TUGAS TUGAS PENYELARAS PROGRAM / MAJLIS RASMI

Sebelum :
1. Berbincang dengan Pengetua untuk menetapkan tetamu kehormat, maklumat tambahan atau
sebarang perubahan 2 bulan sebelum berlangsungnya maljis.
2. Menyediakan kertas kerja / dokumen yang diperlukan jika berkaitan.
3. Menetapkan AJK bersama Pengetua atau Penolong Kanan yang bertanggungjawab.
4. Menyediakan bidang tugas.
5. Memanggil mesyuarat jawatankuasa kerja.
6. Mengenalpasti venue, khemah dan lain-lain termasuk urusan sewaan atau pinjman jika perlu.
7. Memastikan ketua bahagian berbincang mengenai bidang tugas dengan AJK masing-masing.
8. Menyemak tugas dengan ketua bahagian dari semasa ke semasa untuk memastikan kelancaran
tugasan.
9. Menyelaraskan perjalanan tugasan antara bahagian.
10. Menyemak buku program sebelum dicetak.
11. Menyediakan muka surat khas ditandatangani VIP semasa majlis.
12. Menyediakan buku pelawat sekolah.
Semasa :
1. Memastikan majlis berjalan mengikut protokol.
2. Sentiasa berada di tempat utama majlis untuk memastikan pelaksanaan majlis berjalan lancar.
3. Memastikan kebolehhubungan oleh Penolong Kanan atau Pengetua untuk sebarang pelan
kontigensi.
Selepas :
1. Memastikan JK yang terlibat selepas majlis menjalankan tugas dengan baik dan sempurna.
2. Menguruskan mesyuarat post-mortem.
3. Memastikan surat penghargaan dihantar kepada semua pihak yang terlibat.
4. Menyerahkan semua salinan dokumen termasuk surat-menyurat, invois dan lain-lain dokumen untuk
didokumentasikan.
5. Menyelesaikan urusan tuntutan perbelanjaan setiap JK /Kewangan dengan mengemukakan bil atau
invois kepada Pembantu Tadbir Kewangan.
6. Memastikan 3 salinan dokumentasi bergambar disiapkan mengikut format dan diserahkan kepada
Pengetua (salinan asal dan sertakan CD) dan Pusat Sumber.