1

TAKLIMAT PELAKSANAAN TAKLIMAT PELAKSANAAN TAKLIMAT PELAKSANAAN TAKLIMAT PELAKSANAAN

SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI (SPSK) SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI (SPSK) SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI (SPSK) SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI (SPSK)
NEGERI JOHOR NEGERI JOHOR NEGERI JOHOR NEGERI JOHOR
TAHUN 2013 TAHUN 2013 TAHUN 2013 TAHUN 2013
ABD RAHIM BIN ABDUL RAHMAN
UNIT KEPIAWAIAN
SEKTOR JAMINAN KUALITI, JPN JOHOR
(PENGURUS KUALITI SPSK NEGERI JOHOR)
`
arahim.arahman@moe.gov.my
019 - 7143511
PENGENALAN
JEMAAH
NAZIR
MENTERI
PELAJARAN
Pemantauan
Laporan
Pemantauan
ISU
1. Tiada
panduan
2. Tiada SOP
PIHAK PIHAK PIHAK PIHAK
SEKOLAH SEKOLAH SEKOLAH SEKOLAH
TERTEKAN TERTEKAN TERTEKAN TERTEKAN
Antara dapatan... Antara dapatan... Antara dapatan... Antara dapatan...
1. P & P guru lemah 1. P & P guru lemah 1. P & P guru lemah 1. P & P guru lemah
2. Pengurusan Panitia tidak 2. Pengurusan Panitia tidak 2. Pengurusan Panitia tidak 2. Pengurusan Panitia tidak
diurus dengan baik diurus dengan baik diurus dengan baik diurus dengan baik
3. Hasil Kerja Murid tidak 3. Hasil Kerja Murid tidak 3. Hasil Kerja Murid tidak 3. Hasil Kerja Murid tidak
disemak sepenuhnya disemak sepenuhnya disemak sepenuhnya disemak sepenuhnya
3
LATAR BELAKANG
INOVASI MS ISO
S.O.P / Prosedur Kerja
4
APA ITU SISTEM PENGURUSAN APA ITU SISTEM PENGURUSAN APA ITU SISTEM PENGURUSAN APA ITU SISTEM PENGURUSAN
SEKOLAH KUALITI ? SEKOLAH KUALITI ? SEKOLAH KUALITI ? SEKOLAH KUALITI ?
SPSK
JPN
JOHOR
INOVASI
SEKTOR
JAMINAN
KUALITI
MS ISO
9001:2008
SPSK
Satu Sistem Pengurusan Kualiti yang
mengikut tatacara sistem
pengurusan kualiti MS ISO
9001:2008 yang komited untuk
meningkat dan memantapkan
PEMBELAJARAN dan
PENGAJARAN
( P dan P ) yang berkualiti bagi
memenuhi keperluan pelanggan.
6
APA ITU SISTEM PENGURUSAN
SEKOLAH KUALITI (SPSK) ?
1. SPSK :
-> Satu Sistem Pengurusan Kualiti yang
mengikut tatacara sistem pengurusan
kualiti MS ISO 9001:2008 yang komited
untuk meningkat dan memantapkan
PEMBELAJARAN dan PENGAJARAN
( P dan P ) yang berkualiti bagi memenuhi
keperluan pelanggan.
7
SIRI ISO
ISO 9000- Istilah / Perbendaharaan kata
ISO 9001 Keperluan Standard
ISO 9004 Garis Panduan Pelaksanaan
ISO 19011 Garis Panduan Audit
MS ISO 9001 : 2008
MS = Malaysia Standard
ISO = International Organization of
Standardization
9001 = Keperluan Standard
2008 = Versi Keluaran
8
Pendekatan ISO
1. Berdokumen dan Berprosedur
2. DO WHAT YOU SAY
- ( Buat apa yang dikata)
3. SAY WHAT YOU DO
- ( Cakap apa yang dibuat )
4. RECORD WHAT IS DONE
- ( Rekod kerja ikut prosedur )
5. BETULKAN YANG BIASA..BIASAKAN YANG
BETUL
6. Improve base on results
( Penambahbaikan berdasarkan keputusan )
9
PUNCA KUASA
ISO DI MALAYSIA
1. Surat Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan
Awam (PKPA) Bil2/1996 makluman
2. Surat Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan
Awam (PKPA) Bil2/2002 mewajibkan agensi
kerajaan melaksanakan MS ISO pada 2003
3. Tahun 2008 Fungsi Sektor Jaminan Kualiti
( Unit Piawaian dan Dokumentasi )
- Melaksanakan sistem pengurusan kualiti
berdasarkan PKPA
10
SISTEM PENGURUSAN KUALITI DIJAMIN
Berdasarkan :
1. SISTEM AUDIT
I.Audit Pihak Pertama (Organisasi sendiri)
Pra Audit Dalam & Audit Dalam
ii.Audit Pihak Kedua
( Penilaian terhadap pembekal )
iii.Audit Pihak Ketiga Audit Pematuhan
( Pensijilan SIRIM )
iv. Penarafan Kendiri Verifikasi * SPSK
11
PELANGGAN SPSK
BIL ORGANISASI PELANGGAN
1 SEKOLAH SEMUA MURID SK & SM SPSK
NEGERI JOHOR
2 LUAR
SEKOLAH
IBU BAPA/PENJAGA MURID
KOMUNITI / MASYARAKAT
SETEMPAT
3 STAKE
HOLDER
PEJABAT PELAJARAN DAERAH
JABATAN PELAJARAN JOHOR
KPM
12
Jumlah sekolah SPSK Negeri Johor
SEKOLAH RENDAH
TAHUN BILANGAN
2009 115
2010 115
2011 279
2012 788
SEKOLAH MENENGAH
TAHUN BILANGAN JUMLAH
2009 105 220
2010 105 220
2011 170 449
2012 235 1023
2009 & 2010 : SEKOLAH RINTIS ( PPD CADANGKAN )
2011 : SEKOLAH RINTIS + PERLUASAN ( DAERAH -JOHOR BAHRU 100% )
2012 : 100% SEMUA DAERAH KECUALI MERSING & MUAR
2013 : 100% SEKOLAH HARIAN SEMUA DAERAH.
13
KENAPA SPSK PERLU DIPERLUASKAN
KE SEMUA SEKOLAH ?
1. SERAGAM
2. JNJK/JPN/PPD DATANG KE SEKOLAH
AKAN DAPAT BUKTI/DAPATAN YANG
SAMA
3. GB/GPK1/GURU BERTUKAR KE
SEKOLAH LAIN TIADA MASALAH
4. BANYAK KEBAIKAN DARI
KELEMAHAN
14
BAGUS SANGAT KE
SPSK NI..JIKA
SEKOLAH
MENGAMALKANNYA ?
15
KEBAIKAN SPSK
1.Sekolah bukan buat benda /proses yang
baru tetapi adalah MEMANG sedia ada dan
dilakukan setiap hari.Jadi..tiada
pertambahan kerja tetapi Cuma perlu
gunakan borang sebagai dokumentasi
2.Membantu pihak pentadbir menyediakan
