1GovUC Project

IPMS IT Admin Training

TM | Sektor Kerajaan

Agenda
What is IPMS?
Problem Statement
IPMS Functions
How to access IPMS?

IPMS Portal
System Architecture
Step by Step on how to use IPMS

Apa itu 1GovUC IPMS

IPMS Iden%ty
Provisioning and
Management
System
Sistem peruntukan
dan pengurusan
iden44

Problem Statement
Isolated user management creation with different Active
Directory / LDAP implementation
Maintenance nightmare of multiple government agency
Complexity and cost.
Difficult to increase the productivity of users

Why do we need IPMS?

The complexity of building and managing multiple isolated
service components has grown dramatically. In these
environments, provision administration can be responsible for
managing thousands of users and as a result this will driving
unmanageable provisioning task therefor customer need to
have robust provisioning system to speed the delivery and
configuration services.
The current challenge is how best to optimize provisioning
efficiency, lower cost, and increase customer satisfaction.

IPMS FuncAons
Able to manage the identity of users and to control access to
components in 1GovUC (Exchange-Mailbox/Lync/Social Media/Fax)
Help government agency to improve user identity management with
a reliable standard protocol which offer highest level of reliability and
performance so users can get their work done as efficiently as
possible, as well as providing a more secure and manageable
environment.
Reducing the burden of IT Administration (Government Agency)
Leveraging the capabilities of Active Directory enabled
Applications

IPMS Role Functionality

IPMS Role Overview Access

How to access IPMS UserAdmin Portal

URL: h:p://ipms.1govuc.gov.my or
h:ps://ipms.1govuc.gov.my
Pautan dari 1GovUC Portal Landing Page
www.1govuc.gov.my

Pautan
Pautan
Dalaman
IPMS

IPMS IT Admin Portal

Request Access Code & Account RegistraAon

Provisioning User Mailbox

Admin Portal Log Masuk

1. Layari http://ipms.1govuc.gov.my or https://ipms.1govuc.gov.my
2. Masukkan nama and katalaluan
3. Klik Sign In

Admin Portal Dashboard

1. IT Admin boleh melihat Jumlah Mailbox User dalam organisasi sendiri.
2. Juga boleh melihat BarChart untuk Mailbox Plan Kategori.
3. Selain dari itu jumlah size Mailbox yang diperuntukkan kepada
semua pengguna dalam organisasi sendiri

AdminPortal - Kod Akses

1.

Akses kepada Pendaftaran Akaun Pengguna dilindungi ciri keselamatan yang standard (Username/
Password)

2.

Untuk akses kepada portal tersebut, pengguna baru perlulah mendapatkan Access Code dari pihak IT
Admin.

3.

Terdapat 2 jenis Akaun Pengguna:

1.
2.

4.

Penjawat Awam (Pegawai Kerajaan)

Lain-lain (Projek,Tender &Komuniti)

Untuk membuat kod aksess, lihat pada Navigation Panel disebelah kiri aplikasi IPMS dan klik Access
Code

AdminPortal - Pemilihan Kategori Akaun

1.

Aplikasi IPMS akan tunjukkan pemilihan kategori akaun.

A) Penjawat Awam (Government Servants)
B) Lain-lain (Others)

2.

Sila pilih akaun yang sesuai.

3.

Klik butang Continue

Admin Portal Kod Akses Penjawat Awam

1.

Masukkan maklumat wajib seperti yang tertera pada laman Manage Access Code Government Servants.
Maklumat Email Address diperlukan adalah untuk memaklumkan kod akses dan cara untuk mendaftar dan
maklumat Email Address ini ialah email penyelia atau pihak yang bertanggungjawab kepada pengguna baru.

2.

Setelah selesai memasukkan maklumat klik Generate AccessCode.

3.

Aplikasi IPMS akan melakukan proses dan memaparkan kod akses.

Admin Portal Kod Akses Penjawat Awam

1.

Setelah berjaya, aplikasi IPMS akan paparkan maklumat seperti dibawah.

2.

Anda boleh memilih untuk mencetak maklumat kod aksess dan cara
pendaftaran dengan klik Print.

3.

IPMS juga akan menghantar maklumat ini kepada email Penyelia.

Admin Portal Kod Akses Lain-lain

1.

Masukkan maklumat wajib seperti yang tertera pada laman Manage Access Code Others.
Maklumat Email Address diperlukan adalah untuk memaklumkan kod akses dan cara untuk mendaftar dan
maklumat Email Address ini ialah email penyelia atau pihak yang bertanggungjawab kepada pengguna baru.

2.

Setelah selesai memasukkan maklumat klik Generate AccessCode.

