KRITERIA AUDIT PERSIJILAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI (5S)

Pusat MARA : Pejabat MARA Selangor

1
BIL

KEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN 5S

KATEGORI

Polisi,
Objektif dan
Piagam 5S

NO.
1

Carta Organisasi
5S

7
8

Nama kawasan/
Ruang kerja dan
Pegawai
Bertanggung
jawab

10

PERKARA DIAUDIT

Polisi, piagam dan objektif

disediakan dalam keadaan
yang menarik,
memuaskan, bersih dan
tidak berdebu.

Tarikh:
Jumlah Markah:
Markah Penuh:
MARKAH
1 2 3 4 5
/

Disediakan dengan kemas

dan
sesuai
dengan
keperluan program 5S.

Tiada
tandatangan

Perlu
dimurnikan
semula agar
objektif 5S
organisasi
boleh diukur.
Perlu
dimurnikan

Diletakkan di sudut 5S dan

difahami oleh warga kerja.
Carta
organisasi
hendaklah disahkan oleh
Pengarah / Pengetua /
Pengarah MARA Negeri /
Pegawai MARA Daerah
dan bertarikh.
Kawasan/ruang kerja di
pusat
MARA
telah
dinamakan dengan jelas.
Kawasan/ruang kerja yang
dinamakan telah
ditugaskan kepada
pegawai sebagai pegawai

Hanya pada
zon C sahaja
yang ada.
Zon lain perlu
dimurnikan.

Polisi, piagam dan objektif

5S mudah difahami oleh
warga kerja.

Maksud polisi, piagam dan

objektif hendaklah
memenuhi keperluan
mengikut aktiviti
pelaksanaan program 5S.

125
CATATAN

Polisi, piagam dan objektif

diletakkan di tempat yang
mudah dilihat oleh warga
kerja.

Polisi dan objektif 5S

ditandatangani oleh
Pengarah / Pengetua /
Pengarah MARA Negeri /
Pegawai MARA Daerah
dan bertarikh.

11/11/2014

Tiada sudut
induk.
Tiada

Tidak semua
ruang dan
bilik
dilabelkan
PIC
Perlu
tindakan
pemurnian

bertanggungjawab.
11

Sudut 5S

12

13

14

15

Jadual
Perancangan
Aktiviti
(Gantt Chart)

16

17

18

19

Rekod Aktiviti

20

Gambar, nama dan no

telefon
pegawai
bertanggungjawab
bagi
setiap
kawasan/ruang
kerja
yang
dipertanggungjawabkan
dipaparkan dengan jelas di
kawasan/ruang
kerja
berkenaan.
Terletak di tempat yang
strategik
dan
penggunaannya
memuaskan.
Pengisian bahan yang
dilekatkan adalah terkini,
menarik dan berkaitan
dengan program 5S.
Pembahagian
dan
penggunaan sudut 5S
untuk aktiviti pelaksanaan
program 5S
adalah
memuaskan.
Gambar
sebelum
dan
selepas
pelaksanaan
program 5S dipaparkan.
Telah disediakan,
dilekatkan pada sudut 5S
dan mudah difahami.
Jadual
Perancangan
Aktiviti
termasuk
mesyuarat
pelaksanaan
program 5S telah disemak
dan
diluluskan
oleh
Pegawai MARA Daerah
dan bertarikh.
Butiran yang terdapat
dalam perancangan
tersebut adalah
menyeluruh &
memuaskan.
Aktiviti yang dirancang
dapat dilaksanakan
mengikut jadual dan rekod
disimpan.
Surat perlantikan sebagai
jawatankuasa induk dan
lain-lain
jawatankuasa

Perlu
tindakan
pemurnian

Perlu
tindakan
pemurnian

Perlu
tindakan
pemurnian
untuk semua
zon
Perlu
tindakan
pemurnian

Tiada

Tiada

Dokumen
tidak lengkap

Perlu
tindakan
pemurnian

Surat
perlantikan
tidak
ditandatanga

ni

kerja 5S disimpan dengan

baik.
21

22
23

BI
L
1

Galakan &
penghargaan
Inovasi &
Penambahbaikan

24

25

Rekod aktiviti
penambahbaikan
ditunjukkan dengan jelas.

/
/

Inovasi dan
penambahbaikan
berterusan yang dijalankan
(Kaizen).

