UNIVERSITATEA CRESTINA PARTIUM RAPORT DE AUDIT INTERN Misiunea de audit: UTIA BUGETARA PE ANUL UNIVERS PAR 2012/2013 SE URMARIREA OR (COLEGIU, C! ITURA) ELOR HURO, ERASMUS ORADEA 2013LINTRODUCERE Echipa de auditare a fost constituita din ~ Pajzos Csaba . presedinte Comisia Economica; Székedi Levente, membru Comisia Economica: - Kinter Ttinde , membru cu drept consultativ Perioada auditati: 01.01.2012 -31.12.2012 Scopul actiunii de auditare consia in + de a verifica dact activitatea universitatii este in conformitate cu politicile, programele gi nagementul acestuia, conform prevederilor legale: + de a evalua eft de adeevate sunt controalele financiare si nefinanciare dispuse de conducerea institutici si daca acestea sunt aplicate si in ce masurd, in scopal cresteriieficiengei activilati universitayi; + de a evalua eat de adeevate sunt informatiite financiare si nefinanciare furnizate conduceri pentru cunoasterea realitatilor din cadrul instituici + de a proteja clementele patrimoniale bilantiere si extrabilantiere ale universitatii si de a lentifica metodele de prevenire a fraudelor si a pierderilor de orice fel Obiectivele actiunil de auditare au urmarit - verificarea conformitatii activitatilor Universitat Crestine Partium cu politicile. programete gi managementul acesteia. tn conformitate ou prevederile legale. Tehnicile de audit intern utilizate Verificarea s-a realizat in vederea asiguriirii validitajii, realitaqii si acurateyei documentelor gi a concortantel cu legile si regulamentele in vigoare, precum si a eficacitéi ntrolului intern prin urmitoarele tehnici de verificare > somparajia: pentru confirmarea identitayii unor informatii, dupa obtinerea lor din doug: sau mai multe surse diferites ~ documentcle primite de la compartimentul financiar- contabit: ~ eXaminarea: pentru detectarea erorilor si/sau iregularitajilor -confirmarea: pentru solicitarea informatiilor din mai multe surse independente cu scoput! validrii acestora: - garantarea:pentru verificarea realitaii_tranzactiilor examinarea integistrarilor spre documentele justificative wate pornind de la Alte tehnici de audit observarea fizicd: in vederea formarii unei pireri proprii privind modul de intocmire si emitere a documentelor: examinarea documentelor primite de la compartimentul financiar — contabil (balante de verificare. situatii financiare, executii bugctare, situalii privind structura cheltuielilor si a veniturilor) interviul, note de relatii: se realizeaza de catre auditorii interni prin intervievarea persoanelor auditate, implicate si interesate si informatiile primite, care trebuic s& fie sustinute de documente, Pentru eventualele explicalii suplimentare se solicita note develatii serise. analiza: consti in descompunerea unei entitifi in elemente. care pot fi izolate.identificate ‘cuantificate si masurate distinetInstrumentele de audit intern care s-au utilizat: Chestionarul de luare la eunostingd :pentru objinerea unor informati referitoare la contextul socio-economic, organizare interna, functionarea structurii auditate: Chestionarul de control intern sorienteaza auditorii intemi in activitatea de idemiffeare obiectiva a disfuncjiunilor gi cauzelor reale ale acestora: Listd de verificare :uilizatt pentru stabilirea conditilor de regularitate pe care trebuie 38 le indeplineased fiecare domeniu auditabil. Cuprinde un set de operatii ce trebuiese parcirse de Soule pent @ analiza avtvitaite de contol intern incorporate in proceduri, existenta responsabilitiilor pentru efectuarea acestora gi permite stabilirea testelor de conformitare atunei end sunt semnalate diferite distianctionalitaji Documentele examinate in cadrul elaborari.situafiilor vizatdocumentatia ~ documentele justificative care stau la baza inregiste ~ balantele de verificare intoemite periodic: ~ situafiile financiare anuale: - note contabile. Documentcle elaborate pe timpul auditaritactivitai analiza riscurilor + tematica in detaliu a misiunii de audit: ~ programul de audit intern: + programut interventiei Ia fata locului: - liste de verificare structurate pe obiective: = liste de contol ~ identificarea si analiza principalelor probleme constatate: + raportul preliminar de audit intern; ~ minutee sedintelor de deschidere, de inchidere si de conciliere: ~ raportul final de audit intern: ~ planul de actiune gi de implementare a recomandatilor: Direelia economicd a funetionat in perioada Supust auditaeii cu un numar de 8 salaviagidin eare Ia reprezentat post de conducere in confomitate cu atriburiile de Fateteoreanigrand si Regulamentul de organizare gi fancjionare.Pentru toi salariati exist fie ale posturilor prin care s-au stabitit atibusile de serviciu. relatile ierahice ve Subordonare si relatiile de colaborare dlintre diferitele persoanc/compartimente nanciare la 31.12.2012 au lor operajiilor in contabilitate: principal sunts U. CONSTATARI SI RECOMANDARI 1, APRECIEREA CONTROLULUL INTERN Controlul intern reprezinti ansamblul politicilor si procedurilor concepute gi implementate de citre managementul si personalul universitaji, in vederea fumiseen unei SSigurdrl ezonabile pentru: alingerea obiectivelor entiiii publice intr-an med maaimiceficient si eficace; respectarea regulilor externe si a politicilor si reeulilor rreeggementiluizprotejarea bunurilor si a informatitlor: prevenivea si depistarca fraudelor si sreselitor: calitatea documentelor de contabilitate gi producerea in timp util de informatii de ineredere. referitoare la segmentul financiar gi de managementConducerea institutiei are ca responsabilitate ~ brolectarea, implementarca si ntenfinerea unui control intemn relevant pentru intocmirea si Prezentarea fidel& a situafilor financiare care s4 nu contind denaturari semnificative datorate fraudei sau eroriis ~ sclectarea si apticarea politicilor contabile adecvate: ~ elaborarea unor estimari contabile rezonabile in circumstantele date Comisia a analizat procedurile scrise si formalizate gi activitatile de control eurente din care a rezultat ca este functional. Totusi, comisia de audit intern a constatat unele dlisfimetionalitati privind modul de implementaze a controlulei intern 2, ANALIZA CONTURILOR, RAPORTARILOR FINANCIARE 2.1, Imprumuturi si datorii asimitate Comisia de audit intern a analizat conturite de imprumuturi si datorii asimilate st epreciaza ci functional, sistemel de control al contabilitajii imprumuturilor si datoriiler asimilate exists. fn acelagi timp s-a constatat cd nu exist@ proceduri serise si formalizate pentru activitatea auditata in perioada analizata sa constatat c& nobilul din proprietatea universitayii de pe Sirada Primarief nr. 36 este gravat de o ipotecd bancara in valoare de 345.000 EUR. Acest fapt Se datorea/a unui exedit banicar utitizat pentru finanjarca proiectetor cu ranybursare ulterior, Dupa terminarea activititilor din proiect si depunerca raportéritor la organele de control institutia asteapia rambursarea a 282.872 EUR, suma eare va fi utilizat in totalitate penta inchiderca angajamentutui faja de Banca OTP. 2.2. Imobiliziri Andical inter a analizat conturile de imobilizavi din care a revultat ct’ monowrata brivind evidenta imobilizirilor gi investitiilor este cunoscuta de personalul de execute desemnat pentru aceasta activitate 2.3,Stocuti si productie in curs de exeeutie Pe baza analizei efectuate a rezultat ca evidenia analiticd si sistematicd a bunurilor de Peat Stocurilor este condusi fn conformitate cu telementarite cadrului normatiy in vigoare De asemenea, Comisia de audit inter din evaluarea indivectd a moduli de achizitionare 4 Furniturilor de birou, materialelor de eurafenie. carburanti si lubretiant, picse de schimb, alte tnateriale consumabile, materiale tehnice. alimente, materii prime. inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar. earti si publicajit la nivelul entitagii, nu s-a consiatat di netionalitayi in privinia moduli de conducere a evidentei stocuritor. a plajilor si cheltuielilor efectuete 2.4.Conturile de ter{i, decontari Comisia a analizat conturile de terti si apreciazti ca functional sistemul de control al contabilitatii tertilor si exista personal responsabil desemnat pentru aceasta activitate. in acelagi timp s-a constatat ¢& nu exist® proceduri serise si formalizate pentru aetivitates auditata, Totedatd s-a constatat cd nu este reglementata nici ordinea iettrhicd in ceea ce Priveste aprobarea decontirilor din cadrul fiecarui departament. Acest Iweiu dauneaza ativitatti intregutui sistem, a planificavii activitatilor ulterioare 2.5.Coniuri de regularizare i asimilate Comisia a analizat conturite de regularizare si