Professional Documents
Culture Documents
Isl Gerko Sem6
Isl Gerko Sem6
KELAB
DEFINISI
Perkumpulan atau persatuan
A group of persons organized together for a common purpose
A group of people who meet together regularly, especially for a particular activity such
as a sport
Sejenis kumpulan atau persatuan yang berasaskan suatu aktiviti utama yang tertentu
dan dianggotai oleh individu-individu yang mempunyai minat, kegemaran, kerjaya atau
latar belakang yang sama.
PERSATUAN
DEFINISI
Gabungan, ikatan, kumpulan
An association of people with mutual aims or interest
An organization of people formed for a particular and shared purpose: an association
Sejenis perkumpulan, gabungan atau perikatan yang dianggotai oleh individu-individu
yang mempunyai tujuan dan matlamat yang sama
TAJUK 2
1. BAGAIMANA MENUBUHKAN KELAB ATAU PERSATUAN
Umumnya kita akan juruskan perbincangan kepada 4 langkah tatacara
penubuhan persatuan/kelab yang biasa dilaksanakan.
2.1 LANGKAH 1 : Mewujudkan Jawatankuasa Penaja
2.1.1 Atas kesedaran diri Pemimpin pelajar (semua yang ada dalam bengkel
ini) menubuhkan jawatankuasa Penggerak/Jawatankuasa Penaja
dengan menyenaraikan diri sebagai AJK Penaja .Jawatankuasa Penaja
ini terdiri dari:a. Pengerusi
b. Naib Pengerusi
c. Setiausaha
d. Bendahari
e. 6-7 Ahli AJK biasa
2.1.1 AJK Penaja mengadakan Mesyuarat sesama sendiri bagi membincangkan
perkara berkaitan penubuhan kelab, matlamat dan tujuan, merangka strategi
kelulusan,peraturan-peraturan, perlembagaan,keahlian, kegiatan/aktiviti, dan
lain-lain maklumat berkaitan kelab .
2.1.2 Mesyuarat ini mesti ada agendanya, setiap perbincangan diminitkan dan
difailkan /didokumentasikan
2.1.3 Pelaksanaan tugas hasil mesyuarat ikut adalah mengikut jawatan masingmasing.
AJK Penaja.
contohnya: Kelab Pengguna IPG Kampus Tuanku Bainun
Alamat:..
2.2.3 Semua surat ditandatangani oleh Pengerusi AJK Penaja.
3.2.4 Cadangan Agenda:
1. Ucapan Aluan Pengerusi
2. Pembentangan Senarai Nama JK Penaja (Bayangan) untuk mendapat
persetujuan ahli mesyuarat.
3. Penjelasan/Penerangan tujuan Penubuhan Kelab
2.2.5 Setia usaha minit dan dokumentasikan mesyuarat.
2.3 LANGKAH 3 : Mendapatkan Kelulusan Pendaftar Kelab/Persatuan
2.3.1 Tanggung Jawab AJK Penaja sebelum mendapat kelulusan Pendaftar
2.3.1.1 Menyediakan Perlembagaan Kelab/Persatuan Mengikut nasihat
pendaftaran (Boleh dapatkan contoh dari pendaftar pertsatuan).
2.3.1.2 Mengadakan Mesyuarat Agung Khas - Membentangkan Perlembagaan
untuk bincang dan meluluskan perlembagaan KECUALI kalau mesyuarat agung
yang lalu telah memberi mandat/kepercayaan sepenuhnya kepada JK penaja
untuk meluluskan perlembagaan itu maka mesyuarat khas ini tidak perlu dibuat.
2.3.1.3 Jawatankuasa penaja menulis permohonan rasmi kepada Pendaftar
(Pengarah,Pengetua atau Guru Besar) dengan menyertakan dokuman termasuk
perlembagaan yang telah dipersetujui di atas.
2.3.1.4 Merancang/merangka aktiviti Tahunan. (Aktiviti hanya boleh dilaksanakan
apabila persatuan/kelab telah diluluskan dan didaftarkan secara sah oleh
pendaftar surat kelulusan sebagai dokumen bukti disimpan untuk rujukan)
2.3.2 Selepas Mendapat Kelulusan
2.3.2.1 JK Penaja mengadakan Mesyuarat AGUNG
2.3.2.2 Membuat dan mengedar Notis Mesyuarat Agung dan borang cadangan
usul.
2.3.2.3 Draf Aktiviti/kegiatan persatuan/kelab
2.3.2.4 Membuat Surat jemputan Mesyuarat Agung kepada semua ahli.
2.3.2.5 Melaksanakan & Mengendali Mesyuarat Agung
2.
LAMPIRAN 1 : RUMUSAN PROSEDUR PENUBUHAN PERSATUAN/KELAB
Prosedur Penubuhan:
1. Mewujudkan/Penubuhan Jawatankuasa Penaja (Minimum 7 org Ahli)
2. Mengadakan Mesyuarat JK Penaja- Bincang Persediaan Penubuhan.
3. Membina dan menyediakan Draf Perlembagaan Persatuan dan Peraturan
Persatuan Kelab/Persatuan.
