PM je odgovoran za ceo tender.

Kako bi se priprema tendera realizovala na najbolji nacin neophodno je da:

Projekt menadzer
1. Sagleda posao u celini
2. Trazi vodje projekata prema predmetu tendera od svog rukovodioca odeljenja
3. Proveri sa sluzbom finansija mogucnosti finansiranja projekta ( a li mozemo
dati garancije i da li mozemo finansirati projekat u skladu sa uslovima
naplate)
4. Da nalog Back office-u za pripremu opste dokumentacije sa jasno definisanim
rokom
5. Prosledi delove tenderske dokumentacije koji se odnose na radove za koje je
dati vodja projekta zaduzen da pripremi dokumentaciju i troskove (u mail
obavezno ukljuciti i sefa odeljenja kome vodja projekta pripada). U ovom
trenutku neophodno je proslediti i informaciju do kog roka je moguce
postavljati pitanja investitoru.
6. Prosledi dokumentaciju pravnoj sluzbi na pregled sa definisanim rokom
7. Posle pregleda dokumentacije (najkasnije u roku od 48h) projekt menadzer
organizuje zajednicki sastanak sa svim vodjama projekta (ukljucujuci i
nabavku) . Na sastanku se
razjasne nejasnoce
dogovore rokovi u kojima je potrebno pripremiti troskove
8. PM je u obavezi posle sastanka da posalje mail svim ucesnicima sastanka sa
jasno definisanim zadacima sta se ocekuje od koga
za vodju projekta iz tehnike se definise
a) rok u kome treba da se dostavi predmer nabavci
b) u kom roku treba da se dostave konacni ulazni podaci za kalkulaciju
c) u kom roku je potrebno dostaviti tehnicku dokumentaciju ukoliko se
zahteva
d) ostali zadaci cija je realizacija neophodna za dati tender
za sluzbu nabavke se definise
a) rok u kome nabavka treba da da povratnu informaciju o cenama
vodji projekta iz tehnike
b) uslovi placanja koji se ocekuju od dobavljaca
c) prateca dokumentacija koja se ocekuje od dobavljaca
U mail moraju biti ukljuceni i rukovodiociv odeljenja
9. PM kontrolise postovanje rokova
10.PM priprema konacnu ponudu na ovsnovu dobijenih podataka od vodje
projekta
11.Sa konacnom ponudom PM se obraca sluzbi finansija radi pribavljanja
potrebnih garancija, i izrade plana finansiranja
12.Obaveza projekt menadzera je da ukoliko nastupamo u konzorcijumu sa
partnerom dogovori
a) komercijalne uslove (medjusobni odnosi)

b) raspodela posla
13.Posle otvaranja tendera obavesti o ishodu sve vodje projekta.
Vodj projekta
1. Sagleda kompletan obim posla za koji treba da da predikcije
2. Organizuje pripremanje predikcije
3. U zadatom roku dostavi projekt menadzeru sva pitanja (sto veci broj
kvalitetnih tehnickih pitanja koji ce omoguciti davanje precizne ponude) u
vezi sa predmetom tendera
4. Upozori projekt menadzera, pisanim putem, na potencijalne opasnosti u vezi
sa realizacijom posla
5. U zadatom roku prosledi predmere za nabavku sluzbi nabavke
6. U zadatom roku dostavi projekt menadzeru predmer za podizvodjace
7. Dostavi projekt menadzeru spisak potencijalnih podizvodjaca
8. Da da sva dodatna razjasnjenja potrebna sluzbi nabavke
9. U slucaju potrebe za promenom roka za dostavljanje bilo kog dela
dokumentacije obavesti projekt menadzera pre isteka zadatog roka
10.Ukoliko dodje do bilo koje vrste problema obavestiti odmah projekt
menadzera sa predlogom resenja
11.Upotpuni svoju predikciju informacijama koje dobije od nabavke
12.Sagleda izvodljivost pripremljenog resenja
13.U zadatom roku dostavi projekt menadzeru mailom predikcije i tehnicku
dokumentaciju
Sluzba nabavke
1. U zadatom roku dostavi projekt menadzeru sva pitanja u vezi sa predmetom
tendera
2. Upozori projekt menadzera, pisanim putem, na potencijalne opasnosti u vezi
sa realizacijom posla
3. Konsultuje se sa vodjom projekta tehnike u vezi sa svim nejasnocama u vezi
sa dobijenom specifikacijom
4. Pribavi najbolje ponude za nabavku predmetne robe (minimum tri ponude)
5. Ukoliko dodje do bilo koje vrste problema obavestiti odmah projekt
menadzera sa predlogom resenja
6. Prikupi sve podatke o zavisnim troskovima prilikom nabavke (npr. carina,
spedicija, transport)
7. Prikupi sve podatke o dodatnoj dokumentaciji koju je potrebno dostaviti
8. U zadatom roku poslati na mail vodji projekta tehnike specifikaciju sa cenama
i tehnickim karakteristikama
9. Posle otvaranja tendera obavesti o ishodu sve ponudjace
Rukovodioci odeljenja
1. Odredjuju vodje projekta/projekt menadzera
2. Prati realizaciju pripreme tendera
3. Kontrolise postovanje zadatih rokova

*NAPOMENA svi mailovi moraju u naslovu sadrzati naziv tendera pa povlaka sadrzaj
mail-a (npr. Licencno prosirenje i upgrade Mentum sistema - specifikacija sistema,
Licencno prosirenje i upgrade Mentum sistema predikcija utroska radnih sati,
Licencno prosirenje i upgrade Mentum sistema uslovi izvoza)