Mata kuliah

Dosen Pengampu
Tugas Besar
Oleh

: Information Tecnology Project Management

: Drs. Edi Winarko , M.Sc.,Ph.D.
: Project Management Plan e-CRM PT.Jakarta Notebook
: Husni Anggriani A dan Murti Retnowo

<E-CRM PADA PT.JAKARTA NOTEBOOK>

PROJECT MANAGEMENT PLAN

Program Studi S2 Ilmu Komputer

Jurusan Ilmu Komputer dan Elektronika
Fakultas MIPA
Universitas Gadjah Mada
2012

e-CRM PT Jakarta Notebook

TABLE OF CONTENTS
1 INTRODUCTION.....................................................................................................................3
1.1
Purpose of Project Management Plan ........................................................................3
2 EXECUTIVE SUMMARY OF PROJECT CHARTER .......................................................3
2.1
Assumptions/Constraints ...........................................................................................8
3 SCOPE MANAGEMENT ........................................................................................................8
3.1
Work Breakdown Structure .......................................................................................9
3.2
Deployment Plan ......................................................................................................11
3.3
Change Control Management ..................................................................................12
4 SCHEDULE/TIME MANAGEMENT..................................................................................12
4.1
Schedule Management Approach ............................................................................12
4.2
Milestones ................................................................................................................13
4.3
Project Schedule .......................................................................................................14
4.3.1 Dependencies ......................................................................................................14
4.3.2 Schedule Control ................................................................................................15
4.3.3 Schedule Changes And Thresholds ....................................................................16
5 COST/BUDGET MANAGEMENT ......................................................................................16
5.1
Cost Management Approach ....................................................................................16
5.2
Measuring Project Costs ..........................................................................................17
5.2.1 Reporting Format ................................................................................................17
5.2.2 Cost Variance Response Process ........................................................................18
5.2.3 Cost Change Control Process .............................................................................18
5.3
Project Budget ..........................................................................................................18
6 QUALITY MANAGEMENT .................................................................................................18
6.1
Project Quality Management Overview ...................................................................19
6.1.1 Organization, Responsibilities, and Interfaces ...................................................19
6.2
Project Quality Management....................................................................................19
6.2.1 Quality Planning .................................................................................................20
6.2.2 Quality Assurance ...............................................................................................20
6.2.3 Quality Control ...................................................................................................20
7 HUMAN RESOURCE MANAGEMENT ............................................................................20
7.1
Roles And Responsibilities ......................................................................................21
7.2
Project Organizational Charts ..................................................................................22
7.3
Staffing Management ...............................................................................................23
8 COMMUNICATIONS MANAGEMENT ............................................................................24
Page 1 of 30

e-CRM PT Jakarta Notebook

8.1

Communication vehicles ..........................................................................................24

8.1.1 Communication Matrics .....................................................................................24

9 RISK MANAGEMENT..........................................................................................................24
9.1
Risk identification ....................................................................................................25
9.2
RISk analysis ............................................................................................................25
9.2.1 Qualitative Risk Analysis ...................................................................................25
9.2.2 Quantitative Risk Analysis .................................................................................26
9.3
Risk Response Planning ...........................................................................................26
9.4
Risk Monitoring, Controlling, And Reporting .........................................................26
9.5
Risk Log ...................................................................................................................26
10 PROCUREMENT MANAGEMENT....................................................................................27
10.1
Procurement Management Approach .......................................................................27
LAMPIRAN A: PROJECT MANAGEMENT PLAN APPROVAL ...................................... 28
LAMPIRAN B: REFERENCES ................................................................................................ 29

Page 2 of 30

e-CRM PT Jakarta Notebook

1
1.1

INTRODUCTION
PURPOSE OF PROJECT MANAGEMENT PLAN
Project Charter dibuat untuk menjelaskan secara rinci hal-hal yang akan dibuat sesuai
dengan Requirement client dan memperjelas tugas masing-masing team dan seluruh
aspek yang harus dilakukan yang menjadi tanggung jawab dari developer dan client.
Seluruh pelaku yang terlibat dalam PMP e-CRM PT Jakarta Notebook adalah semua
orang yang memiliki peranan penting termasuk sponsor proyek, Pimpinan senior dan
team proyek.

EXECUTIVE SUMMARY OF PROJECT CHARTER

PROJECT CHARTER
Project Name: e-CRM PT.Jakarta Notebook
Prepared by Husni Anggriani dan Murti Retnowo
Date: 10/12/2012

INITIATION:

20 September 2012: Mengembangkan sistem e-CRM baru untuk

membangun dan memelihara hubungan jangka panjang dengan

pelanggan PT. Jakarta Notebook.
Project Manager: Murti Retnowo, CIO
Project Administrator: Husni Anggriani A, Project Management Office

SYNOPSIS:

PURPOSE/
KEBUTUHAN
BISNIS :

e-CRM merupakan aplikasi yang dibuat untuk mempertahankan hubungan

dengan pelanggan PT.Jakarta Notebook. Pelanggan dengan mudah
mengakses informasi produk dan perusahaan, melakukan proses pemesanan,
dan melakukan aktivitas sebagai member. Pada perancangan sistem internal
perusahaan untuk pengaturan stok gudang, menerima pesanan pelanggan,
mengatur sistem penjualan pada toko, mencatat pembayaran pada kasir, dan
mengatur pengiriman pesanan.
Dengan beroperasi secara online dan offline, PT. Jakarta Notebook menemui
beberapa kendala. Salah satunya adalah yang disebabkan oleh tidak adanya
pencatatan stok real -time pada sistem yang sekarang digunakan. Sehingga
menyebabkan timbulnya masalah pesanan pelanggan yang tidak dapat
dipenuhi dikarenakan informasi ketersediaan barang yang tidak real-time
saat pelanggan akan memesan, khususnya untuk pesanan yang dilakukan
secara online melalui website. Hal ini menyebabkan timbulnya keluhan dan
permintaan refund dari pelanggan yang memesan online dan sudah
membayar tapi barangnya tidak tersedia.

Page 3 of 30

e-CRM PT Jakarta Notebook

Pelanggan yang terdaftar sebagai dealer atau partner juga tidak dapat
melakukan pemesanan melalui website dikarenakan harga pada website
hanya untuk pelanggan biasa, keterbatasan ini menyebabkan dealer dan
partner harus menghubungi pihak PT. Jakarta Notebook setiap ingin
melakukan pemesanan. Untuk pelanggan yang memesan langsung
melalui toko, kendala yang dihadapi adalah proses pelayanan pesanan
PT. Jakarta Notebook yang masih kurang efisien sehingga
menyebabkan antrian yang panjang jika toko dalam keadaan ramai.
Dalam operasinya selama ini, PT. Jakarta Notebook juga belum
memiliki sistem keanggotaan (member) terkomputerisasi dan
terintegrasi untuk para pelanggan-pelanggannya. Pengembangan
sistem-sistem baru sudah sulit untuk dilakukan dikarenakan
keterbatasan pada desain database yang digunakan pada sistem yang
sekarang ini. Dengan mengembangkan sistem e-CRM baru untuk
membangun dan memelihara hubungan jangka panjang dengan
pelanggannya melalui peningkatan layanan kepada pelangganpelanggannya sehingga dapat memberikan manfaat dan nilai tambah
untuk PT. Jakarta Notebook.
SCOPE
DAN
PERSETUJUAN:

Berikut adalah cakupan yang dibangun dalam aplikasi e-CRM pada

PT.Jakarta Notebook :

1. Berfokus pada perancangan aplikasi e-CRM bagi pelanggan PT.

Jakarta Notebook untuk mengakses informasi produk dan
perusahaan, melakukan proses pemesanan, dan melakukan
aktivitas sebagai member.
2. Berfokus pada perancangan sistem internal perusahaan untuk
pengaturan stok gudang, menerima pesanan pelanggan,
mengatur sistem penjualan pada toko, mencatat pembayaran
pada kasir, dan mengatur pengiriman pesanan.
3. Tidak membahas masalah keamanan data dan jaringan, serta
sistem keuangan pada perusahaan.
Apabila ada penambahan fitur atau perubahan fitur diluar dari cakupan
yang telah disebutkan tidak akan dilakukan tanpa persetujuan tertulis
dari PT.Jakarta Notebook dan Project Manager.

