AUTOMATIZACIJA UREDSKOG POSLOVANJA

Definicija ureda
-Ured je organizacijska jedinica koja ima opu funkciju
-Raspolae i upravlja informacijama o kojima ovisi funkcioniranje itave organizacije te
prua podrku funkcioniranju organizacije
-Ured mora zadovoljiti poslovne funkcije
Poslovne funkcije ureda
Uspostavljanje poslovnih odnosa putem formalnih dokumenata (ugovori, promocija
proizvoda, kadrovski poslovi),
provoenje ugovorenih obveza (rauni, plae,),
organizacija rada (planiranje, kontrola,),
usluni poslovi (prepisivanje, slanje i dostava pote,),
stvaranje i opskrbljivanje drugih novim informacijama (istraivanje, prikupljanje i obrada
podataka, konzultiranje
Naela uredskog poslovanja
jednostavnost,
tonost,
ekspeditivnost,
jednoobraznost,
ekonominost,
racionalizacija.
Automatizacija uredskog poslovanja
AUP je viefunkcijski, integrirani, na raunalima utemeljeni sustav koji omoguava da se
mnoge poslovne aktivnosti u uredu obavljaju koristei suvremenu informacijsku tehnologiju
Primjeri uredskog poslovanja: obrada teksta, elektronika pota, prijenos podataka, glasovne
komunikacije
Integrirani informacijski automatizirani ured
Poiva na ideji integracije informacijsko-telekomunikacijskih tehnologija s novim
organizacijskim oblicima rada i propisanim standardima za ispunjavanje svih potrebnih
poslovnih i upravnih funkcija ureda
Cilj uredskih aktivnosti: stvoriti sustav koji e proizvesti pravu informaciju i dostaviti je
pravodobno na pravo mjesto unutar ili izvan organizacije uz minimalne trokove
Inteligentni integrirani informacijski sustavi uredskog poslovanja
informacijski sustavi koji koriste metode umjetne inteligencije,ima mnotvo integriranih
komponenata, omoguavaju rjeavanje kompletnog spektra zadataka koji se javljaju u
uredskom poslovanju. Koriste viestruke hardware-software platforme u distribuiranoj obradi,
koriste baze podataka i baze znanja,koriste moderne alate, te inteligentne aplikacije,s
korisnikom su povezani ugodnim sueljem.
Automatizacija uredskog rada

Opredjeljenje da se sav administrativni uredski rad prenosi na informacijsku tehnologiju, uz

koritenje inteligentnih terminala kao radnih stanica, kao i primjenu sinteze obrade podataka i
obrade teksta
Prua nesluene mogunosti komunikacija

Znaaj uredskog poslovanja

utjecaj na tehnologiju rada,
od jednostavne se prelazi na programiranu obradu, brz transfer roba i usluga,
smanjuje se vrijeme obrade poslovnih procesa,
neposredno komuniciranje sudionika u poslovanju,
mijenjaju se obiljeja industrijske proizvodnje
Znaaj uredskog poslovanja
smanjuje se broj radnika rutinskih poslova,
poveava se primjena telekomunikacijskih ureaja,
porast broja tipova i varijanti proizvoda,
skraenje ivotnog vijeka proizvoda na tritu,
promjena strukture trokova proizvodnje.
Funkcije uredskog poslovanja
Komunikacijske funkcije (poruke i dokumenti)
Obrada i arhiviranje dokumenata
Obrada teksta i grafike
Obrada podataka
Podrka u odluivanju
Planiranje i organizacija rada
Komunikacijske funkcije
prijenos podataka
distribucija dokumenata
prijenos faksimila
elektronika pota
javni informacijski servisi
telekonferencije
Obrada i arhiviranje dokumenatapohranjivanje i pretraivanje
upravljanje dokumentima
kompozicija i reprodukcija dokumenata
Obrada teksta i grafike
oblikovanje teksta

obrada slika
integracija teksta i slika
teletekst
teletex
telefax
videotext
tabline kalkulacije
Obrada podataka
auriranje baza podataka
pretraivanje podataka
kontrola izvoenja
Podrka u odluivanju
aplikacijski programi
poslovna grafika

Planiranje i organizacija rada

kalendar
terminski planer
registar adresa
podsjetnici
Razvoj uredskog poslovanja
Mehanizacija (pojedinani zadaci i aktivnosti rad s papirima)
Automatizacija (tekst raunala, buene kartice, trake; obrada teksta)
Informatizacija (osobno raunalo s tehnologijama)
Integracija (normizacija strojne i programske podrke, mrene opreme i komuniciranja;
integracija svih poslovnih ureda u mreu; multimedija; standardni protokoli)
Uredska mehanizacija
Osnova uredskog poslovanja bio je izum pisaeg stroja)
Elektrini pisai stroj olakava uredski rad; pisanje je bre i lake
Diktirni ured = daktilo biro
Uredska mehanizacija
Uredska mehanizacija i moderna organizacija rada trebaju olakati rad uredskom radniku,
osigurati aurno i uspjeno odvijanje uredskog poslovanja i tonost pokazatelja poslovanja
firme

Mehanizirano uredsko poslovanje ne zadovoljava jer:

 Prevladava runa tehnika rada (neefikasnost)

