1.

Definisi Persatuan

Persatuan ialah sebuah organisasi formal di mana penubuhan dan pengurusannya

tertakluk kepada peraturan ,undang-undang dan akta yang ditetapkan . Persatuan perlu diuruskan
atau ditadbir dengan baik bagi memastikan perjalannya mencapai objektif dan matlamat
penubuhannya. Di peringkat sekolah persatuan biasanya dianggotai oleh murid-murid sekolah
yang mempunyai minat, kegemaran, hasrat dan kecenderungan yang sama serta bertujuan untuk
saling bekerjasama, bantu-membantu dan berkongsi sumber dalam melaksanakan aktiviti dan
mencapai cita-cita serta matlamat yang telah ditetapkan dan dipersetujui bersama bagi
memperkembangkan minat, kegemaran, hasrat dan kecenderungan masing-masing.

2. Konsep Persatuan
Menurut Peraturan 4 dalam Peraturan - Peraturan Pendidikan (Persatuan Sekolah)
tahun 1998, Warta Kerajaan P.U(A) 196 bertarikh 21 Mei 1998 menegaskan bahawa Guru Besar
atau Pengetua setelah menerima permohonan secara bertulis mestilah menubuhkan persatuan
sekolah daripada beberapa kategori. Iaitu yang pertama ialah mata pelajaran diajar di sekolah
yang dinyatakan dalam Peraturan Pendidikan. Kedua ialah hobi dan rekreasi. Ketiga ialah sukan
dan permainan. Keempat ialah badan beruniform dan apa-apa persatuan lain yang diluluskan
oleh pendaftar.

3. Tujuan Penubuhan Persatuan

Tujuan menubuhkan persatuan di sekolah ialah satu usaha kependidikan yang penting,
khususnya untuk menyemai dan memupuk prinsip, kaedah dan kemahiran kepimpinan
dikalangan murid di samping membangunkan diri mereka menjadi insan yang mewarisi dan
menghayati keseluruhan ciri-ciri kecemerlangan murid yang tersurat dan tersirat dalam Falsafah
Pendidikan Kebangsaan (FPK). Sehingga kini insiatif dan usaha sekolah menubuhkan persatuan
yang dipimpin, dianggotai dan digerakkan oleh murid-murid amatlah menggalakkan. Selain itu ,
insiatif dan usaha ini akan memberi impak yang lebih besar dalam mengangkat kegiatan
kokurikulum sebagai sebahagian daripada program pendidikan di sekolah apabila pengetahuan,
kesungguhan dan kemahiran murid - murid memimpin, mengurus dan mengoperasikan persatuan
yang ditubuhkan itu dipertingkatkan secara bersepadu dan berterusan.
Sebagai contoh murid-murid yang mempunyai minat, kegemaran, hasrat dan
kecenderungan yang sama akan berpeluang untuk merancang dan melaksanakan aktiviti dan
kegiatan berkumpulan . Kedua ialah murid dapat berkongsi pengetahuan dan pengalaman dalam
bidang yang diminati dan digemari. Ketiga ialah murid dapat menetapkan matlamat yang
dipersetujui dan dilaksanakan bersama. Keempat ialah mendapat peluang untuk berkongsi
sumber dan peralatan. Kelima ialah dapat wujudkan peluang untuk murid mengembangkan bakat
dan potensi kepimpinan. Yang terakhir ialah dapat wujudkan wahana kepada murid-murid agar
bakat dan potensi dapat ditingkatkan.

4. Objektif Penubuhan Persatuan

Objektif penubuhan persatuan terbahagi kepada dua. Iaitu objektif am dan objektif
khusus. Objektif am ialah guru - guru dan murid - murid akan mengetahui dan memahami ciri-ciri
dan nilai-nilai kepimpinan yang diperlukan untuk memimpin, mengurus dan mengoperasikan
kelab atau persatuan di sekolah. Kedua ialah guru - guru dan murid - murid juga akan
mengetahui dan memahami kaedah, stategi dan prinsip pengurusan kelab atau persatuan secara
berkesan. Selain itu , ketiga ialah akan mengetahui dan memahami kaedah dan strategi
memimpin dan memotivasikan ahli-ahli kelab atau persatuan yang dipimpin. Keempat ialah akan
mempunyai pengetahuan dan kemahiran merancang, mengelola, menyelia dan menilai aktiviti
dan kegiatan kelab atau persatuan yang dipimpin. Kelima ialah guru - guru dan murid murid
akan

