Professional Documents
Culture Documents
Jurnal Asli Erp Pu3 PDF
Jurnal Asli Erp Pu3 PDF
Abstract
Keywords : Enterprice Resource Planning, Best Practice, success factor, key users
i
Dewi Margareth L Toruan, MB-IPB, E-48
Abstrak
Kata kunci : Enterprice Resource Planning, Best Practice, success factor, key users
ii
Dewi Margareth L Toruan, MB-IPB, E-48
DAFTAR ISI
Hal
Abstract ....................................................................................................................................... i
Abstrak ........................................................................................................................................ ii
Daftar Isi ..................................................................................................................................... iii
Daftar Gambar ............................................................................................................................ iv
Daftar Tabel ................................................................................................................................ v
BAB IV Kesimpulan................................. 28
4.1 Kesimpulan......................................................................................................................... 28
4.2 Saran ................................................................................................................................... 29
DAFTAR GAMBAR
Hal
Gambar 1. Siklus Informasi ................................................................................................. 5
Gambar 2. Model Umum Suatu Sistem ................................................................................ 6
Gambar 3. Informasi dan SIM untuk semua tingkatan Manajemen ..................................... 8
Gambar 4. Enterprise Resource Planning ............................................................................. 10
iv
Dewi Margareth L Toruan, MB-IPB, E-48
DAFTAR TABEL
Hal
Tabel 1. Faktor Keberhasilan ERP (Nah, Islam & Tan) ....................................................... 12
Tabel 2. Faktor Keberhasilan ERP (Supramaniam & Kuppusamy) ...................................... 13
Tabel 3. Faktor Keberhasilan ERP (Fui-Hoon & Santiago).................................................. 14
v
Dewi Margareth L Toruan, MB-IPB, E-48
BAB I
PENDAHULUAN
1.1.
Latar Belakang
Persaingan global meningkat seiring dengan bertambahnya jumlah perusahaan yang
ada di dunia. Persaingan global cukup ketat sehingga perusahaan yang tidak memiliki daya
saing, lamban dan menghasilkan produk yang kurang berkualitas akan tergerus di pasaran.
Pada akhirnya perusahaan tersebut akan bangkrut. Perusahaan yang mampu bersaing dan
selalu meningkatkan kualitas produk dan internal perusahaannya akan dapat berkembang.
Perusahaan yang masuk ke dalam persaingan global harus dapat mempertahankan
competitive advantage yang dimilikinya. Salah satu cara untuk mewujudkan kesuksesan
perusahaan adalah dengan cara menerapkan dan mengintegrasikan sistem informasi.
Sistem informasi diperlukan untuk membantu dan menunjang kinerja perusahaan.
Tujuan sistem informasi yaitu memenuhi kebutuhan informasi umum semua manajer dalam
perusahaan atau dalam sub-unit perusahaan. Sistem informasi menyediakan informasi bagi
pemakai dalam bentuk laporan dan output dari berbagai simulasi model matematika. Sistem
informasi terdiri dari enam komponen yaitu : komponen input, komponen model, output,
teknologi, basis data dan kontrol. Setiap komponen diidentifikasi dan dievaluasi apakah
sudah sesuai dengan kebutuhan. Selain itu, sinergi antar komponen ini diperlukan agar
kegagalan sistem informasi dapat dihindari.
Efisiensi menjadi salah satu faktor yang cukup penting dalam setiap perusahaan.
Dengan adanya sistem informasi, diharapkan perusahaan yang menerapkannya mampu
masuk ke dalam persaingan dan unggul di dalamnya. Sistem informasi diharapkan dapat
meningkatkan produktivitas, mencapai tujuan dan efisien dalam perusahaan.
Enterprise Resources Planning (ERP) merupakan sebuah teknologi komputerisasi
sistem informasi terintegrasi yang digunakan oleh perusahaan kelas dunia dalam
meningkatkan kinerjanya. ERP telah berkembang sebagai alat integrasi, memiliki tujuan
untuk mengintegrasikan semua aplikasi perusahaan atau aktivitas inti perusahaan yang
meliputi penjualan dan pemasaran, pemeliharaan, produksi/ manufakturing, pengadaan/
logistik, gudang, SDM, Umum dan Keuangan ke pusat penyimpanan data (server) dan dapat
dengan mudah diakses oleh semua unit kerja yang membutuhkan. Manfaat ERP bagi suatu
perusahaan adalah sebagai berikut :
1
Dewi Margareth L Toruan, MB-IPB, E-48
2
Dewi Margareth L Toruan, MB-IPB, E-48
1.2.
