Ministre de la Fonction publique

Vetine rukovodioca
Obuka

jun 2007.
Dr. Lionel Chaty

Ministre de la Fonction publique

Ciljevi obuke
1/ Predstavljanje osnovnih naela upravljanja ljudskim
resursima koja se danas primenjuju,
2/ Razmatranje sutinskih tema, uz primenu:
praktinih obrazaca,
direktno primenjivih i operativnih instrumenata.

3/ Omoguiti vam:
da zamiljate o sopstvenoj praksi (vaoj dodatnoj vrednosti),
da razmenite iskustva sa kolegama (uite od drugih),
da definiete projekat za upravljanje kolektivom koji direktno
rukovodite (kolektivno primenite projekat).

Twinning projekat - Generalni sekretarijat Vlade Srbije / Upravljanje ljudskim resursima maj 07

Ministre de la Fonction publique

Program rada
1. dan : osnovni okvir
Osnovne funkcije
upravljanja ljudskim
resursima i konstitutivni
elementi organizacije
Faktori motivacije
Delegiranje

2. dan : instrumenti rada

Upravljanje prema
ciljevima / upravljanje
prema radnim zadacima
Evaluacija zaposlenih
Voenje sastanka
Dodatna vrednost
rukovodioca
Zakljuak i budue
perspective

Twinning projekat - Generalni sekretarijat Vlade Srbije / Upravljanje ljudskim resursima maj 07

Ministre de la Fonction publique

Nekoliko uvodnih napomena...

Ne postoji magini recept za dobrog rukovodioca...
Potrebno je meutim postaviti se kao rukovodilac:
Koji e dati smisao radu svojim zaposlenima,
Koji e upravljati prema ciljevima, a ne prema radnim zadacima,
Koji ume da saslua druge, ima poverenja u druge i zna da
delegira poslove,
Koji zna da bude zahtevan (sinonim potovanja),
Koji ume da uvidi i preispita sopstvene mane i ogranienja,
koji upravlja pomou pokazatelja i nekoliko jednostavnih
instrumenata prilagoenih poslovima svoje jedinice (zajedniki
program rada, sastanci)

Twinning projekat - Generalni sekretarijat Vlade Srbije / Upravljanje ljudskim resursima maj 07

Ministre de la Fonction publique

1/ Koje mesto zauzima

upravljanje ljudskim resursima u
organizaciji ?

Ministre de la Fonction publique

ta je organizacija :
referentna shema
Strategija

Sistemi &
instrumenti

Organizaciona
struktura

Radna
kultura

Twinning projekat - Generalni sekretarijat Vlade Srbije / Upravljanje ljudskim resursima maj 07

Ministre de la Fonction publique

Upravljanje ljudskim resursima: prikaz kroz nekoliko pitanja...

Kako rukovodioci komuniciraju o pitanjima
upravljanja ljudskim resursima ?

Strategija
Koji vid komunikacije
se sprovodi meu
hijerarhijskim
nivoima ?
Top-down ili
bottom-up?

Kako se strategija dalje razvija

u operativne ciljeve ?

Sistemi &
instrumenti

Organizaciona
struktura

Postoji li neformalna
komunikacija meu
zaposlenima ?
Da li stvari ostaju
nedoreene ili postoji
direktna komunikacija ?

Koji instrumenti
upravljanja se
primenjuju
(evaluacija...) ?

Postoji li plan za struno

usavravanje ?

Radna
kultura
Da li radnu kulturu obeleava zatvorenost ?
Da li su vrata otvorena ili zatvorena ?

Twinning projekat - Generalni sekretarijat Vlade Srbije / Upravljanje ljudskim resursima maj 07

Ministre de la Fonction publique

ematski prikaz:
KLASIFIKACIJA

ORGANIZACIONA
STRUKTURA

POSLOVI

FUNKCIONALNA
ANALIZA
PLATNI
RAZREDI

CILJEVI
EVALUACIJA

STRUNO
USAVRAVANJE

ZARADA

STRATEKI
PLAN

PRAENJE I
UPRAVLJANJE
RESURSIMA PREMA
PROFESIJI
PLANIRANJE KARIJERA
i NOVIH KADROVA

MOBILNOST

Twinning projekat - Generalni sekretarijat Vlade Srbije / Upravljanje ljudskim resursima maj 07

Ministre de la Fonction publique

Najaktuelnije teme po pitanju upravljanja ljudskim

resursima u Evropi:
- upravljanje rukovodiocima,
- metode regrutovanja,
- mobilnost slubenika,
- struno usavravanje,
- nagraivanje po uinku,
- ravnotea izmeu profesionalnog / privatnog ivota,
- profesionalnije bavljenje ljudskim resursima.

Ministre de la Fonction publique

Upravljanje rukovodiocima:

Kljune vetine rukovodioca u Velikoj Britaniji

Definisanje
smernica i ciljeva
Kreirajui i irei viziju o
budunosti

Pokretanje onog
najboljeg u ljudima
Motiviui zaposlene da
ostvare najvie rezultate

Davanje linog
doprinosa
Rukovodei kroz lini
primer

Uenje i
napredovanje
Razvijajui ideje u cilju
poboljanja rezultata

Strateko
razmiljanje
Kreirajui ideje i pozitivne
okolnosti za ostvarivanje
ciljeva

Usredsreenost na
rezultate
Ostvarujui vrednosti u
pogledu kotanja/rezultata

Twinning projekat - Generalni sekretarijat Vlade Srbije / Upravljanje ljudskim resursima maj 07

10

Ministre de la Fonction publique

Tri injenice od sutinskog znaaja:

Ciljevi pojedinca se razlikuju od ciljeva organizacije
Pojedinac se ne moe uvek u potpunosti ograniiti u svom
ponaanju : on uvek ima slobodu delanja
Sloboda delanja je upravo ta koja navodi aktere u
organizaciji da kreiraju sopstvenu akcionu strategiju

Twinning projekat - Generalni sekretarijat Vlade Srbije / Upravljanje ljudskim resursima maj 07

11

Ministre de la Fonction publique

Neizvesnosti sa kojima se suoava

organizacija:
Strunost: znanja i specifine strune vetine
Informacije: pristup, obrada, vladanje tokovima
informacija i njihovo usmeravanje
Okruenje: pristup, poznavanje okruenja (unutranjeg i
spoljanjeg)
Pravila, norme, procedure: njihovo poznavanje,
sposobnost preterano dobre primene istih (strajk uz
minimalno obezbeenje procesa rada)
Twinning projekat - Generalni sekretarijat Vlade Srbije / Upravljanje ljudskim resursima maj 07

12

Ministre de la Fonction publique

Organizacija kao igralite:

U skladu sa raspodelom snaga se odvija igra i
stvaraju nagodbe,
Stvara se nov sistem odnosa, paralelan u odnosu
na zvanini sistem odnosa u organizaciji,
Dobar rukovodilac ume da predoseti i razume takav
sistem odnosa i delovanja.
Twinning projekat - Generalni sekretarijat Vlade Srbije / Upravljanje ljudskim resursima maj 07

13

Ministre de la Fonction publique

Elemente koje dobar rukovodilac

mora da uoi:
Koji su lozi i interesi aktera,
Koje su zone neizvesnosti i kakva raspodela
moi iz njih proizilazi,
Koji sistem odnosa proizilazi iz prva dva elementa
(odnosi meu grupama, meu pojedincima,
hijerarhijski odnosi, emotivni odnosi, formalni
odnosi, neformalni odnosi, savezi suparnitva....)
Twinning projekat - Generalni sekretarijat Vlade Srbije / Upravljanje ljudskim resursima maj 07