mempunyai keyakinan diri sebagai pemimpin yang berwibawa, berketrampilan dan

berwawasan.
Seterusnya , objektif khusus ialah guru - guru dan murid murid akan menjelaskan
matlamat dan tujuan penubuhan kelab atau persatuan di sekolah dalam konteks kependidikan
dan kepimpinan. Menjelaskan kaedah dan tatacara penubuhan

kelab atau persatuan. Kedua

ialah akan menjelaskan kaedah dan tatacara pentadbiran dan pengurusan kelab atau persatuan.
Tambahan pula , yang ketiga ialah akan menjelaskan kaedah dan tatacara pengurusan dan
pengelolaan aktiviti dan kegiatan kelab atau persatuan di sekolah berdasarkan perancangan dan
undang-undang. Keempat ialah akan membentang dan menjelaskan ciri-ciri dan nilai-nilai asas
kepimpinan. Yang kelima ialah akan menjelaskan tanggungjawab dan peranan murid-murid
sebagai warganegara berdasarkan Rujunegara, perlembagaan negara dan Wawasan 2020.

5. Kebaikkan persatuan

Aktiviti persatuan banyak berperanan dalam membentuk pelajar yang seimbang

dalam semua aspek yang merangkumi aspek emosi , rohani, jasmani , dan intelek. Melalui ini
sifat kepimpinan dapat diwujudkan dalam diri pelajar. Contonya , setiap persatuan pasti
mempunyai ahli ahli jawatankuasa tertentu untuk menerajui pergerakan persatuan seperti
jawatankuasa kecil , dan juruaudit. Pelajar- pelajar yang terpilih akan bertanggungjawab
merancang aktiviti aktiviti persatuan serta mengawal disiplin ahli. Oleh itu , mereka
berpeluang mempersiapkan diri untuk memikul tugas tugas sebagai pemimpin pada masa
hadapan dan pada masa yang sama mereka menghormati akan disegani oleh rakan rakan
mereka. Oleh sebab , pemilihan pemimpin adalah secara demokrasi , pelajar- pelajar dapat
memilih peneraju persatuan mereka secara adil dan harmoni.
Seterusnya , persatuan dapat memupuk perpaduan dalam kalangan pelajar untuk
menyokong aspirasi Satu Malaysia . Pelajar pelajar dapat bergaul dan berinteraksi dengan
rakan rakan yang berlainan latar belakang dan budaya semasa menyertai sesuatu aktiviti
persatuan. Di samping itu , sesetengah aktiviti memerlukan kumpulan, sikap tolong menolong
dan kerjasama dapat diwujudkan dalam kalangan ahli persatuan. Dengan cara ini , perpaduan
dan permuafakatan dapat diwujudkan dalam kalangan pelajar sekolah.
Tambahan pula, melalui persatuan pelajar - pelajar akan lebih berdisiplin dan berdikari.
Mereka boleh menyertai persatuan seperti Persatuan Komputer , Kelab Catur, dan Kelab
Keceriaan dan lain lain. Pelajar pelajaryang melibatkan diri dalam kegiatan persatuan
secara aktif dapat menyerlahkan bakat mereka sepenuhnya melalui aktiviti aktiviti yang
dijalankan oleh mereka. Melalui aktiviti persatuan pelajar dapat berinteraksi dan berkomunikasi
dengan baik .
Tambahan lagi , murid murid wajar menyertai aktiviti persatuan dengan aktif. Kita
perlu sedar dan berganding bahu mempersiapkan diri sebagai bakal pemimpin negara dengan
menyertai persatuan secara aktif dari sekarang , kerana melentur buluh biarlah dari rebungnya.
Sememangnya manusia yang cemerlang adalah manusia yang bekemahiran dalam pelbagai
bidang dan bukannya sebagai alat peperiksaan sahaja.

