Professional Documents
Culture Documents
Nota-Protokol Dan Etiket Majlis Rasmi
Nota-Protokol Dan Etiket Majlis Rasmi
Nota-Protokol Dan Etiket Majlis Rasmi
RASMI
PENDAHULUAN
Etiket merupakan peraturan-peraturan tingkahlaku atau sopan santun samada dalam kehidupan harian,
dalam perhubungan antara satu sama lain atau dalam majlis yang berbentuk formal atau tidak formal. Apa
jua perilaku yang dilakukan oleh seseorang yang mengikut peraturan-peraturan atau norma-norma yang
diterima oleh masyarakat atau yang berlandaskan kepada timbang rasa adalah dianggap sebagai
mempunyai nilai etiket yang tinggi yang boleh mempertingkatkan imej seseorang itu.
Amalan protokol dalam sesuatu majlis bertujuan menetapkan penghormatan yang diberikan kepada
seseorang tetamu kehormat dan para jemputan, di samping menetapkan peraturan yang perlu diikuti dan
dipatuhi oleh penganjur sesuatu majlis. Kesempurnaan majlis yang dianjurkan akan mencerminkan atau
melambangkan kreativiti, kredibiliti dan keupayaan sesebuah agensi tersebut menganjurkan sesuatu majlis.
Jenis-jenis Majlis Rasmi
1.
2.
3.
4.
5.
Jawatankuasa
Tempat majlis
Penyediaan senarai jemputan
Aturcara majlis
Kesesuaian pakaian dalam majlis
Penulisan dan pengedaran Kad Jemputan
Pemilihan Menu
Susunan keutamaan
Panggilan hormat
Susunan tempat duduk
11.
12.
13.
14.
15.
16.
TERTIB PERKENALAN
a)
Prinsip Perkenalan
Perkenalkan orang yang kurang penting kepada orang yang lebih penting.
Perkenalkan orang yang lebih rendah pangkatnya kepada orang yang lebih tinggi
pangkatnya.
Perkenalkan orang yang lebih muda kepada orang yang lebih tua.
b)
2.
b.)
Tertib Memperkenalkan
i)
Izinkan saya memperkenalkan ...............
ii)
Puan..........inilah Encik..............
iii)
Boleh saya memperkenalkan ...................
c.)
d.)
Pelbagai cara
Mengawal
Tarik
Sejuk
b.
Tiada kontak mata menunjukkan tidak penting / kurang suka dan tidak berminat.
Perempuan hendaklah menghulurkan tangan dahulu. Tempoh adalah mengikut keadaan . Dalam
keadaan biasa, kira-kira lima saat. Sekiranya tidak mahu bersalam, memadai dengan
menundukkan kepala dan letakkan tangan di belakang. Tidak perlu menggunakan pelapik seperti
tudung / sapu tangan untuk bersalam.
3.
PERBUALAN SOSIAL
a.)
Sukan.
Muzik.
Rancangan Televisyen.
Pakaian.
4.
Makanan.
Pengembaraan.
Kesenian.
Cuaca.
b.)
Perbualan peribadi.
Fahaman politik.
Keagamaan.
Peperangan.
c)
i.
ii.
Gunakan kain jenis nipis, lembut dan serap tetapi tidak jarang.
b)
5.
Perempuan
Majlis
Kit/White
Tie/Baju
Negara atau Baju Kurung Atau Kebaya Labuh, Mess
berselendang dan tidak sedondon Kebangsaan Rasmi dengan
Darjah Kebesaran
Baju Kurung
Makan Malam a)
a)
Baju Kebangsaan Hitam
berselendang
oleh
Ketua
b)
Black Tie
Baju Kebaya Labuh
atau Ketua b)
Berselendang
a)
Baju Kebangsaan
b)
Lounge Suit
Baju Kurung
Makan Malam a)
b)
Baju Kebaya Labuh
1)
Bankuet
Negeri
2)
Jamuan
Rasmi
Negara
Kerajaan
3)
Jamuan
Formal
4)
5)
Jamuan
Makan a)
b)
Tengahari Rasmi
a)
Baju Kebaya
Baju Kurung
b)
c)
6)
7)
8)
Jamuan
Makan Baju Melayu Moden
Tengahari Tidak Rasmi
Jamuan Teh Rasmi
Pengumiaan
Kebesaran
a)
b)
Baju Kurung
Baju Kebaya Labuh
Istiadat Pertabalan
10) Hari
Ulang
Kemerdekaan
Tahun a)
b)
Baju Kebaya
Baju Kurung
Baju Kebaya
Baju Kurung
Lengan
9)
Baju
Batik
Panjang
Lounge Suit
Pakaian Kerja
Baju
Batik
Panjang
Lounge Suit
Pakaian Kerja
Lengan
b)
c)
a)
b)
Pakaian Istiadat
Baju Kebangsaan Rasmi
a)
b)
c)
a)
b)
Pakaian Istiadat
Baju Kebangsaan Rasmi
a)
14) Musabaqah
b)
Baju Kebangsaan
a)
Baju
Batik
Panjang
Lounge Suit
b)
a)
b)
15) Pengebumian
c)
Lengan
Baju Kebangsaan
Baju Batik Lengan
Panjang
Lain-lain Pakaian yang
sesuai
Baju Kebangsaan
18) Anugerah
Sastera Baju Kurung atau Kebaya Labuh,
Negara dan Anugerah berselendang dan tidak senonoh
Seni
Pakaian Kerja
Baju Batik Lengan Panjang
a)
b)
6.