Kurang
program
promosi 5S

Galakan dan penghargaan

yang diberi kepada
pegawai dan kakitangan.
/

KATEGORI
Lantai/Karpet

Jumlah
Markah:
Markah
Penuh:

NO
1

Susun atur
Peralatan

4
5

Jadual dan notis

mesyuarat 5S disediakan.

RUANG PEJABAT

Minit mesyuarat 5S
disediakan dan disimpan
dengan baik.

Peralatan

7
8
9

PERKARA DI AUDIT

CATATAN

Tiada sampah-sarap di
sudut atau di bawah
peralatan perabot.

Tiada
berlubang/pecah/terkoyak
dan sebagainya.

Kemas dan tersusun

dengan rapi.

Cara menyusun boleh

mewujudkan suasana
yang selesa.

Teknik susunan juga boleh

memendekkan masa
memproses sesuatu kerja
dilaksanakan.

Berkeadaan baik dan

sentiasa boleh digunakan.

Alatulis kelihatan tidak

berselerak di atas meja

Tidak berhabuk, bersih dan

kering.

Tidak berdebu, bersih dan

kemas.

145

/
/

atau dalam rak simpanan.

10
4

Susunan Fail

11

12
13
14
5

Papan Notis

15

16
6

Pendawaian

17
18
19

Suis
Lampu/Kipas/
Aircond/
Barang
Elektrik/Plug
Meja Kerja

20

21

22

23
24

25
9

Perhiasan

26

Tidak terdapat peralatan

rosak.
/

Disusun dengan teratur

dengan
menggunakan
tanda/label/abjad supaya
mudah diperolehi.
Terdapat Master
untuk fail.

Index

Sistem pergerakan fail/Tag

pengguna/peminjam.
Pastikan fail disusun secara
menegak/bersesuaian.

/
/

Terdapat papan notis/papan

putih yang digunakan
dengan baik dan dilabelkan.

Maklumat/dokumen adalah
terkini.
Pendawaian teratur dan
selamat.
Wayar diikat dengan kabel
tie/dibalut

/
/
/

Kepala plug ditanda dengan

warna kod, stiker dan juga
pada barangan elektrik
yang berkenaan.
Semua suis hendaklah
disediakan dengan pelan
susunatur.
Semua suis/barangan
elektrik hendaklah
dilabelkan.
Ruang untuk barang
peribadi di atas meja hanya
bersazi A4.
Tiada barangan/alatan
terdapat di bawah/tepi meja.
Tiada barangan/alatan
terdapat di bawah/tepi meja
kecuali ruang letak
sepasang
kasut/selipar/CPU/bakul .
Susunan kemas, tersusun
dan menyenangkan.
Terdapat hiasan seperti

/
/

Perlu
penambahbaikan
/

gambar, poster, lukisan,

bunga dan lain-lain
disusun dengan kemas
dan menarik.
27
28

29

BIL
1

Tidak berdebu dan kotor.

Terdapat tanda nama

pegawai/staf pada
bilik/meja/partition
/

Terdapat 'label'
menunjukkan nama
seksyen/unit yang
berkaitan dengan aktiviti
pentadbiran.

PERKHIDMATAN KAUNTER

KATEGORI
Kaunter

NO
1.
2
3
4

5
6

7
8
9

Jumlah
Markah:
Markah
Penuh:

PERKARA DI AUDIT

Terdapat tandanama dan

arahan yang jelas.

3
/

Susunan layout kaunter

bersih dan kemas.

Terdapat tempat
menunggu yang sesuai
bagi pelanggan.
/

Layanan yang mesra oleh

petugas kaunter.
/

Tiada retak atau lubang di

atas lantai.
Terdapat pelan lantai
kaunter
Keperluan
utama
di
kaunter adalah seperti
berikut:

Buku kedatangan
pelawat

Smiley box / kotak

cadangan
Telefon

Direktori telefon
pegawai

CATATAN

Terdapat maklumat yang

diperlukan pelanggan.

Terdapat tanda
pengenalan/ownership
bagi peralatan.

185

/
/

Borang
aduan/cadangan/kepuasan
hati pelanggan
10

Peralatan dan
Perabot

11

12
13

14

15

16
17

Bahan / Borang

18

19
20

21

Pelanggan

22

23

Terdapat Inovasi
diwujudkan bagi
melancarkan dan
memudahkan urusan
pelanggan contoh: nombor
giliran pelanggan dan lainlain.

