na Pozive.
40
Razvoj i upravljanje projektima fnanciranim sredstvima Europske unije Razvoj i menadment projekata fnanciranih sredstvima EU-a
Financiranje kroz tematske instrumente i programe
Kako biste stekli uvid u to koji fondovi bi mogli biti dostupni organizacijama u vaoj zemlji,
pritisnite miem na izbornik Kako radimo (How We Work) na lijevoj strani ekrana.
Tu moete pregledati informacije o tome kako funkcionira fnanciranje kroz tematske
instrumente (Kako fnanciramo/How We Finance), a potom istraiti pojedine tematske
instrumente. Za zemlje zapadnog Balkana i Tursku najznaajniji instrument je EIDHR.
Na stranicama posveenim EIDHR-u, na desnoj margini kliknite na izbornik Projekti
fnanciranje: planiranje (Projects funding: planning ahead) i tu ete nai dokument koji
daje pregled fnanciranja za sljedee tri godine, za podruje osam drava zapadnog Balkana
i Turske.
Kako biste pronali otvorene ili najavljene pozive za projektne prijedloge, sa stranica
posveenim EIDHR-u ili bilo kojem drugom programu EU-a, poite na odjeljak Radite s
nama (Work With US). Na tim ete stranicama, pod izbornikom Financiranje (Funding),
nai opsenu trailicu. Sljedee stranice opisuju kako se njome sluiti.
Financiranje kroz Programe zajednice
Sredstva Programa zajednice nisu primarno namijenjena podrci OCD-a izvan EU-a, ve
predstavljaju mehanizam potpore politika EU-a unutar EU-a. Meutim, kao to je vidljivo iz
Razliitih instrumenata fnanciranja (Different Funding Instruments), drave zapadnog
Balkana i Turska sudjeluju u nekim od tih programa, pa stoga unutar specifnih podruja
postoje odreene mogunosti za fnanciranje OCD-a. Da biste pronali u kojim Programima
zajednice sudjeluje vaa zemlja trebate ili provjeriti web-portal Delegacije EU-a (web-adresa
navedena u poglavlju Fondovi EU-a dostupni u vaoj zemlji) ili vladine institucije za
upravljanje poslovima vezanim uz EU, ako u vaoj zemlji takva institucija postoji. Na taj
ete nain moi za svaki Program zajednice identifcirati akreditiranu agenciju ili instituciju
ovlatenu za upravljanje resursima odreenog programa.
Na primjer, jedan od najuspjenijih programa za podrku malih OCD-a iz podruja aktivnosti
mladih je program Mladost u akciji (Youth in Action - YiA). Ope informacije o YiA moete
nai na stranici http://eacea.ec.europa.eu/youth/index_en.php.
Bariu Zenelaj iz kosovske Akademije za obuku i tehniku pomo (Academy for Training
and Technical Assistance ATTA) istie da njihova organizacija ima poseban pristup kojim
osigurava da se prilike za fnanciranje ne propuste: Dvaput godinje naa organizacija
organizira mapiranje donatora koristei participativni pristup, a svaki lan organizacije
obavezan je, u svojim mjesenim izvjeima, izvjestiti o novim donatorskim prilikama.
41
Na tim web-stranicama (Ope uprave za obrazovanje i kulturu DG for Education and
Culture) nai ete podatke o Mogunostima fnanciranja (Funding Opportunities) tijekom
sljedeih nekoliko godina te kako pripremiti prijavu za sredstva. Trenutno na podruju kojim
se bavi ovaj prirunik samo Turska ima pun programski status i Nacionalnu agenciju koja
se bavi YiA-fnanciranjem na lokalnoj razini, dok su preostalih sedam drava partnerske
drave YiA-programa, pa time imaju pravo prijave na neke od centralno-upravljanih poziva
za projektne prijedloge.
Popis adresa web-stranica kljunih programa zajednice nai ete u poglavlju Razliiti
instrumenti fnanciranja.
42
Kada prouavate razliite programske dokumente za bilo koju godinu, ne zaboravite da do
efektivne isplate sredstava obino treba protei jedna do dvije godine nakon to je godinji
program usuglaen. Stoga, kako biste razumjeli, primjerice, koja bi IPA-sredstva mogla biti
dostupna OCD-ima tijekom 2011. ili 2012. godine, potrebno je pretraiti programe i saetke
za vau zemlju za 2009. i 2010. godinu. To se takoer odnosi i na fnanciranje kroz Tematske
programe i Programe zajednice.
Nakon to se strateki utvrdili koji bi fondovi mogli biti dostupni i pogodni za vau organizaciju,
trebat ete redovno pretraivati izvore informacija o pozivima za projektne prijedloge (ili
otvorene natjeaje za javne ugovore) tijekom razdoblja koja su bila naznaena u planskim
dokumentima.
Pojedinosti za bilo koju priliku/mogunost fnanciranja biti e objavljene na EU-stranicama
Pozivi za projektne prijedloge. Ti se pozivi administriraju u skladu s vrlo strogim pravilima
EU-a i vrlo jasno objanjavaju kako se moe prijaviti za taj odreeni program za dodjelu
bespovratnih sredstava.
Pozivi za projektne prijedloge objavljuju se na web-stranicama EuropeAida, a u sluaju drava
koje imaju decentralizirano upravljanje sredstvima, takoer i na lokalnim web-stranicama. Na
primjer, u Hrvatskoj se pozivi objavljuju na web-stranicama Sredinje agencije za fnanciranje
i ugovaranje, na adresi http://www.safu.hr, a u Turskoj na stranicama Sredinjeg ureda za
fnanciranje i ugovaranje na adresi http://www.cfcu.gov.tr. EU Delegacije u svakoj dravi
obino imaju i web-stranice na lokalnom jeziku koje sadre informacije o pozivima za projektne
prijedloge. Kada uitate web-stranice EuropeAida na adresi http://ec.europa.eu/europeaid/
work/index_en.htm otiite na stranicu Suraujte s nama/Financiranje: Pozivi za projektne
Kako odrati razinu informiranosti o prilikama za fnanciranje EU-sredstvima savjet udruge
ALFA (Resursni centar za razvoj) iz Novog Sada, Srbija
Naa je organizacija razvila sustav praenja prilika za fnanciranje. Na primjer, imamo popis
donator koji su nas prethodno podrali i s njima ostajemo u kontaktu. esto nam alju informacije
o prilikama za fnanciranje. Takoer, pretplaeni smo na relevantne popise korisnikih adresa
e-pote. Redovno provjeravamo web-stranice naih ministarstava, Europske komisije, i ostalih
resursnih centara iz regije. Ve su nam poznati ciklusi u kojima odreeni donator ili programi
pokreu Pozive za projektne prijedloge, te se o njima informiramo. Takoer redovno sudjelujemo
u dogaanjima gdje se skupljaju ljudi iz udruga i relevantnih institucija radi razmjene informacija.
KORAK 2
to trebamo uiniti da bismo se prijavili na
natjeaj za dodjelu sredstava?
43
prijedloge (Work With Us/Funding: Calls for Proposals) i koristite trailicu kako biste
pronali otvorene pozive za bespovratna sredstva za vau zemlju ili regiju. Ne zaboravite
za svoju pretragu odabrati datume koji pokrivaju pozive objavljene prije najmanje tri mjeseca.
Nakon to pronaete poziv za projektne prijedloge za koji smatrate da bi mogao biti relevantan
za vau organizaciju, preuzmite na svoje raunalo sve relevantne dokumente vezane uz taj
poziv. Najvaniji od njih su Vodi za prijavitelje (Guidelines for Applicants) i Obrazac prijave
za bespovratna sredstva (Grant Application Form). Ti su dokumenti esto dostupni samo na
engleskom jeziku, osobito ako prijava mora biti sastavljena na engleskom, meutim, tamo gdje
su doputene prijave i na drugim jezicima, Vodi bi takoer mogao biti dostupan na drugim
jezicima.
Svi su pozivi za projektne prijedloge otvoreni za prijave tijekom ogranienog vremenskog
razdoblja pa je stoga od kljune vanosti da prijavu pripremite prije roka. Pozivi za projektne
prijedloge za bespovratna sredstva u vrijednosti vioj od 100 tisua eura otvoreni su najmanje
90 dana; dok su za bespovratna sredstva u vrijednosti manjoj od 100 tisua eura otvoreni
najmanje 60 dana. Razdoblje za pripremu projektne prijave nikada nee biti dovoljno dugo
da bi se pripremila savrena prijava, meutim, ako ste planirali unaprijed (slijedei Korak 1
spomenut ranije), tada ste ve napravili odreene pripremne korake za prijavu.
Prijava se moe pripremiti samo u skladu s pruenim uputama i ispravnim koritenjem
predloaka EU-a. Bilo kakvo odstupanje od zadane procedure rezultirat e odbijenicom prijave.
Stoga je bitno da vaa organizacija posjeduje kapacitete nune da bi u cijelosti mogla potovati
procedure za prezentaciju projektnog prijedloga. Usklaenost s procedurama pokrivena je u
poglavljima C i D Priprema uspjenih projektnih prijedloga i Kako proi evaluaciju.
Osim pripreme formalne prijave u odgovor na poziv za projektne prijedloge, veina OCD-a
iz regije e takoer morati odraditi registraciju u PADOR. To se zahtijeva od organizacija
koje se prijavljuju na programe za dodjelu bespovratnih sredstava, kojima centralizirano
upravlja Europska komisija (ili Delegacija EU-a u toj zemlji). Registracija u PADOR nije nuna
za organizacije koje se prijavljuju na programe za dodjelu bespovratnih sredstava kojima se
decentralizirano upravlja (to je u vrijeme kada je pisan ovaj prirunik ukljuivalo IPA fondove
kojima raspolau hrvatske i turske javne institucije).
PADOR je online-baza podataka
kojom upravlja EuropeAid, a koja
sadri podatke o organizacijama koje
se natjeu za bespovratna sredstva
Europske komisije iz podruja vanjske
pomoi. Vie informacija o PADOR-u
i o tome kako se registrirati nai
ete na adresi http://ec.europa.eu/
europeaid/work/index_en.htm, gdje
odaberete stranicu Suraujte s nama
/ PADOR (Work With Us / PADOR).
44
Nakon to je vaa organizacija identifcirala
odgovarajue EU-izvore fnanciranja, pronala
relevantan poziv za projektne prijedloge i
zapoela s pripremom prijave za bespovratna
sredstva, takoer je potrebno razmisliti o
tome imate li kapacitete potrebne da bi se
doista dobilo i upravljalo takvim fnancijskim
sredstvima. To je vano iz dva razloga. Ako
vaa organizacija ne moe pokazati i dokazati
da doista posjeduje odgovarajue kapacitete,
tada nee zadovoljiti kriterije odabira poziva
za projektne prijedloge te e vaa prijava biti
odbijena. ak i ako organizacija moe dokazati
da posjeduje relevantne kapacitete, ako
operativno nije spremna preuzeti upravljanje
bespovratnim sredstvima, moe se suoiti s
internim problemima upravljanja koji bi mogli
imati vrlo negativan uinak na dugoronu
budunost organizacije.
Manje i manje iskusne OCD bi osobito paljivo trebale razmotriti ta dva pitanja. Na primjer,
ako je godinji fnancijski priliv vae organizacije manji od 50 tisua eura tijekom protekle tri
godine, malo je vjerojatno da bi vaa organizacija imala kapacitete potrebne za upravljanje
jednogodinjim projektom fnanciranim s 200 tisua eura. Stoga je bitno da budete sigurni
da je vaoj organizaciji mogue i izvedivo uspjeno implementirati projekt za ija se
implementacijska sredstva namjeravate natjecati. Postoje neki osnovni praktini koraci koje
je potrebno poduzeti.
Prvo, unutar Vodia za poziv za projektne prijedloge postojat e poglavlje o Kriterijima
izbornosti (Eligibility Criteria), najee ulomak 2.1 Vodia. Provjerite te kriterije kako biste
bili sigurni da vaa organizacija (i njezini partneri) zadovoljavaju kriterije pravnog statusa,
te da moete prikazati i dokazati ukljuenost u rad u sektoru.
Drugo, pregledajte Selekcijske kriterije (Selection Criteria) i dio 1 Evaluacijskog rastera
(Evaluation Grid), koji se obino nalazi u ulomku 2.3 Vodia (pod naslovom Vrednovanje i
odabir prijava Evaluation and Selection of Applications). Oni e vam pomoi u procjeni da
li vaa organizacija posjeduje potrebne resurse za implementaciju projekta, te odgovarajue
KORAK 3
Posjeduje li moja organizacija kapacitete
potrebne da bi se zadovoljili uvjeti fnanciranja?
45
1. Financijski i operativni kapacitet
1.1 Da li prijavitelj i, ako je primjenjivo, partneri posjeduju dovoljno iskustva u upravljanju
projektom?
1.2 Da li prijavitelj i, ako je primjenjivo, partneri posjeduju odgovarajuu tehniku ekspertizu?
(osobito znanje o pitanjima kojima se treba baviti)
1.3 Da li prijavitelj i, ako je primjenjivo, partneri imaju dovoljne kapacitete upravljanja
(ukljuujui osoblje, opremu i sposobnost upravljanja proraunom za aktivnosti)?
Tree, prije no to se bespovratna sredstva mogu dodijeliti organizaciji, postojat e provjera
cijelog niza dokaznih isprava i dokumentacije kojima se dokazuje da organizacija uistinu
zadovoljava uvjete izbornosti i odabira. Ta se dokumentacija odnosi na pravni status
organizacije, njezine bankovne raune i bankovno poslovanje, dokaze o aurnoj uplati
socijalnih davanja i poreza (gdje je to primjenjivo), te na ostalu operativnu dokumentaciju.
Vaa organizacija se, stoga, mora pobrinuti da je sva ta dokumentacija dostupna. Vei dio te
provjere dokumentacije ukljuen je u procesu registracije u PADOR.
Izborni kriteriji i kriteriji odabira primjenjuju se i na sve partnere iz prijave za bespovratna
sredstva, stoga je kljuno da su i vai partneri dobro pripremljeni i da posjeduju odgovarajue
kapacitete i strunosti. Stvaranje partnerstva radi zajednikog sudjelovanja u projektima
fnanciranim sredstvima EU-a razmatra se u sljedeem poglavlju.
kapacitete upravljanja i profesionalnu strunost. Iz evaluacijskog rastera ete vidjeti da poziv
za projektne prijedloge obino polae veliku vanost na procjenu fnancijskih i operativnih
kapaciteta organizacije koja se natjee za bespovratna sredstva (esto nekih 30 posto ukupne
ocjene prijave).
U sljedeoj tablici 1 nalaze se kljuna pitanja o kojima treba razmisliti:
Tablica 1 Izvadak iz primjera Evaluacijskog rastera iz Vodia za poziv za projektne prijedloge
46
Razvijanje uspjenih pRojektnih paRtneRstva
Veina prilika za fnanciranje sredstvima EU-a koje se objavljuju pozivima za projektne
prijedloge za podruje zapadnog Balkana i Turske zahtijeva da organizacija koja prijavljuje
projekt radi fnanciranja bespovratnim sredstvima to ini u partnerstvu s barem jo jednom
organizacijom. I u sluajevima kada partnerstvo nije obavezan uvjet izbornosti, ono donosi
dodatne bodove u procesu evaluacije prijava. Stoga, bilo koja OCD koja razmilja o prijavi
za sredstva EU-a vrlo vjerojatno treba takoer razmisliti s kojim partnerom (ili partnerima)
zajedniki pripremiti prijavu.
Naravno, motivacija koja stoji iza promocije partnerstva u pozivima za projektne prijedloge
fnancirane sredstvima EU-a je dvostruka: s jedne strane, ope je priznato da partnerstvo
donosi raznolikost i dodatne resurse bilo kojoj aktivnosti ili poslovanju, pa je stoga
vjerojatnije da e rezultirati djelotvornijim i ekonominijim uinkom. Osim toga, u okviru
procesa proirenja EU-a korisno je da svi dionici sudjeluju u dijalogu kako bi se meusobno
upoznali, a projektna partnerstva su jedan od naina da se taj dijalog podri (bilo unutar
drave ili izmeu drava). Ovu motivaciju za partnerstvo i njegove praktine posljedice smo
dodatno obradili u sljedeim koracima, ali prije no to krenemo dalje, korisno je prouiti EU-
defniciju partnera, suradnika i podugovaratelja kako je opisana u veini poziva za
projektne prijedloge.
Partneri: Partneri prijavitelja sudjeluju u planiranju i implementaciji aktivnosti, a njihovi
trokovi kvalifciraju za povrat na isti nain kao i trokovi primatelja bespovratnih sredstava. Oni,
stoga, moraju zadovoljiti iste kriterije prihvatljivosti koji se primjenjuju i na samog primatelja
bespovratnih sredstava, pored ostalih kriterija koji se odnose na partnere.
Suradnici: Ostale organizacije mogu biti ukljuene u aktivnosti. Takve suradnike organizacije
imaju stvarnu ulogu u aktivnostima, ali uz izuzetak dnevnica i putnih trokova, oni ne mogu primati
fnancijsku potporu iz bespovratnih sredstava koja je primatelj primio od EU-a. Na suradnike se ne
primjenjuju kriteriji prihvatljivosti.
Podugovaratelji: Primatelji bespovratnih sredstava imaju mogunosti dodjeljivati ugovore
podugovarateljima. Podugovaratelji nisu niti partneri niti suradnici i na njih se primjenjuju
pravila javne nabave navedena u Prilozima standardnog ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava.
Osim ovih defnicija iz Vodia za pozive za projektne prijedloge EU-a, OCD-i uvijek moraju
imati na umu univerzalna naela koja e njihovim organizacijama pomoi u izgradnji
KORAK 1
Razumijevanje naela partnerstva i zahtjeva
programa fnanciranih sredstvima EU-a
47
uspjenih partnerstva. To su naela jednakosti, transparentnosti i uzajamne koristi. Bilo koje
partnerstvo koje se ne pridrava tih naela teko e se odrati i ostati smisleno.
Kao i sa svim ostalim aspektima projektnog rada i pripreme projekta, dobro planiranje
predstavlja klju u identifkaciji pravog ili pravih partnera za va projekt. Osim to treba
kod partnera u bilo kojem pozivu za projektni prijedlog uzeti u obzir ranije navedena
pitanja glede formalnih kriterija prihvatljivosti, vaa organizacija takoer treba odrati
dobro strukturiranu internu diskusiju kako bi bilo jasno kakvog partnera elite u prijavi
za bespovratna sredstva. U velikom broju sluajeva, mogue je da je pravi partner ve u
partnerstvu s vaom organizacijom i da ve imate radni odnos s njima. Ali moe se dogoditi i
da izgledi za implementaciju inovativnog projekta zahtijevaju identifkaciju novih partnera.
Identifciranje potencijalnih partnera u svojoj zemlji moe biti teko, no identifciranje partnera
u drugim dravama moe predstavljati veliki izazov za OCD. Zato je vrlo vano da proces
identifkacije partnera za projekte zapone to je ranije mogue. Na primjer, potencijalne
partnere mogue je identifcirati tijekom vjebe analize dionika (u fazi pripreme projekta
Priprema uspjenih projektnih prijedloga). Najgori scenarij je kada organizacija
pokuava nai partnera nakon to je ve oblikovala projekt, a do roka za predaju je ostalo
svega nekoliko dana!
KORAK 2 Identifciranje pravog partnera
48
Ako traite partnera, osobito ako traite partnera u nekoj drugoj zemlji, moglo bi biti korisno
uzeti u obzir pitanja i zadatke iz sljedeeg kontrolnog popisa:
U veini zemalja zapadnog Balkana i Turskoj postoji mnotvo regionalnih i sektorskih mrea
OCD-a, te brojne nacionalne organizacije za podrku OCD-a, koje moete koristiti da biste
nali nazive i kontakte potencijalnih partnera. Meutim, identifciranje potencijalnih partnera
u zemljama lanicama EU-a i ostalim zemljama moe biti problematino. Ako niste uspjeli
nai kontakte kroz svoje lokalne i nacionalne mree, moete zatraiti pomo nekih krovnih
organizacija i federacija EU-a. Neke od njih nalaze se na popisu u pridruenoj Zbirci alata.
Postoji mnotvo objavljenih materijala, web-stranica i organizacija koje pomau OCD-
ima u gradnji uinkovitih partnerstva. Stoga u ovom priruniku ne pruamo bilo kakve
detalje na tu temu, ali vam preporuujemo da uloite vrijeme i napor u izgradnju svojih
kapaciteta za podravanje partnerstva. Dobru poetnu toku u tom smislu predstavlja
Kontrolni popis
Budite precizni glede toga to vaa organizacija treba od partnerstva: iskustvo, iskustvo
upravljanja projektom, pristup mreama, zagovarateljsku podrku, fnancijske resurse.
Potom zapiite te potrebe
Koju vrstu organizacije traite? Veliku ili malu? Onu orijentiranu na pruanje usluga ili
neku usmjerenu na zagovaranje? Neku iz istog ili iz nekog drugog sektora?
Pazite se nekompatibilnosti.
Jeste li uzeli u obzir lokaciju partnera i kako ete komunicirati?
Imate li pripremljen pisani dokument koji predstavlja vau organizaciju i va tim?
Imate li resurse potrebne za uspostavljanje partnerstva? (Npr. pokrie putnih trokova
radi sastanaka s partnerom licem u lice)
Koje bi vam mree ili posrednici mogli pomoi?
Potencijalnom partneru dostavite jasno pisani zahtjev.
Uspostavite kontakt s osobom koja je za to ovlatena.
Jasno navedite vremenski plan i rokove.
Neka va partner osjea da ste ga dobro obavijestili, da su mu jasna sva pitanja glede
resursa te da ga osnaujete.
KORAK 3 Graenje odnosa
49
Dobra praksa Programa za civilna prava (Civil Rights
Programme CRP) iz Pritine, Kosovo prema UNSCR
1244/99
CRP posjeduje znaajno iskustvo u partnerstvima s cijelim nizom organizacija (Europska
komisija, UNHCR, Norveko Ministarstvo vanjskih poslova, udrugom Branitelji civilnih
prava), a svoj uspjeh u izgradnji partnerstva temelje na sljedeih sedam naela:
i. zajednika vizija ili ciljevi;
ii. meuovisnost partnera;
iii. uzajamno povjerenje i transparentnost;
iv. uzajamna odgovornost;
v. zajedniko koritenje resursa;
vi. zajednika izgradnja resursa i uenje.
