IT Policy and Strategy

Management
Pertemuan 4
Noor Cholis Basjaruddin

Pokok Bahasan - 4

Definisi Strategic Management of Information

Technology (SMIT)
Ilmu yang terhubung dengan SMIT
Tools dan Metoda
Lingkup SMIT
Contoh SMIT
Prosedur penyusunan SMIT
Tugas Mandiri:
Susun SMIT untuk universitas

Definisi SMIT

Definisi SMIT
The strategic management of information technology
(SMIT) is related to the achievement of a business
organizations objectives by charting, planning, and
designing the uses of information technologies and
information strategies to enable advantages in the
competitive environment.
SMIT melibatkan dua aktifitas:
strategic analysis of the competitive environment,
management of information technology as a
competitive factor.

Ilmu yang terhubung dengan SMIT

Paridgma Perencanaan

Tujuan perencanaan

to clarify purpose and objectives

to determine directions and priorities

to encourage a broader-based longer-term view

to identify critical issues and constraints

to provide a framework for policy and decisions

to inform resource allocation and utilisation.

Paridgma Perencanaan

Tujuan perencanaan

to change the direction of an organisation

to shift resources to important areas
to get better information for decisions
to develop better internal co-ordination of
activities
to improve awareness of the changing
environment
to set more realistic, attainable or demanding
objectives
to pick up the pace of a tired organisation

Paridgma Perencanaan

Dampak dari perencanaan

more relevant and effective services,

improved customer satisfaction,
better public/customer relations,
improved working relations and team spirit,
more job satisfaction,
improved morale and motivation of staff,
more confidence in the information service
better financial prospects for the service,
development of skills and abilities in data
collection and analysis,

Paridgma Perencanaan

Dampak dari perencanaan

more relevant and effective services,

improved customer satisfaction,
better public/customer relations,
improved working relations and team spirit,
more job satisfaction,
improved morale and motivation of staff,
more confidence in the information service
better financial prospects for the service,
development of skills and abilities in data
collection and analysis,

Paradigma Strategi

Paridgma Strategi

Pertanyaan dasar

11

Why are we here? What business are we in?

(mission)
Where are we now? How did we get here (situation
audit)
What factors will impact our future? (environmental
appraisal)
What do we want to be? Where do we want to go?
(vision and goals)

Paridgma Strategi

Pertanyaan dasar

12

How can we get there? What are the implications?

(strategic options)
What needs to be done? Who will do it? When?
(action plans)
How will we track progress? (performance
indicators)

Tools dan Metoda

Perumusan Tujuan
SMART

13

Specific, in terms of desired results and

responsibility for delivery
Measurable, either quantitatively or by
demonstrating achievement
Acceptable toideally agreed with and owned by
stakeholders
Realistic in relation to environmental factors and
resources available
Timebound (in years, months, weeks or days,
according to context).

Tools dan Metoda

Perumusan Tujuan
CUTE

14

Consistent with your overall philosophy (and

compatible with other objectives)
Unambiguous in wording (and understandable to
the whole community)
Testing and thrusting, as an expression of
organisational ambition and aspiration
Empowering and encouraging, particularly to the
individuals directly involved

Tools dan Metoda

Pengamatan Lingkungan

15

Macro environment vs micro environment

Political, Economic, Social and Technological
(PEST) analysis (disebut juga STEP analysis)
September formula

Prosedur Penyusunan SMIT

16

Menentukan Visi dan Misi

Menetapkan Tujuan
Penyusunan dan pemilihan strategi
Implementasi strategi
Evaluasi

Prosedur Penyusunan SMIT

Menentukan Visi dan Misi

Contoh Visi:
Memberikan Layanan IT yang efisien dan efektif
untuk mendukung UBSI menjadi perguruan tinggi
terkemuka di Asia Tenggara

17

Prosedur Penyusunan SMIT

Menentukan Visi dan Misi

Contoh Misi:

18

Memberikan pemahaman dan ketrampilan TI

untuk seluruh mahasiswa UBSI
Mendorong digunakannya TI untuk
menghasilkan produk-produk inovatif seperti
perangkat lunak bantu belajar.

