2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.

Tel : 03:55112750 atau 0192697004

fax : 03-55112760

KELIHATAN LESU?

APAKAH ANDA

2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.

Tel : 03:55112750 atau 0192697004

fax : 03-55112760

SISTEM FAIL

2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.

Tel : 03:55112750 atau 0192697004

fax : 03-55112760

Definisi

Proses mengklasifikasi, menyusun,

menyimpan dan menyelenggara failfail bagi memudahkan pengurusannya
apabila diperlukan

2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.

Tel : 03:55112750 atau 0192697004

fax : 03-55112760

TARAF KESELAMATAN FAIL

RAHSIA
SULIT
TERHAD
Fail Peribadi
a) Bahagian Pegawai Eksekutif Ke
Atas Warna merah jambu
b) Bahagian Kumpulan Biasa
Warna kuning
Fail Am (TERBUKA)
Sampul Kecil

2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.

Tel : 03:55112750 atau 0192697004

fax : 03-55112760

WARNA KULIT FAIL

TERBUKA PUTIH
TERHAD PUTIH DAN TERCATIT
PERKATAAN TERHAD
SULIT HIJAU DAN TERCATIT
PERKATAAN SULIT
RAHSIA MERAH JAMBU
BERPALANG DAN TERCATIT
PERKATAAN RAHSIA
RAHSIA BESAR KUNING
BERPALANG MERAH DAN TERCATIT
PERKATAAN RAHSIA BESAR
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.

Tel : 03:55112750 atau 0192697004

fax : 03-55112760

2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.

Tel : 03:55112750 atau 0192697004

fax : 03-55112760

WARNA KULIT FAIL

Muka Hadapan

Muka Belakang
8

2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.

Tel : 03:55112750 atau 0192697004

fax : 03-55112760

WARNA KULIT FAIL

Muka Depan
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.

Muka Belakang
9
Tel : 03:55112750 atau 0192697004

fax : 03-55112760

WARNA KULIT FAIL

10
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.

Tel : 03:55112750 atau 0192697004

fax : 03-55112760

KANDUNGAN FAIL
Fail yang hendak dibuka perlu mengandungi :

Kertas Minit
Tali Fail
Tajuk Fail
Nombor Fail
Kad
Pengedar

2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.

Tel : 03:55112750 atau 0192697004

fax : 03-55112760

Format kulit fail

Ditetapkan dan direka oleh Arkib Negara
Ruangan tentang tarikh dibuka dan
ruangan bagi tarikh patut ditutup dan
dihantar ke ANM
Jenis fail: Fail Terbuka (Am 435 Pin 1/80) Putih
( Am 435 A Pin 1/82) Coklat Muda
Fail Sulit
( Am 436)
Hijau
Fail Rahsia (Am 437)
- Merah Jambu Berpalang
Merah
Fail Rahsia Besar (Am 438) - Kuning Muda Berpalang
Merah
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.

Tel : 03:55112750 atau 0192697004

fax : 03-55112760

KAEDAH PEMBUKAAN
DAN
PENUTUPAN FAIL

2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.

Tel : 03:55112750 atau 0192697004

fax : 03-55112760

Maklumat kulit luar fail

No. rujukan nombor fail mengikut kod
klasifikasi
Kertas-kertas berhubung Nombor fail atau
fail-fail berkaitan
Didaftar dibawah perkara Indek perkara
Perkara Tajuk fail mengikut klasifikasi perkara
Tarikh kandungan akhir tarikh surat/
lampiran terakhir
Maklumat mengenai edaran fail.

2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.

Tel : 03:55112750 atau 0192697004

fax : 03-55112760

PROSEDUR PENDAFTARAN
FAIL
Nombor Rujukan Fail
Kod rujukan yang digunakan adalah seperti: Rujukan Pertama : Nama Ringkas Organisasi
Rujukan Kedua : Kod Bahagian/Unit
Rujukan Ketiga : Taraf Keselamatan
Rujukan Keempat : Kod Perkara / Subjek (S)
Rujukan Kelima : Kod Pecahan Perkara (SS)
Rujukan Keenam : Kod Pecahan Kecil Perkara
Sub-subjek (SSS)
*** Penggunaan kod mengikut keperluan

2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.

