1

PENGELOLA ADILAKSANA JASA KONVENSI,

PERJALANAN INSENTIF DAN PAMERAN
(Proffesional MICE Organizer)

Disajikan oleh Drs. Noersal Samad, MA (UI)

[1] PENGERTIAN ISTILAH
Sebagai pembanding drfinisi yang dipergunakan di dalam Keputusan
Menteri

Pariwisata,

Pos

dan

Telekomunikasi

No.

KM.108/HM.703/MPPt-91 tentang Usaha Jasa Konvensi, Perjalanan

Insentif dan Pameran, dibawah ini dikutipkan sejumlah definisi yang
diberikan oleh beberapa asosiasi MICE (Meeting, Incentive Travel and
Exhibition) yang berkedudukan di Eropa, Amerika dan Asia.

(1)

CORPORATE MEETINGS
This is a business oriented meetingwhich is one of the most
difficult to identify.

Corporate meetings are events organized

by a business company which may fall under the followint types

(a) Management and Professional Meetings (usually has less than 20
participants) with a duration of less than one day. Meetings
are informal and arranged conference-style with facilities for
display and presentation of data.

2
(b) Sales Meeting normally attended by some 50-100 participants
lasting for 2 to 3 days.

Sales meeting usually require both

formal and informal layouts with a good audio-visual facilities.

Small exhibits area may be utilized.
(c) Product

Launches

they

are

generally

for

invited

representatives mostly with attendance ranging from 50 to 200

or more Good handling and display equipment is essential
including special lighting and sound effect, meeting, press and
support services.
(d) Training Meetings-these are for small groups, which tens to
extend for over 3days. Meeting room requirements are flexible
which might require small breakout rooms as well as high
quality audio-visual equipment.

(e) Stockholders Meetings generally held once or twic e a year,

these events are for groups of 100 to 200 normally for one day
which includes a reception or one meal function.
SOURCE :

Conference and Exhibition Facilities, Fred Lawson, the

Architectural Press Ltd., London 1981

(2)

INCENTIVES
Incentives Travel is a modern management tool that motivates
sales people, dealers, distributors, customers and internal
employees of a business organization by offering rewards in the
form of travel for partivipation in achievement of goals and

3
objectives.

This type is oriented to pleasure and relaxation

with little (or no) business content.

Incentive travel is

generally regarded as a high yield market as compare to group

travel, in as much as the sponsoring company utilizes the event
to primarily increase wverall volume and boost morale and
goodwill of their staff.
SOURCE :

Incentive Travel Fact Sheet and Interview, Prepared in

Conjuction eith Incentive Marketing by the Society of
Incentive Travel Executives (SITE), New York, July 1985

Di bawah ini diberikan beberapa definisi yang digunakan oleh :

HONG KONG : Incentive trips are travel programmes put together by
companies for employees or agencies or dealers who
have achieved certain quotas. These are normally fully
or partially sponsored by that particular company.
PHILIPPINES : A modern management tool used to accomplished
uncommon business goals by awarding participants
extraordinary travel experience upon their attainment
of their share of goals.
SINGAPORE : Incentives travel refers to fully paid trips by the
company to reward or to motivate employees to
achieve extraordinary level of performance (which can
be either sales-related or non sales-related)

(3)

CONGRESS, CONVENTIONS, CONFERENCES

(1)

INTERNATIONAL CONVENTION

AACVB - A meeting which draws participants from two or more

continents.
IACVB - Convention Formal meetings usually sponsored by an
association for the purposes of exchanging knowledge
and information with and between its members.
Convention usually require overnight accommodation,
smaller conventions maybe called conferences.
ICCA -

A meeting which draws participants from the 5

continents of the world

IAPCO -

Meeting A general term including the coming

together of a number of people in one

place,

to

confer or carry out a particular activity. Frequently

can be an old asis or according to a set pattern, as
for instance Annual General Meetings, Committee
Meetings, etc.
CLC -

Conference Participatory meeting designed for

discussion,

fact

consultation.

finding,

problem

solving

and

Convention Assemblage of delegates

or representatives and members of an organization

convened for a common purpose
SITE -

Conference
discussion

Formal
and

meeting

interchange

of

for

consultation,

views;

usually

5
comprised of general sessions and smaller groups
meetings to plan, fact-find and solve problems
Congress-Commonly used European designation for
convention (mainly international in scope)
SOURCE:

International Congress Science, (Vol. 5E)

Union of International Association (UIA)

(4)

REGIONAL CONVENTION

AACVB

- A meeting which draws participants from two or more

countries from the Asian region and host country

IACVB

- A meeting held within a specifically defined Group of U.S

States, usually ones from which the organization draws
its membership.

Occasionally, a region will

include

Puerto Rico, U.S. Territories and Canadian Provinces

ICCA

- A meeting which draws participants covering more than

one country in a region e.g. Europe, Asia/Pacific.

(5)

NATIONAL OFFSHORE

AACVB

- A meeting which draws participats from one country and

has the potential and capacity to meet offshore; to
include bilateral meetings whose participants come from
one country, regardless of whether the country from
Asian region.

ICCA

(6)

- National meeting, taking place outside the Nation

TRADE SHOWS/FAIRS/EXHIBITION
(a)

Exhibition : a display which whatever its title, has its

principal purpose the education of the public; it may
exhibit the means a mans disposal for meeting the
needs of civilization, or demonstrate the progress
achieved in one or more branches of human endeavour,
or show prospects for the future.

An exhibition is

international when more than one state is invited to take

part in it.
(b)

Trade Fair : A fair is market to which manufactures or

certain enterprise of manufacturers are invited to
display, usually for a limited period of time, samples of
the goods they make and sell. The purpose of a fair is
not to educate its visitors, it is specifically designed to
facilitate and promote trade.

SOURCE :

Regulations Respecting International Exhibitions, International

Bureau of Exhibition (IBE) Paris, February 1989

(1)
IACVB

TRADE SHOWS
-Exhibitions that are usually sponsored by an organization
representing a specific industry group.

They are open to

members of that industry and may not be open to the general

7
public.

Trade shows are characterized by a gathering of

buyers who view exhibits or to see sellers.

CLC
(2)

- exhibit of products and services that is not open to the public.

EXHIBITIONS

IAPCO

-Static
mounted

display
for

of
the

products
purpose

or
of

promotional
public

materials

relations,

sales

and/ or marketing.
CLC

- Event at which products and services are displayed.

