Professional Documents
Culture Documents
Menaxhimi I Projekteve
Menaxhimi I Projekteve
MI
I
PROJEKTIT
2
MENAXHIMI I PROJEKTIT
MENAXHIMI I PROJEKTEVE
Çka është Projekti?
Projekti është një sekuencë e aktiviteteve unike, komplekse dhe të lidhura, i cili ka një
synim ose qëllim kryesorë dhe duhet të përfundoj në kohën e caktuar, brenda buxhetit
dhe sipas specifikacioneve.
Çka është Programi?
Programi është një kolekcion i projekteve dhe të varura ndërmjet veti, të cilat duhet të
kryhen sipas një kronologjie, dhe mund të ketë më shumë se një synim.
Inputet
Inputi si formë e përmbledhjes së projektit është një dokument i cili përcakton nevojën
apo kërkesën që duhet të transformohet nga projekti. Mund të kemi si kërkesa të
përcaktuara qartë (nevojat origjinale) ashtu dhe ato që dalin gjatë kohëzgjatjes së projektit
për shkak të ndryshimit të nevojave të klientit (nevojat emergjente).
Kufizimet
Përmbledhja duhet gjithashtu të përcaktoj dhe kufizimet të cilat mund të kenë natyrë:
Financiare – sasia dhe koha e lëvrimit të kapitalit për projektin, të ardhurat dhe përfitimet
e tjera që ai mund të gjeneroj.
Ligjore – mund të mos jenë përcaktuar qartë, por do të ketë kufizime ligjore, p.sh. Një
godinë mund të mos ndërtohet po që se nuk është marrë leja e ndërtimit për të.
Etike – nevoja për t’u sjellë në një mënyrë etike përbën një faktor në mënyrën e
menaxhimit të projekteve
Të ambientit – legjislacioni mbi mbrojtjen e mjedisit i përshtatur dhe me atë të Bashkimit
Evropian duhet të ndryshoj gjithnjë e më tepër rolin për kontrollin e ambientit për ta
kaluar atë nga një problem sekondar në një primar.
Logjike – nevoja që kufizimet më të mëdha për shumicën e projekteve.
Të kohës – përbëjnë kufizimet më të mëdha për shumicën e projekteve.
Të cilësisë – standardet me të cilat si produkti ashtu edhe vet procesi duhen të vlerësohen.
Të efekteve indirekte – praktikisht është e pamundur që çdo ndryshim të kryhet në izolim
të plotë.
Do të ketë efekte të cilat do të merren parasyshqë në nisje të projektit.
Outputet
Nga figura shohim se outputi përshkruhet si një “nevojë e plotësuar”.
Ky është një interpretim shumë i gjerë i outputeve të projektit dhe përfshin, p.sh., një
ndërtesë të re si outputi i një projekti ndërtimi; informacionin e përpunuar, p.sh., në
formën e vizatimeve teknike apo të një raporti dhe njerëz me aftësi të nevojshme për një
punë.
Outputet mund të jenë të prekshme ose jo.
Mekanizmat
Mjetet apo mekanizmat me të cilat arrihet outputi janë:
Njerëzit – ata që përfshihen si direkt ashtu dhe indirekt në projekt.
