Deposits in Transit & Outstanding Checks

paturo nman kung panu mgcompute ng outstanding checks and

deposit in transit..

Pero, syempre, let us explain the reason behind that formula,

hindi kasi straight-line rule yan, marami kasi variations depende
sa kung anong mga information/data ang available sayo.
Deposits in Transit and Outstanding Checks
Ano ba ang Deposit in Transit?
Ang mga deposit in transit ay ang cash ng kumpanya na
idedeposito na sana sa banko kaso lang, hindi agad syempre
nagclear.
Ano naman ang Outstanding Checks?
Ang mga outstanding checks naman ay ang mga babayarin ng
kumpanya na ibinayad na sa mga pinagkakautangan ng
kumpanya ngunit sa kung ano mang dahilan ay hindi pa ito
nababayaran ng banko. Lets start by discussing what a Bank
Statement is.
Ang Bank Statement
Pag nagtatrabaho na kayo, sa kumpanya tuwing end of the
month, nakakareceive tayo ng tinatawag na Bank Statement
kung saan inirereflect doon yung lahat ng naging transaksyon mo
sa pera mo sa bank, both receipts and disbursement. Nakalista
doon lahat ng idiniposito mo, lahat ng binabayad mo, mga bank
charges, pati narin bank errors. So full-disclosure talaga ang

ginagawa ng bank para ipakita sayo kung papaano nag-move

yung balanse ng Cash mo.
Sa mga hindi pa nakakakita nito sa totoong buhay, eto ang isang
example ng isang aktwal na bank statement, para makita nyo
yung sinasabi ko:
Click nyo ito
Diba andaming sulat? Usually ganyan ang mangyayari sa bank
statement nyo pag nagsimula na kayo gumawa ng recon.
Maraming klase ng format ng bank statement may hiwalay ang
bank credits sa debits, may magkakasama lahat lahat, may
nakaayos according sa transactions. Wala kasing standard sa
presentation ng Bank Statement kaya nagkaka-iba iba.
Kung papansinin nyo, maraming check marks (as in yung mark
na check hindi cheke) at sulat-sulat ang bank statement. Iyan ay
sa kadahilanang sa totoong buhay, ikaw mismo ang magbibilang
kung anong deposito ba ang in-transit pa, kung anong check ba
ang hindi pa naeencash.
Both Deposits in Transits (DIT) and Outstanding Checks (OS) are
caused by the timing difference between transactions mo sa
books at pagrereflect nito sa bank. Syempre wala naman
tayo telekinetic powers para malaman agad ng bank kung anong
pinag-gagagawa mo sa cash mo at maireflect nya agad. Lahat ng
ginagawa mo sa pera mo sa bank, nag-uundergo ng proseso
which usually takes a couple of days bago mai-post sa account
mo sa bank.
Paano nagkakaroon ng DIT at OS
Gaya ng sinabi ko, ang lahat ng transaksyon na ginagawa mo sa
bank usually takes a couple of days bago magclear at maipost
sa account mo (yung records mo sa bank) habang ikaw naman sa
loob ng kumpanya mo, as transaction occurs, nagrerecord ka na
agad. IDEALLY, dapat kung ano ang balanse mo sa Cash mo sa

