5.

3 PROSEDUR MENGENDALIKAN AKTIVITI

Kejayaan sesuatu aktiviti bergantung pada perancangan,

pelaksanaan dan pengendalian aktiviti tersebut
dilaksanakan.
Perancangan aktiviti : merancang, merangka, menyusun
aktiviti dan menyelaras tugas yang telah dirancang.
Mengendalian aktiviti : mentadbir, mengurus dan
mengawal atau melaksanakan sesuatu aktiviti yang telah
dirancang.
Sebelum aktiviti dilaksanakan, Jawatankuasa Kerja
Persatuan harus membuat perancangan untuk
melaksanakan aktiviti.
Tujuan : supaya aktiviti yang dirancang lebih menarik,
bermanfaat dan mencapai matlamat penubuhan persatuan.
Langkah merancang aktiviti ialah :
Menyediakan kerja kertas
Mengadakan mesyuarat penyelarasan
Tindakan susulan persiapan awal dan pengagihan
tugas
Mengadakan mesyuarat susulan
Mengendalikan semua surat-menyurat

Menyediakan kerja kertas

Kertas kerja merupakan cadangan dan perancangan untuk
melaksanakan sesuatu aktiviti.
Sebelum melaksanakan sesuatu aktiviti, jawatakuasa yang
bertanggungjawab perlu menyediakan kertas kerja atau
perancangan.
Perkara-perkara yang perlu dibincangkan dalam kertas kerja:
Pendahuluan
Objekif dan matlamat
Tema
Tarikh dan tempoh pelaksanaan
Tempat
Dif perasmian
Bilangan penyertaan dan kategori
Bayaran
Syarat-syarat penyertaan
Jawatankuasa Kerja
Jawatankuasa Kecil pelaksanaan
Perbelanjaan
Pendapatan
Penutup
Lampiran-lampiran

Mengendalikan semua surat-menyurat

 Seorang guru penasihat atau jurulatih sesebuah

persatuan sentiasa mengutus surat-surat rasmi kepada
pengetua/guru besar
persatuan induk
agensi-agensi sokongan/luar dan sebagainya.
Antara surat-menyurat yang dilaksanakan oleh
persatuan adalah seperti berikut:
Surat siaran
Surat kebenaran ibu bapa
Permit pihak tertentu :
Polis(perkhemahan,pengembaraan)
Jabatan Pengangkutan Jalan
Pesuruhjaya Daerah, Pegawai Penjaga (OC),
Pengerusi Daerah
Peraturan keselamatan