dan urus dokumentasi dengan baik. Jika
diminta oleh JPN/PPD/JNJK untuk
pengiktirafancth New Deals/ Kluster / SBT
dll sekolah tiada masalah dan tidak
mengelabah
16
KEBAIKAN SPSK
3.Membantu pihak pentadbir mengurus kerja
dengan lebih mudah
- Pengurusan panitia, jadual waktu, p dan p,
pencerapan, peperiksaan, mesyuarat,
aduan, pusat sumber & kewangan..kan
senang tak payah fikir-fikir macam mana
nak suruh GPK urusrujuk PK aje..
4. Membantu guru-guru melaksanakan tugas
dengan lebih cekap sebab ada carakerja
yang jelas dan diterangkan satu persatu.
Guru baru atau guru lama tidak boleh cakap
tidak tahu.
17
KEBAIKAN SPSK
5. Pengurusan Kewangan lebih cekapPT Kew
tahu macam mana nak urus dan guru/ketua
panitia pun tahu macam mana nak urus/beli
barang.
6. Bantu sekolah urus aduan dengan lebih cekap
dan teratur. Jika timbul isu, semua dokumen
berkaitan aduan, pihak sekolah dah ada dan
ianya selari dgn kehendak PPD/JPN/KPM. Tak
payah buat 2 -3 kali kerja.
7. Semangat kerja berpasukan antara pentadbir
dengan guru-guru dapat dipupuk dan
dibugarkanmasing-masing tahu tugas/
peranansemua ikut peraturan dan guna borang
yang sama.
18
KEBAIKAN SPSK
9.Pengiktirafan ( Kualiti dijamin )
-> Menarik Pelanggan ( ibubapa/murid )
-> Persaingan Yang Sihat ( guru/gpk )
-> Imej Meningkat & Kualiti Meningkat
-> Risiko/ kesalahan dikurangkan
-> JNJK iktiraf SPSK bantu sekolah Verifikasi
SKPM - dokumentasi bagus jika dibandingkan
dengan sekolah yang bukan SPSK. Sekolah
SPSK pula...selepas diverifikasikan..markah
SKPM tidak lari jauh antara markah sekolah
dengan markah JNJK
19
4/2/2013
OBJEKTIF KUALITI SPSK 2012
1. Melaksanakan 100% P & P berdasarkan RPT kecuali berlaku
perkara perkara di luar kawalan sekolah
2. .Memastikan pencapaian Gred Purata Mata Pelajaran atau Gred
Purata Sekolah bagi peperiksaan awam / peperiksaan
pertengahan tahun / peperiksaan akhir tahun meningkat 0.01
atau Gred Purata Sekolah minimum seperti berikut:-
UPSR : 2.00
PMR : 2.50
SPM : 5.00
3. Memastikan 100% murid SPSK Negeri Johor mendapat
perkhidmatan Bimbingan, Kemahiran Belajar, Kerjaya,
,Pembangunan Diri Murid dan Motivasi melainkan berlaku.
4. 100% aduan dan maklumbalas pelanggan berkaitan kurikulum
yang lengkap akan dilayan
5. Melaksanakan Pengurusan Kewangan Tanpa Audit Berteguran
21
KEPERLUAN DOKUMENTASI
SPSK
Pelaksanaan SPSK memerlukan 3
peringkat dokumen :
1. Manual Kualiti ( MK )
2. Prosedur Kualiti ( PK )
3. Dokumen Sokongan & Rekod
Kualiti / Borang
( kesemuanya bila dirangkum
menjadi DOKUMEN KUALITI )
22
HIRARKI DOKUMEN KUALITI
( SPSK )
MANUAL
KUALITI
PROSEDUR
KUALITI
DOKUMEN
SOKONGAN DAN
REKOD KUALITI
DOKUMEN
KUALITI
23
HIERARKI DOKUMEN
KUALITI
1. MANUAL KUALITI:
Menerangkan :
i. Dasar dan Objektif P & P
ii. Sistem Pengurusan Kualiti
mengikut Standard yang perlu
dipatuhi ( TERMASUK SEKSYEN )
24
HIERARKI DOKUMEN
KUALITI
2. PROSEDUR KUALITI
Menerangkan:
i. Proses kerja bagi
melaksanakan segala aktiviti
pengurusan & operasi SPSK
dalam P & P di Sekolah Rendah
& Sekolah Menengah
25
HIERARKI DOKUMEN
KUALITI
3.DOKUMEN DAN REKOD KUALITI:
i.Dokumen Sokongan Dokumen yang
menjadi rujukan dan panduan serta
perlu dipatuhi spt pekeliling, surat siaran ,
garis panduan dsb
ii.Rekod Kualiti Bukti kepatuhan kepada
sistem yang digunakan spt borang-
borang, rekod , fail dsb.
26
SUSUNAN FAIL DOKUMEN KUALITI
1. 1. 1. 1. MUKA DEPAN DOKUMEN KUALITI MUKA DEPAN DOKUMEN KUALITI MUKA DEPAN DOKUMEN KUALITI MUKA DEPAN DOKUMEN KUALITI
2. 2. 2. 2. NOMBOR KAWALAN NOMBOR KAWALAN NOMBOR KAWALAN NOMBOR KAWALAN
3. 3. 3. 3. ISI KANDUNGAN (i ISI KANDUNGAN (i ISI KANDUNGAN (i ISI KANDUNGAN (i- -- -vi) vi) vi) vi)
4. 4. 4. 4. MUKA DEPAN MANUAL KUALITI MUKA DEPAN MANUAL KUALITI MUKA DEPAN MANUAL KUALITI MUKA DEPAN MANUAL KUALITI
5. 5. 5. 5. MANUAL KUALITI m/s 2 MANUAL KUALITI m/s 2 MANUAL KUALITI m/s 2 MANUAL KUALITI m/s 2 33 33 33 33
6. 6. 6. 6. DEFINISI SINGKATAN PERKATAAN DEFINISI SINGKATAN PERKATAAN DEFINISI SINGKATAN PERKATAAN DEFINISI SINGKATAN PERKATAAN
7. 7. 7. 7. MUKA DEPAN PK DAN LAMPIRAN MUKA DEPAN PK DAN LAMPIRAN MUKA DEPAN PK DAN LAMPIRAN MUKA DEPAN PK DAN LAMPIRAN
8. 8. 8. 8. PK01 m/s 1 PK01 m/s 1 PK01 m/s 1 PK01 m/s 1- -- -5 55 5
9. 9. 9. 9. CARTA ALIR CARTA ALIR CARTA ALIR CARTA ALIR
10. 10. 10. 10. BORANG PK01/1,PK01/2,PK01/3 & BORANG PK01/1,PK01/2,PK01/3 & BORANG PK01/1,PK01/2,PK01/3 & BORANG PK01/1,PK01/2,PK01/3 &
PK01/4 PK01/4 PK01/4 PK01/4
11. 11. 11. 11. PK02 m/s 1 PK02 m/s 1 PK02 m/s 1 PK02 m/s 1- -- -5 55 5
12. 12. 12. 12. BORANG PK02/1,PK02/2 & PK02/3 BORANG PK02/1,PK02/2 & PK02/3 BORANG PK02/1,PK02/2 & PK02/3 BORANG PK02/1,PK02/2 & PK02/3