Tel : 03:55112750 atau 0192697004

fax : 03-55112760

CONTOH NOMBOR
RUJUKAN

KMM 100(S)-1/1
Nama Ringkas
Organisasi:
Koperasi
Makmur
Malaysia

Kod
Bahagian/
Unit:
Pentadbira
n

2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.

Taraf
Keselamata
n

Tel : 03:55112750 atau 0192697004

Perkara
:
Fail
K/tgn

fax : 03-55112760

Sub
Perkara
:
Fail
En. Ali

CONTOH NOMBOR RUJUKAN

KMM 200-1/1
Nama Ringkas
Organisasi:
Koperasi
Makmur
Malaysia

Kod
Bahagian/
Unit:
Kewangan

2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.

Perkara
:
Fail
Invois

Tel : 03:55112750 atau 0192697004

Sub
Perkara
:
Fail
Sykt
Maju
jaya

fax : 03-55112760

Sistem Klasifikasi
Perkara/Fungsi (4 hieraki)
Contoh:
FUNGSI
Mesyuarat
SUB FUNGSI
Mesyuarat Dalam Jabatan
AKTIVITI
Mesyuarat Bulanan
SUB AKTIVITI Pegawai P&P

2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.

Tel : 03:55112750 atau 0192697004

fax : 03-55112760

MEWUJUDKAN NO FAIL
KENALPASTI PERKARA FAIL YANG INGIN DIBUKA
RUJUK KEPADA FAIL INDEKS (MASTER FILE CODE)
PEMBERIAN KOD FAIL (MESYUARAT PEGAWAI P & P)
CTH:

MKMWT:100-1/1/1

ORGANISASI
KOD FUNGSI
KOD SUB
FUNGSI
KOD AKTIVITI
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.

Tel : 03:55112750 atau 0192697004

KOD SUB
AKTIVITI
fax : 03-55112760

PROSES MEMBUKA FAIL BARU

Sediakan kulit fail baru
Lipatkan kulit fail mengikut kesan
lipatan
Gunakan penebuk lubang tebukan satu
lubang satu inci dari atas dan satu
inci dari tepi tulang fail
Masukkan tali hijau melalui tebukan
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.

Tel : 03:55112750 atau 0192697004

fax : 03-55112760

 Masukkan kertas minit ke dalam fail

bahagian kiri setelah ditebuk lubang
pada kertas minit.
Tebukan lubang itu hendaklah satu
inci dari atas dan satu inci dari tepi
di kedua-dua penjuru atas.
Berikan nombor fail

2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.

Tel : 03:55112750 atau 0192697004

fax : 03-55112760

Kaedah Mendaftar Fail Baru

1. Beri tajuk fail
> Baca Surat dengan teliti dan pastikan
perkara yang diutarakan
2. Beri Nombor Fail
> Nombor Kod yang diberikan mengikut
klasifikasi perkara
3. Taip perkara dan nombor dalam petakpetak
> Doket Faharasat Abjad (borang Am 80A)
> Doket Faharasat Nombor (borang Am 89)
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.

Tel : 03:55112750 atau 0192697004

fax : 03-55112760

4. Susun Doket Ke Dalam

> Jilid Abjad Untuk mengesan Tajuk Fail
> Jilid Nombor Untuk mengesan
Pergerakan Fail
5. Sediakan
a) Kulit Fail
b) Kertas Minit
c) Tali Hijau (Green Tags)
d) Penebuk
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.

Tel : 03:55112750 atau 0192697004

fax : 03-55112760

KULIT FAIL
TERBUKA

2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.

Tel : 03:55112750 atau 0192697004

fax : 03-55112760

KULIT FAIL
SULIT

2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.

Tel : 03:55112750 atau 0192697004

fax : 03-55112760

KERTAS MINIT

2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.

Tel : 03:55112750 atau 0192697004

fax : 03-55112760

PENEBUK
LUBANG

2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.

Tel : 03:55112750 atau 0192697004

fax : 03-55112760

TALI FAIL
(FILE TAG)

2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.

