INSTITUT PENDIDIKAN GURU

MALAYSIA
KAMPUS BATU LINTANG
PENGURUSAN GERKO
MAJLIS RASMI
NAMA

: LAI KEE KIET

(200906036)
: YIU SING LUNG
(200906042)
: KAREN LAU QUAN LIN
(200906008)
:
(200906007)

AUDRY

TIONG

SHEAU

LING

: LING SUN JUIN

(200906038)
PROGRAM

: KURSUS PERGURUAN LEPAS

IJAZAH (KPLI)
AMBILAN JUN 2009
UNIT/KUMPULAN : PENGAJIAN CINA 2
NAMA PENSYARAH

: PUAN FUNG SHEUE JING

TARIKH SERAHAN : 2 OKTOBER 2009

Konsep Protokol Dan Etika Sosial
Sejak dahulu lagi, manusia telah mengamalkan sistem protokol dan etika sosial.
Amalan ini telah dilaksanakan oleh bangsa atau puak atau negara bertamadun yang
terawal seperti Mesir Kuno, Yunani, India dan Negara China. Wujudnya beberapa
tatacara da amalan sosial yang perlu dipatuhi oleh setiap lapisan masyarakat
bermula daripada rakyat jelata sehingga kepada raja memerintah. Beberapa
tatacara dan amalan sosial termasuk larangan dan sekatan yang dikenakan ke atas
golongan tertentu.
Perkataan protokol berasal daripada perkataan Yunani, iaitu Protos bermaksud
yang pertama dan kolla bermaksud pelekat. Keadaan ini merujuk sehelai kertas
yag ditampalkan kepada satu dokumen undang-undang untuk memperlihatkan
kesahihannya. Mengikut Kamus Dewan, protokol bermaksud surat-surat rasmi
berkenaan keputusan perundingan (persetujuan) dan sebagainya.
Istilah ini juga dirujuk kepada peraturan-peraturan dalam istiadat rasmi
(sambutan tetamu dan sebagainya). Protokol juga dirujuk ketika etika sosial yang
merangkumi peraturan tingkah laku yang betul, menyebut sesuatu yang betul pada
tempat dan masanya. Secara umumnya, istilah protokol bermaksud peraturanperaturan yang diterima oleh semua pihak sama ada dalam perhubungan seharian
dalam masyarakat atau dalam pelbagai istiadat atau majlis rasmi dan tidak rasmi.,

Protokol mempunyai tiga komponen penting, iaitu susunan keutamaan,

anugerah darjah kebesaran dan susunan tempat duduk.

Susunan Keutamaan
Susunan keutamaan ini ialah garis panduan yang diadakan dengan tujuan untuk
memberi penghormatan dan penghargaan yang sewajarnya kepada seseorang.
Penghormatan ini termasuklah cara membuat panggilan hormat dan susunan
tempat duduk dan perkara-perkara yang berkaitan dengannya.
Dua kategori asas pertimbangan bagi menentukan susunan keutamaan, iaitu:
1. Pegawai-pegawai perkhimatan kerajaan (bermula daripada DYMM Seri
Paduka Baginda Yang di-Pertuan Agong dan YAB). Perdana Menteri
sehingga kepada pegawai kerajaan di peringkat tertentu. Asas ini adalah
berpandukan:
a) Jenis jawatan
b) Gred jawatan
c) Gaji
d) Darjah kebesaran
2. Asas yang diambil kira bagi orang awam ialah:
a) Kedudukan dalam masyarakat
b) Darjah kebesaran
Sejak tahun 1953, Susunan keutamaan Persekutuan (SKP) telah mengalami
perubahan sebanyak 18 kali. Perubahan terakhir dikuat kuasa pada 3 Oktober 1985
yang lebih menyeluruh meliputi semua golongan dan penyandang darjah kebesaran
persekutuan da ahli-ahli politik yang memegang jawatan kerajaan.