TAHAPAN
PENDEKATAN :

Tahapan Proses yang akan dilakukan dalam pembangunan proyek eCRM PT Jakarta Notebook :
1) Melakukan analisis Requirement dan dokumen-dokumen mengenai
kebutuhan PT.Jakarta Notebook sebagai syarat untuk membuat review
user.
2) Membuat Use Case sesuai analisis requirement untuk pengguna.
3) Membuat Desain arsitektur system untuk review pengguna
4) Menulis dokumen desain secara rinci mengenai komponen utama dan
Page 4 of 30

e-CRM PT Jakarta Notebook

class yang ada dalam system

5) Melakukan Pengujian perangkat lunak : Unit testing, regression testing
dan System Integration testing untuk mengetahui kebutuhan pengguna
telah terpenuhi.
6) Melakukan User Acceptance Testing untuk memenuhi Software Quality
Assurance.
7) Hasil User Acceptance Test diberikan pada pihak pengembang sebelum
melakukan final release production.
e-CRM ini dibuat untuk memecahkan masalah yang ada pada PT.Jakarta
DESKRIPSI
Notebook saat ini. Jika dikemudian hari memerlukan tambahan fitur
PRODUK DAN
DELIVERABLES: diharapkan system ini dapat dikembangkan dengan versi selanjutnya.
1. Menganalisis sistem berjalan pada PT. Jakarta Notebook.
2. Melakukan analisis industri dan perumusan strategi pada PT.
Jakarta Notebook.
3. Membangun sistem e-CRM yang mencakup aplikasi front-end
untuk pelanggan dan juga aplikasi internal untuk mendukung
operasional PT. Jakarta Notebook.
4. Mengimplementasi e-CRM operasional di PT. Jakarta
Notebook.
Training dan Maintenance.

PROJECT
MANAGEMENT:

Proses Manajemen proyek yang dilakukan sesuai dengan standar metode

yang sudah ditetapkan dan akan diterapkan dalam proyek e-CRM PT. Jakarta
Notebook ini. Project Management Plan nya mencakup :
Project Charter
Deskripsi dari Project Management (PM) approach
Ruang lingkup / Cakupan pembahasan
Work Breakdown Structure
Estimasi Biaya, waktu pembuatan dan penyelesaiannya, aturan dan
responsibilities
Rincian pengerjaan dari segi cakupan, waktu dan biaya
Acuan Targer dan tanggal masing-masing tahapan
Sumber daya, Usaha dan Biaya yang dikeluarkan
Perencanaan Manajemen Resiko
Perencanaan Manajemen kualitas
Perencanaan Manajemen komunikasi
Project Management Plan ini diperbaharui dan dibuat oleh project Manager
dan project management administrator sesuai keperluan. Perencanaan tersebut
kemudian dijalankan dan dievaluasi secara teratur untuk memperoleh kualitas
perangkat lunak yang bermutu. Team proyek akan dikembangkan untuk
memaksimalkan kinerja proyek. Semua anggota team akan diberi target
waktu berdasarkan jadwal dengan memanfaatkan manajemen komunikasi.
Page 5 of 30

e-CRM PT Jakarta Notebook

ASSUMPTIONS,
CONSTRAINTS,
RESIKO:

Resiko dari e-CRM PT. Jakarta Notebook ini

Kendala keterbatasan Informasi yang diberikan oleh pihak PT.

Jakarta Notebook memungkinkan terjadinya resiko keterlambatang
pembuatan dan ketidak sesuaian dengan apa yang diharapkan oleh
PT. Jakarta Notebook.
Belum adanya pencatatan stok barang di gudang.
Sehingga menyulitkan penyesuain program dangan data yang sudah
ada pada saat ini untuk perhitungan refund atas pesanan pelanggan
yang sudah ada sebelumnya, hal ini menyebabkan resiko kesalah
yang besar dari program yang akan dibuat
Tidak memiliki sistem keanggotaan bagi pelanggan.
Jakarta Notebook telah menerima banyak pesanan dari pelanggan.
Namun Jakarta Notebook tidak memiliki sistem keanggotaan yang
khusus menyimpan data-data pelanggan yang bisa digunakan lagi
nantinya. Sehingga setiap kali memesan pelanggan harus mengisi
kembali data-data mereka untuk menyelesaikan pesanan, dan pihak
Jakarta Notebook juga kesulitan untuk mengolah data-data pelanggan
karena data pelanggan dapat berbeda di setiap nota pemesanan
mereka. Selain itu akan menjadi masalah untuk membedakan mana
pelanggan yang tetap dan mana yang tidak karena hanya
berdasaarkan ingatan dari petugas jaga dan catatan pembelian yang
ada dan dibuat oleh orang-orang yang berbeda
Sumber daya manusia yang kurang terlatih.

Jakarta Notebook tidak memiliki divisi yang khusus menangani sumber daya
manusia. Hal ini membuat Jakarta Notebook kesulitan baik untuk
mendapatkan sumber daya manusia yang bagus, maupun melatih sumber daya
manusia yang telah ada di dalam perusahaan. Hal ini membuat Jakarta
Notebook memiliki sumber daya manusia yang kurang terlatih dan tidak
mengalami peningkatan kualitas dikarenakan tidak adanya pelatihan-pelatihan
tertentu untuk para karyawannya.

SUMBER DAYA :

Project Resources:
Human Resources:
1 Project Manager (project duration)merencanakan, manage,
mengontrol project (25%)
1 Project Administrator (project duration)facilitate perencanaan
project, mengeksekusi, dan komunikasi (30%)
1 (+) IT Developer desain and membangun e-CRM PT.Jakarta
Notebook (100%)
1 IT Support staff (ongoing)mendukung pemasangan e-CRM
(training, helpdesk, system maintenance) (100%)
Material and Services Resources:
Peralatan: Hardware, Software
Financial Resources:
Peralatan : Hardware, Software: Rp. 20.000.000.

Page 6 of 30

e-CRM PT Jakarta Notebook

COMMUNICATION DAN
REPORTING:

Komunikasi antara pengembang dengan pihak PT. Jakarta Notebook

disesuaikan dengan Project Management Plant yang sudah disepakati
diawal proyek dengan memberikan :
Laporan Status pekerjaan setiap bulanan yang akan diberikan
oleh pengembang kepada pihak PT. Jakarta Notebook.
Laporan Error dan kendala pekerjaan yang terjadi akan
dibicarakan dan dikembangakna bersama PT. Jakarta Notebook
Komunikasi antara anggota Tim Proyek akan dijadwalkan
setiap minggu, dan disesuaikan dengan kebutuhan selama
proyek berlangsung.
Orang yang ditunjuk oleh PT. Jakarta Notebook akan dapat
mengetahui progress atau pengerjaan apa yang sedang
berlangsung serta informasi seluruh proses oleh masing-masing
jurubicara program yang berlangsung pada proyek PT. Jakarta
Notebook.
Manajer Proyek akan menjadi titik fokus komunikasi dengan
Grup A sampai transisi selesai untuk Grup B.

MANAJEMEN
PERUBAHAN :

Semua perubahan akan didokumentasikan, disampaikan dan dinilai

oleh Project Manager (PM). Jika perubahan disetujui, maka jadwal
proyek, ruang lingkup, dan anggaran akan diperbarui dan disesuaikan
serta dikomunikasikan oleh penanggung jawab sesuai dengan
Comunication plan. PM / Team proyek akan mengkomunikasi- kan
perubahan yang telah disetujui dan jadwal yang telah diperbarui kepada
staf yang bertanggung jawab untuk melaksanakan perubahan.

PROJECT
TEAM:

PROJECT TEAM ROLES AND RESPONSIBILITIES

Murti Retnowo: Project Manager (PM)Menyiapkan project plan;
monitoring and controlling project; Menyetujui perubahan proyek;
quality assurance
Mariana Merlyn : Project Team DesainerMerancang arsitektur system dan
model web serta konsep CRM nya.
Ben Joshua: Project Team Programmer Membuat kode program sesuai
dengan desain yang telah dibuat dengan mengkoordinasikan dengan
programmer yang lainnya.
Joko Budi S: Project Team Programmer Membuat kode program sesuai
dengan desain yang telah dibuat dengan mengkoordinasikan dengan
programmer yang lainnya.
Dennie Chandra : Project Team DokumentasiMembuat seluruh
dokumentasi seluruh kegiatan dalam proyek untuk kebutuhan yang
akan datang.
Raditya Dika : Project Team TesterMenguji aplikasi yang telah dibuat oleh
programmer dan mengintegrasikannya dengan bisnis requirementnya
dalam scenario test.
Husni Anggriani : Project Team MemberProject Management
Page 7 of 30

e-CRM PT Jakarta Notebook

administration; menjamin bahwa proses manajemen proyek sudah

tepat dan mengamati seluruh kegiatan proyek, termasuk Quality
Assurance dengan membuat pelaporan sesuai dengan Communication
plan.
Customer dan manajemen Project Team sangat penting untuk ikut
berpartisipasi dalam melakukan klarifikasi untuk semua hal yang
mempengaruhi kelancaran proyek sehingga proyek dapat diselesaikan
dengan sukses.

