Tartu Kutsehariduskeskus

IKT osakond

Mariliin Mrtin

ASJAAJAMISKORD
Iseseisev t

Juhendaja Mirjam-Merike Smer

Tartu 2014

SISUKORD
SISSEJUHATUS ............................................................................................................................... 3
1

ASJAAJAMISKORRA LESEHITUS ........................................................................................... 4

1.1

1.1.1

Kohustuslikkus organisatsioonis ........................................................................... 4

1.1.2

Vastutus ................................................................................................................ 4

1.1.3

Misted ................................................................................................................. 4

1.1.4

Dokumentide haldamise toimingud ..................................................................... 5

1.2

Riigikohus ...................................................................................................................... 4

Saaremaa hisgmnaasium.......................................................................................... 6

1.2.1

Kohustuslikkus organisatsioonis ........................................................................... 6

1.2.2

Vastutus ................................................................................................................ 6

1.2.3

lesanded ............................................................................................................. 6

1.2.4

Dokumentide haldamise toimingud ..................................................................... 6

ASJAAJAMISKORDADE VRDLUS .......................................................................................... 8

KOKKUVTE ................................................................................................................................ 10
KASUTATUD KIRJANDUS ............................................................................................................. 11

SISSEJUHATUS
Tutvusin internetiphiselt kahe organisatsiooni asjaajamiskorraga Riigikohtu ja
Saaremaa hisgmnaasiumi omaga. Oma ts vaatlen kahe asjaajamiskorra lesehitust,
justumist ja sisu ning vrdlen sisu vastavust VV 26.02.2001 mrusega nr 80
Asjaajamiskorra htsed alused (1. peatkk 4).

1 ASJAAJAMISKORRA LESEHITUS

1.1 Riigikohus
Riigikohtu asjaajamiskord justus 17. detsember 2012 Riigikohtu esimehe poolt
kinnitatud kskkirjaga nr 3-6-1-13-12.
1.1.1 Kohustuslikkus organisatsioonis
1. Riigikohtu asjaajamiskord reguleerib Riigikohtu tegevuse dokumenteerimist ja
sellega seotud tkorraldust.
2. Kik Riigikohtu teenistujad on kohustatud titma asjaajamiskorras kehtestatud
nudeid.
1.1.2 Vastutus
1. Riigikohtu ldise asjaajamise korralduse ja asjaajamise koordineerimise eest
vastutab Riigikohtu kantselei juhataja.
2. Struktuuriksuses vastutab asjaajamise eest struktuuriksuse juht, lhtudes
kesolevast korrast ning muudest igusaktidest.
3. Kolleegiumi asjaajamist korraldab kolleegiumi sekretr.
4. Riigikohtu igusemistmist teenindava struktuuriksuse asjaajamist korraldab
kantselei juhataja mratud kantselei sekretr.
5. Asjaajamist

toetavate

infotehnoloogiliste

lahenduste

toimimise

ja

dokumendihaldusssteemi tehnilise teenindamise eest vastutab infotehnoloogia

osakonna juhataja.
6. Dokumentide ja arhivaalide loetelu koostamise ja arhiivi pidamise eest vastutab
arhivaar.
1.1.3 Misted
Asjaajamiskorras kasutatakse misteid jrgmises thenduses:
Ainuidentifikaator dokumendissteemist lhtuv dokumenti unikaalselt
identifitseeriv, tavaliselt numbriline tunnus.
Algatuskiri kiri, millega algatatakse asi vi milles tstatatakse ksimus.

Arhivaal dokument, millele on antud arhiivivrtus vi kehtestatud

silitusthtaeg.
Asjaajamine dokumentide saamine, loomine, kasutamine ja silitamine nende
leandmiseni arhiivi.
Autentsus dokumendi algsete omaduste (sisu, struktuur ja kontekst) silimine
lbi aja. Autentne on selline dokument, mis silitab oma esialgse usaldusvrsuse ja
testusvrtuse.
Avalikustamine teabevaldaja poolt seadusega stestatud korras teabele
juurdepsu vimaldamine, ilma et selleks peaks teabenuet esitama.
Digitaaldokument elektrooniliste seadmete abil loodud ning andmekandjale
talletatud dokument.
Digitaalallkiri tehniliste ja organisatsiooniliste vahendite ssteemi abil
moodustatud andmete kogum, mida allkirja andja kasutab, mrkimaks oma seost
dokumendiga.
Digitaalselt allkirjastatud dokument digitaaldokument, millele on lisatud
nuetekohane digitaalallkiri.
Ja palju muud.
1.1.4 Dokumentide haldamise toimingud
Riigikohtu asjaajamiskorras on dokumentide haldamise toimingutest vlja toodud
jrgmised:
1. Dokumendiplankide vormistamine.
2. Dokumentide vastuvtmine, registreerimine, dokumendiringlus.
3. Dokumentide koostamine, koosklastamine, kinnitamine ja allkirjastamine.
4. Sisedokumentide vormistamine ja teatavaks tegemine.
5. Asja lahendamise thtajad.