Zadaci firme stalno rastu dolaze do izraaja slabosti uredskog poslovanja (stalna
neaurnost, gubitak rada, vremena i sredstava)
Automatizacija uredskog poslovanja
70-tih godina tekst automati ureaji za automatizaciju pojedinanih zadataka. Pri tome su
nositelji teksta:
buena kartica
buena vrpca
magnetska kartica
magnetska vrpca
Automatizacija uredskog poslovanja
Sredina 70-tih godina mini raunala tekst raunala (imaju prednost nad tekst automatima):
kreiranje poruka
korigiranje poruka
prijenos posredno ili neposredno
veliki kapacitet prihvata informacija, bra obrada
manji trokovi poslovanja
bri tijek trinih i internih aktivnosti firme
Informatizacija uredskog poslovanja
80-tih godina
Temelji se na osobnim raunalima koja su koncipirana za krajnjeg korisnika:
sredstvo je za obavljanje strunih i poslovnih zadataka
slui za osobne potrebe
ne iziskuje od korisnika vee poznavanje raunalne tehnologije
Ubrzava se prikupljanje informacija, njihovo kreiranje, dostava i protok
Bazira se na odreenim komunikacijskim tehnologijama

Informatizacija komunikacijske tehnologije

telekonferencija
upravljanje firmom koritenjem znanstvenih metoda:
ekspertni sustavi
sustavi za podrku odluivanju
sustavi za modeliranje, simuliranje
obrada teksta i stolno izdavatvo
hipertekst
tabline i druge kalkulacije
obrada poslovnih informacija:
pohranjivanje i pretraivanje baze podataka
auriranje baze podataka

Informatizacija komunikacijske tehnologije

organizacija osobnog rada:
adresar
planer
rokovnik
kalkulator
osobne biljeke
koritenje modema i faksa
upravljanje projektima:
planiranje i
voenje projektnih zadataka na raunalu
prezentacijske mogunosti:
promidba, marketing
Integracija uredskog poslovanja
90-tih godina djelotvorno povezivanje aktivnosti svih ureda tvrtke pomou sustavnog:
dizajniranja
analize
upravljanja
lokalnih mrea i
telekomunikacija
korisniku prilagodljiv operativni sustav
programska podrka s GUI
multimedijski pristup

standardni protokoli meunarodne mree povezivanje.

Integracija uredskog poslovanja
Integracija podrazumijeva sustavni pristup problemima i djelotvornu komunikaciju
podsustava
Osnovni aspekti integracije:
funkcionalna integracija (uniformni pristup)
integracija medija (prirodnija komunikacija s korisnikom)
sustavna integracija (podsustavi ine jedinstvo)
interdisciplinarna integracija (ukljuenje strunjaka iz razliitih podruja, poevi od
projektiranja IS-a)
Ured kroz povijest
1.Industrijska revolucija
2.Birokratska revolucija
3.Telekomunikacijska revolucija

1. Industrijska revolucija
Osnovna karakteristika industrijske revolucije je jedinstvo radnog mjesta i vremena
standardizacija
specijalizacija
maksimizacija
sinkronizacija
koncentracija
centralizacija
konkurencija
sve se odluke donose u upravi, ured je bez znaaja
visok stupanj autoritativnosti
2. Birokratska revolucija
Osnovna karakteristika birokratske revolucije je velik broj informacija (podataka)
telerad
fleksibilno radno vrijeme
mobilnost
pokretni ured
u uredu je znaajna uloga tajnice, velik broj informatiara, preoptereenost informacijama
3. Telekomunikacijska revolucija
Osnovna karakteristika telekomunikacijske revolucije je potrebna informacija u pravo vrijeme
mobilna radiotelefonija
telekonferencije
videokonferencije
mreno komuniciranje
ured nije klasian ve koordinirajui, prikuplja najvanije informacije (cilj: ured bez papira?)
Preduvjeti automatizacije uredskog poslovanja
Poslovna politika
Organizacijski postupci
Informatika oprema
Programska podrka
Uredski zaposlenici
Ergonomski uvjeti
Poslovna politika
Pravilna poslovna politika trebala bi na poetku identificirati probleme:
slabost postojeih sustava
nedjelotvornost
Potreba optimalnog rjeenja
Potrebno je osigurati sljedee preduvjete:
komunikacijske uvjete u i izvan ureda
punu podrku uprave
izgradnja i implementacija na modularan nain
neophodnost ekonomske isplativosti
Organizacijski postupci
Nova tehnologija trai nov nain organiziranja i voenja poslovanja