PERSETUJUAN :

Project Manager:
Date:
Sponsor:
Date:

2.1

ASSUMPTIONS/CONSTRAINTS
Sebagian besar proyek akan membuat daftar Asumsi Proyek disaat bersamaan.
Dokumen ini biasan dimulai pada saat awal proyek dan disimpan di tempat yang
aman. Disamping pekerjaan diluar landasan dari project charter, biasanya akan
diabaikan. Dalam rangka untuk bergerak maju tanpa informasi yang jelas, kita perlu
membuat asumsi. Dalam suatu proyek, atau bahkan dalam kehidupan, kita jarang
memiliki informasi yang jelas sehingga perlu membuat asumsi mengenai hal-hal yang
paling memungkinkan untuk dicapai. Ada kecenderungan bahwa asumsi akan diterima
sebagai kebenaran padahal tidak asumsi hanya perkiraan yang akan dicapai dimasa
yang akan datang. Dengan adanya asumsi maka akan ada kendala-kendala yang akan
dihadapi dalam menentukan asumsi tersebut. Harus ada gagasan yang jelas mengenai
perbedaan antara kendala dengan resiko. Kendala adalah penghalang/pembatas yang
baik sudah ada dan terlihat atau pasti akan terjadi selama pengerjaan proyek.
Sedangkan resiko adalah masalah potensial. Kendala-kendala yang biasanya akan
terjadi adalah :
a. Ketrampilan teknis
b. Teknologi
c. Keuangan
d. Masalah eksternak dan internal
e. Budaya kerja

SCOPE MANAGEMENT
Untuk proyek ini, scope management merupakan tanggung jawab Manajer Proyek.
Ruang lingkup untuk proyek ini didefinisikan oleh Lingkup Pernyataan, Work
Breakdown Schedule (WBS) dan Kamus WBS. Manajer Proyek, Sponsor dan
Stakeholder akan menetapkan dan menyetujui dokumentasi untuk mengukur scope
proyek checklist kualitas dan performance. Perminataa perubahan scope dimulai oleh
Page 8 of 30

e-CRM PT Jakarta Notebook

Project Manager, Stakeholders atau anggota tim proyek lainnya. Semua permintaan
perubahan akan diserahkan kepada Manajer Proyek yang kemudian akan
mengevaluasi perubahan scope yang diminta. Setelah penerimaan permintaan
perubahan scope, Project Manager akan mengirimkan permintaan scope perubahan
kepada Change Control Board dan Sponsor Proyek untuk penerimaan. Setelah
persetujuan perubahan scope oleh Change Control Board dan Sponsor Proyek,
Manajer Proyek akan memperbarui semua dokumen proyek dan mengkomunikasikan
perubahan scope kepada semua stakeholders. Berdasarkan feedback dan masukan dari
Manajer Proyek dan stakeholder, Project Sponsor bertanggung jawab atas penerimaan
deliverable proyek akhir dan scope proyek.
3.1

WORK BREAKDOWN STRUCTURE

1.0 MANAGEMENT
1.1 Project Plan
1.1.1 Membangun Project Plan
1.1.2 Mengupdate Project Plan
1.2 Requirement
1.2.1 Melakukan Interview
1.2.2 Mengupdate Requirement
1.3 Analisa Bussiness Requirement
1.3.1 Mempersiapkan document hasil interview
1.3.2 Melakukan Reviews
1.4 Hasil Analisis BR
1.4.1 Mempersiapkan document hasil analisis
1.4.2 Konfirmasi hasil analisis ke client
2.0 DESIGN
2.1 Mempersiapkan desain awal
2.1.1 Membuat Arsitektur sistem
2.1.2 Mempersiapkan Data Flow Diagrams
2.1.3 Mempersiapkan Logical Data Model
2.2 Mempersiapkan rincian desain
2.2.1 Mempersiapkan Physical Data Model
2.2.2 Mempersiapkan kamus Data
2.3 Dokumen Design
2.3.1 Membuat spesifikasi rancangan
2.3.2 Membuat use case
2.4 Review Design
Page 9 of 30

e-CRM PT Jakarta Notebook

3.0 DEVELOPMENT/INTEGRATION
3.1 Membangun perangkat lunak
3.1.1 Membangun User Interface
3.1.2 Membangun Database
3.2 Melakukan coding
3.3 Melakukan Integration Testing
3.4 Mempersiapkan Komputer Admin
3.4.1 Menyiapkan Sistem operasi
3.4.2 Menyiapkan koneksi
3.5 Memasukkan Data
3.6 Membuat User Manual

4.0 ACCEPTANCE TESTING

4.1 Perencanaan Acceptance Test
4.2 Melaksanakan Acceptance Test
4.3 Membuat laporan Test
5.0 INSTALLATION
5.1 Membuat perencanaan Installation
5.2 Melakukan instalasi pada computer Admin
5.3 Melakukan hosting pada sebuah domain untuk web
6.0 MAINTENANCE
6.1 Software Maintenance

Page 10 of 30

e-CRM PT Jakarta Notebook

WBS
(Work Breakdown Schedule)

Management

Project Plan

Membangun
Project Plan
Mengupdate
Project Plan
Requirement

Melakukan
Interview
Mengupdate
Requirement
Analisa Bussiness
Requirement

Mempersiapkan
document hasil
interview
Melakukan
Reviews
Hasil Analisis
BR

Mempersiapkan
document
hasil analisis

Development/
Integration

Design

Mempersiapkan
Desain Awal

Membangun
perangkat lunak

Membuat
Arsitektur sistem

Membangun
User Interface

Mempersiapkan
DFD

Membangun
Database

Mempersiapkan
Logical Data
Model
Mempersiapkan
rincian desain

Mempersiapkan
Physical Data
Model
Mempersiapkan
kamus Data
Dokumen
Design

Membuat
spesifikasi
rancangan
Membuat
Use Case

Melakukan
coding

Acceptance
Testing

Perencanaan
Acceptance Test

Melaksanakan
Acceptance Test

Membuat
laporan Test

Installation

Maintenance

Membuat
perencanaan
Installation

Software
Maintenance

Melakukan instalasi
pada computer Admin

Melakukan hosting pada

sebuah domain untuk web

Mempersiapkan
Komputer Admin
Menyiapkan
Sistem operasi
Menyiapkan
koneksi

Melakukan
Integration Testing

Memasukkan Data

Membuat User
Manual

Review
Design

Konfirmasi hasil
analisis ke client

3.2

DEPLOYMENT PLAN
Proyek ini mengenai customer management relationship. Jadi bagaimana membangun
hubungan jangka panjang dengan customer dan mempertahankan pelanggan untuk
tetap membangun hubungan bisnis dengan PT. Jakarta Notebook. Pendekatan yang
dilakukan dengan end user menjelaskan kepada user mengenai system yang akan
dibangun dan mencocokkan hasil rancangan tersebut dengan keinginan user dan
menjelaskan mengenai system tersebut. Hal ini juga dilakukan dengan team proyek,
dengan memberikan pemahaman mengenai rencana pembangunan system tersebut,
apa yang dibutuhkan, bagaimana rancangan systemnya, jadwal pembuatan dan
kebutuhan sumber daya manusia untuk menyelesaikan proyek ini. Hal tersebut perlu
diinformasikan kepada seluruh pihak yang terlibat dalam proyek ini, sehingga
Page 11 of 30

e-CRM PT Jakarta Notebook

memiliki pemahaman yang jelas baik mengenai hardware dan software pendukung
proyek ini maupun data data yang dibutuhkan untuk membangun system tersebut .
3.3

CHANGE CONTROL MANAGEMENT

Dokumen change control management dan informasi yang berhubungan dengan
perubahan tersebut diperlukan untuk mengelola perubahan proyek secara efektif dari
awal proyek untuk disampaikan. Rencana Manajemen Perubahan dibuat selama Tahap
Perencanaan proyek. Pihak pihak yang terkait adalah manajer proyek, tim proyek,
sponsor proyek dan seluruh pimpinan senior yang peranannya diperlukan untuk
melaksanakan rencana tersebut.
Proses Manajemen Perubahan tersebut memiliki prosedur yang tersusun dengan jelas
dan efektif untuk melakukan tracking pada kesesuaian, koordinasi, review, evaluasi,
kategorisasi, dan persetujuan untuk release pada semua perubahan baseline proyek.
Apabila terjadi perubahan jadwal yang telah ditetapkan dan disebabkan oleh client
maka akan terjadi pemunduran jadwal dari yang telah ditetapkan sebelumnya. Hal ini
merupakan diluar tanggung jawab developer.
Apabila ada hal hal yang mengalami perubahan dalam proyek yang akan dibangun
akan dibicarakan pada pada tahap pembangunan dan atas persetujuan manager proyek
dan sponsor proyek atau client.

