PROGRAMUL OPERATIONAL PENTRU PESCUIT 2007-2013 MANUAL DE PROCEDURA PENTRU VERIFICARILE DE MANAGEMENT SI AUTORIZAREA PLATILOR cod manual: M06-08Ministerul Agricuturi $i Dezvottarit POP 2007 - 2013 eae Manual de procedura pentru vricarle Pagina 1din38 | ‘de management si autorizarea plior | DGP-AMPOP Cod Manual: M06-08 Tithul manualului: Programul Operational de Pescuit 2007 ~ 2013 Manual de procedura pentru verificarile de management si autorizarea platilor Codul manualul © in tucru © aprobat Stadiul elaborarii manualului: Versiune Nume si] Functia / Compartiment | Semnitura / prenume Data 06 Expert a Oana Adelina | ci verificari Serviciul verificdri de Maroc | Seon game proiecte 7 Denisa Cristea | Expert _ Serviciul Declaratii de Cheltuieli 4 | Avizat Domocos Sef Serviciu Declarajii de) [| j Gheorghe Cheltuieli Ws | Reman | Irina Gagenel | Director Directia Juridica WY} tal | Luat la Maria Lori | Sef Serviciul e cunostinta, | Lira Mareu | Audit Intern \ Director General P Virgil Gaiman | Directia Generali Buget)! Finanfe si Fonduri Europene A eerinen Director Ditectia Fonduri Europene si] 7, - Cooxgrana Contabilizare Plati Frode | Bidascu | ~_| Director Baa . _| Mihai Pufintet | pirectia Buget National N Gheorghe ‘Sef Serviciu verificdri KE Vicaru management & Ciceronis Director general as Cumpinasoiu | DGP- AM POP Cay Programul Operational pentru Pescuit 2007 - 2013| a a | ministerut Agrcuturi i Dezwotai POP 2007-2013 ae Manval de procedura pentru verficarie Pagina 2 din 35 de management s\ autorizarea platlor DGP-AMPOP Cod Manuel: M6-08 CUPRINS. 7 E TITLUL 1. DEFINITH $I PRESCURTARI 1.1. Definiti 1.2. Prescurtit 2. REFERINTE LEGISLATIVE 2.1. Legislatie comunitara 2.2. Legislatie nationalé... 3. SCOPUL 4, DOMENIUL DE APLICARE 4.1, Principalele activitati din cadrul procedurii 4.2. Entitati implicate .. 5 DESCRIERFA PROCEDURIT OPERATIONALE 5.1, Generalitati 5.2, Documente utilizate Lista gi provenienta documentelor utilizate .. 5.2.2 Continutul si rolul documentelor utilizate.........-.ecseseeeesee u 5.3, Modul de lucru x u 53.1 Verficarea adminisiaiva a cererilor privin plata avansu eq il 5.3.1.1 Depunerea cererilor privind plata avansului.. - — u 5.3.12 Verificarea administrative acererilorprivind plata avansulu See 5.3.2 Verificarea administrativa a cererilor de platé/rambursare..... ai 113 ; 3.2.1. Depunerea declaratiilor de esalonare... 13 3.2.2. Depunerea cererilor de platé/rambursare 4 4 3293) eificarex admin staGya a conerlor de plasiranbusae.. 15 5.3.3. Verificdir la fata locului a cererilor de plata/rambursare.. 7 5.3.3.1. Echipa de verificare pentru verificarea cererilor de cae eabee . 18, 3.3.2. Desfisurarea misiunii de verificare la fafa locului si preautorizarea platilor ... 19 5.3.3.3. Procedura de verificare cu experfii externi ..... 20 5.3.3.4. Finalizarea misiunii de verificare la fata locului...... : 25 3.3.5. Aspecte conexe verificdrilor de management - verificarea dosarelor de hizitii 26 5.3.4 Autorizarea platilor. 2 5.3.5 Verificarea justificirii integrale a avansului pentru proiectele $i rambursarea taxei pe valoarea adaugata 5.3.6 Rambursarea taxei pe valoarea adaugaté 5.3.7 Monitorizarea proiectelor Programul Operational pentru Pescuit 2007 - 2013Ministerul Agriculturi gi Dezvottri Rurale DGP-AMPOP POP 2007 - 2013 Manual de procedurd pentru veifcarle Pagina 3 din35 cde management si autonzarea platior Cod Manual: M06-08 6, INREGISTRARI, ARHIVARI..... 6.1. Athivarea documentelor pe suport de harti¢..... 6.2. Documente si arhive in format electronic 7. MODIFICAREA PROCEDURE. 8.PLAN PRIVIND CIRCUMSTANTE .. INLOCUIREA PERSONALULUL iN ANUMITE 9.SITUATIA EDITIELOR st ‘A REVIZILOR iN CADRUL EDITHLOR: PROCEDURIILOR OPERATIONALE DEFINITII $1 PRESCURTARI 1.1, Defini Nr. crt. Termenul Autoritatea de Audit Autoritate nationali competent si efectueze audit public extern, in conformitate cu legislatia comunitard si national, asupra fondurilor nerambursabile acordate Romaniei de UE prin FEP, precum si asupra cofinantarii nationale aferente, independent de Autoritatea de Management si de Autorilatea de Certificare. Autoritatea de Certificare. Directia general — Autoritatea de Certificare si Plata structurd organizatoricd in cadrul MEP responsabilé de certificare a sumelor cuprinse in declarafiile de cheltuieli transmise la CE. Antoritate de management Direefia generala pescuit — Autoritatea de Management pentru POP, structura organizatorica in cadrul MADR responsabilai pentru gestionarea POP 2007-2013. Agentie de plata Direcfia generala buget finanje si fonduri europene, structurd organizatorica in MADR responsabil cu efecutarea platilor aferente POP 2007-2013. Axa prioritara Una din prioritajile unui program operational, cuprinzénd un grup de misuri legate intre ele si care au obiective masurabile specifice Beneficiar Persoana juridied sau fizicd care este destinatarul final al ajutorului public. Cheltuieli care pot fi finanjate prin POP 2007 - 2013 conform HG nr. 442/2009 privind stabilirea cadrului general de implementare a masurilor cofinanfate din FEP prin POP 2007-2013, cu modificarile si completirile ulterioare. Programul Operational pentru Pescuit 2007 - 2013Ministerul Agricuturi si Dezvottani Rurale DGP-AMPOP POP 2007 - 2013 ‘Manual de procedura pentru verifcarle de management si autorizarea plalor (Cod Manual: M06-08 | Pagina 4 din 35 8 | Cheltuicli neeligibile Cheltuieli care nu pot fi finantate prin POP 2007-2013. 9 | Contract de achizitie publica Contractul incheiat in seris intre una sau mai multe autoritafi contractante, pe de o parte, si unul sau mai mulji operatori economici, pe de alti parte, avand ca obiect executia de lucriti, furnizarea de produse sau prestarea de servicii, in sensul OUG nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achizitie publica. 10 | Contract /Ordin de finantare ‘Act juridic incheiat intre DGP-AMPOP si Beneficiar prin care se aprobi finanfarea unui proiect in cadrul POP 2007 — 2013. 11 | Documentatie de atribuire Documentajia ce cuprinde toate informatiile legate de obiectul contractului de achizifie publica si de procedura de atribuire a acestuia, inclusiv caietul de sarcini sau, dup’ caz, documentatia descriptiva 12 Durata de proiectului implementare Perioada cuprins4 intre data semniirii contractului de finanface si data finalizavii ultimei activitati prevazute in cadrul proiectului, dati care nu poate depasi 31.12.2015 13 | Bligibilitate Suma criteriilor pe care un Bencficiar trebuie sa le indeplineascd pentru a se califiea pentru finantare din, POP 2007-2013. Este 0 condifie necesara, dar nu si suficient’, intervenind de asemenea criteriile de evaluare tehnicd si financiara in cazul proiectelor de investifii sau de dezvoltare localA. 14 | Fondul European pentru Pescuit Instrument de finanjare pentru sectorul pesciresc, conform prioritafilor stabilite la nivelul UE pentru perioada 2007-2013. 15. | Fonduri publice Sume alocate din bugetul de stat, fondurile speciale, bugetul trezoreriei statului, bugetele locale, bugetele institutiilor publice finangate din venituri extrabugetare, ajutoare financiare externe acordate Roméniei sau institufiilor publice si credite extene contractate sau | garantate de stat ori de autoritifi ale administratiei publice locale, precum si imprumuturi interne contractate de autoritifi ale administratiei publice local 16 | Misiune de verificare locului la fata Reprezinté activitatea de verificare a aspectelor financiare si tebnice, inspectia la fata locului, precum si | stabilirea legalitajii, regularititii si realitatii operatiunilor. 17 | Ordin de plata 18 | Pista de audit Programul Operational pentru Pescuit 2007 - 2013,Ministerul Agriculturi gi Dezvoltri POP 2007 - 2013 ne Manual de procedura pentru verifcarie Pagina 6 din 35 ide management si autorizarea plalor DGP-AMPOP Cod Manual: M06-08 jnifierii pind in momentul in care se raporteazd rezultatele finale — reprezentind trasabilitatea documentelor/operatiunilor. 19 | Program Operational pentru | Document unic claborat de Romfnia gi aprobat de Pescuit Comisia Europeani, cuprinzand un ansamblu coerent de axe prioritare de realizat cu ajutorul FEP. 20 | Valoarea totald a proiectului Totalul cheltuiclilor cligibile si neeligibile necesare pentru realizarea proiectului. 1.2. Preseurtiri [Neert |Prescurtarea | Denumire 1 AA Autoritatea de Audit 2 AC Autoritatea de Certificare BI AP, Axa Prioritara 4 GEB)siviize b Compartimentul Efectuare Platt - 5 CE _[(Comisia European 6 [CCAN Compartiment Control, Antifrauda si Nereguli E i CCP Compartimentul Contabilizare Pliti 8 CDC Compartiment Declarafii Cheltuieli gi Certificate de Plata [o CVMMP ‘Compartiment Verificari de Management si Monitorizare Proiecte 10 CRPOP ‘Compartiment Regional POP in CATAP, ‘Compartiment Asistenfit Tehnicd si Achizitii Publice 12 DGBEFE Direcfia General Buget Finante si Fonduri Europene 3 DSAT_ Direciia Selectare gi Asiten{a Tehnica ie DGP-AMPOP _| Directia General Pescuit-Autoritatea de Management pentru POP 15 | FEP Fondul European pentru Pescuit 16 MADR Ministerul Agriculturii si Dezvoltarii Rurale 17 MEP Ministerul Finanfelor Publice i8 spc Serviciul Declarafii de Cheltuieli if [19 OG Ordonanta Guvermuh 20 | OUG Ordonantai de Urgent a Guvernului 21 SIMPOP Sistemul Informatic specific managementului POP 2 SVM Serviciul Verificari de Management _ 3 POP Programul Operational pentru Pescuit 7 24 Uziaieiniinh Uniunea Europeand :EFERINTE LEGISLATIVE 2.1 Legislatie comunitara © Re {ul (CE) nr. 1198/2006 al Consiliului privind Fondul European pentru Pescuit, cu fifa completarile ulterioare; ae pgtCe) nr. 498/2007 al Cot de stabilire a normelor detaliate pentru punerea sulamentului (CE) nr.1198/2006 al Consiliului privind Fondul European pentru Rahs ay ficarile si completarile ulterioare; Programul Operational pentru Pescuit 2007 - 2013Ministerul Agricuturil $i Dezvoleri POP 2007 - 2013, | Soe Manual de procedura pentru verificarile Pagina 6 din 35 | de management gi autorizarea platilor DGP-AMPOP Cod Manual: M06-08 © Regulamentul (CE) nr. 2371/2002 al Consiliului privind conservarea si exploatarea durabila a resurselor pesciresti conform Politicii Comune a Pescuitului, cu modificarile si completirile ulterioare; © Regulamentul (CE, EURATOM) nr, 1605/2002 al Consiliului aj Comunitiilor Europene; * Regulamentul (CE, EURATOM) nr. 2342/2002 al Comisiei din 23 decembrie 2002 de stabilire a normelor de aplicare a Regulamentului (CE, EURATOM) nr.1605/2002 al Consiliuluiprivind regulamentul financiar aplicabil bugetului general al Comunitatilor Europene, cu modificarile si completarile ulterioare; Dil bugetului general al © Regulamentul (CE) nr. 104/200 al Consiliului privind organizarea comund a piefelor in sectorul produselor pescaresti gi de acvacultura. 2.2 Legislatie national © Legea nr, 82/1991 —Legea contabilita i, republicata, cu modificarile si completirile ulterioare: ‘« Legea nr, 500/2002 — Legea finantelor publice, cu modificarile si completarile ulterioare; © OUG ar. 74/2009 privind gestionarea fondurilor comunitare nerambursabile provenite din Fondul european de garantare agricold, Fondul european agricol de dezvoltare rurala $i Fondul european pentru pescuit si a fondurilor alocate de la bugetul de stat, privind gestionarea fondurilor nerambursabile alocate de la Comunitatea European si a fondurilor alocate de la bugetul de stat aferente programului de colectare si gestionare a datelor necesare desfasuraii politicii comune in domeniul pescuitului si a programului de control, inspectie si supraveghere in domeniul pescuitului si pentru modificarea art, 10 din Legea nr. 218/2005 privind stimularca absorbtiei fondurilor SAPARD, Fondul european agricol pentru dezvoltare rural, Fondul european pentru pescuit, Fondul european de garantare agricola, prin preluarea riscului de creditare de cttre fondurile de garantare, cu modificarile si completarile ulterioare; © Ordonanta de urgenti a Guvernului nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea si sanctionatea neregulilor aparute in obfinerea si utilizarea fondurilor europene si/sau a fondurilor publice nationale aferente acestora; © Hotirarea Guvernului nr, 875/2011 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor Ordonanfei de urgenfi a Guvernului nr.66/20112011 privind prevenirea, consiatarea si sancfionarca neregulilor aparute in obfinerea si utilizarea _fondurilor europene si/sau a fondutilor publice nationale aferente acestora; © OG nr. 15/2009 privind unele masuri pentru accelerarea absorbtiel sumelor alocate prin Fondul European Agricol pentru Dezvoltare Rurala si prin Fondul European pentru Pescuit; © HG nr. 1014/2008 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a OUG nr. 27/2008 privind gestionarea fondurilor nerambursabile alocate de la Comunitatea Europeand din Fondul European pentru Pescuit si a fondurilor de cofinanfare si prefinantare alocate de la bugetul de stat; + HG nr. 1347/2009 privind consolidarea capacitatii de gestionare a Programului operational pentru pescut; © Ordinul MFP nr. 1792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind jarea, lichidarea, ordonantarea si plata cheltuielilor institutilor publice, precum anizarea, evidenta si raportarea cheltuielilor bugetare si locale; fl? px? iy Programul Operational pentru Pescuit 2007 - 2013Ministerul Agriculturi gi Dezvoltri POP 2007-2013 varale ‘Manuel de procedura pentru verificarile Pagina 7 din 35 ] cde management si autorizarea platjior D@P-AMPOP ‘Cod Manual: M05-08 © Ordinul MADR nr. 348/2010 de stabilire a atributilor Directiei Generale Pescuit - Autoritatea de Management pentru POP; © HG nr. 442/209 privind stabilirea cadrului general de implementare a masurilor cofinantate din Fondul European pentru Pescuit prin Programul Operational pentru Pescuit 2007-2013, cu modificarile si completarile ulterioare; ‘* Ordinul MAPDR nr. 392/2009 privind aprobarea listei cu cheltuieli eligibile pentru proiectele finantate in cadrul Programului Operational pentru Pesouit 2007-2013, cu modificarile si completarile ulterioare; © Ordinul MFP nr. 522/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv cu modificarile si completarile ulterioare ; * HG nr. 72/2010 privind reorganizarea si functionarea MADR precum si a unor structuri aflate in subordinea acestuia, cu modificarile si completarile ulterioare * Ordinul MADR nr.69/18.01.2013 privind aprobarea structurii organizatorice si a statului nominal de functii ale Ministerului Agriculturii $i Dezvoltarii Rurale; * Ordinul MADR nr. 206/2012 pentru delegarea competentei de ordonator principal de credite pentru faza de angajare si ordonantare a cheltuielilor aferente derulari proiectelor prin Programului Operational pentru Pescuit 3, SCOPUL Scopul prezentului manual este: * de a asigura o descriere detaliaté a etapelor care trebuie parcurse in seopul verifictrii livrarii produselor, serviciilor si a efectuirii lucrarilor cofinanfate, precum si suportarea efectiva a cheltuielilor declarate de Beneficiari si a respectirii normelor comunitare si nationale, asa cum prevede art. 59 (b) din Regulamentul (CE) nr. 1198/2006 al Consiliului si art. 39 (2) din Regulamentul (CE) nr. 498/2007 al Comisiei; * de a asigura descrierea verificarilor de management; © dea asigura descrierea monitorizarii proiectelor ex-post. Verificarile vor da o asigurare c& toate cheltuiclile declarate sunt reale, produsele si serviciile au fost livrate gi luerarile au fost efectuate in concordant& cu contractul/decizia de finantare ca cererile de avans/plati/rambursare intocmite de Beneficiar sunt corecte, iar operafiunile si cheltuielile respect normele comunitare gi nationale. Procedura operationala se aplica pentru: © verificarea administrativa, a cererilor de avans/plati/rambursare intermediara/finala; © verificarea la fata locului a cererilor de plata/rambursare intermediar’i/finall, 1 Axelor prioritare 1- 4 si Axei prioritare 5 (Masura 5.1/ Actiunea 1/Operatiuni capacitii administrative/Sprijin pentru infiinfarea parteneriatelor_public- 94 strategiilor de dezvoltare locala integrata a zonelor pescaresti) © vetificarittede mahégement: Programul Operational pentru Pescuit 2007 - 2013Ministerul Agriculturi si Dezvottari POP 2007 - 2013 | Bes Manual de procedura pentru vericdilo Pagina 8 din 36 de management gi autorizarea platilor DGP-AMPOP Cod Manual: MO6-08 © monitorizarea proiectelor ex-post. DOMENIUL DE APLICARE _ 4.1 Principalele activititi din cadrul procedu Procedura cuprinde urmatoarele etape: * depunerea Declarajiilor de esalonare a cererilor de rambursare la CRPOP; © depunerea Dosarului cererii de avans/plativ/rambursare la CRPOP; verificarea administrativa a Dosarului cererii de avans/plati/rambursare de caitre CRPOP: verificarca la fafa locului a Dosarului cererii de plati de caitre expertii CRPOP pentru misurile 1.1; 14-actiunea 1; 1.5 ¢; 2.1-actiunea 4; 2.2; 3.2; gi 3.5 (dupii caz); verificarea la fafa locului a Dosarului cererii de rambursare de c&tre expertii CR POP pentru masura 1.3 ; verificarea la fata locului a Dosarului cererii de rambursare de catre expertii CRPOP impreund cu experti entru masurile 2.1 - acfiunile 1, 2 si 3; 2.3; 3.1 (dupa caz) si 3.3. ‘© transmiterea Dosarului cererii de plati/rambursare la SVM pentru verificare si autorizarea platii de citre Seful Serviciului verificari management; transmiterea Dosarului privind plata avansului la CATAP pentru verificare si autorizarea platii de catre Seful Serviciului verificdri management; transmiterea Dosarului cererii privind plata avansului sau a Dosarului cererii de platé/rambursare la CDC in vederea emiterii Certifictului de plata si a Ordonantiirii de plata; © transmiterea de citre CDC a Dosarului cereri privind plata avansului sau a Dosarului cererii de plati/rambursare, a Certificatului de plat si a Ordonantirii de plata la DGBFFE in vederea efectuarii platii citre Beneficiar, completarea Pistei de audit, primirea de la DGBFFE a unei copii certificate conform cu originalut” a Ordinului de plata prin care s-a efectual plata cdtre Benefici ‘instiinjarea Beneficiarului privind plata efectuata; athivarea Dosarelor cererilor privind plata avansului, precum si a Dosarelor cererilor de plata/rambursare. 