Anugerah Darjah Kebesaran

Anugerah kebesaran merupakan sesuatu yang dianugerah atau dihadiahkan
oleh raja yang memerintah sesebuah negeri atau kerajaan. Anugerah merupakan

pujian secara lisan atau tulisan dalam bentuk watikah atau sijil atau bentuk senjata
seperti keris atau pedang atau dalam bentuk bintang atau pingat.
Susunan taraf keutamaan bagi anugerah Persekutuan yang ditetapkan mengikut
Surat Pekeliling Am Bil. 2 Tahun 1982 adalah seperti berikut:
1

Seri Pahlawan Gagah Perkasa

S.P

Darjah Yang Maha Utama Kerabat Diraja Malaysia

D.K.M.

Darjah Utama Seri Mahkota Negara

D.M.N.

Seri Maharaja Mangku Negara

S.M.N.

Seri Setia Mahkota Malaysia

S.S.M.

Darjah Bakti

D.B.

Panglima Mangku Negara

P.M.N.

Panglima Seri Mahkota

P.S.M.

Panglima Setia Diraja

P.S.D.

10

Johan Mangku Negara

J.M.N.

11

Johan Setia Mahkota

J.S.M.

12

Johan Seri Diraja

J.S.D.

13

Kesatria Mangku Negara

K.M.N.

14

Ahli Mangku Negara

A.M.N.

15

Pingat Pangkuan Negara

P.P.M.

16

Bentara Setia Diraja

B.S.D.

17

Panglima Gagah Berani

P.G.B.

18

Jasa Perkara Persekutuan

J.P.P.

19

Pingat Tentera Udara

P.T.U.

20

Pingat Kebaktian

P.K.

21

Pingat Khimat Bakti

P.K.B.

22

Pingat Perkhimatan Am

P.P.A.

23

Kepujian Perutusan Keberanian

K.P.K.

24

Pingat Perkhimatan Setia

P.P.S.

25

Pingat Peringatan Malaysia

P.P.M.

26

Pingat-pingat Pertabalan

Pengenalan Majlis Rasmi

Majlis rasmi bermaksud sesuatu majlis formal yang mengandungi tatacara dan
protokol tertentu yang perlu diikuti. Beberapa majlis rasmi akan diadakan dari
semasa ke semasa oleh sekolah pada setiap tahun. Majlis-majlis rasmi tersebut
diadakan sama ada berkaitan dengan gerak kerja kokurikulum, kurikulum dan PIBG.
Antara majlis tersebut ialah Sukan Tahunan, Perkhemahan Unit Beruniform, Hari
Ucapan dan Penyampaian Hadiah, perjumpaan Ibu Bapa dan Guru (PIBG), Motivasi
Ibu Bapa, Mesyuarat Agung PIBG dan sebagainya. Antara tetamu kehormat yang
dijemput bagi memeriahkan majlis tersebut ialah menteri, wakil rakyat, pegawai
kerajaan daripada Kementerian Pendidikan dan sebagainya.
Majlis rasmi yang diadakan perlu diurus dan dikelolakan secara profesional oleh
mereka yang mempunyai kemahiran mengendalikan majlis rasmi. Keadaan ini
bertujuan untuk mengelakkan berlakunya sebarang ketidaksempurnaan sesuatu
majlis rasmi. Kepincangan sesuatu majlis secara langsung menjejaskan imej dan
reputasi sesebuah sekolah atau pihak penganjur. Ketidaksempurnaan ini juga
menjejaskan imej dan memberikan kesan negatif kepada pihak penganjur. Terdapat
banyak ketidaksempurnaan sering berlaku dalam sesuatu majlis rasmi. Antaranya
ialah:
1. Kedudukan tetamu kehormat dan tetamu tidak teratur.
2. Perubahan tetamu kehormat di saat akhir.
3. Terlalu ramai tetamu berada di atas pentas.
4. Juruacara atau pengerusi majlis tersasul menyebut pangkat, gelaran atau nama
tetamu kehormat.
5. Pertunjukan kelam-kabut dan dilaksanakan dengan tidak sempurna.
6. Juruacara tidak menyebut nama tetamu mengikut urutan kekananan yang
sepatutnya.
7. Juruacara sering tersasul atau teragak-agak tentang atur cara majlis.
8. Pembesar suara tadak berfungsi dengan sempurna.
9. Dulang atau alas dulang hadiah tidak disediakan.