SCHEDULE/TIME MANAGEMENT
Jadwal proyek merupakan suatu roadmap bagaimana proyek akan dilaksanakan.
Jadwal adalah bagian yang penting dari setiap proyek karena Jadwal memberikan
gambaran mengenai status proyek pada waktu tertentu kepada tim proyek, sponsor,
dan stakeholder. Tujuan dari Schedule time management ini adalah untuk menentukan
pendekatan yang akan digunakan oleh tim proyek membuat jadwal proyek. Rencana
tersebut mencakup bagaimana tim akan mengontrol jadwal proyek dan memanajemen
perubahan jadwal awal telah disetujui sebelumnya. Hal Ini termasuk mengidentifikasi,
menganalisis, mendokumentasikan, memprioritaskan, menyetujui atau menolak, dan
mempublish semua jadwal yang berhubungan dengan perubahan tersebut.

4.1

SCHEDULE MANAGEMENT APPROACH

Jadwal proyek tersebut akan dibuat dengan menggunakan Microsoft Project 2010
dimulai dengan identifikasi permintaan dalam Work Breakdown Schedule (WBS).
Kegiatan yang telah didefinisikan akan diidentifikasi dalam work package secara
spesifik yang harus dilaksanakan untuk menyelesaikan permintaan. Urutan Kegiatan
digunakan untuk menentukan urutan work package dan menetapkan hubungan antara
kegiatan proyek. Estimasi durasi kegiatan akan digunakan untuk menghitung jumlah
periode suatu pekerjaan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu work package.
Estimasi sumber daya akan digunakan untuk menentukan sumber daya yang
dibutuhkan oleh suatu work package untuk menyelesaikan pembangunan system
sesuai jadwal. Setelah jadwal awal telah dibuat dan dikembangkan, maka akan
ditinjau oleh tim proyek dan seluruh sumberdaya yang ditugaskan untuk setiap tugas
dalam proyek. Tim proyek dan sumber daya harus setuju dengan tugas work package
yang diberikan, durasi, dan jadwalnya. Setelah semuanya selesai sponsor proyek akan
Page 12 of 30

e-CRM PT Jakarta Notebook

meninjau dan menyetujui jadwal tersebut dan kemudian hal tersebut akan menjadi
baselined.
4.2

MILESTONES
Tabel di bawah ini list Milestones untuk proyek ini, dengan perkiraan penyelesaian
time frame.
Milestones

Estimated Completion Timeframe

Penyelesaian Scope Statement dan WBS /

kamus WBS
Baseline jadwal proyek
Persetujuan final anggaran proyek

Project kick-off

Persetujuan peran dan tanggung jawab

Penentuan persetujuan Requirements
Peneyelesaian data mapping/inventory
Acceptance of final deliverables

Project implementation

Satu Minggu setelah konsep dari

proyek disetujui
Tiga hari setelah WBS dari proyek
disetujui
Satu minggu Setelah jadwal proyek
dan kebutuhan sumberdaya telah
ditetapkan dan disetujui oleh sponsor
proyek.
Tiga hari Setelah persetujuan
anggaran, jadwal dan sumberdaya di
tetapkan dan disetujui.
Lima hari setelah penentuan sumber
daya telah dilakukan.
Satu minggu setelah requirement
gathering.
2 Minggu setelah requirement
disetujui oleh sponsor proyek/client.
1 Minggu setelah Integration testing
dan dilakukan UAT oleh sponsor
proyek.
3 hari setelah Acceptance of final
deliverables.

Peran dan tanggung jawab untuk jadwal pembangunan proyek adalah sebagai berikut:
Manajer proyek akan bertanggung jawab untuk memfasilitasi penentuan work
package, pengurutan, dan memperkirakan durasi serta sumber daya tim proyek.
Manajer proyek juga membuat jadwal proyek menggunakan MS Project 2010 dan
memvalidasi jadwal bersama tim proyek, stakeholder, dan sponsor proyek. Manajer
proyek akan memperoleh persetujuan jadwal dari sponsor proyek dan jadwal baseline.
Tim proyek bertanggung jawab untuk berpartisipasi dalam penentuan work package,
pengurutannya, dan durasi serta estimasi sumber daya.
Tim proyek juga akan meninjau kembali dan memvalidasi jadwal yang diusulkan dan
melakukan kegiatan yang ditugaskan setelah jadwal tersebut disetujui.
Sponsor proyek akan berpartisipasi untuk mereview jadwal yang diusulkan dan
menyetujui jadwal yang fix sebelum baselined.
Para stakeholder proyek akan berpartisipasi dalam mereview jadwal yang diusulkan
dan membantu dalam melakukan validasi.
Page 13 of 30

e-CRM PT Jakarta Notebook

4.3

PROJECT SCHEDULE

4.3.1 Dependencies
No

Task Name

Dependensi Terhadap
Task :

Mengupdate Project Plan

Membangun Project Plan

Konfirmasi hasil analisis ke

client

Mempersiapkan document
hasil analisis

Melakukan Integration
Testing

Melakukan coding

Memasukkan Data

Menyiapkan koneksi dan

Sistem Operasi

Page 14 of 30

Keterangan
Untuk mengupdate Project
Plan Terlebih dahulu harus
menyelesaikan Project
Plannya.
Sebelum melakukan
konfirmasi hasil analisis
requirement ke client terlebih
dahulu menyelesaikan dan
mempersiapkan hasil analisis
tersebut.
Sebelum melakukan
integration testing seluruh
kegiatan coding telah selesai
dilakukan dan juga telah
dilakukan unit testing.
Setelah itu barulah dilakukan
integration testing.
Memasukkan data kedalam
aplikasi dapat dilakukan
setelah melakukan instalasi
system operasi, koneksi serta

e-CRM PT Jakarta Notebook

Melaksanakan Acceptance
Test

Perencanaan Acceptance
Test

Membuat perencanaan
Installation

Membuat laporan Test

Melakukan instalasi pada

computer Admin

Membuat perencanaan
Installation

pembelian domain. Hal ini

dimaksudkan untuk sekaligus
melakukan testing pada input
data secara online.
Sebelum Melaksanakan
Acceptance test,
Perencanaan Acceptance test
tersebut harus diselesaikan
terlebih dahulu sehingga
jelas bagian bagian dari
aplikasi yang akan ditest
sesuai perencanaanya.
Sebelum membuat
perencanaan instalasi
aplikasi untuk
diimplementasikan terlebih
dahulu harus dibuat laporan
hasil testingnya sehingga
dapat memperoleh
persetujuan dari client dan
kesesuaian dengan keinginan
client.
Sebelum melakukan
instalasi pada computer
admin maka terlebih dahulu
membuat perencanaan
instalasinya yang selanjutnya
akan memperoleh
persetujuan client untuk
dilaukan implementasi
system tersebut.

4.3.2 Schedule Control

Jadwal proyek akan direview kembali dan diperbarui yang perlu diperbaharui dalam
waktu duaminggu sekali dari mulai proyek ini dikerjakan, sampai proyek ini selesai,
dan persentase penyelesaiannya akan dibuat oleh pihak pihak yang telah ditugaskan.
Manajer proyek bertanggung jawab untuk melakukan update jadwal dwi-mingguan /
review, menentukan dampak dari varians jadwal, mengirimkan permintaan perubahan
jadwal, dan melaporkan status jadwal sesuai dengan communication management plan.
Tim proyek bertanggung jawab untuk berpartisipasi dalam mengupdate review jadwal
dwi-mingguan, melakukan komunikasi mengenai apapun yang berhubungan dengan
perubahan secara aktual mengenai tanggal start/finish kepada manajer proyek, dan
berpartisipasi dalam kegiatan resolusi varians jadwal yang dibutuhkan.Sponsor proyek
akan mempertahankan status dari jadwal proyek dan mereview/menyetujui permintaan
perubahan jadwal disampaikan oleh manajer proyek.