4.2 Ent implicate Beneficiar: * Depunerea cererilor privind plata avansului pentru proiectele finantate in ras Actiunea 1; depunerea Declarat lor de esalonare a cererilor de rambursare; Programul Operational pentru Pescuit 2007 - 2013Ministerul Agriculturi gi Dezvoltsit POP 2007 - 2013 ee Manual de procedurd pent verifcarie Pagina 9 din 35, ‘de management si autorzereaplalor OGP-AMPOP God Manual: MO6-08 * depunerea Dosarelor cererilor de plati/rambursare; © depunerea documentelor prev te in instructiunile de plata. Compartimentul Verificdiri de Management si Monitorizare Proiecte- nivel CRPOP. © primirea Declarafiilor de esalonare a cererilor de rambursare; © primirea Dosarelor cererilor de avans/plata/rambursare; © verificarea administrativa a cererilor de avans/plativ/rambursare; © verificarea la fata locului a Dosarelor cererilor de plata/rambursare pe baza listelor de verificare; © intocmirea Raportului vizitei pe teren si preavizarea sumei solicitate la platé in urma vizitei pe teren; © completeaza coloanele 9 si dupa caz, 10 ale Anexei 3 (Evidenta cheltuielilor) cu valoarea cheltuielilor eligibile preautorizate la plata in urma verificarilor; transmiterea Dosarelor cererilor de plati/rambursare validate impreund cu documentele elaborate de CRPOP si preavizate pentru ,,bun de plata”, la SVM; © transmiterea Dosarelor cererilor de plata a avansului la CATAP: Expertii externi © acestia sunt specialisti in domeniul piscicol/economic/juridic/achizitiis _verificarea la fata locului a Dosarelor cererilor de rambursare pe baza listelor de verificare; © intocmese si semneaza listele de verificare ‘© participa la intocmirea Raportului vizitei pe teren (Anexa 11) si semneaza acest document ‘impreund cu expertul CRPOP; ‘* verific’ impreund cu expertii CVMMP-nivel central dosarele cererilor de rambursare, intocmesc si semneazi lista de verificare (Anexa 14) Compartimentul verificdiri de management la nivel central: * primirea de la compartimentele regionale POP a Dosarelor cererilor de plati/rambursare, a Raportului vizitei pe teren sia listelor de verificare aferente; * verificarea Dosarelor cererii de plati/rambursare, intocmirea si semnarea listelor de verificare (Anexa 14, 14.1, 14.2, 14.3, 14.4 gi 14.5) * aprobarea de cétre Seful Serviciului verificdri management a Raportului vizitei pe teren, completarea coloanelor I §i dup eaz, 12 ale Anexei 3 (Evidenta cheltuielilor) si acoréarea vizei Bun de plata” pe cererea de plati/rambursare; ‘© monitorizarea indeplinirii indicatorilor prezentafi in Raportul de progres intocmit semestrial de Beneficiari fasihiterea Qosarelor cererilor de plata/rambursare la CDC isten{a tehnica si achizitit publice: ;partimentele regionale POP a Dosarelor cererilor privind plata avansului pentru f in cadrul masurii 5.1, Acfiunea 1; Programul Operational pentru Pescuit 2007 - 2013,| Minister Agricut si Dezvotri POP 2007 - 2013 | Fame Manual de procedurd pentru vericile Pagina 10 din 36 | ‘ée management si autorizarea pallor DGP-AMPOP (Cod Manual: M06-08 * acordarea vizei Bun de plati” de citre Seful serviciului verificdri management pe cererea privind plata avansului transmiterea Dosarelor cererilor de plat a avansului la CDC. Compartimentul declaragit de cheltuieli si certificate de plata ‘© verificarea completitudinii Dosarelor cererilor privind plata avansului sau a Dosarelor cererilor de plata/rambursare sia listelor de verificare; © verificarea Beneficiarilor in Registrul debitorilor cu sume neachitate cétre DGP-AMPOP si emiterea din sistemul SIMPOP a Raportului de consultare a registrului debitorilor (Anexa 30); + verificarea incadrarii in liniile bugetare (Anexa 31); * emiterea Certificatelor de pla ‘* intocmirea Ordonantarilor de plata; © transmiterea Certificatelor de plata si a Ordonanjarilor catre DGBFFE in vederea efectuarii platii catre Beneficiar, © notificarea Beneficiarului privind efectuarea platii (Anexa 32) 5. DESCRIEREA PROCEDURII OPERATIONALE, 5.1 Generalitii Verificarile de management (administrative, tehnice, financiare si la faya looului) sunt efectuate in proportie de 100% pentru toate cererile transmise de Beneficiari $i acopera aspecte administrative, financiare, tehnice gi fizice ale operatiunilor efectuate de cétre Beneficiari 5.2 Documente utilizate 5.2.1 Lista si provenienta documentelor utilizate Documente folosite in cadrul procesului de verificare a cererilor de plata/rambursare: Tip de document Provenienta * Corere de finantare Beneficiar + Proiectul tehnic Beneficiar = Contractul de furnizare de bunuri/prestare servicii/executie Beneficiar lueriri incheiat intre Beneficiar si un operator economic = Cerere privind plata avansului Beneficiar = Declarafia de esalonare a dosarelor cererilor de rambursare _Beneficiar Programul Operational pentru Pescuit 2007 - 2013Ministerul Agrcuturi s} Dezvotani POP 2007-2013 ee Manual de procedur& pentru veriearile | Pagina 11 din35 cde management si autorizarea patlor DGP-AMPOP Cod Manual: 06-08 L rE = = Cerere de platé/rambursare Beneficiar = Raportul de progres Beneficiar = Evidenta cheltuielilor Beneficiar * Documente suport Beneficiar = Liste de verificare CRPOP/CVMMPlexperti externi/ CDC = Certificat de plata cpc = Ordonantare de plat cbc = Scrisori standard de notificare CRPOP/CVMMP Documentele aferente Cererilor privind plata avansului precum si cele aferente Cererilor de plati/rambursare, care urmeazi a fi verificate de catre CRPOP se inainteazd de Beneficiar gi in format electronic, scanate de citre acesta, pe suport CD. 5.2.2 Continutul si rolul documentelor utilizate Toate documentele supuse verificdrii sunt transmise la CRPOP, de catre Beneficiari potrivit prevederilor cuprinse in sectiumea 5.3. Expertii CRPOP verifica documentele completdnd Listele de verificare aferente procedurii operafionale si bifeaza in casufa corespunzatoare. Listele de verificare administrativa (Anexa 5, 5a, Sb, Sc, Sd si Se) se completeaza si se semneaza de catre exper{ii din cadrul CRPOP. Listele de verificare documente justificative (Anexa 7) se completeaza si se semneaza de catre expertii CRPOP sau expertul CR POP si experfii externi_ care efectueazé verificarea si se atageazi la Dosarul cererii de avans/plati/rambursare al proiectului respectiv. Dacé unul din elementele Listei de verificare nu este relevant sau nu se aplica, pe coloana corespunzatoare verificdrii se insereaz menfiunea NA (nu se aplica). Situatiile care reprezint& exceptii de la regula pot fi explicate in secfiunea Observatii/Comentarii a Listei de verificare. 5.3. Modul de lueru 5.3.1 Verificarea administrativa a cererilor privind plata avansului 5.3.1.1 Depunerea cererilor privind plata avansului Cererile privind plata avansului (Anexa 2.3 ~ Cerere privind plata avansului) se intocmese de catre Beneficiarii proiectelor in 4 (patru) exemplare si se depun la cel putin 30 (treizeci) de zile calendaristice de la semnarea contractului de finanjare. Un exemplar rimane la Beneficiar, un exemplar ramane la CRPOP si dowd exemplare se transmit CATAP dupé finalizarea verificdrilor administrative. Expertul CRPOP care a primit cererea privind plata avansului o va inregistra in Registrul de Programul Operational penitu Pescuit 2007 - 2013Ministerul Agricuturi $i Dezvoltart POP 2007 -2013 Rural. Manual de procedurd pentru verificarile Pagina 12 din 35 de managements autorizareaplatilor DGP-AMPOP Cod Manus: MO6-08 Plata cétre Beneficiari a cererilor privind plata avansului_ se realizeaz de e&tre DGP-AMPOP in termen de 30 (treizeci) de zile calendaristice de la data inregistrarii fiecdrei cereri de plata a avansului, cu excepfia acelor situafii in care termenul de plat se suspenda. 5.3.1.2 Verificarea administrativa a cererilor privind plata avansului Verificarile administrative aferente cererilor privind plata avansului transmise de catre Beneficiarii se efectueaza prin verificarea informatiilor cuprinse in fiecare cerere. Expertul CRPOP va demara procesul de verificare a acesteia prin utilizarea Listei de verificare administrativa specifice (Anexa 5.2), avand in vedere urmatoarele aspecte: 1. Conformitatea documentelor transmise © Cererea privind plata avansului este in original si este conform formatului standard; 2. Corectitudinea cererii privind plata avansului © datele Beneficiarului sunt corecte, in conformitate cu prevederile contractului; © datele proiectului sunt corecte (titlul si numarul proiectului), in conformitate cu prevederile contractuluis © cererea privind plata avansului este corect completati, datat8, stampilatd, semnati de catre reprezentantul legal sau persoana care a semnat contractul; © informatiile referitoare la cont corespund cu informatiile din contractul de finanfare si precizate in Formularul de identificare financiara (Anexa 4). 3. Conformitatea cu condifiile contractuale © suma solicitatii de Beneficiar respect prevederile cuprinse in contract; © cererea este depusd in cel mult 30 (treizeci) de zile calendaristice de la semnarea contractulu Dupa finalizarea acestor verificdiri de cétre primul expert CRPOP, acesta semneazi Lista de verificare administrativa (Anexa 5.2) si o transmite catre al doilea expert CRPOP in vederea verificdrii conform principiului celor ,4 ochi” Termenul pentru verificarea administrativa a cererii privind plata avansului de cdtre cei doi experti CRPOP este de 1 (una) zi lucratoare de la data inregistrarii cererii in Registrul de corespondena (Registrul de inregistrare a documentelor), cu excepfiz situatiilor in care sunt solicitate informatii suplimentare, caz, in care verificarea administrativa a cererii privind plata avansului se suspenda pani la primirea informatiilor solicitate. Daci in urma verificarii administrative, cei doi experti CRPOP constata cf cererea privind plata avansului nu este complet sau nu corespunde prevederilor din Lista de verificare administrativa (Anexa 5.2), expertii CRPOP solicita completarile necesare in maxim 1 (una) zi luertoare de la data incheierii verificarii administrative, prin Notificarea de solicitare a informafiilor suplimentare (Anexa 20). Notificarea de solicitare a informariilor suplimentare este inregistraté in Registrul de (Registrul de inregistrare a documentelor), se multiplicd intr-un exemplar, iar copi Dosarul administrativ al cererii privind plata avansului, Notificarea de solicitare Programul Operational pentru Pescuit 2007 - 2013Ministerul Agricutunit si Dezvolt POP 2007 - 2013 | ee Manual de procedurd pentru verifcarile Pagina 13 din 36 | de management si autorzarea platlor | DGP-AMPOP Cod Manual: MO6-08 = = J suplimentare se transmite de la nivelul CRPOP cu confirmare de primire si se semneaza de cei doi experti CRPOP. Beneficiarul este obligat sd transmita clarificarile si completarile solicitate in conditiile si termenul limita specificate in solicitarea de clarificari. Termenul pentru transmiterea de cdtre Beneficiar a completitilor si informatiilor suplimentare este de maxim 5 (cinci) primirii notificarii. Dupa primirea completarilor sau a informatiilor suplimentare de la Beneficiar, icarea administrativa va fi reluati de catre expertii CRPOP avand un nou termen de 1(una) zi lucrétoare pentru finalizare. Dac& solicitantul nu rispunde in termenul limit sau nu se transmit completarile solicitate, cererea privind plata avansului va fi declaraté neconforma. Lista de verificare administrativa (Anexa 5.2) se atageazA la cerererea privind plata avansulu 1! Toate documentele emise de CRPOP in urma verificdrilor de management a cereri privind plata avansului, precum si toate documentele transmise de citre Beneficiar, vor fi transmise citre CATAP impreund cu cererea privind plata avansului_ | Expertul CATAP va efectua verificarea conform Listei de verificare (Anexa 5.2), 0 semneaza si apoi inainteaza $efului Serviciului verificari management, dosarul cererii de plata a avansului. ‘Acesta verificd cererea de plat’ a avansului gi avizeaza Lista de verificare (Anexa 5.2), dupa care acorda ,.,Bun de plata” conform Ordinului MADR nr. 206/2012. ‘Dupé autorizarea platii, CATAP va inainta Dosarul cererii de plata a avansului catre CDC. Personalul DGP-AMPOP implicat in verificarea justificarii Cererilor de avans precum si a tuturor documentelor insotitoare pe care Beneficiarul trebuie si le depund in termen de maxim 9 (noua) luni de la semnarea contractului de finantare, va aplica aceeasi procedura de verificare ca gi la capitolul 53.2.3 — Verificarea administrativa a Cererilor de plati/rambursare. 5.3.2 Verificarea administrativa a cererilor de plati/ rambursare 5.3.2.1 Depunerea declaratiilor de egalonare Beneficiarii pot solicita decontarea cheltuielilor efectuate in maxim 5 (cinci) transe de plata pe cat posibil cuantificabile, respectiv solicitarea la plata a unor cheltuieli care privesc una sau mai multe etape de execntie care pot fi determinate, una sau mai multe luerdri finalizate, etc.Beneficiarii sunt obligati s& depuna la sediul CRPOP unde a fost depusii cererea de finanfare Declarafia de esalonare a cererilor de rambursare in maximum 30 (treizeci) de zile de la data semnarii contractului de finantare nerambursabilé, potrivit formatului standard (Anexal).Numarul maxim al cererilor de rambursare aprobate este de 5 (cinci), iar ultima cerere de rambursare va fi de minim 20% din valoarea totala eligibila inscrisa in contractul de finantare. Expertul CRROP care primeste Declaratia de esalonare o va inregistra in Registrul de corespondenta deaiyegistrare a documentelor) si va verifica dacd aceasta a fost completata corect de jaf \datcle din Declaratia de esalonare privind masura, Beneficiarul, codul si data fifantare, titlul proiectului, valoarea totala a contractului, suma valorilor aferente Programul Operational pentru Pescuit 2007- 2013Ministerul Agricuituri si Dezvottarit POP 2007 -2013 Furie Manual de procedura pentru verificrile Pagina 14 din 35, de management s] autorizarea plailor DGP-AMPOP Cod Manual: MOS-08 transelor de plati si fie egal cu valoarea totald eligibild a contractului de finanfare/actului ditional). in cazul in care Declarafia de esalonare nu este completati corect, aceasta se restituie Beneficiarului in vederea corectarii. Termenul de verificare de catre expertii CRPOP al Declaratiei de esalonare este de maximum 1 (una) zi lucratoare. Expertul CRPOP care a primit si verificat Declaratia de esalonare va transmite originalul prin post cu confirmare de primire, posta speciald sau delegat la SVM. Rectificarea Deelarafiei de eyalonare a depunerii cererilor de rambursare se face in condifiile modificarii termenului de depunere a uneia dintre cererile de rambursare sau a modifictrii valorii acesteia fayi de datele mentionate in Declarajia de esalonare a cererilor de rambursare inijiala. Formularul Declaratie de eselonarea a cererilor de rambursare va fi acelasi si va avea in plus menfiunea ,rectificativé”. Depunerea acesteia trebuie s& se fact. cu cel putin 30 zile inainte de data depunerii cererii de rambursare. Beneficiarii proiectelor pe Masura 2.1, Acfiunea 4, Operatiunea 2, a caror perioada de conversie este mai mare de 1 an si a cdror valoare depaseste echivalentul in lei a 100.000 euro sunt obligati si depuna la sediul CR POP unde a fost depusa cererea de finantare Declaratia de esalonare a cererilor de plata in maxim 30(treizeci ) de zile de la data semmirii Ordinului de finanjare potrivit formatului standard ( Anexa I a). Plata se face in 4 (patru) transe. 5.3.2.2 Depunerea cererilor de plati/rambursare Cererile de plat®/rambursare (Anexa 2.1 — Cerere de rambursare si Anexa 2.2 — Cerere de plata pentru prime) se intocmesc de citre Beneficiari in patru exemplare original + 3 copii si un CD cu documentele respective scanate, din care un exemplar rdmane la Beneficiar si trei exemplare si CD- ul se depun la termencle prevazute in Declaratia de esalonare a cererilor de plata/rambursare la CRPOP unde a fost depusd cererea de finanjare. Dupa finalizarea verificarilor, un exemplar al Dosarului cererii de plati/rambursare raméne la CRPOP, iar dou exemplare impreund cu CD-ul se transmit citre SVM, nivel central Cererea de plati/rambursare se depune la CRPOP la termenul prevazut in Declaratia de esalonare a cererilor de plati/rambursare. Cererea de rambursare ya cuprinde numai acele cheltuieli pentru care s-a primit aviz favorabil din punet de vedere al achizitiei. Achizitia care nu are aviz favorabil devine cheltuiala neeligibila. Expertul CRPOP care a primit cererea de plati/rambursare o va inregistra in Registrul de corespondenta (Registrul de inregistrare a documentelor) si va demara procesul de verificare a acesteia si a documentelor suport. De asemenea, expertul CRPOP deschide Pista de audit (Anexal 8). Fiecare expert care participa la activitatile specifice verficarilor de management, indiferent de etapa/etapele in care este implicat, are obligafia de a semna la inceputul activitijii o declaratie de evitare a conflictului de interese, confidentialitate si impartialitate (Anexa 21), in cazul in care, ulterior semnérii declaratici unul dintre experi constata ci se afld intr-o situatie de incompatibilitate, atunci acesta are obligafia de a solicita de indati inlocuirea sa din componena echipei de verificare a unei cereri de plativrambursare. Plata catre Beneliciari a cererilor de plat®/rambursare se realizeaza de cdtre DGP-AMPOP-in termen de maxim 45 (patruzeei gi cinei) de zile Iucritoare de la data inregisttarii_ figéarel Vereri de plata/rambursare, cu exceptia acelor situafii in care termenul de plat@/rambursare 5 fostered A Platile primelor se efectueaza astfel: le 3 Programul Operational pentru Pescuit 2007-2013Ministerul Agricultur $i Dezvottari POP 2007-2013 ad Manual de proceduré pentru verificarile Pagina 15 cin 35, de management gi autorizarea platilor DOP-AMPOP ‘Cod Manual: M08-08 L © Masura 1.1 : plafile se efectueaza intr-o singura trans; © Masura 1.5 ; plijile se efectueaza intr-o singurd trans; «© Masura 2. . Actiunea 4, Operatiunea 2: a) pentru proiectele a cAror perioada de conversic este mai mare de 1 an si a ctor valoare depiseste echivalentul in lei a 100.000 euro, platile se efectueaz in 4(patru) transe egale, dispuse la intervale aproximativ egale de timp in cadrul perioadei de conversie dupa semnarea Ordinului de finangare; b) pentru proiectele a ctor perioada de conversie este mai mica de 1 an sau a c&ror valoare se situeaz sub echivalentul in lei a 100.000 euro, pliile se efectuea7a intr-o singurd trans ‘* Masura 2.1, Actiunea 4, Operatiunea 3: plafile se efectuea7a intr-o singura tranga; 5.3.2.3 Verificarea administrativa a cererilor de plata/rambursare Verificdrile administrative aferente cererilor de rambursare transmise de c&tre Beneficiari se efectueaz prin verificarea Raportului de progres, Evidenfei Cheltuielilor (Anexa 3) si a documentelor suport, pentru toate tranzactiile aferente tuturor operatiunilor din cadrul cererii de rambursare.Experfii CR POP vor demara procesul de verificare a cererii de rambursare si a documentelor suport prin utilizarea Listei de verificare administrativa ( Anexele 5 si Sb care este corespunzatoare Masurii 1.3), iar pentru verificarea cererilor de plat si a documentelor suport se vor utiliza Listele de verificare administrativa (Anexele 5-a, 5-c, 5-d si Se corespunzitoare Masurii 1.1, Masurii 1.5, Masurii 2.1, Actiunea 4, Operatiunea 2 si Masurii 2.1, Actiunea 4, Operatiunea 3), urmirind urmatoarele aspecte: I. Conformitatea documentelor transmise documeniele sunt conform formatului standard; © cererea de plati/rambursare este in original; * evidenta cheltuielilor este in original i prezentaté in format XLS; © raportul de progres evidentiaza clar, distinct, pe lucréri progresul inregistrat in realizarea proiectului; ¢ raportul finaneiar al auditorului independent la finalizarea proiectului, care se va prezenta la ultima ecrere de rambursare si va cuprinde informa referitoare la intregul proiect. 