ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI

PADA LABORATORIUM KIMIA FISIKA JURUSAN KIMIA

FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN
ALAM UNIVERSITAS GADJAH MADA

NASKAH PUBLIKASI

diajukan oleh

Adri Priadana
09.11.3202

kepada
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
AMIKOM
YOGYAKARTA
2012

ii

ANALYSIS AND DESIGN OF ADMINISTRATION INFORMATION SYSTEMS OF THE

LABORATORY OF PHYSICAL CHEMISTRY DEPARTMENT OF CHEMISTRY
FACULTY OF MATHEMATICS AND NATURAL SCIENCES
UNIVERSITY OF GADJAH MADA

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI PADA

LABORATORIUM KIMIA FISIKA JURUSAN KIMIA
FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN
ALAM UNIVERSITAS GADJAH MADA

Adri Priadana

Jurusan Teknik Informatika

STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

Laboratory of Physical Chemistry Department of Chemistry Faculty of

Mathematics and Natural Sciences, University of Gadjah Mada is a lab that has a
function, one of which is used for lab activities by students majoring in Chemistry for
research thesis. At this time the students are doing thesis data collection and
administrative management in the chemical laboratory is still not fully computerized. So
the consistency and security of data is not guaranteed.
Solutions that can be taken is how to design and create systems that perform
data processing student thesis and handle the administrative process that permits and
licenses to conduct thesis lab for free. Based on the above solutions, we need a system
that can simplify the data processing and administrative management student doing
thesis on the subject of physical chemistry laboratory chemicals.
The design of the information system is a database management system that is
able to provide convenience in data processing students doing thesis and administrative
management in it.
Keywords:

Administration

Systems,

Management

Administration Information Systems.

iii

Systems,

Chemistry

Lab

1.

Pendahuluan
Pertumbuhan Teknologi dan Informasi pada saat ini sangatlah pesat. Sehingga

sistem pelayanan berbasis komputer yang maksimal yang berperan penting dalam
proses bisnis sangat diperlukan. Hal ini memicu banyak kalangan seperti badan usaha
atau instansi untuk mencari alternatif pemecahan masalah dibidang teknologi sistem
infomasi. Instansi seperti akademis adalah salah satu yang paling membutuhkan sebuah
teknologi sistem informasi dalam mendukung proses pendidikan.
Laboratoruim Kimia Fisika Jurusan Kimia Fakultas Matematika dan Ilmu
Pengetahuan Alam Universitas Gadjah Mada adalah sebuah laboratorium yang memiliki
fungsi, salah satunya adalah digunakan untuk praktikum oleh mahasiswa jurusan Kimia
untuk melakukan penelitian untuk menyusun skripsi. Pada saat ini, proses administrasi
pada laboratorium ini seperti pendataan mahasiswa yang melakukan penelitian, perijinan
pemakaian laboboratorium dan perijinan bebas laboratiorum masih manual, belum akurat
dan juga belum menggunakan teknologi terkomputerisasi secara maksimal dimana dalam
hal pengolahan data masih sering terjadi kesalahan. Dengan alasan inilah penulis
membuat rancangan sistem informasi dalam bentuk aplikasi database dengan judul
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI PADA
LABORATORIUM KIMIA FISIKA JURUSAN KIMIA FAKULTAS MATEMATIKA DAN
ILMU PENGETAHUAN ALAM UNIVERSITAS GADJAH MADA. Yang nantinya akan
menghasilkan analisis dan program yang berkesinambungan dalam pengolahan data.
2.

Landasan Teori

2.1

Pengertian Sistem Informasi

James B Bower dan kawan-kawan dalam bukunya Computer Oriented

Accounting Information System mendefinisikan sistem informasi sebagai suatu cara

tertentu untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh organisasi untuk beroperasi
dengan

cara

yang

sukses

dan

untuk

organisasi

bisnis

dengan

cara

yang

menguntungkan.
Pada dasarnya sistem informasi merupakan suatu sistem yang dibuat oleh
manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu
tujuan yaitu menyajikan informasi. Sistem informasi dalam suatu organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi, mendukung operasi, bersifat
manajerial, dan kegiatan strategis dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar
tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

Wahyono, Teguh , 2004, Sistem Informasi : Konsep Dasar, Analisis Desain dan

Implementasi, Yogyakarta Graha Ilmu, hal 17

2.2

Pengertian Sistem Informasi Administrasi

Administrasi merupakan proses penyelenggaraan bersama atau proses kerja

sama antara sekelompok orang-orang tertentu untuk mencapai suatu tujuan tertentu
yang telah ditentukan dan direncanakan sebelumnya. Administrasi merupakan suatu
hayat atau kekuatan yang memberi hidup atau gerak pada suatu organisasi. Tanpa
administrasi suatu organisasi akan mati dan tanpa administrasi yang sehat organisasi
itu juga akan berjalan tidak sehat pula. Berdasarkan kutipan diatas dapat ditarik
kesimpulan unsur-unsur penting dalam administrasi:
1.