Tujuan Penulisan
Penulisan Makalah ini bertujuan untuk :
1.
2.
Memberikan contoh studi kasus implementasi ERP pada PT Semen Gresik dan
Fox Meyer serta kendala yang terjadi pada saat penerapan ERP
3
Dewi Margareth L Toruan, MB-IPB, E-48
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Sistem Informasi Manajemen
Sistem dapat didefinisikan sebagai sekumpulan hal atau kegiatan atau elemen atau
subsistem yang saling bekerjasama atau yang dihubungkan dengan cara-cara tertentu
sehingga membentuk satu kesatuan untuk melaksanakan suatu fungsi guna dalam mencapai
suatu tujuan.
Sistem menurut OBrien (2005) adalah suatu kumpulan dari komponen yang saling
berhubungan tetapi memiliki batasan-batasan yang jelas, saling bekerjasama untuk mencapai
tujuan tertentu dengan cara menerima input dan menghasilkan output dalam proses
pengolahan yang terorganisir. Terdapat tiga komponen dengan fungsi berbeda yang
mendukung kelancaran kerja sistem yaitu:
1. Input, merupakan kegiatan pengumpulan dan penyusunan bagian-bagian informasi yang
akan dimasukkan dan diolah di dalam sistem,
2. Pengolahan (processing), merupakan kegiatan yang mentransformasi dan mengubah
input menjadi output, dan terakhir
3. Output, merupakan kegiatan transfer bagian-bagian yang telah diolah untuk mencapai
tujuan akhir yang diinginkan.
Informasi merupakan bagian yang paling kritis dalam suatu operasi dan manajemen
dalam suatu organisasi. Kegiatan-kegiatan manajerial seperti perencanaan, pengorganisasian,
pengarahan, dan pengontrolan membutuhkan informasi-informasi tertentu yang harus
didapatkan pada waktunya. Jika kebutuhan akan informasi ini dipenuhi dalam waktu yang
telah ditentukan, maka perusahaan atau organisasi akan mampu menjalankan kegiatan
operasinya dengan lebih baik dan dapat bertahan dalam lingkungan yang kompetitif.
Informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti
bagi yang menerimanya.
Informasi dalam suatu lingkungan sistem informasi harus mempunyai persyaratan
umum sebagai berikut :
4
Dewi Margareth L Toruan, MB-IPB, E-48
Harus sesuai dengan kebutuhan yang ada dalam proses pembuatan / pengambilan
keputusan
Harus mempunyai nilai surprise, yaitu hal yang sudah diketahui hendaknya
jangan diberikan
Harus dapat menuntun pemakai untuk membuat keputusan. Suatu keputusan tidak
selalu menuntut adanya tindakan.
perusahaan. Jika penurunan ini dirasakan oleh konsumen maka akan berakibat pada
menurunnya tingkat kepercayaan konsumen terhadap perusahaan. Kegagalan penerapan
sistem informasi ini juga dapat menurunkan produktivitas perusahaan. Keberhasilan dalam
penerapan sistem informasi akan meningkatkan kualitas perusahaan sehingga pada akhirnya
meningkatkan penerimaan perusahaan, menurunkan biaya, pertumbuhan perusahaan dan
tentu saja akan meningkatkan pandangan konsumen terhadap perusahaan.
Manajemen dapat diartikan sebagai proses pemanfaatan berbagai sumberdaya yang
tersedia untuk mencapai suatu tujuan. Manajemen juga dapat dimaksudkan sebagai suatu
sistem kekuasaan dalam suatu organisasi agar orang-orang menjalankan pekerjaan.
