Paso a paso 4. Asignar recursos Microsoft Office a tareas En este capitulo aprendera a: Y Asignar recursos de trabajo alas tareas. ¥ Controle la forma en que Project planifica.las asignaciones adicionales de recursos, ¥ Asignar recursos de material y de costo alas tareas. En capitulos anteriores aprendi6 a crear recursos y tareas. Ahora es el momento de asignar recursos a cada una de las areas. Una asignacién es la unin de un recurso y una tarea para realizar un trabajo en concreto. La denominacién varia dependiendo la Perspective, Por un lado, desde el punto de vista de las areas, el proceso de asignacién ‘de un recurso podria denominarse asignacién de trea. Por oto lado, desdeel punto de vista de los recursos, podria llamarse una asignacién de recursos. En los dos casos, se ‘tata del mismo proceso: una trea, unida a un recurso, forman una asignacién, Advertencia: Al hablar de recursos durante este capitulo, nos referiremos exclusivamente a recursos de trabajo (personal y equipo), salvo que se espe- cifique que se trata de recursos de material o de cost. En Project 2010, no es imprescindible asignar recursos als tteas ya que es pos ble que so trabaje com tareas. No obstante, hay varias razones de peso por las que «es recomendableasignar los recursos en un plan de proyecto. Asignando recutsos a las tareas, puede responder a preguntas como las siguientes M ,Quién deberia estar realizando qué tarea y en qué momento? HM @Dispone de los recursos necesarios para realizar el trabajo que requiere el proyecto?408 Project 2010. Paso a paso Est programado que un recurso trabaje en una taea en un momento en el que no esi disponible (por ejemplo, porque esti de vacaciones)? 1 Ha signado un recurso a tantas teas que se ha sobrepasado su capacidad de ‘rabaj? En otras palabras, jha sobreasignado al recurso? En este capitulo, esignari recursos de trabajo a as distnta tareas y obcervaré cuindo Jas asigneciones de recursos deberian influir en la duracién de a tarea y cudndo no. Posteriormente, asignara un recurso de costo verd cémo afecta a una tare. Asignar recursos de trabajo a tareas Asignar un recurso de trabajo a una area le permite realizar un seguimiento del pro- reso del trabajo del recurso en dic tarea, i indica ademas los costos por unidad de tempo del recurso, Project celcularé los costos globes del recurso y la tarea. Puede que recuerde que la capacidad de trabajo de un recurso se mide en unidades (cl nivel esfurzo) y esté almacenade en el campo Capacidad maxima. A menos que especifique lo contraro, Project asignard el cien por cien de ls unidades del recurso ala tares en cuestin, es decir, asumird que puede asigner ala tarea todo el tiempo de trabajo del recurso Si el recurso tiene menos del cien por cien de eapa- cidad maxima, Project asignaré el valor indicado en este campo. En este eereicio realizaremos algunas asignaciones iniciales de los recursos en el plan de proyecto. ASEGURESE ée iniciarel programa Microsoft Project 2010 sino esti ejecutindose ya, ABRA el archivo Asignaciones simples _Inicio.mpp dela carpeta Project 2010. Paso apaso\Capitulo_04,enel directorio en que haya copiado los archivos de ejemplo que acompafian al bro. 1. Enelmeni Archivo, haga clic en Guardar como. Aparecerd el euadro de dié- Jogo Guardar como. 2. En el euadro de texto Nombre de archivo, escriba Asignaci haga clic en Guardar. es simples y Anies de realizar Ia asignacién de algtin recurso, compruebe los valores de daracién y costo del plan de proyecto para llevar a cabo una comparacién posteior. Capitulo 4. Asignar recursos a tareas 409 3. Enel erupo Propiedades ¢e la ficha Proyecto, haga clic en Informacion del proyecto y, una vez abierto el cuadro de didlogo correspondiente, haga clic en Estadisticas (véase figura 4.1). Figura 4.1 Estadisticas del proyecto “Asignaciones simples” 4, Haga clic en Cerrar. Acontinuacién, relizaremos la primera asignacion de un recurso. 5. Enel grupo Asignaciones dela ficha Reourso, haga clic sobre el botin Asignar recursos. ‘Como puede apreciar en la figura 4.2, aparece el cuadro de didlogo Asignar recursos en el que eparecerén los nombres de los recursos introducidos en el capitulo anterior, ademds de algunos recursos adicionales (véase figura 42). Figura 42. El cuado de didlogo Asigrar recursos, n siempre en a parte supe- icamente dentro del cuadro Excepto por los recursos ya asignados, que apares rior de la lista, los recursos estin ordenados alfat de didlogo Asignar recursos. 