01.Konvensi/konferensi
Merupakan pertemuan sekelompok orang yang secara bersama
bertukar pengalaman melalui pembicaraan, mendengar dan belajar.
Sekelompok orang dapat terdiri dari 10 orang lebih.
Delegasi
Adalah para peserta (utusan), yang mewakili perorangan, asosiasi,
perusahaan, pemerintah dari dalam/luar negeri yang turut serta
menghadiri suatu konvensi.
Accompanying person :
Merupakan pendamping peserta konvensi
Spouse :

Adalah istri atau suami peserta konvensi yang turut serta

mendampinginya tetapi tidak dikategorikan sebagai delegate.
Bidding :
Suatu usaha mengajukan permohonan kepada suatu organisasi untuk
dipercayai/ditunjuk sebagai penyelenggara suatu konvensi.
Bid document :
Merupakan dokumen yang berisikan permohonan resmi untuk
ditunjuk sebagai penyelenggaran suatu konvensi.
Exhibitor :
Sebuah badan hokum, perorangan, sekumpulan orang yang
memamerkan hasil karyanya atau produk pabrik.
Supplier :
Suatu badan hokum, perorangan, sekelompok orang yang
menyediakan, memasok sarana wisata konvensi baik berupa
akomodasi, fasilitas konvensi, sarana liburan, perjalanan, rekreasi
atau barang cinderamata.
Host Country
Negara yang menjadi tuan rumah penyelenggaran konvensi

9
Audio Visual
Alat lihat dengar (peraga) yang dipergunakan sebagai sarana
komunikasi untuk menyampaikan informasi kepada hadirin guna
mempermudah pemahaman.
Decision Maker :
Pejabat yang berwenang menentukan/memutuskan waktu, tempat
beserta fasilitas yang diperlukan untuk penyelenggaraan dan
penunjukan PCO suatu konvensi.

Professional Conference Organizer (PCO) :

Suatu badan hukum, perorangan, sekelompok yang diberi tugas untuk
mensukseskan perencanaan, promosi, persiapan, penyelenggaraan,
penilaian dan pertanggungjawaban/penyelesaian suatu konvensi
secara professional.
Profesional Exhibition Organizer PEO) :

Suatu badan hukum, perorangan, atau sekelompok orang yang

bertugas merencanakan, mempersiapkan dan melaksanakan suatu
pameran secara professional.
Steering Committee :
Sekelompok orang ahli/pakar (sebagai Panitia Pengarah) yang
memberikan pengarahan semua kegiatan panitia (komite dan sub

10
komite) suatu konvensi supaya berdayaguna dan berhasil guna seperti
yang diharapkan
Organizing Committee :
Panitia pelaksanan yang terdiri dari sekelompok orang yang dipilih
melakukan kegiatan/tugas perencanaan, persiapan dan
penyelenggaraan suatu konvensi.
Sponsor :
Perorangan atau organisasi/perusahaan yang menyumbang
barang/uang/jasa untuk kesuksesan suatu konvensi
Social events :
Acara social yang disediakan untuk para peserta konvensi, termasuk
pendamping/spouse mereka
Official Events :
Acara resmi yang diberikan kepada para delegasi, termasuk
pendamping mereka
Technical Visits :
Kunjungan ke tempat-tempat yang ada kaitannya dengan
pekerjaan/profesi para peserta. Umpamanya : delegasi yang
berprofesi dokter mengunjungi rumah sakit, farmasi atau fakultas
kedokteran.

11

[2]

PERSIAPAN SUATU BID

Dokumen Bid berisi :

1)

Surat dari organisasi yang akan mensponsori konferensi.

2)

Pesan dari pejabat guna memperkuat Bid.

3)

Keterangan tentang fasilitas yang tersedia yang bias

dipergunakan untuk pelaksanaan konferensi.

4)

Perkiraan biaya penyelenggaraan konferensi.

5)

Program-program yang ditawarkan.

6)

Kemudahan-kemudahan yang bisa diberikan.

[3] PEMBENTUKAN PANITIA PENGARAH

Tugas-tugas panitia pengarah :
1)

Berusaha mendapatkan saran-saran atau/dan bantuan-bantuan

dari berbagai pihak, seperti :
a)

Perusahaan Penerbangan

b)

Pejabat Pariwisata

c)

Biro Convensi

d)

Konsultan Profesional

2)

Menentukan maksud dan tujuan konvensi

3)

Memperkirakan jumlah peserta

12
4)

Scientific/technical sessions

Pameran

Acara resmi dan social events

Acara untuk tamu pendamping dan delegasi

5)

Penentuan lokasi

6)

Penentuan Jadual

7)

Penyusunan anggaran sementara

8)

Pembentukan panitia pelaksana

SUSUNAN ORGANISASI PELAKSANA

[4]
a)

Menyusun secara keseluruhan

Panitia Pelaksana

Pengambil keputusan untuk semua bidang

Mempertanggungjawabkan pelaksanaan kebijaksanaankebijaksanaan yang telah ditentukan oleh Panitia Pengarah]

Membuat rencana tertulis mengenai kegiatan-kegiatan

Sekretariat dan panitia-panitia yang dibentuk

Mengawasi pekerjaan sekretariat

Memberi dan menerima rekomendasi dari masing-masing

panitia, mengesahkan atau mengubah, dimana perlu,
memantau agar pelaksanaannya benar.

13

Menerima dan mengevaluasi laporan perkembangan seluruh

kegiatan dari masing -masing panitia

b)

Bertanggung jawab atas bidang protokol

Mengkoordinasi semua kegiatan penyelenggaraan konferensi

Sekretariat

Menerima dan menanggapi semua surat-surat, fax, telepon

yang masuk

Membantu urusan kesekretariatan Panitia Pelaksana,

menghadiri dan membuat notula rapat serta menjalankan
keputusan-keputusan rapat yang termasuk tugas Sekretariat

Menjaga system dan prosedur kearsipan secara benar

Menyelesaikan urusan yang terkait dengan bank

Menyelesaikan urusan registrasi dan menyampaikan informasiinformasi yang diperlukan oleh masing-masing panitia

Menyediakan akomodasi untuk delegasi dan anggota panitia

yang berhak mendapatkan pelayanan ini

Menyiapkan tanda pengenal untuk panitia dan para delegasi

dan pendamping mereka

Mengumpulkan dan memasukkan semua bahan konferensi ke

dalam tas peserta

Melakukan registrasi di tempat konferensi

Mengatur kegiatan dan menyelenggarakan system prosedur

administrasi di meja pendaftaran

Melayani/memberikan informasi yang diperlukan peserta

Menyiapkan semua dokumen keuangan yang diperlukan untuk

pertanggungan jawab keuangan.

14

c) Panitia Pengaturan Konferensi

BIDANG FASILITAS

Fungsi dan Tanggung Jawab

1.

Menyiapkan dan melaksanakan rencana penjemputan dan

keberangkatan

2.

Bekerja sama dengan para pejabat bandara/tempat ketibaan,

seperti petugas Imigrasi, Pabean, Karantina dst.

