Upravljanje vremenom

projekta

Upravljanje vremenom

Obuhvata procenu trajanja planiranih projektnih aktivnosti, odreivanje

redosleda izvravanja i praenje i kontrolu odstupanja od redosleda.

Generalno, osnovni cilj ove funkcionalne oblasti jeste realizacija projekta

u planiranom vremenskom intervalu.

Upravljanje vremenom predstavlja veoma vaan aspekt upravljanja

projektima, jer omoguava praenje projektnih aktivnosti u odnosu na
plan projekta i osigurava zavretak projekta na vreme.

Upravljanje vremenom
Naziv procesa

Grupa procesa

Definisanje aktivnosti

Planiranje

Odreivanje redosleda ativnosti

Planiranje

Procena potrebnih resursa po aktivnostima

Planiranje

Procena trajanja aktivnosti

Planiranje

Odreivanje vremenskog plana

Planiranje

Kontrola vremenskog plana

Praenje i kontrola

Upravljanje vremenom
- procesi 1.

Definisanje aktivnosti identifikovanje aktivnosti koje lanovi projektnog

tima i stejkoholderi moraju izvriti kako bi se proizveli odreeni rezultati.

2.

Odreivanje redosleda aktivnosti identifikovanje i dokumentovanje

meuzavisnosti izmeu projektnih aktivnosti.

3.

Procena potrebnih resursa po aktivnostima procenjivanje ljudi, opreme

i materijala koji su potrebni za izvravanje projektnih aktivnosti.

Upravljanje vremenom
- procesi 4.

Procena trajanja aktivnosti procenjivanje vremenskog intervala koji je

potreban za izvrenje svake aktivnosti.

5.

Definisanje vremenskog plana analiza redosleda aktivnosti, trajanja

aktivnosti i potrebnih resursa po aktivnostima.

6.

Kontrola vremenskog plana kontrolisanje i upravljanje promenama u

vremenskom rasporedu projekta.

Definisanje aktivnosti

Vremenski planovi zasnivaju se na osnovnim dokumentima kojima se

projekat inicira: idejnom reenju, izvetaju o obimu, WBS dijagrama, itd.
Lista aktivnosti je tabelarni prikaz aktivnosti koje e sainjavati vremenski
plan projekta. Treba da sadri naziv, redni broj i kratak opis aktivnosti.
Atributi aktivnosti pruaju vie informacija o svakoj aktivnosti kao to su
prethodne i naredne aktivnosti, logiki odnosi, potrebni resursi, itd.
Kljuni dogaaj projekta predstavlja dogaaj sa velikim znaajem koji
uobiajeno nema vremensku dimenziju.

Definisanje aktivnosti

Lista aktivnosti

Definisanje aktivnosti

Cilj definisanja aktivnosti jeste da se obezbedi potpuno razumevanje

celokupnog posla koji treba obaviti, radi poetka planiranja.

WBS dijagram se esto dalje razrauje na osnovu detaljnog definisanja

aktivnosti koje su neophodne za obavljanje posla.

Aktivnosti predstavljaju elemente rada koji se obavlja tokom projekta, sa

oekivanim trajanjima, trokovima i potrebnim resursima.

U idealnom sluaju, projektni tim prvo definie obim projekta, potom

vremenski plan, a tek na kraju trokove projekta.

Odreivanje redosleda
aktivnosti

Razmatranje liste aktivnosti i njihovih atributa, dokumenta o obimu, liste

kljunih dogaaja i odobrenih zahteva za promenama, kako bi se utvrdili
odnosi izmeu aktivnosti.

Utvrivanje redosleda aktivnosti takoe obuhvata razmatranje razloga za

mogue zavisnosti meu aktivnostima i razliitih tipova zavisnosti.

Meuzavisnost ukazuje na redosled projektnih aktivnosti. Da li se jedna

aktivnost mora zavriti pre nego to druga pone? Da li se moe obavljati
vie aktivnosti istovremeno? Da li se neke aktivnosti mogu preklapati?

