KIK

Taklimat Perlaksanaan
KUMPULAN
INOVATIF & KREATIF
PERMATA MINDA
PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH PENDANG
17 FEBRUARI 2015

JABATAN PELAJARAN NEGERI

OBJEKTIF TAKLIMAT
1. Apakah KIK
2. Struktur KIK
3. Proses KIK
4.Konvensyen KIK

KIK

APAKAH KIK
KIK = Kumpulan Inovatif dan
kreatif
KIK adalah sebuah kumpulan
Gerakan
GerakanBudaya
Budaya
Kerja
Kerjacemerlang
cemerlang
(1989)
(1989)

KIK

kecil
pekerja yang ditugaskan untuk
mengenalpasti masalah, menganalisis,
mencadangkan dan seterusnya
melaksanakan cadangan tersebut
setelah dipersetujui oleh pihak
pengurusan

PANDUAN
PANDUANMENGENAI
MENGENAIKUMPULAN
KUMPULAN
MENINGKATKAN
MUTU
MENINGKATKAN MUTUKERJA
KERJA
(KMK)
(KMK)
Pekeliling
Kemajuan
Pekeliling Kemajuanpentadbiran
pentadbiran
awam
bilangan
7
tahun
awam bilangan 7 tahun1991
1991(1
(1Julai
Julai
1991)
1991)
PANDUAN
PANDUANMENGENAI
MENGENAIKUMPULAN
KUMPULAN
INOVATIF
DAN
KREATIF
INOVATIF DAN KREATIF(KIK)
(KIK)
(Dikeluarkan
oleh
MAMPU)
(Dikeluarkan oleh MAMPU)
11November
November2009
2009

APAKAH KIK
Panduan
dikeluarkan oleh
MAMPU bertarikh 1
November 2009

Boleh dimuat turun melalui laman web MAMPU:

www.mampu.gov.my/web/guest/slaid-kertaspembentangan

KIK

STRUKTUR KIK
Jawatankuasa
Pemandu KIK

Fasilitator

Kumpulan
1

Kumpulan
2

Fasilitator

Kumpulan
3

KIK

STRUKTUR KIK
JAWATANKUASA
PEMANDU

FASILITATOR

KETUA KUMPULAN

AHLI

KIK

Biasanya pihak pengurusan

Rangka dasar pelaksanaan KIK
Sediakan peruntukan
Tentu dan lantik fasilitator

Biasanya pegawai kanan / anggota dipilih

Hubungkan atasan dan ahli
Beri latihan pada ketua
Perantara / pakar rujuk

Anggota dipilih oleh ahli

Latih ahli berkenaan teknik KIK
Bertanggungjawab terhadap kumpulan
Simpan rekod
Bantu selesai masalah/ galakkan penyertaan

Boleh dari pelbagai gred jawatan

Hadiri setiap mesyuarat/perjumpan
Kenalpasti projek & kaedah penyelesaian

KIK

PROSES KIK
1

PEMILIHAN
PEMILIHAN
MASALAH
MASALAH

DEFINISI
DEFINISI&&LATAR
LATAR
BELAKANG
BELAKANG
MASALAH
MASALAH

SASARAN
SASARAN
TARGET
TARGETSETTING
SETTING

ANALISISPUNCA
PUNCA
4 ANALISIS
MASALAH
MASALAH
CADANGAN
CADANGAN
PENYELESAIAN
PENYELESAIAN

PELAKSANAAN
6 PELAKSANAAN

PEMANTAUAN
PEMANTAUAN&&
PENYERAGAMAN
PENYERAGAMAN

7PEMERIKSAAN
PEMERIKSAAN

KIK

PROSES KIK

1. Pemilihan Masalah
2. Definisi & Latar
Belakang Masalah
Plan
Plan/ /
Perancangan
Perancangan 3. Sasaran
4. Analisis Punca
5. Cadangan

