3.

0 ARKIB NEGARA (NAM) REAKSI TERHADAP EKERAJAAN (EG)

Pengenalan EG menunjukkan jumlah rekod elektronik yang diwujudkan atau akan
diwujudkan di Malaysia, sekali gus meninggalkan kesan ke atas penyimpanan rekod rekod
terutamanya elektronik. Agensi-agensi kerajaan atau pejabat awam yang terlibat dengan
rekod elektronik, NAM bertindak balas dengan cara yang positif dan proaktif terhadap
cabaran baru itu telah menghadapi selepas pelaksanaan EG. Tiga langkah utama yang diambil
oleh NAM ialah penubuhan pengurusan baru dipanggil Rekod Elektronik dan Pengurusan
Teknologi Maklumat (PRETM), meminda Akta Arkib Negara 1966 untuk memasukkan rekod
elektronik sebagai rekod awam dan e-SPARK (e-Strategi Pemeliharaan Rekod Kerajaan dan
Arkib) Projek.
3.1 Rekod Elektronik dan Pengurusan Teknologi Maklumat (PRETM)
A pengurusan baru yang dipanggil Elektronik Rekod dan Maklumat Pengurusan
Teknologi (PRETM) telah ditubuhkan pada tahun 2001, di bawah penyusunan semula NAM.
PRETM bertanggungjawab untuk aktiviti yang berkaitan dengan rekod-rekod elektronik
kerajaan melaksanakan. Antara tugas utamanya adalah mengenal pasti dan memindahkan
rekod elektronik kerajaan untuk simpanan kekal, menggubal standard dan panduan dalam
pengurusan dan mengekal rekod elektronik. PRETM juga bertanggungjawab untuk menaik
taraf sistem maklumat NAM dalam membuat penyebaran maklumat dan akses lebih mudah,
selaras dengan kemajuan teknologi maklumat dan komunikasi.
Aktiviti Pengurusan ini telah dijalankan oleh lima bahagian yang terdiri daripada
Bahagian Rekod Elektronik Sektor Sosio-Ekonomi, Pentadbiran dan Sektor Keselamatan,
Penasihat dan Publisiti Bahagian Perkhidmatan, Standard dan Pembangunan Inspektorat dan
Bahagian Teknologi Maklumat.
Rekod Elektronik Bahagian Sosio-Ekonomi dan Sektor Pentadbiran dan Sektor
Keselamatan adalah sebahagian besarnya bertanggungjawab dalam penyediaan dan
pelaksanaan, perancangan strategik Bahagian Pengurusan Rekod Elektronik. Bahagian ini
juga bertanggungjawab untuk perancangan program-program Pengurusan Rekod Elektronik
seperti penyediaan Jadual Pengasingan dan pemuliharaan rekod elektronik dan kemudahan
akses kepada agensi-agensi Kerajaan.
Bahagian Penasihat dan Perkhidmatan Publisiti bertanggungjawab untuk menawarkan
khidmat nasihat dalam pengurusan rekod elektronik kepada agensi-agensi Kerajaan yang
termasuk pembangunan program rekod elektronik. Bahagian ini juga telah menganjurkan
program kesedaran dan celik IT (Teknologi Maklumat) dengan menggunakan pelbagai
kaedah seperti penerbitan brosur / risalah, demonstrasi, perisian dan perkakasan promosi dan
lawatan khidmat nasihat.
Sementara itu, Bahagian Standard dan Inspektorat Pembangunan bertanggungjawab
bagi menjalankan kajian, menentukan dan menetapkan piawaian dan amalan pengurusan
rekod di Agensi Kerajaan. Ia juga bertanggungjawab untuk menguatkuasakan pelaksanaan
Akta Arkib Negara dan pengauditan dan pemantauan pelaksanaan pengurusan rekod dan
amalan kemusnahan di agensi-agensi Kerajaan.
Bahagian Teknologi Maklumat adalah tulang belakang dalam menawarkan kepakaran
dan perkhidmatan sokongan teknikal kepada Arkib Negara. Ia bertanggungjawab untuk
menguruskan Sistem Maklumat dan aplikasi jabatan dan lain-lain aspek teknologi maklumat.