Umumnya, sumberdaya yang tersedia dalam manajemen meliputi manusia, modal dan
material. Dalam sistem informasi manajemen, sumber daya manajemen meliputi tiga sumber
daya tersebut ditambah dengan sumberdaya berupa informasi. Menurut Paradigma Anthony
dalam pengembangan TI yang meliputi tida lapis: di puncak adalah level strategi bisnis yang
ditangani manajemen papan atas, kemudian level pengawasan yang dipegang oleh
manajemen madya, terakhir, level operasi yang dikelola penyelia
Nilai sebuah informasi lebih berharga daripada nilai investasi. Oleh karena itu, dalam
membuat sebuah informasi diperlukan sebuah sistem yang dapat membuat sebuah informasi
yang tepat dan akurat. Sistem Informasi Manajemen perlu didefinisikan lebih detail untuk
mendapatkan informasi yang lebih spesifik. Model umum suatu sistem adalah terdiri atas
masukan (input), pengolah (process), dan keluaran (output), sebagaimana ditunjukkan oleh
gambar berikut:
7
Dewi Margareth L Toruan, MB-IPB, E-48
2.2
9
Dewi Margareth L Toruan, MB-IPB, E-48
merupakan masalah yang dihadapi antara lain pertama, manajemen tidak menyediakan
proyek tim yang terbaik pada proyek implementasi menyangkut kompetensi anggota tim,
kredibilitas, dan kreativitas tim proyek, kepemimpinan tim yang efektif, komitmen tim,
tanggung jawab tim, jumlah tim yang memadai, tanggung jawab yang tumpang tindih pada
tim, pendekatan kerja yang kurang jelas, tujuan yang tidak dipahami oleh tim proyek. Kedua,
manajmen tidak mampu membedakan bahwa ERP bukanlah sekedar investasi teknologi
informasi melainkan perbaikan proses bisnis atau peningkatan bisnis dengan didukung oleh
teknologi informasi. Akibatnya nilai investasi yang ditanamkan tidak bisa kembali, karena
banyak pimpinan perusahaan yang memiliki pengertian bahwa ERP adalah sekedar investasi
teknologi informasi, bukan investasi bisnis yang didukung teknologi informasi. Ketiga,
manajemen kurang memahami proses imlementasi yang benar, manajemen tidak memberikan
dukungan efektif terhadap impelementasi ERP di perusahaannya sendiri.
2.3.3. ERP Critical Success Factor
Rockart (1979) adalah orang pertama yang melakukan penelitian untuk implementasi
kesuksesan IT. Menurut Rockart faktor-faktor kesuksesan adalah jika hasil kerja memuaskan
maka akan menjamin kesuksesan kinerja kompetitif bagi organisasi.
ERP yang sukses didukung oleh beberapa model yang memiliki pandangan yang
berbeda untuk setiap modelnya. Berikut ini adalah beberapa contoh model kesuksesan ERP :
Strategic
Or
ga
niz
ati
on
Tactical
Tim komposisi
memadai
Penanggulangan
proses bisnis
proyek
yang
komprehensif
dan
Teknik
pengambilan
diberdayakan
keputusan
partisipasi
Te
ch
nol
og
y
perangkat
lunak
yang
Pengetahuan sistem
3. Interdepartmental cooperation
5. Project management
6. Interdepartmental communication
7. Management of expectations
8. Project champion
9. Vendor Support
b. Tujuan/misi proyek
2.
Manajemen Perubahan
a. Menyadari adanya perubahan
b. Budaya perusahaan dan struktur
manajemen
13
Dewi Margareth L Toruan, MB-IPB, E-48
3. Komunikasi
a. Target dan komunikasi efektif
e.
f.
f.
Menentukan proyek
j.
14
Dewi Margareth L Toruan, MB-IPB, E-48
j.
Data konversi
Penyelesaian masalah
Selama sepuluh tahun terakhir telah terjadi cukup banyak penelitian yang
dipublikasikan pada implementasi Enterprise Systems(ES), beberapa diantaranya telah
diekplorasi faktor budaya yang dapat mempengaruhi pelaksanaan dan keberhasilan relatif.
Hal ini termasuk dampak nilai nilai budaya yang terlihat dalam proses bisnis dibentuk oleh
perangkat lunak, yang fungsinya untuk mendukung beberapa proses bisnis yang diperlukan
dalam budaya yang berbeda lingkungan dari orang orang dari pengembang software
(Grainger & Mickey, 2007).
2.3.5. Critical Success Factor terhadap Implementasi ERP
Top Management Support sebagai faktor utama dan yang paling penting dalam
implementasi ERP. Didukung oleh komitmen yang kuat dari pemimpin menjadi suatu kondisi
yang penting untuk implementasi kesuksesan ERP. Komitmen top management adalah
sebagian besar faktor yang dipelajari dalam kesuksesan implementasi sistem informasi dan
sekaligus sumber yang sulit dalam implementasi sistem informasi. Top Management Support
bahkan lebih penting dalam kasus ERP karena skala dari proyek dan jumlah sumber daya
yang dibutuhkan untuk enterprise-wide project (Nah, Islam, & Tan, 2007).
Anggota tim ERP harus terdiri dari orang-orang yang terbaik dalam organisasi untuk
memaksimalkan peluang keberhasilan proyek. Tim harus memiliki cross-functional atau
bersama-sama untuk mencapai tujuan dan memiliki ketrampilan teknis dan fungsional yang
diperlukan untuk desain, implementasi, asimilasi. Tim harus dapat mengintegrasikan fungsi
bisnis dengan kemapuan perangkat lunak serta perlu memiliki credentials atau surat
kepercayaan untuk mempengaruhi perubahan proses bisnis. Selain itu penggunaan konsultan
juga meningkatkan kemungkinan keberhasilan proyek. Kompensasi, insentif, dan tugas untuk
implementasi kesuksesan sistem, tepat waktu dan anggaran harus diberikan kepada tim untuk
membantu perkembangan kerja sama tim dalam proyek (Nah, Islam, & Tan, 2007).