14

Ministre de la Fonction publique

Razumeti loge nekog aktera:

Resursi / ogranienja

Organizacione
karakteristike

lozi

Ponaanje
( Strateko )

Posledice na organizaciju

Twinning projekat - Generalni sekretarijat Vlade Srbije / Upravljanje ljudskim resursima maj 07

15

Ministre de la Fonction publique

2/ Bolje razumeti faktore

motivacije

Ministre de la Fonction publique

Uinak i motivacija
Dva razliita domena/procesa
MOTIVACIJA

ORGANIZACIJA

SATISFAKCIJA

UINAK

Individualni psiholoki proces

Uinak zavisi od raspoloivih

sredstava

Twinning projekat - Generalni sekretarijat Vlade Srbije / Upravljanje ljudskim resursima maj 07

17

Ministre de la Fonction publique

Situacije na radnom mestu i faktori poveanja/smanjenja motivacije

PREDNOSTI

NEDOSTACI

Rad
(Travail)

ljubav prema struci

ljubav prema radu uopte
prilika za sticanje kontakata

ponavljanje
beskorisni radni zadaci
dosadni radni zadaci
ritam rada
umor
nedostatak slobodnog vremena

Organizacija
(Organisation)

samo-organizacija poslova
smanjenje birokratskih obaveza
meusobno pomaganje
jasan okvir delegiranja poslova

rigidnost organizacije
nepredvidivi prekidi
skrupulozne kontrole
nedovoljno fleksibilno radno vreme

Meuljudski odnosi
(Relations)

timski duh
mrea poznanstava
pozitivno ponaanje rukovodstva
laka komunikacija

izolacija
zatvorenost
neslaganje, tenzije
informisanje po principu
rekla/kazala

Poslodavac
(Employeur)

pozitivna reputacija
socijalni presti
sposobnost napredovanja

negativna reputacija
ranjivost
nedostatak perspektive

Zarada
(Salaire)

zadovoljavajua
dodaci (novane premije, odmor ,
garancije).

nezadovoljavajue
titnitvo/ klijentelizam

Twinning projekat - Generalni sekretarijat Vlade Srbije / Upravljanje ljudskim resursima maj 07

18

Ministre de la Fonction publique

Motiviui / demotiviui faktori

MOTIVIUI
FAKTORI

DEMOTIVIUI
FAKTORI

Rad
(Travail)
Organizacija
(Organisation)
Meuljudski odnosi
(Relations)
Poslodavac
(Employeur)
Zarada
(Salaire)

Twinning projekat - Generalni sekretarijat Vlade Srbije / Upravljanje ljudskim resursima maj 07

19

Ministre de la Fonction publique

veba
Popuniti tabelu sa faktorima motivacije
(trajanje: 10 min),
Kratka prezentacija rezultata u cilju
utvrivanja najznaajnijih faktora
motivacije.

Twinning projekat - Generalni sekretarijat Vlade Srbije / Upravljanje ljudskim resursima maj 07

20

Ministre de la Fonction publique

Upravljanje prema motivacijama

povezati oba domena/procesa
MOTIVACIJA

ORGANIZACIJA

SATISFAKCIJA

UINAK

Individualni psiholoki proces

Uinak zavisi od raspoloivih

sredstava

Twinning projekat - Generalni sekretarijat Vlade Srbije / Upravljanje ljudskim resursima maj 07

21

Ministre de la Fonction publique

Odnos doprinosa/nagraivanja
1/ Poetna radna situacija

Doprinos

Nagraivanje/dobit

2/ Izmenjena radna situacija

Novi doprinos

Novo
nagraivanje/dobit

Novi zahtevi

Twinning projekat - Generalni sekretarijat Vlade Srbije / Upravljanje ljudskim resursima maj 07

22

Ministre de la Fonction publique

Istiniti dogaaj : promena ponaanja zlovoljne

sekretarice

Doavi na mesto efa jedinice u centralnoj upravi za omladinu i sport, novi

rukovodilac je zapanjen nainom na koji se ophodi prema strankama koje se obraaju
jedinici: nepotovanjem obeanih rokova, veoma loim kvalitetom telefonske
komunikacije sa strankama...kada se sekretarica uopte javi na telefon. On takoe
konstatuje veoma loe meuljudske odnose u samoj jedinici, izmeu sekretarice i
ostalih saradnika, koji se ale na njen negativan stav u stilu briga me za sve, njenu
nesposobnost da ispotuje rokove i nemogunost njenog sankcionisanja budui da
ima ve 20 godina radnog staa. ini se da ona ipak nee dobiti tako dugo
prieljkivano unapreenje!
Analizirajui ovu situacije, ef je sekretarici izneo svoje nove zahteve: za njega je
apsolutno neophodno da se prema strankama koje se jedinici obraaju telefonskim
putem u budue ophodi sa potovanjem, da potuje obeane rokove, kao i da
meuljudski odnosi u jedinici budu prihvatljivi.
On je meutim svestan da sekretarica nee promeniti svoje ponaanje samo zato
to je on to od nje traio i da e, ako kojim sluajem ne bude uzela bolovanje, uvek
nai nove izgovore da nastavi po starom.

Twinning projekat - Generalni sekretarijat Vlade Srbije / Upravljanje ljudskim resursima maj 07

23

Ministre de la Fonction publique

U elji da uini sve to je u njegovoj moi, ef jedinice je odluio da mora bolje da

upozna svoju sekretaricu i da treba sa njom da razgovara o njenom radu. Tako je,
nakon obavljenog razgovora, on uspeo bolje da je razumeo, tj. da shvati da je njoj od
sutinske vanosti da na vreme krene sa posle kako bi se brinula o svojoj deci, da
ispotuje sve administrativne procedure kako bi po njenim merilima predmet koji
preda bio savren, kao i da bi volela da se njen rad u jedinici bude vie ceni i da
svojim doprinosom pobolja imid jedinice...
Meutim, rukovodilac je takoe konstatovao da su rokovi u kojem su ostali
saradnici duni da svoje predmete dostave sekretari takvi da njoj ne ostavljaju
dovoljno vremena da ih obradi. Iz tog razloga, kao i zbog injenice da svi predmeti
kod nje stiu na gomilu i u isto vreme, bez obzira na njihov prioritet i kvalitet njihove
redakcije, ona nije u stanju da postigne svoje radne ciljeve. to se tie telefonskih
poziva, sekretarica je objasnila da nije u mogunosti da korektno informie stranke
zato to sama nije upoznata sa sadrajem predmeta i rokovima kada e isti biti
predati, te da je za nju jedino i najbolje reenje da, kada mora, kae NE, ak i po
cenu da bude neprijatna prema svojim kolegama.
Naredna tabela, koja prikazuje promene koje je uveo novi ef jedinice, pokazuje da
su posledice reavanja problema zlovoljne sekretarice dovele do potpune
reorganizacije rada jedinice i uvoenja novih pravila igre za ceo kolektiv.

Twinning projekat - Generalni sekretarijat Vlade Srbije / Upravljanje ljudskim resursima maj 07

24

Ministre de la Fonction publique

DOPRINOS
Rad
(Travail)

1.
2.
3.

Potovanje rokova za prioritetne predmete.

Voenje agende o tome koga kada treba
obavetavati, kao i o osnovnim informacijama o
predmetima.
Ukinuti nepotrebne poslove iako se obavljaju
ve 20 godina

DOBITAK
1.
2.
3.
4.
5.