KAEDAH PENYELESAIAN MASALAH

P
A

C
A

Do
Do/ /
6.
Pelaksanaan
Pelaksanaan

Pelaksanaan

Check
Check/ /
7. Pemeriksaan
Pemeriksaan
Pemeriksaan

Act
Act/ /
Penyeragaman
Penyeragaman

8. Pemantauan &
Penyeragaman

PROSES KIK
1

PEMILIHAN
PEMILIHAN
MASALAH
MASALAH

Cadang
Cadang
masalah
masalah

Pilih
Pilih
masalah
masalah

Penyataan
Penyataan
Masalah
Masalah

KIK

PEMILIHAN
PEMILIHAN
MASALAH
MASALAH

PROSES KIK

Cadangan Masalah:
- Cadangan ahli
- Cadangan Pengurusan
- Maklumbalas pelanggan
- Audit / laporan Kajian
- Laporan media massa
- Sebarang sumber

Polisi
Polisi

KIK

Teknik :
BRAINSTORMI
NG
AFINITI
DIAGRAM

Piagam
Piagam

Hasil
Hasil
terbaik
terbaik
Standard
Standard

Cadang
Cadang
masalah
masalah

MASALAH
MASALAH

KPI
KPI

Penanda
Penanda
aras
aras
Kehendak
Kehendak
atasan
atasan

PEMILIHAN
PEMILIHAN
MASALAH
MASALAH

PROSES KIK

PEMILIHAN
MASALAH

Kaedah:
Force
Ranking
Analisis
Matriks
Soal Selidik
SMART

Pilih
Pilih
masalah
masalah

Harus penting dan

boleh beri manfaat
pada organisasi

Elakkan :
Dasar Jabatan/
Kerajaan
Tindakan tatatertib
Hal peribadi
Elaun/Gaji
Bajet
Kenaikan Pangkat

KIK

PEMILIHAN
PEMILIHAN
MASALAH
MASALAH

PROSES KIK

Berkaitan
Masalah dalam organisasi sendiri
Khusus
Masalah perlu khusus kepada satu
perkara sahaja
Boleh diukur - Tidak melibatkan persepsi (ada
unit)
Wujud
benar-benar wujud bukan sekadar
rekaan
Mampu dilaksana mampu diatasi di dalam
organisasi sendiri

Conto
h

Tempoh
Tempohmemproses
memprosespermohonan
permohonanpendaftaran
pendaftaran
peperiksaan
peperiksaanperkhidmatan
perkhidmatanmengambil
mengambilmasa
masa
yang
lama
yang lama

KIK

PENYATAAN
PENYATAAN
MASALAH
MASALAH

TUGASAN SEMUA
SEKOLAH DAERAH
PENDANG

KIK

1. Menubuhkan Jawatankuasa Inovasi

Peringkat Sekolah .
2. Memilih ahli KIK minimum 6 orang
,maksimum 10 orang tidak termasuk
Fasilitator(PK)
3. Menyediakan satu Bahan Inovasi
sama ada Teknikal atau Pengurusan
dan
4. Perancangan Projek Inovasi perlu
dihantar ke email

DEFINISI
DEFINISI&&LATAR
LATAR
BELAKANG
BELAKANG
MASALAH
MASALAH

PROSES KIK

DEFINISI MASALAH - bermaksud pengertian masalah yang dipilih

dan bukannya istilah masalah berkenaan.
LATAR BELAKANG
Terangkan perkara
berkenaan masalah
berdasarkan data sebenar
dan proses terlibat:
Carta Aliran Proses
Data Semasa
Kekerapan berlaku
Kos / masa proses
Data berkaitan

5W + 1H
WHAT
WHERE
WHEN
WHO
WHY
HOW

KIK

PROSES KIK

KIK

DEFINISI
DEFINISI&&LATAR
LATAR
BELAKANG
BELAKANG
MASALAH
MASALAH

WHAT
What 1:
Terangkan perkara yang hendak
diselesaikan

What 2:
Terangkan masalah
yang terlibat

Tempoh memproses permohonan pendaftaran

peperiksaan perkhidmatan mengambil masa
yang lama

PROSES KIK
WHAT 1

KIK

DEFINISI
DEFINISI&&LATAR
LATAR
BELAKANG
BELAKANG
MASALAH
MASALAH

PROSES KIK

WHAT 2

KIK

DEFINISI
DEFINISI&&LATAR
LATAR
BELAKANG
BELAKANG
MASALAH
MASALAH

PROSES KIK

WHO : SIAPA
TERLIBAT

WHEN : BILA
PERKARA ITU
BERLAKU

KIK

DEFINISI
DEFINISI&&LATAR
LATAR
BELAKANG
BELAKANG
MASALAH
MASALAH

PROSES KIK

WHY: KENAPA
MASALAH
BERLAKU

WHERE: DI MANA
MASALAH
BERLAKU

KIK

DEFINISI
DEFINISI&&LATAR
LATAR
BELAKANG
BELAKANG
MASALAH
MASALAH

PROSES KIK
HOW:
1. Bagaimana masalah berlaku
2. Bagaimana masalah mempengaruhi aktiviti

