Professional Documents
Culture Documents
Publikasi - 06.11 - .1257 - Contoh Laporan
Publikasi - 06.11 - .1257 - Contoh Laporan
Publikasi - 06.11 - .1257 - Contoh Laporan
Naskah Publikasi
diajukan oleh
Abdi Dwi Pranata
06.11.1257
kepada
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
AMIKOM
YOGYAKARTA
2010
ABSTRACT
Analysis And Design Information System of KOPITIAM COFFEESHOP Based
On Client Server
Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Pada CoffeeShop KOPITIAM
Berbasis Client Server
Abdi Dwi Pranata
Teknik Informatika
STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
The need for a place to relax and gather in large city is very high. Based
on the needs of many entrepreneurs who took the opputurnity to do business.
Caf/ Coffeshop one form of business in order to meet those needs. To bulid a
quality of caf needed skilled workers and trained. Beside that, using technology
is also important factor that supports the development of a caf.
Coffeeshop of kopitiam is located in the city of Bogor. Recording Purchases and
sales transactions at the coffeeshop Kopitiam rely only evidence in the form of
memorandum of sale of transactions and purchase orders. Recording and
calculation of salary based on position and presence is only recorded in a book
and counted manually. This can become an obstacle to development Kopitiam
coffeeshop
Based on the background of these problems, the author designed the
information system of buying, selling, data processing employees. Making this
thesis by using Visual Basic 6.0 as programming language and Microsoft SQL
Server 2000 as its database. Results from the making of this thesis in the form of
software that can be produce a report purchases, sales reports and payroll
reports easily, quickly, accurately and efficiently without the need for a lengthly
calculations.
Keyword : Information System, Information system of coffeeshop, Information
System of Payroll, Purchases, and Sales.
1. Pendahuluan
Komputer merupakan salah satu alat untuk memproses data
menjadi informasi yang berguna oleh karena itu, untuk memproses data
menjadi informasi komputer memerlukan suatu software sistem informasi,
Dengan menggunakan sistem informasi tersebut maka data dapat diproses
menjadi informasi yang berguna baik untuk sekarang maupun akan datang.
Warung kopi atau cafe sekarang sudah banyak dijumpai dari kota
besar sampai kota yang kecil, seiring berkembang, warung kopi menjadi
tempat yang sering dicari atau dibutuhkan untuk minum kopi,kumpul
bersama teman-teman. Sekarang banyak pengusaha caf / warung kopi
yang melakukan inovasi serta pembaharuan dalam mendayagunakan dan
mengoptimalkan peranan dari teknologi informasi.
Sebuah sistem yang baik dapat meningkatkan kualitas dan kinerja
sebuah organisasi atau instansi, kebutuhan akan informasi semakin
meningkat, oleh karena itu keperluan sejumlah informasi yang cukup luas
mutlak diperlukan untuk mengambil keputusan yang efektif dan efisien.
Sehingga setiap manusia diharapkan mampu memanfaatkan kemajuan
teknologi untuk meningkatkan kemampuan.
Oleh sebab itu diperlukan langkah kongkret yang perlu ditingkatkan
pada Coffee Shop KOPITIAM agar mampu bersaing didunia bisnis dan
usaha diantaranya melalui teknologi informasi seperti aplikasi database
pada penjualan dan pengolahan data karyawan yang nantinya dapat
mempermudah dalam pengembangan sistem usaha dengan lebih baik.
Namun,
fakta
yang
terjadi
pada
Coffee
Shop
KOPITIAM
belum
2.
Landasan Teori
2.1 Konsep Dasar Informasi
1. Pengertian Informasi
Menurut Mc. Leod (1995) mengatakan bahwa informasi adalah: data yang telah
diproses, atau data yang memiliki arti.1
Sedangkan menurut Davis (1995) informasi adalah data yang diolah menjadi
sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam
pengambilan keputusan saat ini atau mendatang.2
2. Siklus Informasi
Untuk memperoleh informasi yang bermanfaat bagi penerimanya, perlu
untuk dijelaskan bagaimana siklus yang terjadi atau dibutuhkan dalam
menghasilkan informasi. Pertama-tama data dimasukkan ke dalam model yang
umumnya memiliki urutan proses tertentu dan pasti, setelah diproses akan
dihasilkan informasi tertentu yang bermanfaat bagi penerima (level management)
sebagai dasar dalam membuat suatu keputusan atau melakukan tindakan
tertentu, dari keputusan atau tindakan tersebut akan menghasilkan atau
diperoleh kejadian-kejadian tertentu yang akan digunakan kembali sebagai data
yang nantinya akan dimasukkan kedalam model (proses), begitu seterusnya.