Organizacija
(Organisation)

1.
2.

Izrada novog programa rada.

Potovanje programa rada i predvienih rokova.

1.
2.
3.
4.

Meuljudski
odnosi

1.

Poboljanje radne atmosfere u okviru jedinice.

(Relations)

Poslodavac

1.
2.
3.

(Salaire)

Objavljivanje na oglasnoj tabli odluka rukovodioca i programa

rada jedinice koji e uzeti u obzir potrebe sekretarice.
Organizovanje redovnih mesenih sastanaka kojima e
prisustvovati ceo kolektiv (rukovodilac, struni saradnici i
sekretarica).
Potovanje preuzetih obaveza od strane strunih saradnika.
Poveanje odgovornosti sekretarice koja e moi slobodnije da
upravlja svojim vremenom.
Oputenija radna atmosfera na poslu.
Bolje vrednovanje rada sekretarice, kako od strane strunih
saradnika, tako i od strane rukovodioca.
Vea satisfakcija stranaka koja se javljaju telefonskim putem.

1.

Aktivno uee u proces modernizacije jedinice.

1.

Bolji imid jedinice (meu zaposlenima i izvan jedinice) : kvalitet

meuljudskih odnosa, profesionalno ponaanje, aktivno uee
rukovodioca, efikasna organizacija rada.

1.

Sekretarica uvia budetska ogranienja

centralne uprave i prestaje da trai unapreenje.

1.

Rukovodilac pristaje da sekretarici odobri novanu premiju na

ime ostvarenih poboljanja u radu.

(Employeur)

Zarada

U izuzetnim sluajevima, promena prioriteta od strane

rukovodioca, praenje programa rada od strane rukovodioca.
Prihvatanje novog programa rada od strane saradnika i
posveivanje manje vremena predmetima nieg prioriteta.
Izrada spiska prisutnih saradnika za narednu nedelju.
Dostavljanje sekretarici obrasca sa osnovnim podacima o
predmetima u cilju boljeg informisanja stranaka.
Interesovanje za nova pravila igre.

Twinning projekat - Generalni sekretarijat Vlade Srbije / Upravljanje ljudskim resursima maj 07

25

Ministre de la Fonction publique

3/ Bolje razumeti delegiranje

Ministre de la Fonction publique

Delegiranje
4 vetine rukovodioca :
Predvideti

Organizovati

Nadzirati
Upravljati

Ostvariti

Rukovodilac prevashodno mora znati :

predvideti : anticipirati i programirati aktivnosti (dati im smisao),
organizovati : podeliti uloge, raspodeliti sredstva...
nadzirati i upravljati : pratiti aktivnosti u cilju redovnog
preusmeravanja poslova.

Twinning projekat - Generalni sekretarijat Vlade Srbije / Upravljanje ljudskim resursima maj 07

27

Ministre de la Fonction publique

Delegiranje
NADZIRANJE MORA DA PREVAGNE U ODNOSU NA
PRODUKTIVNOST:

Produktivnost podrazumeva:
ostvarivanje rezultata,
razvoj novih tehnika rada i ideja.

Nadziranje podrazumeva :
organizovanje rada kolektiva, rukovoenje timom,
podelu uloga i konstantnu preraspodelu sredstava,
komunikaciju i stvaranje uslova rada.

80 % nadziranja i 20 % produktivnosti.
Jer u suprotnom postoji opasnost da rukovodilac vie obavlja poslove
nie na hijerarhijskoj lestvici...

Twinning projekat - Generalni sekretarijat Vlade Srbije / Upravljanje ljudskim resursima maj 07

28

Ministre de la Fonction publique

Delegiranje
RUKOVODILAC MORA USKLADITI DVE RAZLIITE
ODGOVORNOSTI

Odgovornost nad kolektivom:

dati smisao radu kolektiva,

planirati aktivnosti,
raspodeliti poslove i sredstva,
pratiti rezultate i upravljati pokazateljima za merenje istih.

Odgovornost nad pojedincima:

stvoriti usove za rad u kojima e svaki pojedinac biti motivisan : utvrditi

interes svakog saradnika,
pratiti rad i davati podrku svakom lanu kolektiva,
unaprediti strune sposobnosti zaposlenih i njihov sveukupni odnos
prema radu.

Twinning projekat - Generalni sekretarijat Vlade Srbije / Upravljanje ljudskim resursima maj 07

29

Ministre de la Fonction publique

Delegiranje
JEDNOSTAVNO PRAVILO:

Delegiraju se :

Ciljevi,
Sredstva,
Uz prethodno utvrivanje instrumenata za merenje uspenosti rezultata
(tj. u kojoj meri su postignuti ciljevi).

PANJA :

Nikada se ne moe delegirati odgovornost u celini : delegira se samo 1 ili

2 pojedinane odgovornosti,
Ne mogu se dodeliti radni ciljevi bez utvrivanja sredstava : inae e
saradnik biti suoen sa neuspehom,
Ne mogu se delegirati sredstva (npr: budet) bez delegiranja ciljeva : jer
je to kontra-produktivno.

Twinning projekat - Generalni sekretarijat Vlade Srbije / Upravljanje ljudskim resursima maj 07

30

Ministre de la Fonction publique

Delegiranje
USLOVI ZA EFIKASNO DELEGIRANJE
Delegiram ono to spada u nie poslove na
hijerarhijskoj lestvici, tj. poslove koji se tiu
produktivnosti.
Delegiram ono to znam da radim.
Delegiram tako to u druge uiniti odgovornim i
motivisanim :
analiza doprinosa / dobitka saradnika;
utvrivanje stepena autonomije (granice izmeu onog to
saradnik moe/ ne moe samostalno obavljati).

Redovno vrim evaluaciju rezultata i upotrebljenih

sredstava posredstvom pokazatelja koji su prethodno
zajedniki utvreni.
Twinning projekat - Generalni sekretarijat Vlade Srbije / Upravljanje ljudskim resursima maj 07

31

Ministre de la Fonction publique

2. dan
Instrumenti
- upravljanje prema ciljevima
- razgovor u cilju ocenjivanja
- voenje sastanaka
- dodatna vrednost rukovodioca
Zakljuak i budue perspektive

Ministre de la Fonction publique

1/ Upravljanje
prema ciljevima

Ministre de la Fonction publique

Pojam cilja:
Ne postoji organizacija bez ciljeva, ali su esto ti ciljevi
implicitni, nejasni, lokalizovani, loe koordinirani.
U nedostatku ciljeva, kolektiv sam stvara sopstvene
ciljeve.
Upravljati kolektivom prema ciljevima upravo znai
eksplicitno i na dinamian nain iskazati ciljeve i
organizovati ih u sistem.
Napor koji budete uloili u obrazlaganje ciljeva i njihovog
znaaja e vam se uvek isplatiti.

