MINIT MESYUARAT PIBG KALI KEDUA SESI 2014

Tarikh : 12 April 2014

Hari
: Sabtu
Masa
: 8.30 pagi
Tempat : BIlik Mesyuarat SASER
Kehadiran :
Hadir:

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.

Tuan Hj. Sabuddin Bin Hj. Sani

Penasihat
Prof. Madya Sr. Abdul Wahid Bin Kamarulzaman
YDP
Dato Ir. Othman Bin Ismail
NYDP
En. Norezal Bin Nordin
Bendahari
Pn. Unaizah Binti Mohd Attas
Pen. Setiausaha
1/1
En. Roslie Bin Ahmad
GPK Akademik
1/1
Datuk Mohd Fauzi Bin Zakaria
AJK Ibu Bapa
Mejar (B) Mohd Zainal Bin Juni
AJK Ibu Bapa
Prof. Dr. Mohd Pauzi Bin Zakaria
AJK Ibu Bapa
1/1
Pn. Rozaihan Binti Othman
AJK Ibu Bapa
En. Hasbullah Bin Othman
AJK Ibu Bapa
En. Adnan Bin Harun
AJK Guru
En. Badrol Shah Bin Abd Saha
AJK Guru
En. Syarizal Bin Mohd Yusof
Juruaudit Ibu Bapa
Cik Suraini Binti Sulaiman
Juruaudit Guru
1/1
Pn. Syazliyana Binti Sahrani
S/U Sarana

1/1
1/1
1/1
1/1

1/1
1/1
1/1
1/1
1/1
1/1
1/1
1/1

Tidak Hadir (Bersebab):

1.
2.
3.
4.
5.
6.

Puan Yanti Binti Mat Amin

En. Razi Bin Mohd Shah
0/1
En. Norazhar Bin Mohd Shah
En. Mohd Nor Bin Shafie
Dato Mohd Zin Bin Hassan
En. Amhari Bin Md Isa

Setiausaha
0/1
Pen. Bendahari
GPK HEM
GPK KoKurikulum 0/1
AJK Ibu Bapa
AJK Guru

Turut Hadir:
1.

Cik Fazlina Iliani Binti Ismail

1/1

Pencatat Minit

0/1
0/1
0/1

Agenda Mesyuarat
1.0Ucapan alu-aluan Pengerusi/YDP PIBG
2.0Ucapan Pengetua/Penasihat PIBG
3.0Laporan Pembentangan Mesyuarat Agung PIBG kali ke-12
3.0.1 Minit mesyuarat
3.0.2 Usul dan cadangan ibu bapa
4.0 Pembentukan Biro dan Jawatankuasa PIBG
5.0 Perancangan Aktiviti dan Program PIBG 2014
6.0 Pembentangan status kewangan semasa PIBG oleh Bendahari
7.0 Hal-hal lain
1.0Ucapan Pengerusi
1.1
Pengerusi mengucapkan terima kasih kepada pihak sekolah diatas
persediaaan bagi membolehkan mesyuarat AJK PIBG Bil. 1 sesi 2014/15
dijalankan pada pagi ini. Ucapan terima kasih juga ditujukan kepada
semua ahli jawatankuasa yang terdiri daripada guru dan ibu bapa yang
dapat menghadirkan diri dalam mesyuarat ini.
1.2

Bagi memulakan aluan, pengerusi memohon ahli yang hadir dapat

memperkenalkan diri masing-masing bagi memudahkan perjalanan
mesyuarat
dan
hubungan
kerja
di
masa
hadapan.
Sesi
memperkenalkan diri dimulai dengan pengerusi memperkenalkan diri
beliau kepada semua ahli mesyuarat.

1.3

Seterusnya pengerusi memaklumkan ahli mesyuarat mengenai

peranan PIBG serta batasan yang perlu dipatuhi oleh PIBG dalam
menjalankan tugas mereka menyokong aktiviti sekolah. Batasan yang
dimaksudkan adalah sepertimana yang dinyatakan melalui Surat
Pekeliling Ikhtisas Bil. 5/2001, Kementerian Pendidikan Malaysia.

1.4

Pengerusi menjelaskan bahawa SASER merupakan satu sekolah yang

jelas berusaha dengan bersungguh-sungguh demi kecemerlangan
murid. Banyak aktiviti yang dilaksanakan di sini, baik dari segi
akademik maupun pembangunan sahsiah pelajar, tidak dibuat di
sekolah lain yang setaraf dengannya. Pengerusi mengucapkan setinggi
tahniah dan terima kasih kepada pihak pengurusan sekolah dan guruguru.