2. Corectitudinea cererit de platii/rambursare © datele Beneficiarului sunt corecte, in conformitate cu prevederile contractuluis @ datele proiectului sunt corecte (titlul si numirul proiectului), in conformitate cu prevederile contractului; incadrarea corectd a cheltuielilor in bugetul aprobat;, © cheltuiclile declarate in cererea de platd/rambursare nu contin TVA; © cererea de plati/rambursare este corect completatd, data reprezentantul legal sau persoana care a semnat contractul: © existenta raportului auditorului financiar independent, daca este solicitat; © raportul de progres este corect completat, datat, stampilat, semnat de catre responsabilul de proiect, © informatiile referitoare la cont corespund cu informatiile din Formularul de identificare ara (Anexa4), condifile contractuale 3. Gfaiformitaieer (i A \ceretilor de rambursare, suma solicitati de Beneficiar respect prevederile ee cau ao Declaratia de esalonare a cererilor de rambursare; we re, eo K cers! Programul Operational pentru Pescuit 2007 - 2013Ministerul Agricuturi $i Dezvottarit POP 2007 - 2013 Furie Manual de procedura pentru vericaile Pagina 16 din 35 de management s1autorzarea platior DGP-AMPOP Cod Manual: MO6-08 © suma solicitata de Beneficiar se referii la activititile stabilite in cererea de finanfare. ‘* sumele solicitate se incadreazA in liniile bugetare ale contractului de finantare si in limita contactelor cu furnizorii (Anexele 36, 38, 39) . In cazul in care se constati depasiri ale liniilor bugetare sau a limitei contractelor cu furnizorii de produse/servicii/lucrari, experfii vor propune neautorizarea la platd a acestor depasiti. 4, Bligibilitatea chelnuielilor ‘© cheltuielile sunt eligibile in conditiile stabilite de HG nr. 442/209 cu modificarile gi completarile ulterioare si de Ordinul MAPDR nr. 392/209 cu modificarile si completizile ulterioare, de ghidul solicitantului, de contractul de finantare nerambursabil& semnat intre DGP-AMPOP si Beneficiar, de instructiunile DGP-AMPOP, precum si de alte dispozitii legale aplicabile. 5. Eligibilitatea perioadei in care au fost efectuate cheliuielile * in cazul cererilor de rambursare, cheltuielile au fost platite efectiv ulterior datei de 1 januarie 2007. iar operatiunea pentru care se solicit rambursarea cheltuielii nu a fost incheiata la data semnarii contractului de finantare nerambursabila. Dupii finalizarea acestor verificiri de citre primul expert CR POP, acesta semneazi Lista de verificare administrativa (Anexa 5, Sa, Sb, Se, 5d sau Se) si o transmite citre al doilea expert CR POP in vederea verificirii conform principiului “4 ochi”.in completare, fata de aceasta verificare, la cererea de rambursare final, cei doi experi CR POP vor efectua si verificarea documentelor pe care Beneficiarul are obligatia si le aduca la momentul depunerii documentelor pentru solicitarea ultimei transe de plat potrivit Listei de verificare suplimentaré. (Anexa 5.1).Termenul pentru verificarea administrativa a cererii de plati/rambursare de citre cei doi experti CRPOP este de maxim 5 (cinci) zile Iuerdtoare de la data inregistrarii cererii in Registrul de corespondenta (Registrul de inregistrare a documentelor), cu excepfia situatiilor in care sunt solicitate informatii suplimentare, caz in care verificarea cererii de plativ/rambursare se suspend pani la primirea informatiilor solicitate.Dac& in urma verificdrii administrative, cei doi experti CRPOP constat’ c’ cererea de platd/rambursare nu este complet, documentele prezentate nu se ineadreaza in termenul de valabilitate, documentele nu sunt destinate Beneficiarului sau cererea de platvrambursare nu corespunde prevederilor din Lista de verificare administrativa (Anexa 5, Sa, Sb, Se, 5d, Se /Lista de verificare suplimentara (Anexa 5.1), expertii CRPOP solicit completarile necesare in maximum 1 (una) zi lueritoare de la data incheierii verificarii administrative, prin Notificarea de solicitare a informatiilor suplimentare (Anexa 20).Notificarea de solicitare a informatiilor suplimentare este inregistrata in Registrul de corespondenta (Registrul de tnregistrare a documentelor), se multiplica intr-un exemplar, iar copia se depune la Dosarul administrativ al cererii de plativrambursare. Notificarea de solicitare a informafiilor suplimentare se transmite de la nivelul CRPOP cu confirmare de primire si se semneazi de cei doi experti CRPOP. Beneficiarul este obligat s& transmit clarificarile si completitile solicitate in condifille si termenul limita specificate in solicitarea de clarificari. Termenul pentru transmiterea de cdtre Beneficiar a completirilor si informatiilor suplimentare este de maximum 30 (treizeci) zile de la data primirii notificarii. Dupa primirea completirilor sau a informatiilor suplimentare de la Beneficiar, verificarea administrativa va fi reluata de catre expertii CRPOP avand un nou termen de 5 zile lucrétoare pentru finalizare, Dac Beneficiarul nu rispunde in termenul limit sau nu se transmit completirile solicitate, cererea de plati/rambursare va fi declarata neconforma. Lista de verificare administrativa/Lista de verificare suplimentard se ataseazd la cerererea de plata/rambursare. in cazul cererii de plativrambursare declarate neconforma adminisirativedagarul acesteia se trimite Sefului Serviciului verificari management in termen de 1 (4 Pragramul Operational pentru Pescuit 2007-2013| Minsterl Agictur gi Dezvot POP 2007 -2013 = Manual de procedura pent vericarile Pagina 17 din 35 de management si autorizareaplajlor DGP-AMPOP Cod Manual: M06-08 cazul respingerii cererii, CRPOP notificd Beneficiarul asupra respingerii cererii de plata/ rambursare, ca urmare a neconformitafii administrative. Cu cel putin 5 (cinei) zile lucratoare inainte de data propusa pentru verificarea pe teren, expertii CRPOP vor comunica SVM solicitarea de emitere a ordinului de delegare pentru membrii echipei de verificare, care va fi intocmit de catre expertul CVMMP desemnat, avizat de sef SVM gi aprobat de Directorul general al DGP-AMPOP. DGP-AMPOP va intocmi Ordinul de delegere pentru experfii CR POP care vor efectua vizita la fata locului a cererilor de plata (Anexa 19) sau, dupa caz, Ordinul de delegare pentru expertul din cadrul CRPOP si pentru expertul extern/expertii externi (Anexa 19.1), care vor efectua vizita Ia fata locului a cererilor de rambursare si il va transmite cu semnitura Directorului general al DGP-AMPOP la CRPOP unde a fost depusé Cererea de platé/rambursare (Anexa 2.1 sau Anexa 2.2). | NOTA: CRPOP va notifiea FLAG-ul si desemmeze un reprezentant care si participe, in calitate de observator, la verificarea administrativa a cererii de plati/ rambursare aferente unei operatiuni finanfate prin Masura 4.1, Acfiunea 1. 5.3.3 Verificarea la fafa locului a cererilor de plata/rambursare Procedura de verificare Ia fata locului ineepe numai dupa primirea avizului favorabil al verificarii achizitiilor publice dela CATAP, dupa caz Dupa verificarea administrativa a cererilor de plati/rambursare si primirea avizului favorabil de la CATAP privind achizitile se va proceda la verificarea pe teren a acelora pentru care s-a prevézut aceasta etapa in Ghidul solicitantului in baza cdruia a fost incheiat contractul/ordinul de finantare. Expertii CRPOP inregistreazi misiunea de verificare Ja fafa locului in Registrul misiunilor de verificare la faa locului (Anexa 12) la momentul finaliz4rii misiunii de verificare. Obiectivele verificarilor de management la fata locului au in vedere: © obfinerea asiguriirii asupra cligibilitayii cheltuielilor: © cheltuialé este cligibila pentru o contributie din POP in cazul in care a fost platita efectiv de la data la 1 ianuarie 2007 pana la 31 decembrie 2015, iar operafiunea nu a fost incheiata inaintea datei semnarii contractului de finanfare; si verifice fumizarea de produse, servicii si lucriri cofinanfate si s& controleze daca toate cheltuiclile declarate de Beneficiari pentru operafiuni au fost suportate efectiv si ca sunt in conformitate cu normele comunitare i nationale; ¢ s& se asigure c& exist un sistem de inregistrare si de depozitare sub forma electronica a documentelor contabile pentru fiecare operatiune din cadrul POP si cA sunt colec:ate datele necesare la Beneficiar; ‘© sii se asigure cf Beneficiarii gi alte organisme care participa la punerea in aplicare a operatiunilor aplica fie un sistem de contabilitate separat, fie 0 codificare contabila adecvata pentru toate teanzaetile privind operafiunea, fra a aduce aingere standardelor contabile nationale; = 8S , s asigure eA avizul dat de CATAP se refera la toate achizitile aferente cererii de rambursare, nf itiunilor privind achizitile realizate de beneficiar Yetifice fealitatea informatiilor cuprinse in raportul de progres. “tp, e Ay tt Programul Operational pentru Pescuit 2007 - 2013Ministerul Agricutur $i Dezvoltarit POP 2007 - 2013 age. Manual de procedura pentru veriicarile Pagina 18 din 35 ‘de management gi autorizarea platior DGP-AMPOP Cod Manual: MO6-08 ‘sd verifice daca se respect proiectul tehnic. Verificdrile la fata locului pentru cererile de rambursare vor fi facute de catre 0 echipa mixtt formata dintr-un expert CRPOP si un expert extern/ experti extern, ii CRPOP care au Verificdrile la fata locului pentru cererile de plati vor fi efectuate de expert cefectuat verificarea administrativa. Expertul extern/experfii externi va/vor lua la cunostiinf Dosarul cererii de rambursare care a fost depus la CRPOP de citre Beneficiar, la 1(una) zi lucratoare de la depunerea acestuia.. Termenul pentru verificarea la fafa locului a cererilor de plati/rambursare este de maximum 13 (treisprezece) zile Iuerditoare de la data comunicarii ordinului de delegare pentru efectuarea vizitei pe teren, ca urmare a finalizarii verificarii administrative, cu exceptia situatiilor in care nu se poate realiza misiunea de verificare, caz in care verificarea la fafa locului se suspenda pana la asigurarea conditiilor pentru efectuarea acestei misiuni 5.3.3.1 Echipa de verifieare pentru verificarea cererilor de plati/rambursare Echipa de verificare la fata locului pentru cererile de rambursare este format din expertul CRPOP care a realizat verificarea administrativa a cererii de rambursare ca expert 1 si unul sau mai mulfi experti externi. In cazul cererilor de rambursare aferente operatiunilor finanjate prin Masura 4.1, Actiunea 1, echipa de verificare la fata locului va fi insojita si de un expert desemnat de FLAG. in acest sens, Anexa 6a transmis beneficiarului, va fi comunicata pe cale electronica sau prin fax, si FLAG-ului in cazul in care cererea de plata/rambursare este declarati conforma din punct de vedere administrativ, Beneficiarul este anunfat, cu eel pufin 3 (trei) zile lueritoare inainte de data misiunii de verificare Ia fafa locului, cu privire la data desfisurdrii misiunii, membrii echipei de verificare, ora inceperii misiunii, scopul si durata previzuti/anticipata a misiunii de verificare la fata locului printr-o Scrisoarea de notificare a Beneficiarului (Anexa 6) semnatéi de Directorul general al DGP-AMPOP. Scopul instiinf&rii Beneficiarului este acela de a fi asigurati prezenta reprezentantilor Beneficiarului, a personalului implicat in proiect, a responsabililor cu implementarea proiectului si pentru punerea la dispozitie a documentatiei necesare realizarii misiunii de verificare la fafa locului. Scrisoarea de notificare va fi transmis Beneficiarului de expertii CVMMP pe fax sau prin posta. Beneficiarul are obligafia = sk asigure disponibilitatea si prezenfa personalului implicat in implementarea proiectului pe intreaga durata a verificarilor; = sk puné la dispozitia echipei de verificare documentele solicitate; = sa fumizeze orice informatii de natura tehnicé sau financiard legate de proiect; = sh acorde dreptul de acces la locurile si spatiile unde se implementeazi sau a fost implementat proiectul, inclusiv acces 1a sistemele informatice, precum si la toate documenicle i fisierele informatice privind gestiunea tehnick si financiar’ a proiectuluiNeprezentarea din partea Beneficiarului a nici unui reperezentant, va conduce la prelungirea corespunzatoare a termenului de 45 (patruzecisicinei) de zile luerdtoare in care DGP-AMPOP are obligatia si efectueze plata sumelor datorate Beneficiarului 5.3.3.2 Desfigurarea misiunii de verificare la fata locului si preaut Definirea obiectivelor fiecirei verificari Programul Operational pentru Pescuit 2007 - 2013,Ministerul Agriculturi $i Dezvottil POP 2007-2013 raise ‘Manual de procedurd pentru verficarile Pagina 19 din 35, dde managements adtorizacea patlor OGP-AMPOP Cod Manual: MO6-08 Obiectivul este obfinerea asigurdrii asupra legalitajii, realitayii si conformitétii cu normele comunitare si nationale a cheltuielilor realizate de catre Beneficiar si inregistrate in Cererea de plati/rambursare (Anexa 2.1 sau Anexa 2.2 ) si in Evidenja cheltuielilor (Anexa 3) si preautorizarea la plata a cheltuielilor declarate in Cererea de plata/rambursare. De asemenea, se va verifica si respectarea urmitoarelor reguli $i aspecte orizontale in cadrul proiectelor: © eligibilitatea cheltuielilor; © realizarea achizitiilor si existenta documentatiei aferente; © sistemul de control intern; « informarea si publicitatea; © cpalitatea de sanse; © cerinfele de mediu; «alte reguli aplicabile. De asemenea, in timpul verificdrii la fafa locului, expertii CRPOP sau echipa mixta, formata din expertul CRPOP si expertul extern/expertii externi, se va asigura c& Beneficiarul realizeaz arhivarea corespunzatoare a documentelor. Verificarea documentelor justificative Se verifica documentele justificative atasate Dosarului cererii plati/rambursare cu originalele aflate in posesia Beneficiarului pentru toate tranzactiile. in momentul verificarii, se va completa Lista de verificare a documentelor justificative (Anexa7) si se va semna de c&tre membrii echipei de verificare la fafa locului Verificarea vizeazi pistrarea tuturor documentelor originale, inclusiv documentele contabile privind activitatile si cheltuielile eligibile in vederea asiguriii unei Piste de audit adecvate, in conformitate cu regulamentele comunitare si nafionale in vigoare. Pentru evitarea dublei finantari, se verificd dacd pe documentele justificative originale a fost aplicata stampila Program Operational pentru Pescuit 2007-2013” Echipa CRPOP sau echipa mixta de verificare, dupa caz, are dreptul de a solicita documente suplimentare pentru solufionarea eventualelor neclaritati. Verificarea controalelor interne Verificarea sistemului de control intern al Beneficiarului se realizeazA de citre echipele de verificare pe baza Listei de verificare a controalelor interne (Anexa8) care se semneaz’, dupa finalizarea verificarilor, de citre membrii echipei de verificare. Verificarea aspectelor orizontale (achizitié publice, cerinte de media, oportunitayi egale, sisteme informatic Ver “ior orizontale se realizeazi de catre echipele de verificare pe baza Listei de “ sélor orizontale (Anexa 9). cya ac ial pe eee Bhi Programul Operational pentru Pescuit 2007 - 2013Ministerul Agricuturi si Dezvottari POP 2007 - 2013 Rae Manual de procedura pentru verficarile de management 51 autorizarea platilor Pagina 20 din 35 DGP-AMPOP (Cod Manual: M06-08 | jn situatia in care in Lista de verificare a aspectelor orizontale s-a bifat casuja DA la intrebarea numarul 4 (,,Achizitiile realizate pentru derularea proiectului se supun legislatiei privind achizitiile publice?”) se procedeaza la verificarea achizitiilor publice realizate de catre Beneficiar. Activitatea de verificare a achizitiilor publice se realizeazi de catre echipa de verificare prin completarea Listei de verificare achizifii publice (Anexal0A) in situatia in care in Lista de verificare a aspectelor orizontale s-a bifat casufa DA la intrebarea numérul 5 (Achizifiile realizate pentru derularea proiectului se supun instructiunilor elaborate de cditre AM POP, privind achizifiile?”) se procedeaz& la verificarea achizitiilor private realizate de catre Beneficiar. ‘Activitatea de verificare a achizifiilor private se realizeazA de eitre echipa de verificare prin completarea Listei de verificare achizitii private (Anexal 0B). Expertul CRPOP asiguré: © actualizarea informatiilor din baza de date cu privire la verifictrile efectuate; © athivarea documentelor elaborate in cadrul verificarilor la fata locului efectuate si a corespondentei primite, Documeniele trebuie si fie usor accesibile si pastrate astfel incéit si permit verificarea lor. Daci unul din clementele Listei de verificare nu este relevant, pe coloana corespunzitoare verificirii se insereaz& menfiunea NA (nu se aplicd). Situafiile care reprezinta abateri de la regula pot fi explicate in secfiunea Observatii/Explicatii a Listei de verificare. Echipa de verificare analizeaz activitatea desfagurata de Beneficiar pe baza listei de verificare a achizitiilor publice/private si mentioneaza in Raportul vizitei pe teren (Anexa 11) concluziile acestei verific in situatia in care in urma verificarilor efectuate sau a desftigurdrii misiunilor de audit intern si/sau exter s-au constatat abateri de la prevederile contractuale privind achizitiile (atit achizitii publice, cAt si achizitii de produse, servicii sau Iucriri finantate prin POP 2007-2013, efectuate de citre Beneficiari care nu sunt autorititi contractante in conformitate eu art. 8 din OUG nr. 34/2006, cu modificirile si completirile ulterioare, sau care nu indeplinese cumulat conditiile prevazute la art. 9 lit. cl din aceeasi ordonanti), echipa de verificare va intocmi dosarul cuprinznd documentele relevante si il va transmite la SVM in vederea luirii masurilor corespunzatoare, potrivit dispozifiilor cuprinse in subsecfiunea 5.3.4 in cazul primelor acordate pentru masura 2.1, acjiunea 4, operatiunea 3, CRPOP verificd de 2 ori pe an (semestrial), Ia fata locului, valabilitatea autorizafici de mediu. In situatia anularii acesteia, expertii CRPOP vor nofifica $eful serviciului verificdri management in vederea recuperdrii primelor acordate si a dobanzilor aferente 5.3.3.3 Procedura de verificare de management prin implicarea experfilor externi 3.3.1 Prineipii generale realizate de expertii DGP - AM POP, respectiv sprijinirea activitiilor specifice acestia, Programul Operational pentru Pescuit 2007 - 2013Ministerul Agriculturi gi Dezvoltri POP 2007 - 2013 | ies Manual de procedurd pentru verfcdsle Pagina 24 din35 dde management st autorizareaplatlor DGP-AMPOP Cod Manual: Mo6-08 Expertii externi asigura furnizarea unci opinii de specialitate in analiza cererilor de rambursare, conform propriilor competente aferente fiecirui expert in parte. Echipa de experti extemi este coordonata de un Manager de proiect. Comunicirile/corespondenta serisi dintre CVMMP- nivel central si nivel CR POP si expertii externi se realizeaza prin intermediul unui “Punct unic de contact” al cérui rol este asigurarea coerentei si corelirilor intre diversele activitati derulate. Mijloacele de comunicare utilizate in acest sens sunt stabilite in urmatoarea ordine de prioritate: 1) posta ~ electronica, 2) fax, 3) post. Din aceste considerente, SVM si prestatorul vor desemna eéte persoani de contact din cadrul propriilor structuri, impreuna cu datele de contact ale acestora, persoane care vor fi permanent informate asupra tuturor activitatilor desfigurate. Notificarea Punctului unic de contact se face in scris, in termen de 2 zile Inerdtoare de la semnarea primului contract subsecvent. 