KIK

DEFINISI
DEFINISI&&LATAR
LATAR
BELAKANG
BELAKANG
MASALAH
MASALAH

PROSES KIK

KIK
SASARAN
SASARAN
TARGET
TARGETSETTING
SETTING

LANGKAH :
Berapa banyak, bila nak turunkan
Justifikasi penurunan kenapa banyak itu?
Patuhi Apa Bilabanyak mana
Kebaikannya melebihi/> berbanding kos berkaitan (viable)
Bermatlamat mencetus motivasi/dorongan
Mestilah boleh/mampu dicapai
Mesti dapat dipantau
Mendapat sokongan semua & menaruh keyakinan di atas
pencapaiannya
Mampu merangsang keinginan & tindakan
Mesti sejajar dengan polisi pihak atasan.

PROSES KIK

KIK
3

SASARAN
SASARAN
TARGET
TARGETSETTING
SETTING

Data
Masalah
Sebelum

250 kes
JUSTIFIKASI ?
beanchmark @
KPI @
Piagam Plangan @
Arahan Pengurusan

Langkah Pembetulan

Data
Masalah
Selepas

10 KES

PROSES KIK

SASARAN
DILETAKKAN
PERLU
DISANDARKAN
KEPADA SATU
DASAR YANG
KUKUH

3
KIK

SASARAN
SASARAN
TARGET
TARGETSETTING
SETTING

KIK

PROSES KIK

ANALISIS
ANALISISPUNCA
PUNCA
MASALAH
MASALAH

Guna alat QC: Rajah ISHIKAWA

ISHIKAWA
ISHIKAWA11
(why-why
(why-whyanalysis)
analysis)

Senaraikan semua punca yang

membawa masalah berdasarkan
- Manusia
- Bahan/kaedah
- Alat/mesin

Varifikasi

Validasi

ISHIKAWA
ISHIKAWA22
(punca
(puncapaling
paling
mungkin)
mungkin)

- Persekitaran

Punca masalah paling mungkin

setelah divarifikasi (periksa) dan
validasi (sah)

PROSES KIK4
RAJAH ISHIKAWA
MENYENARAIKAN
PUNCA-PUNCA
MASALAH

KIK

ANALISIS
ANALISISPUNCA
PUNCA
MASALAH
MASALAH

PROSES KIK4
Old QC Tool
1. Rajah Ishikawa

New QC Tool

2. Analisis Pareto

1. Rajah Hubung kait (Relationship

Diagram)

3. Kertas / Lembaran Semak

2. Rajah Pokok

4. Carta Histogram
5. Carta Alir
6. Rajah Taburan
7. Carta Kawalan

KIK

ANALISIS
ANALISISPUNCA
PUNCA
MASALAH
MASALAH

3. Rajah Silang
4. Rajah Matriks Berkepentingan
(Prioritization Matrix)
5. Rajah Jaringan Aktiviti
6. Process Decision Planning Chart

PROSES KIK5
PUNCA PALING
MUNGKIN

LANGKAH :
Kemukakan cadangan /
alternatif cadangan
pada punca sebenar.
Analisis Pro & Kon
setiap cadangan
Pilih Cadangan
Kelulusan cadangan

Cadangan
&
Alternatif

1 Punca > 1
cadangan
1 Cadangan >
1 Punca

Analisis
Pro & Kon

Analisis
berdasar
Kos, Masa,
Bidang Kuasa,
dasar

Cadangan
terbaik

Kelulusan

Strategi
Penambah
baikan

KIK

CADANGAN
CADANGAN
PENYELESAIAN
PENYELESAIAN

Cadangan
boleh dilaksana
bila dilulus JK
Pemandu

1. Business Process Reengineering

(BPR)
2. Strategi Lautan Biru (Blue Ocean

PROSES KIK 6
Setiap
cadanga
n
Plan tindakan
cadangan

Laksana

Kelemahan
& Pembetulan

KIK

PELAKSANAAN
PELAKSANAAN

LANGKAH :
Kemukakan plan tindakan cadangan
Laksanakan cadangan
Lihat kelemahan & buat pembetulan
Tunjukkan carta alir jika ada

