FAIL 1

PENGURUSAN AM
Minit fail
Takwim SPBT
Carta Organisasi SPBT Sekolah
Peraturan SPBT Sekolah
Surat Lantikan Penyelaras/ Guru
SPBT

FAIL 2
PEKELILING SPBT
Minit fail
Surat Pekeliling Ikhtisas berkaitan
SPBT
SURAT Siaran berkaitan SPBT
Surat Arahan Pentadbiran berkaitan
SPBT
Surat maklumat berkaitan SPBT
daripada KPM/BBT

FAIL 3
SURAT-MENYURAT
BERKAITAN DENGAN SPBT

Minit fail
Surat-menyurat berkaitan pesanan
dan bekalan
Surat-surat edaran daripada BBT/
JPN/ PPD/ JAIN
Salinan surat makluman/ tindakan/
jawapan daripada sekolah ke BBT/
JPN/ PPD/ JAIN

FAIL 4
RUMUSAN ENROLMEN MURID,
BORANG KEPERLUAN DAN
PENYATA BEKALAN

Rumusan enrolmen murid

mengikut Tahun/ Tingkatan
Borang BTBT190*
Penyata BTBT460*
Cetakan eMateks
Rekod Buku Teks Lebih Kurang
(BTLK)
*Disimpan 5 tahun
Pihak sekolah boleh mengadakan
pembahagi (divider) atau folder
untuk asingkan maklumat mengikut
tahun

FAIL 5
SIJIL AKUAN PENERIMAAN/
INVOIS/ NOTA SERAHAN

Salinan Sijil Akuan Penerimaan

(SAP) atau
Salinan Invois
Salinan Nota Serahan

FAIL 6
REKOD PINJAMAN BUKU
TEKS

Borang SPBT G
*Disimpan 5 tahun

FAIL 7
PELUPUSAN BUKU TEKS
SPBT

Minit fail
Salinan surat-menyurat
permohonan pelupusan
Salinan surat kelulusan daripada
ANM
Salinan Borang Arkib 2/08
Salinan Borang Arkib 12/08
bersama-sama dengan bukti
pelupusan (gambar, resit jualan)

FAIL 8
REKOD BUKU HILANG/
ROSAK DAN GANTIAN

Minit fail
Surat makluman kepada ibu bapa/
penjaga
Dokumen, penyata dan laporan
kehilangan, musnah dan gantian
buku teks SPBT

FAIL 9
PENYELIAAN/ PEMANTAUAN
DAN ADUAN

Minit fail
Dokumen atau surat laporan,
teguran hasil penyeliaan dan
pemantauan BBT/ JPN/ PPD/
JAIN/ Nazir/ Audit serta aduan ibu
bapa