5.3.3.3.2. Principii in desfagurarea acti itatilor specifice de citre expertii externi in realizarea verificarilor de management, precum si a etapelor conexe acestora care se efectucaza la nivel central de cdtre DGP - AM POP, inclusiv in ceea ce priveste verificarile dosarelor de achizitii depuse de catre beneficiarii POP, expertii externi au dreptul de a-si exprima propriile opinii si/sau recomandiri de specialitate. in exercitarea propriilor atributii, SVM decide asupra acceptirii sau neacceptarii punctului de vedere al expertilor extemi. Astfel, in situafia in care exist opinii diferite intre expertal/expertii CVM- nivel central sau nivel CR POP si expertul/expertii extemni, acestea vor fi consemnate in listele de verificari si/sau in rapoartele intocmite, urmand ca hotararea definitiva si fie luatd de caitre Seful SVM, in cadrul procesului de verificare. Verificarile pe teren ale cererilor de rambursare vor fi ficute de editre 0 echipa mixta, formata dintr- un expert CR POP si, dupa caz, unul sau mai multi experti externi, in functie de competentele necesare in vederea realizarii procesului de verificare. Numarul experfilor externi necesari pentru efectuarea fiecdrei verificiri de management si aria de expertiz a acestora se va stabili de catre prestator impreunii cu Seful SVM, in functie de specificul verificdrii, de natura, complexitatea si de caracteristicile proiectului, respectiv a cererii de rambursare depuse de catre beneficiarul proiectului. Astfel, in vederea stabilirii componentei echipei de experti externi se uilizeazA criterii cum ar fi: valoarea ceterii de rambursare, volumul documentelor incluse in cererea de rambursare, tipul cheltuielilor efectuate, etc. De regula, experfii cheie ai prestatorului vor fi implicati in fiecare verificare de management, in timp ce expertii non ~ cheie vor fi implicafi in procesul de verificare prin raportare la necesitatea expertizei acestora funcfie de elementele mai sus menfionate. en se vor desfigura, de regula, pe parcursul a dowd zile, in acest scop urmand si expert pentru fiecare specialitate stabilita de cdtre Seful SVM impreuna cu rea termenelor peste nivelul initial stabilit se poate realiza in situatii Programul Operational pentru Pescuit 2007 - 2013,Ministerul Agricuituri si Dezvottari POP 2007 -2013 Pura: Manual de procedura pentru verficrile Pagina 22 din 35 ‘de management si autorizarea pltilor DGP-AMPOP ‘Cod Manual: 08-08 excepfionale, prin consultéri intre Seful SVM gi prestator asupra masurilor care se asigurarea condifiilor de efectuare a verificdrilor pe teren. Fiecare expert extern care urmeazii sa participe la activitatile specifice verficarilor de management, indiferent de ctapa/etapele in care urmeazA si fie implicat are obligajia de a semna la inceputul activitiii o declaratie de evitare a conilictului de interese, confidentialitate si impartialitate ce va fi valabild pe toata durata de executie a contractului dintre prestator si DGP - AM POP. in cazul in care ulterior semnérii declaratiei unul dintre experti externi constati ci se afl intr-o situatic de incompatibilitate, atunci acesta are obligatia de a solicita de indata inlocuirea sa din componenta echipei de verificare a unei cereri de rambursare. 533. 3.Etapele parcurse in procesul de verificare a unei cereri de rambursare 5.3.3.3.3.1 Primirea de citre CR POP a cererii de rambursare de la beneficiar si trimiterea ei in format electronic citre SVM si citre echipa de experti externi CR POP primeste cererea de rambursare atat in forma fizicd (pe hartie), cét si in format electronic (scanata) si o inregistreaza. CR POP transmite cererea de rambursare in format electronic catre prestator prin utilizarea unui instrument prin care se poate asigura securitatea informatiilor respective, cum ar fi Windows Live/Google docs/serviciul gratuit transfer.ro si/sau un spatiu dedicat din refeaua LAN a AM POP, care si fie pus la dispozitie de catre aceasta si accesibil via Internet Totodaté, CR POP notific’ prin e-mail cétre Punctul unic de contact primirea cererii de rambursare si transmiterea acesteia catre prestator. in vederea realizirii activittgilor specifice de ctre experfii externi, SVM pune la dispozitia acestora dosarul/dosarele de achizitie, cererea de finantare, precum gi orice alte documente considerate relevante care sunt solicitate in acest scop, in termen de maxim 1 zi lucritoare de la data transmiterii cererii de rambursare de eatre CR POP. 5.3.3.3.3.2. Pregitirea verificarii pe teren a cererii de rambursare de cdtre echipa de experti extern’ Pregitirea verificarii pe teren a cererii de rambursare vizeazA aspectele financiar — contabile, aspectele legate de procesul de achizitie (publica si privata) si, dupa caz, cele tehnice confinute de acestea. Pentru pregittirea verificdrii pe teren a unei cereri de rambursare, fiecarui expert i se alocd, de regul8, o zi de analizA corespunzatoare verificirilor de management privind cererile de rambursare la nivel DGP - AM POP, cu precizarea faptului ca, in situafia in care este necesara j expert decit cel anterior menfionat si/sau extinderea timpului de analiza prestatorul, impreuna cu Seful SVM_vor conveni suplimentarea efortului necesa Programul Operational pentru Pescuit 2007-2013Ministerul Agriculturi $i Dezvoltari POP 2007 - 2013 ae ‘Manual de proceduré pentru verficanle Pagina 23 din 35 cde management si autorizarea pltilor DGP-AMPOP God Manual: MO8-08 Prin exceptie, in cazul in care cererea de rambursare confine numai cheltuieli administrative, cum ar fi'cele cu salariile, de regie si/sau alte asemenea (fara ca aceasta s& faca referire la cheltuieli care incumba din achizitionarea de produse, servicii si/sau lucrati), expertul achizitii (publice) si, dupa car, cel tchnic nu vor fi implicafi in procesul de pregatire a verificarilor pe teren. Orice modificare a efortului necesar din partea prestatorului fay de cele stabilite mai sus se va conveni in seris de catre $eful SVM gi prestator, prin utilizarea mijloacelor de comunicare menfionate in cadrul prezentei proceduri. Pregatirea verificdrii pe teren a cererii de rambursare se efectueaz’i intr-un termen de cel mult 4 zile lucratoare de la primirea acesteia de c&tre prestator. in cazul in care, un expert consiaté ca in varianta electronici a Cererii de Rambursare exist& pagini/documente care nu sunt lizibile, prestatorul va solicita CR POP clarificari in acest sens si/sau rescanarea respectivelor pagini Pregatirea verificarii pe teren a cererii de rambursare de citre expertii extern se finalizeaz prin notificarea transmisé de cdtre prestator CVMMP si CR POP asupra oportunitatii initierii verificarii de management pe teren, impreund cu concluziile privind aspectele prinicipale care vor face obiectul respectivelor verificati. in situatia in care documentele care au facut obiectul pregitirii verificarii pe teren a cererii de rambursare necesiti clarificarea unor aspecte/Solicitarea de informatii suplimentare din partea Beneficiarului, notificarea transmisa catre CVMMP si CR POP va confine clarificarile/informatiile suplimentare care se impun. Solicitarea de clarificar/informatii suplimentare cu privire la continutul cererii de rambursare se transmite de cdtre CR POP Beneficiarului prin Notificarea privind solicitarea de informatii suplimentare (Anexa 20), conform indicafiilor aferente etapei descrise mai jos. 53.3.3.3.3. Transmiterea de solicitiri de clarificdri/informatii suplimentare si analiza rispunsurilor primite (daca este eazul) fin cazul in care expertul extern si/sau expertullexpertii CR POP insireinat(i) cu efectuarea verificarii administrative a cererii de rambursare identifica aspecte care se impun a fi clarificatefinformafii suplimentare care trebuie solicitate din partea Beneficiarului cu privire la continutul documentelor prezentate de ciitre acesta, necesare inifierii verificarii de management pe teren, CR POP procedeaza la transmiterea Notificdrii privind solicitarea informatitlor suplimentare (Anexa 26), intr-un termen de maxim 5 zile lucratoare de la data inregistrarii cererii de rambursare. Raspunsul beneficiarului la Notificarea de solicitare a informatiilor suplimentare se transmite catre CR POP in aceleasi condifii ca cererea de rambursare, respectiv atat pe suport de hartie cat si in format electronic (scanata). La primirea rispunsului Beneficiarului, acesta se pune la dispozitial lor externi cu respectarea procedurii. Analiza de catre expertii externi a documentelor Programul Operational pentru Pescuit 2007 - 2013Ministerl Agricul si Dezvokri POP 2007 - 2013 Rurale " Manual de procedura pentru verificaile Pagina 24 din 35, de management si sutonzarea platior DGP-AMPOP Cod Manual: M06-08 in urma finalizarii ctapelor anterior prezentate, CR POP procedeazi la transmiterea cdtre DGP - AM POP a Comunicarii vizitei teren (Anexa 29). Pe baza propunerii CR POP privind perioada de verificare pe teren, prestatorul si Seful SVM convin, in functie de complexitatea problemelor identificate in timpul pregatirii vizitei pe teren, asupra nominalizrii expertului extern, precum si a perioadei de efectuare a vizitei in teren, cu incadrarea intr-un termen de maxim 13 zile de la data comunicarii ordinului de delegare pentru efectuarea vizitei pe teren ca urmare a finalizirii verificdrii administrative, cu excepfia situafiilor in care nu se pot asigura condifiile necesare care si permitd efectuarea verificdii pe teren, caz in care procesul de verificare se suspenda pind la data disparitici impedimentelor suryenite. ‘AM POP procedeaza la Notificarea Beneficiarului privind vizita pe teren (Anexa 6) i la emiterea Ordinului de delegare a expertilor CRPOP/extemni (Anexa 19.1), 5.3.3.3.3.5 Efectuarea verified de management pe teren Verificarea pe teren se va desfigura conform Notificarii privind vizita pe teren (Anexa 6) transmis beneficiarului de cite DGP - AM POP. {n termen de 2 zile Iucrditoare de la data incheierii verificarii pe teren, expertul/expertii CR POP si expertul extern finalizeaza listele de verificare (Anexele 5.1. 7, 8, 9, 10 A/B) si raportul vizitei pe teren (Anexa 11), in cadrul cdrora se consemneazi concluziile retinute pe parcursul verificdrii si care se vor transmite caitre DGP - AM POP. ‘Transmiterea documentelor catre DGP - AM POP se realizeaza intr-un termen de 2 zile lucritoare de la finalizarea Raportului vizitei pe teren, cu mentiunea ci in cadrul aceluiasi termen se va asigura completarea informatiilor aferente in SIMPOP. 5.3.3.3.3.6 Verificarea de management a cererilor de rambursare la nivel central Pe baza informatiilor furnizate de experfii extemi in etapa de pregatire a vizitei pe teren, precum si a rezultatelor verificdrii pe teren, prestatorul impreund cu experfii CVMMP — nivel central vor finaliza verificarea cererii de rambursare la nivel central. Realizarea acestei activitati de catre prestafor se asigurd, de regula, prin grija managerului de project, c&ruia fi este alocata 1 (una) zi lucratoare , cu precizarea faptului c&, in situatia in care este necesari extinderea timp ului de analiza alocat si/sau implicarea in aceasté etapa a altor experti extemni, prestatorul impreund cu Sefuul SVM vor conveni suplimentarea timpului necesar. Orice modificare a timpului necesar din partea prestatorului fafa de cele stabilite mai sus se va conveni in seris de cétre SVM si prestator, prin utilizarea mijloacelor de comunicare menfionate cadral prezentei proceduri. Verificarea se finalizeaz& potrivit principiului celor .,4 ochi”, intr-un termen de maxim 3(t lucratoare de la momentul incheierii verificarilor de catre expertul CVMMP, prin completatea si semnarea de c&tre expertul extern implicat in cadrul acestei etape a Listei de ver hegre dos cererii de rambursare (Anexa 14) si introducerea datelor/informatiilor afer vesifiganti \ yy BY SIMPOP. {8 Programul Operational pentru Pescuit 2007 - 2013,Ministerul Agricultuni i Dezvoltri POP 2007 - 2013 Ruse Manual de procedurd pentru verificrie Pagina 25 din 35 de management si autorizareaplatior DoP-aMPOP od Manual: MOS-08 in situatia in care expertul extern implicat in cadrul acestei etape identifica aspecte care necesita clarificari/nformatii suplimentare, acesta procedeaza la semnalarea respectivelor aspecte catre Seful SVM urmand ca acesta din urmii st decidd asupra oportunitétii solicitérii din partea Beneficiarului a clarificdrilor/informatiilor suplimentare care se impun. Intr-o astfel de situatie, finalizarea verificdrii la nivel central se realizeazi dupa primirea raspunsurilor din partea Beneficiarului_ la clarificarile/informatiile suplimentare solicitate si analizarea in mod corespunzitor a explicafiilor preentate. 5.3.3.4 Finalizarea misiunii de verificare la fata locului La finalizarea ficcdrei misiunii de verificare la fata locului, membrii echipei de verificare redacteazi in dou exemplare, original, Raportul vizitei pe teren (Anexa 11), in care evidentiazA in mod distinct suma preautorizaté pentru plat, care va fi semnat de cdtre acestia pentru a confirma legalitatea, realitatea, exactitatea si conformitatea celor verificate. De asemenea, expertii CR POP sau expertul CR POP si expertul extern vor completa in SIMPOP coloanele 9 si dupa caz, 10 ale Evidentei cheltuielilor (Anexa 3) care este un document anexat de catre Beneficiar la fiecare cerere de rambursare (pe suport hértie si in format electronic). ‘Totalul coloanei 9 din Anexa 3 va fi precizat in Anexa 11. Dosarele cererilor de plati/rambursare impreuna cu Listele de verificare, Raportul vizitei pe teren si Pista de audit se transmit la CVMMP - nivel central, insofite de un Borderou (Anexa28), in termen de maximum 2 (doua) zile Iucratoare de la finalizarea Raportului vizitei pe teren. Raportul vizitei pe teren se va aproba de cdtre Seful serviciului verificari management Dupi aprobarea de catre Seful serviciului verificari management, un exemplar al Raportului vizitei pe teren va fi transmis in original sau pe cale electronica de unul din expertii CVMMP Ja expertul CRPOP/expertii CRPOP, dupa caz, care au cut parte din echipa care a redactat si semnat Raportul vizitei pe teren Un exemplar al Raportului vizitei pe teren aprobat de Seful Serviciului verificari management este transmis in copie Beneficiarului de catre expertul CRPOP in termen de 1 (una) zi lucritoare de la primire. in cazul in care au fost descoperite nereguli care au fost evidentiate in Raportul vizitei pe teren expertul CRPOP completeaz alerta de nereguli care va trebui s& confina toate datele relevante constatate de echipa mixta de verificare in cazul cererilor de rambursare sau de echipa CRPOP in cazul cercrilor de plat. Accasta va fi transmisi la SVM impreund cu toate documentele aferente Cererii de plati/rambursare, inclusiv Raportul vizitei pe teren in vederea transmiterii acesteia in conformitate cu Manualul de procedura pentru control, antifrauda, nereguli si recuperare creante bugetare {in cazul in care in Raportul vizitei pe teren au fost formulate recomandari Beneficiarului, acestea vor fi transpuse de expertul CRPOP in Tabelul privind monitorizarea actiunilor subsecvente misiunilor de verificare la fafa locului (Anexa 13), Tabelul privind monitorizarea actiunilor subsecyentemisiunilor de verificare la fata locului se va transmite spre aprobare Sefului Serviciului ent, nitorizarea actiunilor subsecvente misiunilor de verificare la fafa locului va fi lui de expertul CRPOP dupa aprobarea acestuia de catre Seful Serviciului vederea raportarii actiunilor intreprinse pentru implementarea Programul Operational pentru Pescuit 2007 - 2013,Ministerul Agrcultuni si Dezvotarit POP 2007 -2013 Pugs: Manual de procedura pentru venice Pagina 26 din 35, de managements autorzarea plaplor DGP-AMPOP Cod Manual: MO6-08 recomanditrilor. Monitorizarea implementirii recomandarilor se va realiza de cdtre CRPOP atit pe baza tabelului privind monitorizarea acfiunilor subsecvente misiunilor de verificare la fata locului, cat gi pe baza Rapoartelor de progres transmise de Beneficiar. I! Toate documentele emise de CRPOP in urma verificdrilor de management a cererii de plati/rambursare, precum si toate documentele transmise de Beneficiar, vor fi naintate eitre SVM impreuni cu cererea de plati/rambursare. 