Sastanak CRP-a s partnerima i korisnicima u Rtanju
Jedan od korisnih okvira koje Partnerska inicijativa predlae je Partnerski ciklus, koji
organizacije vodi kroz kritine aspekte odravanja uspjenih partnerskih odnosa. Verzija
ovog Partnerskog ciklusa nalazi se u odgovarajuem poglavlju Alatnoga okvira.
Alatni okvir za partnerstvo, koju je pripremila Partnerska inicijativa (Partnering Initiative).
Alate moete besplatno preuzeti, iako samo na engleskom jeziku, na adresi: http://
thepartneringinitiative.org.
50
Postoje dvije vane praktine aktivnosti koje OCD-i trebaju poduzeti sa svojim partnerima
kod prijavljivanja na pozive za projektne prijedloge. Prvo, izuzetno je vano da svaki partner
ima snaan osjeaj vlasnitva za predloeni projekt, ili barem za odreeni dio projekta. Da bi
se to postiglo, projekt se treba pripremati u suradnji. U idealnom sluaju partneri bi trebali
biti ukljueni u svaki korak pripreme projekta; na primjer, sudjelovanjem u sastancima
posveenim analizi problema i planiranju, pripremajui analizu trokova i proraun, sastajui
se s ostalim ukljuenim stranama i pripremajui projektnu dokumentaciju. Meutim, s
obzirom da esto nema dovoljno resursa na raspolaganju, u smislu vremena i prorauna
za putne trokove, da bi se podrao ovakav puni angaman, projektni prijedlog se moe
razvijati zajedno s partnerom online putem e-pote i telekonferencija.
Drugo, jedan od razloga zato ste partnera ukljuili u projekt je to to taj partner posjeduje
neku odreenu strunost koja je projektu potrebna. Iskoristite to i u implementacijskoj i
planskoj fazi projekta, a to e, izmeu ostalog, osigurati da je projektni prijedlog tehniki
snaan i uvjerljiv. OCD-i se trebaju osloniti na partnere za kritine doprinose planu projekta
i potonju pripremu prijave.
Trei vaan aspekt kolaborativne pripreme projektnog prijedloga sastoji se u jasnim
dogovorima i rasporedu glede toga tko e pokrenuti projektne aktivnosti, na koji nain, i koji
e biti troak tih aktivnosti. Organizacija koja se prijavljuje za bespovratna sredstva mora
jasno predstaviti proraun tako da je svakom partneru jasno koliki e se resursi alocirati za
koju aktivnost. Analiza trokova u pripremnoj fazi je osobito osjetljiva kada projekt ukljuuje
meunarodne partnere, kada vrlo lako moe doi do nesporazuma vezano uz proraun.
Trening Strateko planiranje i prikupljanje sredstava, Turska, 2010.
KORAK 4
Zajedniko razvijanje projektnog prijedloga i
ispunjavanje prijave za bespovratna sredstva
51
Zavrni je praktini korak vezan uz partnere pobrinuti se da dostave odgovarajuu
dokumentaciju potrebnu za prijavu. To obino ukljuuje Izjavu o partnerstvu na standardnom
predloku koja ukljuuje informacije o pravnom statusu partnerske organizacije, njenoj
lokaciji, kapacitetima, iskustvima, te informacije vezane uz povijest odnosa s prijaviteljem
(vidi uzorak u Zbirci alata).
Lekcije koje je nauila Mrea za izgradnju mira (Catholic
Relief Services) iz Sarajeva, Bosna i Hercegovina
Direktor Mree sjea se jedne prijave za bespovratna sredstva EU-a, koja nije bila
uspjena zbog nesporazuma meu partnerima. Bili smo odbijeni jer su se dva partnera
koji su sudjelovali u naoj prijavi takoer prijavila za ista sredstva s nekim drugima
mreama. Iz tog razloga su sve tri prijave bile odbaene! Jedna od organizacija je rekla
kako nisu znali za uvjet da je doputeno sudjelovati samo u jednoj prijavi. Tim smo
partnerima dostavili Poziv za projektne prijedloge, Vodi i nacrt projektnog prijedloga,
no oni ih uope nisu proitali!
Ako je vaa organizacija primila obavijest da je vaa prijava za bespovratna sredstva bila
uspjena, svakako odmah obavijestite sve partnere u projektu. Doista, jedan od najeih
razloga zato partnerstva ne uspiju je nedostatak dobre, pravovremene komunikacije.
Tijekom trajanja projekta izuzetno je vano stalno odravati punu informiranost partnera.
Praktini aspekti toga ukljuuju:
Imati jasan, pisani Ugovor o partnerstvu povrh Izjave o partnerstvu koja je
potpisana za prijavu za bespovratna sredstva; rije je o povjerljivom dokumentu
izmeu partnera koji se ne dijeli s ugovornom ustanovom;
Ekrem Tufan iz Canakkale udruenja za znanost, umjetnost i kulturu (Turska) naglaava
da je kljuna zdrava i snana komunikacija meu partnerima te da se, osobito kod
partnerstva s vladinim agencijama i lokalnim vlastima, vano sluiti komunikacijskim
alatima koji su partneru poznati i s kojima se slui bez problema. U tom je smislu,
na primjer, kod mnogih partnerstva bitno voditi formalne zabiljeke sa sastanaka s
partnerima te ih uljudno ali pravovremeno podsjeati na donesene odluke koje
zahtijevaju ispunjenje dogovorenih zadataka.
KORAK 5
Odravanje bliske suradnje tijekom
implementacije projekta
52
Odrati poetni projektni sastanak sa svim partnerima kako bi potvrdili dogovore
glede implementacije, radne planove i internu komunikacijsku strategiju. Ako
sastanak nije mogue odrati licem u lice, pokuajte dogovoriti telekonferenciju;
Pobrinite se da partneri imaju pristup svoj potrebnoj projektnoj dokumentaciji te da
je ona na jeziku koji razumiju; takoer pozovite partnere da daju svoje doprinose
izvjeima o napretku projekta i ostalim alatima za praenje projekta;
Pobrinite se da voditelj projekta/koordinator slijedi protokol o donoenju odluka,
tako da partneri budu ukljueni kako i kada je to potrebno, u skladu s Ugovorom o
partnerstvu. Ovo je osobito vano za sve fnancijske odluke;
Ne ignorirajte prekide u komunikaciji ili tenzije meu partnerima, ve budite
proaktivni u rjeavanju sporova i motiviranju.
Savjet Ereandre Taipllari iz Centra za razvoj civilnog
drutva (Qendra e Zhvillimit t Shoqris Civile/Civil
Society Development Center) iz Korce (Albanija)
Za stvaranje produktivnih projektnih partnerstva preporuam sljedee:
Razmislite o zajednikim interesima i ciljevima koji bi mogli biti zajedniki vaoj
udruzi i vaim dionicima;
Kako vi i vai partneri planirate ispuniti svoje zajednike ciljeve?
Uvijek sasluajte svoje projektne partnere i zatraite njihovo miljenje te im dajte
povratne informacije o tome to su podijelili s vama;
Transparentnost meu projektnim partnerima je kljuna, osobito to se tie
administrativnih i fnancijskih pitanja;
Zajedno ustanovite pravila koja e voditi va partnerski odnos;
Projektni partneri trebaju razmjenjivati iskustva i tako izgraivati kapacitete.
Vano je zapamtiti da prema EU-procedurama formalna partnerska organizacija (organizacija
koja je potpisala i predala Izjavu o partnerstvu) u projektu fnanciranom bespovratnim
sredstvima nema ugovornu obavezu prema ugovornom tijelu, ali predstavlja integralni dio
prijave za bespovratna sredstva i uz to vezanog ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava
izmeu primatelja bespovratnih sredstava i ugovornog tijela. Stoga, ako se neki partner
odlui iz bilo kojeg razloga povui iz projekta; ili ako je potrebno promijeniti partnera, mora
se zatraiti odobrenje ugovornog tijela.
53
pRipRema uspjenih pRojektnih pRijedloga
Vidjeli smo u prvom dijelu prirunika da EU koristi koncept projekta kako bi kanalizirala
veinu sredstava kojima fnancira vanjsku pomo (Kljuni koncepti i kako EU provodi
menadment pomoi). To znai da OCD-i trebaju biti strune u identifkaciji problema i
oblikovanju rjeenja za te probleme u formatu projekta. U okviru ovog prirunika i Alatnoga
okvira ne moemo pruiti potpune upute o tome kako identifcirati i formulirati projekt,
ali emo u poglavlju Proi evaluaciju navesti neke od stavki koje su za OCD-e kritine kod
pripreme EU-projektnih prijedloga.
Oni kojima su potrebne upute i trening materijali o osnovama razvoja projekata, mogu
preuzeti Vodi Europske komisije o o upravljanju projektnim ciklusom (ECs Project
Cycle Management Guidelines) na engleskom jeziku s web-stranice EuropeAida (http://
ec.europa.eu/europeaid/multimedia).
Lekcije koje je nauio Plavi svijet Institut za istraivanje
i zatitu mora iz Hrvatske
Vano je identifcirati potrebe drutva iz svog okruenja i oblikovati projekt koji slui
kako potrebama zajednice tako i vaoj organizaciji. U prolosti smo napravili pogreku
i predloili projekt iji su specifni ciljevi bili vrlo vani za nau organizaciju, ali ne i vrlo
relevantni za nau zajednicu. Stoga je projekt bio odbijen!
Trening Priprema projektnih prijedloga
za fondove EU-a , Srbija, 2010.
KORAK 1
Odgovara li va projekt na stvarne i hitne
potrebe?
54
Ako vaa organizacija radi prema dugoronom stratekom planu, te ako ste odradili
istraivanje nadolazeih prilika za fnanciranje EU-sredstvima (kao to je opisano u dijelu A
ovog prirunika), vjerojatno ste ve istraili pitanja kojima se va projekt namjerava baviti
te ste u odlinom poloaju za dizajn detalja projekta. U tom sluaju ete vrlo vjerojatno biti
u stanju pripremiti obuhvatan i dobro-informiran projektni prijedlog koji e imati dobre
anse za dodjelu EU-sredstava. Meutim, ako vaa organizacija nema strateki plan i niste
pripremili popratno istraivanje, vjerojatno ete na poziv za projektne prijedloge odgovoriti
na ad hoc osnovi. To znai da ste zainteresirani dobiti sredstva, ali niste dobro pozicionirani
za pripremu snanog projektnog prijedloga. Vano je biti svjestan da nije jako vjerojatno
da e projektne ideje koje se temelje samo na hiru, a nisu podrane vrstim dokazima, biti
fnancirane. Stoga se morate pobrinuti da se va projektni prijedlog temelji na zdravom i
snanom procesu analize:
Prikupite to je vie informacija mogue o problemu kojim se vaa organizacija
namjerava baviti. Informacije moraju biti valjane i iz pouzdanih izvora. Moete
koristiti slubena izvjea i publikacije, akademske istraivake radove, novinske
lanke, te prikupiti vlastite podatke koristei strukturirane razgovore, ankete i
ostale istraivake tehnike;
Koristite alate kao to su Problemsko stablo i Stablo ciljeva kako biste analizirali
problem i utvrdili kakav je projekt u stvari mogu, uzimajui u obzir veliinu i
prirodu problema, kapacitet vae organizacije i kontekst problema. Takoer je
bitno da se i vaa organizacija i zajednica kojoj slui suglasite da reeni problem
predstavlja prioritet koji treba rijeiti. Ako nitko drugi ne smatra da taj problem
predstavlja prioritet, bit e vam vrlo teko implementirati projekt;
Provedite analizu dionika i prikupite miljenja i savjete to veeg broja dionika i
potencijalnih partnera. to vie saveznika imate za dizajn i implementaciju projekta,
to e va projektni prijedlog biti snaniji;
Pobrinite se da priprema projekta uzme u obzir sve posebne potrebe, te da
odgovarajue odgovori na izazove vezane uz bilo kakav oblik diskriminacije ili
utjecaja na okoli. Ne zaboravite da mnogi pozivi za projektne prijedloge imaju
specifne kriterije vezano uz aktivnosti koje ukljuuju rodna, ekoloka te pitanja
etnikih manji
Ekrem Tufan iz Udruenja za znanost, umjetnost i kulturu Canakkale (Turska) naglaava
da je kljuna zdrava i snana komunikacija meu partnerima te da se, osobito kod
partnerstva s vladinim agencijama i lokalnim vlastima, vano sluiti komunikacijskim
alatima koji su partneru poznati i s kojima se slui bez problema. U tom je smislu,
na primjer, kod mnogih partnerstva bitno voditi formalne zabiljeke sa sastanaka s
partnerima te ih uljudno ali pravovremeno podsjeati na donesene odluke koje
zahtijevaju ispunjenje dogovorenih zadataka.
55
Jedan od najboljih naina za oblikovanje projekta je koritenje logikog okvira (Logical
Framework). EU stavlja osobit naglasak na vanost ovog alata te je u veini obrazaca za
dodjelu bespovratnih sredstava obavezno pripremiti logiki okvir (esto se skraeno naziva
logframe) kao privitak projektnog prijedloga. Stoga, za vau je organizaciju kljuno da
bude u stanju koristiti i pripremati visokokvalitetne logike okvire. U sluaju bilo koje prijave
za dodjelu bespovratnih EU-sredstava, nikako ne smijete logiki okvir smatrati jednostavno
obrascem koji treba popuniti, ve on treba biti poetna toka u dizajnu projekta. Iz tog vam
razloga savjetujemo da pripremite cijeli logiki okvir PRIJE no to zaponete s pripremom
prijavnice za bespovratna sredstva.
Logiki okvir pomae organizirati ukupnu namjenu i smisao projekta, aktivnosti koje e
pridonijeti postizanju tih ciljeva te nacrt pokazatelja koje ete vi (i ostali dionici) koristiti za
praenje napretka prema postizanju ciljeva. Kao to je sluaj s bilo kojim drugim analitikim
alatom koji se koristi u ranoj fazi razvoja projekta, OCD-i trebaju posjedovati tehniku strunost
u koritenju logike matrice, za to je dobra referentna toka Vodi za upravljanje projektnim
ciklusom. U sljedeim ulomcima naglaavamo neka od kljunih pitanja iz tog Vodia.
Savjet Marlene Plavi iz udruge Suncokret iz Pule,
Hrvatska
Rekla bih da je razlika izmeu uspjene i neuspjene prijave za bespovratna sredstva
u razumijevanju meusobne povezanosti problema, aktivnosti i oekivanih rezultata.
Ako izmeu njih nije mogue slijediti liniju logike, tada teko da e ostalo biti dovoljno
uvjerljivo.
KORAK 2
Koritenje logikog okvira kao alata za jaanje
oblikovanja projekta
56
Logiki okvir se sastoji od matrice s etiri stupca i etiri (ili vie) redaka, koja saima kljune
elemente projektnog plana:
Hijerarhiju projektnih ciljeva ili drugim rijeima Opis projekta, odnosno Interventnu
logiku;
Kljune izvanjske imbenike od kritine vanosti za uspjeh projekta nazvane
Pretpostavke, te
Kako e postignua projekta biti praena i procjenjivana, to je znano pod nazivima
Mjerljivih pokazatelja i Izvora provjere.
Slijedi prikaz tipine struktura matrice logikog okvira. Logiki okvir takoer daje osnovu
temeljem koje se odreuju potrebe za resursima ili elementima unosa, te trokovi, odnosno,
proraun.
Interventna logika
Objektivno mjerljivi
pokazatelji ili
postignua
Izvori i naini provjere Pretpostavke
Opi ciljevi
Koji je opi, iri cilj
kojem e projekt
pridonijeti?
Koji su kljuni
pokazatelji vezani uz
opi cilj?
Koji su izvori
informacija za ove
pokazatelje?
Svrha projekta
(ponekad se
takoer naziva
Specifnim
ciljevima)
Koji su specifni ciljevi
koje e projekt postii?
Koji su kvantitativni i
kvalitativni pokazatelji
koji pokazuju da li
i u kojoj su mjeri
postignuti specifni
ciljevi projekta?
Koji su postojei ili
potencijalni izvori
informacija? Koje
metode su potrebne
da bi se te informacije
dobile?
Koji su imbenici i
uvjeti koji nisu pod
direktnom kontrolom
projekta, a koji su
neophodni da bi se
ciljevi postigli? Koje
rizike je potrebno uzeti
u obzir?
Oekivani
rezultati
Koji su konkretni izlazni
elementi planirani radi
postizanja specifnih
ciljeva?
Koji su planirani uinci
i koristi od projekta?
Koja poboljanja i
promjene e se postii?
Koji su pokazatelji
kojima e se mjeriti
da li je i u kojoj mjeri
projekt postigao
planirane rezultate i
uinke?
Koji su izvori
informacija za ove
pokazatelje?
Koje vanjske imbenike
i uvjete treba postii da
bi se oekivani izlazni
elementi i rezultati
postigli u skladu s
vremenskim planom?
Aktivnosti
Koje su kljune
aktivnosti koje e se
provoditi, te u kojem
poretku, da bi se
postigli oekivani
rezultati?
Sredstva:
Koja su sredstva
potrebna da bi
se te aktivnosti
implementirale, npr.
osoblje, oprema,
trening, studiji,
potreptine, operativna
sredstva itd.?
Koji su izvori
informacija o napretku
projekta?
Koje preduvjete treba
ispuniti prije poetka
projekta?
Koji uvjeti izvan
kontrole projekta bi
trebali biti prisutni
za implementaciju
planiranih aktivnosti?
57
Od kljune je vanosti, prilikom izgradnje logikog okvira projekta, kontinuirano testirati
logiku okvira, jer morate odrati njegovu disciplinu. U tom smislu, va nacrt mora slijediti
logiku opisanu u sljedeim kuicama.
AKO su osigurani odgovarajui ulazni elementi/resursi, ONDA e
aktivnosti moi biti provedene;
AKO su aktivnosti provedene, ONDA e se moi postii rezultati;
AKO se postignu rezultati, ONDA e se postii svrha; i
AKO je postignuta svrha, TADA bi to trebalo pridonijeti opim ciljevima.
AKO elimo doprinijeti opim ciljevima, ONDA moramo postii svrhu;
AKO elimo postii svrhu, ONDA moramo postii navedene rezultate;
AKO elimo postii rezultate, ONDA se moraju implementirati navedene
aktivnosti; i
AKO elimo implementirati navedene aktivnosti, TADA moramo primijeniti
identifcirane ulazne elemente/resurse.
Kod pripreme logikog okvira vano je zapoeti od vrha prema dnu kako bi se zadrala logika
okvira. Uobiajena pogreka OCD-a je da esto zaponu opisivanjem aktivnosti (jer je taj
dio logikog okvira najlake ispuniti!), pa onda pokuavaju osmisliti rezultate i svrhu koji
e odgovarati aktivnostima. Uvijek morate zapoeti defniranjem opeg cilja, svrhe projekta i
njegovih oekivanih rezultata, a tek onda dizajnirati aktivnosti.
Fatmir Curri iz Kosovske zaklade za civilno drutvo (Fondacioni Kosovar pr Shoqri Civile)
komentira da uspjena prijava za bespovratna sredstva odgovara na ciljeve i eljene
rezultate Poziva za projektne prijedloge. Kljuni dijelovi na koje se treba usredotoiti su
oni u kojima se opisuje relevantnost i metodologija. Poglavlje o relevantnosti je esto
najslabiji dio projektnog prijedloga, jer OCD-ima bude teko objasniti zato je njihov
projekt vaan i relevantan za odreeni Poziv.
58
Pripremiti izjavu koja opisuje svrhu projekta moe predstavljati prilian izazov, ali morate
pokuati opisati svrhu projekta na vrlo jasan i precizan nain. Pokuajte opisati svrhu u
samo jednoj, kratkoj reenici. Vodi za upravljanje projektnim ciklusom (PCM Guidelines)
koje je pripremila EU daje o tome dobar savjet:
LOA PRAKSA DOBRA PRAKSA
Svrha je zbroj rezultata:
Obrada vode je poboljana i razine direktnog
istjecanja u rijeku su smanjene
Svrha je posljedica rezultata:
Poboljana kvaliteta rijene vode
Rezultati:
1.1 Direktno istjecanje otpadne vode u rijeku se smanjilo
1.2 Standardi obrade otpadne vode su se poveali i provode se
1.3 Javna informiranost i svijest o odgovornostima upravljanja okoliem su poboljani
Sljedee podruje logikog okvira koje je za OCD-e esto problematino su srednji stupci
koji opisuju pokazatelje i izvore i naine provjere pokazatelja. To su vitalni dijelovi
logikog okvira jer e ih koristiti i OCD-i i razni drugi dionici (ukljuujui EU) da bi uz
pomo tih pokazatelja utvrdili da li projekt postie svoju svrhu ili ne. Na odreenoj toki
tijekom ivotnog ciklusa projekta donosit e se sudovi o uspjehu ili neuspjehu projekta,
koji e se u najveoj mjeri temeljiti na tome to je zapisano u tim stupcima logikog okvira.
To su pitanja vezana uz praenje i evaluaciju projekta, koji mogu biti vrlo tehniki i
za koje postoji mnotvo dobrih referentnih dokumenata i smjernica. OCD-ima osobito
preporuujemo prirunik koji je pisan posebno za OCD-e na temu praenja i evaluacije, pod
nazivom Sharpening the Development Process: A Practical Guide to Monitoring and
Evaluation Olivera Bakewella (objavio INTRAC - vidi Reference za detalje).
Koncipirati odgovarajue pokazatelje moe predstavljati znaajan izazov, stoga je korisno
imati jasnu defniciju pokazatelja. Pokazatelj je vidljiva promjena ili dogaaj koji svjedoi
da se neto dogodilo - to moe biti isporueni izlazni element, dogaanje direktnog uinka
ili primijeena dugorona promjena. Nije rije toliko o tome da pokazatelji pruaju dokaz,
koliko o tome da predstavljaju pouzdan znak da se dogaaj ili proces za koji se tvrdi da se
dogodio doista i dogodio ili se dogaa. Svjedoenje vie pokazatelja e osigurati uvjerljivost
izreenih tvrdnji.