Page 15 of 30

e-CRM PT Jakarta Notebook

4.3.3 Schedule Changes And Thresholds

Jika ada anggota tim proyek yang merasa bahwa diperlukan perubahan jadwal, maka
manajer proyek dan tim akan melakukan meeting untuk meninjau dan mengevaluasi
perubahan jadwal yang diajukan oleh anggota tim tersebut. Manajer proyek dan tim
proyek harus menentukan tugas yang memberikan pengaruh terhadap proyek, varians
merupakan hal yang berpotensi untuk dilakukan perubahan, dan semua alternatif dapat
digunakan untuk melihat bagaimana varians tersebut berpengaruh terhadap scope,
jadwal, dan sumber daya. Jika evaluasi telah selesai dilakukan, manajer proyek akan
menyampaikan bahwa setiap perubahan yang melebihi batas kondisi yang telah
ditetapkan, maka permintaan perubahan jadwal tersebut harus diserahkan kepada
seluruh team proyek dan sponsor proyek.
Permintaan persetujuan perubahan jadwal kepada sponsor proyek diperlukan jika salah
satu dari dua kondisi berikut ini bernilai benar:
Perubahan yang diusulkan diperkirakan mengurangi durasi worl package individu
sebesar 10% atau lebih, atau meningkatkan durasi work package individu sebesar
10% atau lebih.
Perubahan ini diperkirakan untuk mengurangi durasi dari keseluruhan jadwal awal
sebesar 10% atau lebih, atau meningkatkan durasi jadwal awal secara keseluruhan
sebesar 10% atau lebih.
Apapun permintaan perubahan yang tidak memenuhi batas tersebut dapat diserahkan
kepada manajer proyek untuk diminta persetujuan.
Setelah permintaan perubahan telah direview dan disetujui, manajer proyek
bertanggung jawab untuk menyesuaikan jadwal dan mengkomunikasikan semua
perubahan dan dampaknya kepada tim proyek, sponsor proyek, dan stakeholder.
Manajer proyek juga harus memastikan bahwa semua permintaan perubahan
diarsipkan dalam repositori catatan proyek.
5

COST/BUDGET MANAGEMENT
Project Manager akan bertanggung jawab untuk mengelola dan melaporkan biaya
proyek selama proyek dijalankan. Setiap bulan diadakan pertemuan membahas
mengenai status proyek, Manajer Proyek akan bertemu dengan manajemen untuk
menyampaikan dan meninjau kembali biaya kinerja proyek bulan sebelumnya. Kinerja
tersebut akan diukur menggunakan value atau hasil yang telah diterima. Manajer
Proyek bertanggung jawab atas accounting penyimpangan biaya dan menyampaikan
kepada Sponsor Proyek dengan tujuan untuk menlanjutkan proyek tersebut sesuai
dengan anggaran yang telah ditetapkan . Sponsor Proyek memiliki wewenang untuk
melakukan perubahan pada proyek untuk mengembalikan kinerja proyek tersebut
sesuai dengan anggaran yang telah ditetapkan.

5.1

COST MANAGEMENT APPROACH

Biaya untuk proyek ini akan dikelola pada level keempat dari Work breakdown
schedule (WBS). Control Account (CA) akan dibuat pada level ini untuk melakukan
tracking biaya. Kalkulasi Value yang diperoleh pada CA akan diukur dan dikelola
sesuai kinerja dan financial proyek. Walaupun aktivitas perkiraan biaya secara detail
Page 16 of 30

e-CRM PT Jakarta Notebook

dihitung dalam satu work packages, akan tetapi tingkat akurasi untuk manajemen
biaya tersebut dapat diketahui pada level keempat dari WBS. Penilaian untuk setiap
pekerjaan akan ditetapkan pada level work packages. Pekerjaan dimulai pada work
packages akan diberikan upah 50% sedangkan, sisanya 50% diberikan setelah
menyelesaikan semua pekerjaan yang ditetapkan dalam work packages tersebut. Biaya
tersebut dibulatkan ke rupiah dan sesuai pembulatan jam kerja.
Varians biaya +/-0,1 merupakan indeks untuk biaya dan jadwal kinerja yang akan
mengubah status biaya sebagai peringatan, misalnya, nilai-nilai tersebut akan berubah
menjadi kuning dalam laporan status proyek. Varians biaya +/- 0,2 merupakan indeks
untuk biaya dan jadwal kinerja yang akan mengubah status biaya sebagai tahap
peringatan yang membutuhkan perhatian lebih, misalnya, nilai-nilai tersebut akan
berubah menjadi merah dalam proyek. Hal Ini akan memerlukan tindakan korektif dari
Manajer Proyek untuk mengembalikan indeks biaya dan jadwal kinerja menjadi
tingkat siaga. Tindakan korektif tersebut memerlukan permintaan perubahan proyek
dan harus disetujui oleh Sponsor Proyek sebelum hal tersebut masuk kedalam scope
proyek.
5.2

MEASURING PROJECT COSTS

Kinerja proyek akan diukur dengan menggunakan Earned Value Management. Berikut
empat metics Earned Value yang akan digunakan untuk mengukur kinerja biaya
proyek:

Schedule Varians (SV)

Cost Varians (CV)

Schedule Performance Indeks (SPI)

Cost Performance Index (CPI)

Jika Schedule Performance Indeks atau Cost Performance Index memiliki perbedaan
antara 0,1 dan 0,2 Project Manager harus melaporkan alasan untuk pengecualian
tersebut. Jika SPI atau CPI memiliki perbedaan lebih besar dari 0,2 Project Manager
harus melaporkan alasan untuk pengecualian dan menyediakan rincian korektif
management plan untuk mengembalikan kinerja proyek ke level yang sesuai.
Perubahan biaya proyek harus diatas persetujuan sponsor proyek.
Performance Measure
Schedule Performance
Index (SPI)
Cost Performance Index
(CPI)

Yellow
Antara 0.9 dan 0.8 atau
Antara 1.1 dan 1.2
Antara 0.9 dan 0.8 atau
Antara 1.1 dan 1.2

Red
Lebih kecil dari 0.8 or lebih
besar dari 1.2
Lebih kecil dari 0.8 or lebih
besar dari 1.2

5.2.1 REPORTING FORMAT

Laporan mengenai pengelolaan biaya akan dimasukkan dalam laporan status proyek
setiap bulannya. Laporan Bulanan Status Proyek termasuk bagian yang diberi label,
"Manajemen Biaya". Bagian ini akan berisi Earned Value Metrics yang telah
disampaikan pada bagian sebelumnya. Perbedaan seluruh biaya yang berada di luar
batas yang telah ditentukan dalam Rencana Pengelolaan Biaya akan dilaporkan,
Page 17 of 30

e-CRM PT Jakarta Notebook

termasuk tindakan korektif yang telah direncanakan. Pengubahan Permintaan yang

mengacu berdasarkan biaya overruns proyek akan diidentifikasi dan ditracking dalam
laporan ini.
5.2.2 COST VARIANCE RESPONSE PROCESS
Batas kontrol biaya proyek ini adalah CPI atau SPI kurang dari 0,8 atau lebih besar
dari 1,2. Jika proyek mencapai salah satu batas diperlukan Cost Variance Corrective
Action Plan. Manajer Proyek akan menyampaikan kepada Sponsor Proyek mengenai
pilihan untuk melakukan korektif dalam waktu lima hari kerja pada saat varians biaya
ini pertama kali dilaporkan. Dalam waktu tiga hari kerja mulai saat Project Sponsor
memilih tindakan untuk melakukan korektif, Manajer Proyek akan menyampaikan
kepada Sponsor Proyek dengan Cost Variance Corrective Action Plan secara resmi.
Cost Variance Corrective Action Plan merupakan rincian tindakan yang diperlukan
untuk mengembalikan proyek kedalam anggaran merupakan tindakan yang efektif
dalam perencanaannya. Setelah penerimaan Rencana Varians Biaya Corrective Action
itu menjadi bagian dari rencana proyek dan proyek akan diperbarui untuk
menggambarkan tindakan koreksi yang telah dilakukan.
5.2.3 COST CHANGE CONTROL PROCESS
Control proses perubahan biaya akan mengikuti proses perubahan permintaan yang
telah disepakati. Persetujuan untuk perubahan anggaran / biaya proyek harus disetujui
oleh sponsor proyek.