6. Enla columna Nombre de la tarea, haga clic en la tares 2, Asignar miembros del equipo de lanzamiento.410 Project 2010. Paso a paso Truco: Ses utlizando Project Profesional en lugar de Project Esténdar, ef cuadro de dialogo Asignar recursos y algunos otros incluirin opciones aicionales relacionadas con Project Server. lo largo de est libro, no utli- zaremos Project Server, de modo que puede obviar estas opciones. 7. Ena columna Nombre de! recurso del cuadro de didlogo Asignar recursos, haga clic en Carole Poland y después en la opcién Asignar (véase la figura 4.3), Los resus asigndos la trea ‘leceionada fonen ua marca de ‘verfcaia al ado del rome cua de loge Asgnar ress Los nombres de ls reoursos ‘slgnsdos aparcon aad ‘elas bans de Gent Figura 4.3 Asgnar unrcurso a una tarea, Aparecerd una marca de verficecién y un valor de costo junto al nombre de Carole, indicando que le ha asignado una tarea. EI nombre de Carole también aparece al lado de la barra de Gantt correspondiente ala tare 2. Ya que se ha registrado la tasa de pago estindar de Carole Poland, Project calcularé el coste ela asignacién, multip cand esta tasa de pago estindar por el nimero de dias Planificados para la tara, y presentaré el valor resultant (775 euros) en la co- lumna Casto del cuadro de diglogo Asignar recursos. 8. Enlacolumne Nombre de tarea, haga clicen el nombre dela area 3, Completar cuestionario del autor. 9. Ena columna Nombre de recurso del cuadro de didlogo Asignar recursos, haga clic en Toni Poe y en Aceptar (véase la figura 4.4), Capitulo 4. Asignar recursos a tareas 414 Les ombres de los recursos aside aparecen ens parte super dela fla Figura 44. Asignar un recurso a una trea, ‘Truco: Para climinar la asignacin de un recurso de una tarea seleccionads, «nel cuadro de dislogo Asignar recursos, haga clic en el nombre del recurso ¥ posteriormente, en Quitar. SS alin, A continuacién, examinaremos con més detalle los valores de planificacin re- Jacionados con la area 3. Para ello, utilizaremos une vista més adecuad, deno- minada Formulario de tareas. 10. En el grupo Vista en dos paneles dela ficha Vista, hage clic en Detalles. Project dividiré la ventana en dos paneles. En la parte superior, apareceri el Diagrama de Gantt y, en la parte inferior, el Formulario de tareas (véase la figura 4.5), ‘Como puede observar el Formularo de tareas es muy similar al Formulario de recursos pero muestra detalles diferentes. En este tipo de vista en dos paneles, 4s detalles del elemento seleccionado en la vista de la parte superior (en este aso, una tarea) aparecen en la vista de la part inferior de igual forma que ocu- ‘ia en el Formulario de recursos. Fl Formulario de tareas muestra uno de los ‘numerosos detalles posibles, A continuacién, modificaré los detalles que aparecen, 11. Haga clic en el Formulario de tareas y, posteriormente, en el grupo Detalles de la ficha Vista, haga clic en Trabajo,412 Project 2010. Paso a paso. El nema evita ovis cies aparece en ola inquiado Figura 4.5. La vista Formulrio de tareas, Como puede observar en la figura 4.6, aparecen Jos detalles relativos al trabajo. Figura 46. Enel Formuiario de tareas aparecen ls detalles relatvos al trabajo, Enel Formulario de tateas, ahora puede observa los valores fndamentales de la programecién de esta tarea: | emana de duracién, 40 horas de trabajo el 100% de unidades asignadas. Debido a a gran utlidad del Formulario de tareas ara ver valores de duracién, unidades y trabajo de las tress, djeloactivado porahora 12, Mediante el cuadro de didlogo Asignar recursos, asigne los recursos as tareas ue aparecen en Ia tabla 4.1. Una vez que haya terminado, observe los valores Duracién, Unidades y Trabajo en Formulario de tareas, Capitulo 4, Asignar recursos a tareas 413 ‘Tabia 4.1. Asignar los recursos alas taeas que aparecen ena siguiente taba. Para latarea... ‘Asigne ol recurso... 4, Programar entrevistas del autor Jun Cao 5, Disefar y pedirel material de marketing Toby Nixon CCusnco haya fnalizado, su pantalla deberia presenta un aspecto similar al de ta figura 47, Figura 47. Asignar recursos a tareas. A continuacién, asignard dos recursos 2 una jnica tarea, 13. En la columna Nombre de tarea, haga clic sobre la octava tare, Iniciar las reuniones para el lanzamiento. 14. En el cuadro de didlogo Asignar recursos, seleccione los nombres Sharon Salavaria y Toby Nixon, haga clic en Asignar. ‘Truce: Para seleccionar nombres de recursos no correlativos, seleccione el primer nombre, pulse la tecla Control y, acto seguido, seleccione fos nom- ‘bres adicionales. Sharon y Toby se han asignado a la tarca. Por consiguiente, también pods ver sus nombres en la bara de Gantt dela tarea 8, tal como puede observar en la figun 48,114 Project 2010. Paso a paso Figura 4.8. 