Semua ini dilakukan dengan kehadiran pegawai-pegawai yang terlatih dan penggunaan
perisian yang sesuai untuk jabatan itu serta usaha dalam memastikan keselamatan dan
kawalan kualiti dalam pelaksanaan program teknologi maklumat di Arkib Negara.
3.2 Akta Arkib Negara 2003
NAM telah meminda Akta Arkib Negara 1966 untuk memasukkan apa-apa bentuk
rekod dibuka secara elektronik dianggap sebagai rekod awam. Akta Arkib Negara baru telah
diluluskan pada tahun 2003.
Perbuatan baru menjadikan definisi rekod sebagai:
"Rekod" ertinya bahan dalam bentuk bertulis atau lain-lain yang menyatakan fakta
atau peristiwa atau selainnya merakamkan maklumat dan termasuklah kertas, dokumen,
daftar, bahan bercetak, buku, peta, pelan, lukisan, gambar, mikrofilem, filem wayang gambar,
rakaman bunyi, yang dihasilkan secara elektronik rekod tanpa mengira bentuk atau ciri-ciri
fizikal dan apa-apa salinannya;
Akta ini juga diberi mandat baru Arkib Negara (NAM) bertanggungjawab bagi
pengurusan rekod semasa yang dahulunya di bawah Pentadbiran Malaysia, Unit Perancangan
Pemodenan dan Pengurusan (MAMPU) bidang kuasa. Mandat baru adalah penting kerana
penemuan daripada kaji selidik yang dijalankan beberapa tahun yang lalu, menunjukkan
bahawa pengurusan kitaran hayat rekod yang lengkap (dari penciptaannya untuk pelupusan)
adalah penting dan kritikal dalam persekitaran elektronik.
Dengan mandat baru ini Arkib Negara Malaysia perlu memainkan peranan utama
dalam mengawal pengurusan rekod elektronik daripada penciptaan sehingga pelupusan dalam
sektor awam. Ia perlu mengambil beberapa langkah dan inisiatif menjinakkan sempadan liar.
3.3 e-SPARK Projek
e-SPARK(e-Strategi Pemeliharaan Rekod Kerajaan dan Arkib) merupakan satu projek
penyelidikan khas disokong oleh pihak berkuasa tertinggi untuk menggalakkan penyimpanan
rekod yang baik dalam sektor awam secara keseluruhan. Pelaksanaannya telah dijalankan
dalam dua fasa. Fasa pertama tertumpu kepada penyediaan peralatan kerja seperti garis
panduan, prosedur dan spesifikasi sistem. Fasa kedua adalah khusus kepada pembangunan
sistem dan integrasi sistem - ERMS (Pengurusan Rekod Elektronik Sistem) dan AMS (Sistem
Pengurusan Arkib).
3.3.1 e-SPARK Projek Fasa I
E-SPARK Projek Fasa 1 (e-Strategi Pemeliharaan Rekod Kerajaan dan Arkib) telah
diluluskan oleh Teknologi dan Internet Jawatankuasa Penerangan Kerajaan (JITIK) pada
bulan Mac 2003 dan projek ini siap pada tahun 2004.
Ia memberi tumpuan kepada kajian mengenai penyelesaian bagaimana untuk
menguruskan rekod elektronik di agensi-agensi kerajaan di Malaysia serta Pengurusan eArkib bagi Arkib Negara Malaysia.
Walaupun projek itu kira-kira keperluan pengurusan rekod di dalam negara, kita juga
melihat keperluan dan trend dalam bidang pengurusan rekod. Ia adalah untuk sebab ini
bahawa Pengurusan Rekod International Trust (IRMT) telah terlibat sebagai penasihat untuk
projek tersebut.

Objektif SPARK e Projek Fasa I: Untuk menjalankan penilaian status semasa rekod elektronik dan pelaksanaan
pengurusan arkib dalam Sektor Awam di Malaysia.
Untuk mempertimbangkan inisiatif semasa Malaysia dengan dasar-dasar dan prosedur
yang diterima pakai di peringkat antarabangsa dilaksanakan lain yang berkaitan
dengan rekod dan arkib elektronik pengurusan.
Mengenalpasti dan mencadangkan strategi untuk mengubah semula rekod elektronik
dan pengurusan arkib di Malaysia untuk menyokong objektif Kerajaan Elektronik.
Mengenalpasti dan membangunkan dasar-dasar, garis panduan, proses dan prosedur
untuk memelihara rekod elektronik dalam sektor awam.