Uobiajena je greka pretpostaviti da su pokazatelji isto to i postavljeni ciljevi, pa onda
koncipirati pokazatelje koji na kraju izgledaju isto kao i navodi rezultata. Zapamtite,
pokazatelji NISU ciljevi.
59
Savjet Veprore Shehu iz udruge Medica Kosova
Jedan od najslabijih dijelova Obrasca prijave koji smo znaajno poboljali tijekom
godina je dio koji se odnosi na praenje i evaluaciju projekta. Problem mjerenja
rezultata i dokumentiranja rada je uvijek predstavljao najslabiji dio rada organizacija
koje rade direktno s korisnicima. Zato je vano posvetiti jednaku pozornost operativnim
aspektima planiranja projekta, kao i tome kako e se projekt evaluirati i kako e se
dokumentirati naueno.
Na kraju, takoer je bitno razmisliti o kontekstu predloenog projekta i identifcirati
vane uvjete neophodne za uspjeh. Pretpostavke predstavljaju vanjske imbenike koji
potencijalno mogu utjecati na uspjeh projekta (ili ga ak odrediti), a koji se nalaze izvan
izravne kontrole projektnih menadera. Pretpostavke predstavljaju odgovor na pitanje:
Koji vanjski imbenici, koji se nalaze izvan kontrole upravljanja projektom, mogu utjecati
na implementaciju projekta i na dugoronu odrivost dobrobiti koja proizlazi iz projekta?
Pretpostavke se obino biljee u etvrti stupac okomite logike u logikom okviru. Postupak
je sljedei:
Nakon to se provedu Aktivnosti te ako se Pretpostavke na toj razini ispune,
Rezultati e biti ostvareni;
Nakon to su Rezultati i Pretpostavke na toj razini ispunjeni, postii e se Svrha
projekta, te
Nakon to se postigne Svrha, a Pretpostavke na toj razini su ispunjene, ostvarit e
se doprinos postignuima Opih ciljeva projekta.
Regionalni trening TACSO projekta Razvoj i menadment
projekata EU-a, Turska, 2010.
60
U PCM-ovim smjernicama EU-a nalazi se koristan dijagram koji saima odnose izmeu
projektnih pretpostavki i hijerarhije ciljeva iz logikog okvira:
Opi cilj
Svrha
Rezultati
Aktivnosti
Pretpostavke
Pretpostavke
Pretpostavke
ULAZNI ELEMENTI
+
+
+
Npr. ako su aktivnosti poduzete
i pretpostavke su ostvarene, tada
se rezultati mogu postii, itd.
Preduvjeti - trebaju se ispuniti
prije no to se obaveu resursi i
pokrenu aktivnosti
Na konani savjet OCD-ima vezano uz koncipiranje logikog okvira:
Neka koncipiranje logikog okvira bude temelj projektnog dizajna;
Koncipirajte logiki okvir kroz timski rad - ukljuite to vei broj osoblja moete,
ukljuite partnere, zatraite savjet izvana kad god je dostupan;
Otro testirajte logiki okvir kako biste bili sigurni da je doista logian. Osobito
provjerite da su sve aktivnosti direktno relevantne za postizanje oekivanih
rezultata, te da postoji dovoljno aktivnosti za postizanje svih rezultata.
Nakon to se izradili jasan i snaan logiki okvir, podran razliitim podacima koje ste
prikupili i analizirali, proces dovrenja cijelog obrasca prijave za bespovratna sredstva
trebao bi biti prilino jednostavan. Meutim, EU-prijavni obrasci za bespovratna sredstva su
KORAK 3
Pobrinite se da izgled i priprema projektnog
prijedloga slijede smjernice
61
prilino dugaki i detaljni, pa postoji mnotvo prilika za greke. Jedna od osnovnih greaka
koje mnogi OCD-i ine jest to smatraju da su smjernice i pridrueni Obrazac prijave
za bespovratna sredstva tek jedna od moguih opcija kako projektni prijedlog i zahtjev za
fnanciranje trebaju izgledati i biti prezentirani. To nije tako. Apsolutno je kljuno da OCD
koji eli predati Prijavu za bespovratna sredstva, slijedi svaki detalj dokumentacije iz poziva
za projektne prijedloge. To znai da MORATE:
Proitati SVE detalje iz Smjernica i pratee dokumentacije;
Ispuniti SVAKI DIO Obrasca za prijavu, paljivo slijedei smjernice. Na primjer,
ako smjernice navode da neki odreeni dio prijedloga ne bude dui od tri stranice,
neka va tekst nikako ne prelazi tri stranice!;
Paljivo slijedite upute o rokovima i pripremi prijave. Ako propustite rok ili ako
vaa prijavna dokumentacija nije potpuna, vaa prijava nee biti uzeta u obzir.
Ovaj savjet moe izgledati oigledan i previe pojednostavljen, ali neuspjeh u povlaenju
sredstava je najee rezultat toga to OCD nije slijedio smjernice. Iz tog razloga ovdje
istiemo ope dijelove Smjernica:
Kriteriji podobnosti
Da bi vaa prijava bila uzeta u obzir, etiri njena elementa moraju zadovoljiti kriterije
podobnosti:
i. Podobnost prijavitelja;
ii. Partnerstva i podobnost partnera;
iii. Podobnost aktivnosti - aktivnosti koje je mogue prijaviti;
iv. Podobnost trokova - trokovi koje se moe uzeti u obzir za potporu.
Kako se prijaviti i procedure koje treba slijediti
Posvetite osobitu panju sljedeim dijelovima Smjernica:
Obrazac prijave
Kamo i kako dostaviti Prijavu
Rok za predaju Prijave
Dodatne informacije za Prijavu
Takoer je uputno paljivo razmotriti dijelove Smjernica koji objanjavaju procedure
i kriterije za evaluaciju i odabir, jer e to pomoi u koncipiranju uspjene prijave. (To
je dodatno pokriveno u poglavlju Kako proi evaluaciju - naputak upuene osobe). I
na kraju, dobro znati koje dokumente ete trebati predati u sluaju da vaa prijava bude
62
inicijalno odabrana za dodjelu sredstava, te koji su uvjeti pod kojima e se trebati provoditi
implementacija projekta fnanciranog bespovratnim sredstvima.
Osim procesa koji ukljuuje cijeli Obrazac prijave za bespovratna sredstva, smjernice
uz pozive za projektne prijedloge esto opisuju proces gdje se prije evaluacije kompletne
Prijave, najprije procjenjuje krai Konceptualni saetak. Stoga, ako smjernice zahtijevaju od
vae organizacije da pripremite Konceptualni saetak, svakako pripremite Saetak koristei
relevantni predloak i slijedite upute. Konceptualni saetak mora biti jednako snaan i
uvjerljiv kao i cijela prijava, inae vaa prijava nee proi prvi korak evaluacije.
Privitak 3 veina Prijava za bespovratna sredstva je projektni proraun. Prije ispunjavanja
ovog Privitka, svaki potencijalni Prijavitelj treba poduzeti neophodne pripreme:
KORAK 4 Dobar proraun
63
Neophodno je razumijevanje koncepta prorauna u smislu EU-procedura. To
znai, razumjeti da proraun moe ukljuivati samo one stavke koje zadovoljavaju
kriterije prihvatljivosti, te da proraun predstavlja procjenu oekivanih trokova.
Zapamtite da ako vaa organizacija bude uspjena te joj bespovratna sredstva budu
dodijeljena, to e vam samo dati pravo na povrat odreenog postotka stvarnih
trokova: NEE vam se odjednom i u cijelosti isplatiti ukupan proraun;
Detaljno istraite ukupne trokove implementacije svih predloenih projektnih
aktivnosti. Uzmite u obzir i vjerojatnost poveanja trokova zbog mogue infacije
tijekom nadolazeeg razdoblja od 12-24 mjeseca, a ne samo trokove koje bi
aktivnosti imale u ovom trenutku.
Ako smjernice navode da u proraun smijete ukljuiti stavku za nepredviene
trokove (contingency), ne zaboravite da ete tim sredstvima moi pristupiti
samo uz odobrenje EU-a, a odobrenje e biti prueno samo uz vrlo jako opravdanje;
Pripremite proraun potujui predloak i slijedei smjernice koje opisuju
doputene proraunske linije.
Takoer je vano biti svjestan da, ukoliko vaa Prijava bude uspjena, EU vas moe zatraiti
za izmjene i korekcije prijavljenog prorauna prije dodjele bespovratnih sredstava. Stoga je
uputno pripremiti proraun u kojem postoji prostor za pregovore.
Aleksandra Janji iz udruge OGI (Hrvatska) istie da je kljuno pobrinuti se da prijava
izgleda izvedivo. Kod pripreme Obrasca prijave vano je zastati i razmotriti to je to to
predlaete: Aktivnosti trebaju biti realistine, kao i oekivani rezultati i ciljevi. Sposobnost
organizacije koja priprema prijavu da realizira aktivnosti mora u prijavi biti eksplicitna.
Isto tako, proraun mora biti realistian i dobro usklaen s predloenim aktivnostima, a
vano je uzeti u obzir smjernice is PRAG-a.
64
kako pRoi evaluaciju - smjeRnice upuene
OSOBE
Prijave koje EU primi u odgovor na pozive za projektne prijedloge se provjeravaju i ocjenjuju
estokim slijedom procedura koje su u potpunosti navedene u PRAG-u (Praktini vodi kroz
procedure ugovaranja pomoi Europske zajednice treim zemljama 2010/Practical Guide
for Contract Procedures for EU External Actions 2010). PRAG daje smjernice o tome kako
neka organizacija moe troiti sredstva EU-a, a temelji se na naelima koja osiguravaju da
se sredstva koriste na odgovoran, transparentan i pravedan nain, te da se troe tako da
to osigurava postizanje najbolje mogue protuvrijednosti za uloena sredstva. Vie detalja
moete nai u Poglavlju 6 PRAG-a, koje je posveeno specifnim procedurama za upravljanje
programima dodjele bespovratne pomoi.
Projektne prijedloge procjenjuje Komisija za evaluaciju koju imenuje ugovorno tijelo, a koja
se sastoji od predsjednika (koji nema pravo glasa), tajnika/tajnice (koji/koja nema pravo
glasa) te neparnog broja lanova s pravom glasa (najmanje tri). lanovi s pravom glasa
moraju posjedovati tehnike i administrativne kapacitete neophodne da bi mogli dati validno
miljenje o projektnim prijedlozima. Od njih se takoer oekuje odgovarajue poznavanje
jezika na kojem su projektni prijedlozi pripremljeni. Oni moraju predstavljati barem dva
organizacijska entiteta ugovornog tijela, izmeu kojih ne smije postojati hijerarhijska veza,
s izuzetkom sluaja kada nema odvojenih entiteta (npr. u Delegaciji EU-a). Komisija za
evaluaciju esto ima potporu vanjskih procjenitelja, koji su profesionalci i koje se ugovara
prema istim ranije navedenim kriterijima, te koji takoer moraju posjedovati specifno
iskustvo i strunost u skladu sa sektorom i podrujem na koje se odnosi poziv za projektne
prijedloge. Komisiji za evaluaciju podrku takoer moe pruati osoblje ugovornog tijela
u procesu registracije primitka prijava i njihovog inicijalnog otvaranja i administrativne
provjere.
Proces ocjenjivanja prijava prati sljedei poredak:
Primitak i registracija projektnih prijedloga;
Otvaranje prijava i administrativna provjera;
Evaluacija Konceptualnog saetka, kada je primjenjivo;
Evaluacija Obrasca prijave;
Kontrola i provjera prihvatljivosti;
Zakljuci Komisije za evaluaciju.
KORAK 1
Razumjeti kako se prijave za bespovratna
sredstva EU-a evaluiraju
65
Iz ovog je procesa mogue identifcirati tri kljuna stadija na kojima prijave mogu pasti.
OCD-i moraju biti vrlo svjesni postojanja ta tri vana stadija te shvatiti kako se pobrinuti
da njihove prijave uspiju savladati te prepreke i dobiti ansu za dodjelu sredstava. Dva
potencijalna kamena spoticanja direktno su vezana uz administraciju OCD-a koji predaje
prijavu, pa time trebaju biti 100 posto pod kontrolom OCD-a; dok se trei odnosi na kvalitetu
projektnog prijedloga, to je podlono konkurenciji. To zadnje pitanje pokriva Korak 2 koji
slijedi, dok je administrativne provjere mogue kontrolirati koritenjem kontrolnog popisa
koji se nalazi u Zbirci alata. Dakle, svaka organizacija civilnog drutva koja priprema prijavu
za natjeaj za bespovratna sredstva EU-a objavljen kroz poziv za projektne prijedloge mora
provjeriti moe li odgovoriti s da na svih 18 pitanja iz kontrolnog popisa - vidi stranicu
102 Alatnoga okvira.
Drugo, svaka OCD koja priprema prijavu mora biti svjesna kriterija prihvatljivosti iz poziva
za projektne prijedloge i mora osigurati da njezina prijava zadovoljava SVE kriterije. U
osnovi, postoje tri kategorije kriterija:
i. OCD koja predaje prijavu (i njeni formalni partneri) moraju ispuniti kriterije
prihvatljivosti za prijavitelje i moraju posjedovati odgovarajuu dokumentaciju
da bi to potkrijepili (traena dokumentacija e biti popisana u Smjernicama
za poziv za projektne prijedloge i slijedit e vrste dokumentacije koje se trae u
sustavu PADOR. Vidi Korak 3 poglavlja Identifciranje prilika za fnanciranje vae
organizacije sredstvima EU-a za vie informacija o prihvatljivosti i PADOR-u)
ii. Predloene aktivnosti projekta moraju se odravati na lokaciji (ili lokacijama) koje
su, prema smjernicama, prihvatljive
iii. Vrsta predloenih aktivnosti i uz njih vezani trokovi, kao to su aktivnosti obuke,
konferencije, postavljanje web-stranica, izrada publikacija, facilitacija posjeta,
razmjene ili instalacija nove opreme takoer moraju ispunjavati kriterije navedene
u Smjernicama.
Lekcija koju je nauila udruga ALFA iz Novog Sada, Srbija
Svi OCD-i koji pripremaju prijave za bespovratna sredstva EU-a moraju nauiti da je
nuno obraati panju na svaki detalj prijave. Mi smo, na primjer, jednom prijavili
projekt s partnerima i naa je prijava odbijena jer potpisani dokumenti jednog od naih
partnera nisu bili u originalu nego skenirani!
Sam dizajn predloenog projekta njegova opravdanost, ciljevi i svrha projekta, predloena
metodologija i aktivnosti koje e se koristiti za postizanje ciljeva, kao i sredstva kojima e se
osigurati odrivost i dugoroni uinak sve to predstavlja trei mogui kamen spoticanja
kojim se OCD mora pozabaviti, a za to e se najbolje pripremiti tako da slijede Korak 2.
66
Jedan od najvanijih i najkorisnijih dijelova Smjernica bilo kojeg poziva za projektne
prijedloge je odjeljak koji objanjava proces ocjenjivanja projektnog prijedloga. OCD-ima toplo
preporuujemo da testiraju svoje nacrte projektnih prijedloga koristei Evaluacijsku reetku
prije fnalizacije prijave (vidi odgovarajuu vjebu u Zbirci alata). Dapae, idealna situacija
je ako OCD moe pronai vanjskog savjetnika koji ima iskustva s radom na projektima i
planiranjem projekata da proita nacrt prijave i evaluira ga koristei Evaluacijsku reetku.
Takva vrsta povratne informacije predstavlja veliku pomo jer poveava izglede prijave za
najvie mogue ocjene.
Standardna Evaluacijska reetka i objanjenja ocjena u nastavku.
Smjernice za ocjenjivanje
Evaluacijska reetka podijeljena je u sekcije i pod-sekcije. Svakoj pod-sekciji se dodjeljuju
ocjene izmeu 1 i 5, u skladu sa sljedeim smjernicama:
Ocjena Znaenje
1 vrlo lo
2 lo
3 dovoljan
4 dobar
5 vrlo dobar
KORAK 2
Testirajte nacrt svoje prijave Evaluacijskom
reetkom
67
Ocjene se zbrajaju i time se dobiva ukupna ocjena za odnosnu sekciju. Ukupne ocjene svake
sekcije se potom ispisuju u sekciji 6 i zbrajaju, ime se dobije ukupna ocjena projektnog
prijedloga.
Svaka sekcija sadri polje za komentare, koji se odnose na pitanja pokrivena tom sekcijom.
Svaka se sekcija mora prokomentirati. Kada evaluator ocijeni neku pod-sekciju ocjenama 1
(vrlo loe), 2 (loe) ili 5 (vrlo dobro), mora u polju za komentare navesti razloge iz kojih je dao
takvu ocjenu.
EVALUACIJSKA REETKA
1. Financijski i operativni kapaciteti Ocjena
Relevantni dio
Obrasca prijave
1.1 Imaju li prijavitelj i partneri dovoljno iskustva u upravljanju projektom? / 5 II.4.1 i III.1
1.2 Imaju li prijavitelj i partneri dovoljno tehnike strunosti (osobito znanja o
pitanjima koje treba obraditi)?
/ 5 II.4.1 i III.1
1.3 Imaju li prijavitelj i partneri dovoljno menaderskog kapaciteta?
(ukljuujui osoblje, opremu i sposobnost upravljanja proraunom za
aktivnosti)
/ 5 II.4.2 i III.1
1.4 Ima li prijavitelj stabilne i dostatne izvore fnanciranja? / 5 II.4.2
Ukupna ocjena: / 20
Komentari:
Napomena: Ako je ukupna ocjena 1. sekcije manja od ocjene dovoljan (12 bodova), Komisija za evaluaciju e eliminirati
projektni prijedlog iz dalje procedure. Evaluacijska se reetka, bez obzira na to, mora ispuniti u cijelosti (osim u sluaju
ogranienih poziva za projektne prijedloge).
2. Relevantnost Ocjena
Relevantni dio
Obrasca prijave
2.1 U kojoj je mjeri projektni prijedlog relevantan u odnosu na ciljeve i jedan ili
vie prioriteta poziva za projektne prijedloge?
Napomena: Ocjena 5 (vrlo dobar) bit e dodijeljena samo u sluaju da
projektni prijedlog izriito obrauje barem jedan prioritet
Napomena: Ocjena 5 (vrlo dobar) bit e dodijeljena samo u sluaju da
projektni prijedlog sadri specifne elemente dodatne vrijednosti, kao
to je promocija jednakosti spolova ili promocija jednakih mogunosti
/ 5x2 I.1.6.1
2.2 U kojoj je mjeri projektni prijedlog relevantan za specifne potrebe
i ogranienja ciljane drave/drava ili regije/regija? (ukljuujui
izbjegavanje dupliciranja i sinergiju s drugim inicijativama Europske
komisije)
/ 5 I.1.6.2
2.3 U kojoj su mjeri ukljueni dionici jasno defnirani i strateki odabrani
(krajnji korisnici, ciljne skupine)? Jesu li njihove potrebe jasno defnirane
i da li ih projektni prijedlog tretira na odgovarajui nain?
/ 5x2 I.1.6.3 i I.1.6.4
Ukupna ocjena: / 25
Komentari:
Napomena: Ako je ukupna ocjena 2. sekcije manja od 16 bodova, Komisija za evaluaciju e eliminirati projektni prijedlog
iz dalje procedure. Evaluacijska se reetka, bez obzira na to, mora ispuniti u cijelosti (osim u sluaju ogranienih poziva za
projektne prijedloge).
68
3. Metodologija Ocjena
Relevantni dio
Obrasca prijave
3.1 Jesu li predloene aktivnosti odgovarajue, praktine i sukladne ciljevima i
oekivanim rezultatima?
/ 5 I.1.7 i I1.8.5
3.2 Koliko je koherentan ukupan dizajn aktivnosti? (osobito, da li odraava
analizu ukljuenih problema, da li uzima u obzir vanjske faktore i predvia
evaluaciju?)
/ 5 I.1.8
3.3 Jesu li ukljuenost i sudjelovanje partnera u aktivnostima zadovoljavajui?
Napomena: Ako nema nikakvih partnera, ocjena e biti 1.
/ 5 I.1.7 i I.1.8.5
3.4 Je li akcijski plan jasan i izvediv? / 5 I.1.9
3.5 Sadri li projektni prijedlog objektivno provjerljive/dokazive pokazatelje
rezultata aktivnosti?
/ 5 Logiki okvir
Ukupna ocjena: / 25
Komentari:
4. Odrivost Ocjena
Relevantni dio
Obrasca prijave
4.1 Moe li se oekivati da e aktivnosti imati znatni uinak na ciljne grupe? / 5 I.2.1
4.2 Moe li se oekivati da e projektni prijedlog imati multiplikacijski uinak?
(ukljuujui replikacijski opseg i nastavljanje rezultata aktivnosti te irenje
informacija.) / 5
I.2.2 i I.2.3
4.3 Jesu li oekivani rezultati predloenih aktivnosti odrivi:
- fnancijski (kako e se aktivnosti fnancirati nakon zavretka fnanciranja
sredstvima Europske komisije?)
- institucionalno (da li e na kraju projekta postojati strukture koje e
omoguiti nastavak aktivnosti? Da li e lokalno postojati vlasnici rezultata
aktivnosti?)
- na razini politike, ako je primjenjivo (koji e biti strukturalni uinak projekta
npr. da li e voditi takvim stvarima kao to je poboljana legislativa,
kodeksi ponaanja i metoda?)
/ 5 I.2.4
Ukupna ocjena: / 15
Komentari:
5. Proraun i ekonominost Ocjena
Relevantni dio
Obrasca prijave
5.1 Zadovoljava li omjer procijenjenih trokova i oekivanih rezultata? / 5 I.3
5.2 Je li predloeni troak neophodan za implementaciju projekta? / 5x2 I.3
Ukupna ocjena: / 15
Komentari:
69
Vano je da OCD-i upamte da je proces prijave za bespovratna sredstva EU-a natjecateljski
proces, te da konkurencija na podruju zapadnog Balkana i Turske postaje sve jaa. Stoga
je od najvee mogue vanosti da OCD-i utvrde naine na koje njihovi projektni prijedlozi
mogu maksimalno uveati broj evaluacijskih bodova te odueviti i zainteresirati Komisiju za
evaluaciju. Upamtite da Komisija za evaluaciju vjerojatno mora proitati stotine projektnih
prijedloga, pa ih stoga loe napisani i neatraktivni projektni prijedlozi nee impresionirati.
