Professional Documents
Culture Documents
Projek Management
Projek Management
1 Pengenalan
Dalam beberapa dekad yang lalu, pengurusan projek merupakan satu perkara yang asing
dalam konsep pengurusan. Kini pengurusan projek telah membantu sesebuah organisasi
dengan satu sistem yang terbaik untuk meningkatkan keupayaan organisasi bagi merancang,
mengatur, melaksana dan mengawasi aktiviti-aktivitinya dalam mengoptimumkan sumbersumber yang ada seperti peralatan, loji, modal, sumber manusia dan sebagainya.
Di negara maju seperti Amerika, projek-projek yang sukar dan kompleks seperti NASA
Apollo SPace Program, Navy Polaris Program dan Star Wars telah berjaya dengan
menggunakan konsep pengurusan projek. Dengan itu konsep yang sama telah diperluaskan
untuk bidang pembinaan.
2.2 Pengurusan Pembinaan
Dennis Lock (1984) menyatakan bahawa pengurusan projek merupakan salah satu cabang
dalam bidang pengurusan. Bidang ini berkembang selari dengan peningkatan industri
pembinaan. Bagi kontraktor kecil, mereka perlu membuat persediaan yang sesuai dengan
perubahan teknologi pembinaan masa kini. Kegagalan mengikuti arus perubahan akan
menghalang kejayaan seseorang kontraktor.
Sementara Abdul Hakim (1990) pula menyatakan terdapat dua aspek penting yang perlu
diberikan perhatian oleh kontraktor yang ingin berjaya, pertamanya ialah modal dan kedua
adalah pengurusan kontraktor itu sendiri. Perkara ini amat penting bagi memastikan kontrak
dapat disiapkan dengan penggunaan sumber-sumber yang optimum. Sistem pengurusan
kontrak yang baik dan berkesan mestilah dapat menyelaraskan semua aktiviti dan semua
pihak yang terlibat supaya kemajuan kerja dapat berjalan dengan lancar dan sempurna.
2.2.1
projek ialah proses penyelarasan pengurusan dalam mencapai sesuatu objektif dengan
maksud menggunakan kepakaran teknikal untuk perancangan dan pengawalan kerja dan
kebolehan seseorang dalam membuat arahan dan penyelarasan. Rajah di bawah
menunjukkan komponen yang terdapat dalam pengurusan projek.
PROSES
SUMBER
MATLAMAT
2.2.2
2.2.3
Proses-proses Pengurusan
Proses pengurusan merupakan aktiviti-aktiviti yang dilakukan sepanjang pelaksanaan
sesuatu projek, di antaranya ialah : a.
b.
c.
d.
e.
f.
Perancang (Planning)
Organisasi (Organizing)
Mengarah (Directing)
Kawalan (Controlling)
Pengstafan (Staffing)
Menilai (Evaluation)
Dengan menjalankan aktiviti-aktiviti yang tersebut di atas, pengurus projek dapat mencapai
matlamat yang ditetapkan dapat dicapai dengan sebaik mungkin.
iii.
iv.
2.2.3.1.1
Kesesuaian
Ia nya amat penting terutama di dalam perancangan jangka panjang yang
objektif dan perancangan yang boleh diubah ubah untuk disesuaikan dengan
keadaan semasa dan peluang baru yang mungkin wujud dari semasa ke
semasa.
ii.
Keberkesanan Kos
Kos menyedia dan melaksanakan sesuatu perancangan itu seharusnya tidak
melebihi faedah yang boleh diperolehi dari penggunaan perancangan itu
sendiri.
iii.
Ketepatan
Tiap-tiap penyertaan di dalam perancangan harus jelas dan tepat tentang apa
yang hendak dibuat, bila ia akan dibuat, di mana dan bagaimana ia akan
dibuat dan siapa yang akan menbuatnya.
iv.
Kebiasaan
Suatu perancangan seharusnya disediakan dengan format yang tertentu dan
selaras supaya ia boleh diikuti dan difahami oleh semua orang yang
bertanggungjawab di dalam pelaksanaannya.
v.
Kerahsiaan
Suatu perancangan yang hanya perlu diketahui oleh orang yang patut tahu
tentangnya.
Jangka Waktu
Tiap-tiap perancangan haruslah berasaskan satu jangka masa. Pelaksanaan
aktiviti yang dirancang agar mengikut masa yang telah ditentukan adalah
penting, sekiranya tiada perancangan yang telah dibuat adalah suatu kerja
yang sia-sia.
vi.
vii.
Perhubungan
Menyeluruh
Perancangan haruslah komprehensif, semua fungsi-fungsi dan peringkat di
dalam sesebuah organisasi.
Penentuan Kerja
Menentukan kerja perlu dilakukan dan diselaras bagi memastikan perjalanan kerja
berjalan dengan lancar bagi mencapai objektif seperti yang telah dicadangkan.
ii.