Komunikasi diberbagai tingkat dan fungsi organisasi diperlukan untuk sukses dalam
implementasi ERP. Komunikasi merupakan faktor yang kompleks, namun tidak terbatas pada
spesifikasi peran individu dan tanggung jawab, definisi yang jelas dan penting dari proyek,
pra-implementasi, training, definisi dari time horizon sudah jelas. Komunikasi ini
membutuhkan dua cara untuk mengjindari kesenjangan desain yang dapat terjadi jika
kebutuhan bisnis yang tepat atau komentar dan persetujuan dari atasan. Juga mencatat bahwa
kedua komunikasi, terdiri dari komunikasi ke luar dan komunikasi ke dalam. Komunikasi ke
luar adalah komunikasi ke seluruh organisasi sedangkan komunikasi ke dalam adalah
16
Dewi Margareth L Toruan, MB-IPB, E-48
komunikasi untuk tim proyek. Menjaga semangat yang tinggi dan meyakinkan pengguna
untuk manfaat sistem ERP, dan meyakinkan mereka untuk meninggalkan sistem yang lama
sehingga dibutuhkan sistem persuasif dan keahlian dari tim implementasi. Para pengguna
harus menegetahui bahwa feedback yang mereka berikan akan dipertimbangkan dan
ditindaklanjuti (Nah, Islam, & Tan, 2007).
Pengelolahan manajemen yang tepat dan efektif dari proyek ERP sangat penting untuk
keberhasilan implementasi ERP. Program manajemen proyek ERP memerlukan tugas-tugas,
akuntansi untuk sumber alokasi, mengontrol proyek yang merupakan kecenderungan proyek
untuk memperoleh persyaratan perangkat lunak tambahan dan kustomisasi dan untuk
mengungkap masalah tersembunyi seiring berjalannya waktu. Seorang manajer yang
berkompeten adalah faktor yang paling penting kedua dalam implementasi sistem informasi.
Ruang lingkup proyek harus jelas dan ditetapkan, dikelola, dan dikendalikan. Cakupan
program untuk membangun sistem adalah kunci untuk implementasi ERP yang sukses. Serta
perubahan yang diusulkan harus dievaluasi terhadap manfaat bisnis, dan ruang lingkup
permintaan ekspansi harus diberikan waktu tambahan dan biaya perubahan yang diusulkan.
Selain itu perubahan yang disetujui perlu dikoordinasikan ke semua pihak yang terkena
dampaknya. Mengusulkan agar implementasi sistem ERP dapat dilengkapi dengan Total
Quality Management (TQM) dan merancang proses bismis untuk mempersiapkan organisasi
untuk menjadi lebih reseptif terhadap sistem ERP yang baru (Nah, Islam, & Tan, 2007).
2.3.6. Faktor Faktor Penyebab Kegagalan Dalam Implementasi ERP
Dari hasil penelitian terhadap berbagai implementasi ERP di perusahaan-perusahaan
di seluruh dunia, pada akhirnya di-simpulkan bahwa yang menjadi penyebab utama
kegagalan implementasi dan instalasi ini ada beberapa faktor yaitu:
1.
Tidak ada atau kuranngya support dan sponsorship dari Top Executive
Seperti diketahui bahwa instalasi dan implementasi ERP adalah suatu keputusan yang
harus diambil dan dimulai oleh para Top Executive, artinya keputusan harusnya adalah
Top Down. Apalagi dengan implementasi dan instalasi ini akan berakibat perubahan
terhadap proses business. ERP adalah crossfuction dalam satu perusahaan.
Orang-orang harus komit untuk melakukan perubahan di bagian masing-masing. Orang
yang dimasukkan dalam proyek akan meluangkan waktunya sebagian besar untuk proyek
17
Dewi Margareth L Toruan, MB-IPB, E-48
ini yang pada awalnya tentu kelihatan seperti hal yang tidak berguna sama sekali.
Disinilah dibutuhkan support dan sponsorship dari Top Executive.
2.
3.