Twinning projekat - Generalni sekretarijat Vlade Srbije / Upravljanje ljudskim resursima maj 07

34

Ministre de la Fonction publique

Pojam cilja:
Cilj nam omoguava da :

opiemo rezultat koji elimo da ostvarimo

pokazatelji za merenje uspenosti rezultata

definiemo ta elimo da postanemo i kojim sredstvima to

nameravamo da uinimo
smisao i orijentacija rada, pravac napretka u radu

iskaemo oekivani rezultat u odreenom trenutku u

budunosti
mora biti iskazan u ciframa ili nekom drugom opipljivom/merljivom obliku.
mora podrazumevati ogranien rok za realizaciju.

da raskinemo sa logikom upravljanja prema zadatku u korist

logike usmerene ka rezultatima

Twinning projekat - Generalni sekretarijat Vlade Srbije / Upravljanje ljudskim resursima maj 07

35

Ministre de la Fonction publique

Cilj predstavlja ugovor

o ambicioznom ali ostvarivom cilju:
o kojem se moe pregovarati (uvek drugima ostaviti mogunost
pregovaranja, osim u sluaju kada to nije mogue)

o vezi izmeu ciljeva / sredstava:

uvek je neophodno definisati sredstva za postizanje ciljeva

o instrumentima za procenu uspenosti rezultata:

bez jasnih pokazatelja = nemogue je oceniti rezultate

Nadreeno lice mora pruiti pomo svojim saradnicima

ako naiu na prepreke pri ostvarivanju svojih radnih
ciljeva:
rukovodilac je odgovoran za uspenost svojih saradnika, te i za
postizanje njihovih ciljeva (timski/zajedniki ciljevi)
Twinning projekat - Generalni sekretarijat Vlade Srbije / Upravljanje ljudskim resursima maj 07

36

Ministre de la Fonction publique

Odlike dobrog cilja

cilj mora biti ambiciozan i voluntaristiki, i mora proizvesti inicijativu,

cilj mora biti dostian/realistian (80% ansi za uspeno ostvarenje),
cilj mora biti merljiv (mogunost kontrole),
cilj mora biti prihvaen od strane izvrioca (nakon to mu je pruena
prilika da o njemu pregovara sa nadreenim), kako bi motivisao onog
kojem je dodeljen,
cilj mora biti praen akcionim planom,
cilj mora biti kompatibilan sa stepenom autonomije izvrioca i
sredstvima koja su mu dodeljena za njegovo ostvarenje,
cilj mora biti koherentan sa ciljevima viih organizacionih jedinice
(slube, odeljenja, sektora, ministarstva),
cilj mora biti prihvaen i usvojen od strane hijerarhije.
SMARTER : Specific, Mesurable, Achievable, Realistic, Time-limited,
Evaluated, Reviewed

Twinning projekat - Generalni sekretarijat Vlade Srbije / Upravljanje ljudskim resursima maj 07

37

Ministre de la Fonction publique

Pojam cilja
Cilj podrazumeva da osoba kojoj je dodeljen ima
sposobnost samo-organizacije
Postoje tri vrste ciljeva :
ciljevi koji se odnose na produktivnost: vie manje
stalne prirode (npr. broj obraenih predmeta)
ciljevi koji doprinose realizaciji ire strategije neke
jedinice ili ministarstva (npr. kvalitet pripreme nacrta
zakona, posebno usredsreivanje na potrebe odreenog
tipa korisnika)
ciljevi za razvoj linih sposobnosti ili organizacione
jedinice (npr. ovladavanje odreenim tehnikama rada ili
novim strunim vetinama)
Twinning projekat - Generalni sekretarijat Vlade Srbije / Upravljanje ljudskim resursima maj 07

38

Ministre de la Fonction publique

Upravljanje prema ciljevima

Predstavlja proces koji omoguava :
Razraivanje stratekih orijentacija u operativne ciljeve u okviru
akcionog plana,
Uspostavljanje dogovora (ugovaranje) o dodeljenim ciljevima i
raspodeljenim sredstvima,
Praenje rezultata tokom cele godine kroz redefinisanje periodinih
ciljeva,
Raspodelu sredstava i evaluaciju rezultat,

Cilj uvek mora da podrazumeva napredak

Uvek je isplativo kolegama dodeliti radne ciljeve
Upravljanje prema ciljevima predstavlja kljunu funkciju
rukovodioca
Twinning projekat - Generalni sekretarijat Vlade Srbije / Upravljanje ljudskim resursima maj 07

39

Ministre de la Fonction publique

Upravljanje prema ciljevima

to je nivo upravljanja vii na
hijerarhijskoj lestvici:
njegovi ciljevi su dugoroniji
njegov strateki aspekat je vei
aspekat odluivanja o raspodeli materijalnih
sredstava je znaajniji
to je nivo upravljanja blii procesu
sprovoenja:
njegovi ciljevi su kratkoroniji
njegovi akcioni planovi su kratkoroniji

Twinning projekat - Generalni sekretarijat Vlade Srbije / Upravljanje ljudskim resursima maj 07

40

Ministre de la Fonction publique

Kljuni elementi za "mikro-upravljanje"

na nivou organizacione jedinice
Praenje i nadzor ne velikog broja (2 ili 3) dugoronih
ciljeva:
koji bi bili usredsreeni na poboljanje kvaliteta i upravljanje
ljudskim resursima i na nekoliko velikih klijenata
koji bi se sprovodili kroz mini-projekte (planiranje etapa,
odreivanje rukovodioca projekta, utvrivanje principa
rukovoenja, participativni pristup...)

Upravljanje po principu "business projekata": jedan

odgovorni menader za svaki projekat, definisanje ciljeva
i rokova.

Twinning projekat - Generalni sekretarijat Vlade Srbije / Upravljanje ljudskim resursima maj 07

41

Ministre de la Fonction publique

Paradoks teorija-praksa
Paradoks upravljanja prema ciljevima
U teoriji, upravljanje prema ciljevima predstavlja
odlinu metodu za komunikaciju:
omoguava zaposlenima da shvate u kom pravcu i zato se stvari
odvijaju,
omoguava da se jasno iskae ta se tano od koga oekuje,
omoguava adekvatan odgovor na potrebe i oekivanja
zaposlenih,

U praksi, situacija je esto sloenija:

zaposleni mogu stei utisak da ih neko kontrolie,
ili da se na njih vri pritisak: vii rukovodioci esto vre vei pritisak
ili da niko ne misli na njihove potrebe: esto zaboravimo ljude
razmiljajui stalno u brojkama
Twinning projekat - Generalni sekretarijat Vlade Srbije / Upravljanje ljudskim resursima maj 07

42

Ministre de la Fonction publique

Kako pomiriti upravljanje prema ciljevima

i timsku komunikaciju
Stavovi moraju biti usaglaeni : usredsreenost na kljuna pitanja,
neophodnost diskusije o poslovnim situacijama i poduhvatima,
neophodnost evaluacije aktivnosti,
Smernice moraju objasniti i ukazati na opti okvir delanja : ne
treba preskoiti ovu etapu i direktno se posvetiti konkretnim
specifinim ciljevima i indikatorima,
Potrebno je jasno i nedvosmisleno objasniti o kojim odlukama je
mogue pregovarati a o kojim je nemogue pregovarati,
Diskusija o ciljevima je od sutinskog znaaja : jer se ne moe
upravljati prema ciljevima ako ne postoji dijalog !
Praenje i nadzor su neophodni : upravljati aktivnostima uz stalno
praenje postignutih rezultata.
Twinning projekat - Generalni sekretarijat Vlade Srbije / Upravljanje ljudskim resursima maj 07

43

Ministre de la Fonction publique

9 greaka koje ne treba napraviti !

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.