13. 13. 13. 13. Seterusnya..hingga PK17. Seterusnya..hingga PK17. Seterusnya..hingga PK17. Seterusnya..hingga PK17.
* Simpan dalam ring file/fail keras * Simpan dalam ring file/fail keras * Simpan dalam ring file/fail keras * Simpan dalam ring file/fail keras
GUNA KERTAS
PUTIH SAHAJA
27
KAWALAN DOKUMEN KUALITI
DOKUMEN KUALITI ( MK + PK + DS/RK ):
i.Perlu diluluskan oleh Pengarah Pelajaran Johor
ii.Dokumen Kualiti yang ingin di perbanyakkan perlu di
cap/print salinan terkawal di muka depan sahaja.
Cth : SR MSG 012 SK Azizah ( GB ) dpt dari SJQ
SR MSG 012/1 : GPK 1 ( pecahan no kawalan )
SR MSG 012/2 : GPK HEM ( pecahan no kawalan )
iii. Jika nak perbanyakkan PK sahaja memadai cap/print
salinan tidak terkawal di setiap helaian. Utk mudah.
Edit header softcopy dan tambahkan perkataan
SALINAN TIDAK TERKAWAL , cetak dan edar. ( tidak
perlu no kawalan ) ...bebas...tidak di kawal edarannya.
Cth : PK01 : GKMP / Guru Panitia / 1 fail penuh dokumen
kualiti untuk penyelaras SPSK sekolah
28
PROSEDUR KUALITI ( PK )
SEKOLAH RENDAH & MENENGAH
NO PK TAJUK
PK01 PENGURUSAN PANITIA
PK02 PENGURUSAN JADUAL WAKTU
PK03 PENGURUSAN PEMBELAJARAN
DAN PENGAJARAN
PK04 PENGURUSAN PENCERAPAN
PK05 PENGURUSAN PEPERIKSAAN
PK06 PENGURUSAN SEMAKAN HASIL
KERJA MURID
PK07 PENGURUSAN MESYUARAT
PK08 PENGURUSAN ADUAN
PELANGGAN
PK09 PENGURUSAN PUSAT SUMBER
NO PK TAJUK
PK10 PENGURUSAN PERKEMBANGAN
STAF
PK11 PENGURUSAN
PEROLEHAN/PEMBELIAN
PK12 PENGURUSAN KAWALAN
DOKUMEN
PK13 PENGURUSAN BIMBINGAN
PK14 PENGURUSAN AUDIT DALAM
PK15 KAWALAN KETIDAK AKURAN
PK16 TINDAKAN PEMBETULAN,
PENCEGAHAN &
PENAMBAHBAIKAN
PK17 KAJIAN SEMULA PENGURUSAN
29
CADANGAN PENYELARAS PROSEDUR KUALITI ( PK )
SEKOLAH RENDAH & MENENGAH
NO PK TAJUK
PK01 PENGURUSAN PANITIA KETUA PANITIA
PK02 PENGURUSAN JADUAL WAKTU-GURU JADUAL WAKTU
PK03 PENGURUSAN PEMBELAJARAN DAN PENGAJARAN BEBAS
PK04 PENGURUSAN PENCERAPAN - BEBAS
PK05 PENGURUSAN PEPERIKSAAN SU PEPERIKSAAN
PK06 PENGURUSAN SEMAKAN HASIL KERJA MURID BEBAS
PK07 PENGURUSAN MESYUARAT - BEBAS
PK08 PENGURUSAN ADUAN PELANGGAN - BEBAS
PK09 PENGURUSAN PUSAT SUMBER GURU MEDIA
30
CADANGAN PENYELARAS PROSEDUR KUALITI ( PK )
SEKOLAH RENDAH & MENENGAH
NO PK TAJUK
PK10 PENGURUSAN PERKEMBANGAN STAF - BEBAS
PK11 PENGURUSAN PEROLEHAN/PEMBELIAN KPT / PT
KEWANGAN
PK12 PENGURUSAN KAWALAN DOKUMEN - BEBAS
PK13 PENGURUSAN BIMBINGAN GURU KAUNSELING
PK14 PENGURUSAN AUDIT DALAM - BEBAS
PK15 KAWALAN KETIDAK AKURAN SJQ URUS
PK16 TINDAKAN PEMBETULAN, PENCEGAHAN &
PENAMBAHBAIKAN SJQ URUS
PK17 KAJIAN SEMULA PENGURUSAN SJQ URUS
31
PERUNDING CARA/KONSULTAN PERUNDING CARA/KONSULTAN PERUNDING CARA/KONSULTAN PERUNDING CARA/KONSULTAN
BIL NAMA PEGAWAI NAMA PEGAWAI NAMA PEGAWAI NAMA PEGAWAI
1 ABD RAHIM B. ABDUL RAHMAN
SEKTOR JAMINAN KUALITI, SJQ
Pengurus Kualiti SPSK Negeri Johor
2 HAIRUNIZAD B. HARON
SEKTOR JAMINAN KUALITI, SJQ
Ketua Juruaudit SPSK Negeri Johor
3 PEN. PPD QUALITI , PPD NEGERI JOHOR
32
TINDAKAN PENGURUS KUALITI SEKOLAH
( GB SRNJ / GPK 1 - SMNJ )
Tubuh Jawatankuasa SPSK peringkat sekolah
( JK SPSK & JK AUDIT DALAM )
Baca dan fahami Manual Manual Manual Manual Kualiti Kualiti Kualiti Kualiti, Prosedur Prosedur Prosedur Prosedur Kualiti Kualiti Kualiti Kualiti
dan Borang Borang Borang Borang
Di dalamManual Kualiti (ubah Sejarah Sekolah,
Visi, Misi dan PiagamPelanggan mengikut
kesesuaian sekolah ada tulisan CONTOH..M/S
5,6,7,8)
Edarkan Prosedur Kualiti (PK) kepada
Penyelaras PK01 PK14
BUAT TAKLIMAT DIPERINGKAT SEKOLAH
33
1. JAWATANKUASA SPSK SEKOLAH
SEKOLAH MENENGAH
PENGERUSI PENGETUA
NAIB
PENGERUSI
GPK I
SETIAUSAHA PENYELARAS SPSK
SEKOLAH
AHLI J/KUASA Barisan GPK
PENYELARAS PK01
PENYELARAS PK02
PENYELARAS PK03
PENYELARAS PK04
PENYELARAS PK05
PENYELARAS PK06
PENYELARAS PK07
PENYELARAS PK08
PENYELARAS PK09
PENYELARAS PK10
PENYELARAS PK11
PENYELARAS PK12
PENYELARAS PK13
PENYELARAS PK14
SEKOLAH RENDAH
PENGERUSI GURU BESAR
NAIB PENGERUSI GPK I
SETIAUSAHA PENYELARAS SPSK
SEKOLAH
AHLI J/KUASA Barisan GPK
PENYELARAS PK01
PENYELARAS PK02
PENYELARAS PK03
PENYELARAS PK04
PENYELARAS PK05
PENYELARAS PK06
PENYELARAS PK07
PENYELARAS PK08
PENYELARAS PK09
PENYELARAS PK10
PENYELARAS PK11
PENYELARAS PK12
PENYELARAS PK13
PENYELARAS PK14
PK15, PK16 & PK17 : DIBAWAH JAGAAN SJQ, JPN JOHOR
34
2. JAWATANKUASA AUDIT DALAM SPSK SEKOLAH
SEKOLAH RENDAH
PENGURUS
KUALITI
GURU BESAR
KETUA
JURUAUDIT
1. ** cth GPK1
JURUAUDIT 1. ** cth GC/KP
2. **
Mininum - 2,
Maksimum - **
SEKOLAH MENENGAH
PENGURUS
KUALITI
GPK 1
KETUA
JURUAUDIT
1. ** cth GPK
Hem/GKMP
JURUAUDIT 1. **
2. ** cth GKMP/KP
Minimum 2
Maksimum- **
THINGS TO DO
1. WUJUDKAN SATU FAIL INDUK
DI BAWAH KOD FAIL 100-16/2 : ISO