Dengan demikian akan membentuk suatu siklus informasi (information cycle)
atau siklus pengolahan data (data processing cycles).
3. Kualitas Informasi
Kualitas informasi sangat dipengaruhi atau ditentukan oleh tiga hal pokok
yaitu relevancy, accurancy, dan timelinness.
a.
Relevansi (relevancy)
Informasi
dikatakan
berkualitas
jika
relevan
bagi
pemakainya.
Pengukuran nilai relevansi akan terlihat dari jawaban atas pertanyaan How is
the message used for problem solving (decision asking)? Informasi akan relevan
jika memberikan manfaat bagi pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap
orang satu dengan yang lainnya berbeda. Misalnya informasi mengenai hasil
penjualan barang mingguan kurang relevan jika ditujukan pada manajer teknik,
tetapi akan sangat relevan bila disampaikan pada manajer pemasaran.
b.
Akurasi (Accuracy)
Sebuah informasi dapat dikatakan akurat jika informasi tersebut tidak
bias atau menyesatkan, bebas dari kesalahan-kesalahan dan harus jelas
mencerminkan maksudnya. Ketidak akuratan sebuah informasi dapat terjadi
karena sumber informasi (data) mengalami gangguan atau kesengajaan
sehingga merusak atau merubah data-data asli tersebut.
1
2
Ibid. Hal 9
Ibid. Hal 9
Are necessary message items present? Informasi yang komplit berarti informasi
yang dihasilkan atau dibutuhkan harus memiliki kelengkapan yang baik, karena
bila informasi yang dihasilkan sebagian-sebagian tentunya akan mempengaruhi
dalam pengambilan keputusan atau menentukan tindakan secara keseluruhan,
sehingga akan berpengaruh terhadap kemampuannya untuk mengontrol atau
memecahkan suatu masalah dengan baik.
-
Are message items correct? Informasi yang dihasilkan oleh proses pengolahan
data, haruslah benar sesuai dengan peerhitungan-perhitungan yang ada dalam
proses tersebut. Sebagai contoh, jika sebuah informasi menunjukkan total nilai
gaji yang harus dibayarkan pada seorang pegawai, maka informasi tersebut
haruslah sudah benar dan memuat perhitungan-perhitungan matematis yang ada
di dalam prosesnya seperti perhitungan tunjangan, perhitungan potongan dan
sebagainya.
-
Keamanan sebuah informasi, tergambar dari jawaban atas pertanyaan Did the
message reach all or only the intended systems users?
-
3. Analisis
3.1 Analisis PIECES
Untuk menganalisa sistem yang lama dimaksudkan untuk menemukan
penyebab sebenarnya permasalahan-permasalahan yang terjadi sehingga
sistem yang lama tidak berfungsi. Sistem yang lama akan diganti dengan sistem
yang baru. Permasalahan-permasalahan di sistem yang lama perlu ditemukan
dan diperbaiki. Jika sistem yang baru merupakan teknologi informasi maka
perbaikan dari sistem yang lama berupa perbaikan-perbaikan dalam bentuk
informasi yang disediakan oleh sistem yang baru. Supaya sistem yang baru
berhasil, informasi-informasi yang dihasilkan harus sesuai dengan kebutuhan
pemakainya. Menganalisis kebutuhan informasi pemakai perlu dilakukan untuk
menghasilkan informasi yang relevan.
Dengan dikembangkannya sistem yang baru, maka diharapkan akan terjadi
peningkatan-peningkatan
yang
berhubungan
dengan
analisis
PIECES
1. Kinerja (Performances)
Adalah kemampuan atau peningkatan terhadap kinerja (hasil kerja)
sistem yang baru sehingga menjadi efektif. Kinerja dapat diukur dari Troughput
dan Response Time. Troughput adalah jumlah pekerjaan yang dapat dilakukan
suatu saat tertentu. Jadi ini berhubungan dengan seberapa maksimal pekerjaan
yang dapat dilakukan oleh karyawan pada Coffee Shop KOPITIAM pada waktu
tertentu dapat dikatakan efektif dan efisien. Response Time adalah rata-rata
waktu yang tertunda diantara dua transaksi atau pekerjaan ditambah dengan
waktu response untuk menanggapi pekerjaan tersebut.