HIASAN
Barang-barang kemas samada tulen atau tiruan seperti subang, gelang tangan, rantai tangan, jam,
cincin, dan rantai leher memang perlu dipakai. Kesederhanaan adalah yang paling sesuai dan ia
adalah sebahagian daripada pakaian yang menambah seri. Oleh yang demikian, hendaklah
dipadankan dengan baju yang dipakai. Elakkan memakai terlalu banyak hiasan.
a)
Tali Pinggang
i)
dari jenis kulit, PVC, kain atau besi yang sesuai
b)
c)
Beg Tangan
Beg yang sesuai mengikut keadaan seperti :i)
Kegunaan harian di pejabat.
ii)
Kegunaan pelbagai.
iii)
Kegunaan majlis rasmi.
7.
MINYAK WANGI
Pilihan yang lembut, supaya ia tidak melemaskan atau memeningkan
a)
b)
Eau de toilette
i)
Air kolon yang kurang pekat dan lebih murah. Ia perlu dipakai beberapa kali
sehari kerana baunya tidak pekat.
Semburan badan
i)
Ini adalah bau-bauan yang sangat ringan dan tidak pekat.
c)
8.
b)
Kulit di lengan, siku, muka dan leher tidak terdapat tanda-tanda berpenyakit atau
bersisik.
c)
Tidak berstokin.
Ringkasan Senarai
Ia merupakan senarai kategori dan bilangan tetamu. Tujuannya adalah supaya
dapat diketahui kategori tetamu, bilangannya, kombinasi dan peringkat tetamu.
ii)
Senarai Nama
Senarai Nama adalah senarai yang akan menyenaraikan nama-nama tetamu mengikut
kategori. Jika dalam kategori menteri ada senarai 4 orang menteri maka nama 4 orang
menteri yang akan dijemput hendaklah ditulis. Senarai nama ini bukanlah setakat nama
sahaja tetapi hendaklah mengandungi butir lain yang lengkap seperti:
Nama penuh dengan gelaran dan Darjah Kebesaran yang disandang (jika ada)
Nama isteri (jika diketahui)
Jawatan atau pangkat
Alamat Pejabat (lengkap dengan poskod)
Nombor Telefon Pejabat
Alamat Rumah (lengkap dengan poskod)
Nombor Telefon Rumah
Nama Setiausaha Sulit dan Nombor Telefon (jika ada)
10
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
Logo agensi
Tempat majlis
Ruang nama jemputan
Tarikh majlis diadakan
Masa majlis bermula dan masa majlis berakhir
Masa ketibaan tetamu
Panduan pakaian
Nama dan nombor telefon rujukan
Aturcara majlis (mengikut keperluan) dan plan tempat majlis (mengikut keperluan)
Kad jawapan (mengikut keperluan)
Plan Lokasi (mengikut keperluan)
Nama tetamu di kad jemputan hendaklah ditulis dengan tangan manakala sampulnya ditaip dan diedarkan 4
minggu sebelum majlis diadakan dan tarikh jawapan diterima ialah seminggu sebelum majlis diadakan. Jika
masa lewat iaitu kurang dari dua minggu kad-kad jemputan hendaklah dihantar dengan tangan.
PEMILIHAN MENU
Terdapat tiga kategori jamuan iaitu:a)
b)
c)
Jamuan makan
Menu bagi majlis jamuan makan pula terbahagi kepada dua iaitu Menu Biasa dan Menu
Barat. Makanan China atau "Chinese food" tidak sesuai bagi majlis rasmi dan formal
sebab cara menghidangnya sukar mengikut amalan protokol di Malaysia.
Menu Biasa yang mengandungi nasi dan lauk pauk adalah sesuai untuk majlis yang
tetamunya ialah orang-orang tempatan manakala Menu Barat hanya digunakan apabila
terdapat ramai tetamu luar negeri atau majlis tersebut khas diadakan untuk tetamu luar
negeri.