Organizacijski postupci moraju pratiti nov nain komuniciranja i informacijskog

umreavanja, koristei pravila, metode i oblike djelovanja automatiziranog ureda
Ispravna metodologija osigurava da projekt izgradnje zavrava s odreenom razinom
kvalitete.
Informatika oprema
osobna raunala
pisai
dodatna raunalna oprema
Programska podrka
Mora podravati/sadravati potrebne:
algoritme radnih procesa
rutine
metode
modele
programske pakete:
obrada teksta
veze s poslovnim aplikacijama
tabline kalkulacije
- prezentacijska grafika
rad s bazama podataka
- planer
kalendar
adresar
rad s datotekama
elektron. dokument. (priprema, arhiviranje, pretraivanje i pronalaenje)
elektronika pota (poruke, dopisi, dokumenti)
Uredski zaposlenici
korisnici uredske automatizacije i informacijske tehnologije
aktivno prati i sudjeluje u cjelokupnom poslovnom procesu na svim razinama
njegovi su zadaci:
praenje poslovnih procesa
evidencija poslovnih dogaaja
njihovo dokumentiranje
obrada podataka i informacija
distribucija podataka i informacija na sve potrebne lokacije u koliini, sadraju i obliku u
kojem je ta informacija potrebna
Uredski zaposlenici
Projektiranje i razvoj UIS trebalo bi ukljuiti uredske zaposlenike kao pokretae, nositelje i
izvritelje procesa informatizacije uredskog poslovanja
Prihvaanje nove tehnologije ovisi o dobroj obuenosti i visokoj motiviranosti, a
implementiranje novog IS-a o znanju i iskustvu o poslovanju
Pronalaenje, razvijanje i odravanje kvalitetnog kadra ovisi u velikoj mjeri od
interpersonalne komunikacije
Uredski zaposlenici
Alternative dobroj interpersonalnoj komunikaciji su:
loa komunikacija

nestruna i nepotpuna
nenamjerna, nesvjesna i neplanirana komunikacija
Uloga nadreenog je kljuna: animiranje krajnjeg korisnika za prihvat nove tehnologije i
procesa informatizacije
Jedan je od bitnih ciljeva ostvariti i zadrati zadovoljne uredske zaposlenike
Uredski zaposlenici
Na uredske zaposlenike na koje neposredno utjee proces informatizacije uredskog
poslovanja djeluju raznoliki
socioloki
psiholoki
organizacijski i
ergonomski faktori
te se stoga proces mora sagledati sa svih tih aspekata

Ergonomski uvjeti
Ergonomija je znanost koja se bavi prouavanjem utjecaja i mogunosti prilagodbe radne
okoline i sredstava za rad ovjekovim fizikim i psihikim osobinama
U uredu, ergonomija se bavi problemima:
oblikovanja radnog mjesta
stvaranje uvjeta za rad
stvaranje udobnih veza korisnika sa sustavom
s ciljem to manjeg naprezanja ovjeka u svojoj uredskoj radnoj okolini
Ergonomski uvjeti
Uzroci potekoa u uredu mogu biti:
nekvalitetni monitori
loa rasvjeta
loa tipkovnica ili mi
neprikladni radni stol i/ili stolica
nehumani uvjeti rada
loa programska rjeenja
Ergonomski uvjeti
Postupci za spreavanje i umanjivanje negativnih zdravstvenih posljedica rada na raunalima:
odabir opreme
odabir programske podrke
nabava dodatnih ergonomskih pomagala
organizacija radnog mjesta
organizacija naina ivota i rada u uredu

Akcepcija uredskog informacijskog sustava

Dinamian razvoj informacijske tehnologije => sve brojnija rjeenja informatizacije i
automatizacije uredskog poslovanja
Otpor kod strane korisnika teko je prevladati ve kad se jednom pojavi
Potrebno preventivno djelovanje na razvijanju akcepcije novog kod zaposlenika
Akcepcija uredskog informacijskog sustava
Akcepcija na razini stava
stavovi ne pokazuju vanjsku akciju, ne dolazi do oekivanog ponaanja, neto se prihvaa
samo u mislima
Akcepcija na razini ponaanja
podrazumijeva da prihvaanje novoga povlai poduzimanje odreenih aktivnosti
Akcepcija uredskog informacijskog sustava
Kako razviti akcepciju?
osvijestiti korisnika kao aktivnog sudionika
razvijati i primjenjivati novu informatiku pismenost temeljenu na telekomunikacijskim i
multimedijskim mogunostima
prevladati jaz komunikacija, kao rezultat burnog razvoja tehnologija i rasta koliine svih
postojeih inf. sadraja

Evolucija uredskih IS-a I. generacija

70-tih
samostojei, namjenski procesori teksta
elektronika razmjena neznatna, nerazvijena
oblici uredskog komuniciranja: telefon, papirna/magnetska traka, teleks
razmjena, pohranjivanje i pretraivanje informacija putem diskete ili modema
Evolucija uredskih IS-a II. generacija
2 pristupa:
Pojava viekorisnikih miniraunala s podjelom vremena,
Razvoj radnih stanica
Ekonomski isplativo rjeenje
Razdioba raunalnih resursa uredskim korisnicima