Nekoliko strunjaka iz regije koji su prethodno bili ukljueni u Komisije za evaluaciju radi
ocjenjivanja prijava za bespovratna sredstva EU-a dalo je sljedee savjete o tome kako
uiniti projektni prijedlog konkurentnijim:
Koristite jasan i jednostavan jezik te se pobrinite da vaa objanjenja budu logina i da
ih je jednostavno pratiti. Nemojte pretpostavljati da e Komisija za evaluaciju poznavati
kontekst vaeg projekta, ve se pobrinite da sve referentne toke budu jasne i ne koristite
se argonom bez objanjenja to znai.
Nemojte biti pretjerano ambiciozni. Projekte je potrebno isplanirati tako da postiu ostvarive
ciljeve na razborit nain.
Ne kopirajte plan nekog tueg projekta i ne plagirajte neke prijanje projekte koje je vaa
ili neka druga organizacija ve implementirala. Pobrinite se da va projekt bide inovativan
i da dodaje vrijednost drugim aktivnostima.
Ne javljajte se na Pozive za projektne prijedloge koji su izvan opsega rada vae organizacije.
Projekt e proi ako je u skladu s misijom vae organizacije.
Prikaite snanu relevantnost za prioritete Poziva za projektne prijedloge. ak i ako prijavite
vrlo inovativan i dobro strukturiran projektni prijedlog, moe se dogoditi da bude odbijen ako
pokazuje nisku razinu relevantnosti u odnosu na taj odreeni Poziv za projektne prijedloge.
Budite realistini. Projekti se trebaju baviti stvarnim potrebama ciljne skupine. Ne
pokuavajte preuveliati neku potrebu kako biste je ugurali u koncept svojeg projekta.
Jasno i precizno objasnite potrebe koje e va projekt adresirati.
Ukljuite korisnike projekta. Ukljuite ih u proces oblikovanja projekta, osobito kada
utvrujete potrebe. Takva e vam praksa pomoi da utvrdite stvarne potrebe, najuinkovitije
aktivnosti te da osigurate njihovo sudjelovanje u implementacijskoj fazi, emu ugovorno
tijelo i korisnici pridaju veliku vrijednost.
KORAK 2 Budite konkurentni!
70
Jo savjeta strunjaka:
Naglasite svoje iskustvo. Spomenite svoje prethodno iskustvo na predloenim
aktivnostima. Ako je to prvi put da poduzimate takve aktivnosti, objasnite kroz
konkretne korake kako ete upravljati projektom, kako biste evaluatorima pokazali
na koji ete nain prevladati nedostatak iskustva te moete li uspostaviti ravnoteu
izmeu svojih institucionalnih snaga i slabosti.
Ukljuite partnere. Partneri ne slue samo tome da bi se zadovoljilo preduvjete
Poziva za projekne prijedloge. Kao integralni dio procesa, oni doprinose svojim
razliitim iskustvima i znanjem te dodaju znaajnu vrijednost predloenom
projektu. Objasnite kako ete osnaiti projekt koji predlaete te na koje su oni
naine ve doprinijeli.
Paljivo odredite svoje aktivnosti. Iskusni evaluator e lako prepoznati je li
projekt predloen zato da bi se pribavila sredstva za odreenu aktivnosti, kao to
je fnanciranje festivala ili studijske posjete, a ne zato da bi se postigli deklarirani
ciljevi. Poveite svoje aktivnosti sa svakom od navedenih potreba i objasnite kako
ete zadovoljiti te potrebe i time jasno postii ciljeve svog projekta. Aktivnosti
moraju sluiti kao sredstvo za postizanje projektnih ciljeva, a ne obratno.
Obratite vie panje na praenje i evaluaciju. Pokaite evaluatorima da ste ve
razmiljali o tome i isplanirali alate za praenje i evaluaciju koje ete koristiti
tijekom provedbe projekta.
Pruite jake argumente glede odrivosti. Pokaite evaluatorima da ste ve posvetili
znaajno vrijeme promiljanju o tome kako ete osigurati odrivost projekta. Vai
argumenti trebaju biti realistini; oni mogu biti ovisni o vanjskim imbenicima, no
ipak u okviru vae odgovornosti i kapaciteta.
71
upRavljanje ugovoRom o dodjeli bespovRatnih
sRedstava eu-a
Ako su OCD-i dodijeljena bespovratna sredstva, prva stvar koju trebaju uiniti je da se podsjete
to tono bespovratna sredstva predstavljaju u smislu naela i procedura EU-a. Bespovratna
sredstva NISU dar, ve fnancijski doprinos uvjetovan brojnim pitanjima i procedurama.
Uvjetovanost dodijeljenih sredstava je detaljno opisana u Ugovoru o dodjeli bespovratnih
sredstava - pravnom dokumentu koji su uzajamno dogovorili i potpisali ugovorno tijelo i
primatelj bespovratnih sredstava, tj. OCD kojoj su sredstva dodijeljena. Od izuzetne je vanosti
da organizacija civilnog drutva, a osobito njezin vii menadment, dobro razumije sadraj
Ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava.
Standardni Ugovor o dodjeli bespovratnih sredstava sastoji se od sljedeih dijelova:
Posebni uvjeti - koji opisuju specifni kontekst i parametre poziva za projektne prijedloge,
detaljno navodei kriterije prihvatljivosti trokova, kriterije za prihvatljive aktivnosti, kao i
trajanje i lokaciju projekta, te podatke o dvije strane u ugovoru;
Dodatak I: Opis projekta - projektni prijedlog kako je opisan u ispunjenom prijavnom obrascu.
Iako nikakve velike promjene na prijavnom obrascu nisu doputene, prije potpisivanja ugovora
ugovorno tijelo moe pregovarati s Prijaviteljem o manjim promjenama (na primjer, da bi se
uzele u obzir bilo kakve kontekstualne promjene do kojih je dolo u vremenu izmeu datuma
prijave i datuma dodjele bespovratnih sredstava);
Dodatak II: Opi uvjeti - opi uvjeti koje je postavila EU temeljem PRAG-a;
Dodatak III: Proraun projekta - kako je naveden u prijavi, s time da ga je mogue modifcirati
tijekom pregovora s ugovornim tijelom, odnosno, prije potpisivanja ugovora. Proraun
predstavlja ralambu svih prihvatljivih trokova vezanih uz projekt. Vano je da proraun
vezan uz ugovor bude jasan i razumljiv, jer to direktno utjee na kvalitetu provedbe projekta.
Nuno je takoer upamtiti da proraun predstavlja samo procjenu trokova te da e konana
isplata ovisiti o stvarnim projektnim izlaznim elementima i prihvatljivim trokovima vezanim
uz njih;
Dodatak IV: Procedure za dodjelu ugovora;
Dodatak V: Standardni predloci zahtjeva za plaanje i Obrazac fnancijske identifkacije
(Financial Identifcation Form);
Dodatak VI: Predloak za izvjea;
Dodatak VII: Izvjee o provjeri trokova (Expenditure Verifcation Report).
S obzirom da ugovor o dodjeli bespovratnih sredstava ima oblik pravno-obvezujueg ugovora,
OCD mora biti svjesna da promjene ugovora mogu biti sainjene samo kroz proces dogovoren
KORAK 1
Poznavanje ugovora o dodjeli bespovratnih
sredstava
72
s ugovornim tijelom. Bilo kakva odstupanja od ugovora koja ne slijede odgovarajue procedure
vrlo e vjerojatno rezultirati gubitkom dijela fnancijskih sredstava dodijeljenih OCD-u.
S obzirom da uvijek postoji vremenska razlika izmeu predaje projektnog prijedloga i prijave
za bespovratna sredstva, i dodjele bespovratnih sredstava i potpisivanja ugovora, uobiajeno
je donekle modifcirati dizajn projekta tijekom implementacije. Doista, dobar projektni
menadment uvijek ukljuuje i odreenu razinu upravljanja promjenama u okviru projekta.
Meutim, postoje stroge procedure koje treba pratiti prije provedbe bilo kakvih promjena na
dogovorenom projektu, kako bi se osiguralo potivanje pravila pravedne konkurencije. Jasno
je da bi bilo nepravedno ukljuiti velike promjene na prethodno prihvaenom prijavnom
obrascu koje su mogle uzrokovati dodjelu nie ocjene tijekom evaluacije.
Izmjene ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava obino se kategoriziraju kao manje
izmjene ili velike izmjene. Pojedinosti o vrstama izmjena nalaze se u PRAG-u, a esto su
ponovljene i u priruniku za implementaciju ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava, koji se
daje OCD-ima kojima su dodijeljena bespovratna sredstva.
Primjeri manjih izmjena:
Izmjene u aktivnostima ili proraunu koje ne utjeu na osnovnu svrhu projekta;
Prijenosi izmeu glavnih stavaka prorauna koji podrazumijevaju varijacije od 15
posto ili manje;
Promjene adrese ili telefonskog broja;
Promjene bankovnog rauna;
Promjene voditelja projekta ili kljunih strunjaka;
Promjene jedininih stopa satnica.
Primjeri velikih izmjena:
Znaajne promjene u aktivnostima koje utjeu na osnovnu svrhu i pokazatelje
projekta;
Prijenosi izmeu glavnih stavaka prorauna van granica manjih modifkacija (15
posto);
Dodavanje novih proraunskih linija ili nulta potronja kod neke od proraunskih
linija;
Promjena projektnih partnera;
Produenje ugovora;
Promjene u statusu ili nazivu primatelja bespovratnih sredstava.
KORAK 2 Upravljanje izmjenama ugovora
73
OCD mora razgovarati s predstavnicima ugovornog tijela kako bi saznala vie o implikacijama
izmjena koje bi mogle bile potrebne tijekom provedbe projekta. I za manje i za velike izmjene
ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava postoje specifni obrasci koje treba popuniti i koje
obje strane trebaju ovjeriti prije no to se bilo kakva izmjena moe smatrati vaeom.
Osim pravnih obaveza koje proizlaze iz dokumentacije ugovora o dodjeli bespovratnih
sredstava, OCD-i se takoer moraju pobrinuti da se EU-sredstva troe u skladu sa smjernicama
EU-a (Praktini vodi kroz procedure ugovaranja pomoi Europske zajednice treim
zemljama). Pored trokova plaa za osoblje projekta, koritenje sredstava moe se odnositi i
na nabavu roba ili usluga. Za nabavu postoje strogo odreene procedure, pa se stoga OCD-i
moraju pobrinuti da, na primjer:
a. Koriste modele objavljene na web-stranicama Komisije koji se odnose na tree zemlje;
b. Osiguraju vremensko ogranienje za primitak ponuda, a zahtjevi za sudjelovanje
moraju biti dovoljno dugi kako bi omoguili prihvatljivo i odgovarajue razdoblje za
pripremu i predaju ponuda;
c. Dozvole da Evaluacijska komisija ocijeni i rangira zahtjeve za sudjelovanjem i
ponude, za koje je proglaeno da zadovoljavaju uvjete.
Potivanje takvih procedura nabave moe predstavljati veliki izazov za OCD-e, jer esto nemaju
iskustva u upravljanju javnim sredstvima i preuzimanju odgovornosti za ta sredstva te im je
esto teko razumjeti jezik i terminologiju koje koristi PRAG. U tom smislu toplo preporuujemo
OCD-ima da zatrae savjet o tim pitanjima (od ugovornog tijela, struktura podrke za OCD-e,
od svojih partnera, ili od bilo koje iskusne osobe) te da pripreme Plan nabave, pored ostalih
alata za upravljanje projektom, kao to su Plan rada i Proraun (predloci se nalaze u Zbirci
alata).
KORAK 3 Provoenje nabave
74
Drave lanice EU-a zahtijevaju od primatelja EU-sredstava
da na jasan nain obznane izvor fnanciranja te da promiu
naela na kojima se EU zasniva. Iz tog razloga EU je pripremila
jednostavne ali sveobuhvatne smjernice o komunikaciji i
vidljivosti koje su sadrane u Priruniku o komunikaciji i
vidljivosti za programe pomoi Europske zajednice treim
zemljama (Communication and Visibility Manual for EU
External Actions). Ovaj prirunik sadri obavezne zahtjeve za
sve ugovaratelje i implementacijske partnere koji su potpisali
ugovore i fnancijske ugovore koji izrijekom spominju te
zahtjeve, bilo da su potpisani od strane Europske unije ili
nekog drugog ugovornog tijela.
Prirunik, izmeu ostalog, sadri savjete i naputke vezane uz:
Utvrivanje ciljne publike;
Pripremu Komunikacijskog plana;
Predloke i elemente vizualnog identiteta EU-a;
Kako zatraiti savjet od Europske komisije - Delegacije, Odjel za komunikaciju;
Materijale koji ne zadovoljavaju zahtjeve vidljivosti i iji trokovi bi se mogli
smatrati neprihvatljivim!
Sajam OCD-a u Srbiji, 2010.
KORAK 4
Pobrinuti se da se primjenjuju pravila EU-a o
vidljivosti
75
Korisni savjeti strunjaka iz OCD-a o upravljanju projektima
fnanciranim sredstvima EU-a
Tijekom pripreme ovog prirunika autori su primili mnotvo izvrsnih, praktinih savjeta od OCD-a iz cijele
regije zapadnog Balkana i Turske. Slijedi saetak dvanaest najboljih savjeta:
to treba initi
Uspostaviti funkcionalni projektni tim i pobrinuti se da se lanovi tog tima ukljueni u oblikovanje
i pripremu projekta takoer ukljue u provedbu projekta. Projektni tim takoer mora ukljuivati
vodstvo koje e biti odgovorno za napredak projekta i izvjetavanje.
Postaviti i odravati organizirani sustav administracije projekta te poklanjati osobitu panju voenju
fnancijske dokumentacije - upamtite da morate imati valjane potvrde za sve projektne trokove.
Pobrinuti se da organizacija ima dostatan priljev sredstava koji e omoguiti da se projekt zapone
i da se implementiraju aktivnosti prije primitka uplata bespovratnih sredstava, ali nikako ne treba
inicirati trokove prije potpisivanja ugovora.
Paljivo i detaljno proitati Ugovor o dodjeli bespovratnih sredstava.
Odravati dobru informiranost ciljne grupe i sudionika o projektu i od njih traiti povratne informacije.
Biti dobro informiran o tome to se dogaa u regiji i sektoru, tako da upravljanje projektima moe
pravovremeno reagirati na promjene u okruenju projekta. Ne zaboravite traiti savjet ugovornog
tijela o bilo kakvim promjenama u projektu.
Biti svjestan da ugovor o dodjeli bespovratnih sredstava ima ogranieno trajanje, i stoga treba
paljivo planirati provedbu aktivnosti i ostaviti dovoljno vremena ne samo za dovrenje aktivnosti,
ve i za izvjetavanje.
to ne treba initi
Ne ekajte do sredine ili do kraja projekta da biste mislili o tome kako e se evaluirati postignua
projekta, ve se pobrinite da projekt od poetka posjeduje dobro osmiljen Okvir za praenje i
evaluaciju.
Ne ustruavajte se zatraiti savjet i pomo od bilo kojeg vanjskog revizora vaeg projekta u vezi
s implementacijom i administracijom projekta. Vanjski revizori su dobro informirani i obino vrlo
iskusni u pitanjima upravljanja projektima fnanciranim sredstvima EU-a, a tu su da bi vam pomogli.
Ne zaboravite na svoje partnere. Ukljuite ih u sve faze projekta, osobito kada trebate savjet o
pitanjima upravljanja projektom i izvjetavanja.
Ne ekajte do zadnjeg trenutka s izvjetavanjem o projektu, nego pripremite kratka izvjea
nakon svake projektne aktivnosti, pa uz pomo tih izvjea prikupite formalnu dokumentaciju za
izvjetavanje ugovornom tijelu. Takoer, neka vae fnancijsko izvjetavanje bude aurno, tako da
uz svako izvjee o aktivnostima postoji odgovarajue raunovodstvo, zajedno sa svim potvrdama
o trokovima.
Ne pokuavajte promijeniti ciljeve ili svrhu projekta jer e to biti u suprotnosti s uvjetima vaeg
ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava.
76
pRaenje sukladnosti i izvjetavanje o sRedstvima
eu-a
Tijekom provedbe projekata fnanciranih bespovratnim sredstvima, OCD-i trebaju biti u stanju
poduzeti specifne aspekte projektnog menadmenta koje zahtijeva njihova uvjetovanost
Ugovorom o dodjeli bespovratnih sredstava. To znai da OCD-i trebaju biti u stanju:
a. Upravljati svojim internim praenjem i administracijom projekta;
b. Omoguiti vanjsko praenje projekta i osigurati obavezna izvjea za ugovorno
tijelo.
Moraju postojati sustavi koji osiguravaju sukladnost s odredbama Ugovora o dodjeli
bespovratnih sredstava i s PRAG-om, te sustav upravljanja podacima koji pomae prikazati
napredak ili nedostatak napretka u postizanju ciljeva projekta.
Tijekom provedbe projekata fnanciranih bespovratnim sredstvima obino e strunjaci za
praenje projekata koji nisu povezani s OCD-om posjetiti projekt jednom ili vie puta. Posjete
strunjaka dogovaraju ugovorna tijela, a svi primatelji bespovratnih sredstava obavezni su
pruiti potrebnu asistenciju vezano uz njihov posjet. Osim toga, pored povremenih posjeta
na lokaciji, ugovorno tijelo e zahtijevati i redovne informacije o praenju i izvjea o
napretku projekta. Stoga OCD-i trebaju biti spremni odgovoriti, a svoje odgovore poduprijeti
odgovarajuom dokumentacijom, na sva pitanja strunjaka za praenje, kao to su na primjer:
Jesu li koritene ispravne procedure za vrijednost natjeaja?
Jesu li nabavljeni oprema i potreptine?
Koriste li se u ciljanu svrhu?
Odgovaraju li serijski brojevi fakturama?
Je li osigurana odgovarajua vidljivost EU-a?
to e se dogoditi na kraju projekta?
Kontrolni popis opreme.
KORAK 1 Spremnost za praenje projekta
Tatjana Obradovi iz udruge ALFA ima vrlo jasan savjet za ostale OCD-e koji upravljaju
bespovratnim sredstvima EU-a: Provodite sustavno interno praenje, koristite ga za
nova saznanja, i uvajte dokumentaciju o svemu to radite, ukljuujui svu prepisku s
donatorima i ugovornim tijelom.
77
Savjet Kosovske zaklade za civilno drutvo (Fondacioni
Kosovar pr Shoqri Civile / Kosovar Civil Society
Foundation)
Tumaenje izvjea je tegobna procedura i zahtijeva dodatnu energiju ba kada je,
na kraju projekta, imate najmanje! Izvjea treba predati u jasnom i konciznom obliku,
a ona moraju u potpunosti odgovarati prijavnom obrascu i aktivnostima, ukljuujui
reference na logiki okvir, jer je to predstavljalo osnovu za dodjelu bespovratnih
sredstava. Upamtite da e konana procjena i povrat trokova biti temeljeni na dokazima
i postignutim rezultatima koji e se usporeivati s onime to je pisalo u vaem prijavnom
obrascu za bespovratna sredstva.
Osim vanjskog nadzora projekata fnanciranih bespovratnim sredstvima, od OCD-a kojima
su dodijeljena bespovratna sredstva zahtijeva se i da redovno dostavljaju pisana tehnika
i fnancijska izvjea, podrana relevantnom originalnom dokumentacijom. Taj proces
izvjetavanja, koji se obino obavlja svakih est mjeseci, a potom na kraju projekta, esto
predstavlja velik izazov za OCD-e. Ne samo to je OCD-ima sama priprema takvih izvjea
problematina, ve esto imaju problema i s osiguravanjem potrebne dokazne dokumentacije,
pa posljedino ponekad ne uspiju dobiti puni povrat trokova koje su imali tijekom provedbe
projekta. Stoga ne udi to se preporuuje da OCD-i, ak i prije no to se prijave za bespovratna
sredstva, razmotre koji kapaciteti su potrebni da bi se ispunile odgovornosti vezane uz
izvjetavanje i pohranu dokumentacije. A nakon to su bespovratna sredstva dodijeljena,
OCD mora poduzeti odgovarajue mjere kako bi ispunila sve potrebne izvjetajne zahtjeve.
To inicijalno predstavlja ogroman zadatak za mnoge organizacije, ali uz podrku vieg
menadmenta, moe imati dugorone koristi u smislu jaanja kapaciteta.
KORAK 2 Izvjetavanje o sredstvima EU-a
78
Cjelokupni izvjetajni zahtjevi sadrani su u Ugovoru o dodjeli bespovratnih sredstava
i PRAG-u, no ukratko se moe napomenuti da se trae kapaciteti za pripremu tehnikih i
fnancijskih izvjea iji sadraj ukljuuje:
Indikativni sadraj
obaveznih tehnikih izvjea
Indikativni sadraj
obaveznih fnancijskih izvjea
Podaci o napredovanju aktivnosti
Podaci o projektnim rezultatima
Podaci o uinku projekta
Slijedi strukturu izvjetajnog predloka
Opis aktivnosti
Ako je dolo do bilo kakvih modifkacija, potrebno
ih je dobro dokumentirati i opravdati!
Detaljan opis toga to je projekt postigao
Razina postignua navedenih projektnih ciljeva
Moe sadravati dodatke/priloge.
Projektni trokovi u tabelarnom obliku koji je
standardiziran
Trae se kopije dokazne dokumentacije
Preslike tablica za biljeenje radnih sati/dana
(Time sheets).
Provjera fnancijskih izvjea u odnosu na ugovor
te dokazne dokumentacije:
- Prihvatljivost trokova
- Sukladnost s prijavnim obrascem
- Koritenje ispravnog deviznog teaja
- Odgovarajua dokazna dokumentacija
- PDV nije ukljuen
- Znaajna odstupanja od planiranih
trokova
Zavrni dio sloenog procesa upravljanja projektima fnanciranim sredstvima EU-a
predstavlja sposobnost da se ide i dalje od formalnih izvjetajnih zahtjeva ugovora o
dodjeli bespovratnih sredstava, kako je opisano u prethodnom Koraku 2, te da se precizno
identifciraju projektna postignua i propusti. Pokuajte ustanoviti kako je do njih dolo i
dokumentirajte ih za buduu korist svih ukljuenih strana.