3.

Mempersiapkan penggunaan ruangan VIP sesuai keperluan

4.

Memberitahukan anggota panitia yang terkiat mengenai

peraturan dan prosedur yang berlaku di bandara/tempat
ketibaan

5.

Mengatur penempatan dan penggunaan tempat penyambuatan

(hospitality desk) di bandara/tempat ketibaan

6.

Menunjuk para petugas beserta peralatan dan perlengkapan

yang diperlukan di tempat ketibaan

7.

Petugas yang ditunjuk di bandara/tempat ketibaan memberikan

bantuan yang diperlukan oleh para delegasi dan pendamping
mereka

8.

Mengadakan koordinasi dengan para petugas bidang

transportasi agar pengurusan

15

9.

penjemputan/pengantaran para VIP dan delegasi beserta

pendamping mereka berjalan lancar, aman, tertib dan tepat
waktu.

BIDANG AKOMODASI

Fungsi dan tanggung jawab

1.

Merundingkan dan memutuskan tariff akomodasi, fasilitas dan

perlengkapan yang diperlukan panitia dan para peserta
konvensi

2.

Menanda tangani kontrak sesuai dengan persyaratan terbaik

yang disepakati dengan pihak hotel/penyedia jasa

3.

Meminta penyedia jasa/hotel/venue memasang spanduk,

umbul-umbul, poster dan tanda tanda/petunjuk yang
diperlukan

4.

Mengatur perletakan tempat/meja informasi beserta peralatan

dan petugas yang ditunjuk

5.

Mengrekonfirmasi kebutuhan kamar, perlengkapan dan fasilitas

sesuai keperluan dengan penyedia jasa tepat waktu agar
terhindar dari kewajiban membayar uang pembatalan.

6.

Menangani pembagian kamar dan ruang-ruang sesuai keperluan

dan melaporkan kepada secretariat system dan prosedur yang
perlu ditindak lanjuti/diadministrasikan

16
7.

Melayani permintaan akomodai dan fasilitas para delegasi dan

pendamping

BIDANG TRANSPORTASI UDARA

Fungsi dan Tanggung Jawab

1.

Mengadakan negosiasi dengan pihak penyedia transportasi

udara agar bersedia ditunjuk sebagai sponsoring &
participating carriers dan memberikan kemudahankemudahan/fasilitas, seperti konsesi tiket gratis, potongan
tariff (discount), jatah barang lebih, penyediaan tempat duduk
sesuai dengan waktu yang diminta serta membantu
mempromo sikan acara yang ditawarkan

2.

Menempatkan petugas di hotel/tempat penyelenggaraan

konvensi guna membantu keperluan peserta

3.

Mengusahakan adanya check-in counter di tempat yang

berdekatan dengan tempat penginapan para delegasi.

01)

BIDANG TRANSPORTASI DARAT

Menyediakan angkutan antar jemput ke dan dari hotel ke lokasi

konvensi dan acara-acara yang telah dijadwalkan (official,social,
technical visit and tour programmes)

02)

Mempersiapkan jadwal angkutan yang dibagi-bagikan dan yang

diletakkan di tempat-tempat strategis guna diketahui para delegasi

03)

Menyediakan angkutan yang diperlukan panitia, VIP dan wartawan

yang terdaftar

17

BIDANG WIDYA WISATA

Fungsi dan tanggung jawab :

1.

Merencanakan, menyiapkan dan menyelenggarakan tur yang

dijadwalkan untuk para delegasi, VIP dan pendamping mereka

2.

Menunjuk ground/tour operators yang membantu para

delegasi menguruskan keperluan perjalanan/tur mereka

3.

Memantau mutu penyelenggaraan kunjungan dan acara-acara

tur yang terjadwal atau yang diminta para delegasi

d) Panitia Promosi dan Publisitas

Fungsi dan tanggung jawab
1.

Memberikan rekomendasi kepada Panitia Pelaksana mengenai

banyaknya bahan-bahan cetakan, rencana pencetakan,
penggunaan dan pendistribusian

2.

Menyiapkan daftar perkiraan biaya yang diperlukan guna

dimasukkan ke dalam anggaran pengeluaran induk

3.

Mengatur penyediaan convention letterheads

4.

Menyiapkan daftar alamat yang akan dikirimi bahan-cetakan

konvensi

18

5.

Menggandakan/mencetak formulir-formulir, bahan-bahan

informasi dan promosi sesuai kebutuhan

6.

Mengatur pendistribusian bahan-bahan informasi dan promosi

sesuai rencana dan jadual

7.

Memelihara hubungan baik dengan media cetak dan elektronik

dan perusahaan percetakan

8.

Merekomendasikan petugas/pejabat hubungan masyarakat

profesioanl sesuai keperluan

9.

Menyiapkan press release dan press conference sesuai

keperluan dan jadual yang telah ditetapkan

10. Mengatur pembayaran atas tagihan-tagihan berdasarkan

anggaran dan/atau persetujuan yang berwenang
e)

Panitia Urusan Keprotokolan

Fungsi dan Tanggung Jawab
1.

Menjamin delegasi dari Negara yang dilarang masuk ke

Indonesia akan diperlakukan sama seperti delegasi dari Negara
sahabat sesuai dengan arahan dan aturan petugas imigrasi dan
keamanan

2.

Mengadakan koordinasi dengan Sekretariat agar kelancaran

protokol terjamin setiap waktu dan sesuai dengan ketentuanketentuan mengenai perlakuan/martabat pejabat/delegasi
khusus

19

3.

Menjamin perlakuan yang sama terhadap semua peserta

konvensi

4.

Mempersiapkan dan melaksanakan rencana kedatangan

tamu/pejabat penting

5.

Bersama Panitia Pengatur Penyelenggara Konferensi

mengkoordinasikan acara penerimaan dan keperluan para
undangan penting

6.

Melaksanakan tugas-tugas lain yang ada kaitannya dengan

bidang ini

f)

Panitia Urusan Keamanan

Fungsi dan Tanggung Jawab
1.

Menentukan ruang lingkup/tanggung jawab/wewenang

keamanan

2.

Mengatur jadual petugas keamanan

3.

Merencanakan pengawalan delegasi penting di jalan raya

4.

Menjamin dan memantau keamanan para peserta konvensi,

pendamping dan undangan setiap saat

5.

Melaksanakan tugas-tugas tambahan yang ada kaitannya dengan

bidang keamanan

20
g)

Panitia Program Sosial

Fungsi dan Tanggung Jawab

1.

Merencanakan semua acara social di luar acara konferensi

untuk para delegasi, pendamping dan undangan khusus

2.

Melaksanakan acara social seperti yang tercantumdi dalam

daftar acara

3.