Lokalno razmjenjivanje informacija i aplikacija

Viekorisniki rad
Elektronika pota
Tekst, slika, tabele
Evolucija uredskih IS-a III. generacija
Klijent/posluitelj uredska arhitektura zadovoljava sve veliine organizacije
Velike aplikacije
Timski rad
Konferencijske aplikacije
Zajedniki informacijski servisi
Evolucija uredskih IS-a IV. generacija
Beino komuniciranje
Videokonferencije
Multimedijalni pristup
Bri tehnoloki skokovi
Tipovi automatiziranih ureda
S obzirom na raznovrsnost zadataka koje obavljaju razlikuju se:
Viefunkcionalni uredi (obavljaju veinu zadataka suvremenog ureda)
Specijalizirani uredi (obino se bave samo jednom vrstom posla)
Profesionalni uredi (zadaci im se rijetko ponavljaju rukovoditelj, pravnik, lijenik)
Modeli automatiziranih ureda
Formalni modeli
Matematiki i eksplicitni
Korisni za analizu i projektiranje
Neformalni modeli
Pomo pri donoenju odluka i poduzimanju akcija u nepredvienim ili izuzetnim situacijama
Modeli automatiziranih ureda
Podjela modela automatiziranih ureda:
Konceptualni modeli
Modeli bazirani na konceptu dokumenta
Referentni modeli
Konceptualni modeli
Modeli bazirani na konceptu dokumenta
Dokumenti imaju glavnu ulogu u razmjeni informacija u uredskom poslovanju
Dokument ima logiku i fiziku strukturu:
logika (apstraktna, interna) struktura - kaemo da je sadraj dokumenta povezan hijerarhijom
objekata (naslovi, odlomci, slike, tabele, ).
fizika (prijelom, eksterna) struktura - sadraj dokumenta povezan je hijerarhijom prijeloma
(stranica, stupac, polje, )
Referentni model
U uredu radi velik broj razliitih korisnika koji koriste razliite podatke, kreiraju dokumente,
auriraju ih i razmjenjuju

Bazu dokumenata sainjavaju dokumenti koji su u svakodnevnom opticaju (aktivni) - korisnik

ih poziva, mijenja, alje i generira nove dokumente
Bazu podataka sainjavaju razliiti podaci potrebni za svakodnevni rad ureda (grupirani
srodni podaci ine bazu podataka) - takoer se moe pretraivati i aurirati, kao cjelina ili
pojedinane datoteke.
Referentni model
U arhivi se vode pasivni dokumenti koji se mogu dobiti na uvid i kopirati - auriranje arhive
podrazumijeva ukljuivanje novog dokumenta u nju a pretraivanje arhive pak znai traenje
dokumenta po odreenim kriterijima
U bazi korisnika su sadrani podaci o korisnicima - auriranje i pretraivanje se odnosi na
dodavanje novih korisnika, brisanje ili mijenjanje statusa pojedinih korisnika
Uredsko poslovanje u upravnim tijelima
Uredski poslovi obuhvaaju:
primanje
pregled
upisivanje
dostavu u rad
administrativno-tehniku obrada
otpremanje
razvoenje
arhiviranje
uvanje akata
Uredsko poslovanje u upravnim tijelima
Osnovni dokumenti i elementi u uredskom poslovanju su:
akt
prilog
dokument
predmet
dosje
fascikl
pisarnica
arhiva
klasifikacijska oznaka
urudbeni broj
Uredsko poslovanje u upravnim tijelima
Akt je svaki pisani sastav kojim se pokree, dopunjuje, mijenja, prekida, ili zavrava neka
slubena. radnja kod organa uprave i organizacija
Prilog je pisani sastav (crte, tabela, grafikon ), ili neki fiziki predmet koji se prilae uz neki
akt radi dopune, objanjenja, ili dokazivanja sadraja akta
Dokument ine akti i prilozi koji se odnose na isto pitanje ili zadatak
Uredsko poslovanje u upravnim tijelima
Dosje je skup predmeta koji se odnose na istu materiju ili na istu pravnu ili fiziku osobu
Fascikl je skup dosjea iste djelatnosti koji se poslije zavrenog postupka uvaju sreeni u
istom omotu
Pisarnica je posebno organizirana sluba u organu uprave ili organizaciji, a u njoj se vre
uredski poslovi
Klasifikacijska oznaka

Brojana oznaka predmeta koja taj predmet oznaava prema sadraju, vremenu nastajanja
predmeta i obliku
Struktura:
oznaka glavne grupe
grupa
podgrupa
djelatnost unutar podgrupe
godina otvaranja predmeta
brojana oznaka dosjea i predmeta
Primjer: 021-01/94-01/1
Urudbeni broj
Brojana oznaka koja oznaava redni broj akata, godinu mjesto nastajanja
Struktura:
oznaka mjesta nastajanja akta
godina nastajanja akta
redni broj akta
Primjer: 2186/1-02-94-1.
Zakon o opem upravnom postupku
Postupci primanja i pregleda akata i drugih poiljki se vri po unaprijed odreenim uredbama
Zakona o opem upravnom postupku Uredba o uredskom poslovanju
Postupci:
Otvaranje i pregled poiljki
Upisivanje akata
Dostavljanje akata u rad
Administrativno-tehnika obrada dokumenata
Razvoenje akata
Stavljanje predmeta u arhivu i uvanje
Otvaranje i pregled poiljki
poiljke
obine otvara ih radnik pisarnice
povjerljive rukovodilac ili radnik s pismenim ovlatenjem (dozvola rada!)
novana pisma i vrijednosne poiljke otvara ih radnik odgovoran za materijalno-financijsko
poslovanje ili radnik kojeg on odredi
poiljke u vezi sa raspisanom licitacijom, natjeajem ili sl. otvara za to posebno odreena
komisija
Otvaranje i pregled poiljki
Dozvola rada je pismeni akt kojim rukovodilac organa ili organizacije ovlauje odreenog
radnika da vri pregled akata u bazi dokumenata
Ako je akt koji podlijee taksiranju netaksiran ili nedovoljno taksiran, odbit e se njegov
prijem
Prijemni tambilj se stavlja na svaki primljeni akt koji e biti unesen u odgovarajuu bazu
dokumenata
U prijemni tambilj upisuje se:
datum prijema
klasifikacijska oznaka i urudbeni broj

