Laporan Prosedur Pembelian Peralatan dan Bahan-bahan Makmal di Sekolah

Pembelian peralatan dan bahan-bahan makmal di sekolah memerlukan kerjasama dua pihak
iaitu pihak sekolah dan pihak pembekal untuk menyempurnakan suatu transaksi pembelian. Pihak
sekolah diwakili oleh Guru Sains yang ingin membeli sesuatu bahan untuk makmal sains, kerani
sekolah yang mengendalikan segala urusan kewangan antara sekolah dan pembekal dan akhir sekali
Guru Besar sekolah yang meluluskan dan mengesahkan permohonan.
Langkah pertama dalam prosedur pembelian peralatan dan bahan-bahan makmal di sekolah
ialah mengisi borang Nota Minta. Borang ini diisi oleh Guru Sains yang ingin meminta barang untuk
makmal. Borang Nota Item mengandungi beberapa maklumat penting yang perlu diisi oleh Guru
Sains seperti perihal barang, kuantiti yang diperlukan, anggaran harga serta baki peruntukkan
semasa. Setelah mengisi borang tersebut, borang Nota Minta ini kemudian diberi kepada ketua
panitia subjek untuk mendapatkan pengesahan dan kelulusan. Setelah mendapatkan pengesahan
dan kelulusan daripada Ketua Panitia subjek Sains, borang Nota Minta ini kemudian diserahkan
kepada kerani sekolah untuk mengendalikan langkah kedua prosedur pembelian peralatan dan
bahan-bahan makmal di sekolah.
Langkah kedua ialah pengisian Borang LO ataupun pesanan sekolah yang dikendalikan oleh
kerani sekolah. Borang LO mengandungi barang-barang yang diluluskan dari Borang Nota Minta yang
diisi oleh Guru Sains. Selain itu, Borang LO juga mengandungi pengesahan Guru Besar serta
perakuan mengenai mutu dari pihak pembekal. Kerani sekolah akan membuat tiga salinan Borang LO
untuk diberi kepada pihak pembekal. Pihak pembekal akan simpan dua salinan Borang LO dan
Borang LO yang asal hendak dikembalikan dengan invois.
Langkah ketiga ialah pihak pembekal akan menghantar barang serta invois dan Borang LO
asal kembali kepada pihak sekolah. Invois mengandungi segala maklumat barang-barang yang
dipesan dan dihantar serta jumlah amaun yang pihak sekolah perlu bayar kepada pihak pembekal.
Setelah menerima semua barangan, Guru Sains akan semak jika semua barangan yang dipesan
diterima dalam keadaan yang baik. Setelah selesai dengan semakan, semua barangan yang diterima
akan dimasukkan dalam stor ataupun ke dalam makmal terus jika Guru Sains ingin menggunakan
barang tersebut ataupun simpan dalam makmal.
Langkah terakhir dalam prosedur pembelian peralatan dan bahan-bahan makmal di sekolah
ialah proses pembayaran. Setelah mendapat invois daripada pihak pembekal, kerani sekolah perlu

mengisi borang Baucar Bayaran. Kerani sekolah perlu mengisi nombor akaun bank ataupun butiran
cek bersertakan cop sekolah dan pengesahan dan kelulusan daripada Guru Besar. Borang Baucar
Bayaran ini akan diberi kepada pihak pembekal. Dengan itu selesailah urusan jual beli pihak sekolah
dan pihak pembekal.