Mengawasi kegiatan-kegiatan, pertunjukan/hiburan danmenu

untuk semua acara resmi

4.

Merencanakan dan mengatur cocktail, makan malam dan

hiburan/kesenian untuk para pimpinan delegasi/pengurus
organisasi

5.

Bekerja sama dengan para sponsor yang membantu pengadaan

barang-barang, makanan dan minuman, hadiah serta fasilitasfasilitas yang meringankan beban biaya panitia

6.

Menyiapkan daftar peserta dan tamu resmi

7.

Bekerja sama dengan Sekretariat dalam penyebaran undangan

8.

Melaksanakan tugas-tugas lain yang terkait dan merupakan

tanggung jawab bidang ini

h)

Panitia Urusan Keuangan

21
Fungsi dan Tanggung Jawab
1.

Menjamin penyediaan dana sesuai dengan rencana dan program

yang telah disetujui

2.

Membentuk system dan prosedur penerimaan dan pengeluaran

uang yang harus ditaati oleh semua panitia

i)

3.

Mengawasi pelaksanaan administrasi keuangan

4.

Membentuk dan mengawasi sistem pembukuan

5.

Memeriksa semua pengeluaran dan pemasukan

6.

Menyerahkan laporan keuangan kepada Ketua Panitia Pelaksana

7.

Melaksanakan semua tugas yang terkait dengan bidang ini

Panitia Program Teknis

Fungsi dan Tanggung Jawab
1.

Merancang, memutuskan dan melaksanakan bidang-bidang yang

dijadikan pokok bahasan utama dan topic-topik khusus (major
subject areas and specific topics) dalam program konvensi

2.

Menentukan nama-nama speakers, session c hairman, panelist

dan peserta yang diharapkan

3.

Pengaturan format masing-masing sidang beserta fasilitas yang

diperlukan

22
4.

Menyusun acara kunjungan teknis yang dilaksanakan selama

konvensi

5.

Mempersiapkan daftar perkiraan biaya/pengeluaran yang akan

dimasukkan ke dalam Anggaran Induk

6.

Mengadakan hubungan dengan speakers, chairman, dan lainlain

7.

Mengingatkan batas waktu penyerahan kertas-kertas kerja

kepada speakers, memberikan pengarahan mengenai kertas
kerja yang diharapkan, dan menggandakannya tepat pada
waktu yang telah diputuskan

8.

Meminta para pembicara menyerahkan daftar

alat/perlengkapan (audio-visual aids) yang diperlukan mereka
sewaktu presentasi

9.

Memelihara hubungan tetap dengan para penyedia jasa agar

mereka mengetahui perkembangan dan kebutuhan konvensi
yang harus mereka sediakan sesuai dengan permintaan panitia

10.

Merencanakan penyewaan alat-alat/perlengkapan seseuai

dengan jadual kebutuhan konvensi

11.

Membuat ringkasan/inti sari/rumusan hasil sidang yang akan

disampaikan kepada para peserta yang berhak dan tepat waktu

j)

Panitia Pameran
Fungsi dan Tanggung Jawab

23
1.

Merekomendasikan penunjukan penyelenggaran pameran

professional (professional exhibition organizer)

2.

Mendapatkan denah lokasi pameran dan tarif sewa

3.

Mengusulkan pembagian ruang pamer, biaya dan persyaratan

yang harus dipenuhi oleh peserta pameran

4.

Membuat anggaran pendapatan dan pengeluaran

5.

Membicarakan dengan penyelenggara pameran (PEO) dan

penyedia jasa lainnya segala sesuatu yang perlu disiapkan guna
mensukseskan pameran itu.

6.

Merencanakan negosiasi dengan pengelola tempat pameran,

penyedia jasa dan perlengkapan pameran untuk pembuatan
kontrak kerja

7.

Mengadakan kontrak kerja dengan perusahaan periklanan

8.

Menyebar-luaskan informasi dan bahan-bahan promosi pameran

dan membuat prediksi jumlah peserta pameran

9.

Menyususn dan membuat perjanjian/kontrak secara rinci

dengan para peserta pameran

10.

Menyusun jadual pelaksanaan pameran secara lengkap dan

dikoordinasikan dengan semua panitia yang terkait guna
mencegah terjadinya bentrok waktu

PROFESSIONAL CONFERENCE ORGANIZER

24

Professional

Conference

Organizer,

yang

dipendekkan

sebagai

PCO,

mengemban beberapa fungsi yang berspesialisasi tinggi, baik secara teknis

maupun eksekutif. PCO, yang bertindak sebagai konsultan bagi organisasi
yang berkonferensi, harus memiliki kepribadian yang kuat dan mempunyai
ilmu, pengalaman, penalaran, dan wawasan yang luas serta mendalam.
Pengalaman menangani rapat-rapat, seminar, kongres, konferensi dan
sejenisnya sangat diperlukan agar dia mampu menangani berbagai masalah
yang pelik dan rumit, sehingga seluruh pekerjaan yang dipercayakan kepada
PCO yang bersangkutan bias terlaksana sebaik-baiknya, sesuai dengan
keinginan pemberi kerja.]
Di bawah ini diberikan beberapa definisi PCO yang dibuat oleh beberapa
asosiasi yang terkenal :
IAPCO :

Any company engaged exclusively or principally, and on a

permanent basis, in the organization of all services required
for the preparation and running of an international meeting.

MPI :

Those who are actively engaged in planning and managing

meetings for the firm or organization by which they are
employed, and those individuals who provide consulting
services to client solely for the purpose of planning and
conducting meetings and who receive no compensation except
from their clients.

ICCA :

Companies or individuals who provide full service in the

organization of national and international congress, convention
and / or exhibition events. Travel agents are excluded.

25
PCB :

Any person, natural or judicial whose principal activity or

business is to organize, promote, manage and/or arrange the
holding of national/international congress and/or convention in
the Philippines, including provision of supportive of staff
services, for a fee or lawful consideration.

Masalah jalannya sidang-sidang dan kandungan ilmiah program (technical or

content of the programme) tetap menjadi urusan/ tanggung jawab organisasi
yang bersangkutan, sedangkan PCO bertindak sebagai administratur kongres
tersebut.

KEPRIBADIAN DAN KEMAMPUAN PCO

Seorang PCO harus mempunyai kepribadian dan kemampuan yang baik. Dia
harus :
01.

Mempunyai motivasi, disiplin diri yang tinggi (tepat waktu, penuh

tanggung jawab, taat azas, tekun dan tidak gampang menyerah) dan
integritas (berkata tidak bohong, berjanji tidak mungkir dan diberi
amanat tidak khianat).

02.

Mudah bergaul dengan segala umur dan tingkatan (kaya maupun

miskin).