6. Cara pengendalian mesyuarat persatuan

Di dalam sesuatu persatuan semestinya sesuatu keputusan yang diambil atau sesuatu
projek yang hendak dilaksanakan berkehendakkan persetujuan ramai melalui mesyuarat.
Proses mesyuarat biasanya melibatkan ramai yang mengambil bahagian oleh itu kaedah dan
peraturan tertentu diperlukan untuk melicinkan perjalanan sesuatu mesyuarat. Mesyuarat yang
tidak fokus biasanya mengambil masa yang panjang untuk ditangguhkan kerana pengerusi
mesyuarat yang tidak cekap atau tidak faham cara mengendalikan mesyuarat akan melayan
perkara-perkara yang tiada berkaitan dengan agenda . Jika ini dilakukan oleh ketua pejabat
sudah tentulah sukar mendapat teguran daripada ahli mesyuarat yang arif dalam hal ini. Jika
mesyuarat persatuan keadaannya agak terbuka dan kita dapati ahli yang arif dalam hal ini
sering menegur pengerusi apabila berlaku tergelincir dari agenda yang sedang dibincangkan.
Seterusnya , persediaan dan pengendalian mesyuarat, perjalanan mesyuarat
bolehlah dipecahkan atau dibahagikan seperti berikut iaitu pra mesyuarat, mesyuarat bersidang
dan selepas mesyuarat. Dalam pra mesyuarat Setiausaha dan Bendahari hendaklah membuat
persediaan yang secukupnya bagi melancarkan mesyuarat. Antara tugas setiausaha ialah
menyediakan minit mesyuarat, berbincang dengan pengerusi dan bendahari mengenai
penetapan tarikh mesyuarat supaya ketiga-tiga orang penting ini dapat hadir dan tidak
bertembung dengan tugas lain pada hari tersebut, menentukan tempat mesyuarat, membuat
tempahan makanan, mengedarkan surat jemputan bersama minit mesyuarat yang telah lalu
kepada Ahli Jawatankuasa lebih awal atau mengikut tempoh masa yang telah ditetapkan di
dalam perlembagaan, menyediakan keperluan semasa mesyuarat dan lain-lain.
Selain itu , bendahari bertugas untuk menyediakan laporan atau penyata kewangan
yang berakhir pada akhir bulan sebelumnya. Penyata ini hendaklah diserahkan kepada
Setiausaha lebih awal supaya dapat diserahkan kepada Ahli Jawatankuasa bersama-sama
dengan surat jemputan dan minit mesyuarat. Selepas itu , Pengerusi, Setiausaha dan
Bendahari hendaklah berbincang perkara-perkara yang telah dilaksanakan atau tidak dapat
dilaksanakan berkaitan dengan perkara yang telah diputuskan di dalam mesyuarat yang telah
lalu, sekiranya perkara-perkara itu dibangkitkan oleh ahli yang hadir dapatlah salah seorang
daripada mereka menjawab atau memberi penjelasannya.

Cara yang kedua ialah mesyuarat bersidang atau sedang dijalankan. Sebelum
mesyuarat dimulakan setiausaha hendaklah menyediakan buku kehadiran mesyuarat untuk ahli
mendaftarkan nama dan tandatangan sebagai bukti kehadiran dan mengesahkan kuorum
mencukupi seperti yang dikehendaki oleh peraturan. Semasa mesyuarat sedang dijalankan
sudah tentulah pengerusi memainkan peranan penting, manakala Setiausaha biasanya menjadi
pencatat minit. untuk tidak mengganggu tugas Setiuasaha melayani pertanyaan atau memberi
maklumat kepada ahli mesyuarat, eloklah dilantik orang lain menjadi pencatat.
Pengerusi perlulah mengendalikan mesyuarat mengikut agenda yang telah
dipersetujui satu persatu. Sebagai contoh agenda mesyuarat persatuan adalah seperti ucapan
aluan pengerusi, membentang dan mengesahkan minit mesyuarat yang telah lalu, perkaraperkara yang berbangkit, membentang dan menerima Penyata Perbelanjaan yang berakhir
pada tarikh yang berkenaan, membincangkan cadangan memperbaiki Taman Permainan
kanak-kanak dan hal-hal yang lain.
Pengerusi bertanggungjawab sepanjang mesyuarat dijalankan supaya ahli memberi
pandangan tidak terkeluar daripada agenda yang sedang dibincangkan. Pengerusi hendaklah
tegas dan memberi peringatan kepada ahli yang telah terkeluar daripada agenda dan fokuskan
balik kepada agenda. Ucapan aluan pengerusi hendaklah ringkas dan padat mengandungi
perkara-perkara seperti mengalu-alukan kehadiran, menyentuh perkara umum mengenai aktiviti
persatuan dan menyentuh secara khusus kepada projek yang hendak dilaksanakan secara
ringkas, dan penutup.
Tambahan pula, selepas mesyuarat selesai beberapa perkara perlu dibuat tindakan
oleh mereka yang terlibat dengan keputusan mesyuarat yang telah berlalu terutamanya
setiausaha. Setiausaha perlu menyusun semula dan mencetak minit mesyuarat yang baru
berlalu itu. Setiausaha akan mengedarkan minit mesyuarat tersebut kepada mereka yang
terlibat dengan membuat tindakan seperti yang diamanahkan di dalam mesyuarat, membuat
tindakan susulan kepada semua perkara yang perlu dilaksanakan dan memastikan Bendahari
perlu membuat pembayaran kepada pembekal makanan dan lain-lain yang berkaitan dengan
mesyuarat. Tugas bendahari ialah membuat pembayaran kepada pembekal makanan yang
berkenaan, menyimpan resit-resit pembayaran dan mengemaskinikan akaun. Pengerusi dan
naib pengerusi perlu memastikan semua keputusan yang diputuskan di dalam mesyuarat dibuat
tindakan oleh pihak yang berkenaan dan mendapatkan maklumbalas mereka.