broj oznake referenta kojem se akt rasporeuje

ukupan broj primljenih priloga
ukupan iznos vrijednosti
Upisivanje akata
Primljeni, razvrstani i rasporeeni akti upisuju se
u upisnik predmeta upravnog postupka (akti predmeta upravnog postupka) ili
u urudbeni zapisnik (akti predmeta neupravnog postupka)
onog dana i pod onim datumom kad su primljeni
Upisnik i urudbeni zapisnik vode se po sustavu klasifikacijskih oznaka i urudbenih brojeva
Upisivanje akata
Klasifikacijska oznaka sastavljena je od tri grupe oznaka:
klasifikacija prema sadraju (na osnovi sadraja akta)
klasifikacija prema vremenu (odreuje godinu otvaranja dokumenta)
klasifikacija prema obliku (sastoji se od broja dosjea i broja predmeta)
Upisivanje akata
Urudbeni broj sastoji se od:
brojane oznake mjesta nastajanja akta (oznaava stvaraoce)
brojane oznake godine nastajanja akta (odreuje godinu nastajanja odnosno primitka)
rednog broja akta unutar predmeta (oznaava redoslijed predmeta)
Upisivanje akata
Registar se vodi radi lakeg i breg pronalaenja klasifikacijskih oznaka predmeta, i to u
nepovezanim arcima koji se na kraju godine uvezuju u knjigu
Dostavljanje akata u rad
Nakon upisivanja akata u urudbeni zapisnik odnosno upisnik predmeta upravnog postupka,
svi akti istog dana moraju biti dostavljeni u rad unutranjih organizacijskih jedinica
Dostavljanje akata u rad vri se preko interne dostavne knjige
Prilikom prijema predmeta preko interne dostavne knjige, radnik u pisarnici duan je
provjeriti formalnu ispravnost predmeta i na eventualne nedostatke upozoriti referenta,
odnosno vratiti mu predmet na nadopunu
Administrativno-tehnika obrada dokumenata
Sastavni dijelovi akata:
zaglavlje
naziv i adresu primatelja
kratka oznaka predmeta
tekst akta
otisak slubenog peata
potpis ovlatene slubene osobe
naznaka kome je akt dostavljen
Otpremanje akata
Otpremanje akata vri se putem:
potanske slube (razvrstavaju se u 3 grupe: obine poiljke, potanski pretinac, preporuene
poiljke)
u pisarnici putem dostavljaa
Dostavna knjiga za potu slui kao evidencija o izvrenoj otpremi akata te radi predavanja
novca na ime trokova
Otpremanje akata

Konrolnik potarine vode pisarnice svakog organa uprave i organizacije zbog evidentiranja i
predavanja potarine - vodi se u ukorienoj knjizi sa numeriranim stranicama
Hitne otpreme se upisuju u dostavnu knjigu za mjesto i otpremaju dostavljaem
Razvoenje akata
u urudbenom zapisniku odnosno upisniku predmeta upravnog postupka prema uputama
dobivenim od referenta
Nakon izvrenog razvoenja, akti koje treba arhivirati predaju se neposredno radniku
pisarnice
Rokovnik predmeta sastoji se od fascikla u koji se stavljaju predmeti prema datumu roka iz
tekueg mjeseca - svi predmeti moraju, bez obzira na datum, biti sloeni po prva tri broja
klasifikacijske oznake
Stavljanje predmeta u arhivu i uvanje
Svi rijeeni predmeti stavljaju se u arhivu i u njoj se uvaju
Svakom predmetu treba kronolokim redom sloiti urudbene brojeve i priloge te provjeriti da
li je predmet dovren
Ako se akti obraduju automatskom obradom dokumenata, rijeeni predmeti snimaju se na
mikrofilm i uvaju u obliku jacketa i mikrofilmske role, dislocirano od pisarnice
Sve pisarnice organa uprave i organizacija dune su voditi arhivsku knjigu
Stavljanje predmeta u arhivu i uvanje
Peati, tambilji i igovi:
njima rukuju radnici koje za to ovlasti nadleni rukovodilac
moraju se uvati pod kljuem
o njima se mora voditi posebna evidencija
Prijemni peat
Upisnik predmeta prvostepenog upravnog postupka
Urudbeni zapisnik
Dostavna knjiga za potu
Arhivska knjiga
TAJNICA dio ureda i uredskog poslovanja
Uloga tajnice
redovni poslovi,
rad s dokumentima u uredu,
komuniciranje u uredu (1 ili vie nadreenih, suradnici iz vlastite organizacije, poslovni
partneri i stranke),
povjerljivi poslovi,
zatita interesa organizacije,
osobne karakteristike (suradnika, nadreenih, podreenih).
TAJNICA dio ureda i uredskog poslovanja
Vanost tajnice
vea tvrtka ne moe bez njih funkcionirati,
izbivanje tajnice iz ureda veliki poremeaji u radu,
omalovaavanje tajnice od nadreenih,
obavljaju i one poslove koji nisu predvieni opisom poslova tog radnog mjesta,
nedostatak dobrih tajnica,
vlastite kreacije.