Serah utama projek ini adalah rekod elektronik standard pengurusan, garis panduan,
prosedur dan spesifikasi sistem seperti di bawah:
I.
Rekod Elektronik Dasar Pengurusan
II.
Rangka Kerja Pengurusan Arkib Rekod Elektronik - SOP
III.
Pengurusan Arkib Rekod Elektronik - SOP
IV. SOP - Pengurusan Penilaian Rekod Elektronik
V. SOP - Garis Panduan Pengurusan Rekod Elektronik dalam Pejabat Awam
VI.
Garis Panduan Pengurusan Rekod Elektronik
VII.
Sistem Pengurusan Rekod Elektronik Spesifikasi
VIII.
Rekod Elektronik Latihan Pengurusan dan Garis Panduan Pendidikan
Selain piawaian, garis panduan dan prosedur, e-SPARK Projek Fasa I juga dihasilkan
Model Unified Arkib yang telah dihuraikan kepada Proses Peringkat Perniagaan tinggi.
Model ini mencadangkan kerjasama erat antara NAM dan agensi. Pengurusan peringkat atas
di semua agensi yang diperlukan untuk membuat ini berlaku. Oleh itu sebanyak 30 agensi
telah dipilih untuk mengambil bahagian yang mewakili pelbagai kementerian persekutuan
dan kerajaan negeri berurusan dengan pelbagai jenis rekod. Setiap agensi diminta untuk
menghantar 2 orang wakil yang terdiri daripada pengurus IT dan pegawai dalam rekod
bayaran. Mereka sentiasa dikemas kini dengan kemajuan e-SPARK dan pembangunan. Idea
mempunyai kumpulan perintis ini adalah untuk pengantin lelaki mereka sebagai agen
perubahan pada masa akan datang di dalam pertubuhan mereka sendiri.
Ini serahan telah dibangunkan dengan nasihat pakar daripada orang sumber IRMT
iaitu dari U. Kingdom, Amerika Syarikat, Kanada, Belanda dan Australia. Laporan mengenai
penemuan dan hasil daripada projek penyelidikan ini telah dibentangkan dalam JITIK. JITIK
bersetuju bahawa sektor awam keseluruhannya memerlukan pendekatan yang seragam dalam
rekod dan amalan pengurusan maklumat seperti yang disyorkan oleh Arkib Negara melalui
projek e-SPARK.
Dengan mengguna pakai cadangan e-SPARK, NAM telah diberi tanggungjawab
dalam rekod pemeliharaan sebahagiannya kepada agensi mewujudkan. Walau bagaimanapun
NAM akan terus menyediakan pengawasan berkala. Tawaran ini telah diterima dengan baik
oleh agensi. Di samping itu, agensi-agensi juga digalakkan untuk mengambil rekod
profesional pengurus berdasarkan keputusan kabinet yang dibuat pada bulan Disember 2005.

3.3.2 e-SPARK Projek Fasa II

E-SPARK Projek Fasa II telah dimulakan pada 21 Disember 2006 dan dijadualkan
siap pada akhir tahun 2007. Fasa ini didedikasikan untuk pembangunan sistem dan integrasi
sistem - ERMS (Sistem Pengurusan Rekod Elektronik) dan AMS (Sistem Pengurusan Arkib).
Projek ini bertujuan untuk: Membangunkan Sistem Pengurusan Digital Arkib di Arkib Negara Malaysia
bagi pemeliharaan rekod elektronik yang mempunyai nilai kekal yang akan
dipindahkan oleh agensi-agensi kerajaan;
Untuk membolehkan koleksi arkib digital yang disimpan di dalam Repositori
Digital diakses dalam talian oleh orang ramai;
Untuk membolehkan rekod elektronik yang akan diuruskan dan disenggarakan
dengan sewajarnya dan boleh diakses dengan mudah apabila diperlukan.
Sistem ini terdiri daripada dua komponen yang menjadi ERMS dan Arkib Digital
System.

a. Elektronik Sistem Pengurusan Rekod (ERMS)