10. Majlis penerimaan hadiah kelam-kabut seperti pemenang atau penerima hadiah
tidak teratur naik ke pentas, pemenang lambat naik ke pentas dan sebagainya.

Penyediaan Senarai Jemputan

Banyak majlis rasmi yang dilaksanakan di sesebuah sekolah rendah, sekolah
menengah dan maktab. Bagi setiap majlis rasmi yang dilaksanakan, Pengerusi
Jawatankuasa Pengelola dan Jawatankuasa Jemputan dan Jawatankuasa
Sambutan hendaklah mengenal pasti dan menyenaraikan tetamu jemputan (VIP)
dan tetamu kehormat (VVIP) yang dijemput ke majlis tersebut. Penyelaras ini
penting supaya tetamu jemputan (VIP) dan tetamu kehormat (VVIP) yang hadir di
majlis tersebut disambut oleh Jawatankuasa Sambutan dan Protokol, kemudian
ditunjukkan tempat yang telah ditentukan dalam majilis tersebut. Jawatankuasa
Jemputan dan Urusetia perlu menyelaras dan memaklumkan kepada Jawatankuasa
Perasmian dan Juruacara tentang maklumat tetamu jemputan dan tetamu kehormat.
Biasanya, dalam sesuatu majlis rasmi di sesebuah sekolah rendah, sekolah
menengah dan maktab perguruan, Jawatankuasa Jemputan dan Urusetia
hendaklah mengenal pasti para jemputan dan menyediakan empat jenis senarai
jemputan. Empat senarai tersebut ialah:
1. Ringkasan senarai jemputan
2. Senarai nama
3. Senarai keutamaan
4. Senarai kehadiran
Ringkasan senarai jemputan ini menyatakan kategori tetamu dan bilangannya.
Berikut ialah contoh ringkasan senarai jemputan bagi majlis rasmi Hari Ucapan dan
Penyampaian Hadiah Sekolah.
1.
2.
3.
4.
5.

Senarai Jemputan
Pengarah Jabatan Pendidikan Negeri dan PPD
Guru besar atau pengetua sekolah berhampiran
Jawatankuasa PIBG
Ketua-ketua Jabatan
Jawatankuasa Pembimbing Pelajar

2 orang
14 orang
20 orang
5 orang
15 orang

6. Ibu bapa

700 orang
756ang

Jumlah

Jawatankuasa Jemputan perlu menyeranaikan nama tetamu dan tetamu

kehormat mengikut kategori. Sekiranya dalam kategori guru besar sekolah
berhampiran terdapat 14 orang, maka 14 orang guru besar yang dijemput hendaklah
dicatatkan satu demi satu, begitulah seterusnya bagi kategori ketua jabatan dan
sebagainya. Senarai tersebut mengandungi maklumat-maklumat berikut:
a)

Nama penuh dengan gelaran serta pingat (jika ada)

b)

Jawatan dan pangkat

c)

Alamat pejabat dan telefon

d)

Alamat rumah dan telefon (jika perlu)

e)

Nama setiausaha sulit atau PA serta telefon (jika ada)

Senarai ini diambil daripada senarai nama disusun mengikut keutamaan. Senarai
nama keutamaan ini tidak perlu dicatat secara terperinci maklumat tetamu jemputan
dan tetamu kehormat. Senarai ini memadai dengan mencatat nama tetamu dan
jawatannya sahaja seperti contoh berikut:
Senarai Keutamaan
1.

YB. Tan Sri Musa Mohamad - Menteri Pendidikan

Malaysia

2.