1 nombre del recurso asignado @ una tere ‘parece al lado dea barra de Gantt dela misma. Sharon tene un valor de Unidades maximas del 50% para que se tengaen cuen- ‘a su horrio de media jomada, Como resultado, Project le asigna 50 unidades. Para finalizar este ejrcico, utilizar una via diferente para asignar recursos @ ‘areas, 15. En I vista Diagrama de Gant, arastre la barra divisora vertical hacia la de- yechs hasta que apareze la columna Nombres de los recursos. 16, Haga clic en la columna Nombres de los recursos de la novenatarea, Planear t itinerario de viajes del autor y haga clic en la flecha que aparece. (Como puede ver en la figura 4.9, aparece el nombre de todos los recursos. 17, Ba Ia lista de nombres de recursos, haga clic en las casilla de verficacién de Jane Dow y Zac Woodall y pulse la tecla Intro, De este modo, Jane y Zac se than asignado a a tarea nimero 9 (véase la figura 4.10). 18, Hagacicen a colurina Nombres de ls recursos de la décima area, Preparar el canal de ventas y haga clic en lafleche que aparece. En la lista de nombres de recursos que aparece, sleccione Zac Woodall y pulse la tecla Intro, Deeste modo, Zac se ha asignado ala tarea 10. ‘Truce: En este eerccio ha asignado recursos uilizando el cuadro de did logo Asignar recursos y la columna Nombres de los recursos en la vista Diagram de Gant. Ademis, pede asignr recursos en el Formulario de Capitulo 4. Asignar recursos a tareas 115 tareas y en la ficha Recurso del cuadro de dislogo Informacion de la tarea entre otros, Cuando utilice Project, lo ms probable es que desarrole sus pre- ferencias ala hora de asignar recursos. Arrest a barra disor vera para ver sproxeradamente ‘esa parte dea aba delagrama de Gant Figura 4.10. Asignar recursos de trabajo atareas116 Project 2010. Paso a paso Capitulo 4, Asignar recursos a tereas 417 Controlar el trabajo al afiadir o eliminar asignaciones de recursos La formula de planificacion: duracién, unidades y trabajo ‘Tras haber creado una tarea, pero antes de haberle asignado un recurso, ésta ‘yattene una duracién, pero no cuenta con trabajo asociad. A qué se debe? El trabajo representa la cantidad de esfuerzo que uno o varios recursos de- «icarin para completar la tara. Por ejemplo, si se tiene a une tnica persona ‘trabajando a tiempo completo, la centidad de tiempo en concepto de trabajo coincide con la cantidad de tempo en concepto de duracién, En general, la cantidad de trabajo coincidirg con la duracién a menos que se asigne més de un recurso a una tarea, o que el {nico recurso asignado no esté trabajando a tiempo completo Project calcula el trabajo utilizando lo que en ocasiones se denomina "forma- Ja de planificaién’ Duracién x Unidades ~ Trabajo ‘Tomemos un ejemplo conereto, La duracién de la tarea 3 es de una semana 0 cinco dias, En el proyecto de lanzamiento del nuevo libro, 5 dias equivalen a 40 horas, Al asignar a Toni Poe ala tarea 3, Project aplicé el 100 por 100 de sus horas de trabajo a esta tarea, De modo que la férmula de plnificacién de Ja tara 3 seré similar a la siguiente: 40 horas de duracién (o una semana) de la tarea x 100% de unidades de asignacién = 40 horas de trabajo En otras palabras, habiendo asignado a Toni Poe ala tarea 3 al 100%, la tarea cexigird 40 horas de trabajo. He aqui un ejemplo un poco més complejo, Se han asignado dos recursos a la tarea 9, Jane Dow y Zac Woodall, cada uno de los cuales dedicaré 100 por 100 unidades de asignacién. La formula de planificacién para la tarea 9 seria, 1a siguiente: 24 horas de duracién (3 dias) de la tarea x 200% de unidades. de asignacin = 48 horas de trabajo Estas 48 hora de trabajo son Ta suma de las 24 horas de trabajo de Jane Dow mis las 24 horas de trabajo de Zac Woodall. Dicho de otro modo, los dos re- cursos trabajar en paralelo en una nice tarea con 3 dias de duracén, ‘Como mencionamos anteriorment, la cantided de trabajo que representa una tarea se define cuando se le asignaninicialmente uno o varios recursos. Si utiliza tareas programadas autométicamente Project le oftece la posibilidad de controlar c6mo se calcula el trabajo al asignar eliminar recursos adicionales de une tarea. Esta op- cién se conoce como programacién condicionada por el esfuerzo y le oftecerd una gran flexibilidad ala hora de