asimilate si apreciazé ca funeti sistemul de control. a rezultat de asemenea ca exi nal 4 personal responsabil_desemnatpentruaceasta activitate. in acelasi timp sa constatat cA nu exist proceduti serise gi Formalizate pentru activitatea auditata 2.6.Conturi de trezorerie, situayie cash — flow Activitatea didactic& si economic @ universitatii este asigurata prin finantarea anual primita de la Bethlen Gabor Alapkezelo ZRT. Contractul de finanare se intocmeste pe fiecare an calendaristic si virarea sumelor cuvenite sc realizear& trimestrial, Datorita extinderii institutiei, reducerii veniturilor proprii , cea mai mare parte din aceasta finanfare se foloseste Pentru cheltuiclile de personal, astfel institugia de multe ori se confrunts cu greutai financiare, solujionarea acestora realizindu - se doar prin objinerca de imprumutur, ajutoare inanciare rambursabile, 2.7, Structura eheltuiclilor S-a constatat cd in perioada analizata nu s-a respectat in totalitate principiul prudentei privind planificarea cheltuielilor, Data fiind situatia financiara precart a institujiei se necesita reglementarea sever’ a urmitoarelor tipuri de cheltuieli > Cheltuieli de reclama si protocol * Cheltuieli privind combustibilul > Asigurarea finan{avii Organizaic’ Studentesti 8.Concordanta dintre contabilitatea sintetica si cea analitica Comisia de audit intern, pe baza test&rilor efectuate a constatat existenta unui sistem informatie integrat.la nivelul entitaqii, pentru evidenta sinteticd si analitica, Acest sistem realizeaz preluerarea automata a datele preluate din documentele justificative $i genereaza situafii finale, in conformitate cu prevederile, atit ale OMEFP ne. 1850/2004 privind registrele si formularele financiar-contabile cit si ale OMFP wr.3512/2008 privind documentele financiar-contabile. 2.9 Activitatea subunitagilor S- a analizat activitatea urmatoarelor subunitat ~ Caminul Studentese Arany Jénos Centrul de testare a competentei lingvistice Centul de Fxcelenta Janus Pannonius Editura Partium in activitatea acestor subunitiji nu au fost constatate erori semniticative - asigurandu- seo funetionare eficienta din venituri proprii \ Y Y 3.4, Inventarierea _patrimoniului, Valorifica rezultatuluj inventarierii in bilanqul anual A fost efectuata inventarierea urmétoarelor elemenic patrimoniale:investitile puse in cliune total saw partial: stocurite: disponibilitauile banesti in casetie: disponibilitatile aflate in conturi ta binei. active fixe necorporale. active fixe coxporale in curs de executie: amortizarile: furnizori debitori: clienti drepturi de personal neridicate: retineri din salarii amenzi penalitayi: ate datorii si ereanje cu bugetul:debitori: creditori: cheltuieli inregistrate in avans: decontéri din operatiuni in curs de limurire, Regisitul inventar . a fost condus, completat si utilizat in concordan(a cu destinatia stabilité. astel incdt permite. in orice moment, identificarea si controlul operatiunilor efectuate Rerultatele inventatierii se stabilese prin compararea datelor constatate faptic si inserise in listele de inventariere cu cele din evidenta tehnico-operativa (figele de magazie) ea rezultatelor inventarierii. Cuprindereadin contabilitate, inainte de stabilirea rezultatelor inventarierii se procedeaza la o analizi a {uturor stocurilor inserise in figele de magazie gi a soldurilor din contabilitate pentru bunurile inventariate. Erorile descoperite cu aceasta ocazie webuiesc corectate operativ. dupa care se procedeazi Ia stabilirea rezultatelor inventarierii, prin confruntarea cantitatilor consemnate in listele de inventariere, cu evidenja tehnico-operativa pentru fiecare pozitie in parte Rezultatele inventarievii se inseriu de cétre comisia de inventariere intr-un proces-verbal. 