Eksperienca – ajo që sillet në projekt nga pjesëmarrësit dhe prej tyre që merren për
ndihmë nga jashtë (p.sh., konsulentët)
Kapitali – paratë që japin burimet e ndryshme
3
Në përcaktimin e prioriteteve
Cka duhet te dije ndermaresit para se te marrin kredi? Me rastin e marrjes se kredise
per mbylljen e konstrukcionit financiar te projektit, ndermarresit duhet te percaktohen-te
vendosin ne baze te informacioneve, perkatesisht ne baze te pergjigjes ne pyetjet vijuese:
Pse eshte I rendesishem konstruksioni financiar I mbyllur I projektit? sepse per çdo
projekt ekziston nje kosto financiare, prandaj edhe per projektin ne fjale ndahet edhe
6
buxheti perkates , kur punohet projekti percaktohet edhe vlera apo kostoja financiare e
cila e perben edhe konstruksionin financiar, buxheti i cili ndahet per projektin ne fjale e
percakton edhe mbylljen e konstruksionit financiar. ke planifiku me ndertu nje shtepi
dhe e ke nda buxhetin prej .... euro pasi qe sipas planifikimit vlera kushtuese e projektit
eshte .... fondi eshte ndare , prandaj eshte konstruksion i mbylllur
ESE. Pse edhte e rendesishme vlera e normes se kthimit? Pse? Si? Agumentet tuaja
Eshte shume e rendesishme sepse nese jemi duke zhvilluar nje biznes dhe norma e
interesit eshte e madhe qe rrezikon edhe biznesin ton atehere edhe nuk eshte e arsyshme
marrja e kredise nese vlera e kthimit eshte e madhe ,sepse ndoshta kompania nuk ka edhe
aq fitimi sa qe te kete mundesi te kthej vleren e kthimit te kredise
dhe të dalat tjera financiare, të nevojshme për zhvillimin normal të procesit të prodhimit,
përfshihën në të dala (shpenzime) për vitet e jetës së projektit
S’caroi vleresimin statik dhe dinamik te projektit? Për vlerësimin statik dhe dinamik
të projekteve investuese ose ndërmarrëse përdoren disa teknika dhe metoda të ndryshme
analitike si:
(A)Metoda e anuiteteve-nënkupton përllogaritjen e anuiteteve duke përdorur procedurën
e diskontimit të të ardhurave dhe shpenzimeve të ardhshme në vlerën e tashme dhe këtë
përmes shumëzimit të tyre me faktorin
Produktiviteti, profitabilitetin-rentabiliteti, ekonomicitetin-efikasitetin dhe
efektivitetin
S’caro dallimin permes produktivitetit dhe efikasittetit? Dallimi nne mes tryre
qendron se produktiviteti përpjekjen që me sa më pak punë ose fuqi punëtore të
prodhohet sa më shumë, të ketë efekte prodhuese sa më të mëdha ndersa efikasiteti
permes aftësisë për arritjen e efekteve sa më të mëdha me sa më pak harxhim të mjeteve
dhe në kohë sa më të shkurtër.
Faktoret e jashtem dhe te mbrendshem te riskut?
Cka eshte vlera e mbeture e projektit ---Vlera e mbeture e projektit paraqet : Gjate
projektimit, në llogari duhet llogaritur shumën vjetore të cilën do të ndahet për
amortizimin(shlyerjen) e pjesëve të harxhuara të mjeteve. Ndërkaq, kur ndonjëri nga
projektete realizohet në kuadër të projektit ekzistues, atëher, shuma vjetore e projeksionit
të amortizimit dhe i mbetjes së vlerës së projektit të vjetër, zakonisht është shumë e
vogël, për shkak të shkallës së lart të amortizimit të evidentuar por kërkohet të përfshihet
në projekt dhe si i tillë ti shtohet projeksionit të projektit të ri/shtesë
Vlersoni ndieshmerin e projektit? ESE eshte kjo Nese nje ndermarres ka nje
veprimatari ekzistuese dhe e ka nje projekt, projekti duhet te studiohet mire qe mos te
behet barre e biznesit aktual apo te edhe te rrezikoje funksionimin e veprimtarise
ekzistuse .andaj duhet te kihen parasysh nje varg faktoresh ,psh shkalla e rrezikshmerise ,
afati i kthimeve te mjeteve financiare venja ne pune e objektit etj
3)Dallimi midis fitimit te tersishem dhe fitimit te paster?Fitimi i pergjitheshem eshte kur
prej te hyrave te pergjitheshme zbresim shpenzimet e pergjitheshme te periudhes se
caktuar ku perfshihen shpenzimet e shumave te amotrizimit te mjeteve kryesore,dhe nese
ndryshimi eshte pozitiv kemi fitim te pergjitheshem,nderkaq ndryshimi negativ humbjet e
pergjitheshme, ndersa fitimi i paster vjen kur nga fitimi i pergjitheshem ose fitimi para
tatimit zbritet tatimi ne fitim dhe fitohet fitimi i paster.
sepse ato, sipas diagnozës që paraqesin, ofrojnë pasqyrën më të mirë mbi gjendjen
shëndetësore të një ndërmarrjeje konkrete investive dhe e bën të mundur përgjigjen në
pyetjen: A mundet një projekt i caktuar gjatë viteve të vëzhguara të eksploatimit të
afarojë me fitim (profitabilitet).
Nuk ka negociata. Tregu konkurrues detyron përcaktimin dhe kontrata i jepet atij me
ofertën më të ulët.
*Negocimi bëhet kur çmimi përcaktohet nëpërmjet një procesi pazaresh (merr e jep).