4. Draf Aktiviti Tahunan.
5. Mengadakan Majlis perjumpaan / Mesyuarat Agung Penajaan dgn ahli
5. Surat Permohonan Penubuhan Kelab dan Persatuan (Penaja).
6. Surat Kelulusan Penubuhan oleh Pendaftar Kelab dan Persatuan
(Pengarah/Pengetua/Guru Besar) institusi masing-masing.
7. Pengendalian Mesyuarat Agung (Tjwb Jawatankuasa Penaja):
i. Notis Mesyuarat Agung, Edar borang Usul
ii. Surat Jemputan Mesyuarat
iii. Mesyuarat Agung.
a. Pelantikan pengerusi dan AJK
b. Perbincangan Perlembagaan (persetujuan/pindaan)
c. Peraturan-peraturan
d. Sumber Kewangan Persatuan
e. Cadangan Aktiviti
f. Hal-hal lain
iv. Mencatat Minit
8. Pengurusan, Pelaksanaan aktiviti kelab dan Pemantauan(T/Jwb AJK Kelab)
9. Dokumentasi dan system fail
10. Pengauditan.
TAJUK 3
CONTOH UNDANG-UNDANG
BAGI
PERTUBUHAN YANG MEMPUNYAI
CAWANGAN
TAJUK 4
PENGURUSAN
KEWANGAN
TAJUK 5
PENGENALAN
Sistem fail merupakan satu proses menyimpan rekod & dokumen untuk
simpanan selamat atau satu rantaian aktiviti yang bermula & berakhir pada
titik yang sama. Prosesnya seperti mengklasifikasikan, menyusun,
menyimpan fail-fail bagi memudahkan pengurusannya apabila diperlukan.
i.
ii.
iii.
iv.
v.
vi.
vii.
Fail Operasi
ii.
2) Nombor Rujukan
3) Tarikh
4) Alamat Penerima
o Perkataan "kepada" tidak perlu ditulis.
o Taip (u.p.........................................................)
untuk tindakan pegawai yang berkenaan.
o Semua baris ditaip dari tepi sebelah kiri tanpa menggunakan indensi.
5) Perkataan "Melalui
o Perkataan "Melalui Guru Besar atau Pengetua" ditulis jika surat keluar dari
persatuan di sekolah kepada agensi luar. Surat ini ditandatangani oleh
penasihat/pengerusi persatuan. Jika surat ini ditandatangani oleh Guru Besar
atau Pengetua, perkataan "melalui" tidak perlu.
o Perkataan "melalui" ditulis di sebelah bawah alamat penerima
7) Tajuk Surat
o Jarak di antara tajuk surat ialah dua barisan di bawah mengadap atau
pembukaan surat.
o Tidak perlu ditulis perkataan "PER" atau "PERKARA", hanya memadai
dengan menggariskan di bawah tajuk atau perkara.
o Tajuk surat ditaip huruf besar bagi huruf pertama setiap perkataan.
seperti 2.1, 2.2. 2.3 dan seterusnya. Huruf abjad atau huruf roman juga bo!
eh digunakan.
o Pecahan perenggan tidak boleh melebihi dua peringkat.
o Elakkan menggunakan ayat yang panjang, berbunga-bunga dan meleretleret.
9) Cogan Kata
11) Salinan
s. k.
Pesuruhjaya Daerah
Guru Besar
PK. Kokurikulum
o Tidak perlu menggunakan indensi.
o Ditaip huruf ringkas nama penulis dengan huruf besar dan jurutaip dengan
huruf kecil, contohnya AA/na.
o Ditaip di bahagian paling bawah di sudut kiri surat.
i.
ii.
Surat Pemberitahuan
iii.
iv.
i.
iii.
Tarikh
iv.
Alamat penerima
v.
Perkataan Melalui
vi.
vii.
viii.
ix.
x.
xi.
xii.
Tandatangan
xiii.
3.3
Urusan rasmi dapat dijalankan dengan lebih mudah dan pantas. Maklumat
dapat disampaikan dengan serta-merta setelah urusan rasmi surat-menyurat
disiapkan melalui e-mail.terdapat banyak kelebihan yang boleh diperolehi dengan
menggunakan e-mail, diantaranya ialah:
i.
ii.
iii.
iv.
v.
ii.
iii.
iv.
v.
vi.
vii.
viii.
baharu,
ia
akan
.Yahoo.com
Google mail(gmail)
Hotmail
Rocketmail
TAJUK 6
PENGURUSAN
MESYUARAT
DAN AGENDA
MESYUARAT
TUJUAN MESYUARAT:
1. Cara paling berkesan untuk menyelesaikan tugas dan masalah berkaitan dengan
organisasi @ persatuan. Contoh; membincangkan cara mencari dana untuk aktiviti
persatuan.
