1

RANCANG BANGUN APLI KASI SI STEM PENJ UALAN DENGAN LAYANAN

TAGIHAN MENGGUNAKAN SMS GATEWAY PADA
UD HUTAMA

Dimas Eri I ndrawan
1)

1) Program Studi Sistem Informasi STIKOM Surabaya. Email: dmaxoyee68@gmail.com



Abstract

UD Hutama is a company that works on selling tools. During the five years of existence,
recording sales transactions done manually. Based on the explanation, it is known that the
owner of UD Hutama not have a report in accordance with the sales system. In 2009, there
was the case of some delinquent customers to pay off the bill though it was past the date
specified, so the owner took measures to carry out the reduction of the number of customers
who have problems. Based on the problems described above, it needs a sales system that can
store transaction data and can generate reports. It also requires a bill reminder services to
customers using SMS. Purpose of this research is to build an application of sale system with
bill service using sms gateway. The results of this research is the application of sale system
can store sales transaction data and can generate reports sales, accounts receivable reports,
inventory reports and general reports. And application service bill using SMS Gateway can
send a bill's information message to the customer and can receive SMS confirmation of
payment from customers who have paid the payment.

Keyword: Sale System, Bill Service, SMS Gateway


Unit Dagang (UD) Hutama adalah
unit dagang yang bergerak dibidang
penjualan perkakas. UD yang didirikan pada
tahun 2008 tersebut, merupakan salah satu
distributor perkakas bangunan di Surabaya.
UD Hutama memiliki pelanggan toko/agen di
beberapa kota yaitu: Surabaya, Sidoarjo,
Gresik, Lamongan dan Mojokerto. Perkakas
yang dijual yaitu perkakas bangunan,
perkakas teknik, dan perkakas rumah.
Perkakas yang dijual berasal dari beberapa
distributor besar yang mendapatkan perkakas
langsung dari pabrik.
UD Hutama melayani penjualan
secara tunai maupun secara kredit. Selama
lima tahun berdiri, pencatatan transaksi
penjualan dilakukan secara manual.
Transaksi secara kredit dicatat dalam buku
piutang. Transaksi secara tunai hanya
dilakukan pengumpulan nota penjualan.
Untuk pencatatan stok perkakas dilakukan
pada kartu stok. Dalam melakukan
pencarian riwayat data, pemilik harus
mencari data secara manual.
Pada transaksi penjualan, pemilik
memberikan potongan harga kepada
pelanggan tertentu untuk barang tertentu.
2
Untuk menentukan potongan harga ke
pelanggan, pemilik memerlukan riwayat
harga jual barang. Riwayat harga jual barang
dilihat dari kumpulan nota. Pemilik perlu
mencari data riwayat penjualan dari
kumpulan nota penjualan barang. Proses
pencarian dari kumpulan nota dirasa pemilik
cukup merepotkan dan menghambat proses
transaksi penjualan.
Menurut Romeo (2003), suatu
sistem penjualan membutuhkan jurnal
penjualan, kartu piutang, kartu
persediaan/kartu gudang dan jurnal umum.
Pemilik belum melakukan pencatatan
transaksi penjualan secara lengkap. Pemilik
hanya melakukan pencatatan piutang dan
pencatatan kartu stok. Pemilik selama ini juga
kesulitan dalam melakukan pencarian riwayat
harga jual ke pelanggan tertentu pada periode
tertentu. Berdasarkan penjelasan, diketahui
bahwa pemilik UD Hutama belum memiliki
laporan yang sesuai dengan sistem penjualan.
Penjualan secara kredit pada UD
Hutama memiliki persentase yang cukup
besar yaitu 52% dari seluruh transaksi
penjualan. Pada tahun 2009 terjadi kasus
beberapa pelanggan menunggak melunasi
tagihan walau telah jatuh tempo, sehingga
pemilik mengambil kebijakan untuk
melakukan pengurangan jumlah pelanggan
yang bermasalah. Untuk mencegah hal
tersebut terulang kembali, pemilik
membutuhkan sebuah layanan pengingat
tagihan. Layanan pengingat tagihan
berfungsi untuk mengingatkan tagihan yang
belum lunas beserta tanggal jatuh tempo.
Menurut Istiyanto dan Efendy
(2004), Short Message Service (SMS)
merupakan salah satu layanan pesan teks
yang dikembangkan dan distandarisasi
oleh suatu badan yang bernama ETSI
(European Telecomunication Standards
Institute), yang digunakan untuk mengirim
dan menerima pesan-pesan teks dengan
panjang sampai dengan 160 karakter
melalui jaringan GSM. SMS mampu
mengirimkan pesan ke nomor pelangan
dengan cepat. Selain itu SMS juga memiliki
fitur broadcast yang mampu mengirim
pesan secara langsung ke banyak tujuan.
SMS merupakan sarana pengiriman
informasi yang tepat guna. Karena biaya
murah dan semua pelanggan UD Hutama
memiliki handphone.
Berdasarkan permasalahan yang
telah dijelaskan di atas, maka pemilik UD
Hutama membutuhkan suatu sistem
penjualan yang dapat mempermudah
pemilik dalam melakukan pencatatan
transaksi beserta rekap/laporan. Pemilik
juga membutuhkan sebuah layanan
pengingat tagihan ke pelanggan dengan
menggunakan media SMS. Sebuah sistem
yang mampu mencatat penjualan tunai
3
maupun kredit, serta memiliki fitur untuk
mempermudah pemilik UD Hutama dalam
mengingatkan waktu jatuh tempo ke
pelanggan. Oleh karena itu perlu dibuat
sebuah sistem penjualan dengan layanan
tagihan menggunakan SMS gateway pada
UD Hutama.
Hasil dari pembuatan sistem
penjualan dengan layanan tagihan
menggunakan SMS pada UD Hutama,
diharapkan dapat mewujudkan tujuan akan
kebutuhan informasi pemilik. Aplikasi ini
ditujukan agar dapat membantu pemilik
dalam melakukan pencatatan transaksi
penjualan dan laporan yang diperlukan oleh
pemilik. Aplikasi ini juga bertindak sebagai
pengingat pada pelanggan akan jumlah
tagihan dan waktu jatuh tempo.