Odreivanje redosleda
aktivnosti
Izmeu projektnih aktivnosti mogu se javiti sledee vrste meuzavisnosti:
1.

Obavezne meuzavisnosti - postoje u samoj prirodi posla koji se obavlja na

projektu. Nekada se ovakve meuzavisnosti nazivaju tvrda logika.

2.

Preferencijalne meuzavisnosti - definie projektni timi nazivaju se meka

logika koju treba paljivo koristiti jer moe ograniiti kasnije planiranje.

3.

Eksterne meuzavisnosti - obuhvataju odnose izmeu projektnih i spoljnih

aktivnosti.

Odreivanje redosleda
aktivnosti
Postoje etiri tipa meuzavisnosti izmeu aktivnosti:
1.

Kraj-poetak: odnos u kome se prethodna aktivnost mora zavriti pre

nego to zapone sledea.

2.

Poetak-poetak: odnos u kome prethodna aktivnost ne moe poeti pre

poetka sledee aktivnosti.

3.

Kraj-kraj: odnos u kome se prethodna aktivnost mora zavriti pre

zavretka sledee aktivnosti.

4.

Poetak-kraj: odnos u kome prethodna aktivnost mora zapoeti pre nego

to se sledea zavri.

Odreivanje redosleda
aktivnosti

Lista meuzavisnosti

Odreivanje redosleda
aktivnosti

Tehnika mrenog planiranja se bazira na grafikom prikazu redosleda

aktivnosti u okviru jednog projekta (posla) i njihovih meusobnih
zavisnosti preko mrenog dijagrama.

Posebno vri analizu meuzavisnosti pojedinih aktivnosti, odnosno

analizu strukture projekta, a posebno analizu vremena.

Mreni dijagram se konstruie uz pomo aktivnosti (strelica) i dogaaja

(kruia) i predstavlja grafiki prikaz realizacije posmatranog projekta.

Odreivanje redosleda
aktivnosti

Metoda aktivnost-na-strelici - aktivnosti se predstavljaju strelicama i

povezuju u takama koje se nazivaju dogaaji.
Prioritetna metoda - aktivnosti se predstavljaju pravougaonicima. Najee
koriena metoda u veini softverskih paketa.
Aktivnosti - pojedinani, tehnoloki zaokrueni zadaci ili poslovi ija logika
povezanost ini celinu posmatranog projekta.
Dogaaj u tehnici mrenog planiranja predstavlja odreeno stanje, koje
oznaava poetak ili zavretak aktivnosti i nema vremensku dimenziju.

Odreivanje redosleda
aktivnosti
2
A=1

B=2

D=4

E=5

H=6
F=4

J=3

I=2

C=3
G=6

Mreni dijagram projekta X izraen metodom aktivnost-na-strelici

Odreivanje redosleda
aktivnosti

Mreni dijagram projekta X izraen prioritetnom metodom

Procena resursa po aktivnostima

Pre procene trajanja aktivnosti, neophodno je utvrditi koliinu i tip resursa

(ljudi, opreme i materijala) koji e biti angaovani za njihovo izvravanje.

Bitno je detaljno razmotriti i proceniti alternative u vezi sa resursima,

naroito kod projekata sa angaovanjem ljudi iz razliitih oblasti.

U poetnim fazama projekta, projektni tim moda nee znati koji ljudi,
oprema i materijali e im biti na raspolaganju.

Procene resursa bi trebalo aurirati kada postanu dostupne detaljnije

informacije.

Procena resursa po aktivnostima

Pored osnove za procenu trajanja aktivnosti, procena potrebnih resursa

prua informacije za procenu trokova projekta, upravljanje ljudskim
resursima, komunikacijama, rizikom i nabavkama.

Bitno je da ljudi koji pomau u utvrivanju tipa i koliine potrebnih resursa

poseduju iskustvo i strunost na slinim projektima u okviru organizacije
koja projekat sprovodi.