book mo, equal dapat sa balanse mo sa Cash mo sa Bank kasi

iisang pera lang naman ang pinag-uusapan natin dito eh, diba?
Pero, since tao nga lang tayo at kailangan natin ng oras para
maiproseso ang mga bagay-bagay, nagkakaiba madalas (if not
everytime) ang balanse mo sa Bank Statement mo at sa Cash mo
sa libro mo at a particular period of time (which is usually the end
of the month).
Syempre, magtataka ka, saan nanggaling ang diperensya? Paano
nagkaroon ng diperensya. Kaya ang kumpanya gumagawa ng
Bank Reconciliation. Yun ang silbi noon para ipakita sa users
kung paano nagkaiba ang balanse sa Bank Statement at sa Book
records mo.
Madalas, ang mga DIT at OS ay mga deposito at cheke na ginawa
during the last couple of days of the month kasi matatapos ang
processing nito sa bank next month na at sa next month narin ito
na bank statement ma-rereflect. Usually ito yung mga dated at
the end of the month.
NEVER will you see these items (DIT and OS) in the bank sa
book nanggagaling ang mga difference na ito kaya book
adjustments ang mga ito.
So, paano ginagawa ang pacocompute ng DIT at OS sa totoong
buhay? Usually manual ito (as in iisa-isahin mo lahat ng nakalista
sa bank statement mo at ikukumpara mo sa records mo). Pero,
due to technological advancements, pede mo na madownload
ang mga bank statement mo in an excel format tapos i-uupload
mo nalang sa system nyo at yung computer nyo nalang
gumagawa. Kaso ako, para makasiguro talaga (kasi minsan may
glitches sa computer), Dino-download ko nalang yung records
namin from the system into an excel file tapos sa Excel ko nalang
sya pagkukumparahin. Para-paraan nalang sa mga formula para
maging automatic yung computation mo sa DIT at OS mo for the
month (teka, computer subject na to, ehhehe) using Excel.

Anong logic ng Formula?

DIT:
Kung i-aadd mo yung DIT mo last month sa mga total deposits mo
ngayon, eto yung amount na nagrerepresent ng total deposits na
ineexpect mong ma-cclear ng banko. Kaso, since hindi lahat yan
magcclear, ibabawas mo yung na-clear lang sa bank (Receipts for
the Month, per bank). So yung matitira, yung mga deposito mo na
hindi nagclear or the so-called Deposit in Transit. Etong amount
na ito, hindi lang para sa mga deposito sa buwan na ito. This
amount may inlude those old old deposits from previous months
na for some reason, hindi parin nagcclear hanggang sa ngayon.
Isa pa ito sa function ng bank recon namomonitor mo yung mga
DIT at OS na matagal nang hindi pa nagcclear.
OS:
Same din ang logic. Kung pagsasama-samahin mo lahat ng cheke
na hindi pa nagclear last month sa lahat ng cheke na isinulat at
ibinayad mo this month, ang makukuha mong amount is yung
pera na ineexpect mo na binayaran ng bank sa 3rd parties.
However, this will not be the case. Hindi lahat yun mababayaran
sa buwan na it0. Kaya, ibabawas mo yung amount na nabayaran
lang ng bank (Checks paid, per bank). So ang matitira sayo ay
ang outstanding checks mo.
TIPS:
Sa discussion ko na ito, tulad nga ng sinabi ko nung simula, hindi
yan straight-cut rule sa pagcompute ng DIT at OS. Ipinaliwanag ko
lamang ang logic kung bakit may at saan nanggagaling ang
deposit in transit at outstanding checks. Ang importante pag
nagsasagot kayo sa school, intindihin nyo yung hinahanap at
kung anong data lang ang available sa inyo. Tapos iapply nyo
itong tinalakay ko.
Cash (bank recon and cash shortage) audprob sample problem

Costs and Expenses in a Business

COSTS & EXPENSES in a Business
Maraming basis ng classification of expense. Isa sa mga basis ng
classification ay kung inventoriable or non-inventoriable sya. Kaya
may:
PRODUCT COST ito yung mga cost na inventoriable. Meaning to
say, ito yung mga costs ng pag-gawa ng produkto kaya isinasama
sa cost ng product kaya nga from the word itself, Product
costs. Since inventoriable cost sya, magiging cost lang sya pag
naisama na sya sa Cost of Goods Sold. Kung hindi pa sya part ng
Cost of Goods Sold, irereport sya as CURRENT ASSET as
INVENTORY.
ang mga product costs ay:
Direct Materials
Direct Labor
Factory Overhead
at PERIOD COST naman, ito yung mga hindi related sa pag-gawa
ng produkto so expense in the period of incurrence. To simply put
ito yung lahat ng expenses na hindi inventoriable like (e.g.
interest expense, selling expenses, operating expenses, gen &
admin expenses etc)
Ok, so dalawa lang ang klase ng expense as to whether
inventoriable or not: period or product costs.
To go into details as to expenses, read the following:
Direct Material ito yung mga materials na ihahalo mismo sa mga
produktong gagawin tulad ng Leather (kung sapatos), clay (kung