Tel : 03:55112750 atau 0192697004

fax : 03-55112760

6. Rangkaikan
> Surat disebelah Kanan Fail
> Kertas minit disebelah Kiri Fail
7. Catatkan di atas kertas minit
> Surat masuk Dakwat Merah
> Surat Keluar Dakwat Biru/Hitam
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.

Tel : 03:55112750 atau 0192697004

fax : 03-55112760

Fail Baru
Kandungkan surat/dokumen
Catat bilangan kandungan fail (enclosure) disudut
kanan atas surat (bulatkan);
1
2
3

2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.

Tel : 03:55112750 atau 0192697004

fax : 03-55112760

 Surat-surat disebelah kanan

dalam fail.
Tuliskan catatan ringkas pada
kertas minit
Tuliskan tajuk fail
Masukkan kad edaran

2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.

Tel : 03:55112750 atau 0192697004

fax : 03-55112760

1
2
MKMWT:200-3/0/1

3
PEROLEHAN TANAH

MEWUJUDKAN FAIL
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.

Tel : 03:55112750 atau 0192697004

fax : 03-55112760

Menulis Minit
Beri nombor perenggan
Tulis dengan terang, padat dan
jelas
Jadikan satu kandungan jika
minit terlalu panjang (di taip)
Mulakan minit ringkasan jawatan
pegawai yang diminit.
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.

Tel : 03:55112750 atau 0192697004

fax : 03-55112760

PPT
Buatkan 2 salinan surat lampiran
5 dan edar kepada PL1 dan PL2
Pengarah Wilayah
30 Julai 2010

2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.

Tel : 03:55112750 atau 0192697004

fax : 03-55112760

Surat masuk. (warna merah)

Surat bth.drp.dikdg pada

Surat keluar. Catat bilangan kandungan,

tarikh penghantaran, nama agensi
penerima dan tarikh surat di hantar ke
atas kertas minit dengan menggunakan
rubber stamp biru atau hitam
Surat bth dihantar kpd pada..
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.

Tel : 03:55112750 atau 0192697004

fax : 03-55112760

CATATAN
DALAM
KERTAS MINIT

2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.

Tel : 03:55112750 atau 0192697004

fax : 03-55112760

KANDUNGAN FAIL

2
3
4
5
6

MKMWT:2-00-3/0/1

PEROLEHAN TANAH

77
8

MKMWT:2003/0/1

2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.

Tel : 03:55112750 atau 0192697004

fax : 03-55112760

PERKARA PERLU SEMASA

PENGURUSAN FAIL

Satu fail untuk satu perkara sahaja

Kandungan fail hendaklah mengikut
turutan tindakan dan tarikh
Surat masuk hendaklah
dikandungkan pada kertas minit
Sub-jacket hendaklah dikandungkan

2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.

Tel : 03:55112750 atau 0192697004

fax : 03-55112760

1
2
3
4
5
6

MKMWT:2003/0/1

PEROLEHAN TANAH

8
9
MKMWT:2003/0/1
TANAH DI BELENGGU

2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.

Tel : 03:55112750 atau 0192697004

fax : 03-55112760

 Fail baru hendaklah dibuka jika

kandungan telah melebihi 4 cm
atau melebihi 100 kandungan
mengikut mana yang awal
Minit bebas hendaklah
dikandungkan
Kulit fail baru hendaklah dicatat
sebagai kulit 2 atau cover 2 atau
jilid 2
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.

Tel : 03:55112750 atau 0192697004

fax : 03-55112760

MINIT PANJANG/BEBAS

PPT,
Maklumkan perkara ini kepada semua kakitangan MKMWT
1.
Cuti Tanpa Rekod

Bagi permohonan cuti Tanpa Rekod tuan/puan dikehendaki mengisi Borang LAMPIRAN B (Permohonan Cuti
Di Bawah Perintah Am Bab 'C') yang mana borang ini hendaklah mendapatlaporan atau sokongan dari
Ketua Unit/Ketua Pusat bersekali dengan permohonan di Kad Cuti (Kuning) sebelum di hantar kepada
saya. Kad Cuti tidak perlu ditandatangani oleh Ketua Unit/Ketua Pusat dan kad ini akan ditandatangani
oleh Tim. Pengarah Pengurusan setelah mendapat kelulusan dandisahkanoleh saya. Di ruangan catatan
tuan/puan hendaklah mencatat tujuan cuti tersebut atas urusanyang tuan/puan lakukan. Catatan di
ruangan ini adalah penting untuk direkodkan ke dalam sistem maklumat peribadi tuan/puan.Jangan lupa
lampirkan surat arahan rasmi.