Disini melihat seberapa lama waktu yang dibutuhkan atau waktu yang
terbuang percuma oleh karyawan dalam melakukan pekerjaan atau dapat
dikatakan efektifitas kerja karyawan.Hal ini bisa dilihat dari proses pengolahan
data anggota misalnya pencarian data anggota serta pembuatan laporan yang
dilakukan masih manual, sehingga dalam pengerjaannya memerlukan waktu
yang lama yaitu sekitar 5 menit.
Dengan adanya sistem yang baru ini, diharapkan kinerja karyawan
menjadi maksimal yaitu sekitar 3 menit untuk menyelesaikan pekerjaan, sehingga
pekerjaan dapat diselesaikan dengan cepat dan tepat waktu untuk tercapainya
sasaran. Adapun perkiraan perbandingan sistem lama dengan baru adalah
sebagai berikut:
Tabel 3.2 Analisis Performance
Sistem Lama
Tugas-tugas
Sistem Baru
dan
beban
kerja
Tugas
dan
beban
kerja
2. Informasi (Informations)
Informasi merupakan hal yang penting dan sangat menunjang bagi
pimpinan dalam proses pengambilan keputusan. Laporan-laporan yang sudah
selesai diproses mestinya digunakan untuk menghasilkan informasi yang
dibutuhkan oleh manajemen maupun pihak lain yang membutuhkan. Dimana
bagi pihak manajemen laporan tersebut dapat digunakan sebagai acuan untuk
merencanakan langkah selanjutnya.
Dari analisis yang telah dilakukan terlihat bahwa pada Coffee Shop
KOPITIAM masih terdapat beberapa situasi yang masih membutuhkan
peningkatan kualitas kecepatan dalam pemberian informasi antara lain adalah
laporan mengenai data anggota, data , dan data sirkulasi. Yang menjadi
permasalahan dalam hal ini adalah kurang keakuratan data karena seringnya
terjadi kesalahan dalam pencatatan data penjualan, data pengajian, serta
presensi.
Dengan sistem yang baru ini mencoba membuat laporan menggunakan
teknologi komputerisasi sehingga diharapkan dapat menghasilkan laporan
sesuai dengan kebutuhan dan harapan serta dapat menghasilkan informasi
yang terformat, akurat dan tepat waktu guna memberi manfaat bagi pemakai.
Adapun perkiraan perbandingan sistem lama dengan sistem yang baru yaitu :
Tabel 3.3 Analisis Informations
Sistem Lama
Sistem Baru
diperoleh
yaitu
dengan
sistem
searching
data
penjualan
maka
informasi
ada.
diketahui.
data
dapat
langsung
3. Ekonomi (Economics)
Adalah penilaian sistem didalam penggunaan dana dan keuntungan
yang didapat dari sistem yang dikembangkan. Nilai ekonomis merupakan
motivasi paling umum bagi berjalannya suatu proyek. Persoalan ekonomi dan
peluang
berkaitan
erat
dengan
biaya
yang
dikeluarkan
oleh
instansi/perusahaan.
Oleh karena itu untuk memperoleh keuntungan yang maksimal perlu
adanya penghematan atas biaya yang dikeluarkan. Begitu juga dengan Coffee
biaya
Sistem Baru
dalam
Dengan
sistem
yang
tulis
yang
digunakan
untuk
tulis
ataupun
perlengkapan
kesalahan
diedit/diperbaiki.
masih
dapat
4. Kendali (Control)
Digunakan
untuk
meningkatkan
kinerja
sistem,
mendeteksi
penyalahgunaan sistem dan menjamin keamanan data dari pihak luar yang
tidak berkepentingan serta menjamin keamanan data informasi yang dihasilkan,
semakin sedikit kesalahan yang dilakukan dalam suatu kegiatan, maka tingkat
pengendalian suatu sistem semakin baik.
Pada Coffee Shop KOPITIAM terlihat adanya pengendalian yang
kurang maksimal, salah satu diantaranya adalah kurangnya pengendalian yang
terdapat pada sistem informasi sirkulasi perpustakan sehingga data atau
laporan yang dihasilkan kurang terjamin. Hal tersebut dikarenakan arsip dan
dokumen penting terdiri atas beberapa laporan saja, tidak menyeluruh serta
terdapat kesamaan data.