Administrasi merupakan kegiatan manusia dalam bentuk kerjasama.

2.

Administrasi

merupakan

usaha

kerjasama

sekelompok

manusia

yang

berkesinambungan.
3.

Administrasi merukan usaha kerjasama sekelompok manusia dua orang atau

lebih untuk mencapai tujuan bersama yang telah disepakati sebelumnya.
Dari uraian ditas dapat dikatakan bahwa sistem informasi administrasi

merupakan kumpulan dari komponen-komponen atau elemen-elemen yang saling

berhubungan untuk melakukan proses pencatatan, pengaturan, pengalokasian suatu
kegiatan untuk mencapai tujuan tertentu dengan menggunakan sarana perlengkapan
dan peralatan yang ada.
2.3

Bahasa Pemrograman Java

Program adalah sekumpulan perintah-perintah (intruction) yang diatur secara

sistematis untuk menyelesaikan suatu masalah. Salah satu bahasa pemrograman

komputer adalah bahasa pemrograman Java. Bahasa pemrograman Java adalah bahasa
pemrograman berorientasi obyek (PBO) atau Object Oriented Programing (OOP).
Java bersifat netral, tidak bergantung pada suatu platform, dan mengikuti
prinsip WORA (Write Once and Run Anywhere). Beberapa bahasa pemrograman, seperti
Basic, Fortran, Pascal, COBOL, C, ProLog, dan yang lainnya harus bergantung pada
suatu platform karena mengharuskan Kita untuk mengkompilasi program tersebut pada
sistem operasi yang ditentukan jika kita ingin menggunakan hasil program tersebut.

Sariadin Siallagan, 2009, Pemrograman Java Dasar-Dasar Pengenalan dan

Pemahaman, Andi Yogyakarta, hal 13

ii

3.

Analisis

3.1

Definisi Analisis Sistem

Menurut Jogiyanto analisis sistem merupakan penguraian dari suatu sistem

informasi yang utuh ke dalam bagan-bagan komponen dengan maksud untuk

mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatankesempatan,

hambatan-hambatan

yang

terjadi

dan

kebutuhan-kebutuhan

yang

diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya. Dari definisi menurut

Jogiyanto diatas, dapat disimpulkan bahwa analisis sistem merupakan tahap dimana
menganalisis suatu kinerja sistem sampai betapa jauh sistem tersebut telah mencapai
sasarannya.
3.2

Analisis Kelemahan Sistem

Sistem yang sempurna belum tentu dapat dicapai oleh sebuah instansi atau

perusahaan. Hal itu dikarenakan adanya kelemahan ataupun kekurangan pada sistem
yang diterapkan. Sebuah sistem dapat mengikuti perkembangan teknologi. Suatu sistem
yang bersifat konstan tanpa dilakukan adanya perubahan maka sudah bisa dipastikan
semakin lama akan semakin mengalami ketertinggalan. Pada Laboratorium Kimia Fisika
Jurusan Kimia FMIPA UGM kekurangan pada sistemnya dapat dianalisis menggunakan
pendekatan ANALISIS PIECES yang terdiri dari:
1.

Analisis Kinerja (Performance)

Merupakan kemampuan dalam menyelesaikan tugas bisnis atau peningkatan
terhadap kinerja (hasil kerja) sistem yang baru diukur berdasarkan jumlah
produktifitas (throughput) dan kurun waktu (response time) sehingga sasaran
dapat tercapai. Dalam hal ini juga harus memadai dari setiap kebutuhankebutuhan yang diperlukan.
Tabel 3.1 Analisis kerja
Sistem yang telah ada
a.