Tidak ada yang diserahkan untuk menjadi Person In Charge (PIC) atau project Manager
yang full time
Untuk satu proyek seperti ini maka sangat dibutuhkan seseorang yang memang
ditugaskan untuk menjadi PIC atau project manager atau owner project. Hal ini untuk
meningkatkan komitmen dan mampunya terpenuhi semua pekerjaan sesuai dengan
schedule yang direncanakan. Implementasi dan instalasi ini membutuhkan biaya, waktu
dan resources yang tidak sedikit sehingga dibutuhkan seseorang yang bertanggung
jawab.
4.
18
Dewi Margareth L Toruan, MB-IPB, E-48
5.
Vendor yang melakukan implementasi kurang atau tidak memiliki kemampuan dan
kompetensi yang baik dalam melakukan implementasi dan instalasi.
Disini dibutuhkan vendor yang akan melakukan instalasi dan implementasi sudah
memiliki jam terbang yang baik sehingga sudah mengetahui kira-kira problem yang akan
muncul dan memiliki kemampuan untuk melakukan memecahkan permasalahan sesuai
dengan pengalaman yang telah didapat sebelumnya.
6.
7.
8.
19
Dewi Margareth L Toruan, MB-IPB, E-48
BAB III
PEMBAHASAN
3.1.
20
Dewi Margareth L Toruan, MB-IPB, E-48
21
Dewi Margareth L Toruan, MB-IPB, E-48
Setelah melalui proses cukup panjang memakan waktu hampir 1,5 tahun Semen
Gresik akhirnya memutuskan memakai solusi ERP JD Edwards. Alasannya, solusi ini
merupakan solusi Best Practice, serta cukup fleksibel dan mudah diimplementasikan.
Bahkan, beberapa pemain semen terbesar di dunia menggunakan solusi ini, seperti Lafarge,
Cemplank, Argos, Cockburn Cement, Cruz Azul, Calme Cementi, Ferrobeton.
Sebelum diimplementasi, Tim Proyek meneliti lebih jauh calon user (stakeholder
analysis) selama hampir empat bulan. Salah satu tujuannya: mengetahui sejauh mana
tanggapan dan apresiasi mereka terhadap sistem baru yang akan segera diimplementasi.
Hasilnya, beberapa calon user di sejumlah departemen memang ada yang menunjukkan
resistensi terhadap perubahan, namun secara umum banyak yang menerima terhadap solusi
ini.
Proses selanjutnya adalah perusahaan membeli beberapa perangkat hardware yang
mendukungnya. Pada saat yang hampir bersamaan, perusahaan membangun jaringan
LAN/WAN ke seluruh cabang hingga ke gudang-gudang yang tersebar di beberapa lokasi
dan proses ini saja memakan waktu hingga dua tahun.
Proses implementasi modul-modul ERP ini, dimulai pada November 2000. Modul
Maintenance, Inventory dan Purchasing bisa go live Oktober 2001. Menyusul kemudian
modul Finance pada Januari 2002, dan terakhir modul Sales Order & Transportation bisa
diselesaikan pada Juli 2002.
Proses impelementasinya dilakukan secara bertahap atas pertimbangan efektivitas.
Pada fase ini, Semen Gresik dibantu oleh konsultan Berca HardayaPerkasa dan Praweda. Ada
sekitar 60 orang yang terlibat pada fase ini: 10 tenaga TI, dan sisanya terdiri dari para user
dari berbagai departemen. Hal yang paling rumit terjadi adalah pada saat implementasi
modul Sales Order & Transportation karena untuk modul ini, para user-nya tidak hanya dari
kalangan internal, tapi juga berbagai mitra bisnis, seperti para buyer (distributor), toko-toko,
dan perusahaan ekspeditur/transporter (pengangkut semen) yang jumlahnya sekitar 100 dan
tersebar dari Serang, Madura hingga Bali. Sehingga kendalanya justru terletak pada sisi
SDM-nya, bukan pada sistemnya. Oleh karena itu, sebelum implementasi, dilakukan proses
sosialisasi. Antara lain, dengan mengumpulkan seluruh distributor dan memberikan briefing
kepada mereka. Setelah proses implementasi selesai, dilanjutkan dengan tahap internalisasi
(bersifat teknis): tim TI Semen Gresik mendatangi para distributor di tiap daerah satu per
satu.
22
Dewi Margareth L Toruan, MB-IPB, E-48
PT. Semen Gresik harus mengeluarkan dana sekitar Rp 46 miliar lebih. Namun, biaya
sebesar itu tidak hanya diperuntukkan bagi pembangunan sistem dan infrastruktur di Semen
Gresik, tapi juga mencakup Semen Padang dan Semen Tonasa.