Praenje i evaluacija ne mjeri samo koliko dobro ste odradili posao, ve vam pomae i da
budete uinkovitiji. Evaluacija ima dvije glavne svrhe.
1) Za uenje i razvoj
Praenje i evaluacija vaih usluga pomoi e vam procijeniti koliko dobro ste odradili posao
i kako biste to mogli uiniti jo bolje. Rije je o tome da treba pitati to se dogodilo i zato -
to je funkcioniralo a to nije, da evaluaciju koristite kako biste saznali vie o aktivnostima
organizacije, a potom iskoristili ono to ste nauili.
KORAK 2 Zaokruiti nauene lekcije
79
2) Za odgovornost - kako biste drugima pokazali da ste uinkoviti
Investitori (kao to je EU) i ostali dionici ele znati je li projekt troio sredstva na odgovarajui
nain. Od investitora dolazi pritisak da im pruite dokaze uspjeha. Mnogi projekti moraju
odgovoriti na taj zahtjev da bi se odrali.
to se tie EU-a, procesi zaokruivanja i inventure vanih informacija - tijekom i nakon
provedbe projekta - uredno su saeti u sljedeim stupcima kroz praenje, evaluaciju i
reviziju:
Praenje i redovni
pregled
Evaluacija Revizija
Tko?
Odgovornost internog
menadmenta - sve
razine
Obino ukljuuje vanjske
ulazne elemente
(objektivnost)
Ukljuuje vanjske ulazne
elemente
Kada? Kontinuirano
Periodino - sredinom
projekta, na zavretku,
ex-post kontinuirano i
potom
Ex-ante (sustavni
pregledi), po zavretku
Zato?
Provjera napretka,
otklanjanje potekoa,
auriranje planova
Nauiti opsene
lekcije koje je mogue
primijeniti na druge
programe/projekte i
kao ulazni element za
pregled smjernica
Osigurati odgovornost
Osigurati jamstva i
odgovornost za dionike
Pruiti preporuke za
poboljanja sadanjih i
buduih projekata
Veza s
hijerarhijom
ciljeva iz
Logikog okvira
Ulazni elementi,
aktivnosti, rezultati
Rezultati, svrha, opi cilj
(te veza na relevantnost)
Ulazni elementi,
aktivnosti i rezultati
OCD-i se takoer trebaju pobrinuti za postojanje sustava koji ne samo da podravaju vanjsko
praenje i evaluaciju te revizije, ve da isto tako osiguraju da svaka aktivnost praenja i
evaluacije doprinosi razvoju same organizacije. OCD-i vrlo esto koriste i zapoljavaju
odreeno osoblje za implementaciju projekata, a nakon to projekt bude zavren i sredstva
potroena, to se osoblje gubi iz organizacije, a s njima i sve iskustvo provedbe projekta.
OCD-i moraju nai nain da zadre svoje projektno iskustvo, osobito lekcije koje su nauili o
povlaenju i upravljanju EU-sredstvima, to ne samo da e im pomoi kod buduih prijava,
ve se moe podijeliti i s ostalim, manje iskusnim OCD-ima.
Alati za razvoj i upravljanje
projektima fnanciranim
sredstvima EU-a
Alati za razvoj i upravljanje projektima fnanciranim sredstvima EU-a
81
kako se sluiti alatima
Sadraj Alatnoga okvira
Cilj Alatnoga okvira, u dodatku ovog prirunika,
jest prikazati raspon alata koji se mogu koristiti kod
raznih vrsta edukativnih aktivnosti za menadere i
osoblje organizacija civilnog drutva, lokalne trenere i
konzultante koji ele pomoi OCD-ima kod pristupanja
i upravljanja sredstvima EU-a. Alatni okvir nadograuje
sadraj prirunika, omoguujui pristup smjernicama i
predlocima vezanim uz prijave za EU-fondove te navodei
poveznice za dodatne informacije o EU-fondovima za
OCD-e na zapadnom Balkanu i Turskoj. Stoga je Alatni
okvir oblikovan za koritenje i onima koji razvijaju i
provode projekte i onima koji planiraju pruati obuku o
tim temama.
Alatni okvir organiziran je u est poglavlja povezana sa est poglavlja drugog dijela
prirunika, kako bi se istaknula najvanija podruja na koja se posebno trebaju usmjeriti
OCD-i koji ele povlaiti sredstva EU-a i njim upravljati.
Sljedea poglavlja pokazuju kako::
a. identifcirati mogunosti za fnanciranje vae organizacije sredstvima EU-a;
b. razviti uinkovita partnerstava na projektima;
c. pripremiti uspjene projektne prijedloge;
d. proi evaluacije - smjernice upuene osobe;
e. upravljati Ugovorom o bespovratnim sredstvima EU-a;
f. pratiti sukladnost i izvjetavati o sredstvima EU-a.
Kako se sluiti Zbirkom alata
Potrebno je napomenuti da ovo nije sveobuhvatna zbirka alata potrebnih za razvoj i
upravljanje projektima fnanciranim sredstvima EU-a. Ovdje su predstavljeni dodatni alati
uz one ve dostupne OCD-ima. Drugim rijeima, ovaj Alatni okvir ne ponavlja objanjenja
iz svih alata koji su negdje drugdje objavljeni (to se osobito odnosi na slubene predloke
objavljene u PRAG-u) niti joj je svrha nadomjestiti obavezne prijavne obrasce i formate
objavljene u Vodiu za Pozive za projektne prijedloge. Stoga, kako bi se ovaj prirunik i
Alatni okvir iskoristili na najbolji mogui nain, svojim itateljima savjetujemo da svakako
osiguraju pristup sljedeim objavljenim dokumentima:
82
Svim specifnim Vodiima i prijavnim obrascima te prilozima odreenog Poziva
za projektne prijedloge za koji je vaa organizacija zainteresirana, ili primjerima
slinih, nedavno objavljenih Vodia u vaoj zemlji (mogu se preuzeti s web-stranica
navedenih prema dravama u Odjeljku 1 ovog prirunika).
PRAG-u (Praktini vodi kroz procedure ugovaranja pomoi Europske unije
treim zemljama 2010/Practical Guide for Contract Procedures for EU External
Actions 2010) i svim njegovim Dodacima koji su vezani uz ugovore za dodjelu
bespovratnih sredstava, a koji su dostupni na adresi http://ec.europa.eu/
europeaid/work/procedures/implementation/practical_guide.
Smjernice EU-a za upravljanje projektnim ciklusom, dostupno za preuzimanje na
engleskom jeziku sa Multimedijalne zbirke EuropeAida na adresi http://ec.europa.
eu/europeaid/multimedia.
Prirunik za koritenje PADOR-a dostupan na adresi http://ec.europa.eu/
europeaid/work/index_en.htm, s koje pristupite izborniku Radite s nama/Work
With Us i odaberite PADOR.
Unutar svakog odjeljka materijali su organizirani kako slijedi:
i. Alati: Smjernice i kontrolni popisi - mogu ih koristiti oni koji su aktivno ukljueni
u razvitak ili provedbu projekata, ili oni koji vode treninge na te teme, a alate je
mogue koristiti kao materijale za polaznike.
ii. Alati: Vjebe i predloci - to su upute kako voditi praktine vjebe tijekom obuke,
ukljuujui biljeke o stvarnim sluajevima ili predloke koji sudionicima mogu
trebati da bi odradili vjebu; predloci se mogu koristiti za razvijanje projekta.
Autor vodi TACSO-ov regionalni trening o Razvoju i upravljanju
projektima fnanciranim sredstvima EU-a
83
alatni okviR: identificiRanje mogunosti za
FINANCIRANJE
Alati: Smjernice i kontrolni popisi
Alat: Smjernice o defnicijama bespovratnih sredstava EU-a i javnim ugovorima
Bespovratna sredstva / javni ugovori - neke defnicije
Slijede opisi preuzeti s web-portala EuropeAida:
Bespovratna sredstva
Bespovratna sredstva predstavljaju direktni fnancijski doprinos iz prorauna EU-a ili iz Europskog
razvojnog fonda (European Development Fund). Dodjeljuju se kao donacije treim stranama
koje su ukljuene u aktivnosti pomoi treim zemljama. Ugovorno tijelo dodjeljuje bespovratna
sredstva koja se koriste za provedbu projekata ili aktivnosti vezano uz programe pomoi EU-a
treim zemljama.
Bespovratna sredstva se dijele u dvije kategorije:
Projektna bespovratna sredstva: njima se nastoji postii cilj koji predstavlja dio programa
vanjske pomoi;
Operativna bespovratna sredstva: njima se fnanciraju operativni izdaci nekog tijela EU-a koje
radi u opem europskom interesu ili iji je cilj dio neke politike EU-a.
Bespovratna sredstva se temelje na povratu prihvatljivih trokova, drugim rijeima, trokova koje
su korisnici imali, a koji se smatraju neophodnim za provoenje odnosnih aktivnosti. Rezultati
projekta ostaju vlasnitvo korisnika. Dodjela bespovratnih sredstava podrazumijeva potpisivanje
ugovora izmeu dviju strana, te u naelu zahtijeva sufnanciranje od strane korisnika bespovratnih
sredstava. S obzirom da bespovratna sredstva pokrivaju vrlo razliita podruja, specifni se uvjeti
koje treba ispuniti (prihvatljivost itd.) mogu razlikovati od jednog podruja aktivnosti do drugog.
Za sudjelovanje u dodjelu bespovratnih sredstava, potrebno je javiti se na Pozive za projektne
prijedloge.
Ugovori
Kada ugovorno tijelo eli kupiti usluge, robu ili rad u zamjenu za naknadu, pokreu se nabavne
procedure. Nabavna procedure vodi sklapanju javnog ugovora.
Razlika izmeu javnog ugovora i bespovratnih sredstava je jasna: u sluaju ugovora, ugovorno
tijelo prima proizvod ili uslugu koja mu je potrebna, u zamjenu za plaanje; u sluaju bespovratnih
sredstava, ugovorno tijelo daje doprinos ili projektu koji provodi neka vanjska organizacija, ili
direktno toj organizaciji, jer njezine aktivnosti doprinose politikim ciljevima Unije.
Nabavnim procedurama upravljaju specifna pravila koja se razlikuju ovisno o prirodi ugovora
(usluge, roba, rad) i pragu.
Za sudjelovanje u natjeaju za ugovor, potrebno je javiti se na Natjeaje za nabavu.
Procedure za bespovratna sredstva i ugovore prema relevantnim programima pomoi Europske
zajednice treim zemljama konsolidirane su u Praktinom vodiu.
84
Alat: Smjernice za identifkaciju kritinih toaka za OCD-e kod razvoja i upravljanja
sredstvima EU-a
ANALIZA KRITINE PUTANJE:
OCD-i prilagouju svoje
strateke planove kako
bi kao imbenik u
planovima ukljuili
integracijske procese EU-a
Razumijevanje projektnog
pristupa i prirode procesa
dodjele bespovratnih
sredstava
Razumijevanje programa
EU-a i prioriteta financiranja
iz kljunih viegodinjih i
godinjih planskih
dokumenata
Kljuni aspekti razvoja
projekta:
IDENTIFIKACIJA 'PROBLEMA'
I KORITENJE ANALITIKIH
ALATA
ANALIZA DIONIKA
LOGIKI OKVIRI
DOBRE PRAKSE
PROJEKTNOG
MENADMENTA
ukljuujui interno
praenje i nadzor
EVALUACIJA:
Utvrivanje nauenog
Razumijevanje Poziva za
projekte prijedloge
Priprema prorauna i
sufinanciranja
Razumijevanje kriterija
PRIHVATLJIVOSTI glede:
organizacija, trokova,
aktivnosti koji se
mogu prijaviti
Popunjavanje prijave
za bespovratna
sredstva slijedei
Smjernice i uzimajui
u obzir evaluacijsku
tablicu
Registracija u
PADOR
Upravljanje ugovorom o
dodjeli bespovratnih
sredstava:
pregovori o promjenama
prije potpisivanja ugovora
MODIFIKACIJE
(manje / vee)
Podnijeti
vremenski
razmak
NABAVA: slijediti PRAG
Vanjsko praenje i nadzor:
SUKLADNOST I ORIJENTACIJA NA
REZULTATE
EU-
VIDLJIVOST
IZVJETAVANJE:
Privremena i zavrna izvjea (tehnika i financijska)
Komunikacija s ostalim dionicima
85
Alat: Naputak o izvorima informacija o pozivima za projektne prijedloge na Internetu
Web-portal EuropeAida
Pozivi za projektne prijedloge objavljuju se na web-stranicama EuropeAida, a takoer mogu
biti objavljeni i na lokalnim web-stranicama u sluaju drava koje imaju decentralizirane
institucionalne postavke. (Na primjer, u Hrvatskoj na web-stranicama Sredinje agencije za
fnanciranje i ugovaranje na adresi http://www.safu.hr/en/, a u Turskoj na stranicama Sredinjeg
ureda za fnanciranje i ugovaranje (Merkezi Finans ve hale Birimi/Central Finance and Contracts
Unit) na adresi http://www.cfcu.gov.tr. Delegacije EU-a u svakoj od drava obino imaju i web-
stranice na lokalnom jeziku s informacijama o Pozivima za projektne prijedloge. Na web-stranicama
EuropeAida http://ec.europa.eu/europeaid/work/index_en.htm treba odabrati izbornik Radite s
nama (Work With Us), a potom Financiranje (Funding) -> Pozivi za projektne prijedloge (Calls
for Proposals). Koritenjem mehanizma trailice moete pronai otvorene pozive za dodjelu
bespovratnih sredstava za vau dravu ili regiju. Ne zaboravite kod pretraivanja odabrati datume
Poziva koji zapoinju najmanje tri mjeseca ranije.
86
Razvoj i upravljanje projektima fnanciranim sredstvima Europske unije Alati za razvoj i upravljanje projektima fnanciranim sredstvima EU-a
Alat: Smjernice za PADOR
Registracija u PADOR
Registracija u PADOR ima tri faze:
1. Identifkacija / autentifkacija
1.1 Da biste pristupili PADOR-u treba vam korisniko ime (login). Korisniko ime je jedinstveno
ime osobe, a moe se koristiti za pristupanje raznim bazama podataka pri Europskoj komisiji.
1.2 Vae korisniko ime je povezano s adresom elektronike pote koju upisujete kod
Identifkacije. Poruke e-pote koje se tiu pristupa PADOR-u bit e poslane samo na tu adresu
e-pote! Zapamtite tu adresu i korisniko ime jer bez njih neete moi pristupiti PADOR-u!
1.3 Ako ve imate korisniko ime:
1.3.1 Na poetnoj stranici PADOR-a odaberite Ve posjedujete korisniko ime ECAS-a
(You have an ECAS username)
1.3.2 Moete aurirati/provjeriti organizaciju: nastavite od toke 3
1.3.3 Moete kreirati organizaciju: nastavite od toke 1.4.2
1.4 Nikada niste imali korisniko ime pri Europskoj komisiji:
1.4.1 Na poetnoj stranici PADOR-a odaberite Nemate korisniko ime ECAS-a (You do
not have an ECAS username)
1.4.2 Unesite podatke koji odreuju vau organizaciju i prijavite ih
1.4.3 Ako se pojavi popis organizacija:
- Ili odaberete, ako je mogue, one podatke koji odgovaraju vaoj organizaciji
- Ili odaberete Moja organizacija nije na popisu (My organisation is not on the
list)
1.4.4 Potvrdite registraciju
2. Pribavljanje korisnikog imena i lozinke ECAS-a
2.1 Provjerite raun elektronike pote koji ste prethodno unijeli kod Osobne prijave (Personal
login) vidi toku 1.4.2
2.2 Proitajte poruku elektronike pote pod naslovom Dostupnost vaeg rauna kod Usluge
provjere autentinosti pri Europskoj komisiji (provjerite i spam-poruke)
2.3 Pritisnite miem na poveznicu da biste primili korisniko ime i lozinku
2.4 Unesite svoje korisniko ime, kreirajte lozinku i pritisnite Prijavi (Submit)
2.5 Nastavite od toke 3.2
3. Unos/auriranje podataka u PADOR-u radi dobavljanja ID-broja EuropeAida
3.1 Krenite od poetne stranice PADOR-a i odaberite Imate korisniko ime ECAS-a (You have
87
an ECAS username). Na sljedeem ekranu odaberite elite aurirati/provjeriti raun svoje
organizacije (You want to update/consult the account of your organisation)
3.2 Unesite svoje korisniko ime (ili adresu e-pote koritenu kod logina) i lozinku
3.3 Odaberite naziv svoje organizacije (ispisano plavim slovima)
3.4 Prvo unesite i spremite Administrativne podatke. Potom e se aktivirati ekran Profla
(opcija u izborniku na lijevoj strani ekrana).
3.5 Odaberite svaki od Ekrana koje treba popuniti (Screens to be flled in) (izbornik na lijevoj
strani ekrana) i popunite SVA obavezna polja (ispisana naranastim slovima)
3.6 Potpiite svoje podatke koristei opciju POTPII (SIGN) (u izborniku na lijevoj strani ekrana)
3.7 Nakon to ste potpisali podatke, ID EuropeAida se automatski pojavljuje na svakoj stranici
PADOR-a, odmah ispod naslova ekrana
3.8 NAKON TO STE AURIRALI SVOJE PODATKE: PONOVO POTPIITE kako biste potvrdili
izmjene
Ako ste zaboravili svoju lozinku:
1. Zaponite na poetnoj stranici PADOR-a i odaberite Zaboravili ste svoju lozinku ECAS-a
(You have forgotten your ECAS password)
2. Odaberite Jo nemam lozinku (Dont yet have a password) ili Zaboravili ste svoju lozinku
(Forgot your password)
Domena za pristup PADOR-u je uvijek EXTERNAL
3. Unesite svoje korisniko ime ili adresu elektronike pote koju ste koristiti kod prijave
(login e-mail) (koju ste prethodno prijavili kao Osobni login na ekranu Identifkacije (vidi
toku 1.4.2))
4. Odaberite Zatrai lozinku ECAS-a (Request ECAS password)
5. Provjerite da li vam je stigla poruka e-pote na adresu koju ste naveli kod prijave (takoer
provjerite spam poruke) te nastavite od toke 2.4
88
Alati: Vjebe i predloci
Alat: Vjeba pretraivanja za EU-sredstvima
Ovo je vjeba koju se moe provesti kao dio aktivnosti istraivanja za OCD-e ili kao praktinu
vjebu tijekom obuke. Precizan zadatak vjebe treba odrediti prema kontekstu OCD-a i/ili obuci
i proflu sudionika. Na primjer, ako je vjeba namijenjena lanovima OCD-a iz drave XYZ koji se
bavi okoliem, zadatak bi mogao biti trostruk:
1. Pronai bilo koju najavu Poziva za projektne prijedloge o pitanjima okolia u dravi XYZ;
2. Pronai bilo koju najavu Poziva za projektne prijedloge koji je namijenjen OCD-ima, a
fnancira se u okviru bilo kojeg programa koji nije IPA-program, a na koji se regija moe
prijaviti i koji fnancira projekte iz podruja zatite okolia i ekologije;
3. Pronai bilo koji Poziv za projektne prijedloge u okviru regionalnog Programa za civilnog
drutvo (Civil Society Facility) koji bi mogao koristiti OCD-ima iz drave XYZ koji se bave
pitanjima zatite okolia i ekologije.
Sudionici mogu raditi u skupinama od dva do tri lana koristei jedno prijenosno raunalo po
skupini. Pretraivanje moe trajati izmeu 20 i 30 minuta. Nakon to pretraivanje zavri i svaka
je skupina nala neke informacije koje moe podijeliti, treba proi kroz svaki zadatak, s time
da podatke o tom zadatku daje svaki put druga skupina. Povratne informacije i diskusija mogu
trajati daljnjih 20 do 30 minuta.
Vjebu treba zakljuiti menader/trener OCD-a facilitiranom raspravom o tome koliko je
zadatak bio lagan ili teak, kako su problemi prevladani, koje su dodatne zanimljive informacije
pronaene. OCD-i kojima je povlaenje sredstava EU-a jedan od ciljeva, trebali bi ovakvo aktivno
pretraivanje redovito provoditi.
89
alatni okviR: Razvijanje uspjenih
paRtneRstava za pRojekte
Alat: Smjernice o partnerskom ciklusu
Partnerski ciklus
Razumjeti izazove; prikupiti informacije;
konzultacije s dionicima i potencijalnim
vanjskim izvorima resursa; izgradnja
vizije o partnerstvu/za partnerstvo
ISPITIVANJE TERENA
1
Identificirati potencijalne partnere te
u sluaju da odgovaraju onome to se trai
osigurati njihovo ukljuenje; motivirati
partnere i ohrabriti/potaknuti ih
na zajedniki rad
IDENTIFIKACIJA
2
Izgraivati odrivost ili se suglasiti oko
odgovarajueg zavretka partnerstva
ODRIVOST ILI RASKID
12
Partneri grade svoj radni odnos
usuglaujui ciljeve i osnovna naela
kojima e se partnerstvo voditi
IZGRADNJA
3
Izgraditi odgovarajue strukture i mehanizme
kako bi se osigurala dugorona opredijeljenost
za partnerstvo i kontinuitet
INSTITUCIONALIZACIJA
11
Partneri planiraju program aktivnosti i
zapoinju ocrtavati koherentan projekt
PLANIRANJE
4
Revidirati partnerstvo, programe ili projekte
u svjetlu iskustva
REVIZIJA
10
Partneri ispituju strukturu i upravljanje
partnerstvom za srednjorono i dugorono
razdoblje
MENADMENT
5
Napraviti pregled partnerstva: koji je uinak
partnerstva na partnerske organizacije? Je li
vrijeme da neki partneri napuste partnerstvo
i/ili da se pridrue neki novi
partneri?
PRAENJE
9
Partneri (i ostale strane koje podravaju
projekt) utvruju i mobiliziraju novane i
ostale resurse
OSIGURAVANJE RESURSA
6
Mjerenje i izvjetavanje o uinku i utjecaju
projekta izlazni elementi i rezultati. Je li
partnerstvo postiglo svoje ciljeve?