TAJNICA dio ureda i uredskog poslovanja

O emu ovisi odluka o angairanju tajnika (tajnice)?
znanja, osobine, vjetine;
priroda radnog mjesta, procjena vrijednosti;
veliina organizacije, djelatnost.
Primjena uredskog poslovanja
Hrvatski Zavod za zapoljavanje ustrojen je Zakonom o posredovanju pri zapoljavanju i
pravima za vrijeme nezaposlenosti (Narodne novine, broj 32/02, 86/02 114/03) kao javna
ustanova u vlasnitvu Republike Hrvatske sa zadaom rjeavanja pitanja iz problematike
vezane uz zapoljavanje i nezaposlenost u najirem znaenju tih pojmova.
Primjena uredskog poslovanja
Sjedite je Zavoda u Zagrebu, Radnika cesta 1, gdje se nalazi Sredinja sluba Hrvatskog
zavoda za zapoljavanje. Zavod putem svoje razgranate mree, koju ine 22 podrune slube i
91 ispostava, djeluje na cijelom prostoru RH.
Primjena uredskog poslovanja
Osnovne funkcije Zavoda:
posredovanje pri zapoljavanju,
profesionalno usmjeravanje,
materijalno osiguranje za vrijeme nezaposlenosti,
aktivna politika u zapoljavanju i izobrazba,
Primjena uredskog poslovanja
Zavod organizacijski funkcionira na tri razine:
ispostave,
podrune slube i
Sredinja sluba
Primjena uredskog poslovanja
Ispostave
Prvu razinu u toj strukturi ini 91 ispostava i njihovom se prisutnou i djelovanjem ostvaruju
temeljni ciljevi i funkcije Zavoda u svim krajevima diljem Hrvatske.
Primjena uredskog poslovanja
Podrune slube
One obavljaju strune i radne zadae iz osnovne djelatnosti Zavoda, a to potkrijepljuju
praenjem i analizom kretanja zaposlenosti, odnosno nezaposlenosti u svojim upanijama.
Primjena uredskog poslovanja
Sredinja sluba
kreira jedinstvenu metodologiju za strunu i operativnu provedbu postupaka iz podruja
djelatnosti Zavoda, odnosno provodi i osmiljuje nacionalnu politiku zapoljavanja.
daje smjernice za rad podrunim slubama i ispostavama svojom logistikom podrkom iz
svih ranije navedenih podruja aktivnosti, kao to je npr. profesionalno orijentiranje,
posredovanje, informiranje, izdavatvo, analiza i obrada podataka, pravni, kadrovski i
financijski poslovi i dr.

Rad u podrunim slubama

podruna sluba u Varadinu
Varadin, Trenkova 56
Rad u podrunim slubama (podruna sluba u Varadinu)
Dolazak nezaposlene osobe/traitelja zaposlenja na INFO PULT
Prva prijava kod matinog savjetodavca (ulazak u evidenciju)
Obavezno grupno informiranje za nezaposlenu osobu
Prvo individualno savjetovanje za nezaposlenu osobu i/ili traitelja zaposlenja
Drugo do etvrto individualno savjetovanje za nezaposlenu osobu i/ili traitelja posla
Kategorizacija za nezaposlenu osobu i/ili traitelja zaposlenja
Utvrivanje i potpisivanje profesionalnog plana za nezaposlenu osobu
Daljnja individualna savjetovanja
Rad u podrunim slubama (podruna sluba u Varadinu)
Svaka aktivnost unutar podrune slube Varadin podrana je raunalom, pa se svaka aktivnot
mora posebno evidentirati u programu.
Rad u podrunim slubama (podruna sluba u Varadinu)
Prilikom prijave u evidenciju nezaposlena osoba ukoliko ima pravo na novanu naknadu vodi
se pomou klase i urudbenog broja
Ukoliko je ta osoba ve imala ranije imala pravo na novanu naknadu ona se vodi pod starim
klasifikacijskim brojem
Ako se osoba prijavljuje prvi puta dobiva novu klasifikacijsku oznaku.
Rad u podrunim slubama (podruna sluba u Varadinu)
Zahtjev za novanom naknadom rjeava se u Pravnoj slubi Zavoda
Najprije se vri urudbiranje tog zahtjeva, znai upisuje se u urudbeni zapisnik, gdje dobiva
urudbeni broj.
Slijedi rjeavanje zahtjeva
Ukoliko je rjeenje pozitivno, ono se mora urudbirati i rjeenje se prosljeuje u
raunovodstvo koje preko Varadinske banke isplauje naknadu. Ukoliko je rjeenje
negativno ono se takoer mora urudbirati.
Rad u podrunim slubama (podruna sluba u Varadinu)
Svi dokumenti vezni uz jednu prijavljenu osobu odlau se u Pravnoj slubi u spis predmeta,
jedna osoba cijelo vrijeme ima samo jednu klasu po kojoj se ona vodi.
Spisi se odlau po ispostavama po abecedi, a arhiva je organizirana po godinama i klasama
unutar godina. Rad u podrunim slubama (podruna sluba u Varadinu) uvanje ovih
dokumenata je trajno (fiziko odlaganje u arhivu, spremanje u baza podataka)
Uredski rad i poslovno komuniciranje
Uredski rad - obuhvaa osnovne uredske aktivnosti
Primjenom novih tehnologija: uredski poslovi omoguavaju izraavanje kreativnosti,
inovacije i miljenja
Uredski rad i poslovno komuniciranje
Prije: ograniena pomona sredstva su malo utjecala na poveanje efikasnosti uredskog
poslovanja
Danas: mnogi ureaji (kalkulatori, kopirni aparati, elektronske registar-blagajne, telefon,
telefaks, osobno raunalo), zasnovani na novim tehnologijama, znaajno unapreuju uredsko
poslovanje