Në një situatë të tillë klienti mund të nxjerrë:
Kërkesën për informacionin (KPI)
Kërkesën për kuotim (KPK)
Kërkesën për propozim (KPP)
*Tre faktorët kryesorë të negocimeve janë:
Aftësia për kompromis
Përshtatja
Besimi i mirë
*Negocimet duhet të planifikohen.
Një listë tipike e aktiviteteve duhet të përfshijë:
– Zhvillimin e objektivave
– Vlerësimin e oponentit tuaj
– Përcaktimin e strategjisë dhe të taktikave
– Grumbullimin e fakteve
– Kryerjen e analizës komplete të çmimit dhe kostos
Periudha e dhënies së kontratës
Cikli i dhënies së kontratës rezulton në nënshkrimin e kontratës. Ka disa tipe të
kontratave.
Procesi i negocimit përfshin edhe zgjedhjen e tipit të kontratës.
– Objektivi i kësaj periudhe është të negociohet kontrata e një lloji dhe
çmimi që do të rezultojë në një risk të arsyeshëm të kontraktorit dhe do të
siguroj kontraktorin me stimulin më të madh për përformancën eficente
dhe ekonomike.
*Ka disa elemente kryesore të caktuar për shumicën e kontratave:
– Marrëveshja reciproke: Duhet te ketë ofrim dhe pranim
– Pagesa: Duhet të bëhet pagesa me para
– Aftësia e kontraktimit: Kontrata do të lidhet vetëm nëse kontraktori ka
aftësinë për të kryer punën.
– Qëllimi legal: Kontrata duhet të lidhet për një qëllim legal
– Forma e kontratës jepet sipas ligjit: Kontrata duhet të reflektoj detyrimin
ligjor të kontraktuesit ose mungesën e obligimit për të dhënë produktin
përfundimtar.
*Dy janë format më të zakonshme të kontratave:
1. Kontrata e përfundimit
2. Kontratë me afat
1. Kontrata e përfundimit:
Kontraktorit i kërkohet që të shpërndajë produktin përfundimtar në mënyrë definitive te
klienti.
Me t’u dorëzuar dhe pranuar prej tij, kontrata konsiderohet e përfunduar dhe pagesa
finale mund të bëhet
1. Kontratë me afat:
13
Kontrata kërkohet për të realizuar një punë specifike dhe jo produktin përfundimtar. Puna
shprehet në ditë/njerëz (ose muaj vite) për një periudhë specifike kohe duke përdorur
nivelet e aftësive të personelit të specifikuar si dhe fasilitetet e nevojshme
*Lloji i kontratës që zgjidhet bazohet në:
– Nivelin e përgjithshëm të kostos dhe riskun e skedulit
– Llojin dhe kompleksitetin e kërkesës (risku teknik)
– Analizën kosto/çmim
– Urgjenca e kërkesave
– Periudha e performancës
• *Përgjegjësia e kontraktorit (dhe risku)
– Sistemi i vlerësimit të kontraktorit
(a është i aftë për raportimin e vlerës së arritur?)
– Kontratat e njëkohshme
(a do ta zhvendosë punën ekzistuese kjo kontratë?)
– Masa e nënkontraktimit (sa punë do të kontraktohet nga burime të
jashtme?)
Llojet e kontratave
Përpara se të analizojmë llojet e ndryshme të kontratave duhet të njihemi me
terminologjinë që gjendet në to:
– Kosto kufi ose kosto e vlerësuar është niveli i kostos që kontraktori është
më e mundshme që të arrij në kushte normale performance.
– *Fitimi i parashikuar është vlera e fitimit që negociohet dhe vendoset në
kontratë.
Niveli tavan dhe dysheme i fitimit përbën vlerat maksimum dhe minimum respektivisht
ndaj fitimit total.
Pika e prodhimit është zakonisht ai nivel prodhimi mbi të cilin ndarja e aranzhimit fillon.
*Meqenëse asnjë formë e marrëveshjes së kontratës nuk i përshtatet çdo situate ose
projekti, kompanitë normalisht mund të kryejnë një varietet të gjerë aranzhimesh
kontraktuale, të tilla si:
– Kosto plus përqindjen e pagesës
– Kosto plus pagesën fikse
– Kosto plus maksimumin e garantuar
– Kosto plus maksimumin e garantuar dhe ndarjen e kursimeve
– *Çmim fiks
– Çmim fiks me pagesë stimul
– Çmim fiks me rregullim të çmimit ekonomik
– Vetëm koha, materialet dhe orët e punës
– Kombinime
– Joint venture
– *Në kontratën me çmim fiks
kontraktori duhet të vlerësoj me kujdes koston që duhet të arrihet.