Dengan
adanya
pengawasan
menggunakan
sistem
baru
serta
5. Efisiensi (Eficiency)
Efisiensi berhubungan dengan bagaimana suatu sumber daya dapat
digunkan dengan pemborosan minimal. Untuk meminimalkan sumber daya
tersebut bisa dilakukan dengan cara menaikkan atau menurunkan komoditas
berupa orang, uang, bahan atau sumber daya lainnya. Maksudnya adalah
mendapatkan sebanyak-banyaknya dari yang sekecil-kecilnya atau paling tidak
mendapatkan lebih banyak dari apa yang sudah ada.
Pada Coffee Shop KOPITIAM terlihat adanya ketidakefisienan dalam
hal pengolahan data sirkulasi. Hal ini disebabkan sistem yang kurang baik,
yang masih bersifat manual sehingga penggunaan sumber daya tenaga kerja
lebih banyak karena beban kerja besar.
Dengan menggunakan sistem baru pengguanaa sumber tenaga kerja
lebih sedikit, karena beban kerja ringan pengolahan data yang dilakukan
dengan terkomputerisasi.
Sistem Baru
daya
daya
6. Pelayanan (Service)
Peningkatan pelayanan yang lebih baik pada Coffee Shop KOPITIAM
dimaksudkan untuk memberi kan pelayanan yang terbaik bagi pengunjung
serta meningkatkan kepuasan kerja pegawai. Upaya peningkatan pelayanan
tersebut dapat dilakukan melalui perbaikan dalam proses pengolahan
data.Pada Coffeeshop KOPITIAM terlihat bahwa konsumen harus menunggu
lamanya antrian karena pencatatan data
dokuman.
Dengan menggunakan sistem yang baru anggota tidak perlu mengantri lamalama karena pelayanan lebih cepat dengan menggunakan sistem yang
terkomputerisasi.
Tabel 3.6 Analisis Service
Sistem Lama
Sistem Baru
dan cepat
Komputer
Komputer
Komputer
KASIR
ADMIN
ABSEN
bahwa :
1.
Proses pengolahan data yang berjalan selama ini masih menggunakan cara
manual, belum adanya program khusus untuk mengolah data mengakibatkan
pelayanan informasi mengenai data penjualan, data absensi karyawan, data
penggajian ,
3.
Proses Implementasi sistem informasi yang baru berjalan dengan baik dilihat
dari hasil pemrograman dan pengetesan program. Dan
menunjukkan
Uji coba sistem dilakukan secara menyeluruh meliputi seluruh programprogram sistem menggunakan tahap pengujian white box dan black box
menunjukkan hasil yang baik dimana seluruh program-program dalam sistem
sudah berjalan dengan normal dan baik.
5.2 Saran
Berdasarkan kesimpulan di atas, juga sebagai pertimbangan bagi pihak /
pemilik Coffee Shop KOPITIAM di dalam usaha meningkatkan pelayanan dana
kinerja Coffee Shop penyusun mempunyai beberapa saran yang
dipertimbangkan.
dapat
penyusun sampaikan.
Penyusun berharap sistem yang diusulkan ini dapat membantu dalam proses
pencatatan data, pencarian data dan pengolahan data serta pembuatan laporan
transaksi Coffee Shop. Sehingga dapat menghasilkan informasi dengan cepat
dan akurat yang berguna dalam pengambilan keputusan bagi kemajuan Coffee
Shop KOPITIAM.
Daftar Pustaka
FitzGerald, J., FitzGerald, A.F., 1997, Fundamental of System Analysis, John Wiley &
Sons, New York
Hanif Al fatta, 2007 Analisis & Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing
Perusahaan & Organisasi Modern:ANDI,
Ladjamudin, Al-Bahra Bin. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi, Yogyakarta:
Graha Ilmu.
Wahyono, Teguh. 2004. Sistem Informasi; Konsep Dasar, Analisis Desain dan
Implementasi. Yogyakarta: Graha Ilmu.
Kristanto, Andri. 2003. Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya. Yogyakarta: Gava
Media.
Kristanto, Harianto, Ir. 1994. Konsep dan Perancangan Database. Yogyakarta: Andi.
Utami, Ema dan Sukrisno. 2005. Konsep Dasar Pengolahan dan Pemrograman
Database dengan SQL Server, Ms.Access dan Ms.Visual Basic. Yogyakarta:
Andi.