Pengumpulan Kerja
Mengumpul kerja-kerja atau tugas yang disenaraikan ke dalam kumpulan aktivitiaktiviti yang sesuai dan berpadanan. Bagi memudahkan turutan aktiviti
pembinaan dan pengawalan kerja.
iii.
Agihan Kerja
Membahagi dan mengagihkan keseluruhan beban kerja yang diperlukan kepada
pekerja-pekerja yang sesuai mengikut kebolehan masing-masing.
iv.
Penyelaras Kerja
Menyelaraskan aktiviti kesemua kakitangan dalam sesebuah projek pembinaan
perlu dilakukan bagi mengelakkan berlaku pertindihan tugas dan peranan.
Secara umumnya carta organisasi dapat menunjukkan lima aspek pengurusan seperti
berikut : i.
Pembahagian kerja
Carta ditunjukkan melalui rajah kotak, kebiasaannya dalam bentuk segi empat.
Setiap kotak menunjukkan unit pembahagian kerja sebagaimana organisasi yang
dikehendaki.
ii.
Hubungan ketua
Pekerja bawahan ini digambarkan melalui garisan yang menggambarkan rantaian
ketua, siapa yang akan menjadi ketua dan kepada siapa yang diketuakan.
iii.
iv.
v.
Tingkatkan pengurusan
Sebuah carta organisasi tidak sahaja menunjukkan hubungan ketua dan
kakitangan bawahan tetapi juga hierarki pengurusan keseluruhan organisasi.
a. Organisasi Fungsian
Organisasi fungsian merupakan satu kaedah tradisi yang diamalkan oleh para kontraktor
di dalam industri pembinaan. Kedudukan individu dalam organisasi ini dapat
digambarkan dengan jelas, di samping tugas atau fungsi individu adalah mengikut
kedudukan atau posisi masing-masing. Ciri-ciri utama organisasi fungsian ialah seperti
berikut : a.
b.
c.
d.
b. Organisasi Projek
Organisasi projek merupakan satu kaedah yang telah digunakan secara meluas dalam
industri pembinaan yang mana ia nya juga bertindak sebagai satu kaedah yang dapat
mengatasi kelemahan yang ada pada organisasi fungsian. Dalam kaedah ini pengurus
projek akan mengetuai kesemua unit dengan tujuan mengurangkan masalah
coordination dan interaction dalam satu-satu organisasi. Pengurus projek akan
ditugaskan untuk mengawal dan menyelaras satu projek supaya mencapai objektif yang
telah dirancang.
c. Organisasi Matriks
Organisasi matriks adalah satu kaedah yang menggabungkan ciri-ciri organisasi fungsian
dan organisasi projek. Sebuah syarikat yang mengendalikan banyak projek dalam satusatu masa dan melibatkan projek yang besar maka kaedah organisasi matrik adalah
kaedah yang sesuai diguna pakai dalam proses pengendalian syarikat. Dalam organisasi
matrik pengurus projek dipertanggungjawab ke atas projek masing-masing.
b. Masa
Penyediaan sistem penjadualan kerja yang teratur dan licin dapat memastikan
projek disiapkan dalam tempoh yang ditetapkan.
c. Kos
Memastikan perbelanjaan yang dilakukan tidak melebihi peruntukan yang
dijangkakan. Perbelanjaan yang berlebihan akan merugikan kontraktor.
d. Mutu kerja
Memastikan kerja yang dilakukan oleh pekerja memenuhi spesifikasi yang
ditetapkan.
Jack R.Merdith (1989) telah menggariskan sifat-sifat, kemahiran dan kualiti yang perlu
ada pada seseorang Pengurus Projek, iaitu:i.
ii.
iii.
iv.
v.
vi.
vii.
Selepas pelantikan Pengurus Projek dibuat, beliau perlu melantik kakitangan bawahan yang
diperlukan unuk bersama-sama menguruskan projek tersebut seperti Jurutera Tapak, Pengurus
Bahan, Formen dan sebagainya. Kesemua kakitangan ini akan mengisi jawatan yang telah
ditentukan dalam struktur organisasi yang telah dirancangkan mengikut kemahiran masingmasing. Apabila keseluruhan kakitangan telah diperolehi, Pengurus Projek perlu memberi
taklimat dan penerangan kepada setiap kakitangan mengenai objektif dan matlamat projek.
Semua pekerja perlu dimaklumkan tentang apa yang diharapkan dari mereka dan betapa
pentingnya peranan mereka dalam menyiapkan projek tersebut.
Pertambahan saiz, keunikan serta kos projek menyebabkan permintaan terhadap penggunaan
jentera serta kelengkapan di dalam pembinaan. Penggunaan jentera dapat mempercepatkan
pembinaan serta dapat mengurangkan tenaga buruh di tapak bina. Pertambahan bilangan
buruh akan mengurangkan hasil pulangan faedah dari aktiviti pembinaan.