mga paso). Kung baga kung wala ang mga ito, hindi
makukumpleto ang produkto. Ito rin yung mga tinatawag na Raw
materials
Indirect Materials ito yung mga materyales na hindi talaga
importante sa pag-gawa ng produkto or hindi mo direktang
makikita sa produkto pero kailangang gamitin para magawa mo
yung produkto tulad ng mga tools, pako, screws, martilyo, etc.
Diba hindi naman sila main ingredient ng produkto pero
kelangan sila sa pag-gawa ng products. Inventoriable sila pero
pumapasok sila sa Factory Overhead.
Direct Labor ito yung serbisyo ng mga empleyado na mismong
gumagawa ng produkto.
Indirect Labot ito yung serbisyo ng mga empleyado, though
hindi sila mismo yung gumagawa ng produkto, kelangan sila para
makumpleto yung produkto like Factory Managers Salary,
Warehouse keepers salary, etc. Basta sila yung mga HINDI
mismong directly na gumagawa ng products pero involved sila
sa Factory ng pagawaan ng produkto. Inventoriable cost din to at
pumapasok sa Factory Overhead.
PERO tandaan na ang sahod ng mga empleyado na nasa Factory
Office at ng iba pang opisina ay hindi indirect cost kasi sa admin
na yun, so General and Administrative expense sya (period costs),
wag malilito.
Factory Overhead Ito yung mga gastusin sa factory na hindi
naman hinahalo sa produkto pero importante para magawa yung
produkto like kuryente tubig (utilities), indirect labor, inderect
materials.
Direct Cost ito nga yung mga direktang hinahalo sa produkto
(direct material/labor)

Indirect Cost ito nga yung mga hindi direktang hinahalo sa

produkto pero importante sa paggawa ng producto (indirect
material/labor)
kung nakita nyo dun sa last part ng lecture ko sa manufacturing,
andun yung formula ng prime at conversion cost
Prime Cost = Direct Material + Direct Labor
bakit prime? syempre sila kasi talaga yung material and labor na
importante talaga sa produkto.
Conversion Costs = Direct Labor + Factory Overhead
Bakit Conversion? Kasi sila yung mga cost na importante para
ma-convert yung mga materyales sa finished products.
other costs na pede nyo pa maencoutner
Fixed Costs/Expense ito yung mga costs na regardless sa
anumang factor, equal ang expense nya buwan buwan (unless
magtaas ng presyo ang vendor) tulad ng Telecommunication
Expense, Subscription Expenses, Utilities Expense, etc.
Variable Costs/Expense ito yung mga expense ay nakadepende
sa factors like level of production, number of employees, etc. kaya
variable kasi the cost/expense varies from period to period
depending on some factors.
Operating Expense ito yung mga gastusin na hindi involved sa
pag-gawa ng product pero importante sa operations in general
ng company as a whole. So yung Depreciation ng asssets sa
Factory, professional expense, tax & licenses, accounting
expense, supplies (na hindi involved sa produkto), etc.
Selling Expense ito yung mga gastusin in an effort to sell the
products to the customers like yung mga gastos sa store,
promotions, Salesmans salary (tandaan, hindi to indirect labor
ah, hinding hindi), etc.

General and Administrative Expense ito yung mga gastos sa

loob ng opisina/administration at ng company in general like
salaries ng mga tao sa opisina, depreciation of office assets, office
supplies, bad debts expense.
Other Gains/Losses ito yung mga hindi ma-classify sa kahit
anumang classification like Gain/Loss from Sale of Assets,
Realized Gain/Loss from Sale of Investment, Urealized Gain/Loss
from Trading Securities, Loss from Fortuitous Events, etc. etc.
Extraordinary Items tandaan. PROHIBITED ito sa IFRS. isang
malaking mortal sin ang pagsama sa income statement ng cost
classification na ito. Instead na extraordinary item sya, considered
nalang sya as Other Gains/Losses. pero sa US GAAP, allowed ang
extraordinary items as long as the expense is infrequent and
unusual. pero, since nasa Pilipinas ang setting, at IFRS tayo,
PROHIBITED ito.
FYI
Ano ba ang difference ng INCOME/EXPENSE at GAINS/LOSSES.
Pag:
Income/Expense itoy nanggaling sa main operations ng
company
Gains/Losses incidental lang sya kaya na-earn at na-incur
meaning to say, hindi galing sa operations at dumating nalang
bigla dahil sa mga pangyayari (tulad ng Gain from Sale of
Assets, Loss from Fortuitous Events, Unrealized Gain/Loss
from Trading Securites)
Additional Info lang din (galing to sa prof namin dati) Ano naman
ang pinag-iba ng COST at EXPENSE. Pag sinabing COST,
usually ay capitalizeable sya (nagiging part ng asset/liability). Pag
sinabing Expense ibig sabihin considered as gastos na for the
period at hindi na ica-carry over next period sa balance sheet
hindi tulad ng COSTS. Pero tandaan na HINDI sya in a strict sense,