5.3

PROJECT BUDGET
Anggaran untuk proyek secara rinci di bawah ini. Biaya untuk proyek ini disajikan
dalam berbagai kategori
Biaya Tetap: Rp. 12.000.000,-00
Biaya Hardware Rp. 5.000.000,-00
Jumlah Biaya Proyek Rp. 20.000.000,-00
Biaya Cadangan Rp. 5.000.000,-00

QUALITY MANAGEMENT
Quality Management plan mendokumentasikan informasi yang dibutuhkan secara
efektif untuk mengelola kualitas proyek sesuai perencanaan proyek untuk diterima.
Quality management menentukan kualitas kebijakan proyek, prosedur proyek , kriteria
dan bidang aplikasi, peran tanggung jawab serta wewenang. Quality management plan
dibuat selama Tahap Perencanaan proyek. Seluruh pihak yang terkait didalamnya
adalah manajer proyek, tim proyek, sponsor proyek dan seluruh pimpinan senior yang
peranannya diperlukan untuk melaksanakan rencana tersebut.
Page 18 of 30

e-CRM PT Jakarta Notebook

6.1

PROJECT QUALITY MANAGEMENT OVERVIEW

6.1.1 Organization, Responsibilities, and Interfaces

Name
Murti Retnowo
Husni Anggriani
Mariana Merlyn
Raditya Dika

6.2

Role
Project Manager
Project Administrator
Team Designer
Team Tester

Quality Responsibility
Quality mentoring & coaching
Quality audits
Quality Data & System
Quality Software

PROJECT QUALITY MANAGEMENT

Kualitas standar untuk proyek e-CRM PT.Jakarta Notebook akan ditentukan oleh
standar perusahaan dan kriteria yang telah ditentukan oleh perusahaan tersebut untuk
membangun hubungan jangka panjang dengan customer dan meningkatkan penjualan
baik online maupun offline. Yang menjadi focus dalam proyek ini yaitu bagaimana
penyampaiannya, standar dan kriterianya akan digunakan untuk memastikan system
yang dibangun memenuhi standar kualitas yang ditetapkan dan memperoleh kepuasan
pelanggan.
Tim proyek akan bekerja dengan quality group untuk mendefinisikan dan
mendokumentasikan semua standar kualitas yang telah ditentukan oleh PT.Jakarta
Notebook . Semua dokumentasi kualitas akan menjadi bagian dari Rencana Proyek dan
akan dialihkan ke dalam operasionalnya setelah berhasil menyelesaikan proyek. Matrics
akan dibentuk dan digunakan untuk mengukur mutu di semua life cycle proyek.
Manager Quality Team akan bertanggung jawab untuk bekerja dengan melakukan
proses pengukuran dengan menggunakan salah satu kriteria yang dapat menentukan
keberhasilan proyek dan direview oleh sponsor proyek.
Quality Management yang terbaik yaitu perencanaan, pelaksanaan, pemeriksaan, dan
tindakan untuk meningkatkan standar kualitas proyek . Quality Manajemen terbagi
menjadi tiga kelompok proses: Quality Plan (QP), Quality Assurance (QA) dan Quality
Control (QC). Berikut ini cara menentukan bagaimana menerapkan masing-masing
kelompok proses tersebut kedalam proyek ini untuk membatasi, monitoring dan control
standar kualitas.

Page 19 of 30

e-CRM PT Jakarta Notebook

6.2.1 Quality Planning

Membuat Quality planning berdasarkan fungsionalitas software yang akan dibuat.
Melakukan analisa ketepatan fungsi dari setiap fungsionalitas dari software yang
dibuat dan menyesuaikannya dengan permintaan sponsor proyek. Melakukan
pendekatan seperti interview terhadap pengguna akhir dari system ini, bagaimana
model pemesanan barang yang dilakukan oleh system sebelumnya, mencari tahu
kendala yang sering muncul dan mempengaruhi proses bisnis perusahaan.
Mendokumentasikan seluruh perubahan yang dilakukan dalam membuat Quality
planning. Melakukan standar kulitas proyek dan standar kualitas system yang
diterapkan oleh PT.Jakarta Notebook.
Aspek aspek yang harus diperhatikan dalam membuat Quality Planning :
Membuat metrics kualitas produk
Fungsionalitas produk
Aturan dalam melakukan requirement
Deliverable Proyek
Performance Proyek
Dokumentasi
Kualitas Pengujian
6.2.2 Quality Assurance
Quality Assurance merupakan tindakan dari Quality planning yang telah dibuat
sebelumnya. Quality Assurace ini dibuat untuk mempertegas standar kualitas proyek
yang telah diuraikan pada Quality planning telah terpenuhi seluruhnya. Quality
Assurance dapat tercapai apabila seluruh langkah yang ada dalam quality plan telah
dilakukan.
6.2.3 Quality Control
Melakukan monitoring dan controlling terhadap proyek dengan memperhatikan
kualitas proyek. Setiap terjadi update atau perubahan pada proyek, baik mengenai
jadwal, biaya dan human resourcenya harus memperhatikan dampak yang terjadi
terhadap kualitas proyek ini. Melakukan pemantauan dan perbaikan merupakan salah
satu hal yang dapat mempertahankan kualitas dari proyek. Laporan mengenai Quality
control sebaiknya dilakukan dua minggu sekali, sehingga hasil dari proyek tersebut
tetap terjaga kualitasnya.

HUMAN RESOURCE MANAGEMENT

Manajemen sumber daya manusia merupakan bagian penting dari sebuah Proyek.
Human resource management plan adalah dokumen yang akan membantu memanage
sumber daya pada seluruh kegiatan dalam proyek ini sampai selesai. Human resource
management mencakup:
Page 20 of 30

e-CRM PT Jakarta Notebook

Peran dan tanggung jawab dari seluruh anggota tim proyek

Bagan organisasi proyek

Staff manajemen meliputi:

a. Bagaimana sumber daya akan diperoleh
b. Timeline untuk sumber daya / keahlian
c. Pelatihan yang dibutuhkan untuk mengembangkan keterampilan
d. Bagaimana review kinerja akan dilakukan
e. Pengakuan dan sistem penghargaan

Tujuan dari human resource management adalah untuk mencapai keberhasilan proyek
dengan memastikan sumber daya manusia yang tepat diperoleh sesuai dengan
keterampilan yang diperlukan, sumber daya tersebut akan dilatih jika terjadi
kesenjangan dalam keterampilan dengan anggota tim yang lainya, tim akan
membangun strategi yang telah didefinisikan dengan jelas, dan kegiatan tim tersebut
dikelola secara efektif .

7.1

ROLES AND RESPONSIBILITIES

Peran dan tanggung jawab untuk Proyek e-CRM PT.Jakarta Notebook sangat penting
untuk keberhasilan proyek. Semua anggota tim harus memahami dengan jelas peran
dan tanggung jawab mereka sehingga berhasil melakukan peran dan tanggung jawab
mereka dalam proyek. Untuk Proyek e-CRM PT. Jakarta Notebook berikut ini peran
tim proyek dan tanggung jawab yang telah ditetapkan:
1 Orang Project Manager (PM) : bertanggung jawab atas keberhasilan keseluruhan
dari Proyek e-CRM PT.Jakarta Notebook. PM harus mengesahkan dan menyetujui
semua pengeluaran proyek. PM ini juga bertanggung jawab untuk menyetujui bahwa
kegiatan kerja memenuhi kriteria yang telah ditetapkan dan sesuai permintaan. PM
akan bertanggung jawab untuk melaporkan status proyek sesuai dengan
Communication management plan. PM akan mengevaluasi kinerja semua anggota tim
proyek. PM ini juga bertanggung jawab untuk memperoleh sumber daya manusia
untuk proyek melalui koordinasi dengan project administrator. PM harus memiliki
keterampilan berikut: kepemimpinan / manajemen, penganggaran, penjadwalan, dan
komunikasi yang efektif.
1 Project Administrator : Bertanggung jawab untuk memfasilitasi perencanaan
project, mengeksekusi, dan mengkomunikasikan kinerja proyek kepada project
manager sesuai Communications Management plan. Project Administrator membantu
project manager mengawasi pembangunan proyek dan menganalisa kinerja proyek
setiap saat dan memberikan laporan kepada project manager. Project administrator
bertanggung jawab untuk membantu Project Manager memperoleh sumber daya dalam
team develop system.
Page 21 of 30

e-CRM PT Jakarta Notebook

1(+) IT Developer : Bertanggung jawab untuk mengumpulkan requirements coding

untuk Proyek e-CRM PT.Jakarta Notebook. IT Developer bertanggung jawab untuk
semua desain, coding, dan pengujian perangkat lunak . IT Developer akan
bertanggung jawab untuk status tepat waktu melaporkan kepada PM seperti yang
dipersyaratkan oleh Communications Management plan . IT Developer tidak
bertanggung jawab terhadap pengeluaran proyek maupun mengalokasikan sumber
daya apapun tanpa persetujuan PM. Kinerja IT Developer akan dikelola oleh PM dan
dikomunikasikan kepada project administrator. IT Developer harus mahir dalam
pemrograman.
1 IT Support staff : IT Support staff bertanggung jawab untuk mendistribusikan,
pelaksanaan, dan pemantauan pembangunan proyek. IT Support staff bertanggung
jawab untuk bekerja dengan IT Developer untuk memastikan semua coding pada
perangkat lunak baru sesuai dengan peraturan keamanan organisasi. IT Support staff
bertanggung jawab untuk koordinasi windows outage dengan masing-masing
departemen untuk memfasilitasi peluncuran perangkat lunak tanpa gangguan /
gangguan saat operasionalnya. IT Support staff akan melaporkan status PM sesuai
dengan Communication project management plan. Kinerja IT Support staff akan
dievaluasi oleh PM dan dikomunikasikan kepada Project Administrator.