6. Dokumentide vljasaatmine.
7. Dokumentide ja kohtutoimikutega tutvumise ja nende vljasaatmise kord.
8. Dokumentide avalikustamine ja piiratud juurdepsu teave.
9. Dokumentide loetelu ja silitusthtaegade mramine.
10. Dokumentide silitamiseks ettevalmistamine, dokumentide eraldamine.

1.2 Saaremaa hisgmnaasium

Saaremaa hisgmnaasiumi asjaajamiskord justus 19. november 2012 direktori poolt
kinnitatud kskkirjaga nr 1-3/12.
1.2.1 Kohustuslikkus organisatsioonis
1. Kooli

hoolekogu,

ppenukogu,

pilasesindus

ja

atesteerimiskomisjon

tegutsevad vastavalt kesolevale asjaajamiskorrale.

2. Asjaajamiskorra nudeid peavad titma kik kooli ttajad, hoolekogu,
pilasesinduse ja atesteerimiskomisjoni juhid, nende asetitjad ja protokollide
ning haldusaktide koostajad ja vormistajad.
1.2.2 Vastutus
1. Kooli asjaajamise korraldamise eest vastutab direktor.
2. Asjaajamist korraldab sekretr.
3. Kik kooli ttajad vastutavad nuetekohase asjaajamise eest oma tegevuse
valdkonnas.
1.2.3 lesanded
1. Tlesannete titmisel koostatud dokumendid peavad olema vormistatud eesti
keeles ja keelekasutus peab vastama eesti kirjakeele normile. Kiki kooli ppeja kasvatustegevuse alaseid kohustuslikke dokumente peetakse ja tidetakse
ttajate poolt eesti keeles.
1.2.4 Dokumentide haldamise toimingud
Saaremaa hisgmnaasiumi asjaajamiskorras on dokumentide haldamise toimingutest
vlja toodud jrgmised:

1. Dokumendiringluse kord saabuvate dokumentide korral.

2. Dokumendiringluse kord koolis loodud dokumentide korral.
3. Dokumendiplankide hoidmise ja kasutamise kord ning dokumendiplanki vorm.
4. Registreeritavate dokumentide liigid, registreerimise kord ja dokumentide
thistuste (viidete) ssteem.
5. Dokumentide vi toimingute kohta dokumendiregistrisse kantavate andmete
loetelu.
6. Asutusesiseste dokumentide registreerimise nue.
7. Nuetele mittevastavate dokumentide registreerimine, kui need dokumendid
sisaldavad olulist teavet.
8. Dokumentide lbivaatamiseks esitamise vi saatmise kord.
9. Koolisisene dokumentide koosklastamise kord, dokumentide asutusesisese
koosklastamise viisid ning dokumendi asutusesisese koosklastamise thtajad.
10. Koolivline dokumentide koosklastamise kord.
11. Koolisisene dokumentide teatavakstegemise kord.
12. Koolis koostatud haldusakti ja protokolli teatavakstegemise kord.
13. Dokumentide allkirjastamise ja ametliku kinnitusega testamise kord.
14. Dokumentide

avalikustamise,

neile

juurdepsu

tagamise

ja

juurdepsupiirangute kehtestamise kord.

15. Vastust vi lahendamist vajavate, dokumentidest tulenevate lesannete titmise
ja asjade thtaegse lahendamise kontrolli kord.
16. Dokumentide hoidmise ja hvitamise kord.
17. Ttaja tlt vabastamise, tsuhte peatamise vi kooli tkorralduse muutmise
korral asjaajamise leandmise kord .
18. Dokumendi kuupeva ja kellaaja mrkimise tpsem kord.
19. Dokumendi rakirja, vljavtte ja vljatrki ametliku kinnitamise pdevust
omavad ttajad, selle viisid ja kord.