03.

Bersifat terbuka (extrovert).

04.

Senang melayani orang dan selalu berusaha agar orang yang

dihadapinya/dilayaninya merasa diperhatikan/dihargai, yang membuat
orang yang bersangkutan puas, ingin kembali berhubungan dengan
PCO tersebut (menghasilkan repeat dan profitable business), dan
menjadi langganan tetapnya (regular customer).

26

05.

Mampu mengutarakan pendapat secara meyakinkan (forcefully and

convincingly) dengan bahasa yang baik (mudah dimengerti) dan benar
(mengikuti kaidah kaidah bahasa yang betul).

06.

Selalu teratur dan segala benda atau sesuatu yang dimilikinya, yang
dipinjamnya atau yang diurusnya selalu pada tempatnya.

07.

Jujur terhadap diri sendiri dan terhadap orang lain.

08.

Mampu mengadakan analisa secara ilmiah dengan penalaran yang

tinggi.

09.

Mampu membagi bagi tugas dan tanggung jawab bawahannya atau

semua orang yang membantunya.

10.

Mampu memecahkan masalah dan mengambil keputusan yang tepat

dan benar (accurate) secara cepat (promptly).

11.

Selalu berusaha mengambil inisiatif dengan penuh tanggung jawab

(well-calculated risk taking) dan tidak bersifat menunggu perintah
(proactive).

12.

Mempunyai

prakarsa-prakarsa / terobosan-terobosan yang baru

(creative) dan mampu mengadakan perbaikan-perbaikan (innovative)

atau perubahan-perubahan yang diperlukan.
13.

Mampu

membuat

perumusan-perumusan,

rancangan-rancangan,

system dan prosedur kerja yang efficient dan effective.

27
14.

Mampu

mengambil

tindakan

preventif,

adaptif

dan

korektif

berdasarkan perencanaan yang matang (contingency action plan).

15.

Tidak mudah panic dan/ atau putus asa di dalam keadaan yang
bagaimanapun.

16.

Bersifat lentur (flexible).

17.

Mempunyai dedikasi yang tinggi.

18.

Terus

menerus

belajar

dan

meningkatkan

kemampuan

serta

ketrampilan, sesuai dengan kemajuan zaman, (being well-educated,

thoughtfull, reliable, skillful/competent and up to date), yang dapat
menunjang keberhasilan pekerjaan dan kehidupannya.
19.

Bersikap positif (positive thingking/mental attitude) dan bersedia

membagi

pengetahuannya

dengan

orang

lain,

sebagai

guru/instruktur/trainer yang baik.

20.

Selalu bersikap sopan santun (courteous), dewasa (mature enough to

make good judgement), dengan mendahulukan rasio (logic), bersikap
tenang dan mampu mengendalikan perasaan (calm with well
controlled emotion), diplomatis, penuh perhatian (attentive at all
times) serta tidak mudah marah (bad temper), dst.

21.

Bersedia dan mampu bekerja 20 jam sehari, bila diperlukan, dan

mempunyai daya tahan tubuh (stamina) yang baik.

Sehubungan dengan jaringan kerja (networking) atau hubunga luas yang

dimiliki

tempat

PCO

bekerja,

pakar

MICE

menekankan

pentingnya

mengembangkan dan memelihara citra (image) PCO dan citra perusahaan,

yang dipercayakan kepadanya, untuk melaksanakan semua kegiatan/tugas

28
sesuai dengan rencana dan kontrak yang telah disepakati bersama, sehingga
dapat memberikan manfaat dan kepuasan kepada semua pihak.

PENDIDIKAN FORMAL
Penguasaan bahasa asing, terutama bahasa Inggris, merupakan prasyarat
(prerequisite) yang tidak bias ditawar-tawar oleh siapapun yang ingin
menjadi PCO yang baik, disegani, dihargai, dihormati dan sukses.
Pengaplikasian Ilmu Jiwa Terapan (applied psychology), komunikasi,
kebudayaan (Lintas budaya/cross culture), ekonomi, hukum, manajemen
dan sosiologi ke dalam pekerjaan sehari-hari PCO akan sangat membantu
dan memudahkan serta memperlancar pelaksanaan tugasnya sehari-hari
karena bidang jasa ini mengharuskan adanya kerja sama yang baikm
berdasarkan saling pengertigan (mutual understanding) yang mendalam atas
semua orang yang dihadapinya atau mitra kerjanya.
Pemilikan ijasah saja belumlah cukup.

Manfaat ijasah tersebut harus

dibuktikan dalam kehidupan sehari-hari, baik di kantor maupun di luar

kantor tempat PCO bekerja. Masters Degree in Business Management of
related fields, atau minimal Bachelors Degree in Marketing, Tourism, Mass
Communication, Behavioural Science or other related courses sangat
dianjurkan untuk dimiliki oleh PCO yang akan menangani segala bentuk
pertemuan nasional dan internasional
Kendatipun demikian, berhasil tidaknya seorang PCO ditentukan oleh
dirinya sendiri. Dialah yang bisa menilai kelebihan dan kekurangan dirinya.
Dialah yang akan mengaplikasikan teori SWOT.
Penilaian kantor dan pribadi PCO dibagi atas 4 bagian :
1.Latar belakang pendidikan25%

29
2.Kepribadian (personality)..25%
3.Pengalaman (track record)25%
4.Jaringan kerja perusahaan (Personal and ComPany Network )..25%

PENINGKATAN PENGETAHUAN PCO

Pakar MICE Management asing yang memberikan kursus dan seminar di
Indonesia sering menganjurkan PCO Indonesia agar aktif meningkatkan
pengetahuan teori dengan rajin membaca dan belajar serta praktek (on the
job training) melalui kursus-kursus atau seminar mengenai MICE seperti
yang diadakan oleh :
1.

American Society of Association Executives (ASAE)

2.

Executive Development Institute for Tourism (EDIT)

3.

International Association of Professional Congress Organizer

(IAPCO)

4.

International Congress and Convention Association (ICCA)

5.

International Congress Institute (ICI)

6.

Pasific Asia Travel Association (PATA)

7.

Professional Convention Management Association (PCMA)

8.

Society of Incentive Travel Executives (SITE)

9.

Union Des Foires Internationales (UPI)

30

10.

Society of Indonesia Professional Conference Organizers (SIPCO)

Kursus yang diadakan oleh IAPCO kelihatannya lebih komprehensif

dibandingkan dengan kursus sejenis yang diadakan oleh organisasi
tersebut di atas.

Mungkin karena biaya, yang dikenakan oleh IAPCO

kepada penyelenggara dan peserta kursus relatif tinggi, turut pula

mempengaruhi mutu pendidikan yang disajikan mereka.