Rei da treba definisati ciljeve...i to kasnije ne uiniti, ili pak definisati

ciljeve na papiru bez prethodnog sastajanja i konsultacije sa kolegama.
Improvizovati sastanak za utvrivanje ciljeva.
Nametnuti ciljeve kolegama.
Ne praviti razliku izmeu odluka koje iskljuivo donosi rukovodilac bez
konsultacije sa zaposlenima, i onih o kojima je mogue pregovarati.
Meati individualne ciljeve sa kolektivnim ciljevima organizacione
jedinice.
Ne davati ili ne raspolagati informacijama neophodnim za postizanje cilja.
Izgubiti iz vida zadati cilj.
Smatrati da, kako vreme izmie, cilj ostaje nepromenljiv.
Zadati bezvezne ciljeve, tj. nedostine ciljevi ili ciljeve koje je previe
lako ostvariti.

Twinning projekat - Generalni sekretarijat Vlade Srbije / Upravljanje ljudskim resursima maj 07

44

Ministre de la Fonction publique

Definisati i razraditi ciljeve

Ciljevi (sa kriterijumima za evaluaciju)

Ocenjiva

Aktivnosti

datum

Datumi i modaliteti pracenja

Odgovorno lice

Rok

Pokazatelji uspesnosti

Potrebna sredstva (izrazena u vremenu i novcu)

Twinning projekat - Generalni sekretarijat Vlade Srbije / Upravljanje ljudskim resursima maj 07

45

Ministre de la Fonction publique

Veba u malim grupama

Odabrati jedan kolektivni cilj koji se odnosi na
organizacionu jedinicu
Predstaviti kontekst
Popuniti obrazac u celosti
15 min. rada + 15 min. restitucije

Twinning projekat - Generalni sekretarijat Vlade Srbije / Upravljanje ljudskim resursima maj 07

46

Ministre de la Fonction publique

2/ Evaluacioni razgovor

Ministre de la Fonction publique

Pojedinani razgovor o ciljevima

Princip: Sistem ocenjivanja se tie cele
organizacije.
Preduslov:
Kada je re o slubenicima: sposobnost koherentnog
povezivanja individualnih ciljeva sa strunim znanjem i
vetina, potrebama za strunim usavravanjem i
eventualnim unapreenjem, itd.
Kada je re o organizaciji: sposobnost komunikacije
o strategiji i ciljevima.

Twinning projekat - Generalni sekretarijat Vlade Srbije / Upravljanje ljudskim resursima maj 07

48

Ministre de la Fonction publique

Logiki okvir
Princip: ukljuiti godinji evaluacioni razgovor
u va sistem upravljanja
Definisanje okvira :

1. faza

o emu nije mogue

pregovarati sa
zaposlenima

2. faza

Individualni razgovori:

3. faza

Upravljanje
Upravljanje

mogunost pregovaranja
i dogovaranja sa
zaposlenim

Planirati potrebna
podeavanja

Podeavanje
Podeavanje

Twinning projekat - Generalni sekretarijat Vlade Srbije / Upravljanje ljudskim resursima maj 07

49

Ministre de la Fonction publique

Priprema

Ime saradnika
glavna
dogaanja

Obuke

periodino
ocenjivanje

Jan
Feb

Mar
Apr

1. praenje

Maj
Jun
Jul

2. praenje

Avg
Sep
Okt
Nov
Dec

Misije/Poslovi: Da li ih je dobro razumeo?

Indiv. ciljevi: Koji? Da li ih je dobro razumeo? Da
li su postignuti? Kolika su odstupanja? Kako ih
objanjava?
Jake i slabe strane: Koje situacije ih akcentuju?
Glavna dogaanja: Koja su dogaanja direktno
uticala na njegov rad (sa posla ili iz privatnog
ivota)? Na koji nain? Kako se izborio sa tim?
Periodino ocenjivanje: (ako ih je bilo): ta se
dogaalo u toku godine? Koliko i kako je
napredovao?
Moja pomo: Koju vrstu pomoi sam mu pruio, i
da li mogu adekvatno da mu pomognem?
Obuavanje: Koje obuke je pohaao (tehnike,
rukovoenje, ponaanje)? Koje rezultate je time
postigao? Kako ih ocenjuje? Koje su njegove
potrebe za obuavanjem u narednoj godini?
Razvoj karijere: Da li sam u stanju da mu
ponudim unapreenje? Ili razvoj karijere ?
Koji su efekti mog naina i stila upravljanja na
njega? ...

Twinning projekat - Generalni sekretarijat Vlade Srbije / Upravljanje ljudskim resursima maj 07

50

Ministre de la Fonction publique

Evaluativni razgovor : etape procesa

Dve etape:
ocenjivanje: razgovor izmeu podreenog i
ocenjivaa o protekloj godini,
ugovaranje: dogovaranje izmeu
podreenog i ocenjivaa o planu aktivnosti za
narednu godinu.

Twinning projekat - Generalni sekretarijat Vlade Srbije / Upravljanje ljudskim resursima maj 07

51

Ministre de la Fonction publique

1. etapa : ocenjivanje

Ocenjivanje podrazumeva :
Uvod, u toku kojeg ocenjiva treba da podseti na pravila: ta
podrazumeva ocenjivanje, emu slui, elemente koje sadri (naroito
tokom prve godine rada)
Ocenjivanje koje omoguava uesnicima:
da redefiniu ulogu podreenog u okviru jedinice kojoj pripada,
da pojasne njegove radne zadatke/poslove: da li su prethodno bili adekvatno
definisani? da li su se promenili u toku godine? da li je potrebno unaprediti ih
u narednoj godini?
da definiu koji su lozi podreenog,
da izvre pregled postignutih rezultata, ocene odstupanja i zajedniki nau
objanjenje zato do njih dolo,
da definiu podrku koju rukovodilac moe i treba da prui podreenom.

Ocenjivanje: tokom kojeg e ocenjiva i podreeni zajedno utvrditi jake

i slabe strane podreenog, kao i etape putem kojih je mogue unaprediti
njihovu saradnju.
Kako bi ovakvo ocenjivanje bilo korisno i objektivno, ono mora biti bazirano
na rezultatima kvantitativnog i kvalitativnog karaktera (npr. koji se tiu
produktivnosti i ponaanja na poslu).
Twinning projekat - Generalni sekretarijat Vlade Srbije / Upravljanje ljudskim resursima maj 07

52

Ministre de la Fonction publique

2. etapa : ugovaranje
Ocenjivanje e jedino biti uspeno ako se obe strane zajedno
usaglase o zakljucima i planu aktivnosti za naredni period.
ugovaranjepodrazumeva:
definisanje ciljeva za narednu godinu, u skladu sa ciljevima organizacione
jedinice podreenog,
pregovaranje o sredstvima potrebnim za postizanje ciljeva, naroito kada je
re o strunom usavravanju podreenog,
sainjavanje pismenog izvetaja/zapisnika sa obavljenog razgovora, budui
da je neophodno ostaviti pismeni trag o ocenjivanju.
To e biti polazna taka za naredno ocenjivanje,
S toga mora sadrati sve najvanije elemente razgovora.

PANJA! Obrazac za ocenjivanje predstavlja samo instrument

ocenjivanja! Njegovo popunjavanje ne moe biti cilj tog razgovora!

Twinning projekat - Generalni sekretarijat Vlade Srbije / Upravljanje ljudskim resursima maj 07

53

Ministre de la Fonction publique

Proces ocenjivanja: rezime

Etape

Ocenjiva

Podreeni

R
E
V

Uvod
Dobrodolica
Podseanje na pravila

Definie
Podsea

Potvruje

I
E
W

Opte konstatacije
Pojanjene radnih zadataka

Slua
Postavlja pitanja

Govori

Ocenjivanje
Jake/slabe strane
Mogunosti za poboljanje

Zapisuje
Istie
Sugerie/podvlai

Odgovara/ objanjava/ dopunjuje

C
O
N

Dogovaranje o planu aktivnosti

Prioriteti Ciljevi

Zapisuje,
usmerava/ objanjava,
dopunjuje/ prihvata

Zapisuje,
Odgovara,
Predlae

T
R
A
C

Zakljuivanje

Privodi kraju,
Predlae,
Podvlai.

