PK 18- Pengurusan Program

SISTEM PENGURUSAN KUALITI

MS ISO 9001:2008

BAHAGIAN PENGURUSAN SEKOLAH HARIAN

JABATAN PENDIDIKAN NEGERI
PEJABAT PENDIDIKAN WILAYAH
PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH

PK18
PENGURUSAN
PROGRAM

Hak Cipta Terpelihara Bahagian Pengurusan Sekolah Harian

| 1 Januari 2014 Keluaran 01|Pindaan 00

Muka Surat |

1/4

PK 18- Pengurusan Program

18.1

OBJEKTIF
Prosedur ini bertujuan memastikan pengurusan program dilaksanakan secara terancang
dan berkesan bagi mengukur pencapaian objektif seperti berikut:
a.
b.

18.2

Objektif bagi setiap pelaksanaan program tercapai;

Menyediakan laporan dalam tempoh 30 hari setelah program selesai.

SKOP
Prosedur ini diguna pakai oleh BPSH, JPN, PPW dan PPD untuk semua program kecuali
pengendalian mesyuarat.

18.3

RUJUKAN
Manual Kualiti
Surat pekeliling dan surat arahan dalaman yang sedang berkuat kuasa

18.4

DEFINISI
18.4.1 Program
Semua program atau aktiviti utama yang terkandung dalam Perancangan
Strategik dan Sasaran Kerja Tahunan (SKT) organisasi.
18.4.3 Output
Hasil atau keluaran mengikut setiap sasaran yang telah ditetapkan
18.4.4 Outcome
Hasil pelaksanaan program dalam bentuk impak/ kesan kepada kumpulan
sasaran.
18.4.5 Tindakan Susulan
Tindakan yang perlu diambil selepas diputuskan di dalam mesyuarat.
18.4.6 Kajian Semula
Semakan semula untuk mengambilkira keperluan semasa/ keutamaan yang
ditetapkan.
18.4.7 Kajian Impak
Perbandingan pencapaian objektif/ sasaran sebelum dan selepas program yang
dilaksanakan.

Hak Cipta Terpelihara Bahagian Pengurusan Sekolah Harian

| 1 Januari 2014 Keluaran 01|Pindaan 00

Muka Surat |

2/4

PK 18- Pengurusan Program

18.5

TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

TANGGUNGJAWAB
KPP/ KU (BPSH)
KS/ KPP/ PP (JPN)
TPPW (PPW)
TPPD/ PPPD (PPD)

TINDAKAN

RUJUKAN

A. PERANCANGAN
1. Menyediakan kertas kerja/ pelan
tindakan yang mempunyai keperluan
minimum seperti berikut :
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)

Tajuk,
Tarikh, Masa, Tempat
Kumpulan Sasaran
Objektif
KPI (Indikator Output dan Outcome)
Implikasi Kewangan (Bajet)
Jawatankuasa Program
Strategi Pelaksanaan / Jadual /
Pengisian Program

2. Menentukan kaedah pemantauan

berdasarkan salah satu dari kaedah
berikut :
a)
b)
c)
d)
e)
f)

Kertas kerja / Pelan

Tindakan

Mekanisme
Pemantauan

Pelaporan Jawatankuasa
Instrumen
Pengumpulan Data
Soal selidik
Temu bual
Semakan dokumen

3. Mendapatkan kelulusan daripada

Pegawai Pengawal atau pegawai yang
diturunkan kuasa

Tandatangan
kelulusan/ Minit
Mesyuarat / Surat
arahan/ Memo

4. Melaksanakan mesyuarat /
perbincangan jawatan kuasa

Minit Mesyuarat / nota

perbincangan

B. PELAKSANAAN
5. Melaksanakan program seperti yang
telah dirancang
C. PEMANTAUAN DAN
PENGUKURAN
6. Melaksanakan pemantauan dan
pengukuran

Dapatan Pemantauan
Analisis Data

a) Pelaksanaan program
b) Pencapaian KPI
Hak Cipta Terpelihara Bahagian Pengurusan Sekolah Harian
| 1 Januari 2014 Keluaran 01|Pindaan 00

Muka Surat |

3/4

PK 18- Pengurusan Program

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

RUJUKAN

7. Menyediakan laporan program dalam

tempoh 30 hari setelah program selesai.

Laporan Program

D. KEBERKESANAN
KPP/ KU (BPSH)
KS/ KPP/ PP (JPN)
TPPW (PPW)
TPPD/ PPPD (PPD)

Kajian semula;
1. Menjalankan mesyuarat post mortem
untuk mengenalpasti kekuatan dan
kelemahan pelaksanaan program
2. Membuat tindakan susulan
berdasarkan keputusan mesyuarat
post mortem

Minit Mesyuarat /
Nota perbincangan

Tindakan susulan

Kajian Impak;
1. Melaksanakan kajian impak ke atas
kumpulan sasar untuk melihat
keberkesanan pelaksanaan
program.
2. Membentangkan laporan kajian
impak dalam mesyuarat pengurusan.
3. Membuat penambahbaikan
berdasarkan keputusan mesyuarat

Laporan Kajian Impak

Minit Mesyuarat
Laporan
penambahbaikan

Sekiranya terdapat langkah-langkah yang

tidak mematuhi spesifikasi ambil tindakan
pembetulan merujuk PK12 Kawalan Ke Atas
Ketidakakuran Produk/ Perkhidmatan

18.6

REKOD KUALITI
TEMPOH
SIMPANAN

BIL JENIS REKOD

1

Kertas kerja / Pelan Tindakan

1 Tahun

Laporan : a.Program
b.Kajian Impak
c.Penambahbaikan

1 Tahun

Minit mesyuarat

1 Tahun

LOKASI

Bahagian/ Sektor/ Unit

Hak Cipta Terpelihara Bahagian Pengurusan Sekolah Harian

| 1 Januari 2014 Keluaran 01|Pindaan 00

Muka Surat |

4/4