Procena strunjaka, razvoj alternativa i softver predstavljaju alate koji se

najee koriste za procenu potrebnih resursa.

Procena trajanja aktivnosti

Trajanje aktivnosti obuhvata stvarno vreme rada na aktivnostima, plus

rezervno vreme.
Na procenu trajanja znaajno utiu resursi dodeljeni konkretnoj aktivnosti,
a narito njihova dostupnost.
Trajanje ne treba meati sa potrebnim radom, koji oznaava broj radnih
dana ili radnih asova neophodnih za obavljanje aktivnosti.
Procenjeno trajanje se najee daje u obliku diskretnog broja (npr. 4
nedelje), kao opseg (npr. 3-5 nedelja) ili u formi procene 3 vrednosti
(optimistiko, najverovatnije i pesimistiko).

Odreivanje vremenskog plana

Izrada vremenskog plana koristi rezultate prethodnih procesa upravljanja

vremenog projekta, radi utvrivanja datuma poetka i zavretka projekta.

esto se obavlja nekoliko iteracija svih procesa upravljanja vremenom

projekta pre zavretka vremenskog plana projekta.

Konani cilj je izrada realistinog plana projekta, koji predstavlja osnovu za

praenje napretka projekta kroz dimenziju vremena projekta.

10

Odreivanje vremenskog plana

Postoji vie metoda i tehnika koje pomau u procesu izrade vremenskog plana
projekta:
1.

Gantogram je uobiajen alat za prikazivanje informacija o vremenskom

planu projekta.

2.

Metoda kritinog puta je znaajan alat za izradu i kontrolu vremenskih

planova projekta.

3.

Planiranje kritinog lanca je tehnika koja se fokusira na ogranienost

resursa pri kreiranju vremenskog plana projekta.

4.

PERT metoda je sredstvo za razmatranje rizika vezanog za vremenski plan

projekta.

Gantogram

Jedna od najjednostavnijih metoda planiranja, koja omoguava grafiko i

vremensko planiranje odvijanja odreenih zadataka ili poslova, odnosno
grafiki prikaz odvijanja odreenih zadataka u vremenu.

Dobio naziv po amerikom inenjeru i nauniku Henri Gantu, koji je uveo

korienje ovakvog tipa dijagrama za praenje prizvodnje 1917. godine.

Gantogrami pruaju standardni format za prikaz informacija o vremenskom

planu projekta kroz prezentovanje aktivnosti na projektu i njihovih
poetnih i zavrnih datuma u formatu kalendara.

11

Gantogram
Formira se jedan dijagram ili koordinatni sistem, na horizontalnoj osi
naznaeno vreme u odreenim vremenskim jedinicama (minut, sat, dan, itd),
na vertikalnoj poslovi ije izvoenje elimo planirati po redosledu izvoenja.

Gantogram za Projekat X

Gantogram

Gantogram za praenje napretka projketa

12

Metod kritinog puta (CPM)

Tehnika mrenog planiranja koja se koristi za predvianje ukupnog trajanja

projekta i znaajno pomae u borbi protiv probijanja planiranih rokova.

Koristi se u sluajevima kada se vreme trajanja pojedinih aktivnosti u

projektu moe jednoznano odrediti.

Kritini put projekta je niz sastavljen od projektnih aktivnosti kojim se

utvruje najranije vreme zavretka projekta. To je najdui put kroz mreni
dijagram, koji samim tim ima najmanje rezerve ili mogua pomeranja.
Rezerve predstavljaju vreme za koje se aktivnost moe odloiti bez
kanjenja naredne aktivnosti ili zavretka projekta.

Metod kritinog puta (CPM)

Za utvrivanje kritinog puta projekta, neophodno je najpre izraditi dobar

mreni dijagram, koji sa svoje strane zahteva dobru listu aktivnosti
zasnovanu na WBS-u.

