Professional Documents
Culture Documents
13 JOB GRADING Overview
13 JOB GRADING Overview
REMUNERATION MANAGEMENT
MERANCANG SISTIM PENGGAJIAN
YANG EFFECTIVE : JOB GRADING
Berdasarkan Keputusan Menteri Tenaga Kerja
dan Transmigrasi R.I.
Nomor : KEP.49/MEN/IV/2004
Tentang Ketentuan Struktur dan Skala Upah
Oleh :
Dr.Ir.J.F.X.Susanto.S.MBA.,MM
Personal Data
Training
Instructor
Name
Education
Working history
Kegiatan sekarang
Menulis untuk majalah HRD & surat kabar.
Menjadi partner Training Institution
(Trainer) di Jakarta, Surabaya dan Malang.
Consulting : Merancang Sistim Penggajian,
Membuat Policy & Procedure, Peraturan
Perusahaan.
Translator
Recruitment service
Executive Search
Outsourcing Service
Labor Supply
Perkenalan Peserta
Pendidikan
Pekerjaan sekarang
Pekerjaan sebelumnya
Pengetahuan mengenai sistim penggajian
Minat dan motivasi mengikuti training ini
Pendapat pribadi mengenai peluang karir
dibidang remuneration
General Overview
Pelaksanaan Pasal 92 Ayat 3 dari UU 13/2003.
Kepmen 49-Men/IV/2004 Mengenai Ketentuan
Struktur dan Skala Upah.
Kepmen itu menetapkan kebijakan pemerintah
mengenai penyusunan struktur dan skala upah.
Selama ini, puluhan tahun kebijakan itu ditunggu
oleh para praktisi pengelola sumber daya manusia
(SDM) perusahaan.
Perusahaan lokal juga berkepentingan dan sudah
saatnya untuk menindaklanjutinya seperti umumnya
perusahaan PMA.
Praktisi HRD Management dan staff terkait perlu
segera mempelajari sistim ini untuk dapat mendesign sendiri sistim penjenjangan kepangkatan dan
jabatan diperusahaan masing-masing.
5
Membuat sistim
penggajian
Tugas pertama adalah menunjuk seorang
penanggung jawab untuk :
Men-design
Merencanakan
Meng-implementasi
Menggunakan Konsultan :
Masalahnya
Butuh biaya yang cukup besar.
Dia memerlukan bantuan juga dari karyawan dan
executive perusahaan.
Sering gagal menyampaikan laporan kepada
Management.
Butuh waktu memahami operasional, proses,
produk perusahaan, kualitas SDM dan hal-hal yang
mempengaruhi pembuatan sistim penggajian.
Sistim yang dibuat bisa terlalu simple atau malah
terlalu komplek bagi perusahaan.
10
11
Menggunakan karyawan
sendiri
Payroll Manager
(Administrator)
Familiar dengan kegiatan operasional
perusahaan.
Mampu me-manage dengan baik.
Berkepribadian yang baik untuk bisa
mendapatkan kerjasama dari semua pihak.
Harus persistent dengan data.
Mampu menciptakan hubungan baik agar
pengumpulan data lancar tanpa reponden
merasa terusik.
13
4 cara mengumpulkan
informasi mengenai
jabatan
1.
2.
3.
4.
14
15
Job Analyst
Workhorse dari proyek Job Grading.
Mengumpulkan data.
Mempersiapkan berbagai formulir & dokumen, job
description (position description) dan daftar gaji.
Harus persistent dengan data.
Sabar dan menyenangkan.
Mengerti seluk beluk pekerjaan di perusahaan, baik
dikantor maupun dipabrik.
Mengerti mengenai peralatan, mesin-mesin dan proses
produksi.
Mengenal dan memahami semua jabatan yang ada.
Job Analyst terdiri dari staff pabrik (operasional) dan
kantor.
16
17
CHECKLIST
PERSIAPAN MEMBUAT SISTIM PENGGAJIAN (JOB GRADING)
No.
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
17
18
15
16
Ya
Tidak
Langkah-langkah yang
akan diambil
Pengumuman
Perlu sosialisasi keseluruh department /
karyawan.
Jangan jalankan dulu sebelum ada
tanggapan positive.
Buat pengumuman seperti contoh ini.
Lihat Contoh
19
PENGUMUMAN
No. HRD-123/IV/2005
Kepada
Dari
CC
Perihal
:
:
:
:
Pengumuman
Bersama ini disampaikan bahwa perusahaan akan melaksanakan pembuatan sistim penggajian
(Job Grading) untuk semua karyawan perusahaan.
Maksud dari Job Grading itu adalah :
1.
2.
3.
4.
5.
Menentukan secara jelas tugas-tugas dan tanggung jawab dan setiap jabatan dengan
cara membuat uraian jabatan secara tepat.