7. Merangka aktiviti persatuan

Terdapat banyak persatuan seperti Persatuan Bahasa Melayu ,Kelab Catur , Kelab
Komputer , Kelab Matematik , Kelab Sains dan lain lain. Setiap jawatankuasa persatuan
merancangkan

aktiviti yang sesuai untuk melaksanakan sepanjang tahun. Contoh aktiviti

persatuan ialah seperti berikut :-

Persatuan Bahasa Melayu

Contohnya membina teka silang kata mengikut tema ,Kata Nama. Selain daripada itu
aktiviti lain pula adalah bercerita/berdialog dengan gaya berdasarkan gambar secara
berpasangan.
Kelab Catur
Contoh aktiviti adalah latihan sebagai persiapan untuk pertandingan MSSD dan
perjumpaan mingguan.
Kelab Matematik
Contoh aktiviti Persatuan Matematik adalah mengadakan aktiviti melukis dan mewarna
bentuk.Seperti 2-D Shapes , 3-D shapes dan Fractions. Rasional aktiviti ini ialah untuk
memberi penekanan kepada murid bentuk-bentuk yang berbeza yang terdapat dalam
bentuk harian kita.
Kelab Komputer
Conto haktiviti tahunan bagi persatuan kelab Komputer adalah Penghantaran fail
menggunakan email , Tayangan perdana perkembangan teknologo maklumat,
Penggunaan hamparan (Ms Exel) , dan Pertandingan mencipta kad kreatif.

8. Pendaftaran persatuan

Pertubuhan berdaftar hendaklah berfungsi mengikut kehendak undang-undang

berdaftarnya dan mematuhi sepenuhnya Akta Pertubuhan 1966 serta Peraturan-Peraturan
Pertubuhan 1984. Undang undang dan peraturan peraturan yang berkuatkuasa dibawah
Akta Pertubuhan 1966 dan Peraturan-Peraturan Pertubuhan 1984. Di bawah Seksyen 2 Akta
Pertubuhan, 1966 "Pertubuhan" ditakrifkan sebagai persatuan, kelab atau badan-badan yang
bergerak berasaskan keahlian mengandungi 7 orang ahli atau lebih serta mempunyai tujuantujuan tertentu sama ada kekal atau sementara tetapi tidak termasuk pertubuhanpertubuhan/badan-badan yang telah disahkan pengwujudannya di bawah undang-undang lain
yang berkuatkuasa di Malaysia seperti syarikat, kesatuan sekerja, koperasi dan sebagainya.
Seterusnya , satu mesyuarat penubuhan yang dihadiri oleh sekurang-kurangnya tujuh
orang hendaklah diadakan dan nama-nama mereka yang hadir hendaklah dicatatkan dalam
minit mesyuarat. Mesyuarat penubuhan tersebut hendaklah membuat ketetapan-ketetapan
seperti