Nakon izrade mrenog dijagrama, radi utvrivanja kritinog puta,

neophodno je proceniti trajanje svake aktivnosti.

Izraunavanje kritinog puta obuhvata sabiranje trajanja svih aktivnosti na

svakoj putanji na mrenom dijagramu.

Put koji na kraju ima najveu vrednost, odnosno najdui put kroz mreni
dijagram predstavlja kritini put projekta.

13

Metod kritinog puta (CPM)

Put 1:
Put 2:
Put 3:
Put 4:

A-D-H-J
B-E-H-J
B-F-J
C-G-I-J

Trajanje = 1 + 4 + 6 + 3 = 14 dana
Trajanje = 2 + 5 + 6 + 3 = 16 dana
Trajanje = 2 + 4 + 3 = 9 dana
Trajanje = 3 + 6 + 2 + 3 = 14 dana

Metod kritinog puta (CPM)

Kritini put pokazuje najkrae vreme za koje se projekat moe zavriti. Iako
je najdui, on predstavlja najkrae vreme potrebno za zavretak projekta.

Ako jedna ili vie aktivnosti na kritinom putu traju due nego to je
planirano, itav plan projekta e kasniti.

Moe postojati vie kritinih puteva na jednom projektu, a mora se pratiti

svaki od njih. Takoe, kritini put se moe menjati tokom rada na projektu.

Nakon procene vremena trajanja pojedinih aktivnosti, vri se izraunavanje

najranijeg i najkasnijeg poetka i zavretka aktivnosti.

14

Metod kritinog puta (CPM)

Datum ranog poetka aktivnosti je najranije mogue vreme kada aktivnost

moe zapoeti, a datum ranog zavretka je najranije mogue vreme u
kome se aktivnost moe zavriti.
Datum kasnog poetka aktivnosti je najkasnije mogue vreme kada bi
aktivnost mogla poeti, a datum kasnog zavretka je najkasnije mogue
vreme kada se aktivnost moe zavriti bez odlaganja zavretka projekta.
Prolazak unapred utvruje datume ranog poetka i ranog zavretka za
svaku aktivnost.
Prolazak unazad kroz mreni dijagram utvruje datume kasnog poetka i
datume kasnog zavretka za svaku aktivnost na slian nain.

Metod kritinog puta (CPM)

Legenda:
RP rani poetak
RZ rani zavretak
KP kasni poetak
KZ kasni zavretak

Izraunavanje datuma ranog i kasnog poetka i zavretka

15

Metod kritinog puta (CPM)

Maksimalno dozvoljeno trajanje aktivnosti , predstavlja period izmeu

najranijeg poetka aktivnosti i najkasnijeg zavretka aktivnosti .

Ako je trajanje jedne aktivnosti jednako razlici najkasnijeg zavretka i

najranijeg poetka te aktivnosti, onda se ova aktivnost naziva kritinom.

Put u mrenom dijagramu koji se sastoji od kritinih aktivnosti, raunajui

od poetnog do zavrnog dogaaja, naziva se kritian put i predstavlja
najdue vreme trajanja u celom mrenom dijagramu.

Metod kritinog puta (CPM)

Tehnika koja pomae rukovodiocima projekta da obavljaju izmene

vremenskog plana je utvrivanje slobodne i ukupne rezerve za svaku
aktivnost na projektu.
Slobodna rezerva ili slobodno pomeranje predstavlja vreme za koje se
odreena aktivnost moe odloiti, a da pri tom ne ugrozi rani poetak bilo
koje naredne aktivnosti.
Ukupna rezerva ili ukupno pomeranje je vreme za koje se aktivnost moe
odloiti od svog ranog poetka bez odlaganja planiranog datuma zavretka
projekta.