2. Menyebarkan maklumat dan rancangan baharu kepada masyarakat atau ahli secara
khususnya.
3. Perlu diadakan bagi membuat sesuatu keputusan atau mandat penting yang berkaitan
dengan organisasi @ persatuan.
4.
Bagi merancang sesuatu strategi dan program atau untuk mendapatkan idea-idea
baharu bagi melaksanakan aktiviti.
JENIS MESYUARAT
1.
2.
3.
4.
5.
7. Ucapan penangguhan.
Notis mesyuarat diedarkan dalam tempoh 14 hari dan perlu ditandatangani oleh setiausaha.
CONTOH:
Tarikh
: 5 Mei 2007
Masa
: 2.30 petang
Tempat
Kehadiran
: 56 orang
Wakil Bahagian
Pengerusi majlis
Agenda 1
UCAPAN ALU-ALUAN
Pengerusi mendahului ucapan dengan salam dan terima kasih kepada semua
kerana diberi peluang untuk mempengerusikan mesyuarat pada petang ini dan
berharap supaya mesyuarat kali ini akan berjalan lancar.
Agenda 2
BACAAN DOA
Bacaan doa telah disempurnakan oleh Cikgu Meor Ishak Bin. Ismail.
Agenda 3
Telah dinyanyikan beramai-ramai oleh Ahli UMNO yang hadir dengan penuh
semangat.
Agenda 4
- 157 orang.
- 157 orang.
Agenda 5
AHMAD )
5.1
5.2
5.3
5.4
Mengucapkan selamat datang kepada wakil bahagian dan wakil wanita yang
sudi hadir dan seterusnya kepada semua Ahli UMNO yang hadir pada petang
ini.
Sebelum beliau memulakan bicara beliau ingin meminta maaf jika ada tutur
kata atau terkasar bahasa semasa beliau berucap.
Ketua Cawangan berharap supaya kita semua sebagai Ahli UMNO dapat
bekerjasama menjaga kawasan kampung kita daripada anasir-anasir jahat
yang sedang berleluasa di mana-mana sahaja terutama tentang pendatang
tanpa izin yang membanjiri terutamanya di kampung-kampung kita ini.
Beliau juga berharap supaya kita pandai mencari peluang memajukan
kampung kita dengan mengusahakan tanah-tanah terbiar dengan projekprojek yang boleh mendatangkan keuntungan kepada kampung kita.
Agenda 6
6.1
6.2
6.3
Beliau mengucapkan selamat datang kepada semua Ahli UMNO yang hadir
pada petang ini.
Beliau berharap supaya semuanya dapat hidup bersatu-padu untuk
memajukan kampung kita ini.
Beliau juga berharap agar kita semua memberi sepenuhnya kepercayaan
kepada pucuk pimpinan kita untuk melaksanakan segala bentuk perubahan
yang akan kita rasai bersama.
Agenda 7
7.1
7.2
8.3
Agenda 8
8.1
8.2
Agenda 9
1.
2.
3.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
1. Setiap Ahli JKKK yang telah berkhidmat selama lebih kurang 20 tahun, supaya
dapat diberikan kepada mereka ini sebidang tanah.
2. Tuan punya senjata api yang telah meninggal dunia telah diambil oleh
kerajaan. Minta supaya senjata ini diberikan kepada waris.
3. Tn. Hj. Mior Ishak memberitahu bahawa kawasan jalan menuju ke beberapa
buah rumah di tempatnya masih kekurangan lampu jalan ini sangat
membahayakan kerana kawasan sekitarnya sangat gelap.
4. Memohon untuk membina pondok untuk menunggu bas atau teksi, depan
bengkel menuju ke Bota.
Jawapan daripada En. Khairuddin b. Mohd. Kadri.
1. Masalah senjata api, jika tuan punya meninggal dunia senjata tersebut tidak
akan diberikan kepada waris kerana ia bukannya hak persendirian.
2. Beliau memberitahu bahawa satu kampung akan cuma mendapat 7 buah
lampu jalan sahaja.
3. Perkara tentang pembinaan pondok menunggu bas, kita akan usulkan ke
bahagian untuk tindakan selanjutnya.
UCAPAN PENANGGUHAN
Ketua UMNO Cawangan Kg. Baru Tn. Hj. Zahadi b. Yeop Ahmad merakamkan ucapan
terima kasih kepada semua Ahli UMNO yang hadir pada petang ini kerana dengan
kerjasama semua mesyuarat telah berjalan dengan lancarnya.
BIL
1.
PERKARA
Program Bakti Siswa UITM Seluruh Malaysia
2.
3.
4.
5.
6.
Program SAmbutan Malam Kemerdekaan Bersama Pemuda dan Ketua UMNO Bhg
7.
8.
9.
Tandatangan
Ketua UMNO Cawangan
Tandatangan
Setiausaha UMNO Cawangan