FASE PENGEMBANGAN PCO DI INDONESIA

[A]

Pada tahap pertama, Pemerintah bertindak sebagai PCO. Tidak

jarang Pemerintah membentuk panitia sendiri, yang anggotanya
terdiri dari karyawan dan pejabat yang ditunjuk.

Penunjukan

mereka kadang-kadang berdasarkan kedudukan dan mereka sering

tidak bisa melaksanakan tugasnya sebagaimana yang diharapkan
disebabkan berbagai alasan.

Jumlah anggota panitia sering

melebihi jumlah yang seharusnya, sehingga memberi kesan tidak

efisien dan boros.

Sebagian anggota panitia bekerja acuh tak

acuh, kurang bertanggung jawab, kurang patuh karena alasan

imbalan keuangan yang tidak memadai atau tidak sampai kepada
yang berhak. Sebagian dari mereka hanya bertugas berdasarkan
perintah,

mereka

tidak

mempunyai

inisiatif

dan

kurang

berprestasi.
Kadang-kadang pihak kontraktor mengalami kerugian karena
setelah pertemuan.konferensi selesai dan panitia dibubarkan,
mereka tidak berhasil menagih atau tidak tahu mau menagih
kemana dan kepada siapa.

Kejadian-kejadian di atas turut

mempengaruhi keberhasilan suatu pertemuan/konferensi yang

diadakan, apalagi kalau para kontraktor menjadi was-was atau
ragu-ragu untuk berpartisipasi secara penuh.

31

[B]

Tahap Kedua Pelaksanaan satu proyek dibagi-bagikan kepada

beberapa PCO. Dengan cara begini, Pemerintah berperan sebagai
pelindung dan pendidik PCO agar mereka mempunyai pengalaman
yang

cukup

untuk

menjadi

benar-benar

professional

yang

kemudian berkembang menjadi PCO yang andal (reliable &

trustworthy) dan mandiri.
instansi

pemerintah

dan

Setiap organisasi, departemen atau

swasta

yang

akan

mengadakan

pertemua/konferensi dianjurkan menggunakan jasa PCO dengan

imbalan keuangan (professional fees) yang pantas, agar PCO bisa
cepat mengembangkan profesinya dan diakui serta dilindungi
keberadaannya sebagai pembayar pajak yang taat.
[C]

Tahap ketiga Beberapa PCO membentuk konsorsium dan mereka

mengatur pembagian pekerjaan yang akan dilaksanakan.

Kerja

sama yang erat diantara merekalah yang bisa membuahkan hasil,

sebagaimana diharapkan pemberi kerja/pengguna jasa. Persaingan
tidak sehat harus ditiadakan, apalagi niat untuk menghancurkan
salah satu diantara mereka jangan sampai ada.

Kecenderungan

stereotyping, ethnocentrism dan sikap saling curiga-mencurigai

(prejudice) atas dasar apapun harus dihapuskan dari pikiran setiap
PCO. Kearifan pemberi kerja sangat dituntut agar mereka benarbenar bekerja dengan teamwork yang kompak.
[D]

Tahap keempat Setiap PCO sudah mandiri secara penuh. Mereka

mampu melaksanakan semua kegiatan/tugas sendiri, walaupun
mega event (5000 peserta lebih) sekalipun

URAIAN TUGAS PCO

IAPCO memberikan uraian tugas PCO sebagai berikut :

32

04)

Menyarankan kepada pemberi kerja agar tujuan kongres dirumuskan

secara lengkap dan jelas, supaya semua rencana persiapan dan
pelaksanaan kongres tersebut bisa disusun secara rapi.

05)

Memberikan saran-saran berkenaan dengan pajak dan/atau bea yang

harus diperhitungkan dalam anggaran kongres.

06)

Menyiapkan dan menyampaikan garis besar rencana dan program

pendahuluan yang didasarkan atas jumlah peserta yang diharapkan
hadir, tempat, lamanya dan tanggal pelaksanaan kongres, serta halhal yang penting lainnya.

07)

Menyusun dan menyampaikan rancangan anggaran pendapatan dan

pengeluaran

kongres

secara

rinci

berdasarkan

pengalaman-

pengalaman dan pengetahuan PCO yang menerima kerja.

Uang

registrasi per peserta bisa ditentukan setelah disepakatinya jumlah

anggaran kongres, mungkin setelah beberapa kali pembicaraan dan
pengkajian mengenai perubahan-perubahan usul anggaran yang
diajukan PCO tersebut.

08)

Membuka rekening bank untuk kongres, mengelola termasuk

menyusun laporan uang masuk dan keluar, berdasarkan anggaran,
system & prosedur pembukuan (accounting system & procedures)
yang telah sama-sama disepakati antara PCO dan Pemberi kerja.

09)

Mempersiapkan semua kelengkapan dan kebutuhan kantor, ruang

sidang, para utusan dan pendamping peserta kongres (delegates, codelegates, spouses and accompanying persons) sebelum, selama
berlangsung, dan sesudah kongres (setelah semua pertanggungan
jawab yang dibuat PCO disetujui oleh pemberi kerja).

33

10)

Bertindak sebagai penasehat administrasi bagi panitia penyelenggara

setempat

(national

congress

committee)

sejak

permulaan

perancangan persiapan program teknis atau ilmiah kongres sampai

selesainya laporan pelaksanaannya.

11)

Mengatur prosedur registrasi, termasuk pemrosesan blanko isian

registrasi, penerimaan uang registrasi beserta pembukuannya, dan
konfirmasi yang diperlukan pendaftar sera korespondensi mengenai
segala sesuatu yang ada kaitannya dengan pengaturan kongres itu.

12)

Mengatur penugasan staf bahasa asing (multi-lingual staffing) selama

kongres, agar kelancaran pelaksanaan kongres diperhatikan sampai
ke hal yang sekecil-kecilnya, sehingga para peserta kongres betulbetul merasakan kenyamanan dan kenikmatan pelayanan yang
memberikan kepuasan kepada para peserta, pendamping dan
undangan/tamu penting yang hadir.

13)

Mengatur antar-jemput para peserta kongres, VIP, sejak mulai tiba

di tempat (kota) kongres sampai waktu mereka meninggalkan
tempat tersebut. Mereka harus diberi petunjuk selengap mungkin
agar

mereka

paham

betul

bagaimana

caranya

mempergunakan/memanfaatkan trasportasi yang diperlukan mereka,

baik

yang

disediakan

oleh

Panitia

Penyele nggara,

maupun

transportasi umum setempat.