1.5

Pengerusi juga menekankan bahawa pandangan daripada mesyuarat

adalah untuk pertimbangan pihak sekolah, bukan bertujuan untuk
mengkritik
pihak
sekolah.
Sekiranya
bersesuaian
bolehlah
dilaksanakan, manakala yang kurang bersesuaian tidaklah perlu
dilaksanakan. Walaupun begitu, perlulah difahami bahawa untuk
mencapai kejayaan yang cemerlang, sesebuah organisasi perlu berani
berubah. Change is key to innovation and success.

1.6

Pengerusi menyatakan bahawa kecemerlangan akademik adalah

perkara biasa bagi sekolah seperti SASER, STF, TKC, Sri Putri dan
MCKK. SASER perlu meningkat ke satu tahap yang lebih tinggi (one
notch higher). Latihan kepimpinan dikalangan pelajar adalah penting.
Ini boleh diterapkan melalui aktiviti kokurikulum. Pembangunan
sahsiah pelajar perlu menjadi usaha yang digembelingkan bagi
manfaat bukan hanya segelintir pelajar tetapi keseluruhan pelajar
SASER secara umum.

1.7

Bagi tujuan kelancaran mesyuarat dan pengurusan program PIBG,

pengerusi meminta agar setiausaha dapat menyiapkan minit
mesyuarat selepas 5 (lima) hari bekerja daripada tarikh mesyuarat.
Manakala pengerusi perlu membuat semakan minit dalam tempoh 2
(dua) hari bekerja. Setelah itu, minit berkenaan akan diedarkan kepada
ahli mesyuarat.

2.0 Ucapan Pengetua/Penasihat PIBG

2.1

Tuan Pengetua mengucapkan tahniah kepada semua yang telah

menjadi ahli dalam AJK PIBG baharu bagi sesi 2014/2015. Tuan
Pengetua memaklumkan bilangan pelajar Tingkatan 4 dan Tingkatan 5
pada tahun ini adalah 285 dan 270 orang. Bilangan guru ialah 49 orang
dan bilangan staf sokongan ialah 23 orang manakala pengawal ialah 6
orang.

2.2

Bilik tetamu boleh digunakan untuk AJK PIBG bertemu dengan anakanak ketika hujung minggu. Semua aktiviti di SASER boleh dirujuk
melalui takwim sekolah.

2.3

Tuan Pengetua memaklumkan perubahan format Peperiksaan SPM iaitu

amali Sains akan diwujudkan semula bermula pada tahun hadapan.
Tuan Pengetua menyatakan cadangan pembinaan auditorium dan bilik
mesyuarat utama dan cadangan berkaitan pembelian sebuah van
untuk memudahkan pengangkutan.

2.4

Pelajar-pelajar Tingkatan 4 dan 5 digalakkan untuk terlibat dengan

peperiksaan luar yang lain seperti ICAS.

3.0 Pembentangan Minit Mesyuarat Agung AJK PIBG kali ke 12

3.1

Laporan perkara berbangkit 4.1 iaitu berkaitan Program Teknik

Menjawab Soalan SPM akan dilaksanakan dan dirancang pada tahun
ini. Laporan perkara berbangkit 4.2 iaitu berkaitan Hari Terbuka Asrama
telah dilaksanakan pada 5 April dan 3 bilik dorm akn menjadi dorm
showcase untuk dorm-dorm yang lain

3.3

Pengerusi bagi bilik dorm 103 Lekir ialah Dato Ir Othman Bin Ismail
menyatakan bahawa pelajar-pelajar memohon penambahan keperluan

asas untuk pembelajaran. Tuan Pengetua menyatakan 50 buah meja

bulat disediakan di dalam bilik bacaan untuk pelajar membuat
ulangkaji.
3.4

Bilik 204 kediaman Tuah, pengerusi iaitu Prof Dr. Mohd Pauzi Bin
Zakaria memaklumkan 15 orang penjaga telah hadir dan
menyumbangkan cat, langsir, tikar dan sumbangan RM 600 telah
berjaya dikumpulkan.

3.5

Pengerusi memohon pihak sekolah sediakan garis panduan untuk

keceriaan mengikut tema blok sebagai panduan aktiviti sarana dan
boleh diadakan secara berkala.

3.6

Prof. Dr. Mohd Pauzi Bin Zakaria memaklumkan salinan garis

panduan diberikan kepada ketua dorm dan Puan Rohaizan meminta
garis panduan perlu menyeluruh.

