MINIT MESYUARAT

BERKUALITI
AB. RAHIM BIN MD. YASIN
KETUA JABATAN PENGAJIAN MELAYU
IPG KAMPUS PENDIDIKAN TEKNIK
KUALA LUMPUR

abrymd/jpm/2011

Apakah minit mesyuarat?

Laporan tentang perkata yang
dibincangkan atau diputuskan dalam
sesuatu mesyuarat

abrymd/jpm/2011

Dua peringkat dalam

penyediaan minit mesyuarat
PERINGKAT 1 :

Setiausaha mencatat segala hasil

perbincangan semasa mesyuarat berjalan
seperti butiran yang berikut :
semua isi penting mesyuarat
semua keputusan yang dicapai
cadangan dan sokongan dan undian
yang dibuat
nama pencadang dan penyokong
sesuatu isu
jumlah undi yang menyokong dan
abrymd/jpm/2011
menentang

PERINGKAT 2 :
Setiausaha menulis minit mesyuarat
berdasarkan catatannya dengan menggunakan
bahasa yang gramatis, jelas, dan tepat :
Draf minit mesyuarat perlu disediakan

dalam masa tiga hari selepas mesyuarat

dan diserahkan kepada pengerusi
Minit mesyuarat yang sebenar hendaklah
diedarkan kepada anggota mesyuarat
dalam masa tujuh hari selepas mesyuarat
Minit mesyuarat perlu dijadikan dokumen
rujukan oleh anggota untuk dilaksanakan
tindakan yang telah diputuskan dalam
mesyuarat
abrymd/jpm/2011

Penulisan minit
mesyuarat
Tanggungjawab menulis minit mesyuarat

begitu penting dilakukan kerana merupakan

satu dokumentasi, dan akan dijadikan sumber
rujukan pada masa hadapan.
Berhubung dengan format minit mesyuarat,
sebenarnya tidak ada keseragaman dalam
penulisan.
Lazimnya, format minit mesyuarat disusun
mengikut agenda mesyuarat (Pekeliling
Kemajuan Pentadbiran Awam dan Profil
abrymd/jpm/2011
Perkhidmatan Awam Malaysia : 9-10)

Perkara yang perlu dalam

penyediaan minit mesyuarat?
1. Butiran tentang mesyuarat

abrymd/jpm/2011

Nama mesyuarat
Bilangan kali mesyuarat
Tarikh
Masa
Tempat

2. Dokumen

Bahan bertulis untuk dibincangkan atau

dijadikan bahan rujukan utama (jika
ada)

abrymd/jpm/2011

3. Senarai kehadiran
Senarai lengkap anggota yang hadir adalah
penting bagi pengesahan minit pada masa
akan datang, dan memerlukan pandangan
mereka sama ada sah atau tidak sesuatu
minit mesyuarat
Kehadiran hendaklah ditulis mengikut
susunan seperti yang berikut :
Hadir senarai nama anggota mesyuarat
yang
hadir serta jawatan
Turut hadir senarai nama (bukan ahli)
yang
hadir sebagai pemerhati atau undangan
khas
abrymd/jpm/2011
Tidak hadir senarai nama anggota

4.

Isi Minit Mesyuarat

Ucapan alu-alauan pengerusi majlis

Pembentangan dan pengesahan minit
mesyuarat yang lalu
Perkara berbangkit
Perkara yang ditetapkan dalam agenda
Hal-hal lain
Ucapan penutup/penangguhan oleh
pengerusi
Tandatangan pencatat
Tandatangan penyemak/pengerusi majlis

abrymd/jpm/2011

Tindakan
selanjutnya?
Pengerusi akan menyemak rangka minit mesyuarat
selepas tiga hari tarikh diadakan mesyuarat. Selepas
itu tindakan berikut perlu dilakukan :
Pengerusi mengarahkan setiausaha membaca mint mesyuarat

10

yang lepas dengan jelas

Minit disemak dengan teliti oleh ahli yang hadir
Pembetulan dibuat terhadap ejaan dan fakta (jika terdapat
kesalahan)
Semua pembetulan yang dibuat itu mesti ditandatangani oleh
pengerusi pada tempat yang salah
Perkara berbangkit sebarang tindakan dan keputusan yang
terakhir yang dicapai daripada perbincangan tentang perkara
berbangkit yang dikemukakan dalam mesyuarat itu dilaporkan
secara ringas. Minit juga menyentuh tindakan susulan yang
perlu diambil oleh jabatan, institusi, atau pegawai yang
berkenaan
Mencatat hal-hal lain yang dibincangkan
Setelah disahkan dan mendapat cadangan dan sokongan,
pengerusi akan menandatangani minit pada tempat yang
abrymd/jpm/2011
disediakan

CIRI MINIT MESYUARAT

YANG BERKUALITI
1.