Uredski rad i poslovno komuniciranje

u organizaciji potreban brzi protok informacija radi korekcijskih akcija
Uredski rad i poslovno komuniciranje
Preoptereenost koliinom informacija
Nuno je odrediti koju vrstu informacija treba uprava za uspjeno donoenje odluka
Nije potrebna vea koliina informacija, ve relevantnije (vitalne) informacije od podreenih i
nadreenih te od drugih ljudi i odjela u organizaciji
Velike koliine informacija mogu imati za posljedicu diskriminaciju informacija
Uredski rad i poslovno komuniciranje
Komunikacijski tijek:
prema gore
prema dolje
dijagonalno i horizontalno
Uredski rad i poslovno komuniciranje
Kod uredskog poslovanja razlikujemo usmenu komunikaciju (50% telefon) i komunikaciju
razmjenom dokumenata.
Tehnologija mrea i telekomunikacije su omoguile razliite naina povezivanja raunala: od
iroko rasprostranjenih lokalnih mrea (povezivanje raunalne opreme unutar jedne
organizacije), do javnih mrea koje povezuju meusobno jako udaljene korisnike.
Uredski rad i poslovno komuniciranjeRad u mrei omoguuje:istovremeni pristup
zajednikim podacima,
sigurnost i zatitu privatnih podataka,
mogunost rada na bilo kojoj radnoj stanici,
meusobnu komunikaciju putem oglasne ploe i/ili elektronike pote.
Uredski rad i poslovno komuniciranje
Kriteriji za izbor i ocjenu kvalitete mree:brzina prijenosa podataka,
ispravnost prenesenih podataka,
optimalni broj radnih stanica,
sigurnost i zatita podataka,
kompatibilnost povezane opreme,
cijena.
Uredski rad i poslovno komuniciranje
Osnovne procedure u uredskom radu su:
1. planiranje,
2. organizacija
3. nadzor
Uredski rad i poslovno komuniciranje
Planiranje se moe definirati kao proces cjelokupnog sagledavanja nekog procesa te
formaliziranje odreenih radnji za ostvarenje ciljeva tog procesa, ali na to efikasniji i
uinkovitiji nain.
Uredski rad i poslovno komuniciranje
Postoje tri osnovne vrste planiranja:
1. strategijsko planiranje definiraju se dugoroni ciljevi, na temelju ovih planova definira se
strategija poduzea
2. taktiko planiranje definiraju se ciljevi i planovi za pojedini redne jedinice u poduzeu
3. operativno planiranje kratkoroni planovi (tjedni, dnevni)
Uredski rad i poslovno komuniciranje
Svi resursi za uspjeno odvijanje, ali izvrenje planiranog projekta kao to su zaposlenici,
radna oprema poput raunala, strojeva za proizvodnju, materijala za proizvodnju moraju biti

unaprijed rasporeeni i definirani. Rasporeivanje i definiranje spadaju u drugo proceduru

organiziranje.
Uredski rad i poslovno komuniciranje
Svi postupci u uredu moraju biti nadzirani.
Informacijski sustav za upravljanje
Predstavlja uobiajen nain prikupljanja, objedinjavanja, usporeivanja, analiziranja i irenja
informacija unutar i izvan tvrtke i to pravodobno, djelotvorno i valjano
Njime se barata razliitim vrstama informacija: od rutinskih, informacijama za posebne
potrebe, iznimke, predvianje
Raunala se pri tome primjenjuju za logiko zakljuivanje, klasifikaciju te konverziju u pravi
oblik dostupan za upravljaku funkciju organizacije
Problemi koje treba rijeiti u primjeni informacijskog sustava za upravljanje su ekspanzija
osnovnih podataka, tj. odreivanje njihovih kvalitativnih i kvantitativnih obiljeja, te poplava
informacija koje uprava ne razumije ili nema vremena proitati ili koje ne zadovoljavaju
njihove specifine potrebe
Informacijski sustav za upravljanje
Uporaba raunala pri rukovanju informacijama - uvelike ovisi o organizacijskoj razini:
nadzornik
menederi srednje razine (pitanje njihove budunosti)
menederi najvie razine
Informacijski sustav za upravljanje
Izazovi stvoreni informacijskom tehnologijom:
eliminacija nedoputene uporabe informacija
smanjenje otpora uporabi raunala
unos podataka u raunalo govorom
Rjeenja ovih problema djelomino se nalaze u:
radu na daljinu,
primjeni sredstava za prepoznavanje govora,
raunalnim mreama
Funkcije obrade dokumenata u uredu
Uredski sustavi s primjenom informacijske tehnologije uglavnom su usmjereni na:
prihvat,
pohranjivanje i
distribuciju informacija
Distribucija dokumenata
oblikovanih u razliite vrste dokumenata, te na globalnim poslovima:
klasifikacije,
kreiranja,
pohranjivanja,
obrade,
pretraivanje,
distribucije dokumenata.
Dokument
- se definira kao skup informacija koji moe:
biti zapisan na razliitim nositeljima podataka,
sadravati razne vrste podataka,
sadrajno ovisiti o informacijama iz drugih dokumenata,
biti na raspolaganju jednom korisniku ili skupini korisnika istovremeno
Obrada dokumenata