Tuan/puan boleh merujuk kepada Pekeliling Perkhidmatan yang dibenarkan untuk Cuti Tanpa Rekod
contohnya menghadiri acara rasmi anjuran Badan-badan Kerajaan yang jatuhnya pada cuti am. Bukan
Cuti Gantian - Jangan keliru dalam perkara ini.

2.
Cuti Gantian

Cuti ini hanya dibenarkan apabila tuan/puan membuat kerja lebih masa yang mencukupi 9 jam berkerja
diluar waktu bertugas.Sekiranya jumlah jam tidak mencukupi tuan/puan perlu mengumpulnya sehingga
cukup 9jam bagi tuntutan cuti sehari.Cuti ini hendaklah disertakan dengan arahan bertugas yang
dibenarkan oleh ketua Pusat/Ketua Unit untuk disahkan dan disemak oleh saya.
Pengarah Wilayah
18 Ogos 2010

2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.

Tel : 03:55112750 atau 0192697004

fax : 03-55112760

1
2
3
4
5
6

MKMWT:2003/0/1

PEROLEHAN TANAH

8
9
MKMWT:2003/0/1

10

TANAH DI BELENGGU

PPT,
Maklumkan perkara ini kepada semua
kakitangan MKMWT

2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.

1.
Cuti Tanpa Rekod

Bagi permohonan cuti Tanpa Rekod

tuan/puan dikehendaki mengisi Borang
LAMPIRAN B (Permohonan Cuti Di
Bawah Perintah Am Bab 'C') yang
mana borang ini hendaklah
mendapatlaporan atau sokongan dari
Ketua Unit/Ketua Pusat bersekali
dengan permohonan di Kad Cuti
(Kuning) sebelum di hantar

Pengarah Wilayah
Tel : 03:55112750
atau 0192697004 fax : 03-55112760
18 Ogos 2010

 Kulit fail yang kotor atau koyak

mesti diganti baru dengan
mengekalkan yang lama
Tarikh buka dan tutup fail
hendaklah dicatat diatas fail itu
Fail yang ditutup perlu dikepilkan
kepada fail baru jika masih
diperlukan
Semua pergerakan fail mesti
melalui pendaftaran atau direkod.
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.

Tel : 03:55112750 atau 0192697004

fax : 03-55112760

MEMBUKA FAIL SAMBUNGAN

Apabila fail mengandungi 100 kandungan
atau kurang tetapi ketebalan fail melebihi
4 cm
Fail itu hendaklah ditutup dan dibuka
sambungan kulit 2 atau seterusnya.
Di atas fail perlu dicatat dengan terang
perkataan:
TUTUP PADA- JILID 2 DIBUKA

Di atas kulit baru dicatat nombor rujukan

yang sama disertai catatan (JLD. 2)
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.

Tel : 03:55112750 atau 0192697004

fax : 03-55112760

FAIL DITUTUP
DAN FAIL BARU
DIBUKA

2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.

Tel : 03:55112750 atau 0192697004

fax : 03-55112760

FAIL DITUTUP
DAN FAIL BARU
DIBUKA

2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.

Tel : 03:55112750 atau 0192697004

fax : 03-55112760

FAIL BARU
DIBUKA

MKMWT: 200-3/0/1 JLD

2

PEROLEHAN TANAH
18/8/10

2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.