SUSUNAN KEUTAMAAN
11
Dari segi protokol, keutamaan yang perlu diikuti dalam majlis rasmi dan formal ialah keutamaan yang
diwartakan sebagai Susunan Keutamaan Persekutuan dengan pindaan-pindaan yang telah diluluskan dari
semasa ke semasa. Di peringkat negeri pula hendaklah mematuhi Susunan Keutamaan Negeri yang
berkenaan. Susunan ini hendaklah diamalkan di semua majlis formal seperti aturan ketibaan dan balik,
tempat duduk, teks juruacara, teks ucapan clan lain-lainnya.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
23.
24.
25.
26.
27.
28.
29.
30.
31.
32.
33.
34.
35.
36.
37.
38.
39.
12
40.
41.
42.
43.
44.
45.
46.
47.
48.
49.
50.
51.
52.
53.
54.
55.
56.
57.
58.
59.
60.
61.
62.
63.
64.
65.
66.
67.
68.
69.
70.
PANGGILAN HORMAT
Panggilan
Lelaki/Suami
Perempuan/Isteri
Panggilan
SPB
13
(SPB)
Duli Yang Maha Mulia
(DYMM)
Yang Amat Mulia
Sultan/
YangDipertuan Besar/Raja
Negeri-Negeri
Anak-Anak
Raja Yang Memerintah
Sultanah/ Tengku
Ampuan/ Tuanku
Ampuan
YAM
Anak-anak
Raja Yang Memerintah
Isteri Yang Dipertua
Negeri
Menteri /
Timbalan Menteri
/ Setiausaha Parlimen
Yg Dipertua Dewan Negara
dan Rakyat/ Timbalan Yg
Dipertua Dewan / Ahli
Dewan Negara / Ahli Dewan
Rakyat / Ahli Dewan
Undangan Negeri
DYMM
YBhg
Ketua Hakim Negara
Isteri
Yang Arif
(YA)
Hakim Besar/Hakim
Mahkamah Agung/
Mahkamah Tinggi
Isteri
YBhg
Yang Berbahagia
(YBhg)
Peguam Negara
Isteri
YBhg
Tun
Toh Puan
YABhg.
Puan Sri
YBhg.
Yang Berbahagia
(YBhg.)
Dato/Datuk
Datin
YBhg
Yang Berbahagia
(YBhg.)
Tengku/Raja/
Ungku/Tunku/Ku
Tengku/Raja/
Ungku/Tunku/Ku
YM
Yang Mulia
(YM)
Syed/Sheikh/
Haji
Syarifah/Siti/
Hajjah
Puan / Cik
14
Tuan
Mufti
Sahibul
Samahah
Sahibul
Fadilah
Profesor
Mahasiswa
Yang Berbahagia
(YBhg)
Yang Berusaha
Yang Dihormati
4 Prinsip Susunan
Prinsip 1
SUSUNAN HENDAKLAH MENGIKUT KEUTAMAAN
15
1.
2.
3.
Susunan tempat duduk sama ada di pentas khas atau di tempat para jemputan ianya
hendaklah mengikut Susunan Keutamaan.
Jika jemputan tanpa isteri, keutamaan di pentas khas bermula dari kanan Tetamu Khas diikuti
dengan kiri, balik ke kanan, ke kiri dan seterusnya berselang seli.
Bagi jemputan bersama isteri, kekananan bermula dari kanan Tetamu Khas membawa ke
tepi (suami/lelaki) dari kiri isteri Tetamu Khas membawa ke tepi (isteri/perempuan)
Prinsip 2
JUMLAH DIF DI PENTAS KHAS HENDAKLAH TERHAD
1.
2.
Perinsip ini diwujudkan bertujuan untuk memberi penghormatan dan tumpuan kepada mereka yang
berkenaan/berkaitan sahaja
Prinsip 3
TUAN RUMAH ATAU HOST DUDUK DI SEBELAH KANAN TETAMU KEHORMAT
Tuan Rumah biasanya dikenali sebagai orang yang menjemput atau bertanggungjawab menganjurkan
sesuatu majlis atau upacara.
Prinsip 4
ISTERI DUDUK DI SEBELAH KIRI SUAMI
1.
Prinsip ini adalah amalan biasa dalam apa jua majlis apabila para jemputan dijemput
isteri.
2.