*Kontrata me kosto plus pagesën fikse
është përdorur kur ka një besim që saktësia e caktimit të çmimit nuk mund të arrihet me
ndonjë mënyrë tjetër.
*Në kontratat me maksimumin e garantuar dhe ndarjen e kursimeve, kontraktori
paguhet me një pagesë fikse për fitimin e tij dhe rimbursohet për koston aktuale të
14
materialeve, të punës së ndërtimit dhe gjithë koston e punës tjetër, por deri në nivelin
tavan të përcaktuar si “maksimumi i garantuar”. .
*Kontrata me çmim fiks dhe pagesë stimuli
janë të njëjta me kontratat me çmim fiks me përjashtim se ato kanë një klauzolë për të
rregulluar fitimin total me një formulë që varet nga kosto totale finale e përfundimit të
projektit dhe që është rënë dakord më përpara si nga pronari ashtu edhe nga kontraktori.
*Kontratat kosto plus pagesë stimuli
janë të njëjtat me kontratat kosto plus me përjashtim që ato kanë një klauzolë për të
rregulluar pagesën e përcaktuar me një formulë që krahason koston totale të projektit me
koston e vlerësuar.
Kontratat me stimuj
Për të zvogëluar disa nga problemet e përmendura më përpara, klientët veçanërisht
qeveria, vendosin objektiva për stimuj në lidhje me kontratat e tyre.
*Cikli i administrimit të kontratës
Administratori i kontratës është përgjegjës për përputhjen me kontraktorin të kushteve të
kontratës dhe për sigurimin që produkti final është përshtatur për përdorim.
*Funksionet e administratorit të kontratës përfshijnë:
– Menaxhimin e ndryshimit
– Interpretimin e specifikimeve
– Garancitë
– Menaxhimin e nënkontraktori
– Kontrollin e prodhimit
– Deklarimet që mund të hiqet dorë
– Prishjen e kontratës
– Zgjidhjen e mosmarrëveshjeve
– Përfundimin e projektit
– Skedulet e pagesës
– Mbylljen e projektit
*Përfaqësuesi i kontratës përcakton dhe ndihmon në:
Tipin e kontratës
Afatet dhe kushtet që kërkohen
Çdo kërkesë speciale
Kërkesat në cash flow
Të dhënat për pronësinë dhe patentën
Një ndër qëllimet kryesore të raportimit të progresit është që të kapet çdo vonesë e
skedulit sa më shpejt që të jetë e mundur për të përcaktuar nëse veprime korrigjuese janë
të nevojshme të ndërmerren.
*12.5 Sistemi i vlerës së arritur
Ky sistem është një metodë për të matur performancën e kostos dhe të skedulit të
projektit.
Ai krahason kohën dhe sasinë e punës që ishte planifikuar me atë aktualisht të kryer.
12.5.1 Nevoja për sistemin e vlerës së arritur
Sistemet që vetëm bëjnë krahasimin e aktuales me atë të planifikuar nuk arrijnë të matin
se çfarë aktualisht është kryer me paratë e shpenzuara.
*12.5.2 Hapat për sistemin e vlerës së arritur
Ndjekja e pesë hapave të mëposhtëm siguron që sistemi kosto/skedul të jetë i integruar.
Hapat1, 2 dhe 3 përmbushen në fazën e planifikuar dhe kryhen në mënyrë të njëkohshme.
Hapat 4 dhe 5 kryhen njëri pas tjetrit gjatë fazës së ekzekutimit të projektit.
*Përcaktimi i punës duke përdorur strukturën e zbërthimit të punës (SZP).
Ky hap përfshin përgatitjen e dokumenteve që përfshijnë informacionin që vijon:
a. qëllimin
b. Paketat e punës
c. Rezultatet e dëshiruara për t’u arritur
d. Njësitë e organizatës
e. Burimet
f. Buxheti për çdo paketë pune
2. Ndërtimi i skeduleve të punës dhe të burimit
a. Fazimi në kohë i paketave të punës në rrjet
b. Skeduli i burimeve për aktivitetet
3. Ndërtimi i buxhetit të fazuar në kohë duke përdorur paketat e punës të
përfshira në një aktivitet.
Vlerat kumulative të këtyre buxheteve do të bëhen bazë krahasimi dhe do të quhen kosto
e planifikuar e punës së skeduluar (BC
4. Në nivel pakete pune, mblidhet e gjithë kosto aktuale për punën e kryer.
Kjo kosto do të quhet kosto aktuale e punës së kryer (ACWP).