MJERENJE
8
Nakon to su resursi osigurani a detalji projekta usuglaeni,
zapoinje proces implementacije projekta aktivnosti prema
prethodno dogovorenom vremenskom rasporedu radi
(u idealnom sluaju) postizanja specifinih
isporuivanja
IMPLEMENTACIJA
7
90
Razvoj i upravljanje projektima fnanciranim sredstvima Europske unije Alati za razvoj i upravljanje projektima fnanciranim sredstvima EU-a
Alat: Naputak o traenju partnera iz EU-a
Krovne organizacije i platforme civilnog drutva u EU-u
U veini drava zapadnog Balkana i u Turskoj, postoji mnotvo mrea OCD-a organiziranih na
geografskoj ili sektorskoj osnovi te brojne nacionalne organizacije podrke koje moete koristiti
da biste pronali nazive i kontaktne podatke potencijalnih partnera. Meutim, identifciranje
partnera iz drava lanica EU-a i ostalih zemalja moe biti problematino. Ako niste uspjeli
pronai kontakte preko svojih lokalnih i/ili nacionalnih mrea, moete zatraiti pomo nekih
krovnih organizacija i federacija iz EU-a. Mnoge od njih imaju specifan mandat i potrebne
resurse za pruanje pomoi kod izgradnje mrea, tako da esto mogu dati potrebne poveznice
prema potencijalnim partnerima. Neke od tih organizacija nai ete na sljedeem popisu:
ACT FOR EUROPE: Kontaktna grupa civilnog drutva u EU-u www.act4europe.org
AGE PLATFORM EUROPE: www.age-platform.eu/en
BEUC: Europska organizacija potroaa www.beuc.org
BUSINESSEUROPE: www.businesseurope.eu
CONCORDE EUROPE: Europska konfederacija OCD-a za pomo i razvoj www.concordeurope.org
CULTURE ACTION EUROPE: Politika platforma za umjetnost i kulturu
www.cultureactioneurope.org
EAPN: Europska mrea protiv siromatva www.eapn.org
ENAR: Europska mrea protiv rasizma www.enar-eu.org
ETUC: Europska konfederacija sindikata www.etuc.org
EUROPEAN CIVIC FORUM: www.cidem.org
EUROPEAN DISABILITY FORUM: www.edf-feph.org
EUROPEAN YOUTH FORUM: www.youthforum.org
EUROSTEP: Europska solidarnost prema jednakom sudjelovanju ljudi www.eurostep.org
EUROPEAN WOMENS LOBBY: www.womenlobby.org
EUROPEAN ENVIRONMENT BUREAU: www.eeb.org
EUROPEAN PUBLIC HEALTH ALLIANCE: www.epha.org
FEANTSA: Europska federacija nacionalnih organizacija koje rade s beskunicima
www.feantsa.org
SOCIAL PLATFORM: Platforma europskih OCD-a iz podruja socijalnih pitanja
www.socialplatform.org
SOLIDAR: Europska mrea OCD-a koji rade na unapreenju socijalne pravde u Europi i globalno
www.solidar.org
TRIALOG: Razvojne OCD u uveanoj EU www.trialog.org.at
91
Analiza sluaja partnerskog projekta Projekt Udruge novinara (The Journalists Association
Project)
Uvod
Udruga novinara Antalije (Antalya Journalists Association) je lanska udruga iji je cilj sluiti
interesima profesionalnih novinara medijske industrije juno-mediteranske regije Turske.
Udruga ima tri zaposlenika i aktivno Vijee. Prua redovne treninge o zakonodavstvu vezanom
uz medije, kao i neke tehnike treninge, te zastupa interese svojih lanova u odnosu na vlasnike
medija. Lokalni novinari koji su lanovi Udruge posjeduju ogranieno poznavanje novinarskih
praksi unutar EU-a i malo mogunosti za profesionalni razvoj. Iz tih se razloga Udruga prijavila za
bespovratna sredstva u okviru programa Dijalog izmeu civilnog drutva EU-a i Turske, i dobila
ih je. Prijava je zahtijevala obvezan partnerski ugovor sa slinom organizacijom iz drave lanice
EU-a. Projektne aktivnosti fnancirane bespovratnim sredstvima uglavnom su bile vezane uz
treninge i radionice, studijske posjete i pripremu prirunika o dobrim praksama za novinare;
proraun projekta je bio 90 tisua eura uz trajanje od 15 mjeseci.
Razvoj projekta i partnerstva
Udruga je provela procjenu potreba svojih lanova prije Poziva za projektne prijedloge, pa
je stoga, nakon objave Poziva, Voditelju Udruge bilo lako raditi s malom grupom lanova na
razvoju logike matrice i projektnog prijedloga. Taj je projektni prijedlog naveo kao glavnu svrhu
uveanje kapaciteta individualnih lanova u smislu primjene dobrih praksi iz EU-a u vlastitom
radu, predlaui da se ciljevi ispune kroz formalne treninge koje bi Udruga pruala te studijske
posjete dravama lanicama EU-a.
Nacrt projektnog prijedloga bio je dovren tri tjedna prije roka prijave, pa je Udruga taj nacrt
proslijedila na tri sline organizacije u EU-u, koje je pronala putem Interneta. Nacrt je proslijeen
uz jednostavan e-mailom poslan upit na engleskom jeziku da li bi dotina organizacija bila
zainteresirana postati partner u tom projektu.
Samo je jedna organizacija odgovorila NGO Publica iz gradia na jugu panjolske. NGO
Publica je osnovana prije 10 godina kao kulturna organizacija, a svoj prihod stjee pruanjem
raznih treninga iz podruja kulture i umjetnosti. Imaju pet zaposlenika na puno radno vrijeme,
ukljuujui voditelja projekata koji posjeduje znaajno novinarsko iskustvo te vodi informativne
web-stranice s vijestima i dogaanjima iz kulture. Organizacija je bila ukljuena u osam projekata
fnanciranih sredstvima EU-a.
NGO Publica potpisala je partnersku izjavu i dostavila potrebnu dokumentaciju. Jedanaest
mjeseci nakon prijave projekta, Udruzi novinara Antalije dodijeljena su bespovratna sredstva pa
su oni, im su mobilizirali projektnog koordinatora i aurirali projektni radni plan, ponovo stupili
u kontakt s NGO Publicom.
Alat: Vjeba za facilitaciju diskusije o procesu razvoja partnerstva
92
Provedba projekta
Budui da je to bilo prvi put da Udruga upravlja bespovratnim sredstvima EU-a, prva su etiri
mjeseca tijekom kojih je projekt postavljan na noge bila vrlo teka. Meutim, u petom
mjesecu projekta Udruga je zamolila NGO Publicu da im pomogne u pripremi i provedbi studijskog
putovanja u panjolsku, te u pripremi prirunika o dobrim praksama. Udruga novinara Antalije
formalno je pristala plaati mjesenu plau (temeljem pet dana rada na mjesec) panjolskom
koordinatoru iz NGO Publice koji e koordinirati te aktivnosti. Taj je dogovor bio sukladan
projektnom prijedlogu te je fnaliziran putem korespondencije elektronikom potom. Meutim,
za panjolskog koordinatora nije postojao opis radnog mjesta, a za studijske posjete i prirunik
nisu bili pripremljeni Opisi aktivnosti (Terms of Reference).
Do 11. mjeseca projekta Udruga novinara Antalije dovrila je sve svoje aktivnosti treninga,
koristei strunjake iz Turske, primila je oko 25 posto stranica za nacrt Prirunika, dok studijski
posjet jo uvijek nije bila ostvaren. Ostalo je jo samo etiri mjeseca do isteka ugovora, a bilo je
isplaeno manje od 50 posto prorauna.
Tijekom 11. mjeseca projekta, Udruga je prestala plaati mjesene plae panjolskom
koordinatoru (nakon to su platili 6 mjeseci od ukupnih 10 koliko je bilo predvieno proraunom)
te je zatraila ugovorno tijelo u Turskoj za dozvolu da promijene partnera.
Pitanja za raspravu
1. Je li to bio dobar odabir kada je Udruga novinara Antalije uzela NGO Publicu za partnera?
2. Koji biste savjet dali Udruzi novinara Antalije za jaanje odnosa s NGO Publica prije i tijekom
provedbe projekta?
3. to biste uinili da ste voditelj projekta kako bi osigurali uspjeno dovrenje projekta
tijekom zadnja etiri mjeseca?
93
Alat: Predloak za Ugovor o partnerstvu na projektu fnanciranom sredstvima EU-a
Specifne upute Poziva za projektne prijedloge mogu ukljuivati tono odreeni predloak
Ugovora o partnerstvu, koji partneri trebaju popuniti i potpisati. Nuno je da se u takvim
sluajevima koristi upravo taj predloak u prijavi. Meutim, kod uspostavljanja partnerstva radi
provedbe projekta fnanciranog sredstvima EU-a, u naelu je bitno da svi partneri budu svjesni
kako e se od njih oekivati da potpiu izjavu poput sljedee:
PRIMJER IZJAVE O PARTNERSTVU
Partnerstvo predstavlja znaajan odnos izmeu dviju ili vie organizacija, koji ukljuuje zajednike
odgovornosti kod provedbe projekta fnanciranog od strane ................... (ovdje e biti umetnut
naziv ugovornog tijela akreditiranog od strane EU-a i odgovornog za Poziv za projekte prijedloge).
Kako bi osiguralo glatko provoenje projekta, ugovorno tijelo zahtijeva od svih partnera da se
suglase sa sljedeim naelima dobre partnerske prakse:
1. Od svih se partnera oekuje da su, prije predaje projektne prijave ugovornom tijelu, proitali
prijavni obrazac te da su svjesni koja e biti njihova uloga u projektu.
2. Od svih se partnera oekuje da proitaju standardni ugovor o dodjeli bespovratnih sredstava
te da budu svjesni koje su njihove ugovorne obaveze u sluaju dodjele bespovratnih sredstava.

Glavni prijavitelj je od strane partnera ovlaten potpisati ugovor s ugovornim tijelom te ih
zastupati u svim postupcima s ugovornim tijelom u kontekstu provedbe projekta.
3. Prijavitelj se mora redovito konzultirati s partnerima i redovito im dostavljati potpune
informacije o napretku projekta.
4. Svi partneri moraju primiti kopije izvjea narativa i fnancijskih izvjea koja se predaju
ugovornom tijelu.
5. Svi se partneri moraju usuglasiti oko prijedloga za znaajne promjene na projektu (vezano
uz npr. aktivnosti, partnere itd.) prije nego to se ti prijedlozi predaju ugovornom tijelu. Ako
nije mogue postii suglasnost svih partnera, prijavitelj to mora naznaiti kada ugovornom
tijelu predaje zahtjev za promjenama na odobrenje.
6. Ako korisnik projekta nema sredinjicu u dravi u kojoj se projekt provodi, partneri se prije
zavretka projekta moraju dogovoriti oko pravedne raspodjele opreme, vozila i uredskog
pribora, koji su kupljeni bespovratnim sredstvima EU-a, izmeu lokalnih partnera ili krajnjeg
korisnika projekta.
Proitao/la sam sadraj projektnog prijedloga koji se predaje ugovornom tijelu i s njime sam
suglasan/na. Obavezujem se da u postupati u skladu s naelima dobre partnerske prakse.
Ime i prezime: ............................................................................................................................
Organizacija: ..............................................................................................................................
Radno mjesto: ............................................................................................................................
Potpis: .........................................................................................................................................
Nadnevak i mjesto: ....................................................................................................................
94
alatni okviR: pRipRema uspjenog pRojektnog
pRijedloga
Alat: Smjernice za bolje razumijevanje projektnog ciklusa
UPRAVLJANJE PROJEKTIM CIKLUSOM
Projektni ciklus slijedi poredak ili obrazac
prema kojem se projekti planiraju i provode.
Ciklus zapoinje idejom i pomae kod razvoja
ideje u radni plan koji je mogue implementirati
i evaluirati.
Projektni ciklus se sastoji od est faza:
Planiranje: analiza situacije na
nacionalnoj, lokalnoj i sektorskoj razini.
OCD-i trebaju pregledati svoj Strateki plan
kako bi pronali sinergije s programskim
dokumentima EU-a i nacionalnih vlada.
Na taj je nain mogue utvrditi prilike za
sljedeih jednu do tri godine.
Identifciranje: formulacija inicijalne
projektne ideje i oblikovanje projekta
uzimajui u obzir tehnike i operativne
aspekte.
Oblikovanje: projektni prijedlog oblikuje
se prema predloku koji je prikladan za
prezentaciju potencijalnom donatoru. U
sluaju fnanciranja sredstvima EU-a, to
e najvjerojatnije biti u formi obrasca za prijavu zahtjeva za bespovratna sredstva. (Grant
Application Form).
Financiranje: osiguravanje fnancijskih sredstava, kao to je primjerice dodjela bespovratnih
sredstava EU-a i sklapanje ugovora.
Implementacija i praenje: implementacija projektnih aktivnosti uz kontinuirano praenje
napretka projekta i povratne informacije.
Evaluacija: periodini pregledi projekta uz povratne informacije za sljedei projektni ciklus.
Ciklus predstavlja kontinuirani proces u kojem svaka faza osigurava temelje za sljedeu. Svaka
faza ukljuuje i donoenje odluka.
95
Ilustracija: Projektni ciklus
Planiranje
Identificiranje
Oblikovanje
Financiranje
Implementacija
Evaluacija
96
Alat: Smjernice kako koristiti Problemsko stablo za analizu problema
PROBLEMSKO STABLO: Primjer zagaenja rijeke
Analiza problema zagaenje rijeke
Ulov i prihod ribarskih obitelji
se smanjuje
Rijeni ekosustav ozbiljno je
ugroen, ukljuujui
smanjenje ribljeg fonda
Visoka uestalost bolesti koje
se prenose vodom, osobito
kod siromanih obitelji i
djece mlae od pet godina
Kvaliteta rijene vode sve
je slabija
Veina domainstava i
tvornica izlijeva otpadne
vode izravno u rijeku
U rijeku se izbacuju velike
koliine vrstog otpada
Prerada otpadnih voda u
pogonima ne slijedi
ekoloke standarde
Nema kontrole nad
zagaivaima
Javnost nije svjesna
opasnosti
nekontroliranog
odlaganja otpada
Postojea pravna
regulativa ne
spreava direktno
izlijevanje otpadnih
voda
40 posto domainstava
i 20 posto poslovnih
subjekata nije
prikljueno na
kanalizacijsku mreu
Agencija za zatitu
okolia nije uinkovita
te je povezana s
interesima industrije
Javne informacije/
edukativni programi
nisu dostupni
Problem oneienja
ima nizak politiki
prioritet
Neodgovarajua razina kapitalnih ulaganja i
slabo poslovno planiranje od strane
lokalnih vlasti
* Preuzeto iz Smjernica za upravljanje projektnim ciklusom
(Project Cycle Management Guidelines) Europske komisije, oujak 2004.
97
STABLO CILJEVA: Primjer zagaenja rijeke
Stablo ciljeva zagaenje rijeke
Ulov i prihod ribarskih
obitelji su stabilizirani ili
u porastu
Ugroza rijenog ekosustava je
smanjena, a riblji fond se
poveava
Uestalost bolesti koje se
prenose vodom je smanjena,
osobito kod siromanih
obitelji i djece mlae
od pet godina
Poboljana je kvaliteta
rijene vode
Broj domainstava i tvornica
koje isputaju otpadne vode
direktno u rijeku se smanjio
Smanjena je koliina vrstog
otpada koji se odbacuje
u rijeku
Obrada otpadnih voda u
skladu je s ekolokim
standardima
Postoje uinkovite
kontrole oneiivaa
Javnost je svjesnija
opasnosti
nekontroliranog
odlaganja otpada
Ustanovljena je nova
zakonska regulativa
koja uinkovito
spreava direktno
isputanje otpadnih
voda
Postotak domainstava
i poslovnih subjekata
prikljuenih na
kanalizacijsku
mreu povean je
Agencija za zatitu
okolia uinkovita
je i ima razumijevanja
za interese razliitih
dionika
Ustanovljeni su
programi za
javno informiranje i
edukaciju
Kontroli oneienja
ima vei politiki
prioritet
Poslovno planiranje na
razini lokalnih vlasti je
poboljano, ukljuujui
mehanizme za povrat
trokova
Poveana su
kapitalna
ulaganja
98
Alat: Smjernice uz primjer Logikog okvira
Opis projekta Pokazatelji Naini provjere Pretpostavke
Opi cilj
Pridonijeti boljem
zdravlju obitelji,
osobito djece mlae
od 5 godina, te
poboljati ope
zdravlje rijenog
ekosustava
- Uestalost bolesti, konih
infekcija i krvnih oboljenja
izazvanih tekim metalima
smanjena je za 50 % do
2008. godine, osobito kod
obitelji s niskim primanjima
koje ive uz rijeku
- Mobilni timovi MCH-a
prikupljaju podatke
iz opinskih bolnica
i klinika, ukljuujui
podatke o zdravlju
majki i djece. Rezultati
su saeti u Godinjem
izvjeu o stanju okolia
Agencije za zatitu
okolia
Svrha
Poboljana kvaliteta
rijene vode
- Koncentracija spojeva
tekih metala (Pb, Cd, Hg) i
nepreraene kanalizacijske
vode smanjena za 25 %
(u usporedbi s razinama iz
2003. godine) te ispunjava
zdravstvene i ekoloke
standarde do kraja 2007.
godine
- Ispitivanja kvalitete
vode na tjednoj osnovi,
koja zajedniki provode
Agencija za zatitu
okolia i tijelo za
upravljanje vodama, te
koja se kao mjeseno
izvjee dostavljaju
ministru zaduenom
za okoli (Predsjedniku
Koordinacijskog vijea)
- Kampanja za podizanje
javne svijesti koju
provodi lokalna vlast
ima pozitivan uinak
na istou i higijenu u
obiteljima
- Ribarske zadruge
uinkovito spreavaju
svoje lanove u
eksploataciji podruja
na kojima se uzgaja
riblja mla
Rezultat 1
Smanjena koliina
otpadnih voda
koje domainstva i
tvornice isputaju
direktno u rijeni
sustav
- do 2006. godine 70
% otpadnih voda koje
stvaraju tvornice i 80 %
otpadnih voda koje stvaraju
domainstva prerau
je se u
pogonima za proiavanje
otpadnih voda
- Izmeu 2003. i 2006.
opine provode godinji
pregled uzoraka iz
domainstava i tvornica
- Rijeni protok se
odrava iznad x
megalitara u sekundi
najmanje 8 mjeseci u
godini
- Kvaliteta vode uzvodno
ostaje stabilna
Rezultat 2
Standardi obrade
otpadnih voda
su ustanovljeni
i uinkovito se
provode
- Do 2005. godine otpadne
vode iz etiri postojea
pogona za obradu otpadnih
voda ispunjavaju norme
kvalitete Agencije za zatitu
okolia (sadraj tekih
metala i kanalizacije)
- Agencija za zatitu
okolia provodi kvartalne
revizije (koristei
revidirane norme i
poboljane metode
revizije) o emu podnosi
izvjee Inicijativnom
odboru projekta
- Agencija za zatitu
okolia uspjeno
smanjuje koliine
odloenog vrstog
otpada iz tvornica s x
tona na x tona godinje
Itd.
Ovaj je izvadak dio primjera preuzetog iz Smjernica za upravljanje projektnim ciklusom
Europske komisije, 2004. Moete ga usporediti s predlokom Logikog okvira iz Odjeljka 2
ovog prirunika i analizom problema koju opisuju prethodni alati.
99
Alat: Smjernice za provoenje analize dionika
ANALIZA DIONIKA
to je analiza dionika?
Analiza dionika predstavlja identifkaciju dionika koji su kljuni za projekt, procjenu njihovih interesa
te naine na koje ti interesi utjeu na rizinost i odrivost projekta. Vezana je uz institucionalnu
procjenu i drutvenu analizu, koristei informacije koje proizlaze iz tih pristupa, ali takoer doprinosei
kombinacijama tih podataka unutar jedinstvenog okvira. Analiza dionika doprinosi dizajnu projekta
te pomae u identifkaciji odgovarajuih oblika za sudjelovanje dionika.
Defnicije
Dionici su osobe, skupine ili institucije iji su interesi vezani uz projekt ili program. Primarni dionici
su oni koje projekt ili program u konanici pogaa ili na koje utjee, bilo na pozitivan (korisnici) ili na
negativan nain (npr. prisilno raseljene osobe). Ova defnicija dionika ukljuuje i pobjednike i gubitnike
te one koji su ukljueni ili iskljueni iz procesa donoenja odluka. Kljuni dionici su oni koji mogu na
znaajan nain utjecati na projekt, ili koji su vani za uspjeh projekta.
Kod participativnog pristupa evaluaciji programa, koordinator za evaluaciju, najee osoba izvan
programa ili organizacije, djeluje u partnerstvu s dionicima programa tijekom svih faza evaluacijskog
procesa. Programski dionici su one osobe koje imaju interes u tome kako e evaluacija ispasti. To su
osobe koje e kasnije donositi odluke i koristiti informacije stvorene evaluacijom.
Zato raditi analizu dionika?
Osobe koje planiraju evaluaciju morat e na svakom stupnju evaluacije odluiti tko su odgovarajui
dionici te koje od njih i u kojoj mjeri treba ukljuiti. Ukljuivanje veeg broja osoba nije nuno
bolja stvar. Takoer, vano je drati na umu da svi dionici nee biti zainteresirani niti u mogunosti
sudjelovati u ovom vremenski zahtjevnom zadatku.
Kod participativnog pristupa, uloga dionika je da podijele svoja iskustva u radu s programom, da
sudjeluju u prikupljanju dodatnih informacija o implementaciji programa, da rade s evaluacijskim
timom na analizi prikupljenih podataka i opisanih iskustava te da oblikuju zakljuke o strategiji i
rezultatima programa.
Analiza dionika pomae u procjeni projekta i njegovog okruenja te osigurava informiranost
provoditelja projekta vezano uz pregovarake pozicije. Ona moe:
Izvui interese dionika vezano uz probleme kojima se projekt eli baviti (u identifkacijskoj fazi)
ili svrhu projekta (nakon to je zapoeo)
U ranoj fazi identifcirati sukobe interesa meu dionicima
Pomoi kod utvrivanja odnosa izmeu dionika, temeljem ega je mogue izgraditi koalicije
Pomoi kod procjene odgovarajue vrste sudjelovanja razliitih dionika tijekom razliitih faza
projektnog ciklusa
Kada je treba provesti?