53.3.5 Aspecte conexe verificarilor de management - verificarea dosarelor de achizitii Jn scopul sprijinirii activitajii desPigurate de catre experfii Compartimentului Asistenfa Tehnica si Achizitii Publice (CATAP), care au atribufii privind avizarea achizifilor efectuate de catre Beneficiarii POP si/sau in scopul eficientizarii timpilor alocati pentru tealizarea activitiilor specifice verificdrilor de management, DGP-AM POP poate solicita prestatorului. verificarea dosarelor de achizitii depuse de catre Beneficiari, indiferent de etapa/etapele in care urmeazA si fie implicat expertul extern pe parcursul desfasurarii activitatii de verificare de management a cererilor de rambursare. Verificarea dosarelor de achizifii se va realiza prin intermediul experfilor achizitii din echipa prestatorului si va viza in mod strict verificarea dosarelor de achizitii depuse de Beneficiari. in acest din urma caz, desfigurarea activitijii de verificare a dosarelor de achizitii se va realiza cu o justa apreciere a efortului necesar din partea prestatorului, fiind aplicabile principiile referitoare la modul de alocare a zilelor pentru fiecare expert in parte. Punerea la dispozitia prestatorului a dosarelor de achizitie care vor face obiectul verificarii se realizeaza in termen de maxim I zi de la data solicitarii transmise prestatorului privind desftigurarea acestui tip de activitate, predarea — primirea documentelor aferente urménd sa fie realizata pe baz de proces - verbal Expertii achizitii (publice) vor acorda DGP - AM POP asistenja si suportul tehnic necesar pentru a se asigura ci regulile nationale si comunitare in domeniul achizitiilor publice au fost respectate de citre Beneficiarii autoritafi contractante care se supun acestor reglementiri. Se va verifica aplicarea corecti a urmitoarelor principii: nediscriminarea, tratamentul egal, recunoasterea recipro transparenfa, proportionalitatea, eficienta utilizare a fondurilor publice, asumarea rispunderii, precum si a celorlalte prevederi aferente cadrului normativ in vigoare Pentru Beneficiarii care nu se supun reglementarilor O.U.G. nr. 34/2006 conform prevederilor art. 9 lit. ©) sic’), experfii achizifii publice vor acorda asistenti si suport tehnic pentru verificarea respectirii instructiumilor elaborate de citre DGP - AM POP, respectiy a modului in care Beneficiarii au atribuit contractele de achizifii ofertantilor. indiferent de motive, sau in lipsa unui contract cu prestatorul, DGP — Al efectuarca yerificarilor pe teren si la nivel central prin resursele prop! CRPOP/CYMMP. Programul Operational pentru Pescuit 2007 - 2013Ministerul Agriculturi i Dezvoltari POP 2007 - 2013 | eure ‘Manual de procedura pentru verificarile Pagina 27 din 35 de management si autorizarea pkalor DGP-AMPOP Cod Manual: MO6-08 5.3.4 Autorizarea platilor in maximum 10 (zece) zile lucratoare de la semnarea contractului/ordinului de finanfare/actului ditional, expertul responsabil din cadrul CC va transmite la CDC 0 copie a acestuia insotita de bugetul indicativ, propunerea de angajare si angajamentul bugetar. Cererile de plata primite de la CRPOP sunt verificate de o echipa de experti din CVMMP - nivel central. Cererile de rambursare primite de la CRPOP sunt verificate de o echip’i mixti format dint-un expert CVMMP - nivel central si unul sau mai multi experti externi Expertii CVMMP- nivel central sau expertul CVMMP ~ nivel central si expertul extern/experti extemi, dupa caz, verificd cererile de plati/rambursare, potrivit prineipiului “4 ochi”, in termen de maximum 5 (cinci) zile lucratoare/expert pe baza unei Liste de verificare specific (Anexa 14, 14.1, 14.2, 14.3, 14.4, 14.5). in situatia in care expertii CVMMP ~ nivel central sau expertul CVMMP — nivel central ji expertul extern/experfii extemni constata ci sunt necesare informafii suplimentare, notifica Beneficiarul in acest sens, solicitiind clarificarile care se impun, cu avizarea Sefului Serviciului verificari ‘management si aprobarea Directorului general al DGP-AMPOP. Termenul de trimitere de c&tre Beneficiar a informafiilor suplimentare solicitate este de 30 ( treizeci) zile de la primirea notificarii. Termenul de verificare a cererii de plata! rambursare de 3 (rei) zile Tucritoare se reia de la data primirii informatiilor suplimentare solicitate. Expertii CVMMP- nivel central si expertii externi vor verifica dacd sumele solicitate spre rambursare se incadreaza in liniile bugetare ale contractului de finantare si in limita contactelor cu furnizorii (Anexele 36, 38, 39). In cazul in care se constata depasiri ale liniilor bugetare sau a limitei contractelor cu furizorii de produse/servicii/lucrari, expertii vor propune neautorizarea la plata a acestor depasiri Ulterior, expertul CVMMP ~ nivel central va transmite toate documemtele aforente ceretii de plati/rambursare la Seful Serviciului verificéri management care in baza propriei analize a documentelor avizeazi Lista de verificare (Anexa 14, 14.1, 14.2, 14.3, 14.4, 14.5), aproba Raportul vizitei pe teren, completeaz& coloanele 11 si dupa caz, 12 ale Evidenfei cheltuielilor (Anexa 3) in cazul cererilor de rambursare si semneazA pe cererea de rambursare/platd cu mentiunea ,,Bun de platé pentru suma de.....”. Termenul de analiza a documentelor si de acordare a vizei Bun de plati” de cdtre Seful Serviciului verificiri management este de maximum 2 (doua) zile lueratoare. Daca in urma propriei analize $eful Serviciului verificari management identifici neclaritati asupra unor sume solicitate de Beneficiar in cererea de plata/ rambursare, solicit informatii suplimentare functie de care: © acorda Bun de plata” pentru treaga sum solicitata : © acorda ~ Bun de plata” doar pentru o parte din suma solicitata; Spinge edherea de plati/ rambursare. te autorizata la plata intreaga suma solicitaté, Seful SVM intocmeste o nota juprinda motivele neautorizarii, care va deveni anexa la Raportul vizitei pe Ing Programul Operational pentru Pescuit 2007 - 2013,Ministerl Agecutui gi Dezvoari POP 2007-2013 Sune Manual de proceduré pentruverfcanie | Pagina 28 din 35 de management si autorizarea plaflor DGP-AMPOP Cod Manual: M06-08 transmite Beneficiarului prin fax sau post electronica in termen de 0 2i lucratoare.Expertul CVMMP va transmite la CDC Dosarele cererilor de plati/rambursare insofite de un Borderou in vederea emiterii Certificatelor de plata. Expertul CDC va verifica daca Cererea de rambursare se incadreazi in termenele si valorile mentionate in Declarafia de esalonare. in caz contrar se va solicita Beneficiarului retransmiterea Declarajiei de esalonare in termen de maximum S zile lucritoare, Expertul CDC va verifica incadrarea in liniile bugetare a Cererii de rambursare prin editarea din sistemul SIMPOP a Raportului (Anexa 31). in cazul neconcordanfelor Cererea de rambursare se va returna la SVM in vederea remedierii. Termenul de plata se va suspenda pana la solufionare. Expertii CDC vor face verificarea Beneficiarului care a depus cererea de plati/rambursare in Registrul Debitorilor si totodata vor verifica daca existé o notificare din partea CCAN in vederea deducerii sumelor datorate de citre Beneficiari din trangele ulterioare de plata pe baza unei Liste de verificare specifica (Anexa 15) Expertul CDC va extrage din sistemul SIMPOP Raportul de consultare a registrului debitorilor (Anexa 30) pe baza cirora va deduce din certificatul de plata suma datorata. Dupa avizarea listei de verificare de eatre seful SDC, expertul CDC va proceda la emiterea Certificatului de plati (Anexal6) prin care este evidenfiati valoarea eligibila a cererii de plat&/rambursare - suma autorizata la plata, sursele de finanfare, valoarea contribujiei proprii a Beneficiarului, eventualele deduceri ale debitelor constatate si suma ce urmeazi sa fie platit. 11! Pentru emiterea Certificatului de plata, expertii CDC au obligatia de a verifica in Registrul debitorilor daca respectivul Beneficiar figureara cu datorii restante fata de DGP-AMPOP. Expertii CDC procedeaza la emiterea Ordonanjarilor de plata (Anexal7) si a Listei de verificare a acesteia (Anexa 27) in termen de maximum 2 (doua) zile Iucratoare de la semnarea certificatului de plata de eatre seful SDC. Persoanele prevazute in Ordinul MADR nr. 206/2012 pentru delegarea competentei de ordonator principal de credite pentru faza de angajare si ordonantare a cheltuielilor aferente derularii proiectelor prin Programului Operational pentru Pescuit vor semna Ordonantitile de platd la rubrica compartiment de specialitate in termen de maximum 2 (doua) zile lucriitoare. in cazul in care expertul CDC, in urma verificarii in Registrul debitorilor a constatat cf respectivul beneficiar figureaza cu datorii restante fat de DGP-AMPOP, ordonantérile de plata vor fi emise astfel: = 0 ordonantare pentru valoarea FEP si o ordonantare pentru valoarea BN aferente sumei avizat& cu "bun de plata” de edtre Seful Serviciului verificari management; = 0 ordonantare in minus pentru valoarea FEP si o ordonantare in minus pentru valoarea BN aferente debitului constatat. Recuperarea debitului se poate efectua si prin plata efectuata de catre beneficiayéontorim Bacedurii de Control, Antifrauda si Nereguli, precum gia legislafiei in vigoare. [gost Progcamul Operational pentru Pescuit 2007 - 2013Ministerul Agricultuni si Dezvottari POP 2007 - 2013 Seer Manual de procedura pentru veificarile Pagina 29 din 35 de management si autorizarea platilor DGP-AMPOP Cod Manual: M08-08 Plata se va face la valoarea rezultata constituit, conform Registrului debitorilor. diferenta intre suma datorata beneficiarului si debitul Recupearea debitului se poate efectua si prin plata efectuaté de catre Beneficiar din proprie inifiativa conform proceduriti de Control, Antifrauda si Nereguli, precum si a legislatici in vigoare. Ordonantarea de plata insofita de Certificatul de plata si Dosarul cererii de plata/rambursare se vor transmite pe baz de borderou la DGBFFE in vederea completarii referinjelor contabile de cétre cer, Dupa completarea de catre CCP a referinfelor contabile si aprobarea Ordonan(irii de plata de catre controlorul financiar preventiv propriu si controlorul financiar delegat, Ordonanfarea de plata este semnati in calitate de ordonator de credite de cdtre Directorul general al DGP-AMPOP. Experfii CDC asigura transmiterea Ordonangirilor de plata aprobate de Directorul general al DGP- AMPOP si a documentelor justificative aferente catre DGBFFE in vederea efectuarii platilor catre Beneficiari Dupa efectuarea plaijii, DGBFFE va transmite la CDC 0 copie certificata .,conform cu originalul” a ordinului de plata prin care s-a efectuat plata. Expertul CDC va notifica Beneficiarul asupra efectudrii platii conform modelului din Anexa 32 Comunicarea se va face la adresele de e-mail sau fax indicate in Contractul de finantare. Confirmarea transmiterii va fi atasata Dosarului Cererii de rambursare. 5.3.5. Verificarea justificdrii integrale a avansului si rambursarea taxei pe valoarea adiugati Dupa efectuarea verificérilor de management privind justificarea integral a avansului acordat pentru proiectele finantate in cadrul Masurii 5.1 Actiunea 1, SVM va transmite la CDC toate documentele justificative aferente cheltuielilor efectuate in vederea includerii acestora in Declaratiile lunare de cheltuieli. in cazul in care Beneficiarul nu a justificat integral prin documente justificative avansul acordat, SVM va transmite CDC o nota in care va fi mentionaté suma rimasa nejustificatd si care urmeazi a fi restituit de Beneficiar la DGP-AMPOP prin Ordin de plata. CDC va intocmi 0 adres catre Beneficiarul respectiv prin care il notificé cu privire la restituirea sumelor nejustificate din avansul acordat si va notifica DGBFFE asupra sumei care va fi incasata. Dupa incasare, DGBFFE va notifica CDC cu privire la sumele si data incasarii, Dupa incheierea acestei tape, Beneficiarul poate solicita rambursarea TVA {in nota pe care SVM o transmite CDC se va mentiona si valoarea TVA aferenta cheltuielilor Programul Operational pentru Pescuit 2007 - 2013,Ministerul Agriculturi si Dezvottri POP 2007 - 2013, Runge: Manual de procedura pentrs verifcarie Pagina 30 din 35 ‘de management gi autorzarea piailor DGP-AMPOP Cod Manual: M06-08 53.6. Rambursarea taxei pe valoarea adaugatit Sumele pentru plata taxei pe valoarea adugat’, aferenté livrarilor de bunuri, prestarilor de bunuri si execufiei de lucrari, finanfate integral sau parfial din contributia finaniciard UE, si/sau din cofinantarea aferenté se ramburseazi beneficiarilor care sunt unitiji administrativ-teritoriale, asociafii ale acestora legal consfituite si organisme neguvernamentale nonprofit, de utilitate publica, cu personalitate juridicd, in baza documentelor justificative emise de autoritatile competente care sa precizeze statutul de neplititor de TVA. Rambursarea de TVA se efectueaza in baza completarii de catre Beneficiar a Anexei 2.4 —Cerere de rambursare TVA pentru cheltuiclile cligibile finantate finantate in cadrul POP. Anexa 2.4 in 2 exemplare originale impreund cu documentul justificativ care precizeazA statutul de neplatitor de TVA, se transmite de catre Beneficiar la DGP-AMPOP, sediul central, prin post, cu confirmare de primire. Dupé verificarea Cererii de rambursare TVA de cétre experfii din compartimentele de specialitate, respectiv: experfii din cadrul C AXA 4, pentru proiectele finanfate prin Axa 4, expertii din cadrul CATAP pentru proiectcle finanjate din AXA 5, si experji din cadral CVMMP pentru proiectele finanjate din AXA 3 si acordarea “bunului de plat” de catre Seful SVM, un expert implicat in Verificare va transmite I original Serviciului declaratii de cheltuieli pentru intocmirea documentelor de plata. Un expert din cadrul servieiului declar{ii de cheltuieli va intocmi ordononatarea de plata pentru rambursarea de TVA in maximum 3 zile Iucritoare iar dup aprobarea acesteia, o va inainta la DGBFFE impreuna cu copiile dupa documentele justificative,in vederea efectuarii platii. 5.3.7 Monitorizarea proiectelor Expertii CVMMP-nivel CRPOP si CVMMP nivel central realizeazA monitorizarea pe parcursul implementarii proiectelor si ex-post a proiectelor finalizate. 1, Monitorizarea pe perioada implementéirii proiectelor Monitorizarea pe perioada implementarii proiectelor de catre expertii CMP! constau in verificarea 100% a Rapoartelor de progres transmise semestrial de catre Beneficiari si efectuarea, dupa caz, in funefie de evaluarea Rapoartelor de progres, de misiuni de verificare la fata locului. Acest tip de verificari se realizeaza pe perioada implementarii proiectului, pana la efectuarea ultimei plati. Il, Monitorizarea in perioada ex-post a proiectelor Procedura privind monitorizarea ex-post pe teren a proiectelor finalizate Monitorizarea ex-post a proiectelor se realizeazA 100% gi se refera la proiectele finalizate din Axele prioritare 1.2.3 ale Programului Operajional pentru Pescuit. Acest tip de monitorizare se efectucazi dupa ultima plati a Autoritatii contractante catre Beneficiar si se ae pe perioada de valabilitate a contractului/ ordinului de finantare. Prin monitorizarea proiectelor se verificd si dac& proiectele respective res (alin.1) din Regulamentul (CE) nr.1198/2006. Modificarile substantiale ale unui proiect sunt cele care: Programul Operational pentru Pescuit 2007 - 2013,Ministerul Agricuturi si Dezvoltarit POP 2007 -2013 ee Manuel de procecuré pentru verifcarie Pagina 31 din 35 de management avionzeresplatlor OGP-AMPOP Cod Manuel: MO6-08 ii afecteaz natura sau condifiile de implementare sau acorda unei firme sau unui organism public un avantaj nejustificat; ‘¢ rezulté dintr-o schimbare in natura proprietajii asupra unui. element de infiastructura ori ‘ncetare sau 0 shimbare a locati Sprijinul acordat va fi recuperat dacd proiectul a suferit © modificare substantiald, in seasul celor mai sus menfionate, in perioada ex-post. Procedura de lucru Dupa efectuarea plafii finale cétre Beneficiar, DGP- AM POP va verifica pe teren proiectele finalizate care vor fi incluse intr-un plan anual de monitorizare. Seful Seviciului verificari management intocmeste anual planul de monitorizare care este ,aprobat de catre Directorul general al DGP-AM POP Monitorizarea ex-post asupra proicetelor finalizate se efectueazi ftiri a se depasi perioada de 5 (inci) ani de la data semnarii contractului/ ordinului de finantare, cu conditia ca in cazul proiectelor pe investifii, contractul de finanfare sau actele adifionale la acestea si nu prevada alte termene, Modul de lueru Planul de monitorizare anual se intocmeste de catre Seful Seviciului verificdri management pe baza listei cu proiectele pentru care s-a efectuat ultima plat, transmise de eatre expertul CVM, incepand ‘cu data listei solicitate anterior si aprobat de Directorul general DGP - AM POP. Fiecare plan de monitorizare se intocmeste conform Anexei 34 si va avea in vedere planul anterior. Planul de smonitorizare se actualizeaz anual. Cu cel mult 10 (zece) zile Tlucratoare inainte de data efectuarii misiunii de monitorizare conform planului anual de monitorizare, Beneficiarul va primi o notificare cu privire la scopul si cbiectivele misiunii de monitorizare. Beneficiarul va trebui si fie prezent la data efectuarii misiunii de monitorizare la locul unde proiectul a fost implementat si va trebui si ofere experjilor CVMMP din echipa de monitorizare toate informatiile necesare efectarii misiunii de monitorizare. Experfii vor verifica pe perioada misiunulor de monitorizare daca: 1. Proicetul a suferit modificdri substantiale, respectiv daca = © sunt afectate natura sau conditiile de implementare ; © se acorda unei societati sau unui organism public un avantaj nejustificat; © rezult& o schimbare in natura proprietat © rezultd o schimbare a localizarii activitajii co-finantate. 2. Obiectivele proiectului © sunt folosite conform scopului destinat; © s-au relizat indicatorii la care beneficiarul s-a angajat prin cererea de finantare © au fost vindute sau inchiriate. Programul Operational pentru Pescuit 2007 - 2013,Ministerul Agricuturi $i Dezvottérit POP 2007 - 2013 Ainge Manual do procedura pentru veriftcarie Pagina 32 din 35 demanagement | autorzarea pajlor DGP-AMPOP Cod Manual: 06-08 La finalizarea misiunii de verificare la fata locului echipa de experti CVMMP intoomese un Raport de monitorizare care este inaintat $efului de serviciu si aprobat de Directorul General al DGP-AM POP. Daca intr-o misiune de monitorizare s-au facut recomandari, la urmatoarele misiuni se fac verified suplimentare conform Tabelului de monitorizare (Anexa 13). {in Raportul de Monitorizare, inainte de prezentarea conclwziilor si, dupai caz, a propunerilor, echipa de monitorizare va analiza modul in care beneficiarii au realizat, ulterior finalizarii proiectelor, indicatorii la care s-au angajat in cererea de finantare. in Raportul de Monitorizare se va detalia punctual modul in care s-au realizat indicatorii prevazuti in cererea de finanjare prin Verificarea_indicatorilor proiectului in perioada ex-post (Anexa 35), respectiv de la data finalizSrii proiectului pand la data verificdrii pe teren de catre echipa de monitorizare. 5.4, Responsabilititi in derularea activ Responsabilitafile personalului din cadrul CRPOP, SVM si SDC sunt cele prevazute in cadrul sectiunii 5.3. Experi DGP-AMPOP si cei extemi vor completa Pista de audit (Anexa 18) pe parcursul derularii etapelor procedurii operationale. Documentele emise pe parcursul procedurii operafionale de cétre expertii DGP-AMPOP se vor ataya Dosarului cererii de plati/rambursare pe parcursul emiterii NOTA: Fluxul procedural aferent prezentului manual de procedura este prezentat in Anexele nr. 25, 25.1, 25.2, 25.3. 6. INREGISTRARI, ARHIVARI 6.1. Arhivarea documentelor pe suport de hirtie Documentele recente sunt pistrate in ordinea cronologicé a emiterii lor, pentru o perioada de maximum 1 an, in spafiul de pastrare operational al expertilor CVMMP si CDC. La sfarsitul perioadei mentionate anterior, toate documentele din cadrul CVMMP, CDC si CRPOP sunt transferate cétre arhiva DGP-AMPOP, potrivit prevederilor Manualului de procedura de athivare a documentelor M 04-12. 6.2 Documente si arhive in format electronic Documentele mentionate mai sus sunt stocate si in format electronic in rejeaua de date a DGP- AMPOP in sub-directorul PRIVATE. Utilizatorii DGP-AMPOP salveaza arhivele electronice in: ‘© sub-directorul PRIVATE al compartimentului respectiv * directoare dedicate potrivit etapei respective in derulare z = Ys In arhivele electronice documentele sunt organizate pe foldere, sub-foldere Nediere d Programul Operational pentru Pescuit 2007 - 2013IMinisterul Agriculturi gi Dezvoltarit POP 2007 - 2013 nee) | Manual de proceduré penta venice Pagina 33 din35 ‘de management si autorizareapiailor DGP-AMPOP Cod Manual: M06.08 urmeazi © foldere denumite dup axa prioritara si domeniul de interventie conform documentelor de programare aprobate (Exemplu:pentru Axa Prioritara 1, Masura 1 ~ APIM1); * sub-foldere conjinute in fiecare folder, denumite, in ordine, dupa = tipul proiectului: (Exemplu: investitii 2009, prime 2009); + sub-foldere de proiect denumite cu prescurtarea de la tipul proiectului, numarul proiectului/referinta de publicare SEAP (Exemplu: Serv 209.001); ‘= fisiere contimute in fiecare sub-folder de proiect denumite folosind prescurtarea tipului de proiect si de document si numarul de identificare al sub-folderului de proiect 7. MODIFICAREA PROCEDURIT Prezentul manual de proceduré se va modifica in conformitate cu prevederile manualului de procedura privind modificarea, introducerea sau abandonul procedurilor M 05-16. 