2 ASJAAJAMISKORDADE VRDLUS

Asjaajamiskorra htsed alused

Riigikohtu

Saarema

asjaajamiskord

hisgmnaasiumi
asjaajamiskord

Kalendriaasta

ppeaasta

(1. jaanuar 31.

(1. september 31.

detsember)

august)

Asutuse dokumendiringluse kord vi

Asjaajamiskorras on

Asjaajamiskorras on

skeemid

tpselt vlja toodud

vlja toodud saabuvate

nii saabuvate,

ja loodud dokumentide

vljuvate kui ka

ringlus.

Asutuse asjaajamisperiood vi perioodid

sisedokumentide
ringlus
Dokumendiplankide hoidmise ja

(vlja on toodud nii

(vlja on toodud nii

kohtusisene kui ka

koolisisene kui ka

kasutamise kord
Registreeritavate dokumentide
liigid, registreerimise kord ja
dokumentide thistuste (viidete)
ssteem
Dokumentide vi toimingute
kohta dokumendiregistrisse
kantavate andmete loetelu
Dokumentide lbivaatamiseks
esitamise vi saatmise kord
Asutusesisene dokumentide
koosklastamise kord

Asutusesisene dokumentide

kohtuvline

koolivline

koosklastamiskord)

koosklastamiskord)

(kooskla

(koosklas

Arhiiviseadusega

Arhiiviseadusega)

teatavakstegemise kord
Dokumentide allkirjastamise ja
ametliku kinnitusega testamise kord
Dokumentide allkirjastamise ja
ametliku kinnitusega testamise kord
Vastust vi lahendamist vajavate,
dokumentidest tulenevate
lesannete titmise ja asjade
thtaegse lahendamise kontrolli kord;
Dokumentide hoidmise ja
hvitamise kord koosklas
Arhiiviseaduse

13

kehtestatud arhiivieeskirjaga

alusel

pole mainitud)

KOKKUVTE
Tutvusin Riigkohtu ja Saaremaa hisgmnaasiumi asjaajamiskorraga. Riigikohtu
asjaajamiskord oli vga phjalik ja mahult suur (26 leheklge). On nha, et selle
koostamisega on palju vaeva nhtud. Enamasti leidsin oma ksimustele vastused ning
ldine pilt tundus vga loogiline ja arusaadav. Saaremaa hisgmnaasiumi
asjaajamiskord oli natuke vhem mahukam (20 leheklge), kuid siiski vga korrektne ja
tpne. Asjaajamiskorras oli vlja toodud kik punktid, mis vastasid VV 26.02.2001
mrusele nr 80 Asjaajamiskorra htsed alused (1. peatkk 4). See tegi lugemise ja
mistmise vga kergeks ning nitas, et asjaajamiskorra loomisel on lhtutud just nimelt
Asjaajamiskorra htsetele alustele.
Esimeses peatkis tutvusin ja vaatlesin asjaajamiskordi ning kajastasin ts ka etteantud
punktide sisu (kohustuslikkus organisatsioonis, vastutus, terminid-misted, lesanded,
dokumentide haldamise toimingud). Saaremaa hisgmnaasiumi asjaajamiskorras
puudusid misted, kuid kikidele lejnud punktidele leidsin vastused. Riigkohtu
asjaajamiskorras olid lesanded vga tpselt ning ksikasjalikult vlja toodud, kuid
mitte he peatki all, vaid neid pidi otsima erinevatest peatkkidest, mis tttu ma seda
punkti vlja ei kirjutanud.
Asjaajamiskordade vrdluses leidsin, et mlemad vaadeldud asjaajamiskorrad vastasid
sna tpselt VV 26.02.2001 mrusele nr 80 Asjaajamiskorra htsed alused (1.
peatkk 4). Kuigi Saaremaa hisgmnaasiumi asjaajamiskorras polnud eraldi vlja
toodud vljasaatvate dokumentide ringlust ning Riigikohtu asjaajamiskorras polnud
nidatud kooskla Arhiiviseadusega, vastasid mlemad siiski nutele.

10

KASUTATUD KIRJANDUS
www.riigiteataja.ee VV 26.02.2001 mrus nr 80 Asjaajamiskorra htsed alused
(1. peatkk 4)
http://www.syg.edu.ee/uus/syg/images/dokumendid/juhendid_eeskirjad/asjaajamiskord_
2012.pdf
http://www.riigikohus.ee/vfs/1415/Asjaajamiskord%20kinnitatud.pdf

11