LANDASAN TEORI
Konsep Dasar Sistem
Menurut Sutabri (2003), sistem
dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau
himpunan dari unsur, komponen atau
variabel-variabel yang terorganisasi, saling
berinteraksi, saling bergantung satu sama lain
dan terpadu. Teori sistem mengatakan bahwa
setiap unsur pembentuk organisasi adalah
penting dan harus mendapat perhatin yang
utuh supaya manajer dapat bertindak lebih
efektif. Yang dimaksud unsur atau komponen
pembentuk organisasi bukan hanya bagian-
bagian yang tampak secara fisik, tetapi juga
hal-hal yang bersifat abstrak atau
konseptual, seperti misi, pekerjaan,
kegiatan, kelompok informal dan lain
sebagainya. Konsep lain yang terkandung di
dalam definisi sistem adalah konsep sinergi.
Konsep ini mengandaikan bahwa di dalam
suatu sistem, output dari suatu organisasi
diharapkan lebih besar daripada output
individual atau output masing-masing
bagian.
Konsep Dasar Sistem I nformasi
Menurut Herlambang dan
Tanuwijaya (2005), data adalah fakta-fakta
atau kejadian-kejadian yang dapat berupa
angka-angka atau kode-kode tertentu. Data
masih belum mempunyai arti bagi pengguna
data. Untuk dapat mempunyai arti, data
diolah sedemikian rupa sehingga dapat
digunakan oleh pengguna data. Hasil dari
pengolahan data disebut juga sebagai
informasi. Informasi adalah kumpulan data
yang diolah menjadi bentuk yang lebih
berguna atau lebih bermanfaat bagi
pengguna informasi tersebut.
Informasi merupakan suatu
kumpulan data yang sudah diproses untuk
memperoleh pengetahuan yang lebih
berguna dalam mencapai suatu sasaran.
Suatu informasi dikatakan bernilai jika
informasi tersebut memberikan suatu
manfaat yang lebih dibandingkan hanya
4
data saja. Suatu informasi juga dikatakan
bernilai jika memiliki manfaat yang lebih
besar dibandingkan dengan biaya untuk
mendapatkan informasi tersebut. Informasi
yang dihasilkan dari sistem informasi disebut
dengan processing systematau information
processing system atau information
generation system. Sistem informasi dapat
didefinisikan sebagai prosedur-prosedur yang
digunakan untuk mengolah data sehingga
dapat digunakan oleh pengguna sistem.
Penjualan
Penjualan adalah tindakan menjual
barang atau produk untuk mendapatkan
keuntungan, atau bisa juga didefinisikan
sebagai proses atau kegiatan untuk mengajak
orang membeli dan melayani pembeli dalam
pembelian (Panitia Istilah Manajemen, 1983).
Menurut Mauser (1977), penjualan adalah
proses merangsang dan membantu calon
pelanggan untuk membeli barang atau jasa
atau untuk berpikiran baik pada sebuah
gagasan yang memiliki makna komersial
untuk penjual. Menurut Alexander (1960),
penjualan adalah proses secara langsung atau
tidak langsung membantu dan membujuk
calon pelanggan untuk membeli barang/jasa
atau untuk bertindak baik pada sebuah
gagasan yang memiliki makna komersial
untuk penjual.
Definisi tersebut bagaimana pun
tidak lengkap. Penjelasan mereka tidak
menekankan bahwa proses penjualan
memberikan timbal-balik, kepuasan
berkesinambungan antara pembeli dan
penjual. Penjual yang bergantung pada
pertimbangan emosional dan siasat untuk
memaksa penjualan, tidak berlaku pada
penjualan modern. Organisasi penjualan
mempraktikkan konsep pemasaran dan
menekankan bahwa penjualan secara
perseorangan membawa kepuasan jangka
panjang kepada perusahaan, penjual dan
pelanggan. Jadi penjualan dapat
didefinisikan sebagai proses yang
mengetengahkan antara penjual dan
memenuhi kebutuhan atau keinginan
pembeli untuk saling terus menerus
menguntungkan antara penjual dan pembeli
(Pederson, Wright dan Weitz, 1988).
SMS
Short Message Service atau yang
lebih dikenal dengan SMS adalah layanan
yang dipakai dalam sistem pengiriman dan
penerimaan teks antar telepon selular.
Teknologi ini mulai diperkenalkan pada
tahun 1991 di Eropa (Putro, 2009) dan
kemudian menjadi standar bagi
komunikasi selular berbasis GSM. SMS
banyak diaplikasikan pada sistem
komunikasi selular dan memungkinkan
pengguna melakukan pengiriman pesan
dalam bentuk alphanumeric antar terminal
pelanggan atau antara terminal pelanggan
5
dengan sistem eksternal seperti e-mail,
paging maupun voice mail.
SMS Gateway
SMS Gateway merupakan suatu alat
yang memiliki fungsi sebagai sebuah
penghubung atau jembatan antara aplikasi
atau sistem dengan mobile phone (Ardana,
2004). Jenis SMS Gateway ada dua macam,
yaitu SMS Gateway yang berbentuk
hardware atau perangkat keras dan yang
berbentuk software atau perangkat lunak.
Menurut Wibawa (2008), dalam sistem SMS,
mekanisme utama yang dilakukan dalam
sistem adalah melakukan pengiriman short
message dari satu terminal pelanggan ke
terminal yang lain. Hal ini dapat dilakukan
karena sebuah entitas dalam sistem SMS
yang bernama Short Message Service Center
(SMSC), disebut juga Message Center (MC).
SMSC merupakan sebuah perangkat yang
melakukan tugas store and forward traffic
short message. SMSC biasa selalu
menggunakan Signal Transfer Point (STP).
Ilustrasi bentuk dari SMS Gateway dapat
dilihat pada gambar 1.

