Tugas Pegawai Perolehan

1. Sebelum menghantar Nota Minta atau membuat perolehan Pegawai Perolehan

perlu memastikan peruntukan jabatan masing-masing mencukupi.
2. Semua Pegawai Perolehan haruslah memastikan semua Nota Minta yang dihantar
ke Unit Kewangan lengkap diisi dengan maklumat yang tepat.
3. Nota Minta yang dihantar haruslah lengkap dengan dokumen sokongan yang
berkaitan.
4. Semua Nota Minta perlu dilampirkan dengan sekurang-kurangnya 3 sebutharga
dari pembekal yang berlainan dan memastikan sebutharga yang berjaya telah
diminit sebutharga dipersetujui oleh Ketua Jabatan.
5. Pegawai Perolehan juga harus mengawal perbelanjaan yang menggunakan
peruntukan yang telah diedarkan kepada jabatan masing-masing.
6. Pegawai Perolehan perlu menyelenggara vot manual jabatan masing-masing dan
menyerahkan salinannya kepada Unit Kewangan pada atau sebelum 05hb setiap
bulan bagi mengelakkan perbelanjaan tanpa peruntukan.

Tugas Pegawai Penerima Barang

1. Memastikan bekalan dan perkhidmatan yang diterima dalam keadaan baik dan
kuantiti mencukupi.
2. Membuat proses penerimaan melalui sistem e-Perolehan.
3. Tandatangan dan cop di Invois dan Nota Penghantaran.
4. Tandatangan dan cop di Pesanan Tempatan (warna kuning)
5. Pegawai Penerima Barang perlu memastikan semua maklumat di Pesanan
Tempatan telah lengkap diisi terutama sekali tarikh di Invois, tarikh di Nota
Penghantaran, tarikh tandatangan Pegawai Penerima dan tandatangan Pembekal.

* Makluman
1. Untuk Makluman semua Pegawai Perolehan mulai 26 hb sehingga akhir
bulan setiap bulan segala proses pembayaran tidak akan dilakukan bagi
proses penutupan akaun bulan berkenaan. Semua Pesanan Tempatan yang
sampai ke Unit Kewangan pada tempoh tersebut tidak akan diproses
sehingga 01 hb bulan berikutnya.