Beberapa perisian aplikasi ERMS telah diuji semasa Fasa 1 Projek e-SPARK. TRIM
konteks dan Fail bersih Rekod Pengurus merupakan dua sistem yang memenuhi keperluan
yang dinyatakan dalam Arkib Negara Rekod Elektronik Fungsi Sistem Spesifikasi Malaysia.
Walau bagaimanapun, konteks TRIM dipilih akhirnya untuk dilaksanakan di dalam Arkib
Negara Malaysia dalam mengurus penciptaan atau penerimaan, penyelenggaraan dan
penggunaan dan pelupusan. Ia juga akan bertindak sebagai prototaip dalam menguruskan
rekod elektronik sebelum ia boleh dilaksanakan di semua agensi kerajaan di Malaysia.
b. Digital Sistem Pengurusan Arkib
Arkib Digital Sistem Pengurusan yang merangkumi infrastruktur teknikal dan
Repositori Digital adalah penting untuk mengurus dan menyediakan akses kepada objek
digital dan metadata yang berkaitan mereka. Arkib Negara Malaysia telah mengambil alih
sistem yang dipanggil Tesella SDB yang dibangunkan oleh Pusat Saintifik Tesella, UK
sebagai Sistem Pengurusan Arkib Digital. Sistem ini memenuhi model OAIS dan mempunyai
berikut enam entiti berfungsi: "menelan: Entiti ini menyediakan perkhidmatan dan fungsi untuk menerima Pakej
Maklumat Penghantaran (teguk) dari Pengeluar (atau dari unsur-unsur dalaman di
bawah kawalan Pentadbiran) dan menyediakan kandungan untuk simpanan dan
pengurusan di dalam arkib.
Arkib Penyimpanan: Entiti ini menyediakan perkhidmatan dan fungsi untuk
menyimpan, penyelenggaraan dan pengambilan Alps [Arkib Maklumat Pakej].
Pengurusan Data: Menyediakan perkhidmatan dan fungsi untuk populating,
mengekalkan dan mengakses kedua-dua metadata deskriptif yang mengenal pasti dan

dokumen arkib pegangan dan data pentadbiran yang digunakan untuk menguruskan
arkib.
Pentadbiran: Entiti ini menyediakan perkhidmatan dan fungsi untuk operasi
keseluruhan sistem arkib ini.
Perancangan Pemeliharaan: Entiti ini menyediakan perkhidmatan dan fungsi untuk
memantau persekitaran yang OAIS dan menyediakan cadangan untuk memastikan
bahawa maklumat yang disimpan dalam OAIS kekal diakses Komuniti Pengguna
diperuntukkan dalam jangka masa panjang.

The ERMS akan memastikan penciptaan standard, menangkap, penyelenggaraan dan

pelupusan e-rekod, manakala AMS akan mengadakan peruntukan bagi pemeliharaan jangka
panjang dan akses kepada e-rekod yang mempunyai nilai kekal.
4.0

PENGURUSAN PERUBAHAN
Menukar dari pejabat tradisional berasaskan kertas ke pejabat tanpa kertas bunyi yang
tidak realistik. Kurang pejabat kertas bunyi lebih munasabah. Walau bagaimanapun
mengubah cara berfikir bukan satu tugas yang mudah tetapi ia perlu dilakukan, dasar proaktif dalam pengurusan rekod dan pemeliharaan perlu mempunyai promosi yang luas dengan
cara yang paling meyakinkan. Komunikasi yang baik dan kemahiran perundingan yang
membantu dalam membina kerjasama dan rangkaian dengan mewujudkan agensi. Lebih
banyak ceramah dan seminar latihan yang perlu dilakukan untuk meningkatkan pemahaman
mereka dan meningkatkan kesedaran. Berkongsi tanggungjawab pengurusan rekod akan
mewujudkan rasa yang lebih baik pemilikan dan kebertanggungjawaban di kalangan agensiagensi. NAM berharap untuk melihat agensi memberikan komitmen penuh mereka dan tostart
meletakkan pengurusan rekod dalam arus perdana sebagai agenda nasional dan pembangunan
di Malaysia.
Pada tangan yang lain, untuk kekal relevan NAM telah beralih paradigma untuk memulakan
semula penjenamaan sendiri daripada hanya penjaga rekod kepada maklumat atau pembekal
kandungannya. Sumber manusia perlu menyusun semula struktur dan perlu dikaji semula.
Kemahiran baru dan kecekapan perlu diperolehi dan modul latihan perlu dipertingkatkan.
5.0 KESIMPULAN
NAM sebagai penjaga warisan negara bersedia untuk mengambil alih peranan utama
untuk mewujudkan tadbir urus dan jangka panjang pemeliharaan rekod elektronik. Kerana
kita berada di peringkat awal program rekod elektronik, kami menjangkakan masalah boleh
tiba dari rekod yang diwujudkan dalam sistem legasi yang tidak mematuhi spesifikasi sistem
NAM. Akan ada lebih banyak masalah dan isu-isu semasa pemindahan rekod elektronik
sebenarnya berlaku. Sebagai risiko kehilangan maklumat yang lebih tinggi dalam sistem EG
dan cabaran adalah lebih besar berbanding dengan persekitaran kertas, oleh itu perubahan dan
pengurusan risiko yang perlu ada untuk memastikan maklumat yang ada lebih masa. NAM
perlu membangunkan perkongsian dan berkongsi tanggungjawab penyimpanan rekod dengan
agensi-agensi mewujudkan.