Haji Razali Ismail

- Pengarah, BPG

3.

Ybhg. Dato Shafie Ismail - Pengarah Jabatan Pendidikan

Kelantan

Senarai kehadiran sama dengan senarai nama ketiga di atas, satu ruang perlu
dicatat di hujung nama tersebut dengan perkataan hadir atau tidak hadir.
Ruangan ini merupakan senarai semak jawapan kehadiran setiap jemputan yang
menghantar jawapan kehadiran kepada urusetia.

Susunan Keutamaan

Susunan keutamaan tetamu kehormat mesti mematuhi susunan keutamaan

yang diwartakan. Susunan keutamaan bagi tetamu kehormat dan tetamu jemputan
perlu ditentukan dengan dua tujuan, iaitu:
1) Jawatankuasa Persiapan Tempat perlu menyediakan tempat duduk tetamu
dalam majlis tersebut mengikut susunan keutamaan.
2) Pengerusi majlis / juruacara akan membaca nama, pangkat dan jawatan tetamu
kehormat dan tetamu jemputan mengikut susunan keutamaan.
Pada asanya, apa yang berlaku dalam majlis rasmi di peringkat sekolah rendah,
menengah atau maktab ialah hanya seorang tetamu kehormat (VVIP) dan beberapa
orang tetamu jemputan (VIP) yang hadir. Jemputan tetamu ini ditentukan oleh
Jawatankuasa Pengelola bagi mengendalikan majlis tersebut.

Susunan Tempat Duduk

Pada kebiasaannya, majlis rasmi di peringkat sekolah atau maktab diadakan
di dalam dewan atau di padang permainan. Penentuan tempat bergantung pada
jenis majlis yang diadakan. Beberapa perkara yang perlu diambil kira semasa
penentuan tempat ialah:
a) Jenis majlis
b) Mempunyai tempat letak kereta yang mencukupi
c) Sesuai dan berdekatan dengan majlis yang akan diadakan
d) Mempunyai kemudahan asas yang mencukupi
e) Mempunyai bilik atau tempat rehat tetamu kehormat
Dalam sesuatu majlis rasmi, kecuali majlis jamuan makan dan majlis
penyampaian sijil, tetamu yang duduk di atas pentas atau meja khas hendaklah
dihadkan. Biasanya antara dua hingga lima orang sahaja. Susunan tempat duduk
adalah seperti yang ditunjukkan di bawah.
1.

Kekananan bagi dua orang

1

2.

kekananan bagi tiga orang

2

3.

kekananan bagi empat orang

3

4.

kekananan bagi lima orang

4

Tertib Di Meja Makan

Cara beradab di meja makan dapat melambangkan keperibadian seseorang.
Beberapa tatacara yang perlu diketahui semasa berada di meja makan. Antaranya
ialah:
1.

Duduk di ruang atau kerusi dengan tertib dan memakai napkin.

2.

Memastikan dan mengetahui cara menghidang makanan.

3.

Pastikan mangkuk dan sudu yang disediakan tidak digunakan

secara salah.

4.

Mengetahui susunan gelas, sudu dan garpu.

5.

Mengambil sayur-sayuran atau lauk yang berada di bahagian

hadapan. Tunggu giliran dengan sabar.

6.

Pastikan sudu atau garpu tidak berlaga atau mengeluarkan bunyi

ketukan dengan pinggan nasi atau mangkuk.

7.

Kunyah makanan dengan perlahan-lahan.

8.

Jika nasi perlu ditambah, telentangkan sudu dan sebaliknya jika

selesai, telengkupkan sudu.