Anggaran Implementasi ERP di Grup Semen Gresik:
a. Perangkat lunak JD Edwards termasuk lisensi: Rp 7,3 miliar.
b. Perangkat keras (server & client), Database dan Jaringan: Rp 30 miliar.
c. Jasa Konsultan: Rp 5,2 miliar.
d. Pendidikan dan Latihan: Rp 2,9 miliar.
e. Umum & Administrasi: Rp 800 juta.
f. Tata Ruang: Rp 400 juta.
Dalam mengimplementasikan ERP di Semen Gresik, beberapa aspek teknis yang dilakukan
oleh departemen Information Technology (IT) diantaranya :
1. Mengimplementasikan sofware J.D.Edwards
2. Membangun sistem jaringan komputer (LAN/WAN)
3. Membangun infrastruktur server dan database
4. Membangun tata ruang sistem informasi
5. Menyusun dokumentasi sistem.
Sedangkan aspek non teknis yang dipertimbangkan oleh departemen IT pada khususnya serta
perusahaan pada umumnya dalam menyongsong implementasi ERP adalah :
1. Komitmen manajemen agar implementasi berhasil sehingga yang dipertimbangkan tidak
lagi apakah Software tersebut yang The Best.
2. Proses mapping dilakukan karena bisnis proses J.D.Edwards ternyata tidak sama dengan
bisnis proses yang dijalankan Semen Gresik. Dari proses mapping ini ada dua
kemungkinan yaitu bisnis proses semen Gresik mengikuti J.D.Edwards atau sebaliknya.
Tahap selanjutnya yang dilakukan adalah mengkaji efek dalam jangka panjang dan
pendek terhadap pemilihan bisnis proses yang akan dipakai. Sebagai contoh proses
pengadaan barang diputuskan oleh Semen Gresik untuk mengikuti bisnis proses
J.D.Edwards.
3. Perubahan bisnis proses dan implementasi ERP menyebabkan perubahan-perubahan
dalam struktur organisasi berupa bertambahnya job discription dan unit-unit kerja baru
yang berfungsi untuk mendukung implementasi ERP.
23
Dewi Margareth L Toruan, MB-IPB, E-48
Dengan alasan politis tertentu, beberapa unit kerja yang sebenarnya bisa
dihapus dengan penerapan J.D.Edwards tidak dapat dilakukan.
Keengganan
user
atau
karyawan
departemen
lain
pada
saat
24
Dewi Margareth L Toruan, MB-IPB, E-48
Untuk mengatasi kendala tersebut, ada beberapa hal yang telah dilakukan pihak Semen
Gresik :
1. Implementasi Change Acceleration Project (CAP) untuk mengelola perubahanperubahan yang terjadi dalam implementasi ERP.
2. Pendekatan dengan user sebelum penerapan sistem ERP melalui presentasi-presentasi
untuk menunjukkan kelebihan-kelebihan implementasi sistem tersebut.
3. Pengembangan Sistem Recovery dalam Implementasi ERP.
Karena kompetisi yang ketat, FMD membutuhkan solusi bisnis yang mampu
mengakomodasi segala macam kebutuhan bisnisnya. Dengan solusi ini juga diharapkan
perusahaan akan mampu mengelola pesanan, persediaan, dan aktivitas penjualan di dalam
satu streamline operation serta menyediakan distribusi yang efektif dan efisien dari resep
obat yang merupakan sebuah komponen penting di dalam sebuah industry farmasi.
3.2.2. Kegagalan Implementasi ERP
Berikut ini adalah beberapa faktor yang menyebabkan kegagalan dalam implementasi
ERP :
1.
tidak adanya keterlibatan dari pengguna akhir atau end user. Perencanaan tentang
pengimplementasian hanya dilakukan oleh manajemen tingkat atas (upper management) dari
FMD, Andersen Consulting, serta orang-orang teknis yang berkepentingan lainnya.Orangorang yang menjadi end user tidak dilibatkan sehingga terjadi gap yang besar antara
pengguna dengan perencana sistem.Kurangnya kerjasama diantara end user juga menjadi
salah satu penyebab lainnya.Tidak ada pelatihan khusus untuk para pengguna SAP di FMD.
2.
Pada musim panas tahun 1994, FMD melakukan kontrak dengan Andersen untuk menambah
aplikasi pada 6 gudang baru. FMD dan Andersen berencana untuk mengimplementasikan
aplikasi pada gudang tersebut untuk January dan February 1995. Salah satu keuntungan yang
didapat dari pengembangan sistem secara bertahap ini adalah perusahaan dapat dengan cepat
mengidentifikasi jika ada suatu kesalahan pada sistem.Tetapi yang terjadi pada FMD adalah
kesalahan itu sudah tidak dapat lagi ditanggulangi karena sudah terlanjur banyak terjadi
kesalahan yang mengakibatkan perusahaan rugi sekitar US$ 100 juta.