Gambar 1. Ilustrasi gambar SMS
Gateway.

METODE
Penelitian ini dilakukan dengan
menghasilkan suatu aplikasi desktop sistem
penjualan dengan layanan tagihan
menggunakan SMS Gateway pada UD
Hutama. Sebagai gambaran mengenai
sistem yang akan dibangun dapat dilihat
pada Gambar 2.
Admin
Aplikasi Sistem Penjualan
dengan Layanan Tagihan
Menggunakan
SMS Gateway
pada UD Hutama
Operator GSM
Pengiriman
Informasi Tagihan
ke Pelanggan
Pelanggan Membaca
Informasi Tagihan
Laporan
Sistem Menghasilkan
Laporan
Pemilik
UD Hutama
Menerima Laporan
Mengoperasikan
Aplikasi

Gambar 2. Gambaran Umum Aplikasi
Sistem Penjualan dengan
Layanan Tagihan Menggunakan
SMS Gateway pada UD Hutama.

6
Gambar 2 merupakan gambaran
umum aplikasi sistem penjualan dengan
layanan tagihan menggunakan SMS Gateway
pada UD Hutama. Menggambarkan alur
proses, dokumen dan device yang ada dalam
sistem tersebut. Alur sistem dimulai dari
pemilik mengoperasikan aplikasi dengan
memasukkan data dan melakukan pengaturan
aplikasi. Sistem kemudian secara otomatis
dapat mengirimkan SMS tagihan ke
pelanggan dengan periode tertentu. Sistem
juga dapat menghasilkan dokumen yang
diperlukan.
Model penelitian yang akan
digunakan dalam sistem ini berupa blok
diagram input, proses, dan output. Pada blok
diagram input, proses dan output yang
digambarkan pada gambar 3, menjelaskan
input yang dibutuhkan untuk melakukan
proses-proses yang terjadi pada aplikasi
sistem informasi penjualan dengan layanan
tagihan menggunakan SMS gateway pada
UD Hutama, yang menghasilkan output yang
sesuai kebutuhan.

Gambar 3. Blok Diagram Aplikasi Sistem
Penjualan dengan Layanan
Tagihan Menggunakan SMS
Gateway pada UD Hutama.