Slua/ ispituje
Predlae/ Prihvata
Ima pravo izmene i potpisuje

obrazloenje

CILJ : uiniti da podreeni prihvati i participira u postupku ocenjivanja

Twinning projekat - Generalni sekretarijat Vlade Srbije / Upravljanje ljudskim resursima maj 07

54

Ministre de la Fonction publique

Zamke koje treba izbei i principi koje treba zapamtiti:

ZAMKE

PRINCIPI
ZA UVOD

1.

Posmatrati godinji evaluacioni razgovor kao

ceremoniju van okvira svakodnevne
komunikacije i odnosa sa kolegama.

1.

Posmatrati evaluacioni razgovor kao privilegovan

trenutak u procesu svakodnevne komunikacije i
poslovne saradnje sa kolegama.

1.

Preskoiti deo uvoda u kojem podseate na

pravila i kriterijume:
Funkcionisanja uprave (opte ciljeve,
kolektivni ciljevi jedinice...)
Postupka ocenjivanja (u koje svrhe e biti
korien evaluacioni razgovor, mogunosti
albe...)

1.

Jasno precizirati pravila igre.

ZA OPTE KONSTATACIJE
1.

Poimati deo posveen optim konstatacijama

kao ekspoze primedbi i kritika na raun
podreenog.

1.

Pristupiti delu posveenom konstatacijama kao

prilici za analizu situacije i reavanje problema.

1.

Bazirati kritiku ili pohvalu na oseanjima ili

linom miljenju o podreenom.

1.

Bazirati kritiku ili pohvalu na injenicama.

Twinning projekat - Generalni sekretarijat Vlade Srbije / Upravljanje ljudskim resursima maj 07

55

Ministre de la Fonction publique

Zamke koje treba izbei i principi koje treba zapamtiti:

ZAMKE

PRINCIPI
ZA OPTE KONSTATACIJE (nastavak)

1.

Biti u zabludi da se ocenjivanje ne tie

rukovodilaca.

1.

Bez obzira na to to ocenjuju, rukovodioci

takoe moraju prihvatiti pravila igre i aktivno
uestvovati u ocenjivanju (sasluati kritiku
na svoj raun, utemeljenu na injenicama,
predloge za odreenim promenama i
potrebe podreenih za podrkom...)

1.

Pokuavati devalorizovati podreenog, namerno

mu podmetati zamke...

1.

Omoguiti podreenom izvesnu autonomiju i

distancu u odnosu na ocenjivaa

ZA UGOVARANJE
1.

Nametnuti neuravnoteeni odnos, po principu

zakona jaeg : odnos pobednika i gubitnika. Ono
to na taj nain moete dobiti (tokom razgovora),
moete tokom kasnije saradnje izgubiti ako budete
demotivisali podreenom.

1.

Stvoriti uravnoteeni odnos, po principu

jednakosti : atmosferu u kojoj je mogue
pregovarati gde su svi na dobitku. Zajedno
definisati realistine ciljeve i ne oslanjati se
na ve istroene ciljeve.

1.

Posmatrati evaluacioni razgovor samo kao

sastanak dvoje ljudi.

1.

Pristupiti razgovoru kao da su trea lica

prisutni u pozadini : ostali zaposleni, ostale
slube, klijenti...

Twinning projekat - Generalni sekretarijat Vlade Srbije / Upravljanje ljudskim resursima maj 07

56

Ministre de la Fonction publique

Kako sasluati druge : pravila i posledice

PRAVILA

POSLEDICE

ZAKLJUAK

PREPORUKE

to vie postavljam pitanja

....

.... manje dobijam

odgovore na pitanja
koja nisam postavio.

Izbegavati preterano
ispitivanje.

to vie sluam, vee su

anse da dobijem
informacije o
domenima i pitanjima
o kojima nisam
razmiljao...

to vie priam...

.... vie otkrivam i

iscrpljujem svoju
argumentaciju.

Prvo sasluati drugog.

Sluajui druge, bolje

vrednujem sopstvenu
argumentaciju za
kasniji deo razgovora.

to se vie trudim da
nametnem neku
ideju....

.... vie rizikujem da iritiram

neistomiljenike.

Dozvoliti svima da iskau

svoje stavove.

to drugi vie iskazuju

svoje ideje, manje
moram da nameem
svoje.

to se vie protivim
primedbi....

.... vie produbljujem

nesporazum.

Prihvatiti primedbu u cilju

razumevanja.

Da li bi nesporazum bio
manji da nije iskazana
primedba na moj
raun?

to se vie trudim da neto

dokaem...

.... manje su mi anse da

zablistam pred
drugima.

Izbegavati preterano
umovanje.

Princip preterivanja nije

isto to i ubedljivost.

Twinning projekat - Generalni sekretarijat Vlade Srbije / Upravljanje ljudskim resursima maj 07

57

Ministre de la Fonction publique

3/ Voenje sastanaka

Ministre de la Fonction publique

Cilj sastanka
Ne treba meati temu i cilj sastanka
Bez cilja, sastanak nee dati konkretne rezultate.
Cilj sastanka je sutinski razlog zbog kojeg ljudi
dolaze na sastanak, te predstavlja bitan elemenat
kolektivne saradnje i kohezije grupe.
On predstavlja jedini nain za samo-evaluaciju grupe,
(u toku procesa rada ili nakon okonanja zadatka), i
omoguava grupi da proceni koliko je napredovala i u
kojoj meri je ispunila svoj deo ugovora, bez obzira
na to koliko je animator talentovan za voenje
sastanka.
Twinning projekat - Generalni sekretarijat Vlade Srbije / Upravljanje ljudskim resursima maj 07

59

Ministre de la Fonction publique

Potencijalne problemi na sastanku:

Nedovoljna
Nedovoljna
pripremljenost
pripremljenost
ii redovnost
redovnost

Obilje
Obilje mikro
mikro tema
tema

Obina
Obina razmena
razmena
informacija
informacija nepovezana
nepovezana sa
sa
svakodnevnim
svakodnevnim praktinim
praktinim
radom
radom

Beskrajna
Beskrajna debata
debata
uu kojoj
kojoj se
se svi
svi raspravljaju
raspravljaju
jer
jer nije
nije bilo
bilo prethodnih
prethodnih
konsultacija
konsultacija

Organizovati sastanke usmerene ka akciji (priprema + zapisnik

donesenih odluka)
Govoriti samo o tema koje se tiu svih prisutnih
Zakazivati sastanke u skladu sa ritmom rada jedinice
Twinning projekat - Generalni sekretarijat Vlade Srbije / Upravljanje ljudskim resursima maj 07

60

Ministre de la Fonction publique

Odvijanje loe animiranog sastanka:

UVOD

Najvei deo sastanka

utroen na informisanje ili
razmenu informacija
- 3/4 do 4/5 vremena -

Manji deo posveen reavanju

problema - 1/4 do 1/5 vremena ZAKLJUAK
UPUIVANJE N DRUGI
SASTANAK
=
GUBLJENJE VREMENA
Twinning projekat - Generalni sekretarijat Vlade Srbije / Upravljanje ljudskim resursima maj 07