3.7, Situatia fluxutilor de wezoretie. Analiza Muxurilor de tezorerie pe toate cele tei tipuri de activitaji este utila Pentru:corelarea profitului (pierderii) eu numerarul; separarea activitajilor care implica numerar de eele eare nut implica numerar; evaluarea capacitatii universitajii de a-gi indeplini obligatiile de plati cash; evaluarea fluxurilor de numerar pentru activitatite viitoare (easheilow strategic), Utilitatea analizei este data de faptul c& variatia global a trezoreriei este reliefata prin soldul de trezorerie, rezultat din gestiunea activelor reale (din activitatea de exploatare) si prin cet rezultat din operatiunile de capital care privese investitiile si finanfavile. Atunci cand Hlusurile reale si cele monetare nu eoineid. cum de fapt se si intampla, trezoreria se asigura prin decalaje de plati asociate acestor fluxuri .Piecare dintre cele tei categorii de flusuri are impact asupra unei surse sau a unei utilizatri de lichiditaqi 4, FINANTAREA UNIVERSITATH nanjarca Universitaii se face din venituri proprii, constituite in conformitate cu legislatia in vigoare, Resursele financiare a Universitafii sunt aleatuite din: a) taxe de scolarizare de la studeni.; b) taxe de administratie — taxe pentru inscrierea la concursurile de admitere la orice nivel. taxe Pentru inmatricukiri si reinmatriculari, taxe pentru reexaminari, tase pentru examen de dliferenja. tae pentru inscrierea la examenul de licenfa, alte taxe stabilite conform regulamentelor ¢) venituri din prestitile de servieii oferite de unitatile Universitajii (eaminul studentese, cantina, ete.): 4) venituri din contribusiile banesti sau e) venituri din donalii si sponsorizari: ‘) finan(ari. ajutoare si imprumuturi nerambursabile din lara gi strainatate: ) venituri din contracte de cercetare stiinfifica: hy) venituri financiare — sumele depuse de fondatori, taxe de studi gi alte ta finanfari de ordin public si privat. sponsorizari, donaii si alte surse legal constituite: i) venituri din dobinzi si dividende. ete Senatul decide asupra distribuitii resurselor finaneiare, Pacultatile si celelalte Subunitaji isi gospodarese in mod autonom resursele financiare care le stau la dispozit raspund in fala Senatului de folosirea lor. Cenzorii supravegheazi gestiunea universitafii, verilied situafiile financiare leva intocmite in concordanja cu registrele, dact acestea din urma sunt tinue regular si daca evaluarca elementelor patrimoniale s-a ficut conform regulilor stabilite pentru intocmirea si Prezentarea situatiilor financiare. Cenzorli prezinta raport anual Senatului cupringind Propuneri pe care le vor considera necesare eu privire la imbunatqivea situatiei natur’ ale membrilor si simpatizanjilor: © scolare,A, CONCLUZII, PROPUNERI testelor insusite de catre factorii de management ai entity Preciziim, faptul c& constatarile prezentate au la baz2i probe de audit obtinute pe baza r efectuate, consemnate in documentele de lueru intocmite de etre auditul intern si Propuneri : 1) Realizarea unei previziuni cash ~ flow trimestrial, avand in vedere termenele stabilite in contractul de finanjare, Executia bugetului aprobat_ de Senatul Universitatii si fie respectat si analizat periodic de catre Directia Economica, Orice icare si se poate realiza doar cu aprobarea prealabila a Consiliului de Administratie si a Senatului Universitar 2) Unmiarirea exigent a executiei bugetare. Realizarca diferitelor tipuri de cheltuieli sa fie posibila doar cu aprobarea Consiliului de Administratie. 3) Decontarea cheltuiclilor privind Departamentele si se realizeze doar pe baza aprobarii scrise a sefului de departament. Decanatele si aiba drept de control asupra activitayii departamentelor si a executiei bugetare pentru fiecare departament, 4) SA se puna accent pe o evidenta distinct a fiectrei subunitati prin utilizarea conturilor analitice pe feluri de activitate 5) Ffectuarea unei evalua prealabile inainte de propunerea spre acreditare a unei noi specializari 6) Reglementarea mai stricta in ceea ce priveste derularea proiectelor, modul de Taportare, respectarea termenelor si asumarea rispunderii din partea echipei de proiect 7) Introducerea unor masuri de eficientizare a cheltuiclilor. avand in vedere dorinja conducerii Universita(ii Crestine Partium de a reduce deficitul bugetar. recuperarea pierderilor din perioada anterioara. 8) Analiza strueturilor organizatorice in vederea reducerii cheltuielilor de personal 9) Reglementarea privind aprobarea si justificarea cheltuiclilor de intrejinere. si fuunetionare. Structura audi fata are obligatia si respecte Programul de acjiune si Calendarul de implementare a recomandatilor. cu scopul implementarii recomandatilor la termenele stabilite Si raporteze comisiei de audit, periodic. stadiul implementarii aeestora, a Pajzos Csaba . pregedinte Comisi Oradea data 19.12.21 a Eeonomica 013