8. PLAN PRIVIND INLOCUIREA PERSONALULUI {N ANUMITE CIRCUMSTANTE _ Depinziind de structura organizatorica specifies compartimentului, inlocuirea personalului se va realiza in conformitate eu principiul separzrii functiilor si cu principiul ,celor patru ochi”. {n cazul lipsei personalului care poate conduce la nerespectarea procedurilor privind inlocuirea, directorul SVM va initia inlocuirea personalului, cu respectarea principiilor enunate mai sus. Expertii CVMMP vor fi inlocuiti in baza decizici directorului general, dupa cum urmeazai + dac& numarul experfilor din cadrul compartimentului nu asigura functionarea in regim normal a compartimentului, aceasta se asigurd prin redistribuiren sarcinilor corespunzatoare celorlalti experti ai DGP AM POP care vor putea prelua sarcinile persoanelor lipsa; © dac& Seful Serviciului verificdri de management fipseste, funcjionarea in regim normal a serviciului se asigura prin delegarea de competente catre un inlocuitor din cadrul serviciului. Pe intreaga perioada in care o persoanti inlocuieste alta persoand, sarcinile primei persoane se vor prelua de catre alta persoana in conformitate cu procedurile aprobate, (Anexa 33) astfel ined, pe un document s& existe o singura semnatura a aceleiasi persoane. QSITUATIA EDITILOR $l A REVIZIILOR iN CADRUL EDITILOR PROCEDURILOR OPERATIONALE [ ia sau, | Descrierea activitatii | Numarul si data [ Data Data de la care se dupa caz, Instructiunii de | aprobairii | aplict_prevederile revizia modificare 3 editiei seu reviziei cadrul editiei | differ sau) ified dupa caz, reviziei in cadrul editiei (jdijia 1) | Elaborare procedura | —- oa 26.11.2009 | 26.11.2009 Paiie Elaborarea editiel | — 30.05.2010 | 30.03.2010 Programul Operational pentru Pescuit 2007 - 2013| instru Agicultur g Dezwot&i POP 2007-2013 Rurale | DGP-AMPOP Cod Manual: M06-08 03-08 | Editia I ‘Manual de procedura pentru verificarile | Pagina 34 din 36 de management gi autorizarea piatlor Elaborarea edifici IMI | 10/30.11.2010 23.11.2010 | ] 23.11.2010 04-08 | Editia IV Elaborarea edifiei IV | 25/10.02.2011 34/20.12.2011 24.02.2011 | 04.04.2011 : 44/29,02.2012 05-08 | Editia V Blaborarea editici V 21.05.2012 | 30.07.2012 51/30.05.2012 58,59/18.072012 05-08" | Revizia 1 Revizia 1 74)05.10.2012 | 12.09.2012 | 12.09.2012 ANEXE | Numar Anexi | Denumire Anexa Codificare Anexa 1 ‘Declaratia de esalonare a cererilor de rambursare | Formular APL T Anexa Ta Declaratia de esalonare a cererilor de pla Formular APL Ia ‘Anexa 2.1 Cerere de rambursare Formular APL 2.1 Anexa2.2 __| Cerere de plata Formular APL 2.2 ‘Anexa 2.3 Cerere de avans Formular APL 2.3 Anexa3 ___| Evidenfa cheltuielilor ae Formular APL 3 [ Anexa 4 Formular de identificare financiara = Formular APL 4 ‘Anexa 5 Lista de verificare administrativa Formular APL 5 ‘Anexa 5a Lista de verificare administrativa 7 Formular APL 5a Ancxa 5b ___| Lista de verificare administrativa Formular APL 5b ‘Anexa Se. Lista de verificare administrativa Formular APL Se ‘Anexa 5d Lista de verificare administrativa Formular APL 5d_ | Anexa Se’ Lista de verificare administrativa Formular APL Se Anexa 5.1 Lista de verificare suplimentara a cererii de rambursare | Formular APL 3.1 finala ‘Anexa 5.2 Lista administrativa de verificare a cererilor de avans__| Formular APL 5.2 ‘Anexa 6 Notificare vzita pe teren Formular APL 6 Anexa 7 Lista de verificare documente justificative Formular APL 7 = [Anexa 8 Lista de verificare control intern —[Fonmular APL 8” ‘Anexa9 | Lista de verificare aspecte orizontale Formular APL 9 ‘Anexal0A | Listade verificare achizifii publice ~_|Formular APL 10A ‘Ancxa10B | Listade verificare achizitii private ~__|Formular APL 10B Anexa 11 Raportul vizitei pe teren Formular APL 11 Anexa 12 Registru misiunilor de verificare lai fata Jocului | Formular APL 12 Anexa 13 Tabel monitorizare an Anexa 14 Lista de verificare SVM Anexa 14.1 __| Lista de verificare SVM Anexa142__| Lista de verificare SVM Programul Operational pentru Pescuit 2007 - 2013Ministerul Agricutur gi Dezvoltri POP 2007 - 2013 nee Manual de procedura pentru verificarile Pagina 35 din 35 cde management si avtorizarea patlor DGP-AMPOP Cod Manual: Mo6.08 | 7 | Numir Anexi | Denumire AnexA Codificare | | Anexa 143 | Lista de verificare SVM Formular APL 143 Anexa 14.4 | Lista de verificare SVM Formular APL 14.4 Anexa 14.5 | Lista de verificare SVM s Formular APL 14.5 ‘Anexa 15 Lista de verificare CDC a cererii de plati/rambursare | Formular APL 15 ‘Anexa 15.1 __ | Lista de verificare CDC a avansului Formular APL 15.1 Anexa 16 Certificat de plata = Formular APL 16 Anexa 17 Ordonantare de plata "| Formular APL 17 ‘Anexa 18 Pista de audit Formular APL 18 ‘Anexa 19 Ordin de delegare Formular APL 19 ‘Anexa 19.1 __| Ordin de delegare Formular APL 19.1 [Anexa 20 Notificare de solicitare informafii suplimentare Formular APL 20 ‘Anexa 21 Declarajia de evitare a conflictului de interese, | Formular APL 21 | confidentialitate si impartialitate ony ‘Anexa 22, | Timpi SVM = Formular APL 22 ‘Anexa 24 Ghidul emis de CE pentru determinarea corectiilor | Ghid APL 24 financiare care trebuie ficute cheltuielilor cofinanfate din FEP pentru neconformarea cu regulile achizitiei publice = ! ‘Anexa 25 Flux procedura verificari de management si autorizare | Formular APL 25 plati - - ‘Anexa 25.1 | Flux procedura verificari de management si autorizare | Formular APL 25.1 plati pentru Cererea de plati(CP) a ‘Anexa25.2 | Flux procedura verificari de management si autorizare | Formular APL 25.2 plati pentru Cererea de rambursare (CR) ‘Anexa 25.3 | Flux procedura verificari de management si Formular APL 25.3, plati pentru Cererea de plata a avansului ‘Anexa 26 (Cronograma Formular APL 26 ‘Anexa 27 Lista de verificare ordonantare de plata Formular APL 27 ‘Anexa 28 Borderou Formular APL 28 ‘Anexa 29) ‘Comunicare viziti teren Formular APL 29 Anexa 30 | Raport de consultare Registru debitori Formular APL 30 Anexa 31 Raport verificare incadrare linii bugetare Formular APL 31 ‘Anexa 32 Scrisoare de notificare a efectuaiii plait Formular APL 32 Anexa 33 “Mairivea de inlocuire a personalului Formular APL 33 ‘Anexa 34 Planul de monitorizare anual Formular APL 34 ‘Anexa 35, Verificarea indicatorilor proiectului in perioada ex- | Formular APL 35 | post ‘Anexa36_——| Evidenta cheltuielilor pe categorii de cheltuieli | Formular APL 36, Formular APL 37 t Formular APL 38 Videnja cheltuielilor pe contract furni Formular APL 39 “Esta de verificare SVM Formular APL 40 Programul Operational pentru Pescuit 2007 - 2013,Ministerul Agriculturi si Dezvoltirit POP 2007 -2013 <= Manual de procedura pentru verificrle Pagina 36 din 35 cde management si autorzarea patior DGP-AMPOP Cod tana: 1405-08 Programul Operational pentru Pescuit 2007 - 2013GUVERNUL ROMANIE! ait si Dezvolténi Rurale “progrant UNIUNEA EUROPEANA | DGP-AMPOP- anv tate emesis Anexa 1 Formular APL 1 DECLARATIA DE ESALONARE A CERERILOR DE RAMBURSARE AXé prioritara.. Missura Titlul proiectuui Contract nr Beneficia: es Valoarea totald eligibilé a contractului Suma TVA so stimata a | estimata a Cheltuieli | Chel = SES | cerere de | efectuate | efectuate | {1 Solicitats | soles rambursare| dela | panala eae incest? | rambursare data | 43t2 | rampursare|rambursare | 'DGP- : (frat) | lees Numar* | Lund / An | Lund / An I Luna / An i 2 | 3 7 a 4 aE Cerere finala | de |_rambursare | a (__Totat | I ==) » num&rul maxim al cererilor de rambursare este de 5, iar ultima cerere de rembursare va fi de min. 20% din valoarea totalai eligibilé inscris’ in contractul de finantare ** totalul cererilor de rambursare/ plata trebule s& fie egal cu valoarea totalé eligibila @ contractului de finantare. 4+ Se completeaz’ numai de c&tre beneficiarii pentru care TVA este cheltuiala eligibila, respectiv: unitti administrativ-teritoriale, asociatii ale acestora legal constituite si organisme guvernamentale non profit, de utilitate public’, cu personalitate juridic’ (conform OUG 74/2009 cu modificérile si completérile ulterioare, art. 22, alin. d) [semnétura] [stampila] [nume si prenume] [functia] Pagina 1DezvoltariRurale DGP-AMPOP GUVERNUL ROMANIEI UNIUNEA EUROPEANA eee POP... Anexa 1a Formular APL 1a DECLARATIA DE ESALONARE A CERERILOR DE PLATA Axé prioritar’ 2 Masura Titlul proiectului Ordin de finantare nr... Beneficiar:... Valoarea total a Ordinului de plata. Suma Data estimata a | depunel Cerere de | fisolicitata | cererii de plat’ | incererea | plat la de plata DGP- AMPOP. Num&r Luna / An z 2 aE | 3 4 TOTAL - totalul cererilor de plat& trebuie si fie egal cu valoarea totala a Ordinului de finantare. [semnatura] [stampiia] [nume si prenume] [functia] Pagina 1GUVERNUL ROMANIE! UNIUNEA EUROPEANA POP... Ministerul Agricultuni i Pesos aaa Anexa 2.1 Formular APL 2.1 CERERE DE RAMBURSARE NR......... ‘Numele Beneficiarului: .. Adresa Beneficiarului: “Axa prioritari.. Masura. Tit proiectulut Contract m Né. telefon: Nr, fax: Adres e-mail: fone pail Tip cerete: intermediara / final Subsemnatul/a, (nme ropresentant gal, prin. prezenta cerete de rambursare solicit suma de lei, reprezentind cheltuielile angajate si platite in perioada declarat sc Cheltuiclt Valoarea ceretii| Vatgare Valoare solicitate de rambursare’ | smnbursabila | ™@bussabili | Cofinantarea ‘spre aa din bugetul | beneficiarului | rambursare national i 2= SUREP | 3= SBN | 4= CB | S=1-4 Iei, reprezentind TV De asemenea, prin prezenta cerere de rambursate solicit suma de? aferenti cheltuiclilor angajate si plitite in perioada declarati. Plata va fi efectuatt. in contul bancar: ‘ * deschis Ia: In calitate de Beneficiat declar urmatoarele: AA) Cererea de rambursare se bazeaza doar pe cheltuieli efectuate; * se preia suma din coloana 5 « Cheltulelisolcitate spre rambursare >. 2 Se preia sume din Evidenta Cheltuellor, coloana 7 "Valoarea cheltuili eligbile solictate spre rambursare * din anexa 3, ZA Ger Se completearé numal de cre benefcarl pentru care TVA este cheltuialé eligi, respAtv: uni \pistrativ tertoriale, social ale acestora legal constitute 51 organisme neguvernamentale non profs d= eu personaltate juridica (conform OUG 74/2008 cu modihcarie si comptsrie ulteroare, ar422=allsa) Bem prlvares ume! dia Evidenta Cheluelior anexa 3, coloana 8 “Valoarea TVA aferent chetueilor alge SonERSte “2 * Indicati codul 1BAN al contulul preczat in Formularul de Identiicare Financiara, Ree Pagina 1B) Cheltuiclile solicitate sunt eligible si au survenit in perioada de cligibilitate; C) Coniribugia pentru cofinantare este determinati in conformitate cu prevederile Contractului de finanjare; D) Proiectul nu este finantat prin alte instrumente ale Comisiei Europene si nici prin alte instrumente nationale de cofinantare decat cele precizate in Contractul de finangare; F) Toate tranzactiile sunt inregistrate in sistemul contabil si suma ceruti corespunde cu datele din documentele contabile; F) Cerinjele in ceea ce priveste publicitatea au fost indeplinite in conformitate cu prevederile din Contractul de finantare; G) Regulile privind achizitile publice si oportunititi egale au fost respectate; H) Suma solicitati este in conformitate cu prevederile Contractului de finantare sia contractelor de achizitie publicis 1) Progresul fizic si fnanciar al proiectului face obiectul monitorizinii, incluzind verificisile la fata loculuis J) Toate documentele suport sunt inregistrate in conformitate cu prevederile lepislatiei natiorale K) Declar ca prezenta Cercre de rambursare a fost completatt cunoscind prevederile articolului 292 din Codul penal, cu privire la falsul in declarati I) Declar 4 toate documentele originale asa cum sunt definite in lista de anexe sunt pastrate de institufic, stampilate, semnate si sunt Ia dispozitia consultiri in scopul auditului M) Sunt constient de faptul ca, in cazul nerespectiii prevederilor contractuale sau in cazul fondurilor solicitate nejustificat din cadrul acestei Cereri de rambursare, este posibil si nu se pliteascd, sf fie corectate sau si se recupereze sumele plitite nejustificat. in calitate de Beneficiar, certific faptul cA totalul cheltuielilor solicitate prin intermediul acestei cereri de rambursate sunt cligibile si sunt realizate in vederea indeplinirii scopului proiectului si in concordangi cu legislatia in vigoare. Totodati, se certificd faptul ci documentele anexate sunt conforme, iat orice fel de informayie descoperita ca fiind incorecti sau falsi, va aurage dupa sine reyincrea sumelor sau neplata acestora. Lista anexe Numéir Tithul Anexei Raport de progr Evidenta cheltuielilor Facturi/Documente justificative Extrasedecont | ‘Alte documente [semndtura] [stampila] [aume si prenume| [fanegia] Ase completa de catte institugii oficiale: Nume / Semnatura: Respansabil a -(data. ) Bun de plata pentru suma de... management Pagina 2F) cuvernut ROMANIE! UNIUNEA EUROPEANA i POP... | Dezvolari Rurale “rograme Opereoral pore Post DGP-AMPOP seen Anexa 2.2 Formular APL 2.2 CERERE DE PLATA NR. ‘Numele Beneficiarului: Adresa Beneficiarului: ‘Axa prioritara. Misura. Titlul proiectului: Contract nr, Nr. telefon: IN FR soso Adres e-mail: Subsemnatul/a, (nse reprezentant legal), prin prezenta cerere de plati solicit suma de _ lei, reprezentind prime acordate de DGP-AMPOP in baza Decizil at. en Plata va § efectuati in contul _bancar: deschis a In calitate de Beneficiar declar urmatoarele: B) Pligile solicitate sunt eligibile gi au survenit in perioada de eligiblitate; D) Proiectul nu este finanjat prin alte instramente ale Comisie: Europene si nici prin alte instrumente nationale de cofinantare decat cele precizate in Contractul de finangare; F) Ceringele in ceea ce priveste publicitatea au fost indeplinite in conformitate cu prevederile din Contractul de finantare; H) Suma solicitatii este in conformitate cu prevederile Contractului de finangare; J) Toate documentele suport sunt integistrate in conformitate cu prevedenile legislatiei nagionale, K) Declar ca prezenta Cerere de plati a fost completati cunoscind prevederile articolului 292 din Codul penal, eu privire la falsul in declaragi 1) Declar c4 toate documentele originale asa cum sunt definite in lista de anexe sunt pistrate la sediul Beneficiarului, stampilate, semnate si sunt la dispozitia consultisii in scopul auditului M) Sunt constient de faptul ci, in cazul nerespectitii prevederilor contractuale sau in cazul fondurilor solicitate nejustificat din cadrul acestei Cereri de plati, este posibil si nu se pliteasci, si fie corectate sau sd se recupereze sumele plitite nejustificat. in calitate de Beneficiar, certific faptul ci totalul sumelor solicitate prin intermediul acestei cereti de plats sunt eligibile si sunt necesare in vederea indeplininii soonest amie gin concordani cu legislatia in vigoare. Totodati, se certifica faptul ci doc ate sunt conforme, iar orice fel de informatie descoperiti ca find incorecti s: ni fale ¢ dupa sine refinerea sumelor sau neplata acestora. Pagina 1Lista anexe Numir “Titul Anexet Documente justificative [semnatura] [stampita] [aume si prenume) [functia| Asse completa de citre institugii oficiale: Observatit: Nume / Semndtura: Data Bun de plata pentru suma de.. Sef Serviciu verificéri management Pagina 2| GUVERNUL ROMANIEL UNIUNEA EUROPEANA POP... Ministerul Agriculturi gi a an eee Nr. CRPOP.. data. Anexa 2.3 Formular APL 2.3 CERERE PRIVIND PLATA AVANSULUL nee Numele Beneficiarului: Adresa Beneficiarului: Axa priositars Masura, Titlul proiectului Contract nr... Nr. telefon: Ne. fax: Adresii e-mail: Tip cerere: avans Subsemnatul/a, noun (nme rpreentant egal), prin prezenta cerere de avans solicit suma de Ici, conform contractului de finantare nerambursabili. din care: Valoarea ceretii| Vaigare | __ Valoare a de avans , | tambursabili | Cofinangarea rambursabiti | yarea |“ avans qe din bugetul | beneficiarului Es national rs oe 2= 1%FEP 1*%BN_ 4 *%CB Plata va fi efectuati in contul _bancar: In calitate de Beneficiar declar urmatoarcle: A) Nivelal avansului, respectiv suma solicitati este in conformitate cu prevederile Contractulni de finangare; B) Cheltuielile eligibile care au survenit in perioada de eligibilitate vor fi justificate in maxim 9 luni de la prezenta cerere © Contributia pentru cofinanare este determinati in conformitate cu prevedesles finantare; fe D) Proiectul nu este finangat prin alte instramente ale Comisici Europene si ni€fprin dlfe-instti nationale de cofinangare decit cele precizate in Contractul de finanfare; ee ee Giese \%, Ru pica col TAN al cor predatin Formula de decor Frances Nk Pagina 1E) Toate tranzacgiile vor fi fnregistrate in sistemul contabil si suma ceruta Ia avans va corespunde cu datele din documentele contabile; F) Ceringele in ceca ce priveste publicitaten vor fi indeplinite in conformitate cu prevederile din Contractul de finanfare; G) Regullle privind achizitiile publice si oportunititi egale vor fi respectates H) Toate documentele suport vor fi inregistrate in conformitate cu prevederilelegislatici nationale T) Declar ca prezenta Cerere de avans a fost completati cunoscind prevederile articolului 292 din Codul penal, cu privire la falsul in declaragi. J) Declar c& toate documentele originale care vor sta la baza decontirii finale vor fi definite ca anexe vor fi pistrate de institutie, stampilate, semnate si vor fi puse la dispozitia consuleiri in scopul audialui, K) Sunt constient de faptul ci, in cazul nerespectinii prevederilor contractuale, a depuncrii la termencle stabilite a documentelor justificative a avansului acordat prin Cererea de avans sau in cazal schimbarit destinatiei fondurilor solicitate, este posibili recuperarea parfiald sau integral a sumeor avansate, inclusiv a dobanzilor si penalitajilor aferente, conform prevederilor legale in vigoate, prezenta va putea fi consideraté titla executoriu in calitate de Beneficiar, certific faptul ci suma care a fost solicitata prin intermediul acestei cereri de avans va fi utilizati pentru indeplinirea scopului proiectului gi in concordanyi cu legislatia in vigoare. Totodata, se certifica faptul ci documentele ce vor fi anexate vor fi conforme, iar orice fel de informatie descoperiti ca fiind incorecti sau falsd, va atrage dupi sine restituirea sumelor . Lista anexe Numir Titdul Anexet Raport initial [semnaeara [srampila] [aume si prenume] [innegial A se completa de citre institufii oficiale: Nume / Semnitura: Responsabil (data...) Observatii: Bun de plata pentru suma de Sef Serviciu verificari management Pagina 2EA GUVERNUL ROMANIE! UNIUNEA EUROPEANA. Dezvoltari Rurale penne Poet DGP-AMPOP Anexa 2.4 Formular APL 2.4 * CERERE PRIVIND RAMBURSAREA TVA PENTRU CHELTUIELILE ELIGIBILE FINANTATE IN CADRUL POP NR... Numele Beneficiarului: Adresa Beneficiarului: Titlal proiectului Contract nr. Nr. telefon: Nr. fas: Adrest e-mail: Tip cerere: plati pentru IVA aferent cheltuiclilor eligibile efectuate pentru implementarea proiectelor finangate in cadrul POP, Subsemmatul/a, 0.0 (cume reprecentant ikea), prin prezenta cerere de plati penta zecuperarea TVA, solicit suma de Tei, conform contractului de finanjare nerambursabila 2r..