Sistem yang diajukan

Response

time

dalam

proses a. Sistem berbasis komputer, yaitu

pembuatan

surat

laporan

bebas

menggunakan perangkat lunak

dan

laporan

daftar

untuk proses pengolahan data

mahaiswa tergolong lambat. Hal ini

sehingga lebih baik dari segi

dikarenakan

penginputan

laboratorium

harus

admin

menuliskan

laboratorium
ulang

data

mahasiswa saat pembuatan surat

laporan

bebas

laboratorium

pengolahan

data
data

dan

mahasiswa

yang melakukan penelitian.

dan

ii
Jogiyanto, HM. 2005. Analisis dan Desain
Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur

Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis. Penerbit Andi : Yogyakarta hal 129

laporan daftar mahasiswa.

b.

Produktifitas kerja yang dilihat sangat

kecil.

Karena

begitu

proses

banyak

dengan

sistem

data

tidak

yang

diimbangi

informasi

dalam

mengolah proses tersebut. Hal ini

menimbulkan

waktu

yang

lama

dalam mengolah data mahasiswa

yang melakukan penelitian.

2.

Analisis Informasi (Information)

Evaluasi terhadap kemampuan sistem dalam mencetak laporan-laporan yang
sudah selesai diproses dalam menghasilkan informasi yang bermanfaat perlu
dilakukan untuk menyikapi peluang dan menangani masalah yang muncul.
Peningkatan kualitas informasi didasarkan pada pengambilan keputusan,
informasi yang relevan, akurasi informasi serta respon terhadap informasi
dengan baik dan tepat waktu.
Tabel 3.2 Analisis informasi
Sistem yang telah ada
a.

Penyampaian
mahasiswa

Sistem yang diajukan

infomrasi
yang

daftar

melakukan

proses

pencarian

akan

berlangsung

informasi

dikarenakan tidak adanya wadah

lebih cepat.
b. Dengan

adanya

sistem

informasi tersebut tidak tepat

berbasis computer, pelaporan

sasaran.

dan informasi yang dihasilkan

Pelaporan dari data mahasiswa

akan

yang

tepat waktu

setiap

melakukan
tahunnya

penelitian
kurang

memenuhi kebutuhan akademik.

Hal ini dikarenakan tidak adanya
informasi pengolahan data yang
baik. Sehingga kadang terjadi
kehilangan beberapa data.
c.

maka

penelitian kurang akurat. Hal ini

informasi yang jelas sehingga

b.

a. Teknologi berbasis komputer

Informasi yang dihasilkan dari

sistem yang lama sangat lambat.

ii

semakin

relevan

dan

Hal ini dikarenakan admin harus

mendata secara manual daftar
mahasiswa

yang

melakukan

penelitian. Sehingga informasi

yang diberikan tidak tepat waktu.
d.

Pencetakan

surat

bebas

laboratorium juga sangat lambat.

Hal ini dikarenakan admin harus
menulis ulang data mahasiswa
yang telah selesai melakukan
penelitian.

3.

Analisis Ekonomi (Economy)

Merupakan penilaian sistem dalam penggunaan dan keuntungan yang akan
didapatkan dari sistem yang dikembangkan. Nilai ekonomis merupakan
motivasi paling umum bagi berjalannya suatu proyek. Persoalan ekonomi dan
peluang berkaitan erat dengan biaya yang dikeluarkan oleh instansi atau
perusahaan. Oleh karena itu untuk memperoleh keuntungan yang maksimal
perlu adanya penghematan biaya yang dikeluarkan.
Tabel 3.3 Analisis ekonomi
Sistem yang telah ada

Sistem yang diajukan

a. Biaya yang dikeluarkan dalam

a. Teknologi berbasis komputer

setiap proses administrasi dan

membuat

penyampaian

kesalahan data akan semakin

informasi

baik

kepada

mahasiswa

maupun

bagian

akademik

setiap

tahunnya

semakin

banyak.

Terlebih

setiap

proses

administrasi
laporan

menggunakan

dalam

bentuk

cetak.

Tentunya hal ini sering terjadi

sebuah

kesalahan

yang

menyebabkan biaya pencetakan

laporan menjadi bertambah.

ii

kecil,

kemungkinan

maka

pencetakan

kesalahan

laporan

yang

mengakibatkan

biaya

tambahan

lebih

berkurang.

menjadi

4.

Analisis Kontrol (Control)

Sistem pengamanan dalam mengontrol data dilakukan untuk meningkatkan
kinerja sistem, mencegah penyalahgunaan data dan memproteksi informasi
terhadap orang lain yang tidak memiliki kepentingan didalamnya.
Tabel 3.4 Analisis kontrol
Sistem yang telah ada
a.