7.2

PROJECT ORGANIZATIONAL CHARTS

Grafik RACI berikut ini menunjukkan hubungan antara tugas-tugas proyek dan
anggota tim. Setiap perubahan tanggung jawab proyek yang diusulkan harus ditinjau
dan disetujui oleh manajer proyek. Perubahan akan diusulkan sesuai dengan proses
controlling perubahan proyek. Setiap perubahan yang dilakukan akan membuat
seluruh dokumen proyek diperbarui dan harus didistribusikan.

Requirements
Gathering
Design
Coding Input
Software Testing
Network Preparation
Implementation
Conduct Training

Project
Manager

IT Developer

IT support
Staff

A
A
A
A
A
A

R
R
R
C
C

C
C
R
R
R
R

Project
Administrat
or
C
C
I
I
C
C

Ket:
R Responsible untuk menyelesaikan pekerjaan
A Accountable for ensuring task completion/sign off (menjamin penyelesaian tugas / sign off)
C Consulted before any decisions are made (Dikonsultasikan sebelum keputusan dibuat)
I Informed of when an action/decision has been made (Diinformasikan ketika keputusan tindakan / telah dibuat)

Page 22 of 30

e-CRM PT Jakarta Notebook

7.3

STAFFING MANAGEMENT

Staff Acquisition:

Untuk Proyek e-CRM PT.Jakarta Notebook terdiri sepenuhnya dari sumber daya internal.
Tidak ada outsourcing / kontrak yang dilakukan dalam scope proyek ini. Manajer Proyek
akan bernegosiasi dengan manajer administrator dan tim proyek untuk mengidentifikasi dan
menetapkan sumber daya sesuai dengan struktur organisasi proyek. Semua sumber daya
harus disetujui oleh manajer / project administrator seluruh sumber daya tersebut mulai
mengerjakan proyek. Tim proyek tidak akan ditempatkan secara tetap di ruang kerja mereka
saat ini.
Resource Calendars:

Proyek e-CRM PT.Jakarta Notebook akan berlangsung selama lima belas minggu atau tiga
bulan tujuh hari. Sebelum proyek dapat dimulai, diperlukan seluruh sumber daya yang akan
bekerja dalam proyek.
Training:

Saat ini tidak ada pelatihan dijadwalkan berkaitan dengan Proyek e-CRM PT.Jakarta
Notebook, Karena seluruh staff organisasi memiliki keahlian yang memadai sesuai yang
dibutuhkan. Namun, jika ternyata ada masalah dan mengharuskan staff untuk mengikuti
pelatihan, dana untuk pelatihan tersebut disediakan dari dana cadangan proyek.
Performance Reviews:

Manajer proyek akan melakukan review terhadap pekerjaan yang ditugaskan kepada setiap
anggota tim yang telah memulai pekerjaannya dan mengkomunikasikan semua pekerjaan
yang harus dilakukan kepada seluruh team. Manajer proyek kemudian akan mengevaluasi
setiap anggota tim di seluruh proyek untuk mengevaluasi kinerja mereka dan seberapa
efektif mereka menyelesaikan pekerjaan yang telah ditugaskan kepada mereka. Sebelum
meninjau secara langsung ke setiap anggota tim, manajer proyek akan bertemu dengan
project adminstrator dan memberikan feedback atau laporan terhadap kinerja seluruh
karyawan proyek. Kemudian Project Administrator akan melakukan review terhadap kinerja
setiap anggota tim secara formal.
Recognition and Rewards:

Meskipun lingkup proyek ini tidak memiliki waktu yang cukup untuk memberikan crossTraining atau pemberian suatu hadiah yang mungkin berupa uang, Namun ada beberapa
Recognition and rewards yang telah direncanakan untuk anggota tim proyek.

Setelah berhasil menyelesaikan Proyek e-CRM PT.Jakarta Notebook, akan diadakan

pesta untuk merayakan keberhasilan setiap anggota tim dengan seluruh keluarga
anggota team diundang untuk menghadiri.

Setelah berhasil menyelesaikan proyek, setiap anggota tim yang memiliki hasil kerja
yang memuaskan dan menyelesaikan semua work package yang ditugaskan secara
tepat waktu akan menerima sertifikat ucapan terima kasih dari CEO.

Anggota tim yang berhasil menyelesaikan seluruh tugas yang telah diberikan, maka
foto mereka diambil untuk dimasukkan dalam buletin perusahaan sebagai inspirasi.

Perusahaan akan memberikan tiket gratis nonton film bersama keluarga masingmasing untuk dua orang yang memiliki prestasi yang baik.
Page 23 of 30

e-CRM PT Jakarta Notebook

COMMUNICATIONS MANAGEMENT
Tujuan utama dari Manajemen Komunikasi adalah untuk mempromosikan
keberhasilan proyek dengan memenuhi kebutuhan informasi dari stakeholder proyek.
Manajemen komunikasi e-CRM PT. Jakarta Notebook mendefinisikan struktur proyek
dan metode pengumpulan informasi, penyaringan, format, dan distribusi serta
memahami garis besar antara tim proyek mengenai tindakan dan proses yang
diperlukan untuk memfasilitasi hubungan penting antara orang-orang, ide, dan
informasi yang diperlukan untuk keberhasilan proyek. Semua pihak yang
dimaksudkan oleh Manajemen komunikasi pada e-CRM PT. Jakarta Notebook adalah
manajer proyek, tim proyek, sponsor proyek dan seluruh pimpinan senior yang
peranannya diperlukan untuk menjalankan komunikasi tersebut.

8.1

COMMUNICATION VEHICLES

8.1.1 Communication Matrics

Stakeholder

Messages

Vehicles

Frequency

Communicators

Feedback
Mechanisms

Project
Manager
(PM)

Jadwal proyek

Project Team
Desainer

Rancangan
arsitektur system
dan model web

Project Team
Programmer

Hasil Rancangan Prototipe Setiap

Interface
dilakukan
Aplikasi
update

Email

Hasil Koreksi
dari project
manager

Project Team
Member

Laporan seluruh
perkembangan
proyek

Email

Hasil Koreksi
dari project
manager

Gant
Chart

Mingguan

Sketsa Mingguan
Dan
(Hingga
prototipe memperoleh
persetujuan)

Statistik
Dan
report

Mingguan

Email, Phone

Email

Kesepakatan
team proyek
dan sponsor
proyek
Persetujuan
Project
Manager

RISK MANAGEMENT
Risiko merupakan suatu peristiwa atau kondisi yang jika terjadi, bisa memiliki efek
positif atau negatif pada tujuan proyek. Manajemen Risiko adalah proses
mengidentifikasi, menilai, menanggapi, monitoring, dan melaporkan risiko. Rencana
Manajemen Risiko ini mendefinisikan bagaimana risiko yang terkait dengan proyek eCRM PT.Jakarta Notebook akan diidentifikasi, dianalisis, dan dikelola. Hal Ini
menjelaskan bagaimana manajemen risiko kegiatan akan dilaksanakan, direkam, dan
dipantau sepanjang siklus hidup proyek dan menyediakan template dan praktek untuk
merekam dan memprioritaskan risiko. Manajemen Risiko ini dibuat oleh manajer
Page 24 of 30

e-CRM PT Jakarta Notebook

proyek dalam Tahap Perencanaan dan dimonitoring dan diperbarui sepanjang proyek.
Pihak yang dimaksudkan dalam dokumen ini adalah tim proyek, sponsor proyek dan
manajemen.
9.1

RISK IDENTIFICATION
Identifikasi risiko akan melibatkan tim proyek, stakeholder yang tepat, dan termasuk
evaluasi faktor lingkungan, culture organisasi dan rencana manajemen proyek termasuk
lingkup proyek. Perhatian khusus diberikan pada deliverable proyek, assumptions,
constraints, WBS, cost/effort estimates, resource plan, dan dokumen utama proyek.
Sebuah Log Manajemen Risiko akan dibuat dan diperbarui jika diperlukan dan akan
disimpan secara elektronik pada library proyek.