Mempunyai tanda
pengenalan bagi setiap
mesin.

Mesin adalah bersih, tiada

habuk, berminyak, dsb.

Tiada barang diperlukan di

letak di atas/di bawah
perabot.
/

Tanda berhati-hati (Awas)

diletakkan pada bahagian
yang merbahaya.

Peralatan dan perabot

diletak di tempat yang
sesuai dan susunannya
baik.

Tiada peralatan/perabot
rosak terdapat di sini.

Sofa/kerusi disediakan di
ruang menunggu
pelanggan.
Borang berada di tempat
yang disediakan/ada
tempat simpanan yang
khas.
Berkeadaan baik dan upto-date untuk digunakan.
Terdapat arahan yang
lengkap bagi mengisi
borang.
Ditempatkan secara
kemas/ teratur sebelum
digunakan.

/
/

Pelanggan dilayan
mengikut masa yang
ditetapkan dalam piagam
pelanggan.
Terdapat sistem

pengurusan pelanggan.
24

25
26

27

28

29

30

Visual Control

31

32

33

Papan
kenyataan/
ruang
pameran

34

35

Terdapat tempat khas bagi

pelanggan mengisi borang
dan maklumat.

Layanan pelanggan yang

mesra.
/

Tiada bahan/borang
bercampur dengan
barangan lain di kawasan
tersebut.

Petugas kaunter
mempunyai ilmu
pengetahuan tentang
produk dan perkhidmatan
MARA.

Petugas kaunter dan

semua pekerja memakai
pakaian yang sopan,
bersesuaian dan mengikut
peraturan semasa.
Semua pekerja memakai
lencana Integriti Budaya
Kami.
Gambar dan nama
petugas kaunter
dipaparkan dengan jelas.

Penggunaan tanda/label
yang sesuai untuk
membezakan sesuatu,
contoh: label borang siap,
dalam proses, rosak dan
lain-lain.
Penggunaan
poster/gambar untuk
meningkatkan produktiviti
dan kualiti di tempat kerja.
Pakaian keselamatan
untuk pekerja seperti
kasut/topi/dll. yang
ditetapkan oleh organisasi.
Terdapat bunting yang
sepatutnya seperti bunting
integriti dan polisi tiada
hadiah.
Bahan pameran/artikel
pada papan kenyataan
adalah terkini.

36

Laluan umum bebas dari

halangan

Keselamatan

TEMPAT PENYIMPANAN / STOR

BIL
1

KATEGORI
Utama

37.

NO
1

2
3

Rak

Ruang

10
11

12

Piagam pelanggan
dipaparkan dengan jelas.

PERKARA DI AUDIT

Maklumat PIC dipaparkan

(nama, gambar, no. telefon
untuk dihubungi).
Mempunyai pelan lantai.
Mempunyai rekod inventori
peralatan yang terdapat
dalam bilik stor.
Mempunyai sistem rekod
yang sesuai untuk
merekod keluar masuk
barang.
Disusun dengan kemas
dan teratur dengan
menggunakan
tanda/label/abjad.
Mempunyai tanda 'label'
bagi tiap-tiap
bahan/komponen.
Mempunyai ruang/garisan
untuk memisahkan antara
satu bahan dengan bahan
yang lain.
Mempunyai sistem
susunan yang teratur dan
mudah untuk diambil.
Mempunyai sistem rekod
yang sesuai untuk
merekod bahan tersebut di
atas.
Kawasan lantai bersih dan
tidak berdebu.
Tidak terdapat
sampah/bahan/sisa yang
tidak diperlukan berada/
dalam stor.
Tidak terdapat barangan

Jumlah
Markah
Markah Penuh

2
/

115
CATATAN

/
/

/
/

yang boleh menghalan g

laluan atau kerja-kerja
pemunggahan.
13
14
4

5.

BIL

Kebersihan
/kecemasan

15
16

Mempunyai peredaran
udara yang bersih.

WIP (Petak barang keluar

dan masuk)

Bersih dan tersusun.

Tidak berdebu dan tiada

kekotoran.

BILIK FAIL

KATEGORI

Pengurusan Bilik
Fail

Jumlah Markah
Markah Penuh
NO
1

2
3
4

PERKARA DI AUDIT

Maklumat PIC dipaparkan

(nama, gambar, no. telefon
untuk dihubungi).