CTH JBA9990/100-16/2/1 : SPSK ( surat
SPSK dari JPN/PPD )
2. BUAT SURAT LANTIKAN DALAMAN
KEPADA :( gunakan no rujukan fail di atas )
a.Ketua Juru Audit Sekolah
b. Penyelaras SPSK Sekolah
c.Juru Audit Sekolah
1. d.Penyelaras setiap PK01 PK14
3. PENGURUS KUALITI Lantikan
akan diurus oleh SJQ, JPN Johor
4. BERIKAN SETIAP PENYELARAS
PK SATU/lebih FAIL KERAS/RING
FILE/Pocket File : Untuk simpan
rekod/borang ( boleh buat partition )
Nota : ** = terpulang kepada JK SPSK Sekolah
35
TINDAKAN PENGURUS KUALITI SPSK
SEKOLAH
1.Pastikan semua sekolah SPSK
mempamerkan visi dan misi sekolah
VISI VISI VISI VISI
SEKOLAH UNGGUL PENJANA GENERASI
TERBILANG
MISI
MEMBANGUN POTENSI INDIVIDU MELALUI
PENDIDIKAN BERKUALITI
36
TINDAKAN PENGURUS KUALITI
SPSK SEKOLAH
2. Pastikan Dasar Kualiti SPSK Dasar Kualiti SPSK Dasar Kualiti SPSK Dasar Kualiti SPSK telah
dipamerkan:
contoh:
SK Tunku Azizah komited untuk
menyediakan dan melaksanakan
pembelajaran dan pengajaran yang
berkualiti bagi memenuhi keperluan
pelanggan. Adalah menjadi komitmen
pihak pengurusan dan semua anggota
untuk mematuhi keperluan-keperluan
sistem pengurusan sekolah kualiti dan
meningkatkan keberkesanan secara
berterusan
37
TINDAKAN PENGURUS KUALITI
SPSK SEKOLAH
4. Pastikan Carta Organisasi dipamerkan
5. Pastikan Piagam Pelanggan Sekolah
dipamerkan.
6. Pastikan Sistem Pengurusan Sekolah
Kualiti telah diberi taklimat kepada
semua guru dan staf serta murid.
7. Pastikan sekolah mendapat dan
menyebarkan Dokumen Kualiti. Dokumen
Kualiti diterima ada No kawalan yang
betul.
38
TINDAKAN PENGURUS KUALITI
SPSK SEKOLAH
8. Pastikan Dokumen Kualiti yang lengkap
dan diedarkan kepada guru yang
menerimanya ada dicap SALINAN
TERKAWAL dan ada No Salinan Terkawal.
9. Pastikan Akuan Penerimaan Dokumen
Kualiti ( PK 12/1 dan PK 12/5) telah dibuat
dan ditandatangani oleh penerima ( dalam
fail Pengurusan SPSK )
10. Cabutan PK tidak perlu isi apa-apa
borang. ( tiada kawalan )
39
TINDAKAN PENYELARAS
SPSK SEKOLAH
1. Membantu Pengurus Kualiti merancang,
mengurus,melaksanakan dan mengamalkan SPSK.
- Mesyuarat SPSK sekolah
- Surat lantikan ( penyelaras PK & Juruaudit )
- Paparan visi, misi, objektif kualiti
- No kawalan SPSK sekolah
- Kawalan Dokumen ( lengkap / salinan tidak terkawal )
borang pk12/1 & 12/5
- Takwim ( taklimat, audit dalam, verifikasi , ldp spsk ..dll )
- Sistem fail SPSK mengikut arkib.
Surat : fail kertas manila putih terbuka & Borang-
borang : ring file / fail keras
RAHIM - SJQ - JPNJ
SURAT ASAL MASUK
DALAM FAIL PUTIH
FAIL KERAS/RING FILE
- PENYELARAS PK01-PK14
FAIL PUTIH TERIKAT DGN ARKIB
DAN UNTUK SURAT
MENYURAT/SIMPAN MINIT
MESYUARAT SAHAJA
FAIL KERAS TIDAK TERIKAT DGN ARKIB, IA
UNTUK SIMPAN REKOD & BUKAN SURAT.
BOLEH PRINT, TAMPAL, LABUCI,GAMBAR
KAHWIN.
41
TINDAKAN PENYELARAS
SPSK SEKOLAH
2. Memastikan semua proses-proses yang
terkandung di dalam PK01 PK14 dilaksana dan
dipatuhi
3. Membantu setiap penyelaras PK melaksanakan
tugasan masing-masing.
4. Melaporkan kepada pengurusan atasan
( GB/GPK1 ) jika terdapat sebarang masalah
berhubung pelaksanaan SPSK.
42
TINDAKAN PENYELARAS
PK01 PK14
1. Dapatkan surat lantikan dari pengurus kualiti
punca kuasa
2. Dapatkan salinan PK yang berkaitan dan
borang-borang yang terlibat.
3. Perbanyakkan borang-borang berkaitan. Cth
pk01 : borang pk01/1 perlu diserahkan kepada
semua ketua panitia.
4. Simpan segala dokumen berkaitan PK yang
terlibat. Borang-borang dlm fail keras. Surat
menyurat dalam fail kertas putih berbuka.
5. Pastikan semua prosedur berkaitan PK dipatuhi
oleh semua warga sekolah.
TAKE FIVE.
4/2/2013
4/2/2013
PK01 - PENGURUSAN PANITIA
PK02 - PENGURUSAN JADUAL WAKTU
PK03 - PENGURUSAN PnP
PK04 - PENGURUSAN PENCERAPAN
PK05 - PENGURUSAN PEPERIKSAAN
PK06 - PENGURUSAN SEMAKAN HASIL KERJA MURID
PK07 - PENGURUSAN MESYUARAT
PK08 - PENGURUSAN ADUAN
PK10 - PENGURUSAN PERKEMBANGAN STAF
PK12 - PENGURUSAN KAWALAN DOKUMEN DAN REKOD
PK14 - PENGURUSAN AUDIT DALAM
PK09 - PENGURUSAN PUSAT SUMBER
PK11 - PENGURUSAN PEROLEHAN/PEMBELIAN
PK13 - PENGURUSAN BIMBINGAN DAN KAUNSELING
4/2/2013
PK = PROSEDUR KUALITI = MENERANGKAN TATACARA
SESUATU PROSES
TANDA ( / ) = BORANG BORANG YANG AKAN DIGUNAKAN
BORANG INI TIDAK BOLEH DIUBAH FORMAT DIMANA HEADER
DAN FOOTER MESTI ADA TETAPI BOLEH UBAH SAIZ
BORANG MENGIKUT
KESESUAIAN SEKOLAH.
JIKA TAJUK LAMPIRAN ADALAH CONTOH FORMAT ATAU FORMAT
MAKA , PIHAK SEKOLAH WAJIB IKUT ISI CONTOH SAHAJA TETAPI
TIDAK PERLU MENULIS KOD, HEADER DAN FOOTER
CONTOH : PK07/1 SURAT PANGGILAN MESYUARAT
PK07/3 CONTOH MINIT MESYUART
4/2/2013
CARTA ALIRAN PROSEDUR PENGURUSAN PANITIA











