Pada

pendataan

Sistem yang diajukan

pembukuan

a. Sistem

akses kontrol adalah sebagai

yang

pengawas,

hak

karena

pendataan

pembukuan

Karena

sistem

computer

pembatasan

akses

dengan
user

dan

password untuk masuk ke

manual.

berada

memiliki

menggungakan

masih

menggunakan sistem

berbasis

dalam sistem.

pada

proses pengawasan, jadi data

informasi

rentan

terjadi

kesalahan,

kerusakan

serta

hilangnya data yang ada.

5.

Analisis efisien (Eficiency)

Merupakan

penilaian

terhadap

sumber

daya

yang

digunakan

dapat

diminimalkan agar tidak terjadi pemborosan. Efisiensi dari sistem yang

dikembangkan adalah pemakaian secara maksimal atas sumber daya yang
tersedia yang meliputi manusia, informasi, waktu, uang, peralatan, ruang dan
keterlambatan pengolahan data.
Tabel 3.5 Analisis efisien
Sistem yang telah ada
a.

Pada

pengolahan

mahasiswa
penelitian,

yang
dan

Sistem yang diajukan

data

melakukan

data

barang-

barang pada laboratorium, bila

terjadi

keterlambatan

dalam

pengolahan data atau dalam

proses laporan data keseluruhan
hilang, maka dibutuhkan sumber
daya

yang

baru

untuk

menggantikan proses yang ada,

tentunya hal ini kurang efisien.

ii

a. Sistem

berbasis

komputer

sehingga lebih efisien karena

dokumentasi akan dilakukan
secara terkomputerisasi..

6.

Analisis Layanan (Services)

sMerupakan penilaian terhadap peningkatan pelayanan yang lebih baik untuk
perkembangan suatu instansi atau perusahaan. Pelayanan yang baik akan
memberikan dampak positif bagi perusahaan maupun organisasi yang ada.
Pelayanan juga memberikan solusi dalam memecahkan masalah yang ada.
Penigkatan pelayanan dalam sistem juga dikembangkan dalam meningkatkan
akurasi dalam pengolahan data, kemampuan dalam penanganan masalah,
serta pencapaian tujuan dan sasaran.
Tabel 3.6 Analisis layanan
Sistem yang telah ada
a.

Pelayanan

dalam

Sistem yang diajukan

proses

a. Pelayanan pada mahasiswa

administrasi untuk saat ini masih

dan

kurang maksimal. Sering kali

membutuhkan

mahasiswa

cepat karena pemrosesan dan

harus

menunggu

akademik

lama untuk mendapatkan surat

pengecekan

izin

dengan

dan

surat

bebas

laboratorium. Hal ini dikarenakan

yang

akan

data

sistem

lebih

dilakukan
berbasis

komputer.

proses pembuatan laporan surat

tersebut

masih

harus

menginputkan data mahasiswa

berulang-ulang kali.

4.

Hasil Penelitian dan Pembahasan

4.1

Implementasi
Implementasi sistem

merupakan tahap meletakkan sistem

yang baru

dikembangkan agar dapat sesuai dengan harapan dan tujuan saat sistem ini
dioperasikan. Tujuan dari tahap implementasi ini adalah mempersiapkan semua kegiatan
penerapan sistem sesuai dengan rancangan yang telah ditentukan sebelumnya sehingga
kegiatan penerapan sistem dapat efektif.
4.2

Pembahasan
Pada pembahasan ini penulis akan membahas tentang koneksi database My

SQL. Untuk dapat mengakses sebuah database My SQL terlebih dahulu dikoneksikan
antara program Java dengan database My SQL. Berikut script koneksi :

lbid hal 573

ii

package Database;
import java.sql.Connection;
import java.sql.DriverManager;
import java.sql.SQLException;
public class Database {
private Connection conn;
private String url = "jdbc:mysql://localhost:3306/labkimiamipaugm";
private String username = "root";
private String password = "";
public void setKoneksi() {
try {
Class.forName("com.mysql.jdbc.Driver");
try {
conn = DriverManager.getConnection(url, username, password);
} catch (SQLException ex) {
System.out.println("Koneksi gagal di lakukan"+ex.getMessage());
}
} catch (ClassNotFoundException ex) {
System.out.println("Driver tidak ditemukan"+ex.getMessage());
}
}
public Connection getKoneksi() {
return conn;
}
}