61

Ministre de la Fonction publique

Obrnuta piramida:
UVOD:
utvruje/ podsea na ciljeve
UGOVARANJE

1/3 sastanka posveena

analizi i informisanju o
problemu

2/3 sastanka
posveena
reavanju problema

Nizanje moguih
odluka i ideja

ZAKLJUAK
-konano odluivanje
-povratak na proces
UGOVARANJA

AKCIONI PLAN
Twinning projekat - Generalni sekretarijat Vlade Srbije / Upravljanje ljudskim resursima maj 07

62

Ministre de la Fonction publique

10 osnovnih pravila za uspenu pripremu i

uspeno voenje sastanka

1. Kolegama unapred dostaviti dnevni red i satnicu sastanka, i ako je potrebno

eventualno se konsultovati sa njima o temi sastanka.
2. Predvideti vreme i mesto/prostor sastanka koji e svima odgovarati.
3. Poeti sastanak na vreme.
4. Koristiti instrumente poput obrasca za voenje sastanka : koji sadri ciljeve
sastanka, spisak uesnika, take dnevnog reda i predvieno vreme za svaku od njih
(kao i dodatno vreme za nepredviene teme)
5. Izvriti zapis onoga to je reeno : zahtevati da neko vodi zapisnik sa sastanka,
koristei formu tabela...
6. Za svaku taku dnevnog reda, prikupiti sve dostupne informacije i stavove svih
prisutnih na sastanku.
7. Izbegavati situaciju u kojoj samo jedna osoba dri glavnu re i podsticati one koji se
najmanje javljaju da iskau svoje miljenje.
8. Pozitivno iskoristiti oprene stavove i konflikte kao polaznu taku za napredovanje u
diskusiji: okomiti se na problem, a ne na ljude.
9. Obratiti panju i tolerisati promene ritma, pauze, upadanje u re i razgovor izmeu
uesnika...
10. Zavriti sastanak na vreme, zakljuiti sastanak uz osvrt na prethodno utvrene
ciljeve i dnevni red i obeanje da e u roku od nedelju dana svima prisutnima biti
prosleen izvetaj sa sastanka.

Twinning projekat - Generalni sekretarijat Vlade Srbije / Upravljanje ljudskim resursima maj 07

63

Ministre de la Fonction publique

Promena prakse/obiaja:
Nemojte uvek sedeti na istom mestu, menjajte
mesto/prostor sastanka: jer e u suprotnom ljudi stei
lako naviku da vas posmatraju pod istim uglom...
Ne poinjite uvek sastanak tako to ete svima
uzastopno dati re: jer e u tom sluaju na vaa pitanja
svi odgovoriti na slian nain. Bolje je to uiniti na kraju
sastanka: tj. iznenaditi ih i postaviti im neoekivana
pitanja poput Imam problem...ta mi predlaete?
Omoguiti uesnicima da se stave na vae mesto:
ispriajte im neku priu (profesionalne prirode) kako
biste im pribliili va svet...
Kada imate problem/konflikt ije je reavanje veoma
hitno, nemojte ga stavljati pod tepih...ve, ako je
potrebno, direktno ukaite na njega.
Twinning projekat - Generalni sekretarijat Vlade Srbije / Upravljanje ljudskim resursima maj 07

64

Ministre de la Fonction publique

Promena prakse/obiaja (2):

Pristanite da, u tekim momentima, namerno ne
progovorite ni re (utite): jer e u tom sluaju, utanje
s vae strane podstai i primorati druge da kau ta
zaista misle (to im nee dati priliku da prvo uju va
stav kako bi vam se priklonili).
Ne zaboravite da pitate i ujete miljenje i onih osoba
kojih se problem/tema direktno ne tie: ako nita drugo,
da biste dobili jo jedno miljenje, ili samo radi forme.
Ne oklevajte da podmetnete provokatore pre sastanka
kako biste jo vie akcentovali predstavu: jer
teatralnost moe biti od koristi u nekim situacijama.
Ako smatrate da je rasprava krenula pravim tokom,
pokaite vae zadovoljstvo! A ako niste zadovoljni,
takoe iskaite vae nezadovoljstvo!!
Twinning projekat - Generalni sekretarijat Vlade Srbije / Upravljanje ljudskim resursima maj 07

65

Ministre de la Fonction publique

Najava i izvetaj sa sastanka

CILJEVI:
Poboljati pripremu uesnika za sastanke (najava sastanka),
Sauvati pisane tragove koji omoguavaju pamenje i praenje
razmatranih taaka dnevnog reda (izvetaj),
Nainiti jedan referentan dokument za pripremu sastanka i kasnije
uee u praenju aktivnosti.
MODALITETI:
Definisati jednu standardnu prezentaciju kada je re o redovnim
sastancima (sastanci u okviru organizacione jedinice, sastanci radne
grupe),
Od samog poetka odrediti ko vodi zapisnik,
Voditi sastanak tako da se obezbedi jedan realan rezultat (u vidu
ideja,zakljuaka, odluka),
Jasno istai u izvetaju odluke koje e vaiti za naredne sastanke
Proslediti zapisnik u to kraem roku nakon sastanka

Twinning projekat - Generalni sekretarijat Vlade Srbije / Upravljanje ljudskim resursima maj 07

66

Ministre de la Fonction publique

Primer najave sastanka

NAJAVA SASTANKA
Mesto:
Datum:
Poetak:

Sastanak vodi:

Zavretak:

Sastanak najavljuje:

Opti cilj sastanka:

DETALJAN DNEVNI RED
Take i teme koje treba razmotriti

Odgovorno lice

Predvieno trajanje

Prethodo utvrena pripremna dokumenta:

Doi sa:

Twinning projekat - Generalni sekretarijat Vlade Srbije / Upravljanje ljudskim resursima maj 07

67

Ministre de la Fonction publique

Primer izvetaja sa sastanka

IZVETAJ

Prisutni:

Organizaciona jedinica:
Radna grupa:

Strana:

Odsutni:

Saetak razmatranih taaka dnevnog reda/kljune ideje:

Donete odluke/predviene aktivnosti

Primerak dostaviti:

Ko ih je doneo i predvideo

Naredni sastanak:

Twinning projekat - Generalni sekretarijat Vlade Srbije / Upravljanje ljudskim resursima maj 07

Za kada

Potpis:

68

Ministre de la Fonction publique

IZVETAJ SA SASTANKA

Izvetaj nije obian zapisnik koji je vodio zapisniar... najgore je kada se u

njemu nalaze citati poput: Gospodin direktor je rekao....
Efikasan izvetaj, odnosno onaj koji se moe proslediti, po potrebi, onima
koji nisu uestvovali na sastanku, mora biti napisan na najvie dve strane:
Jedna strana sadri saetak odluka i kljunih informacija s obrazloenjima
(jedan pre svega ematizovan prikaz)
Jedna strana sadri saet akcioni plan, na primer, jedna tabela s tri kolone (ko
radi ta radi za koji period)

Najbolji test za proveru efikasnosti vaih izvetaja bie provera njihove

transparentnosti, njihovo prosleivanje, na primer, onima koji nisu
uestvovali na sastanku.
Ako izvetaj sastavlja sekretarica, potrebno je najpre dogovoriti s njom
predvieni format izvetaja i nadzirati je prilikom sastavljanju prva dva ili tri
izvetaja.
Najbolji izvetaj je onaj sastavljen u naredna 24 asa nakon sastanka koji
se moe staviti na oglasnu tablu.