Penjelasan terperinci :
Ciri - ciri
ukuran
ketahanan
keselamatan
Lakaran / gambar
Manual penggunaan

PROSES KIK 7
LANGKAH :
Periksa capai sasaran / tidak
Bandingkan data sebelum dan
selepas
Jika tak capai buat ulangan dari
cadangan penyelesaian
Jika capai terus ke
penyeragaman
Banding
sebelum &
selepas
KIRA
PENCAPAIAN

KIK

PEMERIKSAAN
PEMERIKSAAN

Laksanakan Analisa Kos-Faedah

Pamerkan pencapaian dari segi:
Kos Operasi
Kualiti
Masa, Produktiviti
Kepuasan Hati Pelanggan
Faedah Ketara dan Tidak
Ketara
Nyatakan Impak projek kepada
Jabatan, Organisasi, Negeri,
Negara
Deklarasi penjimatan kos mesti
diverifikasi oleh pihak
kewangan/audit

PROSES KIK

LANGKAH:
Pantau cadangan samada
memenuhi sasaran atau tidak
Penyeragaman prosedur baru
diwujudkan
Seatakat mana diseragamkan bukti
penyeragaman
Prosuder disebarkan mesyuarat,
latihan dsb.

Pemantauan

Seragamkan

Kongsikan

KIK

PEMANTAUAN
PEMANTAUAN&&
PENYERAGAMAN
PENYERAGAMAN

Cadangan
Cadangan
Data
Datamasalah
masalah

Perluaskan
Perluaskan
prosedur
prosedur
baru
baru
Orang
Orangtahu
tahu
cara
cara
dipraktikkan
dipraktikkan

KONVENSYEN KIK
BAHAN KANDUNGAN PERBENTANGAN
1. PENGENALAN
1. Montaj
2. Pengenalan Jabatan
3. Pengenalan Kumpulan
4. Carta kehadiran mesyuarat
2. KITAR PDCA
1. Carta perancangan / perbatuan
2. Perancangan
3. Pelaksanaan
4. Pemeriksaan
5. Penyeragaman
3. PENUTUP
1. Kelebihan KIK kepada ahli
2. Carta radar
3. Projek seterusnya
4. Penghargaan

KIK

KONVENSYEN KIK
PENGENALAN
1. MONTAJ
Montaj merupakan pengenalan kepada
kumpulan atau projek
Tidak dikira di dalam masa perbentangan.
2. PENGENALAN JABATAN
Kedudukan Jabatan
Carta Organisasi
Carta fungsi
Misi dan visi
Piagam pelanggan
3. PENGENALAN KUMPULAN
Nama Kumpulan / Logo / Ahli
Fungsi Ahli

KIK

KONVENSYEN KIK
PENGENALAN JABATAN

KIK

KONVENSYEN KIK
PENGENALAN KUMPULAN

KIK

KONVENSYEN KIK
CARTA KEHADIRAN MESYUARAT

KIK

KONVENSYEN KIK
CARTA PERBATUAN
- Menunjukkan perancangan
kerja
- Perlu ada dua penunjuk
iaitu
1. Perancangan
2. Sebenar

KIK

KONVENSYEN KIK
PENUTUP PERBENTANGAN
- Faedah projek ditunjukkan berdasarkan
- Kos
- Kerajaan
- Organisasi
- Ahli kumpulan
Masalah yang dihadapi semasa
mengendalikan projek dan langkah
atasi
- Carta Radar ahli

KIK

KONVENSYEN KIK
Carta Radar

KIK

KONVENSYEN KIK
Projek Seterusnya

Projek seterusnya biasanya dinyatakan

berdasarkan
projek
kedua
dalam
brainstorming.
Cuma nyatakan sahaja tidak perlu
penjelasan

Penghargaan
Penghargaan ditujukan kepada mereka
yang terlibat menjayakan projek ini.

KIK

KONVENSYEN KIK
Penilaian Projek

KIK

KIK
SEKIAN TERIMA KASIH