4.3

Pemeliharaan Sistem
Tahap pemeliharaan sistem merupakan tahap akhir dari proses penerapan

sistem. Pemeliharaan sistem terus dilakukan selama sistem masih berjalan dan tetap
dipakai. Kegiatan pemeliharaan ini adalah pemeliharaan sistem perangkat lunak dan

ii

perangkat keras. Pemeliharaan sistem perangkat keras dilakukan dengan memiliki

duplikat dari sistem aplikasi tersebut secara keseluruhan. Duplikat dapat dilakukan
dengan cara mengcopy file-file tersebut ke dalam CD untuk mengantisipasi terhadap
kesalahan atau eror pada aplikasi.
Adpun tahap-tahap yang harus dilakukan sebelum kegiatan pemeliharaan
sistem dilakukan agar perencanaan sesuai dengan tujuaan dilakukannya pemeliharaan.
Kegiatan pemeliharaan yang dapat dilakukan pada aplikasi pengolahan data mahasiswa
yang melakukan penelitian diantaranya :
1.

Melakukan perawatan dapat dilakukan minimal 1 bulan sekali terhadap

perangkat keras misalnya membersihkan debu dan pengecekan pada
hardware.

2.

Pembuatan backup data sebagai cadangan.

3.

Penambahan data atau informasi baru bila diperlukan.

4.

Dilakukan penyesuai apabila perangkat lunak dan perangkat keras yang

digunakan tidak sesuai dengan keadaan teknologi yang berkembang.

5.

Penginstalan antivirus guna mengantisipasi kerusakan sistem komputer dari

virus komputer.

5.

Kesimpulan
Sesuai dengan uraian dan penjelasan serta pembahasan keseluruhan materi

pada bab-bab sebelumnya dan dalam mengakhiri pembahasan ANALISIS DAN

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI PADA LABORATORIUM KIMIA
FISIKA JURUSAN KIMIA FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM
UNIVERSITAS GADJAH MADA maka dengan selesainya seluruh kegiatan penelitian,
analisis sistem, perancangan program hingga tahap implementasi, berdasarkan rumusan
masalah di bab 1 penulis mengambil kesimpulan sebagai berikut :
1.

Adanya aplikasi sistem informasi administrasi ini membuat produktifitas kerja

admin laboratorium menjadi lebih efisien dari segi penginputan data dan
pengolahan data mahasiswa yang melakukan penelitian di banding dengan
sistem sebelumnya yang memerlukan suatu tempat penyimpanan berkas
seperti lemari atau rak dan sistem sekarang cukup di dalam sebuah memory
yaitu hardisk.

2.

Dengan adanya sistem terkomputerisasi ini, outputan seperti laporan daftar

mahasiswa yang melakukan penelitian dapat berjalan dengan lebih tepat waktu
dan tanpa membutuhkan penginputan kembali dari awal tetapi hanya
mengambil data yang telah dimasukan pada waktu mahasiswa meminta izin

ii

10

melakukan penelitian. Selain itu informasi data mahasiswa yang melakukan

penelitian skripsi dapat diketahui dengan cepat dan akurat melalui fitur
pencarian. Hal ini merupakan salah satu ketepatan, relevan dan akurat data
dari sistem informasi administrasi ini yang membuat pelayanan lebih maksimal.

ii

11

DAFTAR PUSTAKA

Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan
Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Penerbit Andi : Yogyakarta.

Arbie. 2004. Manajemen Database dengan MySQL. Penerbut Andi : Yogyakarta

Wahyono, Teguh. 2004. Sistem Infromasi : Konsep Dasar, Analisis Desain dan
Implementasi. Graha Ilmu.

Fowler, Martin. 2004. UML DISTILLED, 3th Ed., A Brief Guide to the Standard Object
Modeling Language. Pearson Education Inc.

Nugroho, Adi. 2008. Algoritma dan Struktur Data Dalam Bahasa Java. Penerbit Andi :
Yogyakarta.

Jogiyanto, HM. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori
dan Praktik Aplikasi Bisnis. Penerbit Andi : Yogyakarta.

Kurniawan

Khannedy,

Eko.

Pengenalan Data Access Object di Java

http://pandawa.ipb.ac.id/ilmukomputer.org/wp-content/uploads/2009/10/eko-kurniawankhannedy-pengenalan-data-access-objectpdf.zip (diakses tanggal 9 September 2012).

Kusrini. 2007. Strategi Perancangan dan Pengolahan Basis Data. Andi Yogyakarta

Sariadin,

Siallagan,

2009,

Pemrograman

Pemahaman, Andi Yogyakarta

ii

Java

Dasar-Dasar

Pengenalan

dan