Analizu dionika uvijek treba provesti na poetku projekta, ak i ako je rije o jednostavnom popisu
dionika i njihovih interesa. Takav se popis moe koristiti kako bi se izvukle glavne pretpostavke
nune za odrivost projekta, kao i neki kljuni rizici.
100
Alat: Predloak za koritenje u analizi problema
PREDLOAK: RAZVIJANJE PROBLEMSKOG STABLA
UINAK
UZROK
OSNOVNI PROBLEM
101
Alat: Predloak za koritenje u analizi dionika
Dionici Njihovi interesi Potrebne informacije
Mo kod donoenja
odluka
Popis svih dionika
Pripremite saetak
interesa dionika
za projekt kako
pozitivnih tako i
negativnih
Zabiljeite kakve
informacije zahtijeva
koji dionik te u kojoj fazi
projekta
Koju razinu moi
ili utjecaja pojedini
dionici mogu imati nad
bilo kojim aspektom
projekta
102
alatni okviR: pRoi evaluaciju
Alat: Kontrolni popis uz pomo kojeg se provjerava da li prijava za dodjelu bespovratnih
sredstava ispunjava sve potrebne administrativne zahtjeve
PRIJE NEGO TO SVOJ PRIJEDLOG POALJETE, PROVJERITE JE LI SVAKA OD SLJEDEIH
KOMPONENATA ISPUNJENA I POTUJE LI SLJEDEE KRITERIJE:
1. Koriten je ispravni prijavni obrazac, objavljen uz ovaj Poziv za projektne prijedloge
2. Ispunjena je i potpisana deklaracija prijavitelja
3. Projektni prijedlog je natipkan i na engleskom jeziku (ili nekom drugom odgovarajuem jeziku)
4. Ukljueni su izvorni dokument i dvije preslike
5. Priloena je elektronika verzija projektnog prijedloga (CD-ROM)
6. Svaki je partner ispunio i potpisao izjavu o partnerstvu, a te su izjave ukljuene u dokumentaciju
7. Proraun je pripremljen u traenom formatu, izraen je u eurima i priloen u dokumentaciju
8. Logiki okvir je ispunjen i priloen u dokumentaciju
9. U sluaju da je zatraeno, popunjen je Koncepcijski saetak koji nije dui od maksimalnog broja
stranica navedenog u Pozivu, a ispisan je znakovljem Arial 10.
10. Priuva za hitne sluajeve nije via od pet posto iznosa pod-zbroja direktnih prihvatljivih trokova
projekta (proraunski naslov 7)
11. Administrativni trokovi nisu vii od sedam posto ukupnih direktnih prihvatljivih trokova projekta
(proraunski naslov 9)
12. Trokovi za opremu i potroni materijal ne prelaze preporueni postotak ukupnih prihvatljivih
trokova.
13. ivotopisi koordinatora projekta i ostalog kljunog projektnog osoblja u EU-formatu ukljueni su u
dokumentaciju i naznauju njihove uloge u projektu
DRUGI DIO (IZBORNOST)
14. Trajanje projekta jednako je ili due od maksimalno doputenog broja mjeseci.
15. Trajanje projekta jednako je ili due od minimalno doputenog broja mjeseci.
16. Zahtijevani doprinos jednak je ili vii od EUR xxx.000 (doputeni minimum)
17. Zahtijevani doprinos jednak je ili nii od EUR xxx.000 (doputeni maksimum)
18. Zahtijevani doprinos jednak je ili vii od minimalnog postotka koji se zahtijeva za ukupne
prihvatljive trokove
103
Alat: Naputak o procjenjivanju prijave za dodjelu bespovratnih sredstava
Ovo je primjerak generike evaluacijske reetke. Bodovanje u desnom stupcu je iskljuivo
pokazno. Za stvarno bodovanje koje se primjenjuje u nekom pozivu za projektne prijedloge,
potraite odgovarajuu objavljenu Evaluacijsku reetku koja se nalazi u Vodiu za prijavitelje.
EVALUACIJSKA REETKA:
Odjeljak
Maksimalan
broj bodova
1. Financijski i operativni kapacitet
1
20
1.1 Posjeduju li prijavitelj i, ako je primjenjivo, partneri dovoljno iskustva u upravljanju
projektom?
5
1.2 Posjeduju li prijavitelj i, ako je primjenjivo, partneri dovoljno tehnike strunosti?
(osobito znanja o pitanjima kojima se treba baviti)
5
1.3 Posjeduju li prijavitelj i, ako je primjenjivo, partneri odgovarajue menadmentske
kapacitete (ukljuujui osoblje, opremu i vjetine potrebne da bi se upravljalo
proraunom projekta)?
5
1.4 Ima li prijavitelj stabilan i dostatan izvor fnanciranja? 5
2. Relevantnost
2
25
2.1 Koliko je projektni prijedlog relevantan za ciljeve i jedan ili vie prioriteta poziva za
projektne prijedloge?
Napomena: Ocjena 5 (vrlo dobar) se dodjeljuje samo ako projektni prijedlog
izrijekom adresira barem jedan prioritet.
Napomena: Ocjena 5 (vrlo dobar) dodjeljuje se samo ako projektni prijedlog sadri
specifne elemente dodane vrijednosti, kao to je promocija rodne jednakosti ili
istih mogunosti....
5
2.2 Koliko je projektni prijedlog relevantan za specifne potrebe i ogranienja ciljane
drave/drava ili regije/regija? (Ukljuujui sinergiju s ostalim inicijativama
Europske komisije i izbjegavanje dupliciranja)
5
2.3 U kojoj su mjeri sudionici jasno defnirani i strateki odabrani (krajnji korisnici,
ciljne skupine)? Jesu li njihove potrebe jasno defnirane i da li ih projektni prijedlog
adresira na odgovarajui nain? Da li projektni prijedlog adresira potrebe ciljnih
skupina u svim dravama ukljuenim u projekt?
5
2.4 Da li projektni prijedlog ukljuuje istinsku meu-nacionalnu suradnju (barem jedno
od sljedeeg: zajedniki razvoj, zajedniko osoblje, zajednika provedba, zajedniko
fnanciranje)? Projekti koji ukljuuju vie oblika suradnje i uvjerljivo meu-
nacionalno partnerstvo (zajedniki razvoj, zajedniko osoblje, zajednika provedba,
zajedniko fnanciranje) dobit e viu ocjenu.
5
2.5 Je li vjerojatno da e predloene aktivnosti rezultirati jasnim meu-nacionalnim
probitkom?
5
1
Ako je ukupna prosjena ocjena za odjeljak 1 nia od 12 bodova, projektni e prijedlog biti odbijen.
2
Ako je ukupna prosjena ocjena za odjeljak 2 nia od 20 bodova, projektni e prijedlog biti odbijen.
104
3. Metodologija 25
3.1 Jesu li su predloene aktivnosti prikladne, praktine i u skladu s ciljevima i
oekivanim rezultatima?
5
3.2 Koliko je koherentan dizajn projekta? (osobito, da li odraava analizu ukljuenih
problema, da li uzima u obzir vanjske imbenike i da li predmnijeva evaluaciju?)
5
3.3 Je li razina ukljuenosti i sudjelovanja partnera i/ili ostalih dionika u projektu
zadovoljavajua?
5
3.4 Je li akcijski plan jasan i ostvariv? 5
3.5 Sadri li projektni prijedlog objektivno provjerljive pokazatelje rezultata projekta? 5
4. Odrivost 15
4.1 Je li vjerojatno da e projekt imati osjetan uinak na svoju ciljnu skupinu? 5
4.2 Je li vjerojatno da e projekt imati umnogostruujui uinak? (ukljuujui
replikacijski opseg i irenje rezultata projekta i informacija)
5
4.3 Jesu li oekivani rezultati predloenog projekta odrivi:
- fnancijski (kako e se aktivnosti nastaviti fnancirati nakon zavretka projekta?)
- institucionalno (Hoe li strukture koje omoguuju nastavak aktivnosti biti prisutne
na kraju projekta? Hoe li postojati lokalno vlasnitvo nad rezultatima projekta?)
- na politikoj razini (gdje je to primjenjivo) (kakav e biti strukturni uinak projekta,
tj. da li e dovesti do poboljane legislative, kodeksa ponaanja, metoda, itd.?)?
- u ekolokom smislu (da li e projekt imati negativni/pozitivni uinak na okoli?)
5
5. Proraun i ekonominost 15
5.1 Je li omjer izmeu procijenjenih trokova i oekivanih rezultata zadovoljavajui? 5
5.2 Jesu li predloeni trokovi neophodni za provedbu projekta? 5 x 2
Ukupan maksimalni broj bodova 100
105
Alat: Vjeba za procjenu nacrta prijave za dodjelu bespovratnih sredstava
VJEBA: Testna procjena
Ako vodite pripremu prijave za bespovratna sredstva za neki OCD, preporuujemo da, nakon
to dovrite prvi nacrt prijave, pozovete vanjskog strunjaka (u idealnom sluaju konzultanta
dobrovoljca ili lana organizacije koja je iskusna u razvoju projekata, ali koja nije imala nikakvu
ulogu u pripremi prijave) da napravi testnu procjenu. To podrazumijeva bodovanje nacrta prijave
za bespovratna sredstva koristei objavljenu Evaluacijsku reetku te identifciranje mjesta na
kojima projektni prijedlog ne postie maksimalan broj bodova.
Izvoenje ove vjebe moe biti jako korisno i ako vodite radionicu i imate dovoljno vremena i
ostalih resursa. Meutim, trebate biti svjesni da ova vjeba zahtijeva paljivu pripremu i dovoljno
vremena za provedbu.
Sudionici trebaju dobiti cijeli Obrazac prijave za dodjelu bespovratnih sredstava (ili neki izmiljeni
ili kopiju stvarne Prijave u sluaju da je rije o potonjem, ne zaboravite da vam treba dozvola
vlasnika za koritenje te Prijave kao alata za obuku) te skup relevantnih Smjernica za prijavu i
Evaluacijske reetke. Osigurajte dovoljno vremena za pregledavanje Smjernica i Prijave (preko
20 minuta). Tada podijelite sudionike u pet skupina i zatraite od svake skupine neka evaluira
jedan odjeljak Prijave. Jedna skupina treba evaluirati Financijske/operativne kapacitete, druga
Relevantnost, trea Metodologiju i tako dalje. Sudionicima dajte 20 minuta za diskusiju i bodovanje
Prijave te biljeenje komentara. Potom svaka skupina treba pred cijelim razredom predstaviti
svoje ocjene i komentare na Prijavu. Ta plenarna diskusija treba trajati barem 30 minuta.
106
alatni okviR: upRavljanje ugovoRom o dodjeli
bespovRatnih sRedstava eu-a
Alat: Smjernice za izmjene ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava
Osnovna naela za izmjene ugovora od dodjeli bespovratnih sredstava
Korisnici bespovratnih sredstava trebaju pokuati implementirati projekt kao to je originalno
planirano. Bez obzira na to, ponekad se dogode situacije uslijed kojih bude potrebno mijenjati
aktivnosti ili proraun, zamijeniti projektno osoblje ili konzultante. U takvim situacijama korisnik
bespovratnih sredstava moe zatraiti izmjenu ugovora.
Procedure za izmjenu ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava dijele se u dvije skupine, ovisno
o tome koja vrsta izmjena se trai. Manje izmjene ugovora mogue je provesti bez primitka
prethodne suglasnosti ugovornog tijela, koje je ipak nuno kasnije o tome obavijestiti. Velike
izmjene ugovora zahtijevaju da se prije implementacije potpie formalni Dodatak ugovoru. U
sluaju velikih izmjena Ugovora, Dodatak ugovoru treba pripremiti, a ugovorno tijelo ga treba
odobriti, prije izvrenja izmjene.
Obino se primjenjuju sljedea opa naela:
Da bi se zahtjev korisnika za izmjenom ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava prihvatio,
potrebno je zahtjev obrazloiti i potkrijepiti dokazima/razlozima. Ugovorno e tijelo ispitati
navedene razloge, a zahtjeve koji su slabo ili nikako potkrijepljeni odbit e.
Izmjene ne smiju imati svrhu, odnosno potencijalna provedba takvih izmjena ne smije
rezultirati izmjenom ciljeva projekta ili neravnopravnim tretmanom svih prijavitelja.
Ugovori o dodjeli bespovratnih sredstava mogu se mijenjati samo tijekom ivotnog vijeka
ugovora, izmjene je nemogue provesti retroaktivno.
Maksimalan iznos ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava nije mogue poveati.
Bilo kakve izmjene koje produuju razdoblje provedbe ugovora moraju biti takve da
omoguuju da se implementacija i konana isplata dovre prije isteka ukupne Financijske
odluke koja upravlja programom dodjele bespovratnih sredstava.
Zahtjevi za izmjenom ugovora moraju uzeti u obzir odgovarajue vremensko razdoblje
(najmanje 30 dana) koje je potrebno da bi se dodatak potpisao prije no to namjeravane
izmjene stupe na snagu. Stoga, na zadnji dan implementacije projekta, dodaci ugovoru ne
mogu biti procesuirani.
107
Alat: Smjernice glede velikih izmjena ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava
Velike izmjene koje zahtijevaju formalni Dodatak ugovoru ukljuuju sljedee:
Produenje ili ranije zatvaranje ugovora
Znaajne izmjene u aktivnostima koje utjeu na osnovnu svrhu projekta, sve dotle
dok predloene izmjene ne dovode u pitanje odluku od dodjeli bespovratnih
sredstava, i nisu u suprotnosti s ravnopravnim tretmanom svih prijavitelja
Prijenosi izmeu stavaka prorauna koji ukljuuju varijacije vee od 15 posto iznosa
originalno unesenog za svaku pojedinu stavku prihvatljivih trokova
Dodatak ili brisanje nove stavke u proraunu
Promjena projektnih partnera (dodavanje novih ili zamjena)
Promjene u nazivu ili pravnom statusu vae organizacije
Dodavanje nove stavke ili povlaenje postojee stavke iz prorauna.
Priprema Dodatka ugovoru
Procedura za zahtjev i potpisivanje Dodatka ugovoru je sljedea:
Pripremite zahtjev za dodatak ugovoru slijedei standardni predloak koji je izdalo
ugovorno tijelo ili koristei predloak iz PRAG-a, u tri primjerka (jedan primjerak
zadrava korisnik, a dva primjerka se dostavljaju ugovornom tijelu).
Zahtjev za Dodatak ugovoru treba sadravati detaljan opis
zatraenih izmjena i razlog za izmjene. Bez detaljnog i jasnog
objanjenja zahtjeva, ugovorno tijelo moe odbiti Dodatak
ugovoru.
108
Svaki dodatak ugovoru koji mijenja proraun mora ukljuivati zamjenski proraun koji
prikazuje kako se ukupan proraun iz inicijalnog ugovora mijenja dotinim dodatkom
ugovoru (i bilo kojim prethodnim dodatkom), kao to prikazuje sljedea tablica, pored
tablice koja je sadrana u Zahtjevu za Dodatak ugovoru.
Stavke prorauna
Originalni
proraun
Proraun iz
Dodatka br. 1
Proraun iz
Dodatka br. 2
Proraun
iz zadnjeg
Dodatka
Ljudski resursi
1.1
1.2
Putovanja
Oprema i potroni
materijal
Trokovi lokalnog ureda/
projekta
Ostali trokovi, usluge
Ostalo
Pod-zbroj direktnih
prihvatljivih trokova
projekta
Ukupni direktni prihvatljivi
trokovi projekta
Ukupni prihvatljivi trokovi
109
Alat: Smjernice glede prihvatljivih trokova
Stavka
prorauna
Prihvatljivi trokovi
1. Ljudski
resursi
Iznosi predvieni pod ovom stavkom prorauna mogu se koristiti za plaanje plaa
i naknada osoblja koje je zaposlio korisnik bespovratnih sredstava, kao i osoblja
partnera.
Pod-ugovorene se usluge (plaanje tvrtkama temeljem ugovora o pruanju usluga
sklopljenog prema procedurama Europske komisije) ne mogu knjiiti pod ovom
stavkom prorauna.
Troak projektnog osoblja mora ukljuivati plae i trokove socijalnih davanja te ostale
naknade koje su dio plae. Detaljne informacije o trokovima ljudskih resursa nalaze
se u referentnom dokumentu u Prilozima ugovoru.
Plae i trokovi ne smiju prelaziti iznose koje korisnik bespovratnih sredstava, odnosno
partneri, inae snose po tim stavkama.
Dnevnice su doputene samo za osoblje koje je dodijeljeno projektu, pod uvjetom
da su takvi trokovi predvieni proraunom. Dnevnice pokrivaju hranu, trokove
smjetaja i lokalne vonje (npr. unutar grada).
Dnevnice trebaju biti u skladu s proraunom i ne smiju biti vie od iznosa maksimalnih
dnevnica EU-a (web-stranice Europske komisije http://europa.eu.int/comm/
europeaid/perdiem/liste1_en.htm). Dnevnice se temelje ili na stvarnim trokovima
ili na fksnim stopama, a u oba se sluaja primjenjuju maksimalni iznosi dnevnica.
Dnevnice se raunaju na osnovi noenja.
2. Putovanja
Trokovi meugradskog prijevoza unutar projektne lokacije mogu se pokriti iz pod-
stavke za lokalni prijevoz.
Trokovi prijevoza za strunjake koji putuju u inozemstvo za potrebe projekta mogu se
pokriti iz pod-stavke za meunarodna putovanja.
3. Oprema
i potroni
materijal
Nabava opreme i potronog materijala predstavlja prihvatljiv troak, pod uvjetom da
je predviena proraunom i da odgovara trinim cijenama. Korisnik je obavezan
osigurati da je iznos koji je plaen u skladu s vrijednou nabavljene robe te koristiti
procedure nabave opisane u Prilogu IV Ugovora. Procedure nabave su detaljno
opisane u relevantnim prirunicima o nabavi i natjeajnoj dokumentaciji.
4. Trokovi
lokalnog ureda
/ projektni
trokovi
Ova se stavka ne moe koristiti za pokrie trokova glavnih ureda korisnika bespovratnih
sredstava (i partnera). Prihvatljivi su samo trokovi koji nastanu u sluaju da se za
potrebe implementacije projektnih aktivnosti otvara novi ured / prostor za trening.
5. Ostali
trokovi, usluge
Iznosi predvieni stavkama 5 i 6 prorauna mogu se koristiti za pokrie trokova stavki
specifciranih proraunom i potpuno pod-ugovorenih usluga: publikacije, prijevodi,
dogaanja itd.
6. Rezerva
u sluaju
nepredvienih
situacija
Rezerva u sluaju nepredvienih situacija moe se koristiti samo za neoekivane
trokove do kojih doe tijekom provedbe ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava,
uz prethodno odobrenje ugovornog tijela.
110
Stavka
prorauna
Prihvatljivi trokovi
7.
Administrativni
trokovi
Postotak fnalno odobrenih, ukupnih direktnih prihvatljivih trokova moe se voditi
kao indirektni trokovi kojima se pokrivaju fksni administrativni trokovi korisnika
bespovratnih sredstava. Ti su trokovi prihvatljivi pod uvjetom da:
1. Ne prelaze 7 % direktnih trokova
2. Ne ukljuuju trokove koji se vode pod nekom drugom stavkom prorauna
3. Njihova prihvatljivost se mora podudarati sa stavkama 14, 16 i 17 Opih uvjeta
4. 7 % (ili iznos koji je traen) direktnih trokova e se izraunati na kraju projekta
temeljem stvarnih trokova.
111
Alat: Smjernice glede nabave
Nabava je pravovremena kupnja robe, radova ili usluga kojom se u isto vrijeme postie sljedee:
Ciljevi projekta, pravednost, potenje i transparentnost kroz natjecanje, ekonominost i uinkovitost,
najvea mogua vrijednost za plaeni novani iznos.
Kod svake procedure nabave nuno je slijediti striktna pravila kako bi se dobavila najbolja mogua
vrijednost za plaeni novani iznos. Kod dobre nabave potrebno je uzeti u obzir sljedea naela:
Bez diskriminacije
Ne smije biti diskriminacije protiv proizvoda, usluga, dobavljaa, ugovaratelja ili pruatelja usluga
po osnovi nacionalnosti. Moe doi do diskvalifkacije temeljem tehnikih razloga ili zbog imbenika
vezanih uz kvalitetu i/ili sigurnost, no oni se mogu i trebaju objektivno procijeniti.
Pravedno trino natjecanje
Za dodjelu ugovora uvijek se mora natjecati, osim ako ne postoji snaan i objektivan razlog zato
se natjecanje ne bi trebalo odrati.
Tijekom razgovora sa stvarnim i potencijalnim sudionicima u procedurama dodjele ugovora ne
smije doi do iskrivljavanja natjecanja. To znai da se svim natjecateljima trebaju pruiti jednake i
iste informacije, te jednake prilike/mogunosti za uspjeh.
Bilo koja tvrtka ili strunjak koji su sudjelovali u pripremi projekta ili natjeajne dokumentacije
moraju biti iskljueni iz sudjelovanja u natjeaju temeljem tih pripremnih radova, jer bi to
predstavljalo nepravedno natjecanje.
Jasne specifkacije
Natjecatelji se ne mogu uinkovito natjecati ako im toni zahtjevi kupca nisu poznati. Stoga
specifkacije zahtjeva (Tehnike specifkacije u sluaju natjeaja za robu ili radove, Opis posla
u sluaju natjeaja za usluge) trebaju biti prema referencama prepoznatih tehnikih specifkacija i,
gdje je to potrebno, standardima osiguranja kvalitete uz odgovarajue razine ovjere.
Uinkovita promidba (objava)
Nijedan natjeajni proces ne moe biti uspjean ako najbolji potencijalni ponuai ne saznaju
natjeajne uvjete. Uinkovita promidba e osigurati vidljivost tih informacija. To je osobito vano
kod nabave fnancirane javnim sredstvima, gdje oni koji nabavljaju usluge obino nisu strunjaci
iz tog podruja. Tu je upotreba Interneta izuzetno znaajna, ali je isto tako od kljune vanosti da
ponuai znaju gdje potraiti informacije.