3.
komunikasi antara pihak manajemen, tim proyek, dengan pengguna akhir. Hal pertama yang
menyebabkanproject team tidak bekerja maksimal adalah kesalahan dalam memilih jenis
software. SAP R/3 didesain untuk perusahaan manufaktur, bukan untuk perusahaan
26
Dewi Margareth L Toruan, MB-IPB, E-48
wholesalers terutama yang membutuhkan banyak transaksi dalam proses bisnisnya. Hal lain
dari kegagalan project team ini adalah tidak adanya restrukturisasi proses bisnis yang
dikerjakan (change management). SAP tidak terintegrasi karena ketidakmampuan dari FMD
untuk merestrukturisasi proses bisnis yang mereka jalankan dengan adanya SAP.
4.
rantai keputusan yang rumit dan meningkatkan penekanan cost. Berdasarkan analisis pada
aktivitas Supply Chain, ERP akan memberikan solusi terbaik pada FMD untuk menyediakan
informasi yang up-to-date, otomatis, dan mampu untuk mengintegrasikan sistem persediaan
barang (inventory). Idealnya adalah perusahaan mampu untuk mengelola pesanan,
persediaan, dan aktivitas penjualan ke dalam satu sistem serta menyediakan distribusi yang
efektif dan efisien. Kenyataan yang terjadi adalah aplikasi SAP R/3 tidak mampu untuk
mengakomodir semua yang menjadi tuntutan dari proses bisnis FMD karena aplikasi SAP
R/3 hanya cocok untuk perusahaan murni manufaktur, bukan perusahaan yang juga bertindak
sebagai wholesalers dimana banyak terjadi transaksi disana.
5.
penggunaan SAP R/3 (yang pada masa itu merupakan suatu software yang paling populer)
menjadi sedikit dipaksakan. Seiring dengan kebutuhan bisnis yang semakin meningkat, ada
semacam
keterpaksaan
bagi
pihak
pengembang
Sistem
Informasi
untuk
mengimplementasikan SAP R/3 di FMD yang tidak terencana dengan baik. Seharusnya
sebelum pengimplementasian dilakukan semacam blueprint bagi rencana yang nantinya akan
dilaksanakan.
27
Dewi Margareth L Toruan, MB-IPB, E-48
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
4.1.
Kesimpulan
Implementasi ERP di Semen Gresik jelas memerlukan perubahan-perubahan budaya
organisasi terutama dikaitkan dengan cara bekerja, misalnya karyawan dituntut terus menerus
untuk meng-update data karena informasinya diberikan oleh sistem ini harus bersifat real
time. Dengan berjalannya waktu ternyata pihak Semen Gresik dapat melakukan perubahan
budaya organisasi sehingga user lebih siap dalam mengoperasikan sistem yang baru.
Implementasi ERP di Semen Gresik dapat dilihat bahwa perusahaan tersebut telah mengelola
perubahan-perubahan dengan cukup baik, terbukti dengan dilakukannya aktivitas berikut :
1. Mengelola perubahan-perubahan yang terjadi sebagai akibat implementasi dengan
mengadopsi CAP.
2. Melakukan pendekatan-pendekatan kepada departemen yang akan diimplementasi untuk
mendapatkan komitmen. Komitmen ini sangat penting untuk meyakinkan bahwa mereka
akan menggunakan dan mendukung sistem ERP.
Dari pembahasan diatas, ada satu faktor penting lagi yang membawa kesuksesan
implementasi ERP di Semen Gresik yaitu komitmen manajemen, dimana dari awal pihak
manajemen sudah mempunyai inisiatif untuk menerapkan sistem ini.
Dengan menerapkan ERP, maka perusahaan harus memilih antara merubah bisnis
proses yang dimilikinya untuk menyesuaikan dengan sistem ERP atau sebaliknya. Agar dapat
memilih, perusahaan yang akan mengimplementasikan ERP tentunya harus sudah
mempunyai bisnis proses sehingga dapat membandingkan dengan bisnis proses dari sistem
ERP. Dari perbandingan tersebut, jika bisnis proses yang dimiliki perusahaan sudah matang
maka tidak banyak perubahan yang dilakukan. Semen Gresik memutuskan untuk beberapa
bisnis proses ada yang mengikuti sistem J.D.Edwards dan ada yang tidak.