Penulisan minit mesyuarat hendaklah ringkas,

tepat, dan padat kerana laras bahasanya
bersifat formal pemerian yang menggunakan
kata dan ungkapan bahasa rasmi. Misalnya:

11

BETUL : memandangkan bahawa . maka ..

SALAH : kerana, oleh sebab, atau sebab
BETUL : berbangkit daripada .
SALAH : oleh itu
BETUL : beliau berpendapat
SALAH : beliau berfikir .

abrymd/jpm/2011

2. Semasa

menulis minit mesyuarat, ayatayat yang digunakan perlu

menggambarkan keputusan yang dibuat
berdasarkan persetujuan anggota
mesyuarat. Misalnya :
Mesyuarat bersetuju menerima ..
Mesyuarat telah dimaklumkan bahawa

12

abrymd/jpm/2011

3. Gaya bahasa minit mesyuarat juga

berbentuk ungkapan, iaitu kata-kata tetentu

dijadikan ungkapan khusus seperti :
Ungkapan mengesahkan atau
disahkan diikuti tanpa sebarang
pindaan
a. Jawatankuasa kecil Penganugerahan
. telah mengesahkan minit
mesyuarat yang telah diadakan pada
.. tanpa sebarang pindaan.
b. Minit mesyuarat yang diadakan pada
.. telah disahkan tanpa sebarang
pindaan.
13

abrymd/jpm/2011

 Ungkapan mengesahkan atau disahkan diikuti

dengan pindaan

a. Lembaga pentadbir telah mengesahkan

minit mesyuarat yang diadakan pada ..
dengan pindaan yang berikut :
i.
ii.
iii.
b. Minit mesyuarat yang diadakan pada .
telah disahkan dengan pindaan yang
berikut :
i.
ii.
iii.

14

abrymd/jpm/2011

 Sekiranya ada pindaan, pembatalan dan

penggantian, misalnya :
Batalkan ceraian yang berbunyi
Gantikan dengan

15

abrymd/jpm/2011

 Ungkapan yang sering digunakan untuk

melaporkan perbincangan semasa mesyuarat

ialah :

Mengusulkan, membahaskan,
dibahaskan
Mencadangkan, membincangkan,
dibincangkan
Mengesyorkan, disyorkan

16

abrymd/jpm/2011

Contoh ungkapan
Mesyuarat mengusulkan pihak terbabit

meneliti semula tawaran yang dikemukakan

semula.
Mesyuarat mencadangkan pihak berkenaan
mengkaji hal tersebut dengan teliti.
Mesyuarat mengesyorkan pihak berwajib
melonggarkan syarat kemasuka yang ada
sekarang.
17

abrymd/jpm/2011

 Sesuatu ketetapan mesyuarat

dilaporkan dengan ungkapan seperti

yang berikut :
Bersetuju atau menolak
Meluluskan atau tidak meluluskan
Memperakukan ata tidak memperakukan

18

abrymd/jpm/2011

Contoh ungkapan
Mesyuarat bersetuju menerima usul yang

dikemukakan.
Mesyuarat tidak meluluskan permohonan

penduduk kampung itu.

Mesyuarat bersetuju tidak memperakukannya

kepada pihak pentadbir cadangan berkenaan.

19

abrymd/jpm/2011

 Ayat (bahasa) dalam minit mesyuarat berbentuk

ayat berlapis, iaitu satu ayat utama dan ayat

tambahan yang dihubungkan dengan ungkapan
seperti yang berikut : bahawa, supaya, yang

20

Misalnya :
a. Mesyuarat bersetuju bahawa semua peserta
yang menghadiri bengkel penulisan cerpen ini
diberikan sijil penyertaan.
b. Pengerusi mengumumkan bahawa guru besar
pada minggu lalu telah memberikan peringatan
kepada ibu bapa supaya sentiasa mengawasi
kemajuan anak-anak mereka yang belajar di
sekolah itu.
abrymd/jpm/2011

4. Dalam hal-hal yang memerlukan tindakan,

nama atau jawatan orang yang

dipertanggungjawabkan perlu dicatatkan.
(lihat contoh minit mesyuarat)
5. Waktu ditangguhkan mesyuarat perlu

dicatatkan dalam minit mesyuarat dan

perlulah digunakan ungkapan ditangguhkan
bukan ditamatkan kerana mesyuarat akan
disambung pada masa akan datang,
Mesyuarat
ditangguhkan
padamesyuarat
pukul
melainkan
mesyuarat
itu ialah
4.30 petang
kali yang
terakhir.
21

abrymd/jpm/2011

6.

Pada akhir/penutup mesyarat, hendaklah

dicatat nama dan jawatan orang yeng
mengesahkan minit itu, iaitu pengerusi dengan
persetujuan anggota mesyuarat. Misalnya :
Disediakan oleh
t.t

(Nama penuh
Setiausaha)

22

abrymd/jpm/2011

Disahkan oleh
t.t

.
(Nama Penuh
Pengerusi)

Sekian, terima kasih

23

abrymd/jpm/2011