Bagi memastikan keberkesanan penggunaan jentera maka seorang jurutera atau pengurus loji
serta pengendali loji mestilah diberikan latihan yang mencukupi. Pemilihan jenis loji dengan
kesesuaian serta kebolehan kerja tapak bina sangat penting bagi menjamin hasil peningkatan
faedah keluaran yang tinggi.
2.3.1
2.3.2
2.3.3
2.3.3.1 Pembelian
Pembelian sesuatu jentera memerlukan modal yang tinggi di peringkat awal. Pemilikan
secara pembeli merupakan cara yang terbaik kerana kontraktor boleh menggunakan
jentera berkenaan setiap masa yang diperlukan.
2.3.3.2 Sewa
Kebanyakan kontraktor kecil banyak menggunakan jentera dengan cara menyewa dari
pembekal dan pemiliknya. Kaedah sewa ini memerlukan modal yang sedikit dari kaedah
pembelian, sesuai dengan modal yang dimiliki oleh kontraktor kecil.
2.3.3.3 Pajakan
Jentera yang digunakan oleh kontraktor masih menjadi milik pemajak dengan hanya
kontraktor perlu membayar sewa sepanjang tempoh penggunaannya dan
bertanggungjawab ke atas segala kerosakan terhadap jentera tersebut.
segera, perubahan harga, keperluan permintaan di tapak bina, bahan-bahan yang diterima
atau dipindahkan, invois pembayaran kepada pembekal atau pengilang.
2.4.1
2.4.2
Cara Pembelian
Dalam proses membeli sesuatu bahan binaan ataupun loji, kontraktor perlu menentukan
perkara-perkara berikut terlebih dahulu : a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
2.4.3
Pembaziran bahan binaan adalah perbezaan kepenggunaan bahan binaan yang dibekalkan
dengan ukuran yang telah disiapkan. Ia nya boleh berlaku dalam berbagai situasi seperti
hilang, pecah atau pun rosak. Kadar pembaziran yang berlaku di tapak bina adalah di
antara 10% hingga 15% dari kos projek.
2.5.1
2.5.2
Jenis-jenis Buruh
a. Buruh mahir
b. Buruh separuh mahir
c. Buruh am
Marin Betts dan John Gunner (1993) menyatakan bahawa masalah yang dihadapi oleh
kontraktor dalam pengurusan terbahagi kepada dua iaitu : -
a) Masalah Dalaman
Kakitangan atau pekerja pengurusan kewangan yang mempunyai pengalaman yang
cukup dalam mengurus sumber kewangan
b) Masalah Luaran
Masalah yang berpunca daripada pihak kedua atau ketiga seperti kelewatan atau
keengganan pihak bank untuk meluluskan pinjaman atau pembekal tidak mahu
membekal bahan binaan dengan cara hutang
Dalam melaksanakan sesuatu projek pembinaan, sumber kewangan amat penting sekali untuk
membiayai keperluan atau kegiatan seperti berikut :
2.6.1
f. Perbandingan kos
g. Langkah pencegahan
2.6.2
2.6.3
Kos Projek
Kos pembiayaan sesuatu projek boleh dibahagikan kepada beberapa kategori iaitu : a.
b.
c.
d.
e.
2.6.4
a. Margin
Merupakan suatu peratusan jumlah yang ditetapkan oleh kontraktor sebagai
keuntungan bersih dalam menjalankan sesuatu projek. Kadar margin yang ditentukan
oleh kontraktor berbeza-beza mengikut jenis projek yang dijalankan.
b. Wang Tahanan
Kebanyakan kerja-kerja pembinaan yang besar menetapkan suatu jumlah tertentu
sebagai wang tahanan. Ia merupakan suatu jumlah yang ditahan untuk tempoh
tanggungan kecacatan yang ditetapkan antaranya adalah 3 bulan, 6 bulan atau 12
bulan bergantung kepada jenis jaminan yang dikehendaki.
c. Wang Pendahuluan
Projek yang menyediakan wang pendahuluan akan mengurangkan keperluan modal
pada peringkat permulaan projek
d. Pendapatan Besar Di Permulaan Projek
Pendapatan besar di permulaan projek akan membantu kontraktor dalam penyediaan
aliran tunai pada peringkat permulaan
e. Pendapatan Besar Di Akhir Projek
Ianya akan dapat membantu kontraktor dalam merendahkan kadar hadapan bagi
memberi margin yang lebih tinggi kepada butiran kerja di bahagian belakang. Walau
bagaimanapun teknik ini akan meningkatkan keperluan aliran tunai kepada kontraktor
f. Kelewatan Menerima Bayaran
Jika berlaku kelewatan pembayaran ini akan meningkatkan keperluan modal. Oleh
yang demikian kelewatan pemilik membuat bayaran akan membebankan pihak
kontraktor
g. Melewatkan Pembayaran Kepada Pembekal dan Sub Kontraktor
Ia nya akan mengurangkan jumlah modal yang diperlukan tetapi mungkin
menjejaskan pembekalan dan prestasi kerja