Mula
Melantik AJK Kurikulum dan
Ketua Panitia Mata Pelajaran
Mesyuarat Jawatankuasa
Kurikulum Sekurang-kurangnya
2 Kali Setahun
Mesyuarat Panitia Mata Pelajaran
Sekurang-kurangnya 4 Kali
Setahun
Pelaksanaan Prosedur Kerja
Mengikut
PK01- Pengurusan Panitia
Tamat
Penyediaan Dokumen Panitia
Penilaian
Penambahbaikan
PENGETUA/G.B
S/U Kuri - bantu
Surat lantikan- no
ruj dr fail kurikulum
PENGETUA/G.B
S/U Kuri - bantu
1.surat panggilan
2.minit mesy.
3.borang kehadiran
GKMP/KP
1.surat panggilan
2.minit mesy.
3.borang kehadiran
KP & AJK Panitia
1.SP/HSP
2.RPT
3.SK(KSSR)
4.SP(KSSR)
5.PK01/4
6.ABM
7.Program/PlanJ
Rujuk Takwim
Pantitia
1.Inventori
2. Kew PA2
3. Kew PA 3
4. PK01/1
5. PK01/2
6. PK01/3
KP & AJK Panitia
KP & AJK Panitia
KP & AJK Panitia
47
TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN
PK01 - PENGURUSAN PANITIA
PROSEDUR KUALITI:PK01
BORANG BORANG :
PK01/1- Senarai Fail Panitia
PK01/2- Status Pelaksanaan Program
PK01/3 Format Laporan Program
PK01/4 Rekod Pengesanan Sukatan
4/2/2013
CARTA ALIR PROSES PENYEDIAAN JADUAL WAKTU PK02