meaning to say pwede naman gamitin interchageably pero mas

appropriate yang ganyan.
Merchandising & Manufacturing
Merchandising and Manufacturing
Keep in mind na may tatlong basic na klase ng business sa
mundo: Service, Merchandising, Manufacturing. Pero ano ba ang
pinagkapareho at pinagkaiba ng Merchandising at Manufacturing?
Ipapaliwanag ko muna ang isat isa.
Tandaan nyo lang palagi ang formula na
NET SALES minus COST OF GOODS SOLD equals GROSS PROFIT
A. INTRO
MERCHANDISING
Sa komersyo, maski noong unang panahon pa, uso na ang
merchandising. Sila yung mga nagbebenta sa publiko ng mga
finished product na meaning to say hindi sila mismo ang
gumagawa ng produkto, sila ang nagbebenta. Merchant kung
baga. Pero, hindi lang sila basta basta nagbebenta ng produkto
para maidala sa atin ang mga produkto, syempre ang palaging
goal ng business is to earn profit. Bilang isang merchant,
bumibili siya ng mga produkto sa supplier nya. Syempre kelangan
nyang malaman ang cost ng mga ibebenta nya para malaman
nya kung magkanong ipapatong nya. So, nagpapatong ng Gross
Margin ang merchant, or tubo para icover ang mga other
expenses nya at
may kita pa para sa kanya.
Isang pinaka-basic na example ng merchandising business ay ang
Sari Sari Store. Share ko lang: noong accounting 1a&b ko,
syempre excited ako sa accounting, naisipan ko tuloy na iaccount
ang aming maliit na sari-sari store. Una syempre, kelangan ko ng

mga source documents tulad ng mga resibo ng pinamili ng nanay

ko. Tapos syempre kailangang bilangin ang imbentaryo ng mga
paninda (kunyari kasi simula ng calendar year). Ngayon, sa mga
bentahan, may mga cash sales, at karamihan ay credit sales (at
madalas kami mag write-off ng accounts, hehe). Di nagtagal,
naging busy narin ako sa accounting at buwisit na ko sa kakaaccount dahil kulang kulang ang nakukuha kong source
documents, mga pautang, atbp. Kaya tinigilan ko na (sakit pala sa
ulo iaccount ang maliit na sari sari store, hehe)
MANUFACTURING
Ang manufacturing, ang mga kumpanya mismo ang gumagawa
ng finished product na ibebenta nila mula sa raw materials.
Parang merchandising din ang accounting nito pero ang
komplikasyon lang ay ang cost of goods sold. Kasi kelangan mo
kunin ang cost ng finished product na nabenta mo para
macompute mo yung kita mo (to be discussed later).
B. ACCOUNTING
MERCHANDISING
Sa merchandising, iisa lang ang klase ng Inventory mo, at ito
yung tinatawag na MERCHANDISE INVENTORY o yung mga
produktong ibebenta mo. Yun lang ang inventory mo, wala nang
iba pa.
Una, syempre kelangan natin malaman ang NET sales. Pano nga
ba nakukuha ang NET sales? Edi
SALES minus SALES RETURNS AND ALLOWANCES = net sales.
Yun na yun ok? Proceed tayo sa Cost of Goods Sold
Ano ba ang COST of goods sold? Basically ang cost of goods sold
ay ang nagastos mo sa produkto na naibenta mo. Kaya nga COST
ng GOODS na naibenta.
Sa merchandising simple lang ang computation ng Cost of goods
sold. Ganito yan:

May beginning inventory ka, ito yung mga produktong hindi

naibenta last year na ibebenta mo this year. Syempre, hindi lang
naman ang mga produktong iyan ang ibebenta mo, bibili ka pa ng
dagdag na ibebenta mo this year so may PURCHASES ka na
idadagdag mo. Syempre, minsan pag may binili tayo sa supplier,
minsan may discounts or isinosoli natin kasi yung ibang nabibigay
ng supplier sira or may damage so magkakaroon ngayon ng
PURCHASE RETURNS AND ALLOWANCES. Madalas din syempre
pag bumibili tayo ng producto, hindi lang naman galing sa kanto
yan nanggagaling pa yan sa kung saan saan kaya may FREIGHT
IN tayo. Ito yung mga freight charges nung inangkat or pumasok
sa atin yung producto (tandaan, PUMASOK sa kumpanya ang
produkto kaya FREIGHT IN). Kung pagsasama samahin mo yung:
Beginning inventory + PURCHASES Purchase Returns and
allowances + freight in
Ito bale yung suma total ng produktong maaari mong ibenta sa sa
mga customers kaya ito tinatawag na Cost of Goods AVAILABLE
for sale.
Yung Purchases Purchase Returns and allowances + freight in
nyo, yan na yung net purchases.
Ok, kunyari, tapos na ang taon, Dec. 31 na naman. So, bibilangin
ng kumpanya kung ilan yung natirang produkto dahil hindi
nabenta ito ang tinatawag na ENDING INVENTORY. So anong
magiging katuturan noon sa computation mo ng COST OF GOODS
SOLD (COGS). Isipin mo, yung total na pwede mong mabenta sa
customers, dalawa lang patutunguhan nyan: either nabenta or
hindi nabenta. Kung alam mo kung ilan sa mga iyon ang hindi
nabenta, sure na sure malalaman mo kung ilan ang nabenta.
Kaya:
COST OF GOODS AVAILABLE FOR SALE ENDING INVENTORY =
COST OF GOODS SOLD

Ok, kung ieexpand natin ang formula:

Beg. Inventory + Purchases Purchase Returns and allowances +
Freight In Ending Inventory = Cost of Goods Sold
MANUFACTURING
Pareho lang halos ang accounting ng manufacturing at
merchandising kasi pareho lang silang nagbebenta ng produkto
ang pinag-iba lang, sa manufacturing kasi, sila pa gumagawa
mismo ng produktong ibebenta nila. So, may kumplikasyon sa
computation ng Cost of Goods sold. Dun lang sila nagkaiba. Pero
madali lang din yan.
Kung sa merchandising, iisang klase lang ang inventory mo:
merchandise inventory (which is yung ibebenta mong product) sa
manufacturing, TATLO:
Raw Materials Inventory (mga materyales na gagamitin mo)
Work-in-process Inventory (yung mga hindi pa natapos na
produkto)
Finished Goods Inventory (yung mga natapos na)
Ang aim mo lang naman para macompute mo ang Gross Profit mo
ay macompute mo ang COGS mo. Anong koneksyon ng tatlong
yan sa Cost of Goods Sold mo? Yung flow nung products from raw
materials to finised goods, may cost. Kada galaw ng producto sa
assembly line, may gastos, may cost. Yun ang aalamin natin.
Ok, simulan natin ang kuwento. Kunyari may pagawaan ka ng
sapatos.
Si Tomas, gumagawa ng sapatos para ibenta.
Materials Inventory
Simula tayo sa Warehouse ng kumpanya kung san nakatago yung
mga materyales. Syempre kelangan nya ng mga materyales sa
paggawa ng sapatos diba. Assuming isa lang ang ginagamit