Susunan Bendera

Susunan bendera yang dikibarkan dalam majlis rasmi mempunyai

tatacara tertentu mengikut peraturan sesuatu majlis. Susunan bendera
berbeza antara satu majlis dengan majlis yang lain. Terdapat tiga peraturan
susunan bendera dilaksanakan berpandukan sesuatu majlis. Susunan
bendera tersebut dilaksanakan mengikut peraturan seperti dikibarkan pada
tiang, dalam perarakan dan dibentangkan di belakang pentas.
Bendera-bendera yang dikibarkan pada tiang dalam sesuatu majlis
mempunyai tatacara tertentu. Sekiranya dua bendera dikibarkan di majlis
peringkat persekutuan yang diadakan dalam negeri adalah seperti berikut:

Sekiranya dua bendera dikibarkan di majlis peringkat negeri yang

diadakan dalam negeri berkenaan, maka susunannya adalah seperti berikut:

Jika tiga bendera dikibarkan di majlis peringkat negeri, contohnya

bendera Malaysia, bendera negeri dan bendera badan, syarikat atau lainlain, maka susunannya adalah seperti berikut:

Jika tiga bendera dikibarkan di majlis peringkat persekutuan yang

diadakan dalam negeri, contohnya bendera persekutuan, bendera negeri
dan bendera badan/syarikat atau lain-lain, maka susunannya adalah seperti
berikut:

Jika semua bendera negeri dan persekutuan dikibarkan dalam sesuatu

majlis rasmi, tatacara susunannya hendaklah disemak dengan Jabatan
Penerangan kerana kekananan DYMM/TYT adalah berbeza dari semasa
ke semasa. Penyusunan bendera tersebut bergantung pada kekananan
DYMM/TYT.

Bendera boleh dibawa dalam sesuatu perarakan seperti perarakan

perasmian sukan tahunan, perarakan lintas hormat dan sebagainya. Terdapat
beberapa tatacara membawa bendera dalam sesuatu perarakan dalam majlis
rasmi. Antaranya ialah apabila perarakan diadakan secara sebaris ke hadapan,
bendera Malaysia mesti mendahului bendera-bendera lain yang lain menyertai
perarakan tersebut seperti rajah di bawah.

Jika perarakan diadakan secara sederet berhadapan, bendera

Malaysia mestilah diletakkan di tengah-tengah antara bendera yang lain
seperti rajah berikut.

pengakap

Jika bendera dibawa secara terbentang, bahagian kepala bendera

hendaklah diusung mendahului perarakan sama seperti jika is dibawa dengan tiang
bendera.

Kadangkala bendera juga dibentangkan di belakang pentas dalam

sesuatu majlis rasmi. Apabila dua bendera dibentangkan di belakang pentas
atau dalam sesuatu majlis anjuran persatuan atau badan tertentu, bendera
Malaysia hendaklah diletakkan di sebelah kin dan bendera persatuan atau badan
berkenaan di sebelah kanan pentas seperti rajah di bawah.

Raptai sesuatu majlis rasmi perlu diadakan sehingga sempurna dan

memuaskan hati. Jika perlu, raptai mesti diadakan beberapa kali dan raptai
penuh hendaklah dilaksanakan. Tujuan diadakan raptai adalah untuk:
1. Memberi gambaran secara menyeluruh tentang senario perjalanan majlis
kepada semua yang terlibat (peserta dan pegawai/jawatankuasa).
2. Membaiki kelemahan yang timbul semasa raptai penuh.
3. Mengambil alternatif yang perlu untuk memastikan majlis
tersebut berjalan dengan sempurna dan lancar.
4. Membuat penentuan urutan majlis dan penentuan masa bagi setiap
acara.
5.

Semua yang terlibat secara langsung seharusnya

mengetahui peranan, tanggungjawab dan masa bertindak dalam
majlis tersebut.