Mula
Mengenalpasti mata
pelajaran, bil. kelas, bil.
guru dan opsyen.
Menetapkan guru mata
pelajaran dan agihan
jumlah minit guru
mengajar.
Tamat
Menyusun Jadual Waktu
Guru dan Kelas
Menyemak dan
mengesahkan Jadual
Waktu Guru dan Kelas
Mengedarkan Jadual
Waktu Guru dan Kelas
P/GB/GPK1
Senarai nama
guru,opsyen,subjek
mengajar,bil.kelas,
waktu mengajar dll
1.PK02/1 manual
2.Jadual Waktu
perisian

GPK1/JKJW
GPK1/JKJW
GPK1/JKJW
GPK1/JKJW
1.Jadual waktu yg
pertama mesti disiapkan
dlm tempoh 7 hari
sebelum sesi
persekolahan bermula.

2. rekod edaran PK07/4
(bukti guru dah terima
jadual) perlu diisi setiap
kali terima jadual waktu.
4/2/2013
CARTA ALIR PROSES PENYEDIAAN JADUAL GURU GANTI-PK02



Mula
Mengenalpasti guru
yang tidak hadir
Menentukan dan
menyediakan Jadual
Guru Ganti.
Tamat
Mengedarkan slip Guru
Ganti.
GPK1/ JKJW
1.buku log/punch
card/Kad pintar atau
apa-apa kaedah yang
sesuai digunakan.
GPK1/ JKJW
1. PK02/2
2. Jadual Waktu
keseluruhan

1.edar PK02/3
Saiz boleh kecil utk
tampal dalam RPP.
2. ada t/tgn terima dari
guru PK02/2
GPK1/ JKJW
50
TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN
PK02 PENGURUSAN JADUAL WAKTU
a. Penyediaan Jadual Waktu
b. Penyediaan Jadual Guru Ganti
BORANG :
PK02/1- Jadual Waktu Manual
PK02/2- Jadual Guru Ganti
PK02/3 Slip Guru Ganti
4/2/2013
CARTA ALIR PROSES PEMBELAJARAN DAN PENGAJARAN-PK03
Mula
Mesyuarat guru untuk
penyediaan Sukatan Pelajaran,
HSP, Standard Pembelajaran dan
Rancangan Pelajaran Tahunan.
Melengkapkan dokumen-
dokumen di dalam Rekod
Pembelajaran dan Pengajaran
Tamat
Menyediakan Rancangan
Pelajaran Harian semasa.
Melaksanakan Pembelajaran
dan Pengajaran
Menulis Impak / Refleksi
Memeriksa Hasil Kerja
Murid
P/GB/
S.U KURIKULUM
1.Surat panggilan
2.Minit mesyuarat
3.Rekod Kehadiran
Semua guru yang
mengajar
1.Buku/Fail
2.Lengkapkan
butiran dlm buku.
3.Jika guna fail isi
mesti ada sama
mcm dlm buku.
Boleh tulis tgn/cetak
5 minimum
1.Tajuk
2.Objektif/Hasil
3.Aktiviti
4.BBM
5.Refleksi/Impak
Semua guru yang
mengajar
Semua guru yang
mengajar
Semua guru yang
mengajar
Semua guru yang
mengajar
Jika cetak, pastikan
refleksi/impak
dibiarkan kosong
dahulu....
Pastikan semua buku
latihan murid ditanda.
1.( ) jika betul
2.Tanda yg sesuai jika
salah
3.Berusaha memastikan
murid membuat
pembetulan.
Semua guru hantar
PK03/1
1.GunakanPK03/2-rekod
pengambilan/pemulangan alatan
2.Gunakan borang PK03/3 rekod penggunaan
bilik khas e.g makmal/bengkel.
3.Gunakan Borang PK03/4-kawalan bilik darjah

52
TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN
PK03 PENGURUSAN PEMBELAJARAN
DAN PENGAJARAN
BORANG :
PK03/1- Borang hantar RPP
PK03/2 Rekod ambil-pulang alatan
PK03/3 Rekod guna bilik khas
PK03/4 Borang kawalan bilik darjah
4/2/2013
CARTA ALIRAN PROSES PENGURUSAN PENCERAPAN
P dan P DALAM BILIK DARJAH PK04

Mula
Makluman mengenai
pelaksanaan dan
instrumen pencerapan
kepada semua guru
Penyelarasan jadual dan
agihan tugas
pencerapan
Proses pencerapan
Tamat
Membincangkan
Kekuatan dan
Kelemahan
Merancang Program /
Aktiviti Peningkatan
Proses P dan P
Memfail Dokumen dan
Rekod Pencerapan
Melaksanakan Program
Tindak Ikut Pencerapan
P/GB/GPK
1.surat panggilan
2.minit mesyuarat
3.borang kehadiran
Penyelaras PK04 Jadual pencerapan 2X
setahun
Borang PK04/1 Pemantau
Pemantau
Guru-guru
Pemantau & guru
Penyelaras PK04
1.Ulasan dlm RPP
guru
2.Ulasan PK04/1
RPP
1.Utk guru yang
skor<80%
2.Guna borang PK04/3
1.Borang PK04/1
2.Borang PK04/2
3.Borang PK04/3
54
TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN
PK04 PENGURUSAN PENCERAPAN
BORANG :
PK04/1- Instrumen pencerapan
PK04/2 Analisa Instrumen
PK04/3 Borang m/bls pencerapan
4/2/2013
CARTA ALIRAN PENGURUSAN PEPERIKSAAN PK05










