nyang materyales. Kelangan nyang komputin yung cost ng

materyales. Sa pag-compute ng costs kada inventory, parepareho
lang ang logic nyan ah. Para sa materials:
Beginning Materials Inventory + Purchases Ending inventory =
Raw Materials USED.
Same logic. Yung beginning mo na materyales plus yung nabili
equals yung dami ng materyales na puede mong gamitin sa
paggawa ng sapatos. Dalawa lang patutunguhan nyan either:
Nagamit or hindi. Syempre yung hindi nagamit yun ang ending
raw materials inventory kaya ibabawas mo yun sa Total Materials
Available for USE (ito yung Beg. Materials + Net Purchases) para
makuha mo yung cost ng nagamit lang.
Work In Process inventory
Proceed naman tayo sa factory ni tomas. Dito nya ginagawa
mismo ang sapatos. So habang ginagawa ni Tomas yung sapatos,
diba gumagamit sya ng materyales, nagpapasahod sya ng mga
trabahador, at gumagamit ng kuryente. So yung nagamit na
materyales, papasok na sa Work In Process Inventory. Same logic
lang din yan:
Beginning Work in Process + Total Manufacturing Costs Ending
inventory = Total Goods manufactured
Beginning Work in Process + Raw materials Used (ito yung
kaninang kinompute natin) +Direct Labor + Factory Overhead
Ending inventory = Total Goods manufactured
Same explanation. At the beginning of the year, may mga hindi ka
pa natapos na produkto. So kelangan mo tapusin yung mga yun.
Kaya idadagdag mo yung MANUFACTURING COSTS mo. Ano yung
manufacturing Costs? Ito lang yung cost ng paggawa ng produkto
kaya ang ito ay ang:

Raw materials USED (ito yung nakompute natin sa Raw materials

kanina) + Direct labor + Factory Overhead = total manufacturing
costs
Ngayon, yung cost ng mga hindi mo natapos last year, idadagdag
mo ang cost ng mga ginagawa mo this year, which is yung
manufacturing cost nga. So, pag inadd mo yung Beginning work
in Process at ang Total manufacturing costs, ang sagot ay Total
Goods put into Process. Ngayon, sa pagtapos ng taon, may mga
hindi ka pa natapos na produkto. Dalawa lang naman ang
papasukan ng mga in-process goods either: Natapos or Hindi
Natapos. Yung total ng mga lahat ng in-process goods minus yung
hindi mo natapos this year equals sa natapos mo this year!
So pwede mo ring sabihing:
Beginning Work in Process + Raw materials Used (ito yung
kaninang kinompute natin) +Direct Labor + Factory Overhead
Ending inventory = Total Goods manufactured
Finished Goods Inventory
Dito na binebenta ni Tomas yung mga sapatos na natapos na nya.
Dito, may mga hindi pa sya nabenta last year (Beginning Finished
Goods Inventory). Syempre, may mga bagong pasok sa store
galing sa factory. Ito yung mga Goods Manufactured. Ang suma
total ng mga natirang produkto last year at produkto na ntapos
mo this year ay ang Cost of Goods AVAILABLE for Sale. So dalawa
lang din ang pupuntahan nyan: either nabenta or hindi nabenta:
so, kung alam mo ang ending finished goods inventory mo,
malalaman mo kung magkano ang nabenta mo kaya:
FG inventory beginning + Total Goods Manufactured FG Ending
= COST OF GOODS SOLD
Ito bale ang Formula (wag kabisaduhin ah, kunin ang LOGIC)
Raw Materials, beginning
+ Purchases

 Purchase Returns and allowances

+ Freight
Raw materials available for use
Raw materials, End
Raw Materials USED
+ Direct labor
+ Factory Overhead
Total manufacturing Costs
+ Work in process beginning
Cost of Goods Put into Proceess
work in process, end
Total Goods manufactured
+ Finished Goods Inventory, Beginning
Cost of Goods Available for sale
Finished Goods, End
COST OF GOODS SOLD
To summarize at para mas malinaw, gamit tayo ng T-Account :

ok, sana makatulong.

bukas naman yung mga Freight at kung papano kapag FOB
Shipping Point or FOB Destination, pati kung prepaid or collect,
tulog na muna ako. oki?
sana makatulong, tanong lang palagi!

Onga pala, madalas itanong to sa quiz, yung parts ng

manufacturing costs:
Prime Cost = Raw Materials Used + Direct labor
Conversion Cost = Direct labor + Factory Overhead