3.

Aplikasi IPMS akan melakukan proses dan memaparkan kod akses.

Admin Portal Peruntukan Mailbox Plan

1.

Apabila terdapat pengguna baru yang mendaftar, selain dari makluman melalui
email, IPMS juga akan menunjukkan bilangan rekod baru pengguna yang
mendaftar.

2.

Klik Account Requests, disebelah kiri Navigation Panel.

3.

IPMS akan memaparkan keseluruhan rekod pengguna yang baru mendaftar.

Admin Portal Ubah Request Account

1.

IT Admin mempunyai kebenaran untuk melakukan pengubahsuaian pada rekod

pengguna sebelum Assign Plan, dengan klik Edit Detail.

2.

IPMS akan memaparkan laman untuk Edit Request Account

1. Setelah selesai melakukan pengubahsuaian pada rekod pengguna, klik Save.

Admin Portal Assign Plan

1. Untuk memberi Mailbox Plan, mengikut

gred dan syarat-syarat yang telah
ditetapkan, klik Assign Plan.

Admin Portal Assign Plan

1.

Anda perlu memilih dan memasukkan maklumat primary email address.

2.

Klik Check Availability, untuk mengetahui email address yang dipilih boleh digunakan.

3.

Memilih Mailbox Plan, sama ada VIP atau pun Normal.

4.

Klik Update.

Admin Portal Approve & Provision

1.

IPMS akan memaparkan semula halaman rekod pengguna baru berserta Email
Address dan Mailbox Plan yang telah dipilih.

2.

Tick pada Checkbox untuk rekod pengguna yang hendak di Provision dengan
klik Approve.

Admin Portal Provision Process

1. IPMS akan menunjukkan Provision Log semasa proces pendaftaran akaun ke dalam
Active Directory dan juga Exchange Server.

1.

Apabila IPMS selesai menjalankan prosess provision account kedalam Active

Directory dan juga kedalam Exchange Server, ianya akan paparkan laman
Edit Mailbox Account jika proces tersebut berjaya.

2.

Anda akan dapat melihat laman tersebut seperti imej dibawah. Ini
menunjukkan akaun pengguna telah berjaya di provision.

Admin Portal User Mailbox Account

1.

Seterusnya, pihak IT Admin boleh mendaftarkan Secondry Email kepada akaun 1GovUC
pengguna.

2.

Masukkan maklumat secondry email di ruang yang disediakan dan klik Add.

3.

Apabila selesai, rekod tersebut akan dipaparkan di ruangan Email Address, seperti imej
dibawah.

Admin Portal Manage Password

1.

IT Admin juga boleh mengawal selia katalaluan password pengguna 1GovUC pada organisasi sendiri sahaja.

2.

Untuk Reset Password, klik Password Management tab.

3.

Masukkan kataluan yang baru dan masukkan juga katalaluan tersebut di ruangan Confirm Password.

4.

Klik Change Password

Admin Portal Add Member Of

1.

Antara fungsi lain yang terdapat didalam IPMS ialah fungsi mendaftarkan pengguna kedalam mana-mana Groups/Distribution List.

2.

Fungsi ini membolehkan pengguna menerima email jika terdapat pengguna lain yang menghantar email kepada Group tersebut.

3.

Masukkan nama group unutk memulakan carian dan klik Search.

4.

Pilih Group yang berkaitan dan klik Add.

Admin Portal Security Logs

1.

IPMS mempunyai ciri keselamatan yang ketat, dimana setiap pertukaran yang
dilakukan oleh mana-mana pihak akan direkodkan.

2.

Klik pada tab Logs dan IPMS akan paparkan event logs yang berlaku dan
juga merekodkan pengguna yang membuat perubahan pada rekod.

Admin Portal Search Mailbox

1.

IT Admin boleh membuat carian rekod Mailbox pengguna dengan klik Mailboxes pada panel
Navigation yang terdapat disebelah kiri laman IPMS.

2.

Selepas itu, masukkan maklumat Display Name atau maklumat Primary Email Address yang
hendak dicari.

3.

Klik Search, dan IPMS akan paparkan maklumat yang dijumpai.

4.

Klik Edit untuk membuat sebarang perubahan rekod pengguna.

1. Setelah selesai membuat pertukaran rekod pengguna, IT Admin dikehendaki klik

Save pada bahagian bawah panel.
2. IPMS akan merekodkan maklumat baru kedalam Active Directory dan juga
Exchange Server.

Admin Portal Contact

1.