Mblidhen vlerat e planifikuara për punën aktualisht të kryer.
Kjo do të quhet vlera e arritur ose kosto e planifikuar e punës së kryer (BCWP).
1. *Llogaritet variacioni i skedulit (SV=BCWP – BCWS) dhe variacioni
i kostos (CV=BCWP-ACWP).
Përgatiten raportet për gjendjen për secilin nivel të menaxhimit – nga menaxheri për
pakete pune deri te klienti ose menaxheri i projektit.
*12.5.3 Ndërtimi i buxhetit në bazë të projektit
Ky buxhet shërben si një pikë referimi për matjen e performancës.
Ai përbën një dokument konkret dhe një angazhim; pasqyron koston e planifikuar dhe
skedulin e parashikuar kundrejt, të cilëve u maten kosto aktuale dhe performanca e
skedulit.
Ai mundet gjithashtu të shërbej si bazë për të llogaritur cash floë dhe dhënien e pagesave
për progresin.
Çfarë shpenzimesh përfshihen në këtë buxhet?
17
Zakonisht tri kosto përfshihen në këtë buxhet – puna e gjallë, pajisjet dhe materialet si
dhe shpenzimet indirekte.
*12.6 Metodat e analizës së ndryshimit
Përgjithësisht metoda e matjes së arritjeve fokusohet në dy llogaritje kryesore:
1. Krahasimin e vlerës së arritur me vlerën e parashikuar të skedulit
2. Krahasimin e vlerës së arritur me koston aktuale.
*Matja e performancës teknike
Matja e performancës teknike është po aq e rëndësishme sa edhe matja e performancës
së skedulit dhe kostos, megjithëse matja e saj nuk i përshtatet metodës së vlerës së arritur.
Vlerësimi i performancës teknike të një sistemi, makinerie ose produkti shpesh kryhet
duke shqyrtuar dokumentet që përmbajnë përcaktimin e qëllimit të punës.
MENAXHIMI I RISKUT
Çdo menaxher projekti duhet të kuptoj se risqet janë pjesë e projekteve.
Nuk është e mundshme që të eliminohen të gjitha risqet dhe asnjë mënyrë planifikimi nuk
mund të kapërcej të gjitha risqet.
Punët me risk të projektit zakonisht kanë një ndikim negativ në objektivat e projektit, e
pikërisht ato që lidhen me skedulin, koston dhe specifikimet.
Risqet e projektit janë ato ngjarje që nëse ndodhin mund të shtyjnë një projekt.
*Qëllimet e menaxhimit të riskut janë:
– Identifikimin e sa më tepër ngjarjeve të mundshme me risk (çfarë mund të
shkoj jo ashtu si duhet?)
– Minimizimin e impaktit të tyre (çfarë mund të bëhet për ngjarjen përpara
se projekti të filloj?)
– Menaxhimin e reagimit ndaj atyre ngjarjeve me risk që mund të ndodhin
(Krijimi i planeve të kontigjencës)
– Sigurimin e fondeve të kontigjencës për të mbuluar ngjarjet me risk që
aktualisht ndodhin.
*13.1 Procesi i menaxhimit të riskut
*Planifikimi i riskut është një metode proaktive e cila projektohet për t’u siguruar që
surprizat janë reduktuar dhe që pasojat negative janë minimizuar.
*Komponentët kryesore të procesit të menaxhimit të riskut jepen më poshtë:
• Hapi 1: Identifikimi i burimeve të riskut
• Hapi 2: Analiza dhe vlerësimi i riskut
• Hapi 3: Përgjigja ndaj risqeve
• Hapi 4: Kontrolli i riskut
*Hapi i parë i procesit të menaxhimit të riskut është përgatitja e listës së gjithë risqeve të
mundshme që mund të ndikojnë në projekt.
Gjatë fazës së planifikimit menaxheri i projektit krijon grupin e menaxhimit të riskut të
përbërë nga anëtarët kryesorë të grupit dhe nga pretendentët e tjerë të rëndësishëm.
*Profili i riskut
Profili i riskut është një mjet tjetër që mund të ndihmoj grupet e menaxhimit që të
identifikojnë dhe të analizojnë çdo risk të mundshëm.
Profili i riskut është një listë pyetjesh që i adresohen fushave tradicionale të pasigurisë në
një projekt.
*Hapi 2: Analiza dhe vlerësimi i riskut
18