Untuk memastikan agar tingkat penggajian antara satu jabatan dengan jabatan
lainnya berbanding seimbang sesuai dengan bobot dan nilai jabatan-jabatan itu.
Untuk mendapatkan nilai yang tepat dalam memberikan imbalan kepada karyawan
sesuai dengan prestasi kerjanya.
Untuk menciptakan struktur penggajian yang sepadan dan kompetitive dalam industri.
Untuk menciptakan ketentuan dan kebijaksanaan yang menjamin adanya standard
yang objective dalam administrasi penggajian.
Saudara SUYANTOMO Payroll Supervisor terhitung mulai tanggal 1 Maret 2005 telah ditunjuk
sebagai COMPENSATION MANAGER untuk bertanggung jawab melaksanakan proyek ini. Dia akan
dibantu oleh beberapa Job Analyst yang nama-namanya akan ditentukan kemudian.
Job Analyst tersebut akan mengumpulkan data-data yang diperlukan melalui wawancara,
memberikan questionnaire (daftar pertanyaan) atau dengan metode lainnya. Sangat diperlukan
kerjasama dari Anda agar JOB anda diuraikan secara tepat dan tugas-tugas serta tanggung
jawab anda jelas.
Dengan demikian perusahaan dapat menentukan nilai rupiah dari setiap jabatan sesuai dengan
nilai jabatan itu dan berdasarkan juga pada tingkat penggajian di industri. Tidak akan akan
pengurangan gaji ataupun tunjangan akibat dari hasil proyek Job Grading ini. Juga tidak ada
tambahan tugas dan tanggung jawab kepada suatu job tanpa diikuti dengan peninjauan gaji.
Kerjasama dari Anda sangat dihargai, dan apabila Anda memerlukan penjelasan lebih lanjut,
silahkan menghubungi Manager masing-masing, yang juga telah mendapatkan penjelasan
mengenai hal ini.
Demikian untuk dimaklumi.
Malang, 24 Maret 2005
ARIOBIMA SOEMARYONO
AS/AA
21
Materi Training
22
24
Sequence mengerjakan
Job Grading
7.
26
5 Fungsi Management
1.Planning
2.Staffing
3.Coordinating
4.Directing
5.Controlling
6 Fungsi HRD Mgmt :
max
1.300.00
0
Rp.
1.100.000
22,22%
mid
22,22%
900.000
min
1. Employment
44,44% : 20 = 2.22%
44,44%
1. Level / Classification /
Golongan / Kelompok
Jabatan
2. Grades
3. Min Max Salary
Max
salary
4. Rentang /
Range / Skala
Gaji
3. Industrial Relations
4. Training & Development
Range :
5. Government Relations
6. Employee Benefits
(4)
5. Steps in Grade
Min
6. Laju Kenaikan
Upah
7. Analisa Jabatan
8. Evaluasi Jabatan
9. Theorytical Salary
Max Min
1.200.000 900.000 x 100% =
75,00%
1.300.000 - 900.000
1.300.00
0
Min
salary
900.00 10
0
R&F
For
Sup
v
PPK :
5 = 6 steps
4 = 4 steps
3 = 3 steps
2 = 2 steps
1 = 0 steps
Mgr
Dir
1.100.000
5-1
Total
23
grades
1.Know
2.Exp
3.Scope
4.Resp
5.Conseq
6.Int
7.Ext
8.Comp
9.No of emp
10.Res & analysis
28
Mengenal
Human Resources
Development Management
29
Functions in
Human Resources
Development
Management
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Employment
Salary & Compensation Administration
Industrial Relations
Training & Development
Government Relations
Employee Benefits & Facilities
30
Job
Description
Job Analysis
Job Evaluation
Job Grading
Compensation
Policy
Recruitment
Selection
Induction
Relations
POSTING
Training &
Developme
nt
Performance
Appraisal
Transfer & Job
Rotation
Human
Resources
Developmen
t
Management
Industrial
Termination :
Resignation
Retire
Retrenchmen
t
Dismissal
Death
Promotion
&
Demotion
Employment
Recruitment
Selection
Personal Filing HRMIS Computerized
Promotion & Demotion
Transfer
Induction
Termination
32
Training Record :
In house &
External Training,
Professional Dev.
Review
Job
Description
Performance
Appraisal
Termination :
Resignation
Retirement
Retrenchment
Dismissal
Death
Personal File :
Personal data
History
Salary
Position
Grade
Training
Medical
Jamsostek, Askes
Personal Insurance
Pension Scheme
Personal Loan
Absenteeism
Performance
Discipline
Awards
Training Record
Dependants Record
Applicants
Data &
Application
Forms
DATA BASE
EMPLOYEE LIST
Warning
Letters :
I
II
III
Dependants
Record :
- Name
- DOB
- Relationship
- Photograph
HRMIS
Job Analyssis
& Evaluation
Working
Agreement :
KKWT
Permanent
Employment
Confirmation
for Permanent
Employment
(Successful
probation
period).