CATATAN

Indeks dan labelkan

kabinet.

Fail disusun dengan

kemas dan teratur
mengikut turutan nombor
siri.

Fail disusun semula di

tempat asal selepas
digunakan sebelum tamat
waktu bekerja.

Satu sistem pergerakan

fail diwujudkan bagi tujuan
pengesanan fail yang
sedang digunakan
(contoh : SISFAIL, kad
daftar pengguna dan kad
keluar masuk fail).

Cara susunan fail yang

tersusun dan sistematik
(contoh: tulisan, tajuk dan
nombor fail senang dilihat).

Meletakkan senarai nama

pegawai-pegawai yang
dibenarkan masuk dan

Pelan susun atur/pelan

lantai bilik fail.

Tanda dilarang makan,

minum dan merokok di
dalam bilik fail.

3
/

115

mengendalikan fail
terperingkat.
10

Tangga, troli dan kerusi

bagi tujuan tugasan
hendaklah diletakkan di
tempat yang selamat dan
di parkirkan.

TEMPAT UMUM

Jumlah Markah
Markah Penuh

BIL
1

KATEGORI

Bilik Rehat
Pekerja

NO
1

2
3

Bilik Tetamu

5
3

Surau

10

Bilik Mesyuarat

11

PERKARA DI AUDIT

Suasana yang
memuaskan seperti
peralatan/persekitaran
bahan bacaan disediakan.

115
CATATAN
Tiada kaitan

Bersih, tersusun, kemas

dan menyenangkan.
Terdapat pelbagai
maklumat kualiti untuk
diberitahu kepada pekerja.
/

Peralatan berada dalam

keadaan baik dan boleh
digunakan.

Bersih, kemas dan

menyenangkan.

Peralatan di dalamnya
boleh digunakan dan
memuaskan.

Bersih, susunannya rapi

dan kemas serta
menyenangkan.

Almari/kabinet/rak/penyidai
disediakan mengikut
keperluan.

Buku-buku bacaan agama

disusun kemas di dalam
almari/kabinet/rak.

Penanda arah kiblat

ditandakan di siling
surau/bilik solat.
Maklumat PIC dipaparkan
(nama, gambar, no tel.
untuk dihubungi).

Masih dalam
senggaraan

Tiada maklumat
PIC. Perlukan
lakukan sesi
sisih dan susun
pada bilik
mesyuarat,

10

12

13

14

15

Tempat
Makan /
Kantin

16
17

18

Tandas

19

20
21

22

23

Peralatannya berada
dalam keadaan baik dan
boleh digunakan.
Sentiasa bersih , tidak
berdebu dan tiada
kekotoran.
Maklumat berkenaan
mesyuarat hendaklah
dipaparkan di pintu masuk
bilik mesyuarat
(notis/papan tanda).

Terdapat hiasan seperti

gambar/maklumat
mengenai
pelbagai
pencapaian pusat MARA,
program kualiti dan lainlain.
Peralatan adalah sesuai
dan baik keadaannya.
Terdapat pelbagai
maklumat untuk diketahui
oleh Pekerja.
Bersih, tidak berdebu dan
sentiasa dalam
jagaan/kawalan.

Maklumat PIC dipaparkan

(nama, gambar, no tel.
untuk dihubungi).

Persekitaran sentiasa
bersih.

Peralatan/kemudahan
berada dalam keadaan
memuaskan.

Kebersihan, sistem
paip/air/lampu adalah
memuaskan.

Jadual pembersihan dan

penyelenggaraan.

PERSEKITARAN

Jumlah Markah

Markah Penuh
BIL
1

KATEGORI

Papan Tanda
Syarikat

NO
1

PERKARA DI AUDIT

Berada dalam keadaan

baik, tidak berdebu dan

35
CATATAN
Tiada kaitan

11

sentiasa bersih.
2
3

Tanaman Pokok

Lot Letak Kereta

Saiz yang sesuai dan

senang difahami.
Mudah dilihat oleh orang
dan kedudukannya
strategik.
Terdapat pokok di tanam di
kawasan persekitaran
kilang.
Pokok berada dalam
keadaan baik dan dijaga
kesuburannya.
Disediakan di tempat yang
sesuai sama ada untuk
pekerja syarikat atau
pelawat.
Ditanda dengan garisan
yang jelas antara lot-lot
yang disediakan.

12