9.2

RISK ANALYSIS
Semua risiko yang teridentifikasi akan dinilai untuk menentukan berbagai kemungkinan
yang akan berdampak pada proyek. Hasil kualifikasi tersebut digunakan untuk
menentukan risiko yang mana paling berpengaruh atau menjadi top risk untuk ditindak
lanjuti dan resiko yang mana yang dapat diabaikan.

9.2.1 Qualitative Risk Analysis

Probabilitas dan dampak kejadian untuk setiap risiko yang telah diidentifikasi akan
dinilai oleh manajer proyek, dan beberapa masukan dari tim proyek dengan
menggunakan pendekatan sebagai berikut:

Impact

Probabilitas
High lebih besar dari 70% kemungkinan terjadinya
Medium antara 30% dan 70% kemungkinan terjadinya
Low lebih kecil dari 30% kemungkinan terjadinya.
Impact
H
High Risiko yang memiliki potensi yang berdampak besar
M
pada biaya proyek, jadwal proyek atau performance proyek
L
Medium Risiko yang memiliki potensi yang berdampak
L M H
lebih kecil pada biaya proyek, jadwal proyek atau
Probability
performance proyek
Low Resiko yang relative berdampak kecil pada biaya, jadwal dan performance
proyek.
Risiko yang masuk dalam zona merah dan kuning akan diberikan respon terhadap
perencanaan resiko tersebut yang mungkin dapat dimasukan kedalam mitigasi risiko
dan contingency plan resiko.

Page 25 of 30

e-CRM PT Jakarta Notebook

9.2.2 Quantitative Risk Analysis

Menganalisa mengenai risiko yang telah diprioritaskan dengan menggunakan proses
analisis risiko kualitatif dan yang mempengaruhi kegiatan proyek akan diestimasi,
peringkat menggunakan numeric dapat diterapkan pada setiap risiko berdasarkan
analisis ini, dan kemudian didokumentasikan dalam bagian risk management plan.

9.3

RISK RESPONSE PLANNING

Semua resiko utama (yang berada di zona merah & kuning) akan ditugaskan kepada
anggota tim proyek dengan tujuan untuk melakukan review agar dapat dipastikan
bahwa resiko tersebut berada dalam zona tersebut hanya memberikan dampak yang
kecil terhadap proyek. Untuk setiap risiko utama, salah satu pendekatan berikut akan
dipilih untuk mengatasinya:
Avoid Menghilangkan ancamannya dengan menghilangkan penyebabnya
Mitigate Mengidentifikasi cara untuk mengurangi kemungkinan atau dampak dari
risiko
Accept Tidak akan dilakukan
Transfer Membuat pihak lain bertanggung jawab atas risiko (membeli asuransi,
outsourcing, dll)
Untuk setiap resiko yang akan dikurangi, tim proyek akan mengidentifikasi cara-cara
untuk mencegah risiko dari terjadi atau mengurangi dampak atau kemungkinan
terjadinya resiko tersebut. Termasuk prototipenya, yaitu menambahkan tugas ke
jadwal proyek, menambahkan sumber daya, dll. Untuk setiap risiko utama yang harus
dikurangi atau yang diterima, sebuah tindakan akan diuraikan untuk mengatasi hal
tersebut bahwa risiko tidak terwujud tersebut dapat diminimalkan dampaknya.

9.4

RISK MONITORING, CONTROLLING, AND REPORTING

Tingkat risiko pada proyek akan ditracking, dimonitoring dan dilaporkan pada setiap
siklus hidup proyek. 10 daftar resiko akan dipertahankan oleh tim proyek dan akan
dilaporkan sebagai bagian dari proses pelaporan status proyek pada proyek ini.
Seluruh permintaan perubahaan proyek akan dianalisa yang kemungkinan berdampak
terhadap risiko proyek. Manajemen akan menginformasikan tentang perubahan penting
pada status risiko sebagai komponen Executive Project Status Report.

9.5

RISK LOG
Log Risiko akan dipertahankan oleh manajer proyek dan akan ditinjau sebagai agenda
tetap pada meeting tim proyek.

No.

Date
Identified
22-Sep-12

Owner

Risk

Probability
(L,M,H)

Low
Project Team Perubahan
Dokumentasi Requirement
oleh client

Impact
(L,M,H)
High

Page 26 of 30

Effect on
Project
Time-qualitycost

Risk Reduction
Actions
Proposed & Actual
Memastikan bahwa
kebutuhan pengguna
sepenuhnya diselidiki
dan disepakati sebelum
dilakukan spesifikasi

e-CRM PT Jakarta Notebook

No.

Date
Identified

Owner

Risk

Probability
(L,M,H)

Impact
(L,M,H)

Effect on
Project

Risk Reduction
Actions
Proposed & Actual

22-Sep-12

Project Team Kualitas data High

yang buruk
Tester

Medium

Pengguna akan Clean up data - koreksi

merasa sistem
dan penghapusan
sulit untuk
duplikat pada data
digunakan
kecuali kualitas
data telah
ditangani User
Acceptance
sistem yang
buruk.

22-Sep-12

Project Team Volume

change
Member
request
bertambah
setelah
dilakukan
testing

High

Delays

High

Menyetujui spesifikasi.
Menyetujui prioritas.
Lakukan konsultasi.

10 PROCUREMENT MANAGEMENT
Procurement management mengidentifikasi dan mendefinisikan barang yang akan
dibeli, jenis kontrak yang akan digunakan untuk mendukung proyek ini, proses
persetujuan kontrak, dan kriteria keputusan. Pentingnya koordinasi kegiatan
pengadaan, pembuatan kontrak, dan disertakan matrics dalam mengukur kegiatan
pengadaan. Hal yang penting dalam rencana pengelolaan pengadaan meliputi: risiko
pengadaan dan pertimbangan risiko manajemen pengadaan, bagaimana biaya akan
ditentukan, bagaimana standar dokumentasi pengadaan akan digunakan, dan kendala
pengadaan.
10.1 PROCUREMENTMANAGEMENT APPROACH
Manajer Proyek akan melakukan pengawasan dan manajemen untuk semua kegiatan
pengadaan dalam proyek ini. Manajer Proyek akan bekerja dengan tim proyek untuk
mengidentifikasi semua barang yang akan dibeli untuk berhasil menyelesaikan proyek.
e-CRM PT.Jakarta Notebook kemudian akan meninjau daftar pengadaan sebelum
melakukan ke kontrak dan pembelian. IT support staff akan meninjau item pengadaan,
menentukan apakah itu menguntungkan untuk membuat atau membeli barang-barang,
dan memulai seleksi vendor, pembelian dan proses kontraknya.
Project ini tidak memerlukan pengadaan yang cukup besar. Pengadaan yang dilakukan
dalam project ini hanyalah pembelian satu Unit Computer, system operasi windows,
pemasangan domain untuk web penjualan, dan handphone utuk keperluan sms
gateway. Untuk pembelian barang-barang tersebut seluruhnya dilakukan pengadaan
dengan membeli dari pihak luar, Agar tim proyek dapat berkonsentrasi atau focus
terhadap pembuatan e-CRM untuk PT.Jakarta notebook tersebut.

Page 27 of 30

e-CRM PT Jakarta Notebook

LAMPIRAN A: Project Management Plan Approval

Yang bertanda tangan mengakui bahwa mereka telah mereview Project management
plan e-CRM PT. Jakarta Notebook dan setuju dengan pendekatan yang dilakukan.
Perubahan Project Management Plan ini akan dikoordinasikan dengan dan disetujui
oleh perwakilan bawah ini atau yang telah ditunjuk oleh mereka.

Tanda Tangan:

Tanggal:

Nama:
Title:
Peran:
Tanda Tangan:

Tanggal:

Nama:
Title:
Peran:
Tanda Tangan:

Tanggal:

Nama:
Title:
Peran:

Page 28 of 30

e-CRM PT Jakarta Notebook

LAMPIRAN B: REFERENCES
Tabel berikut menyajikan dokumen yang direferensikan dalam dokumen ini.
Document Name
and Version
PMP

Description
Dokumen lengkap project
Management Plan

Page 29 of 30

Location
https://www.dropbox.com/s/1lhl
7ca3nedic13/PMP_Klp9.pdf