6. Mengubahsuai atur cara yang dirancang (jika perlu).

Antara cirri-ciri pengerusi majlis atau jurucara ialah mereka haruslah
berbahasa dengan lancar, teratur dan sebutan yang jelas.Pengerusi/juruacara
tidak perlu mengulas isi-isi ucapan yang disampaikan oleh tetamu kehormat.
Kadangkala didapati pengerusi/juruacara mengulas isi-isi ucapan yang
disampaikan sehingga mengambil masa yang lama bagi
mengulasnya.Mereka juga haruslah berani, tegas dan bersedia menerima teguran
dan pandangan orang lain.
Juruacara sesuatu majlis hendaklah dipilih di kalangan mereka yang
berkebolehan dalam bidang ini. Kejayaan atau kepincangan sesuatu majlis
sangat bergantung pada juruacara atau pengerusi majlis, selain beberapa
faktor lain. Juruacara atau pengerusi majlis memainkan peranan penting
bagi menjayakan sesuatu majlis. Apabila mengadakan majlis rasmi yang
melibatkan tetamu kehormat (VVIP) seperti menteri yang hadir, juruacara
atau pengerusi majlis mestilah terdiri daripada mereka yang berpengalaman
dan mempunyai kemahiran mengendalikan majlis.

Fungsi utama juruacara adalah untuk memaklumkan kepada para

hadirin apa yang akan berlaku seterusnya dalam majlis tersebut mengikut
urutan yang telah ditetapkan. Juruacara dan jawatankuasa (teks ucapan)
hendaklah merancang dan mengadakan teks juruacara dan teks ucapan
tetamu kehormat. Oleh sebab aktiviti sekolah banyak melibatkan majlis-majlis
rasmi, teks juruacara hendaklah disemak oleh guru besar atau pengetua.
Teks juruacara mengandungi semua maklumat mengenai majlis
tersebut. Teks juruacara hendaklah ditaip mengunakan kertas A4 dibahagi
dua atau sebarang kad yang sesuai. Saiz huruf ialah 15 atau 16 poin.
Hanya satu pengumuman sahaja ditaip pada setiap helaian teks juruacara.
Pengumuman berikutnya ditaip pada helaian kertas yang lain. Setiap helaian
teks juruacara mengandungi nombor muka surat 1, 2, 3, masa dan Cue
(bermaksud peristiwa yang berlaku sebagai panduan kepada juruacara
untuk bercakap) dan pengumuman (bermaksud kata-kata yang dilafazkan oleh
juruacara). Berikut adalah contoh teks juruacara :

Masa
: 9.10 pagi
Cue
: Tetamu kehormat
Pengumuman : Syukur kita kepada Allah (swt) kerana dengan limpah dan
kurnianya kita dapat bersama-sama dalam majlis yang bersejarah ini,
iaitu Majlis Konvokesyen ke-46. Untuk memulakan majlis yang bersejarah
ini, saya mempersilakan al-Fadhil Ustaz Zaki Hussin untuk membaca doa
selamat. Majlis dengan segala hormatnya mempersilakan Ustaz Zaki
Hussin membaca doa.
Masa
: 9.15 pagi
Cue
: Ustaz Zaki Hussin kembali ke tempat duduknya.
Pengumuman : Majlis merakamkan ucapan terima kasih kepada alFadhil Ustaz Zaki Hussin semoga majlis kita diberkati oleh Allah (swt).
Majlis kita pada hari ini diteruskan dengan ucapan. Saya dengan sukacita-

nya mempersilakan yang berusaha Tuan Hap Ismail Hassan, Pengarah

Maktab Perguruan Kota Bharu untuk menyampaikan ucapan alu aluan.
Majlis dengan segala hormatnya mempersilakan Tuan Haji Ismail Hassan
memberi ucapan.
Masa
: 9.35 pagi
Cue
: Tuan Pengarah berjalan dan duduk di tempatnya.
Pengumuman : Majlis merakamkan setinggi-tinggi terima kasih kepada
Yang Berusaha Tuan Haji Ismail Hassan, Pengarah Maktab Perguruan
Kota Bharu atas ucapan yang disampaikan. Seterusnya majlis dengan
segala sukacitanya menjemput dan mempersilakan Tuan Haji Razali
Ismail, Pengarah Bahagian Pendidikan Guru, Kementerian Pendidikan
Malaysia menyampaikan ucapan. Dengan segala hormatnya dipersilakan.