Context Diagram
data konfigurasi pesan
data karyawan m
data barang m
data pelanggan m
informasi tagihan
balasan konfirmasi
konfirmasi bayar
status pembayaran
jurnal penjualan
kartu piutang
jurnal umum
data karyawan p
kartu persediaan
nota penjualan
data barang beli
data pelanggan p
0
SistemPenjualan Dengan
Layanan Tagihan
Menggunakan SMS Gateway
+
Pelanggan
Pemilik
Karyawan

Gambar 4. Context Diagram

HASI L DAN PEMBAHASAN
Hasil dari penelitian ini adalah
telah mendesain system flowpenjualan dan
membuat aplikasi sistem penjualan beserta
aplikasi layanan tagihan menggunakan SMS
gateway. Pada gambar 5 merupakan system
flow penjualan yang telah didesain sesuai
permasalahan yang akan diselesaikan. Pada
gambar 6 merupakan tampilan form
penjualan yang berfungsi menyimpan data
transaksi penjualan baik tunai maupun
kredit. Pada gambar 7 merupakan tampilan
form laporan penjualan yang berfungsi
menampilkan laporan penjualan
berdasarkan periode tertentu. Pada gambar 8
merupakan tampilan form SMS monitoring
yang berfungsi untuk mengirim informasi
tagihan ke pelanggan dan dapat menerima
7
SMS konfirmasi dari pelanggan yang telah
melakukan pembayaran.

Gambar 5. SystemFlowPenjualan.

Gambar 6. Form Penjualan.

Gambar 7. Form Laporan Penjualan.


Gambar 8. Form SMS Monitoring.

SI MPULAN
Dari makalah ini dapat ditarik
kesimpulan sebagai berikut:
1. Aplikasi yang dibuat dapat menyimpan
data transaksi penjualan baik tunai
maupun kredit dan dapat menghasilkan
laporan penjualan, kartu piutang, kartu
persediaan dan laporan umum.
2. Aplikasi SMS Gateway dapat
megirimkan pesan informasi tagihan ke
8
pelanggan dan juga dapat menerima SMS
konfirmasi pembayaran dari pelanggan
yang telah melunasi pembayaran.

SARAN
Saran yang dapat diberikan untuk
pegembangan aplikasi yang telah dibuat
yaitu:
1. Aplikasi sistem penjualan dengan layanan
tagihan menggunakan SMS Gateway
pada UD Hutama hanya berfokus pada
sistem penjualan sehingga untuk
pengembangan lebih lanjut dapat
ditambahkan sistem pembelian beserta
laporan yang dibutuhkan.
2. Pengguna dari aplikasi ini hanya pemilik
dan asisten sehingga belum memerlukan
hak akses yang ketat dalam penggunaan
aplikasi. Untuk pengembangan lebih
lanjut dapat ditambahkan maintenance
hak akses pengguna yang berfungsi untuk
membedakan pengaksesan menu dalam
aplikasi.

RUJ UKAN
Alexander, Ralph S. 1960. Markering
Definition: A Glossary of Marketing Terms.
Chicago: American Marketing Association.

Ardana, I Made Sri. 2004. Rancang Bangun
SistemPenerimaan Siswa Baru Pada Dinas
Pendidikan Kota Denpasar Berbasis Web &
SMS. Skripsi. Surabaya: Program Studi S1
STIKOM.

Herlambang, Soendoro dan Tanuwijaya,
Haryanto. 2005. SistemInformasi: Konsep,
Teknologi dan Manajemen. Yogyakarta:
Graha Ilmu.

Istiyanto, JE dan Efendy, Yeyen. 2004.
Rancangan dan Implementasi Sistem
Kendali J arak J auh Berbasis AT89C52 dan
Layanan SMS GSM. Jurnal ILMU DASAR,
Volume 5 (No. 2), 76-86.

Mauser, Ferdinand F. 1977. Selling: A Self-
Managament Approach. New York:
Harcourt Brace Jovanovich.

Panitia Istilah Manajemen. 1983. Kamus
Istilah Manajemen. Jakarta: Balai Aksara.

Pederson CA, Wright ED dan Weitz BA.
1988. Selling Principles and Methods Ninth
Edition. Illinois: Irwin.

Putro, B.L., 2009, Aplikasi Message
Center: Modul Antar Muka Antara
Handphone Dengan Komputer, SNATI
2009, Yogyakarta, hal. E-108 E-113

Romeo. 2003. Proses Bisnis, Edisi Pertama.
Surabaya: STIKOM.

Sutabri, Tata. 2003. Analisa Sistem
Informasi. Yogyakarta: Andi.

Wibawa, Eka Satria Hasta. 2008. Rancang
Bangun SMS Gateway Untuk Penjualan dan
Monitoring Kinerja Salesman. Skripsi.
Surabaya: Program Studi S1 STIKOM.