Kedudukan isteri sama ada majlis siang atau malam ialah isteri duduk di sebelah kiri
kecuali dalam keadaan-keadaan tertentu.
bersama
suami
PENTAS
16
PENTAS
PENTAS
Kekananan Bagi Enam Orang Dengan Isteri
PENTAS
17
3 Prinsip Susunan
Prinsip 1
Tetamu Kehormat hendaklah duduk di sebelah kanan Tuan Rumah sekiranya setaraf kecuali Tetamu
Kehormat itu jauh lebih tinggi atau jauh lebih rendah dari Tuan Rumah
Prinsip 2
Susunan dif-dif meja utama / khas hendaklah mengikut susunan keutamaan
Prinsip 3
Wanita tidak duduk di hujung meja khas / diRaja.
Tuan Rumah di sebelah kiri Tetamu Kehormat yang lebih tinggi dan sebaliknya sekiranya setaraf
Wanita tidak duduk di hujung meja diRaja/khas
Wanita tidak duduk mengetuai meja-meja panjang
Meja bulat hendaklah penuh kecuali dihadiri oleh SPBYDA/Raja-raja, dua kerusi di hadapannya
hendaklah dikosongkan dan meja berhampiran diubahsuai untuk elak tetamu lain membelakangi
tetamu utama
MASA (anggaran)
CUE
(panduan bagi juruacara)
ANN
(teks pengumuman)
18
Gaya dan isi teks juruacara adalah tertakluk kepada tahap atau taraf majlis yang berkenaan. Setiap majlis
mesti disediakan dua juruacara (seorang sebagai simpanan). Teks juruacara hendaklah disediakan oleh
pihak penganjur.
PENYEDlAAN ATURCARA PENTADBIRAN
Aturcara pentadbiran adalah merupakan aturcara majlis yang ditulis secara terperinci dengan tujuan:
Masa
Tempat
Keterangan yang merupakan urutan acara secara terperinci (aktiviti)
Pegawai yang bertanggungjawab (tindakan)
Selain daripada aturcara pentadbiran, 'Check List' hendaklah juga disediakan bagi membantu melicinkan
pengendalian majlis berkenaan.
PERANAN PENYAMBUT TETAMU
Berikut ialah panduan bagi penyambut tetamu dalam majlis :1.
Maklumat
Penyambut hendaklah mengetahui maklumat keraian yang sedang diadakan sekurang-kurangnya
tujuan keraian tersebut diadakan.
2.
3.
4.
5.
19
Penyambut hendaklah mengetahui tempat-tempat yang penting seperti tandas, pintu masuk,
tempat keluar dan lain-lain.
6.
7.
8.
Pakaian Penyambut
Penyambut hendaklah memakai pakaian yang sempurna dan sesuai mengikut keraian yang
sedang dijalankan. Pakaian terdedah bagi perempuan adalah tidak sesuai.
9.
Cara Menyambut
Tetamu hendaklah disambut dengan hormat dan berikan buku aturcara jika ada. Tunjukkan tempat
duduk secara hormat.
10.
Mengenali Tetamu
Seboleh-bolehnya penyambut hendaklah kenal dengan tetamu yang disambut. Jika tidak kenal
hendaklah bertanya dengan cara hormat.
11.
Ketibaan Penyambut
Penyambut hendaklah tiba satu jam lebih awal daripada masa tetamu dijangka tiba. Penyambut
hendaklah melaporkan diri kepada Pegawai Bertugas dan mengambil senarai tetamu. Ia
hendaklah memeriksa semua tempat duduk dan bandingkan dengan senarai tetamu yang
dikhaskan untuknya.
12.
13.
Kesulitan
Jika menghadapi kesulitan atau masalah hendaklah segera merujuk kepada Pegawai Bertugas.
Dengan itu penyambut tetamu mestilah mengetahui Pegawai Bertugas pada masa itu.
14.
Mudah Senyum
Penyambut hendaklah mudah senyum.
RAPTAI
Raptai amatlah penting bagi sesuatu majlis walaupun majlis tersebut merupakan majlis ulangan (selalu
diadakan) dan hendaklah diadakan beberapa kali mengikut keperluan. Tujuan raptai ialah:
i)
ii)
20
iii)
iv)
v)
vi)
NILAI-NILAI ISLAM
Majlis yang diadakan hendaklah menggambarkan hasrat kerajaan mengenai Dasar Penerapan Nilai-Nilai
Islam sejajar dengan Agama Islam sebagai agama rasmi negara.
POST-MORTEM
Post-Mortem diadakan selepas selesai sesuatu majlis bagi mengukur tahap kejayaan majlis. Post-Mortem
juga diadakan untuk mencari punca kelemahan serta cara-cara mengatasinya bagi majlis yang akan
datang. Post-Mortem tidak akan mendapat kerjasama dari pihak yang terlibat seandainya digunakan untuk
mencari kesalahan seseorang.
21