Prosedur Penyusunan SMIT

Menentukan Visi dan Misi

Contoh Misi:
Tersedianya fasilitas pendidikan yang ditunjang
Teknologi Informasi dan dukungan pemakaian
untuk mempermudah end user.
Meningkatkan koordinasi dari elemen-elemen
penting dari lingkungan TI
Meningkatkan sosialisasi tentang sumber daya
TI kepada komunitas kampus.
19

Prosedur Penyusunan SMIT

Menentukan Tujuan
Contoh:
Tujuan 1 - Informasi
Membuat mudah kepada seluruh pengguna IT di
UBSI untuk menghasilkan dan mengakses
informasi

20

Tujuan 2 Aplikasi IT:

Menyediakan aplikasi IT yang terintegrasi, mudah
digunakan dan selalu efektif untuk mendukung
manajemen dan proses pembelajaran

Prosedur Penyusunan SMIT

Menentukan Tujuan
Contoh:
Tujuan 3 Keamanan IT
Melindungi informasi dan sistem informasi UBSI
untuk meyakinkan kebenaran, kerahasiaan, dan
ketersedian
Tujuan 4 Infrastuktur
Menyediakan infrastuktur IT yang aman, tangguh,
handal, dan tanggap terhadap perubahan
kebutuhan lembaga

21

Prosedur Penyusunan SMIT

Menyusun dan menetukan strategi

Peta strategi
Perspektif Public.
Bagaimana kita tahu bahwa publik mengenal UBSI
telah melaksanakan misi dan visi yang telah
dicanangkan ?
Perspektif Stakeholder
Apa kebutuhan stakeholder (mahasiswa, dosen
dan staff) yang harus dilayani agar sasaran visi
22 dan misi dapat tercapai ?

Prosedur Penyusunan SMIT

Menyusun dan menetukan strategi

Peta strategi
Perspektif Internal Process
Proses internal apa yang harus dikuasai atau
disempurnakan untuk memuaskan stakeholder ?
Perspektif Learning and Growth
Apa yang harus dipelajari dan bagaimana
membangun
23

Prosedur Penyusunan SMIT

Menyusun dan menetukan strategi

Tema strategis
Keberhasilan Mahasiswa
IT Strategic Planning harus mengandung strategi untuk
membantu mahasiswa sehingga dapat unggul dalam
bersaing di pasar tenaga kerja.

Ciri Khusus (Differentiation)

TI harus mampu membangun ciri khusus dari UBSI

sehingga institusi ini memiliki posisi unik di masyarakat.

24

Prosedur Penyusunan SMIT

Menyusun dan menetukan strategi

Tema strategis
Penelitian
TI harus dapat membantu kegiatan penelitian, seperti
penyediaan sarana komputasi, menyediakan sarana untuk
mempublikasi hasil penelitian serta kekayaan intelektual
lainnya, ataupun dengan cara pemanfaatan teknologi untuk
menghasilkan karya-karya inovatif yang dapat
disumbangkan ke masyarakat.

25

Prosedur Penyusunan SMIT

Menyusun dan menetukan strategi

Tema strategis
Teknologi Informasi
UBSI harus dapat membangun infrastruktur TI untuk
menunjang kegiatan operasional dan pelayanan kepada
stakeholder.

Komunikasi

Teknologi Informasi harus dapat membantu UBSI untuk

dalam membangun komunikasi yang efektif kepada publik,
tentang apa yang telah dikerjakan telling the story serta
mampu melakukan komunikasi ke seluruh civitas academia
26 secara terbuka, tepat waktu dan akurat.

Prosedur Penyusunan SMIT

Menyusun dan menetukan strategi

Tema strategis
Standar
Teknologi Informasi harus dapat membantu UBSI untuk
menetapkan standard mutu yang tinggi dalam kegiatan
proses belajar mengajar.

27

Prosedur Penyusunan SMIT

Menyusun dan menetukan strategi

Tema strategis
Standar
Teknologi Informasi harus dapat membantu UBSI untuk
menetapkan standard mutu yang tinggi dalam kegiatan
proses belajar mengajar.