Dari pembahasan yang telah dilakukan, dapat disimpulkan beberapa faktor kunci
kesuksesan implementasi ERP di Semen Gresik, yaitu : bisnis proses yang matang,
manajemen perubahan yang baik, komitmen mulai dari level manajemen sampai ke user, dan
perubahan budaya organisasi. PT. Semen Gresik berhasil mengintegrasikan perubahan
dengan mempertimbangkan business process, people dan IT.
28
Dewi Margareth L Toruan, MB-IPB, E-48
Keputusan yang dilakukan oleh Fox Meyer Drug untuk mengimplementasikan SAP
R/3 perlu dikaji ulang agar segala sesuatunya dapat berjalan dengan lancar dan sesuai dengan
kebutuhan bisnisnya.Perusahaan perlu untuk melibatkan end user secara lebih mendalam
karena perusahaan tidak boleh melupakan B2E atau business to employment.People perlu
dikelola untuk dapat mengerti IS. Perencanaan yang baik akan menghindari perusahaan dari
sebuah kegagalan implementasi sistem informas.
4.2.
Saran
Implementasi ERP memang membutuhkan dan perlu mempertimbangkan tiga
komponen penting dalam sistem informasi yaitu business process, people dan information
technology. Dalam ERP juga memerlukan keterlibatan (engagement) top management,
project leader yang veteran (sangat berpengalaman), dibutuhkan pihak ketiga untuk
memberikan pengetahuan dan keahlian, adanaya change management yang dipersiapkan
secara matang yang selaras dengan project planning, dan bagaimana manajemen mampu
menciptakan pola pikir tentang kepuasan yang disesuaikan dengan progress dari project
tersebut. Implememntasi ERP pun perlu dilihat sebagai sesuatu hal yang memiliki implikasi
strategis yang dapat membawa perusahaan menjadi lebih baik dan mampu bersaing.
Ketika akan mengadopsi sebuah aplikasi pasti terjadi discrepancy sehingga ada tiga
alternatif pilihan solusi yaitu mengubah/memodifikasi aplikasi, mengikuti aplikasi yang ada
dan merubah prosedur atau hidup dalam perbedaan. Idealnya memang mengikuti aplikasi
yang ada karena sesuai dengan best practice (desain yang terbaik dalam industri) dan
mengubah prosedur yang ada dalam perusahaan. Hal ini akan lebih praktis dan mudah untuk
diimplementasikan, kecuali jika business process-nya unik.
Evaluasi vendor sangat dibutuhkan mulai dari review vendor, proses demo, adanya
referensi (testimony dari perusahaan lain), dan ada tim yang berfungsi untuk mengevaluasi
kemampuan teknis atau fungsi-fungsinya (perlu dicoba dulu). Selain itu, pertimbangkan
adanya beberapa penyesuaian dan pahami akan membutuhkan biaya berapa seberapa besar,
sehingga hal ini sudah jelas di awal. Baru kemudian mengambil keputusan yang tepat.
Vendor yang dipilih adalah yang memiliki track record yang baik dan expert di bidangnya.
RFP yang dibuat oleh perusahaan kepada vendor merupakan formal document untuk
mengarahkan vendor apa yang dibutuhkan secara detail.
29
Dewi Margareth L Toruan, MB-IPB, E-48
Yang paling penting adalah bagaimana implementasi ERP diterima oleh user dan user
merasa nyaman atas hal baru ini, sehingga dibutuhkan training secukupnya kepada mereka.
Alangkah lebih jika user diikutsertakan dalam proses uji coba dengan vendor sehingga
mereka juga bisa melakukan assessment. Peranan SDM disini menjadi salah satu faktor kritis,
karena berbicara tentang ERP adalah tentang sebuah sistem yang terintegrasi sehingga jika
terjadi kesalahan di berbagai titik akan berdampak signifikan bagi proses bisnis perusahaan.
Sehingga, fasilitas TI ini tidak hanya berfungsi sebagai alat bantu semata, tapi juga bisa
sebagai business enabler.
30
Dewi Margareth L Toruan, MB-IPB, E-48
DAFTAR PUSTAKA
Babu, A. Ramesh., Y. P. Singh, R.K. Sachdeva. 2000. Establishing a Management
Information System.
McLeod, Raymond Jr,. 1995. Management Information System, sixth edition.
Prentice-Hall
Humaedi, Dedi. 21 Agustus 2003. Ketika Sang Juragan Semen Ingin Naik Kelas.
http://www.swa.co.id/swamajalah/swadigital/details.php?cid=1&id=1973
http://andrie07.wordpress.com/2011/11/16/implementasi-erp-pada-pt-semen-gresik/
31
Dewi Margareth L Toruan, MB-IPB, E-48