IT Admin boleh mendaftarkan pihak pengguna di luar 1GovUC, sebagai Contact. Ini adalah
bertujuan untuk memudahkan proces berkomunikasi, dimana Contact juga boleh dimasukkan
kedalam mana-mana Group dan akan menerima email jika pengguna lain menghantar email
kepada Group tersebut.

2.

Selain dari itu, ianya memudahkan pengguna 1GovUC untuk membuat carian didalam
Address Book apabila hendak menghantar email.

1.

Carian Contact yang telah didaftarkan di IPMS boleh di buat.

2.

Masukkan maklumat Contact yang ingin dicari dan klik Search.

3.

IPMS akan memaparkan maklumat yang dijumpai.

Admin Portal Register Contact

1. Untuk mendaftarkan Contact, klik Create New Contact dan
IPMS akan paparkan laman seperti imej dibawah.
2. Masukkan maklumat Display Name dan juga maklumat Email
Address dan klik Save Contact.

1. Apabila IPMS berjaya mendaftarkan Contact kedalam

sistem, IPMS akan paparkan laman Edit Contact seperti
dibawah.
2. Sila buat perubahan rekod yang diingini dan klik Save

Admin Portal Add Contact to Group

1.

IT Admin, juga boleh mendaftarkan pengguna kedalam mana-mana Groups/Distribution List.

2.

Fungsi ini membolehkan pengguna menerima email jika terdapat pengguna lain yang menghantar email
kepada Group tersebut.

3.

Masukkan nama group unutk memulakan carian dan klik Search.

4.

Pilih Group yang berkaitan dan klik Add.

Admin Portal Register Groups

1.

Untuk mendaftarkan new Group/Distribution List, IT Admin perlu klik Groups di sebelah kiri Navigation
Panel.

2.

IPMS akan paparkan laman seperti berikut. IT Admin boleh juga membuat carian dengan memasukkan
maklumat Group yang hendak dicari pada ruang yang disediakan dan klik Search.

3.

IPMS akan memaparkan rekod yang dijumpai.

4.

Klik Create New Group dibahagian atas laman IPMS untuk menjalankan proses pendaftaran Group.

1.

Masukkan maklumat yang diperlukan di ruangan yang disediakan.

2.

Anda perlulah memilih pengguna akaun 1GovUC didalam organisasi anda

sebagai Managed By.

3.

Dan setelah selesai proses memasukkan maklumat Group, klik Create

Group.

Admin Portal Register Group

1. Apabila IPMS berjaya mendaftarkan Group
kedalam Active Directory dan Exchange Server, IPMS
akan memaparkan maklumat seperti imej dibawah.

Admin Portal Add Member into Group

1.

Pada halaman hadapan Group, klik Add.. untuk mendaftarkan

pengguna 1GovUC kedalam group tersebut.

2.

Pilih pengguna yang hedak dipilih dan klik Add Account.

Admin Portal Add Member into Group

1. Setelah selesai IPMS akan memasukkan maklumat
tersebut kedalam grid Member seperti imej dibawah.
2. Klik Save apabila telah selesai.

Admin Portal Add Member Of

1.

Antara fungsi lain yang terdapat didalam IPMS ialah fungsi mendaftarkan pengguna kedalam mana-mana
Groups/Distribution List.

2.

Fungsi ini membolehkan pengguna menerima email jika terdapat pengguna lain yang menghantar email
kepada Group tersebut.

3.

Masukkan nama group unutk memulakan carian dan klik Search.

4.

Pilih Group yang berkaitan dan klik Add.

1. Untuk melihat perubahan rekod yang telah

dilakukan dan sebagai langkah keselamatan, IPMS
mempunyai tab Logs.
2. Klik Logs dan IPMS akan memaparkan maklumat
seperti imej dibawah.

1GovUC User Portal

User Login Page

1. Layari http://ipms.1govuc.gov.my:9006
2. Masukkan nama and katalaluan
3. Klik Sign In

User Update Prole

1. In order to update profile, update the relevant information
2. Once finished, click Update.

User Change Password

1. In order to change password, enter new password twice.
2. Click Change Password.
3. Once finished updating account, click Update.

Even a strong password can be guessed.

People who have enough 4me and
compu4ng power can eventually
determine any password. To help
protect your personal informa4on,
security experts recommend that you
change your password regularly and
avoid repea4ng the previously used
passwords.

Q&A

Pendaftaran Akaun Pengguna

1.

Pengguna baru akan mendapat paparan seperti berikut.

2.

Berdasarkan maklumat semasa pendaftaran kod akses, pengguna akan

masukkan maklumat di ruang yang disediakan.

3.

Setelah selesai, masukkan maklumat klik Log Masuk.

1. Pengguna masukkan maklumat diruang yang

disediakan.
2. Klik Daftar.