3.7

Ucapan terima kasih ditujukan kepada PIBG atas Anugerah Emas

Tuanku Munawir dan penganugerahan ini diharapkan dapat dilakukan
berterusan pada tahun-tahun yang akan datang.

3.8

Pembentangan usul;
3.8.1Bagi Usul 1 berkaitan dengan pembentukan database ibu dan
bapa untuk
program Sarana, Dato Ir Othman Bin Ismail
mencadangkan database untuk memudahkan makluman
untuk perlaksanaan aktiviti.
3.8.2Datuk Mohd Pauzi Bin Zakaria menyarankan laman web
sekolah perlu mempunyai ruangan khas untuk memasukkan
maklumat ibu dan bapa untuk memudahkan penyebaran
maklumat melalui sms dan telah bersetuju untuk mengetuai
program penyediaan database dan laman web PIBG SASER.
3.8.3

Bagi fokus kecemerlangan pelajar Tingkatan 4, En

Roslie Bin Ahmad memaklumkan tiada kelas malam untuk
Tingkatan 4 kerana kekangan masa dan tenaga. Sebagai
alternatif, En Norezal mencadangkan tenaga pengajar luar
dipanggil.

3.8.4

Bagi Usul 4 penyebaran maklumat melalui pesanan

ringkas akan diketuai oleh Datuk Mohd Fauzi Bin Zakaria.

4.0 Pembentukan Biro dan Jawatankuasa PIBG

Biro Teknologi Maklumat dan Komunikasi
Zakaria

Datuk Mod Pauzi Bin

Biro Ekonomi
Ismail

4.1

: Dato Ir Othman Bin

Biro Akademik dan Latihan

Pauzi Bin Zakaria

Prof Dr. Mohamad

Biro Sosial dan Kebajikan

Othman

Puan Rohaizan Binti

Biro Kokurikulum dan Kepimpinan

Bin Juni

: Mejar (B) Mohd Zainal

Setiap biro yang telah dibentuk perlu mentapkan sekurang-kurangnya

KPI 1. Ketua bagi setiap biro perlu berbincang dengan semua ahli untuk
menentukan KPI yang ingin dicapai. Pengerusi mencadangkan KPI bagi
setiap biro dibentangkan pada mesyuarat PIBG yang seterusnya
bertarikh 17 Mei 2014.

5.0 Perancangan Aktiviti dan Program PIBG 2014

5.1

Berikut adalah program program besar yang akan diberi tumpuan:

5.1.1 Bengkel Mata Pelajaran
5.1.2 Lonjakan Saujana
5.1.3 Program Kecemerlangan SPM

`
5.2

En Rosliemembentangkan keputusan SPM 2013. Bilangan Near Miss

A+ bagi subjek Bahasa Inggeris seramai 3 orang, Biologi seramai 4
orang dan Pendidikan Islam 1 orang pelajar. Bagi Near Miss A untuk
subjek Biologi adalah seramai 43 orang. SASER berada pada
kedudukan nombor 5 dalam semua SBP.

6.0 Pembentangan Status Kewangan

6.1

En Norezal memaklumkan jumlah pelajar bagi setiap tingkatan yang

telah membayar sumbangan PIBG iaitu Tingkatan 5 seramai 236 orang
pelajar dan Tingkatan 4 seramai 104 orang pelajar. Bagi semua pelajar
Tingkatan 4 yang masih belum membuat sumbngan surat akan
diberikan kepada ibu bapa pelajar semasa pulang bermalam.

6.2

Setiausaha PIBG diminta untuk membuat satu minit yang menyatakan

perubahan untuk tandatangan bagi urusan bank iaitu:

6.2.1 Bagi urusan kewangan kurang dari RM 5000, YDP dan

Bendahari atau
Setiausaha dan Bendahari perlu
membuat tandatangan.
6.2.2 Bagi urusan kewangan lebih dari RM 5000, YDP,
Bendahari dan
Setiausaha
perlu
membuat
tandatangan.
6.3
Setiap permohonan kewangan perlu membuat kertas kerja, membuat
perbincangan bersama Tuan Pengetua dan YDP.Tuan Pengetua menekankan
bahawa kelulusan
permohonan kewangan bergantung kepada kertas kerja
program tersebut. Tuan
Pengetua memaklumkan penyata kewangan tidak
dinyatakan dalam Mesyuarat Agung
PIBG yang lepas. En Norezal
menekankan bahawa jika tiada perubahan kewangan tidak perlu
dibentangkan dalam Mesyuarat Agung PIBG.
6.4
Semua AJK PIBG bersetuju Mesyuarat Agung PIBG menerima jumlah
sumbangan PIBG
seperti yang telah dipersetujui pada tahun sebelumnya.
Prof. Dr Mohamad Pauzi
mencadangkan satu perisian dibeli untuk
membuat anggaran perbelanjaan mengikut
program yang dilaksanakan.
6.5
Tuan Pengetua memaklumkan keperluan dana PIBG boleh dirujuk
melalui aktiviti-aktiviti
yang telah dilaksanakan pada tahun 2013. En
Hasbullah menyatakan satu garis panduan
perlu
ditetapkan
untuk
penggunaan dana PIBG.