-uincheiat cu DGP-AMPOP.. Solicitim rambursarea TVA aferenti cheltuielilor eligibile nerambursabile aprobate. Plata va Gf efectuati in contulbancar 1 deschis la In calitate de Beneficiat declar urmitoatele: A) Nivclul TVA solicitat este in conformitate cu valoatea cligibila nerambursabili aferenti Contractului de finantare; B) Cheltuielile eligibile aferente componentei nerambursabile pentru care se solicit rambursarea TVA sunt cele aprobate de DGP-AMPOP; ©) Proiectal nu a fost finanfat prin alte instrumente ale Comisiei Europene si nici prin alre instramente nationale de cofinantare decit cele precizate in Contractul de finantare; D) Toate tranzaciiile au fost inregistrate in sistemul contabil si suma ceruti ca recuperare de TVA corespunde cu datele din documentele contabile; F) Toate documentele suport au fost inregistrate in conformitate cu prevederile legislatiei nationale in vigoare; *Se completeazi numai de citre Beneficent care nu sunt plttori de TVA Di numal in bazd Bocurglatjiictiv emis de eutontaDile compentente care sh preczeze acest lucru. Sumele pentru pata TVA afefente eaner'de Bune, Drestirior de servici st execute de lurir, se remburseazi qumal beneficierior core dun uNtabr edmigifrativ’ teritoriale, asociatii ale acestora legal constituite si organisme guvernamentale nonprofitydé uti ficS cu personalitate junds, conform dispoztilor OUG 74/2009, cu modificrile i completileuiterOafes”= 4@// + Indicati codul IBAN al contului precizat in Formularul de Identificare Financiara. ws Pagina 1F) Declar cf prezenta Cerere de rambursare de TVA a fost completati cunoscénd prevederile Codului penal, cu privire la falsul in declaragi. G) Declar ci toate documentele originale care vor stau la baza solicititii sunt pistrate de institugie, stampilate, semmate si vor fi puse Ia dispozitia consultatii in scopul audiului H) Mi oblig si restitui la Bugetul de Stat sumele reprezentind TVA incasati de la DGP-AMPOP, in siwaia in care potrivit Legii 571/2003 privind Codul Fiscal, cu modificarile [i completarile ulterioare, imi exercit dreptul de deducere a TVA aferenté cheltuielilor eligibile nerambursabile efectuate in cadrul proiectului. in calitate de Beneficiar, certific faptul cA suma pe care o soli prin intermediul acestei cereti de de recuperare de TVA a fost utilizatd pentra indeplinirea scopului proiectului gi in concordana cu legislagia in vigoare. Totodati, se certifick faptul cx documentele anexate sunt conforme, iar otice fel de informatie descoperit’ ca find incorecti sau falsd, va atrage dupa sine restituirea sumelor . Lista anexe [semnatura] [stampita] [aume si prenume] [fancgia] Ase completa de cdtte institugii oficiale: Nume / Semnature: Responsabil ae (data... Observatil: Bun de plat pentru suma de... Sef Serviciu verificari de management Pagina 2L euibeg Pulte ‘zz “ue “6002/r2 9N0 Jo|Napansid LLI0UOD 0 eqUszaId Wy avesunquies najued eDyoUsg a1ng> 9p 2 ‘resanquies ap a. od wud ayehue 602/266 “JU YadYW INUIPLO IS 6ODZ/Zrp “4U 9°H UIP sjoImjay9 ap e|ILOGaIeD 16 230 rad a © oF = * = ETE aT nd e] 0 a a 93221 eI VAL WAL | ABeounsni wea Fess) | aeane puey)eeld eiey | quouinzop | /aguinn comimjo4> Jontemnayoua aieojen | ‘o1801en Busse gquasae ‘grep / ‘(inze> 8359 vAL VAL GRuM | spun ojore) onnieounsnt | ssouoseq | "opt SuR0}en, poueolen woseoien 2 | squownsop ony /eanaes, uobeae9, -wvIDLIINaa __ Myurarisy (131) pooper ey gued €| ap :eiuusjei sp epeotieg : 4 yUaR esnsen eieyuoud oxy YOT1SINL1aHD WLINAGIAa € TdVv 4ejnuu04 ¢ exouy YyNVvadouna VaNNINN IBINYWOY INNYIANS.I ‘ACTIVETATI BENETICIAR categor ractura/aite documents | contract | Valonre vatoarea Tae | pescriere | fustinenive (acolo unde | Contact | "parte | eit | ete cal) mar | cantract, Valoare | valosre | MON Geis ee categor rambrare ; ia plate i Numir/ | document | tara | SSte90H@ | Sustiicanl | platacrars | Prenutor Data | justireativ | Tva) | Puset v oe rTVAy oe crsanne autorizate (cua) ine a 2 srae! 4 Ss AG 7 8 9 10. ai 12 43 1 (TOTAL | Copiile certificate de responsabilul de protect cu mentiunea,, conform cu originalul”, semnate $i stampilate de acesta, sunt atasate ca documente justificative Beneficiar, Expert 1 CRPOP, Sef Serviciu verificéri de management, [semnatura] [stampila] [nume si prenume} = [functia] Expert 2 CRPOP/extern, foe 4 | ee a) eae Pagina 2POP... GUVERNUL ROMANIE! UNIUNEA EUROPEANA Ministerul Agricultuni i DezvoltériiRurale Pronramal Operatonsi pantry Poscalt DGP-AMPOP cet Anexa 4 Formular APL 4 FORMULAR DE IDENTIFICARE FINANCIARA FORMULAR DE IDENTIFICARE FINANCIARA ETINATORUL CONTULUT NUME COOooooooso0000 000000 0o0000o0000u000R0Rn00o00000000 do ooeseoooosgsoo000000RR0000u0s00000008o00u00000000 ADRESA OOOO Oooo0co0 00000000 000000e8nR0000000000000 pooooooo00000o0s000000u0gu:uu0u0u000o900000 9090000000" oras coooooo0000000o0000o000000000R00o000000o0o0o0 cop PosTaALoogoo9 TARA = ooooooooo0o00 conTacT $= Oooo ooooooRo0oo00o0000Ro0o0o0R000R0ogR000000 TELEFON OOOooooooo00009000 FAX oooogoooooo0e8s = MAIL Goooeoooo9eoooo0000 cop Tva Doooooooo0o0005 BANCA NUME DOGUoooo oo ooobo0ogg00000000CR0R00o0o0s9o0o000R000 pogoooosoooooeeoo0s0R000000R0gR0009s9o0oo000000 ADRESADOU DOO Ooooooooooooooo0000Rnoo00000000 pooooooooooR0sboooooo00R000oo0o00000ou0R000000" oras GOOOoooooo0soo000R000000u0000o0u0o0000008" copPosTaL gooo0g TARA ooooooooo0o0g CONT BANCAR QOGo0o0000o00oo000o0o00000000 _IBAN. poooouoDooooooDOgooooooooo00008o008 STAMPILA BANCIT DATA SEMNATURA - SEMNATURA DETINATORULUI DE REPREZENTANTULUT BANCIE ONT (Am obligat {Ambele obligatorii) Pagina 1GUVERNUL ROMANE! | Ministerul Agricutun si Dezvoltari Rurale DGP-AMPOP UNIUNEA EUROPEANA POP... @& Anexa 5 Formular APL 5 LISTA DE VERIFICARE ADMINISTRATIVA. A CERERII DE RAMBURSARE/PLATA (se aplicd pentru toate masu Axa prioritara. Miasurilor 1, 1.3, 1.5,2.1 Masura.... Titlul proiectulu Contract nr. Beneficier.. N | Punete de verificat Expert 1 Expert 2 ‘ee i we ___| DA WA | DA | NU | NIA 1 ficarea conformiti(ii Dosarul cererli de rambursare confine documente certificate conform cu | originalul, semnate gi stampilate de catre | responsabilul de proiect? | Cererea de rambursare este completata, 2 | datati, semnati si stampilati de _beneliciar? Cererea de rambursare este depusi in termenul prevazut de Contractul de: finantare si conform declaratiei de esalonare ? Valoarea cheltuielilor eligibile solicitate | de beneficiar la ultima tanga de plata 4 | este mai mare sau egala cu 20% din | valoarea eligibila a proiectului conform | Contractului de finanjare? oe Raportul de progres exist ? [ Evidenja cheltuielilor este conform 6 | modelului standard (Anexa 3) si respecti structura bugetului estimat ? | Copiile facturilor si documentelor de plata sunt stampilate de cdtre beneficiar cu mentinea .Programul Operational | pentru Pescuit 2007-2013" si sunt Pagina 1Puncte de verificat Expert 2 | Observat ii atagatc la evidenta cheltuiclilor? Copiile extraselor de cont sunt atasate la evidenja cheltuiclilor stampilate si 8 |semnate de cAtre beneficiari ou | | menfiunea Programul — Operational | | pentru Pescuit 2007-2013"? os | - | Copiile Adeverinjelor emise de ISC si | | | g |de comsiliile localefjudetene (avize, lo arena | acorduri, autorizayii) sunt atasate la | | | | | evidenta cheltuiclilor? a eel z | | Raportul de audit asupra_situatiilor eee financiare ale actiunii si a conturilor | | care stau la baza acestora este emis de ie) 19 | auditor autorizat sau, in cazul Ss organismelor publice, de catre un | | | | functionar public competent si | | | | independent (se depune la ultima cerere | Zee ae | de rambursare)? - | | | Garanjia de bund éxecutie pentru | | ] | lucrari/servicii este constituita in | | | conformitate cu contractul de achizitic oe 11_| publict(scrisoare de garantie bancara, a | | uunei polite de asigurare, a unui cee, etc, | | fie prin constituirea acesteia prin retineri | succesive din trangele de plata)? __ la | ead ra Contractul de asigurare a | | | | | 12 | lor/bunurilor pe perioada | | | executiei acestora este in perioada de | | valabilitate? Be omc | aoe Autorizatia de construire este emisé in | | conformitate cu legislatia in vigoare, pe | | numele beneficiarului care solicita | | | | 13 | aiutorul finaneiar. pentru proiectul | | | | 3 finanjat prin POP 2007-2013 si are | | \ precizati valoarea lucrailor de | mag | le construc{ii montaj( la primacerere de | rambursare)? Exist actul de proprietate asupra | | | | 14 | terenului? (la prima cerere de | | __| rambursare), dup’ caz Exist contractul de vanzare-cumpirare? alle. 15 | (la prima cerere de rambursare), dupa | caz | Exista figa de cadastru yulare? (Ia - 16 | prima cerere de aN | dupa caz | Ordinul de ineephee af ele) | 17 la | i, | 18 Sper — Pagina 2‘Nr. Punete de verificat Expert 1 Expert 2 Observat Documentele referitoare la masurile de informare si publicitate (copii ale | | | publicatiilor in care au aparut anunturile, 19 | fotografi ale bunurilor achizijionate, | fotogralii de la locatia proiectului din care sa reiasi amplasarea panourilor, cic) sunt atagate la dosarul cererii de | rambursare? in care sa Fxista figa mijlocului fix rezulte c investitia nou creat a fost inregistrata ca mijloc fix? Exista balante analitice de verificare 21 | alerente perioadei de raportare pentru cererea de rambursare in cauz’? {sta certificatele de calitate(conformitate) pentru bunurile achizitionate/materialcle folosite la lucrari 2 Declaratiile vamale pentru importurile direete sunt semnate si stampilate de autor a? Programul de urmarire gi control al litatii Jucrarilor este semnat de beneficiar, proiectant si executant (la | prima cerere de rambursare) Procesul verbal de predare a amplasamentului si a planului de amplasare al investijiei confinand pozitiile bornelor topografice este datat. | semnat gi stampilat conform: | Programului de urmarire gi control al calitatii lucrarilor? ( la prima cerere de rambursare) Procesele verbale de receplie calitath de Iuerari ascunse, pe faze determinate sunt semnate de beneficiar. protectant gi executant ? | Procesele verbale de terminare a lucrarilor (pentru achizitia de luer’ri) | sunt datate, semnate gi stampilate de | furnizorul de servieii si beneficiar si au | o concluzie favorabila ? (fa ultima cerere de rambursare) | Procesele verbale de predare receptie si punere in functiune a 28 | bunucilor achizijionate sum completate, | | datate, senate si stampilate de | ide beneficiar? | rimire. Procesele verbale de predare-primire, | 29 recepfic a serviciilor achizitionate sunt Pagina 3a al Punete de verificat Expert 1 Expert 2 Oneal as sees i= completate, dataic, semnate $i stampilate de furnizorul de servicii si de beneficiar? . Situatile de plata pentru lucrarile executate si centralizatoarele situat | | 30. de plat sunt completate , datate, | | | | semnate de beneficiar, constructor $i iriginte/inspector de santier 2 | Buletinele de analiza a materialelor mci incorporate, Cetificatele de calitate/conformitate a materialelor 31 folosite la lucrari/bunuri achizitionate, Buletinele de incereari si Agrementele tampilate de emitent? Devizele financiare pentru servicii sunt | | | tehnice sunt datate, semnate si | | datate, semnate si stampilate de emitent? | Coniractul de leasing cu scadenfarul | 33 | ratelor de leasing si facturile cu ratele de | | leasing sunt achitate? | Documentele emise de experti autorizapi | | privind valoarea aportului in natura — | terenurile/cladirile considerate aport in i 34 | jaturd, certified ed acestea sunt libere de | sarcini ? (la prima cererea de \ | | rambursare) _ 1 perileseeey ob | 35_| Exist si alte documente jusificative [oad Il | Cererea de rambursare ek | Cererea de rambursare este corect | | | completata? | Numele beneficiarului este conform contractului de finantate? 3 | Titlul proiectului este conform contractului de finantare? ‘Numele si semniitura eorespund celor || din contractul de finantare? 5 | Contul prezentat de beneficiar este contul specificat in contract? ‘Cererea de rambursare a fost depusd in 6 | Primele 6 luni de Ia semnarea contractului? (se completeaza doar ‘pentru prima cerere de rambursare) 4 a IIL_| Evidenta cheltuielilor i ay Cheltuilile declarate fae partd categoriile mentionate in H.G| 42/2009 si Ordinal MAPDR 1_| nr-392/20092 Pagina 4Observat Primal expert sl CRPOP care efectucara verifcarea bieaza cu simbolul 1 iar al doilea expert CRPOP ¢ biteaza cu simbolul vv Pagina 5 Nr. Puncte de verificat Expert 1 Expert 2 a - I | Cheltielile declarate in cererea de | 2_| rambursare sunt fara i] : | _| ile declarate sunt incadrate 7 rabat? rt ae Documentele justificative sunt in copie | purténd mentiunea .,conform cu originalul” si avand semnéitura gi 4 _| stampila beneficiarului? zs | in vederea evitarii dublei finantiir, | facturile au fost stampilate de catre | | beneficiar cu mentiunea “Program | 5 | Operational pentru Pescuit 2007-2013"? 7 | | | Cheltuielile solicitate spre decontare au 6 _| mai fost rambursate anterior? =a _| IV_| Raportul de Progres z Raportul de progres este semnat de |_1_ | responsabilul de proiect? Z Raportul de progres cuprinde toate | | informatiile stabilite prin formatul |_2_| standard? ta | Expert 1 CRPOP ; CONFORMA NECONFORMA Nume gi prenume. Semnatura, DATA. Expert 2 CRPOP: CONFORMA NECONFORMA o O Nume gi prenume. Semnatura... DATA.. verifcareaGUVERNUL ROMANIE! Ministerul Agricuituri sh UNIUNEA EUROPEANA _LISTA DE VERIFICARE SUPLIMENTARA A CERERII DE RAMBURSARE FINALA ‘Axa prioritara... Masura....... Titlul proiectului... Contract nr. . Beneficiar. eee | ca hd Anexa 5.1 Formular APL 5.1 Nr. Documente de verificat Expert 1 Expert2 __| Observa DA NU NA DA | NU | NIA tii Notificarea conformitatit obiectivului cu normele de igiena si sanatate publica sau autorizatie sanitara dupa caz emisa de autoritatea de sanatate publica Autorizalie sanitar veterinara emisa de autoritatea sanitar veterinara Autorizatie de mediu emisa de autoritatea de mediu Avizul Autoritatii Navale Romane _ Licenta de acvacultura Licenté de pescuit Autorizatie de pescuit ' Licenté de fabricatie in domeniul | preparatelor si semipreparatelor din peste Aviz de la Ministerul Transporturilor- Directia Transport Naval 10. Procesele verbale de receptie la terminarea lucrarilor datate, semnate, stampilate si avand 0 concluzie favorabila a} Raportul financiar al auditorului_ indepent pentru intregul proiect Pagina 1Dalaiesiesseenes Data Verificat, Verificat, Expert 1 CRPOP Expert 2 CRPOP/extern ‘Semnatura, ‘Semnatura, Primul expert CRPOP care efectueaza verificarea bifeaz4 cu simbolul 1 iar al doilea expert CRPOPiextern care efectueaza verificarea bifeaz& cu simbolul VvGUVERNUL ROMANIE! | E39) Ministerut Agricutturi si Dezvolars Ruraie DGP-AMPOP LUNIUNEA EUROPEANA Anexa 5.2 Formular APL 5.2 LISTA DE VERIFICARE ADMINISTRATIVA A CERERII PRIVIND PLATA AVANSULUI ‘Axa prioritard. sure, Titlul proiectulul, Contract nr. Beneficia Nr. Puncte de verificat Expert 1 Expert 2 ear | DA | NU | N/ | DA] NU N/A A I Verificarea conformita' 1 | Cererea privind plata avansului este in original | 2 | Cererea de plat a avansului este | conform modelului standard II | Cererea de rambursare/de plata |, | Cererea privind plata avansului este | corect completata > | Numele beneficiarului este conform contractului de finantare He 3, | Numérul proiectului este conform contractului de finantare " , | Titlul proiectului este conform | contractului de finantare _ : 5 _| Numele si semn&tura corespund celor |__| din contractul de finantare ki | | Contul prezentat de beneficiar este | |_° | contul specificat in contract | Z 7 | Suma solicitaté de beneficiar respect | | prevederile cuprinse in contract Pagina 1Nr. Puncte de verificat Expert 1 Expert 2 | Cererea privind plata avansului a fost g | depust in termen de maxim 30 de zile calendaristice de la semnarea contractului Expert 1 CRPOP: CONFORMA Oo Nume si prenume Semnatura.. DATA. Expert 2 CRPOP : CONFORMA O = 1a Nume si prenume. Semnatura.... DATA.... VERIFICAT, Expert CATAP NECONFORMA oO NECONFORMA AVIZAT, Sef Serviciu verificari management Primul expert al CRPOP care efectueaz’ verificarea bifeaz cu simbolul v iar al doilea expert CRPOP care efectueaza verificarea bifeaz’ cu bolul VY. Pagina 2GUVERNUL ROMANIE! UNIUNEA EUROPEANA Ministerul Agricuituri si OP. sos pean Dezvottéri Rurale nasal (pons Posen wos Gop-aunor ercesmas ome ae Anexa 5-a Formular APL 5-a LISTA DE VERIFICARE ADMINISTRATIVA A CERERI DE PLATA PENTRU PROJECTELE PE MASURA 1.1.- {NCETAREA PERMANENTA A ACTIVITATIL NAVELOR DE PESCUIT Axa prioritara 1 isura 1.1. Ftlul proiectului Ordinul de finantare nr. Beneficiar. Nr. Panete de veriticat Bxpert 1 Expert? Observatii DA | NU [N/A | DA |'NU [N/A _ Verificarea conformitafii Dosarul cererii_ de plat confine documente certificate conform cu originalul, semnate si stampilate de catre responsabilul de proiect? Cererea de plata este completat%, datata, semnata si stampilati de beneficiar? in dosarul cererii de plat este specificati modalitatea de incetare a activitatii de pescuit a navei prin dezmembrare sau reafectarea pentru alte activitifi sau pentru crearea de recife artificiale ? jn dosarul cererii de plata este atasat atestatul de bord al navei prin care si se certifice cd in ultimii 2 ani nava a fost operational ? Cererea de plata Cererea de plati este corect completati ? Numele beneficiarului este conform ordinului de finanjare ? ‘Numirului proiectului este conform ordinului de finantare ? Titlul proiectului este conform ordinului de finantare ? Contul prezentat de beneficiar este contul specificat in ordinul de finantare 2 Pagina 1Expert 1 CRPOP = CONFORMA NECONFORMA Expert 2 CRPOP: CONFORMA NECONFORMA Neme si prenume. Semnatura. 5 Us ee Primul expert al CRPOP care efectseara verifiarea biteaza cu simibolul ¥ iar al dilea expert CRPOP ear efectueazAverificaea bifeaza eu simbotul W Pagina 2GUVERNUL ROMANIE! IMinisterul Agricultuni $i Dezvoltanii Rurale ‘Programa! Opal pots Pe DGP-AMPOP scene UNIUNEA EUROPEANA, Anexa 5-b Formular APL 5-b LISTA DE VERIFICARE ADMINISTRATIVA A CERERU DE PLATA PENTRU PROIECTELE Axa prioritara 1 lasura 1.3. Titlul proiectului...... Contract de finanjare nr. Beneficiar... PE MASURA 1.3. - INVESTITH LA BORDUL NAVELOR DE PESCUIT SI SELECTIVITATE Nr. Punete de verificat Expert 2 Ovservatit NU | N/A Verificarea conformititii Dosarul cererii de rambursare conjine documente certificate conform cu originalul, semnate si stampilate de cdtre responsabilul de proiect? Cererea de rambursare este completata, 2. | datati, semnati si stampilati de benefici i in dosarul cererii de rambursare sunt 5, | Prezentate investifiile realizate la bordul navei de pescuit si/sau investitile ou selectivitatea uneltelor de pescuit? Valoarea cheltuielilor eligibile solicitate de beneficiar la ultima transi este mai 4, | mare sau egali cu 20% din valoarea |eligibila a — procedurii conform | contractului de finantare ? < | Raportul de progres este prezentat in °- | cererea de rambursare? si Evidenta cheltuielilor este conform | 6. | modelului ( Anexa 3) si respect struetura bugetului estimat ? Copiile facturilor si documentelor de plata sunt stampilate de cdtre beneficiar 7. | cu mentiunea ,, Programul | pentru Peseuit 2007 — 201 | atasate_la evidenta cheltuielilor ? 