Masa : 10.00 pagi

Cue : Tuan Pengarah BPG berjalan dan duduk di tempatnya.
Pengumuman : Ucapan setinggi-tinggi penghargaan dan terima kasih
dikalungkan kepada Tuan Haji Razali Ismail, Pengarah Bahagian Pendidikan
Guru, Kementerian Pendidikan Malaysia di atas amanah yang disampai kan kepada graduan sebagai bekalan untuk mereka menabur bakti di
seluruh pelosok negara. Dengan segala hormat dan penuh takzimnya
majlis menjemput dan mempersilakan YB.
Majlis Perasmian / Penutup
Kebanyakan majlis rasmi adalah tertumpu kepada majlis perasmian dan
majlis penutupan untuk sesuatu majlis aktiviti. Maka, pengacaraan majlis rasmi atau
penutupan ini mestilah dirancang dan dijalankan dengan lancar dan sempurna.
Program majlis perasmian dan penutupan untuk sesuatu majlis rasmi perlu
dibentangkan dalam kertas kerja atau dalam mesyuarat Jawatankuasa Pengelola
yang pertama. Dalam pembentangan ini, perincian untuk majlis perasmian atau
penutupan perlu dicatat secara khusus dalam kertas kerja. Pada kebiasaannya,

masa bagi majlis ini perlu diadakan selama satu hingga dua jam. Di samping itu,
disebabkan oleh kebimbangan ucapan yang terlalu panjang atau ucapan yang
memakan masa yang terlalu banyak akan menyebabkan hadirin berasa jemu, maka,
tetamu kehormat yang dijemput hadir ke majlis ini adalah dicadangkan tidak
melebihi tiga orang.
Dua perkara yang perlu diambil kira semasa menentukan masa bermulanya
majlis perasmian atau majlis penutup ialah masa dan hari. Apabila majlis perasmian
atau penutupan diadakan pada waktu pagi hari-hari biasa (kecuali hari Jumaat),
majlis hendaklah dimulai pada pukul 9.00 pagi. Jika majlis diadakan pada waktu
petang hari-hari biasa (kecuali hari Jumaat), majlis ini hendaklah dimulai pada pukul
3.00 petang dan tamat lebih kurang pukul 6.00 petang. Bagi majlis rasmi yang
diadakan pada hari Jumaat hendaklah ditamatkan sebelum jam 12.15 tengah hari
atau selewat-lewatnya 12.30 tengah hari. Majlis yang diadakan pada sebelah malam
hendaklah bermula selepas jam 9.00 malam dan ditamatkan sebelum jam 12.00
malam.
Atur cara bagi majlis perasmian dan penutupan perlulah dirancang dan
disusun secara teliti dengan mengikuti susunan yang betul. Masa untuk setiap acara
atau aktiviti bagi majlis perlu dirancang dan disusun serta dicetak secara khusus
dalam buku cenderahati. Yang berikut merupakan satu contoh atur cara majlis
perasmian dan penutupan Kursus Kepimpinan Pelajar Peringkat Daerah.
Atur Cara Majlis Perasmian
3.00 ptg
3.15 ptg
3.20 ptg
Daerah
3.25 ptg
3.30 ptg
Ismail
3.35 ptg
Majlis Perpisahan

:
:
:

Pelajar berada dalam barisan

Ketibaan pengetua-pengetua
Ketibaan Pegawai Pendidikan

:
:

Majlis perasmian dimulakan

Bacaan doa oleh Ust.Mohamed

Ucapan wakil pelajar

Sesebuah sekolah akan menghadapi masalah pertukaran guru ke sekolah

lain atau majlis persaraan seseorang guru pada setiap tahun. Kebanyak sekolah
akan mengadakan majlis perpisahan pada akhir tahun ataupun sebelum guru yang
berkenaan bertukar ke tempat lain. Kebiasaannya, jika guru yang bertukar itu
ditempatkan dalam daerah yang sama, majlis tersebut boleh diadakan pada akhir
tahun. Sebaliknya, majlis perpisahan perlu diadakan sebelum guru berkenaan
bertukar atau bersara, apabila melibatkan pertukaran guru ke negeri lain atau
bersara.
Peringatan-peringatan yang perlu diambil kira semasa pengendalian majlis
perpisahan adalah seperti berikut:
1. Jawatankuasa Pengelola yang berperanan penting hendaklah dibentuk
bagi membincangkan perkara-perkara penting seperti pemilihan tempat,
menu, atur cara majlis, penubuhan Jawatankuasa Kecil (jamuan, hadiah,
juruacara, jemputan, sambutan, persiapan tempat) dan sebagainya.
2. Jamuan perpisahan boleh diadakan di hotel, restoran tertentu, di sekolah
dan sebagainya yang sesuai dengan majlis, bilangan penyertaan,
kewangan dan masa. Kebiasaannya, jamuan nasi diadakan dalam majlis
ini selain ucapan.
3. Kad ataut surat jemputan perlu diedarkan kepada mereka yang bertukar
atau bersara. Dalam surat ini adalah perlu menyatakan sama ada suami
atau isteri mereka dijemput ke majlis tersbut atau tidak.
4. Urusetia perlu menetapkan jenis pakaian semasa mengedar surat atau
kad jemputan. Pada kebiasaannya, makan malam bagi majlis perpisahan,
lelaki adalah dikehendaki memakai pakaian batik.
5. Jika terdapat beberapa orang guru yang bertukar atau bersara dan majlis
perpisahan akan diadakan bagi meraikan mereka, adalah perlu juruacara
berbincang dengan pengetua / guru besar sama ada semua guru perlu
dijemput memberi ucapan ataupun menghantar seorang wakil sahaja
untuk memberi ucapan.

6. Juruacara hendaklah memaklumkan terlebih dahulu pihak yang akan

berucap dalam majlis tersebut seawal mungkin. Peringatan ini supaya
mereka dapat bersedia bagi merangka teks / isi ucapan dalam majlis
tersebut dan membuat persediaan mental.
7. Antara tetamu dalam majlis perpisahan ini ialah guru-guru yang bertukar
atau bersara. Mereka yang bertukar seharusnya duduk semeja bersamasama dengan tetamu kehormat (jika ada), pengetua / guru besar dan
penolong kanan.
Majlis Keraian
Majlis keraian yang diadakan bagi sesebuah sekolah adalah bertujuan
menyambut pengetua / guru besar yang baharu bertukar, kenaikan pangkat staf dan
sebagainya. Majlis keraian ini diadakan bagi meraikan mereka yang berjaya dalam
sesuatu bidang dan sebagai mengucapkan terima kasih dan penghargaan. Pada
kebiasaannya, majlis keraian ini diadakan jamuan nasi atau jamuan separuh berat
serta ucapan.
Beberapa peringatan yang perlu difikirkan untuk mengadakan majlis keraian
ini, iaitu:
1. Penubuhan Jawatankuasa Pengelola bagi mengendalikan majlis ini
seperti pemilihan tempat, pengisisan program / atur cara majlis, jamuan
dan sebagainya.
2. Jawatankuasa mengambil kira perbelanjaan dan sumber kewangan.
3. Jawatankuasa Pengelola menyenaraikan tetamu jemputan dan kehormat
yang perlu dijemput dalam majlis tersebut.
4. Menentukan mereka yang berucap (sebaik-baiknya antara dua atau tiga
orang sahaja yang berucap).
5. Juruacara hendaklah memberitahu kepada mereka yang akan berucap
terlebih dahulu sebelum majlis bermula supaya mereka bersedia dengan
teks / isi penting ucapan.

6. Juruacara juga boleh mengambil biodata individu yang diraikan dan

membacanya dalam majlis itu (jika perlu).