16

Metod kritinog puta (CPM)

Mnogo bri i jednostavniji nain utvrivanja datuma ranog i kasnog

poetka i zavretka i slobodne i ukupne rezerve po aktivnostima je
korienje softvera za upravljanje projektom.
Zamene predstavljaju tehniku kojom se vri zamena trokova i vremena,
radi postizanja maksimalne kompresije vremenskog plana uz minimalne
trokove.
Paralelni rad podrazumeva paralelno obavljanje aktivnosti koje bi se inae
obavljale redno.
Pored utvrivanja kritinog puta na samom poetku projekta, znaajno je
aurirati vremenski plan sveim podacima.

Planiranje kritinog lanca

Teorija ogranienja - filozofija upravljanja koja se zasniva na injenici da

svaki sloeni sistem u bilo kom trenutku najee ima samo jedan aspekt ili
ogranienje koje ograniava njegovu mogunost da postigne svoj cilj.
Planiranje kritinog lanca - metod planiranja vremena koji uzima u obzir
ograniene resurse pri izradi vremenskog plana i ugrauje rezerve radi
ostvarenja planiranog datuma zavretka projekta.
Multitasking nastaje kada resurs u jednom trenutku radi na vie aktivnosti,
a njegovim spreavanjem izbegavaju se konflikti resursa i nepotrebno
pripremno vreme koje nastaje usled menjanja aktivnosti.

17

Planiranje kritinog lanca

Planiranje kritinog lanca

Ljudi esto dodaju rezerve dao dodatno vreme na procenjeno vreme za

zavretak aktivnosti, kako bi se zatitili od raznih faktora: negativnih
efektata multitaskinga, ometanja, prekida, Marfijevog zakona, itd.

Planiranje kritinog lanca uklanja rezerve iz pojedinanih aktivnosti i

umesto njih kreira rezervu projekta, odnosno vreme koje se dodaje pre
roka zavretka projekta.

Nepostojanje rezervi po svim aktivnostima znai manje dejstvo

Parkinsonovog zakona, koji tvrdi da e se posao uvek proiriti do
dozvoljenog trajanja.

18

Tehnika evaluacije i revizije projekata (PERT)

PERT metoda se upotrebljava kada je realizacija obavijena neizvesnou,

kada vreme realizacije pojedinih aktivnosti nije mogue jednoznano
predvideti, ve se vri procena 3 osnovne vrednosti vremena aktivnosti:

1.

Optimistiko vreme trajanja aktivnosti (a) je ono vreme koje se moe postii pod
posebno povoljnim uslovima i predstavlja minimalno vreme.

2.

Najverovatnije vreme trajanja aktivnosti (m) je vreme koje se moe postii pod
normalnim uslovima izvoenja aktivnosti.

3.

Pesimistiko vreme trajanja aktivnosti (b) je ono vreme koje se moe postii pod
nepovoljnim uslovima izvoenja aktivnosti i predstavlja najdue vreme.

Tehnika evaluacije i revizije projekata (PERT)

Na osnovu vremenskih parametara, u okviru analize vremena po metodi

PERT, vri se izraunavanje oekivanog trajanja aktivnosti i varijanse.

Oekivano ili srednje vreme trajanja aktivnosti (Te) se izraunava po

sledeoj formuli:

Varijansa predstavlja meru nepreciznosti trajanja aktivnosti i izraunava se

po formuli:

19

Kontrola vremenskog plana

Cilj utvrivanje statusa vremenskog plana, faktora uticaja koji uzrokuju

promene u vremenskom planu, utvrivanje promena koje su nastale na
vremenskom planu i upravljanje promenama koje nastaju.

Bitno je da rukovodioci postave realistine ciljeve u pogledu rokova i ostave

prostora za nepredviene situacije koje mogu nastati tokom realizacije.

Rukovodilac projekta mora razumeti vremenski plan, kao i razloge zbog kojih
aktivnosti jesu ili nisu na pravom putu, kako bi mogao primeniti proaktivni
pristup u ispunjavanju oekivanja stejkholdera.

20