28

Prosedur Penyusunan SMIT

Menyusun dan menetukan strategi

Perspektif Publik
Tersedia sarana bagi UBSI untuk mempublikasi kegiatan
yang telah dilakukan kepada publik - telling the story
Publik merasakan manfaat dari produk-produk
berteknologi yang dikembangkan oleh UBSI
Publik dan civitas akademika dapat mengakses
kekayaan intelektual dalam bentuk digital yang dimiliki
UBSI

29

Prosedur Penyusunan SMIT

Menyusun dan menetukan strategi

Perspektif Mahasiswa
Mahasiswa terampil dan lancar menggunakan teknologi
informasi.
Tersedia sarana untuk menyimpan kekayaan intelektual
dalam bentuk digital
Dosen dapat menghasilkan produk-produk inovasi
berteknologi

30

Prosedur Penyusunan SMIT

Menyusun dan menetukan strategi

Perspektif Proses Internal

Tersedia sarana uptodate yang dapat digunakan untuk
membangun ketrampilan dalam memanfaatkan TI.
Tersedia sistem berbasis internet bagi mahasiswa untuk
mengakses informasi akademik dan administratif, dari
mana saja dan kapan saja
Terbentuk sistem jaringan aplikasi berbasis internet yang
menghubungkan antar unit kerja
Tersedianya jaringan komputer dan komunikasi data
yang terintegrasi baik yang terhubungkan dengan Local
Area Network ataupun dengan Wireless Local Area
31
Network

Prosedur Penyusunan SMIT

Menyusun dan menetukan strategi

Perspektif Proses Internal

Dibangunnya sistem telephony dengan Voice over
Internet Protocol (VoIP) dengan memanfaatkan jaringan
terpadu di atas, yang bertujuan untuk melakukan
penghematan terhadap biaya telepon antar gedung.
Tersedianya sistem terpusat untuk menangani masalahmasalah keamanan jaringan (information risk
management), email, basis data dan infrastruktur server
internet.

32

Prosedur Penyusunan SMIT

Menyusun dan menetukan strategi

Perspektif belajar dan berkembang

Training for Trainer bagi Dosen yang akan menjadi
instruktur di program melek dan lancar teknologi
informasi untuk mahasiswa
Workshop pemanfaatan teknologi di bidang pendidikan
course content preparation
Workshop untuk dosen tentang pemanfaatan teknologi
internet untuk menunjang perkuliahan
Pelatihan Team Sosialisasi kepada dosen, mahasiswa
dan staff, untuk program StudentPortal, Campus
Information System, OpenCourseWare, Knowledge Asset
33
Repository dan lain-lain.

Prosedur Penyusunan SMIT

Menyusun dan menetukan strategi

Perspektif Finansial
Mengembangkan peluang untuk mendapatkan sumber
pendapatan baru dari penerapan TI

34

Prosedur Penyusunan SMIT

Menyusun dan menetukan strategi

Bidang #1 Teknologi untuk Pendidikan terdiri dari programprogram Computer Literacy, Knowledge Asset Repository,
Open Course Ware, dan Computer Aided Learning.
Bidang #2 Internet Services terdiri dari layanan online untuk
mahasiswa Student Portal, layanan online untuk
dosen/staff Campus Information System serta layanan
publikasi informasi UBSI Public Communication Portal.

35

Prosedur Penyusunan SMIT

Menyusun dan menetukan strategi

Bidang #3 Network and Data Communication terdiri

pembangunan Local Area Network, Wireless Local Area
Network, Voice Over IP, Email, Security, File Akses dan
pengelolaan Webserver.

36

Bidang #4 Organisasi dan Tata Laksana yang mencakup

program (1) memperjelas peran berbagai unit pusat
pengelolaan TI dengan Fakultas dalan kegiatan layanan
dan dukungan (2) Mengkaji aspek tertentu dari TI yang
harus dikoordinasi secara terpusat agar tercapai efisiensi
dan mengurangi duplikasi