Twinning projekat - Generalni sekretarijat Vlade Srbije / Upravljanje ljudskim resursima maj 07

69

Ministre de la Fonction publique

Teme koje treba razmatrati i izbegavati

na sastanku organizacione jedinice
Teme koje treba razmatrati
Organizacija i ivot organizacione jedinice u
njenim optim i zajednikim aspektima:

budet

sredstva

pravila igre

metode rada

...
Podela rada, predmeti, nain obrade novih
predloga.

Teme koje treba izbegavati

Detaljno praenje predmeta (bolje je odrati ad
hoc sastanak o nekom sloenom predmetu
nego da polovina ucesnika na sastanku gubi
vreme).
Previe line probleme u vezi s nekim
uesnicima.
Ocenjivanje rada nekog saradnika.
ivot rukovodioca organizacione jedinice, njegove
probleme u rukovoenju.
Teme opte politike na koje se ne moe uticati.

Svaka sutinska tema u vezi s politikom i

zadacima organizacione jedinice

Twinning projekat - Generalni sekretarijat Vlade Srbije / Upravljanje ljudskim resursima maj 07

70

Ministre de la Fonction publique

Ideje za poboljanje vaih sastanaka

Pre sastanka, proverite da li je on zaista neophodan: zar problem

ne bi mogao da se razmatra ili da se ta informacija prosledi na
neki drugi nain neposrednim razgovorima, telefonom,
prepiskom, razmenom dokumenata?
Proverite da li su pozvani uesnici zaista kompetentna i
zainteresovana lica.
Ne pozivajte vie do desetak uesnika.
Pripremite sastanak i podstaknite svakog uesnika da i sam to
uini.
Na poetku sastanka ukaite na ciljeve, dnevni red, predvienu
satnicu, pravila igre.
Iznesite eventualno nove predloge o organizaciji sastanka ukoliko
se to ini poeljnim i moguim.
Pozabavite se prostornim ureenjem: poloaj stolova i panoa,
raspored sedenja u sali.

Twinning projekat - Generalni sekretarijat Vlade Srbije / Upravljanje ljudskim resursima maj 07

71

Ministre de la Fonction publique

Ideje za poboljanje vaih sastanaka

Utvrdite vreme predvieno za razmatranje svake take dnevnog reda kao

i dodatno vreme za nepredviene teme.
Zabeleite sve to je reeno: zahtevajte da neko vodi zapisnik sa
sastanka i da se koristi forma tabele.
Za svaku taku dnevnog reda detaljno navedite dostupne informacije i
precizirajte postojee stavove, miljenja i raspoloenja.
Podstiite stvaranje jedne atmosfere uzajamnog uvaavanja i otvorenosti
prema drugima.
U sluaju izrazitog neslaganja, izbegavajte dramatinost i pojasnite teme
o kojima se raspravlja kako bi se jasno identifikovale sporne i nesporne
take dnevnog reda.
Toleriite promene ritma, pauze, upadanje u re ili blokade i nauite da ih
prevazilazite, zadravajui poverenje koje imate u sposobnosti grupe da
prevazie probleme s kojima se suoava.
Uoite odstupanja tipa bezpredmetnih razgovora ili razgovora po strani i
nastojte da ih obazrivo preusmerite i integriete ako je potrebno.

Twinning projekat - Generalni sekretarijat Vlade Srbije / Upravljanje ljudskim resursima maj 07

72

Ministre de la Fonction publique

Ideje za poboljanje vaih sastanaka

Napravite parcijalne sinteze kako biste ukazali na saznanja do

kojih se dolo tokom rasprave i precizirali u kojoj je meri ostvaren
napredak u odnosu na utvreni dnevni red.
Stalno vodite rauna o proteklom vremenu i vremenu koje je na
raspolaganju i povremeno podseajte uesnike na to.
Bez obzira na to da li uestvujete u raspravi o sutinskim
pitanjima, drite se po strani u dovoljnoj meri kako ne biste izgubili
iz vida sveukupnost dinamike grupe i dinamike sastanka.
Proverite da li je analiza situacije zadovoljavajua pre izvoenja
zakljuaka ili donoenja odluka.
Ne zakljuujte sednicu bez usvajanja zakljuka ili konane
sinteze, na primer, podseanjem na ono to je reeno ili odlueno
ili osvrtanjem na to u kojoj je meri ostvaren napredak u odnosu na
ciljeve i dnevni red utvrene na poetku.

Twinning projekat - Generalni sekretarijat Vlade Srbije / Upravljanje ljudskim resursima maj 07

73

Ministre de la Fonction publique

4/ Vaa dodatna vrednost

rukovodioca
Po emu ste to bolji od najboljeg meu vaim
saradnicima?
Koliko vremena posveujete organizaciji posla, a
koliko tehnikim poslovima?
Plaite li se toga da vas rasterete?

Ministre de la Fonction publique

Nekoliko saveta
4. Mobiliite
uesnike u
komunikaciji

3. Predviajte
uticaj novih
tehnologija

5. Imajte jasnu
viziju stratekih
smernica: dajte
im pravu
vrednost

Sedam zapovesti
uspenog
rukovodioca

2. Razvijajte
sposobnost
sluanja drugih

6. Stavite akcenat na
kratkorone/srednjorone
ciljeve a ne na zadatke
7. Odravajte
komunikaciju kako
biste obezbedili
neprestane promene

1. Neka vaa
komunikacija i
vae rukovoenje
u zajednici budu
konkretni

Twinning projekat - Generalni sekretarijat Vlade Srbije / Upravljanje ljudskim resursima maj 07

75

Ministre de la Fonction publique

Poboljajte svakodnevnu komunikaciju

Unesite raznovrsnost u metode rada:
redovno menjajte mesto odravanja vaih sastanaka
predlaite radne sastanke nakon zajednikog obroka

Naite vremena da omoguite drugima da otvoreno govore...

Potrebno je da proe est meseci do godinu dana pre nego to se stvore
uslovi da se uspostavi nova komunikacija

Redovno preispitujte metode komunikacije: kako ostvariti

efikasnost?
Primenjujte neku jednostavnu metodu:
ta smo rekli da emo uraditi?
ta smo uradili?
Koje odluke treba da donesemo?

Twinning projekat - Generalni sekretarijat Vlade Srbije / Upravljanje ljudskim resursima maj 07

76

Ministre de la Fonction publique

Uinite vau svakodnevnu komunikaciju

konkretnijom
est kljunih mesta koje treba kontrolisati...

Svakodnevni odnosi
Sluanje (Moj ef me ne slua)
Godinji razgovor
Prihvatanje konsultacija
Znaci (otvorena vrata, vreme posveeno sagovornicima)
Organizovanje produktivnih sastanaka!

Twinning projekat - Generalni sekretarijat Vlade Srbije / Upravljanje ljudskim resursima maj 07

77

Ministre de la Fonction publique

Usredsredite se na kratkorone i
srednjorone ciljeve
Da biste bili u osmozi s vaom ekipom
Mobiliite upravljanje prema ciljevima
Usredsredite se na pokazatelje

tedite vae vreme!

Usredsredite se na strateke i menaderske odluke
Ne kontroliite vae ekipe da li izvravaju svoje
zadatkeIMAJTE POVERENJA U NJIH!

Twinning projekat - Generalni sekretarijat Vlade Srbije / Upravljanje ljudskim resursima maj 07

78