bersetuju menubuhkan pertubuhan, meluluskan nama pertubuhan yang akan

didaftarkan (nama pertubuhan hendaklah selaras dengan tujuan dan keahlian pertubuhan,
menetapkan tempat urusan (alamat) yang akan didaftarkan, melantik Ahli-Ahli Jawatankuasa
Penaja Pertubuhan untuk menguruskan pendaftaran pertubuhan dan meluluskan undangundang (perlembagaan) pertubuhan yang hendak didaftarkan. Tambahan lagi ,mencatatkan
perjalanan mesyuarat penubuhan (Minit Mesyuarat Penubuhan) pertubuhan serta keputusan
terhadap ketetapan-ketetapan yang dibuat.
Justeru perlembagaan merupakan satu dokumen yang mengandungi semua susunan
peraturan dan undang-undang dasar yang dianggap penting bagi pentadbiran sesebuah
persatuan. Perlembagaan berperanan menentukan bidang kuasa J/kuasa, peraturan, syarat,
dan sebagainya. Sebagai contoh, pada mematuhi Subperaturan 5 {(1)(a)} dalam Peraturanperaturan Pendidikan (Persatuan Sekolah) 1998, Akta Pendidikan 1996 seperti dalam Warta
Kerajaan Malaysia Jilid 42, No. 11, Tambahan No. 41, Perundangan (A): P.U. (A) 196 bertarikh
21hb Mei 1998, dikemukakan Peraturan-peraturan (Perlembagaan) (Nama Pertubuhan dan
alamat) yang selepas ini disebut sebagai persatuan sahaja.

Seterusnya ,garis panduan juga merupakan dokumen yang di bina dan di rujuk oleh ahli
persatuan yang merangkumi peraturan, perancangan aktiviti tahunan, tatacara perlaksanaan,
8

sasaran dan sebagainya yang lebih terperinci dan menjadi rujukan utama dalam pengurusan
persatuan. Kewangan penting untuk menggerakkan persatuan dimana melalui sumber
kewangan yang cukup persatuan dapat melaksanakan aktiviti dengan berkesan. Persatuan
boleh mendapat sumber kewangannya melalui yuran masuk, yuran bulanan / tahunan, derma
atau aktiviti keusahawanan. Sumber kewangan persatuan adalah di uruskan oleh Bendahari.
Bendahari yang perlu membuat penyata kewangan dengan rapi , teratur dan sistematik.
Disamping itu, Protokol merujuk kepada norma atau Peraturan-peraturan yang telah
diterima oleh semua pihak, dalam hubungan hariannya dalam masyarakat atau dalam pelbagai
istiadat atau situasi atau majlis yang rasmi dan yang bukan rasmi. Protokol bertujuan
mengamalkan sopan santun, memudahkan pengurusan & pengendalian, serta memberi
penghormatan yang sewajarnya kepada pihak lain. Surat menyurat dalam melaksanakan aktiviti
persatuan, surat menyurat merupakan elemen penting yang perlu diberi perhatian. Surat
bertindak sebagai rekod persatuan dan bahan bukti perlaksanaan aktiviti yang dirancangkan.
Surat boleh dibuat dalam format atau bentuk Surat Rasmi, Surat Tidak Rasmi atau Memo.
Kesemua Format dan Klasifikasi surat yang dinyatakan di atas mempunyai tatacara dan
peraturan penulisan tertentu yang perlu dipatuhi. Didalam persatuan, Ia biasanya menjadi tugas
dan tanggungjawab Setiausaha.
Setersnya sistem Fail merujuk kepada Proses Mengklasifikasi, Menyusun, Menyimpan
Dan Menyelenggara Fail-Fail Bagi Memudahkan Pengurusannya Apabila Diperlukan.
Pengurusan sistem fail secara sistematik perlu dipelajari dengan tujuan meningkatkan
kefahaman dan kesedaran pelaksanaan sistem rekod dan fail yang yang betul dan berkesan.
Selain itu sisitem fail juga berperanan sebagai memahami dan memahirkan pengendalian
penyimpanan, pelupusan rekod dan fail yang kemas kini dan sistematik. Justeru sisitem fail
memahami untuk menulis dan merekod surat rasmi dengan menggunakan teknik yang betul.