lanificar el trabajo. Puede actvar esta funcionalidad para la totalidad del proyecto 0, por el contrario, para tareas especifies. Por otra parte, también puede utilizar estas opciones en una lista de acciones y controlar asi cémo Project vuelve a programar el trabajo de una tarea inmediatamente después Ge que se realice la asignaciOn de un recurs. La programacién condicionada pot cl esfuerzo s6lo se aplice cuando se asignan o eliminan recursos adicionales de las tareas programadas automticamente. Dado que ya hace algtin tiempo que reali26 las asignaciones iniciales de los recursos del proyecto de lanzamiento del nuevo libro, levard a cabo algunas modificaciones. En este ejercico, justaré las asignaciones de recursos de las distintas tareas y esta- blecer las pautas de modificaion que seguiré Project. 1. Enla viste Diagrama de Gant, haga clic en el nombre dele tres némero 5, Disefiary pedir el matetial de marketing ‘Como puede observar, esta tarea se le ha asignado a Toby. Una rpida compro- ‘bacién de la formula de planificacin presentaria el siguiente aspecto: 80 horas (10 dias o dos semanas) de duracin x 100% de unidades de asignacién 40 horas de trabajo Toby necesita algo de ayuda con la tarea y, por esa razén, aiiadiremos un recurso, 2. Enla columns Nombre dal recurso del cuadro de didlogo Asignar recursos, seleccione Zac Woodall y haga clic en Asignar (véase la figura 4.11) Zac se asigna a la tarea y, como consecuencia, Project actualiza los valores de 1a formula de planificacién:118 Project 2010. Paso a paso Figura 4.11, Asignar recursos adcionales a una tarea, 80 horas (10 dias o dos semanas) de duracidn x 200% de unidades de asignacién (es decir, la suma de las unidades de asignacién de Toby y Zac)~ 160 horas de trabajo Acontinuacién, utlizaré una funcionalidad conocida como lista de acciones para controlar la forma en que Project programa el trabajo de una tarea al afiadir 0 eliminar recursos. Observe el triéngulo pequefio que aparece en la esquina su- perior izquierda del nombre dela tarea 5, Se trata de un indicador grafico lo que significa que bay una accién disponible en ese momento, Haste que no realice otra accién, puede utilizar la lista de acciones pare elegir el comportamiento de Project ante la asignacién de un recurso adicional. 3. Haga clic en el nombre de la tarea 5 y acto seguido en el botin Acciones que aparece a la izquierda del nombre de dicha tarea Como puede apreciar en la figura 4.12, aparece una lista con una serie de opciones. Estas opciones le permiten elegir el resultado de la programacién que més le iterese. De este modo, puede ajustar la duracién de la tarea, el trabajo de los recursos o las unidades de asignacién, ‘Truco: Cuando utilice Project, podra observar que existen otros indicadores| arificos tipo etiquetainteligente (como el botin Acciones). Normalmente, aparecen en los momentos en que el usuario se plantea preguntas del tipo: "Por qué Project ha tomado esta decisién?" (por ejemplo, cuando la duracién Capitulo 4. Asignar recursos a tareas: 419 de una tarea varia después de haberle as gnado un recurso adicional). La lista de acciones de las etquetas inteligents le offece la oportunidad de cambiar Ia forma en que Project responde a determinadas acciones. ‘ofl Si cehpyeeamreacnram Figura 412, Lists de acciones, neste caso, quiere que la asignacién edicional se traduzca en trabajo adicional rmanteniendo la duracién original. Se trata dela opcién predeterminada, de modo ‘que cirre la lista de acciones sin realizar ningin cambio. Haga clic en el botén Acciones de nuevo para que se ciere Ia lista, A continua cin eliminaré un recurso y,posteriomente, determinaréla forma en que Project ‘rogramard las demés asignaciones de recurso de la tarea en cuestién, Higa clic en el nombre de la tarea 9, Panearelitinerario de viajes del autr. Como puede aprecar, esta tarea se ha esignado a Jane y Zac. Supongamos que Jane le ha comunicado que necesita completar el trabajo ella sola, pero en un petiodo de tiempo superior. Le parece una opcién aceptable por lo que decide climina la asignacién de Zac Enlacolumna Nombre de recurso disponibe en el cuadro de dilogo Asignar recursos, haga clic en Zae Woodall y, acto seguido, en Quitar (véase laf ura 4.13). Project elimina la asignacién de Zac a la tarea scleccionada. A continuacién, ajustaré el modo en que Project gestiona los cambios en las asignaciones. Haga cic en el boton Acciones que aparece just ala izquierda del nombre de Ie tarea(wéase la figura 4.14).