14)

Menguruskan penyelesaian semua masalah yang timbul ketika

kongres berakhir, termasuk pertanggungan jawab penerimaan dan
penggunaan uang yang dipercayakan kepada PCO mengaturnya. PCO
berusaha

mengingatkan

Panitia

Pelaksana

selama

kongres

berlangsung sedemikian rupa sehigga mereka bisa terbebas dari

34
kewajiban menyelesaikan beban keuangan sesudah kongres berakhir
berkat adanya pengendalian keluar masuknya uang yang dipakai
berkongres.
15)

Menguruskan pemesanan hotel dan kebutuhan akomodasi lainnya

dengan mengusahakan harga terbaik dan beberapa kategori harga
serta mengalokasikan akomodasi sesuai dengan kebutuhan.

16)

Mengadakan dan memantau semua persiapan di tempat kongres,

termasuk negosiasi mengenai kontrak yang mencakup jumlah
ruangan yang akan dipergunakan lengkap dengan segala fasilitas
yang diperlukan seperti alat pengatur hawa, pengatur lampu-lampu,
ventilasi, akustik, pengeras suara (microphone and public address
system), perlengkapan audio -visual, penterjemah, kantor panitia,
kamar-kamar, makan-minum para delegasi, fasilitas penerimaan dan
registrasi,

telepon,bank,

bunga/taman,

lapangan

parkir

dan

seterusnya.
17)

Mengatur pembuatan draft, pencetakan, penerbitan dalam bahasa

tertentu dan mengirimkan/membagi-bagikan kepada para calon
delegasi, tepat pada waktunya, pengumuman, formulir pendaftaran,
acara, daftar peserta, makalah dan hasil/rumusan sidang, surat
edaran, dll.

18)

Mengatur penyelenggaraan pameran yang ada kaitannya dengan

kongres.

19)

Kalau diminta, juga bertindak sebagai konsultan urusan perjalanan

peserta kongres termasuk masalah imigrasi, pabean dan karantina.

35
20)

Mengatur

hal-hal

yang

berhubungan

dengan

kewartawanan,

kehumasan dan kegiatan promosi kongres melalui media cetak,

elektronik

dan

saluran-saluran

yang

bisa

dikaitkan

dengan

penyelenggaraan kongres.
21)

Mengatur acara hiburan, rekreasi, jamuan (functions, theme parties

and other social events) untuk para utusan dan pendamping mereka.
Dalam hai ini, pengetahuan, pengalaman dan pergaulan PCO yang
luas akan sangat membantu dan menentukan keberhasilan semua
program tersebut di atas.

Kerja sama yang rapi, terpadu dengan penuh pengertian dan kebersamaan
antara

PCO,

sebagai

project

manager,

dengan

panitia,

sebagai

penengah/pengambil keputusan dan dengansemua pihak yang terlibat dalam

mensukseskan suatu konvensi atau kongres yang dilaksanakan, merupakan
hal yang sangat mutlak adanya. Dengan adanya kerjasama yang demikian
baru semua beban berat terasa menjadi ringan dan pemberi kerja bisa
bernafas lega penuh kepuasan.

PELUANG BISNIS YANG TERKAIT DENGAN PCO

01.

Transportasi

02.

Akomodasi

03.

Perusahaan Promosi/Periklanan

04.

Percetakan

05.

Media Cetak

06.

Media Elektronik

07.

Agen Perjalanan

08.

Biro Perjalanan Wisata

09.

Pengelola Atraksi Wisata

36
10.

Usaha/Toko Cinderamata

11.

Perusahaan Hiburan (entertainer, show business)

12.

Bank

13.

Juru Foto, Video

14.

Perusahaan Kesekretariatan(business 7 secretarial service)

15.

ahli Dekorasi

16.

Perusahaan bunga

17.

Perusahaan Jasa Boga

18.

Tempat Penyelenggaraan Pertemuan (venue)

19.

Telekomunikasi

20.

Ekspedisi, titipan Kilat

21.

Perusahaan/took alat tulis Menulis

22.

Tukang Jahit

23.

Penyedia/Kontraktor alat-alat Konvensi dan Pameran

24.

Penyedia Tenaga Kerja (supporting personnels / placement

agency)

25.

Perusahaan Asuransi

26.

Asosiasi Pembicara (speakers association)

27.

Pusat Perbelanjaan

28.

Perusahaan Humas (PR. & sponsor Agency)

29.

Asosiasi-asosiasi, instansi pemerintah dan swasta

PROSEDUR PERIZINAN
1.

Para

penyelenggara

konferensi

Pemberitahuan/Permohonan

Ijin

wajib

mengajukan

Penuelenggaraan

Kepada Kepala Kepolisian Republik Indonesia

Kepala Kepolisian Republik Indonesia
Up. Kepala Dinas Intelejen dan Pengamanan Kepolisian

Surat

Pertemuan

37
Jl. Trunojoyo 3, Kebayoran Baru, Jakarta selatan
2.

Tembusan surat permohonan tersebut ditembuskan kepada :

1.1.

Direktur Jenderal Pariwisata

Up. Kepala Direktorat Bina Usaha Jasa Pariwisata
Jl. Medan Merdeka Barat 16-19
Jakarta 1010
Kantor ini akan memberikan rekomendasi yang ditujukan
kepada MABES POLRI

1.2.

Direktur Jenderal HUBSOSBUDPEN Departemen Luar

Negeri, Jl. Pejambon raya No. 7, Jakarta Pusat

1.3.

Kepala BAKIN
Jl. Rajawali Timur Raya
Kalibata, Jakarta Selatan

1.4.

Kepala B.I.A.
Jl. Raya Kalibata
Jakarta Selatan

1.5.

KAPOLDA Metro Jaya

Jl. Gatot Subroto,
Jakarta Selatan

1.6.

KAPOLDA, tempat event (acara) dilaksanakan.

1.7.

Departemen yang membawahi ACARA tersebut.

38
3.

Surat Permohonan Izin tersebut di atas harus dilengkapi :

3.1.

Fotokopi KTP Penanggung Jawab/Ketua Panitia.

3.2.

1 (satu) lembar pasfoto Penanggung jawab /Ketua.

3.3.

Susunan Panitia Penyelenggara.

3.4.

Fotokopi AD/ART dan/atau Akte Pendirian Organisasi

Penyelenggara.

4.

3.5.

Daftar Nama Pembicara dan Judul Makalahnya.

3.6.

Daftar Nama Calo n Peserta dan asal daerah/Negara.

3.7.

Buku Pemberitahuan/brosur mengenai acara tersebut.

Dasar hukum perizinan konvensi di Indonesia.

4.1.

Undang-undang No. 13/1961.

4.2.

Undang-undang No. 5/PNPS/1963

4.3.

Pasal 510 Kitab Udnang-undang Hukum Pidana

4.4.

Radiogram KAPOLRI No. Pol 1364 rdg/1963 tanggal 27

Juli 1963.