Tel : 03:55112750 atau 0192697004

fax : 03-55112760

FAIL SEMENTARA (SAMPUL KECIL)

Apabila fail yang berkenaan tidak dapat
dikesan atau hilang
Jika fail sebenar (sama) memerlukan
tindakan segera lebih dari seorang
pegawai
Kulit fail sementara ialah sampul kecil
(AM 435A-Pin 1/82)
Nombor rujukan dan tajuk fail mestilah
sama dengan fail asal
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.

Tel : 03:55112750 atau 0192697004

fax : 03-55112760

SAMPUL KECIL

2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.

Tel : 03:55112750 atau 0192697004

fax : 03-55112760

PENYIMPANAN, PERGERAKAN
DAN PENYENGGARAAN FAIL

2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.

Tel : 03:55112750 atau 0192697004

fax : 03-55112760

PENYIMPANAN FAIL
PENYIMPANAN FAIL
Cara bagi menyimpan fail:
FAIL BERTARAF KESELAMATAN
Bilik kebal/peti besi
Kabinet/almari keluli berpalang
FAIL-FAIL TERBUKA
Bilik fail yang mempunyai rak fail

2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.

Tel : 03:55112750 atau 0192697004

fax : 03-55112760

KAEDAH PENYIMPANAN
REKOD
MANUAL FAIL
SISTEM KOMPUTER
Microsoft Access
Folder

Floppy Disk / Disket

CDRW

2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.

Tel : 03:55112750 atau 0192697004

fax : 03-55112760

KAWALAN PERGERAKAN
FAIL

2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.

Tel : 03:55112750 atau 0192697004

fax : 03-55112760

PERGERAKAN FAIL

Sekiranya fail perlu diedarkan dari seorang

pegawai kepada pegawai lain, pegawai
berkenaan perlu mengisi maklumat ke dalam
borang dan kembalikan borang kepada kerani
fail

2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.

Tel : 03:55112750 atau 0192697004

fax : 03-55112760

BORANG PERGERAKAN FAIL

Kepada:..
Daripada:...
Tajuk Fail:..
Nombor Fail:.
Fail di atas telah diedarkan
kepada:
pada:
tandatangan:..

2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.

Tel : 03:55112750 atau 0192697004

fax : 03-55112760

BUKU REKOD PENERIMAAN PERSURATAN UNTUK

DIFAILKAN (KOMPUTER/MANUAL)

TARIKH SURAT (TARIKH YANG TERCATAT DI DALAM PERSURATAN

(PENGIRIM) CTH: 15 OGOS 2010
BIL

TARIKH
SURAT
TERIMA

PENGIRIM

2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.

RUJUKAN

PERKARA

NO
LAMPIRAN

Tel : 03:55112750 atau 0192697004

AGIHAN

fax : 03-55112760

CATATAN

BUKU REKOD PENERIMAAN PERSURATAN UNTUK

DIFAILKAN (KOMPUTER/MANUAL)

15 OGOS 2010
BIL

TARIKH
SURAT
TERIMA

PENGIRIM

RUJUKAN

PERKARA

NO
LAMPIRAN

AGIHAN

16 OGOS 2010

2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.

Tel : 03:55112750 atau 0192697004

fax : 03-55112760

CATATAN

PENYENGGARAAN SISTEM
FAIL
PENERIMAAN
PENERIMAAN

PWUJUDAN FAIL

SISTEM

JENIS FAIL MENGIKUT

PERKARA/SUBJEK

PENYIMPANAN
PROSES
PROSES
PELUPUSAN
PELUPUSAN

DI MUSNAHKAN

PENGASINGAN
PUSAT REKOD/ARKIB
PENGASINGAN DAN
DAN
PEMINDAHAN
NEGARA/NEGERI ARKIB
PEMINDAHAN
2A-1F, Jalan Boling
Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.
Tel : 03:55112750 atau 0192697004
ORGANISASI

58
fax : 03-55112760

PENCARIAN

KAWALAN PENYIMPANAN
DAN PEMULIHARAAN
REKOD

2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.

Tel : 03:55112750 atau 0192697004

fax : 03-55112760

2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.

Tel : 03:55112750 atau 0192697004

fax : 03-55112760

2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.

Tel : 03:55112750 atau 0192697004

fax : 03-55112760