Mula
Menyedia dan mengedar
Takwim Peperiksaan
Mencetak dan mengasingkan
bilangan kertas soalan berdasarkan
bilangan murid mengikut kelas dan
menyimpan di tempat selamat
Mesyuarat Jawatankuasa
Peperiksaan Sekolah
Menyediakan Jadual Pengawasan
Peperiksaan
Mengedarkan kertas soalan dan
mengawas peperiksaan
Menyediakan tempat peperiksaan
Menyerah / menerima /
menyemak / mengesah kertas
soalan 2 minggu sebelum hari
pertama peperiksaan

Tamat
P/GB/GPK/SUP
& AJK
1.surat panggilan
2.minit mesyuarat
3. rekod kehadiran
SUP/SUPD 1.takwim peperiksaan
2. borang PK07/4
SUP/SUPD Borang PK05/1
SUP/SUPD
SUP/SUPD
SUP/SUPD
SUP/SUPD
1.jadual pengawasan
jika ada
2. Jika tiada, perlu ada
catatan bahawa guru
masuk ke kelas
mengikut jadual sedia
ada.
1.Borang PK05/2
2.Borang PK05/3
4/2/2013
CARTA ALIRAN PENGURUSAN PEPERIKSAAN-PK05











































Mula
Menyedia dan mengedar
Takwim Peperiksaan
Mencetak dan mengasingkan
bilangan kertas soalan berdasarkan
bilangan murid mengikut kelas dan
menyimpan di tempat selamat
Mesyuarat Jawatankuasa
Peperiksaan Sekolah
Menyediakan Jadual Pengawasan
Peperiksaan
Mengedarkan kertas soalan dan
mengawas peperiksaan
Menyediakan tempat peperiksaan
Menyerah / menerima /
menyemak / mengesah kertas
soalan 2 minggu sebelum hari
pertama peperiksaan

Tamat
P/GB/GPK
SUP/SUPD
GPK/SUP/SUPD
SUP/SUPD/PAP
SUP/SUPD
SUP/SUPD
SUP/SUPD/GURU
Minit
Mesyuarat
Borang PK07/4
Borang PK05/1
Jika tiada jadual
pengawasan
peperiksaan, di dalam
jadual peperiksaan ada
menyatakan bahawa
guru masuk ke kelas
mengikut jadual
masing-masing
Borang PK05/2
57
TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN
PK05 PENGURUSAN PEPERIKSAAN
a. SebelumPeperiksaan
b. Selepas Peperiksaan
BORANG :
PK05/1- Senarai semak kertas soalan
PK05/2 Rekod ambil kertas soalan
PK05/3 Rekod serah kertas jawapan
4/2/2013
CARTA ALIR SEMAKAN HASIL KERJA MURID-PK06



























Mula
Makluman Kepada Guru
(Jadual Semakan Hasil Kerja Murid)
Menanda Hasil Kerja Murid
Memberi Ulasan Membina
Penyediaan Jadual Pemantauan Hasil
Kerja Murid
Tamat
Menghantar Buku Kepada P/GB/GPK
Pengumpulan Buku dan Pengisian Borang
Pengesahan Pemantauan
Pemulangan Buku Latihan Kepada Murid
Tindak Ikut Ulasan P/GB/GPK
Memfailkan Dokumen Dan Merekod
PENYELARAS
PK06
P/GB/GPK/PPK06
GURU
GURU
GURU
GURU
PEMANTAU
PEMANTAU
GURU-GURU
PENYELARAS
PK06
Jadual
Pemantauan
Buku Rampaian
Murid
Buku Rampaian
Murid
Buku Rampaian
Murid
Borang PK06/1
Borang PK06/1
Borang PK06/1
Borang PK06/1
59
TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN
PK06 PENGURUSAN SEMAKAN HASIL
KERJA MURID
BORANG :
PK06/1- Laporan semakan buku latihan
4/2/2013
CARTA ALIRAN PENGURUSAN MESYUARAT-PK07











































Mula
Surat Panggilan Mesyuarat
Pelaksanaan Mesyuarat
Berdasarkan Agenda
Mencatat Minit Mesyuarat
Mengedarkan Minit dan
Borang Maklum Balas


Tamat
Mengemaskini Rekod dan Fail
Mengumpul Borang Maklum
Balas dan membuat laporan
maklum balas untuk edaran
mesyuarat akan datang
PK07/1
PK07/2 dan
PK07/3
PK07/4
PK07/5
S/U
PENGERUSI
MESYUARAT
S/U
S/U
S/U
S/U
PENYELARAS PK07 AKAN
MEMAKLUMKAN KEPADA
SEMUA S/U TENTANG PROSES
PENGURUSAN MESYUARAT
61
TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN
PK07 PENGURUSAN MESYUARAT
BORANG :
PK07/1- Surat panggilan
PK07/2- Senarai kehadiran
PK07/3- Contoh format minit
PK07/4- Rekod edaran
PK07/5- Maklumbalas minit
4/2/2013
CARTA ALIRAN PROSES PENGURUSAN ADUAN PELANGGAN PK08

Mula
Menerima aduan pelanggan (Lisan
atau bertulis) dan didaftarkan
Mengarahkan Urus Setia Aduan untuk
membuat siasatan
Maklumkan kepada pengadu bahawa
aduan telah diterima dan tindakan
sedang / sudah diambil (1 hari)
Tamat
Urusetia Aduan membuat laporan dan
menyerahkan kepada P/GB atau GPK
Pentadbiran (3 hari)
Mengambil tindakan berdasarkan
laporan aduan dan maklumkan kepada
pengadu (7 hari)
Mengambil tindakan bersesuaian
dengan analisis data aduan pelanggan
Analisis data aduan organisasi
dibentangkan dalam mesyuarat
pengurusan