8._| Copiile extraselor de cont sunt atasate laPunete de verificat Expert 1 Expert2 ‘evidenja cheltuielilor si sunt semnate de catre beneficiar cu mentiunea .. Programul Operational pentru Pescuit 2007-20137? Raportul de audit asupra_situafiilor financiare ale actiunii si a conturilor ‘care sau la baza acestora este emis de un auditor autorizat ( se depune la ultima cerere de rambursare )? Coniractul de —asigurare—a lucrarilor/bunurilor pe —_perioada executiei acestora este in perioada de | valabilitate 2 Existé avizul de executie a luerarilor la bordul navei emis de Autoritatea Naval Romana ? Existé actul de proprietate @ navei ? (la prima cerere de rambursare ) ? ista Raportul de executie ? Documentele referitoare la masurile de informare si publicitate sunt atagate la dosarul cererii de rambursare ? Existi balanfe analitice de verificare aferente perioadei de raportare pentru cererea de rambursare in cauzi? 16. Existd certificate de calitate (conformitate) pentru —_bunurile achizitionate /materialele folosite la lucrari 2 Programul de urmrire si control al calititii luerarilor este semnat de beneficiar , proiectant si constructor ? 18. Procesele verbale de terminare a lucratilor ( pentru achizitia de lucrari ) sunt datate, semnate si stampilate de fumnizorul de lucrari si beneficiar si au 0 coneluzie favorabila ( la ultima cerere de rambursare ) ? 19. Procesele verbale de predare-primire, receptie si punere in functiune a bunurilor achizifionate sunt completate, datate, semnate si stampilate de 20. receplic a sg completate / stampilate d = 21 Situatiile 2 Se Tucrarile executate si centralizatoarele situatiilor Pagina 2Punete de verificat Expert 1 Expert 2 Observafii de platé sunt completate , datate, semnate de beneficiar si constructor ? Devizele financiare sunt pentru servieit 22, | sunt detaliate , semnate si stampilate de emitent ? = 23._| Exist i alte documente justificative ? a II_| Cererea de rambursai ibursare este corect Cererea_ completati ? Numele beneficiarului este conform contractului de finantare ? Numirul proiectului este conform contractului de finantare ? Tithil —proiectului este conform contractului de finantare ? Numele si semnatura corespund celor din contractul de finanfare ? Contul prezentat de beneficiar este contul specificat in contract ? Cererea de rambursare a fost depusi in. primele 6 luni de la semnarea contractului ( se completeaz’ doar pentru prima cerere de rambursare ) ? III_| Evidenfa cheltuielilor Cheltuielile declarate fac parte din categoriile mentionate in H.G nr. 442/2009 si Ordinul MAPDR. r.392/2009? Cheltuielile declarate in cererea de rambursare sunt fri TVA? Cheltuielile declarate sunt incadrate corect in bugetul aprobat? Documentele justificative sunt in copie purtand menfiunea ,,conform cu originalul” si avand semniitura gi stampila beneficiarului? in vederea evitarii dublei finan{ari, facturile au fost stampilate de catre beneficiar cu menfiunea “Program Operational pentru Pescuit 2007-2013"? Cheltuielile solicitate spre decontare au mai fost rambursate anterior? IV_| Raportul de Progres 1__ | Raportul de progres este semnat de ~_| responsabilul de proiect : Raportul de progres cuprinde toate 2. | informatiile stabilite prin formatul standard? Pagina 3Expert 1 CRPOP : CONFORMA NECONFORMA oO [i] Nume si prenume. Serandtura. DATA... Expert 2 CRPOP: CONFORMA NECONFORMA O ‘Nume si prenume. ‘Semnatura.. DATA. Primul expert al CRPOP care efectuca7A verificarcabifeazA cu simbolul 1 iar al doilea expert CRPOP care efectueara verificarca bifecza cu simbolul V¥. Pagina 4GUVERNUL ROMANIE! Ministerul Agricultui i Dezvoltini Rurale DGP-AMPOP penne Perce ‘ UNIUNEA EUROPEANA LISTA DE VERIFICARE ADMINISTRATIVA A CERERII DE PLATA PENTRU PROIECTELE PE MASURA 1.5 - COMPENSATII SOCIO — ECONOMICE PENTRU MANAGEMENTUL FLOTEI COMUNITARE ‘Axa prioritara 1 Masura 1.5 Titlul proiectului Ordin de finantare nr. Beneficiar. Anexa 5-¢ Formular APL 5-c Nr Punete de verificat Expert 1 Expert 2 Observatii DA | NU [N/A NU N/A. Verificarea conformit: Dosarul cerer fe plata documente certificate conform originalul, semnate si stampilate de responsabilul de proiect? confine cu catre Cererea de plati este completata, d semnata si stampilata de beneficiar? latata, indemni nereinnoibile pescarii care au luerat la bordul ca pescar ? Dosarul cererii de plati este pentru pentru | nave pe o perioada de cel pufin 12 luni unei | plecarea din pescuitului, anticipata ? timpurie inclusiv Dosarul cererii de plata este pentru | sectorul pensionarea Dosarul cererii de plata este pentru art.27 din Regulamentul 1198/2006 privind Fondul European pentru Pescuit? prime individuale acordate pescarilor cu | varsta sub 40 de ani, in baza alin. (2), | Cererea de plata | i 1._| Cererea de plata este corect completati ? | | Numele si semnitura beneficiarului conform ordinului de finantare ? i este | Numirul _proiectului ordinului de finantare ? este conform Pagina 1Nr Punete de verificat Expert 2 Observatii | de finantare ? 4, | litlul proiectului este ‘conform ordinului ] Contul prezentat de beneficiar este 5. | contul specificat in ordinal de finantare > Expert 1 CRPOP : CONFORMA NECONFORMA oO 0 Nume si prenume... Expert 2 CRPOP: CONFORMA NECONFORMA Nume si prenume.. Pagina 2(GUVERNUL ROMANIE! UNIUNEA EUROPEANA, Dezvoltarii Rurale ‘rowramal Operate pena Pesca ae es DGP-AMPOP sie tees Anexa 5-d Formular APL 5-d LISTA DE VERIFICARE ADMINISTRATIVA A CERERII DE PLATA PENTRU PROIECTELE PE MASURA 2 ACTIUNEA 4— AC 'ULTURA ECOLOGICA ‘Axa prioritara 2 Masura 2.1., Actiunea 4, Operafiunea 2 Titlul proiectului. i Ordin de finantare nr... Beneficiat. nn Nr. Punete de verificat Expert 1 | Expert Observatit DA [NU [N/A | DA | NU | N/A I Verificarea conformitatii Dosaril cererii_ de plat confine documente certificate conform cu | originalul, semnate si stampilate de catre responsabilul de proieet? ao Cererea de platii este completata, datata, | semnati si stampilata de beneficiar? La dosarul cererii de plata este atasat contractul de conversie la acvacultura ecologic’ La dosarul cererii de plat este atagat un raport intocmit de beneficiar in care s& se evidenfieze nivelul productiei la 4 | hectar, structura pe specii, tehnologia de crestere realizate de unitatea de piscicoli inainte de a intra in perioada de conversic la acvacultura ecologica ? La dosarul cererii de plata sunt atasate elemente referitoare la sistemul de acvacultura ecologic’ care se aplicé in | unitatea de productie , la protectia $i conservarea habitatelor acvatice, bunistarca populatiei piscicole gi la pregitirea specifica a fortei de munca ? Dosarul cererii de plat confine planul 6 | de management pentru productia -ecologicd ? II | Cererea de plata Pagina 1Nr. Punete de verificat Expert I Expert 2 Olservatit 1 Cererea de plata este corect completata? ‘Numele si semnatura beneficiarului este conform ordinului de finantare? , _ Numérul proiectului este conform _ ordinului de finantare? Titlul proiectului este conform ordinului de finanfare? ‘Contul prezentat de beneficiar este contul specificat in contract? Expert 1 CRPOP : CONFORMA NECONFORMA Oo O ‘Nume si prenume....... Semnitura. DATA. Expert 2 CRPOP: CONFORMA NECONFORMA O Nume gi prenume. Semnatura. DATA... Primul expert al CRPOP care efectucaza verificarea bifea cu simbotul 1 jr al doilea expert CRPOP care efeciueu verifcarea bifeaza cu simbolul WW. Pagina 2(GUVERNUL ROMANIE! Ministerul Agriculturi si Dezvoltarii Rurale DGP-AMPOP- Anexa 5-e Formular APL 5-e LISTA DE VERIFICARE ADMINISTRATIVA rn A CERERII DE PLATA PENTRU PROIJECTELE PE MASURA 2.1, Actiunea 4—- ACVACULTURA IN SITURI NATURA 2000 ‘Axa prioritara 2 Masura 2.1, Actiunea 4, Operajiunea 3 Titlul proiectul : Ordin de finantare nr. Beneficiar.. Nr Puncte de verificat Expert 1 Expert 2 Observatii DA | NU | N/A | DA | NU | N/A 1 Verificarea conformitati Dosarul cererii de plata confine documente certificate conform ou originalul, semnate gi stampilate de cétre responsabilul de proiect? Cererea de plata este completat’, datata, 2. | semnati si stampilati de beneficiar? 4 | Dosarul cererii de plat confine raportul Intocmit. de citre un expert de | specialitate sau de ate un 5, | instiutcentra din domeniul pescuitlui si acvaculturii care s& ateste pierderile inregistrate 1a unitatea de acvacultura ca urmare a constréngerilor impuse de Situl | | Natura 2000 2 | [La dosarul cererii de plata este licenfa 4, | 4&,aevacultura care si acopere cei doi ani consecutivi dupa anul_instituiri | Sitului Natura 2000 ? La dosarul cererii de plata este atagat un raport intocmit de beneficiar care confine elemente referitoare la sistemul | tehnologic aplicat , protectia si 5. | conservarea habitatelor specifice faunei $i florei acvatice si speciilor salbatice protejate, inclusiv clemente referitoare la pregitirea specifica a forfei de munca 2 Dosarul cererii de plata confine planul de management pentru produetia de Pagina 1Nr. Puncte de verificat Expert 1 Expert? Observatil acvaculturd realizati'in condifille constrangerilor specifice Sitului Natura 2000? T_| Cererea de plata 1._| Cererea de plata este corect completati ? Numele si semnéitura beneficiarului este 2. | conform ordinnlii de finantare ? i 3, | Numarul proiectului este conform ordimului de finanjare ? E 4. | Titlul proiectalui este conform ordimulal de finantare ? Contul prezentat de beneficiar este 5. | contul specificat in ordinul de finantare Expert | CRPOP CONFORMA NECONFORMA Oo ‘Nume si prenume ‘Semniatura. DATA, Expert 2 CRPOP: CONFORMA NECONFORMA oO O ‘Nume si prenume. Semnatura, DATA. Primal exper al CRPOP care efectueazaverficarea bifeaza cu simbolul iar al doles exper CRPOP care efectueaa verifcaren bifeaca cu simbolul»N, Pagina 2GUVERNUL ROMANIE! ES) —ministerui Agricuturi $i Dezyoltani Rurale DGP-AMPOP: onan ‘rogram Operaponl pons Pos UNIUNEA EUROPEANA, ,POP.... Anexa 5-f Formular APL 5-f LISTA DE VERIFICARE ADMINISTRATIVA ___ACERERII DE PLATA PENTRU PROIECTELE PE MASURA 2.1, Actiunea 4— MASURI PENTRU MEDIUL ACVATIC ‘Axa prioritara 2 Masura 2.1, Actiunea 4, Operatiunea 1 Titlul proiectului... _ Ordin de finanjare nr. Benefici : Nr. Punete de verificat Expert 2 Observatil Verificarea conformitatii NA DA | NU | N/A Dosarul cererii_de lati confine documente certificate conform cu originalul, semnate gi stampilate de catre responsabilul de proiect? Cererea de plati este completaté, data semnata si stampilata de beneficiar? La dosarul cererii de plata este atagat Planul de masuri ? Dosarul ceterii de plata confine Raportul de progres in care exist informatit privind realizarea indicatorilor asumati prin Planul de masuri? La dosarul cererii de plata este licenta de acvaculturé in perioda de valabilitate? Ta dosarul cererii de plata este atasat un raport intocmit de beneficiar care confine elemente referitoare la sistemul tehnologie aplicat , protectia gi conservarea habitatelor specifice faunei si florei acvatice si speciilor salbatice protejate, inclusiv elemente referitoare la pregiltirea specifica a forfei de munca 2 Cererea de plata Cererea de platd este corect completata ? ‘Numele si semnatura beneficiarului este conform ordinului de finantare ? Pagina 1Nr. Punete de verificat Expert 1 Expert 2 Observatii | ordinului de finantare ? 4, | Titlul proicetului este conform ordinului | de finantare ? | Contul prezentat de beneficiar este 5. | contul specificat in ordinul de finantare 3, | Numirul proiectului este = : | | Expert 1 CRPOP CONFORMA NECONFORMA Nume si prenume. ‘Semniatura.. DATA.. a Expert 2 CRPOP: CONFORMA NECONFORMA ia Nume si prenume. Semnatura. nn DATA. Primul expert al CRPOP care eftctnea7A verificareahitea7A cu simbolul\ jar al dolea expert CRPOP care efectucaa verifcarea >ifeacl cu simbolul YY, Pagina 2UNIUNEA EUROPEANA, POP... az (GUVERNUL ROMANIE! ‘Ministerul Agricutuni si Dezvoltarii Rurale DaP-AMPOP Anexa 6 Formular APL 6 NOTIFICARE PRIVIND VIZITA PE TEREN in atentia Numele beneficiarului: ........-..-... sess sees eer erences Adresa beneficiarului : Stimata Doamna /Stimate Domn, Va informam ca DGP-AMPOP va desfasura, prin Compartimentul Regional POR , © misiune de verificarefo misiune de verificare la fata locului a modului de implementare al proiectului (denumire proiect) in perioada , intre orele. Misiunea are ca obiectiv verificarea legalitatii, regularitatii si realitatii operatiunilor derulate in baza contractului de finantare or. incheiat intre DGP-AMPOP si (denumirea_organizatiei) privind asistenta financiaré nerambursabila acofdat& din Programul Operational pentru Pescuit 2007-2013 pentru proiectul (denumirea projectului), Echipa de verificare este formata din urmatoarele persoane: - (nume, prenume) - (nume, prenume} Membrii echipei de verificare sunt autorizati sa aiba acces la toate documentele si informatiile care au legatura cu operatiunile proiectului , precum gi la toate locatiile unde se implementeaza acest proiect. Va rugaim s& desemnati o persoana din cadrul organizatiei dumneavoastra, care pe intreaga perioada i in care se va desfagura misiunea de verificare, sa poata oferi informatii cu caracter financiar-contabil, tenpie’Si Cu stima, Pagina 1(nume, prenume, semnéiture,data) Director general DGP - AM POP intocmit, | Avizat, Expert CVMMP Sef Serviciu verificari management (nume, prenume, semmatura,data) (nume, prenume, semnétura,data)Fe GUVERNUL ROMANIE! UNIUNEA EUROPEANA ES —Miisterut Agrcuturi gi Dezvoltars Ruralo eee eee DGP-AMPOP ———— Anexa 6a Formular APL 6a NOTIFICARE PRIVIND VIZITA PE TEREN In atentia Numele beneficiarului ---. 0s Adresa beneficiarului Stimata Doamna /Stimate Domn, Va informam cé DGP-AMPOP va desfasura, prin Compartimentul Regional POP , 0 misiune de verificare/o misiune de verificare la fata locului a modului de implementare al proiectului (denumire proiect) in perioada , intre orele. Misiunea are ca obiectiv verificarea legalitatii, regularitatii gi realitatii operatiunilor derulate in baza_ contractului de finantare nr. incheiat intre DGP-AMPOP si (denumirea organizatiei privind asistenta financiaré nerambursabila acordataé din Programul Operational pentru Pescuit 2007-2013 pentru proiectul (denumirea proiectului). Echipa de verificare este formata din urmatoarele persoane - (nume, prenume, - (nume, prenume, Echipa de verificare va fi insotita de un reprezentant al FLAG... Membrii echipei de verificare sunt autorizati sA aiba acces la toate documentele si informatiile care au leg&turé cu operatiunile proiectului , precum gi la toate locatiile undé plementeaza acest proiect. » Va rugam s& desemnati o persoana din cadrul organizafiéi durneavoastra, care pe intreaga perioada i in care se va desfasura mi bene rierinicare, sa poata oferi informatii cu caracter financiar-contabil, tehnic’s ‘$Fadministrativ. Pagina 1Cu stima, (nume, prenume, semnétura data) Director general DGP - AM POP intocmit, Avizat, Expert CVMMP Sef Serviciu verificari | management (nume, prenume, (nume, prenume, semnatura,data) semnatura, data)UNIUNEA EUROPEANA, | a POr- fa Anexa 7 Formular APL 7 Dezvoltri Rurale DGP-AMPOP GUVERNUL ROMANIEI Ministerul Agricutuni si | LISTA DE VERIFICARE DOCUMENTE JUSTIFICATIVE Axa prioritara. Masura Titlul proiectul Contract nr. Beneficiar: Data efectuarii vizitei la fata locului oe | Obiectul verificarii DA NU| NA 1. Evidenta contabilé 1.1 | Beneficiarul tine evidenté contabild analitic pe project, _utilizand conturi analitice pentru reflectarea | tuturor operatiunilor referitoare la implementarea proiectului 1.2 | Se confirma realitatea informatiilor contabile prezentate de cAtre beneficiar (valorile inregistrate in contabilitate coincid cu documentele justificative anexate) 1.3 | Documentele justificative care stau la baza_—inregistrarilor in| contabilitate sunt in original 2. Documente justificative 2.1 [Toate documentele justificative | aferente operatiunilor sunt inregistrate in contabilitate 2.2. |Documentele justificative sunt in | original si contin mentiunea ,, Program Operational _— pentru | | Pescuit 2007-2013” | 2.3 |Documentele justificative sunt Nis Observatii Pagina 1Nr. ert. | Obiectul verifica Expert | DA NU NA Comentarii, Observati intocmite conform _prevederilor legale 2.4 25 Se confirm’ realitatea documentelor justificative (copiile transmise la CRPOP sunt conforme cu originalul) Se respecta conditille generale de eligibilitate a —_cheltuielilor din cadrul proiectului? - s& fie mentionaté in lista\ Cheltuielile efectuate sunt incadrate corect pe capitolele din puget | Cheltuielile din cadrul proiectului sunt efectuate in limita bugetului Pagina 3Nr. te Obiectul verificari DA) NU |__[aprobat 2.8 | Cheltuielile efectuate se incadreaz’ In limitele/plafoanele procentuale stabilite prin contractul de | finantare 2.9 |Cheltuielile efectuate in cadrul/ proiectului sunt eligibile conform H.G nr. 442/2009 si Ordinului MAPDR 392/2009 pentru stabilirea regulilor de eligibilitate si a listei cheltuielilor eligibile_ in cadrul operatiunilor —_finantate prin Programul Operational _pentru Pescuit si Ghidului Solicitantului aferent propunerii de proiect? 3. Raportul de progres 3.1 | Informatiile cuprinse in raportul de | progres sunt complete 3.2 | Informatiile cuprinse in raportul de | |progres reflecté realitatea de pe teren 3.3 |Fisele de monitorizare aferente méasurii sunt corect completate 4. Informare si publicitate Sunt respectate regulile nationale i comunitare privind publicitatea 5. Alte aspecte 5.1 [exist modificdri la conditiile | initiale ale proiectului care nu au fost comunicate la timp. 5.2 |Beneficiarul asiguré un sistem Se | inregistrare si de depozitare corespunzatoare a documentelor proiectului (arhivare) 5.3 Au fost identificate — venituri generate de projectla data efectuarii_prezentei vizite la fata locypdfoulna Sy 5.4 Actlvele—corporale si _necorporale rezultates) dip implementarea proiectulai) indeplinesc cumulativ urmatoarele conditii: “csunt\e considerate active fidrtizabile - sunt achizitionate in conditii de piatd | - sunt incluse in categoria activelor __proprii ale Pagina 4Nr. crt. Obiectul verificai DA | NU| NA Observatii beneficiarului si sunt utilizate in exclusivitate in locatia in care a beneficiat de finantare Observatii Data. Data Verificat, Verificat, Expert 1 CRPOP Expert 2 CRPOP/extern Semnatura, Semnatura, in cazul in care se bifeazé col. NU, la obs. se vor trece masurile intreprinse in vederea corectéril (atunci cénd este posibil) sau anulrit cererii de rambursare, atunci cand este cazul. Primul expert al CRPOP care efectueaza verificarea bifeazd cu simbolul v iar al doilea expert CRPOP/extern care efectueaza verificarea bifeaz& cu simbolul vv. Pagina 5