Takoer je vano objaviti detalje odluka o dodijeljenim ugovorima. Nadalje, kako bi se unaprijedile
vjetine i uspjenost ponuaa, one koji to zatrae treba informirati zato su ili zato nisu bili
odabrani u prvom krugu natjeaja, te zato su bili uspjeni ili neuspjeni u stjecanju ugovora.
Adekvatni rokovi
Sljedee kljuno naelo je osigurati ponuaima dovoljno vremena za odgovor na objavu natjeaja i
iskaze interesa za potrebe strane koja nabavlja robu/usluge, za odgovore na pozive za sudjelovanje
u natjeaju te za pripremu i predaju ponuda. Na primjer, EU PRAG navodi da kod lokalno objavljenih
otvorenih natjeaja (onih objavljenih u Turskoj) treba osigurati barem 30 kalendarskih dana izmeu
datuma objave natjeaja i roka za predaju ponuda.
112
Koritenje relevantnih, objektivnih kriterija
Bitno je da su kriteriji koji se koriste u eliminaciji neprikladnih kandidata, odabiru sudionika u
procedurama dodjele ugovora i dodjeli ugovora temeljem ponuda koje su vrijednosno najpovoljnije
za kupca, kako objektivni tako i relevantni u odnosu na uvjete natjeaja. Ti se uvjeti navode u Opisu
posla (u sluaju ugovora o pruanju usluga) ili u Tehnikim specifkacijama (kod ugovora za nabavu
robe ili radova).
Alat: Predloak za Plan nabave za robu/usluge vrijednosti preko 10.000 eura
Naziv projekta
Naziv natjeaja 1
Datumi za
natjeaj 1
Naziv natjeaja 2
Datumi za
natjeaj 2
Naziv natjeaja 3
Datumi za natjeaj
3
Priprema natjeajnog dosjea
Planirani datum slanja
natjeajnog dosjea ugovornom
ili nadzornom tijelu radi
provjere
Objava najave natjeaja (ako je
primjenjivo)
Objava natjeaja
Rok za predaju ponuda
Otvaranje ponuda
Evaluacija
Planirani datum za slanje
evaluacijskog izvjea
ugovornom ili nadzornom tijelu
radi provjere
Potpisivanje ugovora
Planirani datum isporuke
Naelni datum prihvaanja
113
Alat: Predloak za Komunikacijsku strategiju projekta
Opa komunikacijska strategija
Ciljevi
1. Sveukupni komunikacijski ciljevi
2. Ciljne skupine
Unutar opine ili upanije gdje se projekt provodi
Unutar EU-a (ako je primjenjivo)
3. Specifni ciljevi za svaku ciljnu skupinu, vezani uz ciljeve projekta i faze projektnog ciklusa.
Primjeri komunikacijskih ciljeva:
Osigurati da j korisnika populacija bude svjesna koje su uloge partnera i EU-a u okviru
projekta
Poveati informiranost populacije u dravi u kojoj se provodi projekt ili u EU-u, o ulogama
partnera i EU-a kod pruanja pomoi u okviru specifnog konteksta
Poveati informiranost o tome kako EU i partner rade zajedno na podravanju obrazovanja,
zdravstva, zatite okolia itd.
Komunikacijske aktivnosti
1. Glavne aktivnosti koje e se dogaati tijekom razdoblja koje Komunikacijski plan i Plan vidljivosti
pokrivaju.
Ukljuite detaljne informacije o sljedeem:
Priroda aktivnosti
Osobe odgovorne za izvravanje aktivnosti
2. Odabrani komunikacijski alati
Ukljuite detalje o prednostima specifnih alata kao to su mediji, oglaavanje i dogaanja u okviru
lokalnog konteksta.
Pokazatelji uspjenosti
Ukljuite pokazatelje koje je mogue mjeriti da bi se vidjelo da li komunikacijske i promotivne aktivnosti
imaju uinka ili ne.
114
Resursi
Osigurajte dostupnost odgovarajuih projektnih resursa (ljudskih i fnancijskih) za podrku komunikacijskih
aktivnosti.
115
alatni okviR: pRaenje sukladnosti i
izvjetavanje o sRedstvima eu-a
Alat: Kontrolni popis za uvanje dokumentacije tijekom i nakon provedbe projekta
fnanciranog bespovratnim sredstvima
Dokazne isprave:
Glavne dokazne isprave koje trebate sauvati i podnijeti u formalnim izvjeima i/ili u
sluaju revizije su:
Vrsta troka Dokazne isprave
Svi
Dokazi o izvrenoj kupnji fakture i potvrde
Dokazi o izvrenom plaanju, kao to su bankovni izvaci, potvrde o tereenju, dokazi o primitku
uplate od ugovaratelja
Dokazi o izvrenim uslugama, kao to su odobrena izvjea, dokazi o sudjelovanju na
seminarima, konferencijama i teajevima (ukljuujui relevantnu dokumentaciju i dobavljene
materijale, popise sudionika, svjedodbe itd.)
Raunovodstvena dokumentacija primatelja bespovratnih sredstava (raunalna ili runo
voena) kao to je glavna knjiga, ostale raunovodstvene knjige, platne liste, registar dugotrajne
materijalne imovine i ostale relevantne raunovodstvene informacije.
Ljudski
resursi
Opisi poslova
Tablice radnih sati/dana
Preslike izlaznih elemenata
Izvjea o aktivnostima
Putovanja
Putne karte (papirnate karte i propusnice za ukrcaj)
U sluaju unajmljenog vozila, faktura dobavljaa i
popis prijeenih udaljenosti
Za automobile, popis prijeenih
udaljenosti, prosjena potronja goriva i
trokovi goriva
Treninzi
Detaljni opis treninga moduli, sati treninga po
temi, metode itd.
Vremenski raspored treninga
Popis sudionika / Potpisne liste
Popis trenera / predavaa
Ispunjeni evaluacijski upitnici s
povratnim informacijama polaznika
Evaluacijsko izvjee
Ankete /
Istraivanja
Detaljan opis metodologije
Izvjea
Publikacije
Kopije publikacija
Distribucijski popisi
Seminari,
radni
sastanci
Program rada
Popis prezentacija / izvjee s konferencije
Materijali za sudionike
Popis sudionika
Popis govornika
Zapisnici (ako je primjenjivo)
Medijske objave
Ispunjeni evaluacijski upitnici s
povratnim informacijama sudionika (ako
je primjenjivo)
Roba /
Radovi
Poziv na dostavu ponuda (cjelokupna
dokumentacija)
Sve primljene ponude
Izvjee o otvaranju ponuda
Tablica administrativne sukladnosti
Tablica tehnike evaluacije
Evaluacijsko izvjee
Dostavnice
Pojmovnik kljunih
izraza
Pojmovnik kljunih izraza
117
pojmovnik kljunih izRaza
Pojmovnik kljunih izraza
BESPOVRATNA SREDSTVA Financijski doprinos EU-a ili projektu kojim upravlja ili
koji provodi vanjska organizacija, ili direktno nekoj organizaciji stoga to njene aktivnosti
doprinose politikim ciljevima EU-a.
DIONIK Bilo koja organizacija ili pojedinac koji imaju interes u provedbi i rezultatima
projekta. Projekt na dionike moe utjecati bilo pozitivno bilo negativno.
POMO EU-A-TREIM ZEMLJAMA To je skupni pojam koji se odnosi na svu fnancijsku
pomo koju EU prua dravama izvan same Unije. Tom pomoi uglavnom upravlja Opa
uprava Europske komisije za razvoj i suradnju, ali su ukljueni i ostale ope uprave, kao to
je Opa uprava za proirenje.
INSTRUMENT PRETPRISTUPNE POMOI (IPA) EU prua fokusiranu pretpristupnu
fnancijsku pomo dravama kandidatkinjama i dravama potencijalnim kandidatkinjama.
Ta je fnancijska pomo dostupna i individualnim korisnicima i kao viekorisnika pomo.
Namjera je pomoi tim dravama pri uvoenju neophodnih politikih, gospodarskih i
institucionalnih reformi kojim se usklauju sa standardima EU-a.
IZJAVA O PARTNERSTVU Standardni predloak EU-a koji predstavlja dio prijavnog
obrasca za bespovratna sredstva te koji navodi podatke o pravnom statusu, lokaciji,
kapacitetima i iskustvima partnerske organizacije, kao i o povijesti njezina odnosa s
prijaviteljem.
KORISNIK / KORISNIK BESPOVRATNIH SREDSTAVA Drava koja prima pomo
EU-a za tree zemlje naziva se korisnikom dravom. Institucija koja upravlja programom
pomoi kao dijelom postupka kojim se postiu programski ciljevi naziva se korisnikom,
a individualni primatelj bespovratnih sredstava EU-a naziva se korisnikom bespovratnih
sredstava.
KRITERIJI PRIHVATLJIVOSTI Kriteriji objavljeni u pozivu za projektne prijedloge,
kojima se odreuje prihvatljivost prijavitelja i njihovih partnera, vrste predloenih aktivnosti
i uz njih vezanih trokova te lokacija i trajanje predloenog projekta.
LOGIKI OKVIR Praktian analitiki alat koji se koristi u pripremi projekta da bi se
organizirali sveukupna svrha i ciljevi projekta, aktivnosti i ulazni elementi koji e pridonijeti
postizanju ciljeva; te kod planiranja pokazatelja koje dionici mogu koristiti kako bi pratili
napredak projekta u postizanju ciljeva.
PARTNER Organizacija koja je formalno priznata od strane prijavitelja projekta, a koja
sudjeluje u oblikovanju i provoenju projekta i iji su trokovi prihvatljivi na isti nain kao
i oni koje ima korisnik bespovratnih sredstava. Stoga partneri moraju ispuniti iste kriterije
prihvatljivosti kao i korisnik bespovratnih sredstava, osim ostalih kriterija koji se tiu
partnera.
118
PODUGOVARATELJ Organizacija tree strane, niti partner niti suradnik, s kojom je
sklopljen ugovor radi pruanja specifnih usluga ili robe, koji podlijee pravilima za nabavu,
koja su navedena u Privicima standardnog ugovora za dodjelu bespovratnih sredstava.
POZIV ZA PROJEKTNE PRIJEDLOGE Javni poziv ugovornog tijela upuen jasno
utvrenim kategorijama prijavitelja da predloe aktivnosti unutar specifnog programa
EU-a, u okviru danog vremenskog razdoblja i slijedei specifne kriterije za prihvatljive
aktivnosti i trokove.
PRAKTINI VODI KROZ PROCEDURE UGOVARANJA POMOI EUROPSKE
ZAJEDNICE TREIM ZEMLJAMA (PRAG) Niz naputaka koji odreuju nain na koji se
fnancijska pomo Europske zajednice treim zemljama troi i pravda. Vodi se povremeno
aurira najnovija verzija je iz studenog 2010.
PROBLEMSKO STABLO / STABLO RJEENJA Analitiki alat koji se koristi za
identifkaciju uzroka i posljedica odreenih problema, a potom za iznalaenje rjeenja
problema. Preporuuje se da se taj alat koristi u razvoju EU-projekata uz ostale metodologije
kao to je Logiki okvir.
PROGRAMI ZAJEDNICE Niz integriranih mjera koje je Europska komisija prihvatila kako
bi ojaala suradnju meu dravama lanicama u svezi politika Zajednice tijekom odreenog
vremenskog razdoblja.
SAETAK PROJEKTA Predloak koji EU koristi za dizajn velikih projekata, za razliku
od prijavnog obrasca za bespovratna sredstva koji se koristi za prezentaciju dizajna manjih
projekata. U okviru bilo kojeg Nacionalnog programa postojat e vie odobrenih Saetaka
projekata, od kojih neki mogu ukljuivati predloene Pozive za prijavu projektnih prijedloga
za projekte fnancirane bespovratnim sredstvima.
SURADNIK Prijavitelj projekta moe zatraiti pomo nekih drugih organizacija u svezi
odreene aktivnosti u projektu, ali u okviru neugovorne obaveze, to znai da se, osim
dnevnica i putnih trokova, aktivnosti reene organizacije na projektu ne mogu fnancirati iz
primljenih bespovratnih sredstava. Za razliku od partnera, suradnici ne moraju ispunjavati
kriterije prihvatljivosti.
TEMATSKI PROGRAMI Programi pomoi treim zemljama kojima upravlja Europska
komisija slijedei tematske naputke i ciljeve. Dobar primjer tematskog programa je Europski
instrument za demokraciju i ljudska prava.
UGOVORNO TIJELO Ovlatena institucija u EU-u ili dravi kandidatkinji koja je
opunomoena za ugovaranje organizacija kojima su dodijeljena bespovratna sredstva EU-
a. Na zapadnom Balkanu i u Turskoj to su esto Delegacije EU-a ili specijalizirane javne
institucije u dravi kandidatkinji, kao to je turska Sredinja Vladina jedinica za ugovaranje
i fnanciranje.
UPRAVLJANJE PROJEKTNIM CIKLUSOM Niz alata i pristupa upravljanju i menadmentu
projekatima koje je Europska komisija usvojila 1992. godine.
Reference i dodatna literatura
119
RefeRence i dodatna liteRatuRa
AGE PLATFORM. (2010). Age Platform Europe: www.age-platform.eu/en
BEUC. (2011). Organizacija europskih potroaa (The European Consumers Organization):
www.beuc.org
Blackwell, O., Adams J., Pratt, B. (2004). Sharpening the Development Process: A Practical
Guide to Monitoring and Evaluation. Published by INTRAC (International NGO Training
and Research Centre): www.intrac.org
BUSINESSEUROPE . (2011). Business in Europe: www.businesseurope.eu
CIDEM. (2011). Europski civilni forum (European Civic Forum): www.cidem.org
SAFU Hrvatska. (2011). Sredinja agencija za fnanciranje i ugovaranje: http://www.safu.hr/
en
CFCU Turska. (2011). Sredinja jedinica za fnanciranje i ugovaranje (Central Finance and
Contracts Unit): www.cfcu.gov
CONCORDE Europe (2011): Europski savez udruga za pomo i razvoj (European NGO
Confederation for Relief and Development): www.concordeurope.org
CSDC VLORE. (2006). Centar za razvoj civilnog drutva u Vlori (Civil Society Development
Centre in Vlora): www.vloracivilsociety.org
Culture Action Europe. (2011). Politika platforma za umjetnost i kulturu (The Political
Platform for Arts and Culture): www.cultureactioneurope.org
EAPN. (2011). Europska mrea protiv siromatva (European Anti-Poverty Network): www.
eapn.org
EDF. (2011). Europski forum za osobe s invaliditetom (European Disability Forum): www.
edf-feph.org
EEB. (2011). Europski ured za zatitu okolia (European Environment Bureau): www.eeb.org
ENAR. (2011). Europska mrea protiv rasizma (European Network against Racism): www.
enar-eu.org
EPHA. (2011). Europski savez javnog zdravstva (European Public Health Alliance): www.
epha.org
ETUC. (2011). Europski savez sindikata (European Trade Union Confederation): www.etuc.
org
Eurasia Social Change Collective (2011): www.eurasiasocialchange.com
Europska komisija. (2011). Delegacija EU-a u Albaniji: http://ec.europa.eu/delegations/
albania
120
Europska komisija. (2011). Delegacija EU-a u Bosni i Hercegovini: www.delbih.ec.europa.eu
Europska komisija. (2011). Delegacija EU-a u Hrvatskoj: www.delhrv.ec.europa.eu
Europska komisija. (2011). Ured za vezu Europske komisije na Kosovu: www.delprn.
ec.europa.eu
Europska komisija. (2011). Delegacija EU-a u Bivoj Jugoslavenskoj Republici Makedoniji:
www.delmkd.ec.europa.eu
Europska komisija. (2011). Delegacija EU-a u Crnoj Gori: www.delmne.ec.europa.eu
Europska komisija. (2011). Delegacija EU-a u Srbiji: www.delscg.ec.europa.eu
Europska komisija. (2011). Delegacija EU-a u Turskoj: www.avrupa.info.tr
Europska komisija. (2011). EuropeAid Development and Cooperation: http://ec.europa.eu/
europeaid/work/index_en.htm
Europska komisija. (2011). Opa uprava za proirenje (DG for Enlargement): http://
ec.europa.eu/enlargement
Europska komisija. (2011). Program cjeloivotnog uenja (Life Long Learning Programme):
http://ec.europa.eu/education/lifelong-learning-programme/doc78_en.htm
Europska komisija. (2011). Program LIFE: http://ec.europa.eu/environment/life/
Europska komisija. (2011). Javno zdravstvo: http://ec.europa.eu/health/index_en.htm
Europska komisija. (2011). Sedmi okvirni program za istraivanje i tehnoloki razvoj (Seventh
Framework Programme for Research and Technological Development - FP7): http://cordis.
europa.eu/fp7/home_en.html
Europska komisija. (2011). Mladost u akciji (Youth in Action): http://eacea.ec.europa.eu/
youth/index_en.php
Europska komisija. (2010). Program za kulturu 2007 2013 (Culture Programme 2007 2013):
http://ec.europa.eu/culture/our-programmes-and-actions/doc411_en.htm
Europska komisija. (2010). Europa za graane (Europe for Citizens): http://ec.europa.eu/
citizenship/programme-priorities/doc16_en.htm
Europska komisija. (2010). Europski instrument za demokraciju i ljudska prava (European
Instrument for Democracy and Human Rights - EIDHR): http://ec.europa.eu/europeaid/
how/fnance/eidhr
Europska komisija. (2010). Potential Applicant Data Online Registration PADOR: http://
ec.europa.eu/europeaid/work/onlineservices/pador
Europska komisija. (2010). Practical Guide to Contract Procedures for EU External Actions
(PRAG): http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/practical_
guide/documents/2010_prag_en.pdf
Europska komisija. (2009). Communication and Visibility Manual for EU External Actions:
121
http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibility/documents/communication_and_
visibility_manual_en.pdf
Europska komisija. (2009). Instrument pretpristupne pomoi (Instrument for Pre-Accession
Assistance - IPA): http://ec.europa.eu/regional_policy/funds/ipa/index_en.htm i sa
http://ec.europa.eu/enlargement/index_en.htm
Europska komisija. (2008). Uvod u instrumente i tematske programe za 2007-2010: http://
ec.europa.eu/europeaid/infopoint/publications/europeaid/documents/153a_lignes_
thematiques_en.pdf
Europska komisija. (2007). Europski instrument za susjedne drave i partnerstvo (European
Neighbourhood and Partnership Instrument - ENPI): http://europa.eu/legislation_
summaries/external_relations/relations_with_third_countries/eastern_europe_and_central_
asia
Europska komisija. (2004). Vodi za upravljanje projektnim ciklusom (Project Cycle
Management Guidelines, Volume 1): http://ec.europa.eu/europeaid/multimedia/
publications/documents/tools/europeaid_adm_pcm_guidelines_2004_en.pdf
European Projects Association (EPA). (2011). Udruga europskih projekata: www.
europeanprojects.org
Europska unija. (2011). Informativni centar EU u Albaniji: http://euinfocentre.al
European Union Civil Society Contact Group (2010). Act for Europe: www.act4europe.org
European Womens Lobby (2011). enski lobby: http://www.womenlobby.org
EUROSTEP. (2011). Europska solidarnost za jednako sudjelovanje ljudi (European Solidarity
towards Equal Participation of People): www.eurostep.org
FEANTSA. (2011): Europska federacija nacionalnih organizacija koje rade s beskunicima
(European Federation of National Organizations Working with the Homeless): www.feantsa.
org
SOCIAL PLATFORM. (2011). Platforma europskih socijalnih udruga (Platform of European
Social NGOs): www.socialplatform.org
SOLIDAR. (2011). European network of NGOs working to advance social justice in Europe
and worldwide: www.solidar.org
STGM. (2011). Civil Society Development Centre Turkey: www.stgm.org
Tennyson, Ross. (2003). The Partnering Toolbook: www.thepartneringinitiative.org
The Partnering Initiative. (2010): http://thepartneringinitiative.org
TRIALOG. (2011). Development NGOs in the Enlarged EU: www.trialog.or.at
YFJ. (2011). European Youth Forum: http://www.youthforum.org
REGIONALNI PROJEKTNI URED
Potoklinica 16
71 000 Sarajevo, BOSNA I HERCEGOVINA
Telefon: +387 (0)33 532 757
Web stranica: www.tacso.org
E-mail: info@tacso.org
ALBANIJA
Rr Donika Kastrioti, Kotoni Business Centre, K-2
Tirana, ALBANIJA
Telefon: +355 (4) 22 59597
E-mail: info.al@tacso.org
BOSNA I HERCEGOVINA
Kalesijska 14/3
71 000 Sarajevo, BOSNA I HERCEGOVINA
Telefon: +387 (0)33 656 877
E-mail: info.ba@tacso.org
HRVATSKA
Amrueva 10/1
10000 Zagreb, HRVATSKA
Telefon: +385 1 484 1737/38/39
E-mail: info.hr@tacso.org
KOSOVO PREMA UNSCR 1244/99
Str. Fazli Grajqevci 4/a 10000
Priina, KOSOVO prema UNSCR 1244/99
Telefon: +381 (0)38 220 517
E-mail: info.ko@tacso.org
BIVA JUGOSLAVENSKA REPUBLIKA MAKEDONIJA
11 Oktomvri 6/1-3 1000
Skopje, Biva Jugoslavenska Republika MAKEDONIJA
Telefon: +389 2 32 25 340
E-mail: info.mk@tacso.org
CRNA GORA
Dalmatinska 78
20000 Podgorica, CRNA GORA
Telefon: +382 20 219 120
E-mail: info.me@tacso.org
SRBIJA
panskih boraca 24, stan broj 3
11070 Novi Beograd, SRBIJA
Telefon: + 381 11 212 93 72
E-mail: info.rs@tacso.org
TURSKA, URED U ANKARI
Gulden Sk. 2/2 Kavaklidere 06690
Ankara, TURSKA
Telefon: +90 312 426 44 5
E-mail: 1info.tr@tacso.org
TURSKA, URED U ISTANBULU
Yenicarsi Caddesi No: 34 34433 Beyoglu
Istanbul, TURSKA
Telefon: +90 212 293 15 45
E-mail: info.tr@tacso.org
www.tacso.org

Razvoj I Upravljanje Projektima Financiranim Sredstvima Europske Unije

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Razvoj I Upravljanje Projektima Financiranim Sredstvima Europske Unije

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

Razvoj i upravljanje projektima

fnanciranim sredstvima Europske unije

You might also like