PK08/1
PK08/2

PK08/4

PK08/3

PK08/5
P/GB/GPK/KPT/
PT/PAP
P/GB/GPK
PENYELARAS
PK08 ( GPA)
P/GB/GPK/GPA
GPA
GPA
P/GB/GPK/GPA
1. Surat panggil
mesyuarat
2. Minit
mesyuarat

1. Minit
mesyuarat
4/2/2013
CARTA ALIRAN PROSES PENGURUSAN MAKLUM BALAS PELANGGAN PK08

Mula
Mengedarkan Instrumen Penilaian P
dan P Guru kepada murid
(10 murid/seorang guru)

Melakukan analisis data dapatan
maklumbalas
Tamat
Mengambil tindakan yang bersesuaian
dengan dapatan maklum balas

PK08/7

PK08/6 GPK 1 / GPK
HEM
PENYELARAS
PK08 ( GPA)
GPK 1 / GPK
HEM
64
TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN
PK08 PENGURUSAN ADUAN
PELANGGAN
BORANG :
PK08/1PK08/5
PK08/2PK08/6
PK08/3PK08/7
PK08/4
4/2/2013
CARTA ALIRAN PROSES PERKEMBANGAN STAF-PK10
Luar
Mengenal pasti kursus dan calon-calon yang
diperlukan untuk perkembangan staf
Mengisi Borang
Kompetensi Guru
PK10/1
PK10/4
Hantar
Calon
Mula
JPS = JK Perkembangan Staf

Simpan Rekod
PK10/7
Penilaian Kompetensi
(selepas 1 bulan)
Membuat laporan
PK10/8
PK10/5
PK10/6
Menentukan Latihan
Perkembangan Staf
Kursus Luaran
Kursus Dalaman
Menguruskan Latihan
Perkembangan Staf
Menentukan calon, surat
panggilan & sumber
kewangan
Kursus dilaksanakan
Penilaian Kursus

Tamat
PK10/2
PK10/3
P/GB arah
GPK edar
PK10/1 kpd
semua guru
JPS /
Penyelaras
PK10
66
TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN
PK10 PENGURUSAN PERKEMBANGAN
STAF
BORANG :
PK10/1PK10/7 PK10/13
PK10/2PK10/8PK10/14
PK10/3PK10/9PK10/15
PK10/4PK10/10
PK10/5PK10/11
PK10/6PK10/12
67
TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN
PK12 PENGURUSAN KAWALAN
DOKUMEN DAN REKOD
BORANG :
PK12/1
PK12/5
PK12/6
68
TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN
PK14 PENGURUSAN AUDIT DALAM.
- Buat masa sekarang ini kaedah yg digunakan lebih
kepada pemeriksaan dokumen. Juruaudit dalaman
sekolah akan memeriksa dokumen / melihat amalan
SPSK - bukti.
- Setiap penyelaras PK akan menggunakan borang
penarafan kendiri SPSK sebagai panduan /pedoman.
- Semua borang-borang di dalam PK14 TIDAK
DIGUNAPAKAI LAGI sehingga diberitahu.
- Sekolah akan buat penarafan kendiri penarafan kendiri penarafan kendiri penarafan kendiri
dan SJQ akan aturkan pemverifikasian
markah penarafan kendiri sekolah.
69
TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN
PK09 PENGURUSAN PUSAT SUMBER
SEKOLAH
BORANG :
PK09/1 & PK09/2 DAN PK09/3
70
TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN
PK11 PENGURUSAN PEROLEHAN
BORANG :
PK11/1PK11/4
PK11/2PK11/5
PK11/3
71
TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN
PK13 PENGURUSAN BIMBINGAN DAN
KAUNSELING
Prosedur dan borang-borang sama
dengan buku panduan yang dikeluarkan
oleh KPM
Sektor Pembangunan Kemanusiaan
( SPK ) akan berikan taklimat kepada
semua kaunselor sekolah tentang PK13
ini.
72
KEJAYAAN SPSK ADALAH
KOMITMEN DARI SEMUA
PIHAK & WARGA SEKOLAH
MANUSIA BANYAK RAGAM MANUSIA BANYAK RAGAM MANUSIA BANYAK RAGAM MANUSIA BANYAK RAGAM
PENGURUSAN KUALITI PERLU PENGURUSAN KUALITI PERLU PENGURUSAN KUALITI PERLU PENGURUSAN KUALITI PERLU
KESABARAN KESABARAN KESABARAN KESABARAN
UNTUK MENDAPATKAN HASIL YANG LUAR UNTUK MENDAPATKAN HASIL YANG LUAR UNTUK MENDAPATKAN HASIL YANG LUAR UNTUK MENDAPATKAN HASIL YANG LUAR
BIASA BIASA BIASA BIASA
USAHA KITA PERLULAH YANG LUARBIASA
JUGA
73
Kejayaan menunggu anda,
Jika ada usaha untuk berjaya.
Kegagalan sedia menanti,
Jika banyak alasan dicari
Sekian, Terima Kasih
BAHAN BAHAN BAHAN BAHAN BAHAN BERKAITAN SPSK BOLEH BAHAN BERKAITAN SPSK BOLEH BAHAN BERKAITAN SPSK BOLEH BAHAN BERKAITAN SPSK BOLEH
DIMUAT TURUN DI LAMAN WEB RASMI PPD DIMUAT TURUN DI LAMAN WEB RASMI PPD DIMUAT TURUN DI LAMAN WEB RASMI PPD DIMUAT TURUN DI LAMAN WEB RASMI PPD
MASING MASING MASING MASING- -- -MASING. MASING. MASING. MASING.
SEKIAN, TERIMA KASIH
arahim.arahman@moe.gov.my
rahimsjq@gmail.com
h/p : 019 7143511
Pej : 07 2310 000 samb 1070
Faks : 07 2347 125