6.6
Pengerusi memaklumkan bahawa PIBG mempunyai 2 akaun iaitu akaun
Maybank (akaun
tetap) dan akaun CIMB ( akaun wakaf PIBG ). Pengetua
memaklumkan bahawa
semua kutipan kutipan yang lain seperti kutipan
ikhlas dari ibu bapa ketika perogramprogram sekolah akan dimasukkan
dalam akaun CIMB. Pengerusi mencadangkan resit
dikeluarkan
bagi
sesiapa yang telah membuat sumbangan untuk tujuan perlepasan cukai
LHDN.
7.0 Hal- hal lain
7.1
Tuan Pengetua mengucapkan terima kasih kepada PIBG atas
kerjasama dan cadangancadangan penambahbaikan.
7.2
Mejar (B) Mohd Zainal menyatakan setiap ahli-ahli baharu PIBG perlu
mempunyai baju
korporat. Pengerusi memaklumkan tukang jahit akan
hadir pada mesyuarat PIBG yang berikutnya untuk mendapatkan ukuran
baju.
7.3
Prof.Dr Mohamad Pauzi meminta supaya Biro Sosial dan Kebajikan
memberi perhatian kepada semua pelajar yang kurang berkemampuan dan
Program Anak Angkat perlu diteruskan. Puan Rohaizan selaku Biro Sosial dan

Kebajikan bersetuju untuk meneruskan program tersebut dan perlu ada

nombor ibu bapa yang boleh dihubungi.
7.4
Tarikh mesyuarat PIBG seterusnya akan dilaksanakan mengikut
tarikh seperti di bawah:
7.4.1
7.4.2
7.4.3
7.4.4

17
21
16
11

Mei
Jun
Ogos
Oktober

7.5
Datuk Mohd Pauzi menyatakan kewangan PIBG perlu ditambah dan
program-program
seperti Majlis Makan Malam dilaksanakan untuk
menambahkan pendapatan PIBG. Tuan Pengetua
bersetuju
untuk
membantu bagi melaksanakan Majlis Makan Malam tersebut.
7.6
En Hasbullah menyatakan keputusan SPM bagi subjek Bahasa Inggeris
sangat membimbangkan dan sebagai penyelesaiannya Biro Sosial dan
Akademik boleh
membantu untuk meningkatkan penguasaan pelajar.
7.7
Ustaz Badrol Shah memaklumkan semasa di dalam PdP kelas, pelajar
akan diberi
penekanan berkaitan sebutan tajwid dan tenaga
pengajar dari luar akan digunakan
untuk membantu. Dana daripada
PIBG akan digunakan untuk melaksanakan aktiviti yang
memberi
penumpuan pada bacaan pelajar yang menjadi imam semasa di surau.
7.8
Puan Rohaizan meminta sekolah melaksanakan program yang boleh
membantu
penguasaan
Bahasa
Inggeris
pelajar.
Pengetua
memaklumkan pada setiap hari Rabu
akan diadakan aktiviti Bicara Bahasa
Inggeris. En Adnan menyatakan program Sudut
Bicara
Awam
telah
dilaksanakan di kantin semasa waktu rehat pelajar iaitu 2 orang pelajar
dipilih bagi Bahasa Melayu dan Bahasa inggeris.

7.9
En Norezal memohon supaya diadakan kursus bagi guru baharu yang
boleh menjadi Bendahari PIBG memandangkan beliau telah menjadi
Bendahari selama 8 tahun. Pengerusi mengucapkan terima kaish kepada En
Hasbullah kerana telah
menyumbangkan 288 kotak susu Anlene
dan 48 kotak susu tepung. Pengerusi meminta supaya surat perlantikan AJK
PIBG ketika Mesyuarat Agung PIBG dilaksanakan dan
semua
urusan
surat menyurat untuk makluman AJK PIBG boleh dihantar melalui email.

Mesyuarat ditangguhkan pada 1.15 pm

Disediakan oleh,

___________________
( YANTI BT MAT AMIN )
SETIAUSAHA PIBG SASER