1. Obrada obrazaca
Slike kompletnih obrazaca (neracionalno),
Samo podaci upisani na obrazac.
Obrada dokumenata
2.
Obrada dokumenata u obliku slike
Funkcije sustava za obradu dokumenata u obliku slike (DIP[1] sustava):
pretvaranje slike dokumenata u digitalni oblik,
zapisivanje i manipulacija slikom dokumenta,
pretraivanje dokumenata,
povezivanje dokumenata s bazom podataka.
[1] DIP = Document Image ProcessingObrada i pohranjivanje dokumenata u uredu
Klasino arhiviranje dokumenata
Alternativno rjeenje MIKROFILM
Integrirani automatizirani ured
Obrada i pohranjivanje dokumenata u uredu
Klasino arhiviranje dokumenata obiljeja:Ogromna koliina fizikog prostora za smjetaj s
posebnim zahtjevima,
Velika koliina ljudskog rada,
Sporost u pristupu dokumentima,
Ekoloki razlozi (drvo!),
Sigurnosni razlozi (poar).
Obrada i pohranjivanje dokumenata u uredu
Alternativno rjeenje mikrofilmSmanjenje fizikog prostora (obujma) arhive,
Laki pristup podacima,
Manja potreba za radnom snagom.
Obrada i pohranjivanje dokumenata u ureduIntegrirani automatizirani uredUpotreba
elektronskih dokumenata,
Obrada radnih procesa bez redundantnih djelatnosti i informacija,
Upotreba papira svedena na minimum,
Elektronska arhiva.
Integrirani automatizirani ured
Prednosti u odnosu na mikrofilmsku arhivu
Direktan pristup podacima,
Distribuirano koritenje baze arhiviranih dokumenata,
Trokovi smanjeni do 90%,
Jeftinija oprema (24%); k tome i univerzalnija.
Integrirani automatizirani ured
Prednosti u odnosu na klasino arhiviranje:
udvostruenje/utrostruenje kapaciteta obrade,
reduciranje broja ljudstva (smanjenje trokova arhiviranja),
trenutni odziv na zahtjeve,
smanjenje prostora arhive za 70-80%,
visoki stupanj zatite izvornih dokumenata.
Arhivski sustav
Obrada i pohranjivanje dokumenata ima osobite zahtjeve u pogledu memorijskih medija:
to vei kapacitet,
neosjetljivost medija na fizika oteenja i utjecaj okoline,
dugu trajnost.
Arhivski sustav

Magnetski mediji imaju nedostatke. S druge strane, optika tehnologija nudi rjeenja:
CD-ROM,
CD-R,
WORM,
CD-WORM (viestruko zapisivanje i itanje podataka),
CD-E (izbrisivi optiki disk),
PHOTO CD (pohranjivanje fotografija).
Telematika
nova disciplina nastala objedinjavanjem telekomunikacija i informatike. Cilj je razvoja
telematike integriranje pojedinanih razliitih oblika ureenja obrade, spremanja, prijenosa i
prikaza informacija u zajedniki multifunkcionalni ureaj. Telematika ukljuuje sve digitalne
oblike prijenosa informacijskih sadraja.
Telematiki servisi
Usluge koje pruaju vlasnici telematike infrastrukture nazivamo telematiki servisi
Telematiki servisi
Vrste telematikih servisa
telefon,
telegraf;
komutirani paketski
prijenos,
teleteks,
teletekst,
videotekst,
videokonferencije,
stereo prijenos,
TV u boji,
mobilni telefoni,
paging sustavi,
Razvoj telefonije u svijetu
faza (1876. 1880.) - direktne veze meu korisnicima zranom linijom;
faza (1880. 1890.) - telefonska mrea i rune centrale;
faza (1890. 1920.) - automatske centrale, prijenos niskofrekvencijski pomou kabela;
faza (1920. 1960.) - elektromehaniki birai, uporaba irokopojasnih nesimetrinih
koaksijalnih
vodova (prvi prekooceanski telefonski kabel London New York;
faza (1960. do danas) - digitalizacija, satelitski i svjetlovodni prijenosni sustavi, mobilni
telefoni.
Razvoj telefonskog prijenosa
jednoian, telegrafskim vodovima;
dvoian;
telefonski kabel, telefonska mrea;
telekomunikacijski sateliti, digitalni prijenosni sustav;
radio valovi valovod;
svjetlovod.
Vrste prometa
Pretplatniki promet (pretplatnici),
Javni telefonski promet (prolaznici).

Naini naplate
telefonistica u centrali,kovani novac, etoni,
automatska naplata pomou magnetske kartice/vrpce,
elektronike kartice, mikroprocesori.