Security
Record
- ID Card
- KTP
- Photograph
Employee
status
change form
Confirmation of
New Status:
- Position
- Grade
- New salary
- Dept.
- Effective date
33
34
Industrial Relations
Manpower Legislation
Labour Union
Collective Bargaining (CLA)
Company Policy
Work rules & regulations
Work ethic & employee discipline
35
36
Government Relations
37
Medical Services
Sport & Recreation
Personal Services
Safety & Health
Security & Protection
Canteen
Social & Religious Activities
38
Benchmarking
Red circle jobs
Green circle jobs
Salary survey
Range system
Grade brakes
Minimum point factor value
Minimum wage line
Tambahan Materi Dari :
How to Plan and Manage an Effective Wage and Salary
Program
39
40
41
Keuntungan menggunakan
point factor system
42
43
45
Comparing graphs
Pilihlah satu job dari data survey dan buat satu titik di
grafik dimana nilai gaji untuk median rate intersects
dengan point factor scale value untuk comparative
job diperusahaan anda. Lihat Gambar 26.
Ulangi prosedur ini sampai jobs dalam survey telah
ditempatkan pada grafik. Gunakan sekarang job yang
sedang dibandingkan.
Tariklah garis dari titik upah terendah keatas seperti
sebelumnya dan bagilah titik-titik itu secara sama
banyak. Garis ini adalah trend line dari wage survey
dan menunjukan median wages dari berbagai job
sebagaimana dilaporkan oleh survey itu.
Ambil Gambar 25, scattergram upah perusahaan
anda sekarang dan tempatkan diatas Gambar 26
kemudian bandingkan posisi dan garis trend line
46
perusahaan yang baru saja anda buat.
External Comparison
Harus dijadikan standard scale terlebih dulu.
Evaluation sistim yang seragam.
Tidak ada penyimpangan dibuat dalam memberikan
point value.
Conversion dilakukan secara konsisten.
Garis upah comparable antara satu perusahaan
dengan perusahaan lainnya. Konsultan penggajian
melakukan survey upah tahunan, data-datanya dari
user sistim yang sama, sehingga mudah diproses.
Hasil survey berupa :
Mid point salary
Total cash
Total remuneration
47
Comparator Distribution
Keadaan upah dipasar
90
Q3
M
Q1
Rp.
10
Points
Market Position
90th percentile
3rd quartile
M adalah Median atau 50th percentile
1st quartile
10th percentile
49
Positioning Upah
Perusahaan
Garis Upah Perusahaan
90
Q3
M
Q1
Rp.
10
Points
=
100 +
51
600
500
400
300
100
Blank Circle
Rates
Gambar 27 Perbandingan
Upah Survey & Upah
Perusahaan
Decision A - Bayar
sedikit lebih tinggi.
Wage Survey Trend Line
Decision B - Bayar
sedikit lebih rendah.
YYY
Maximu
m
Y
Mid
point
Max = X Rp (100 + % of
spread
2
YY
Minimum
Y Rp
XXX
X
XX
X Rp
Min base rate = 100 + % of spread
2
Maximum
Pay
9
8
Promosi dari G3 ke G4
akan langsung naik
kegaris ini.
6
5
4
3
Breaking Point Between
Grades
2
1
Overlap
10
Median
Pay
Minimum
Pay
Maximum
Pay
Gambar 30 Membandingkan
struktur gaji sekarang dengan
struktur grade baru
10
Median
Pay
Minimum
Pay
4
3
2
Highest
Pay
Job Cluster
Lowest
Pay
Job Cluster
5
6
7
Point Value Scale
10
11
12
Establishment of grades
1. Tentukan jumlah grade yang diinginkan. Tariklah
garis horizontal pada grafik dititik dimana minimum
wage line intersect (bertemu) dengan minimum point
factor value.
2. Tarik garis vertical dititik dimana minimum wage line
intersect dengan minimum point factor value seperti
point 1, dan tarik garis itu keatas pada maximum
rate sebagaimana ditentukan pada Gambar 28.
3. Tarik garis horizontal line dari titik itu ketitik dimana
intersect dengan highest point factor value untuk
grade ini. Selesaikan menjadi kotak empat sisi.
4. Kemudian, tentukan besarnya nilai overlap yang
diinginkan antara satu grade dan grade berikutnya
dan ulang seperti Step 1, 2 dan 3 untuk semua
grades.
60
Selamat mengikuti
training ini.
Semoga bermanfaat bagi
perusahaan
&
karir anda.
64