PERIZINAN PARA PESERTA

1.

Peserta

kongres

berkewarganegaraan

asing

yang

negaranya

disebut dalam Keppres No. 15 tahun 1993, jo. Keputusan Menteri

Kehakiman republic Indonesia No. M. 01.02-Thn 1993, dibebaskan
dari kewajiban memiliki visa.
2.

Bagi warga Negara asing di luar ketentuan di atas diperlukan izin

dari Pemerintah Republik Indonesia, melalui :
2.1.

Departemen Pertahanan dan Keamanan

Asisten Intelijen

39

2.2.

Badan Koordinasi Intelijen Negara

Departmen Luar Negeri c.q. direktorat Pengamanan

Hubungan Luar Negeri

PERIZINAN BARANG BAWAAN

Barang-barang bawaan para peserta konvensi untuk peragaan selama
konvensi berlangsung diperlukan izin dari :
1.

Kejaksaan Agung Republik Indonesia

2.

Barang Cetakan, Film dan Bahan Audio-Visual lainnya

Departemen Keuangan Republik Indonesia c.q. Direktorat Jenderal

Bea & Cukai untuk :

3.

Alat-alat peraga dan perlengkapan lain yang akan di-re-export.

Bahan-bahan promosi yang akan dibagi-bagikan

Departemen Penerangan Republik Indonesia untuk :

Film keperluan promosi selama kegiatan konvensi.

PERIZINAN LAINNYA
1.

Departemen Perdagangan Republik Indonesia untuk :

2.

Penyelenggaraan Pameran Internasional

Pemerintah Daerah Setempat untuk :

40

Pemasangan poster, spanduk, alat komunikasi massa, visual dan

lain-lain.

3.

Departemen Penerangan Republik Indonesia untuk :

Kegiatan Pers asing yang meliput kegiatan konvensi.

ANJURAN-ANJURAN DAN HIMBAUAN

1.

Instansi Pemerintah dan/atau swasta berusaha mengundang para

pengambil

keputusan

(decision

makers)

organisasi

yang

biasa

mengadakan konvensi/konferensi internasional ke Indonesia untuk

melihat fasilitas MICE Indonesia dan yakinkan mereka bahwa PCO
Indonesia mampu menangani konvensi mereka. Kalau memungkinkan,
usahakan kunjungan mereka bertepatan dengan pelaksanaan konvensi
internasional di sini dan mereka diberi kesempatan untuk meninjau
pelaksanaannya.
2.

Setiap PCO seyogyanya mempunyai project Management Plan dan

didokumentasikan dengan baik. Setelah pelaksanaan suatu konvensi,
telitilah project management plan tersebut sehingga diketahui titiktitik

lemahnya

untuk

diperbaiki

serupa/sejenis yang akan dating.

dan

digunakan

pada

konvensi

Susunlah terminal report, yang

nantinya bisa dijadikan manual dan sebagai pegangan/pedoman bagi

staf pelaksanan konvensi PCO yang bersangkutan.
3.

Bagi PCO yang ingin menjadi anggota organisasi PCO Internasional,

hadirilah seminar mereka.
pengurusnya.
undanglah

Jalinlah hubungan baik dengan anggota

Kalau hubungan pribagi telah terjalin dengan baik,

anggota

pengurus

yang

menentukan/berpengaruh

memutuskan diterima tidaknya anda sebagai anggota. Mereka harus

41
bisa anda yakinkan bahawa anda sebagai PCO benar-benar dapat
membuktikan kemampuan dan ketrampilan anda mengurus konvensi
yang sedang mereka tinjau secara memuaskan/meyakinkan.
4.

LKU supaya dikerjakan dan dikirimkan kepada Ditjen Pariwisata. Agar

perusahaan jasa konvensi menyadari betapa pentingnya pengisian dan
penyampaian LKU tersebut, mereka perlua mendapat penataran untuk
menanamkan pengertian dan kesadaran bahwa data yang terkumpul
akan

dijadikan

alat

untuk

menyusun

rencana

pengembangan,

pembinaan dan pemasaran industri MICE kita. Perasaan was-was bahwa

LKU tersebut tidak akan diproses oleh petugas Ditjen Pariwisata
sebagaimana mestinya harus dihilangkan. Dengan demikian, pengertian
dan persepsi yang sama mengenai industri MICE kita benar-benar
terwujud.
5.

Berdasarkan analisa laporan yang dibicarakan dalam AACVB meetings di

Bali

dapat

disimpulkan

bahwa

Indonesia

bisa

mempergunakan

kelebihannya dari Negara-negara anggota AACVB lainnya sebagai alat

promosi. Mungkin kekeliruan telah terjadi pada pendefisian istilah
yang menyebabkan seolah-olah Indonesia masih berada di bawah para
anggota AACVB dari Hong Kong, Malaysia, Singapura dsb. Kekeliruan
definisi ini, kalau memang ada, harus segera dibetulkan supaya petugas
BPS bisa bekerja dengan benar. Ahli statistic industri MICE sebaiknya
segera diadakan dan ditugaskan sebagai spesialis pada bidang ini.
6.

Agar PCO Indonesia bisa berkembang, semua pihak yang terkait

berusaha menjalin kerjasama yang saling menguntungkan dengan PCO
kita dan mereka sepantasnya mendapat perlindungan dengan jalan
memberikan harga yang bersaing (kalau bisa harga untuk PCO kita lebih
rendah dari harga yang diberikan kepada pihak lain, bukan sebaliknya).
Janganlah sampai terjadi PCO atau organisasi asing mendapat harga

42
lebih rendah dari pada harga yang diberikan kepada PCO kita. Untuk
menghindari kesalahpahaman, kontrak yang dibuat dengan PCO harus
dibuat secara rinci, sampai kepada hal-hal yang paling kecil (jika perlu
njlimet).
7.

PCO berusaha mempunyai data yang lengkap (up to date, reliable and
complete), hubungan yang luas dan memilih pekerjaan yang benarbenar dikuasai.

Kalau sebuah PCO tidak menguasai bidang yang

ditanganinya sepantasnyalah pekerjaan itu diberikan kepada PCO yang

mengusai

persoalannya

(professional)

atau

bekerjasama

dengan

pakar/ahli dan berpengalaman/bereputasi internasional. Semoga PCO

kita

mampu

bersaing

dengan

PCO

Negara-negara

lain

dalam

mengantisipasi era globalisasi, perdagangan bebas dan persaingan yang

amat ketat pada masa-masa mendatang.

Global Travel Business and Education Centre,

Tutorial Bisnis Acara & Pariwisata Terlengkap Pertama di Indonesia,

Tutored by Drs. Noersal Samad, MA (UI)

43